CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT.
I-/ SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1-/ Vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh
nghiệp sản xuất.
Các yếu tố đầu vào quyết định sự tồn tại trong sản xuất kinh doanh vì chính
nó tạo nên giá cả và chất lượng. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải biết hiệu
quả của yếu tố đầu vào, trong đó đối tượng đặc biệt quan tâm là tư liệu sản xuất, là
nhân tố chủ yếu tác động đến chi phí và chất lượng sản phẩm. Tư liệu sản xuất bao
gồm đối tượng lao động và tư liệu lao động, chúng sẽ tạo nên sản phẩm thông qua
lao động sống của con người.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất
cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất
kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và
chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong
toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm chi phí về vật liệu thườn chiếm đến
70%. Vì vậy chi phí vật liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý, tiết
kiệm đầu vào và hạ giá thành sản phẩm cũng như việc sử dụng hiệu quả vốn kinh
doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ chất
lượng là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động có giá trị nhỏ,
thời gian sử dụng ngắn, không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và
thời gian sử dụng để trở thành tài sản cố định. Chúng được coi là tài sản lưu động
và được mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với
vật liệu. Công cụ dụng cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau
vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu và giá trị hao mòn dần, chuyển dịch từng
phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2-/ Yêu cầu quản lý vật liệu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong

quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác
quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo
quản, sử dụng và dự trữ.
Ở khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại,
giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù
hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phải thực hiện tốt công tác bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu và công
cụ, dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.
Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán
chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp nên đòi hỏi
phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật
liệu và công cụ, dụng cụ trong sản xuất kinh doanh.
Ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu
cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh được liên tục tránh gây ngừng trệ hoạt động sản xuất do thiếu hoặc ứ đọng
vốn do thừa quá nhiều.
3-/ Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của
doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách sử dụng phù hợp với phương
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu và
công cụ, dụng cụ trong qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu
kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật
liệu và công cụ, dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.

II-/ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc tổ chức, lựa
chọn phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp theo nguyên tắc hạch
toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ đối với từng doanh nghiệp cụ thể.
Việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ phải dựa trên cơ
sở có hiệu quả, mục đích tập hợp hệ thống hoá và hợp lý hoá thông tin cho quản lý
doanh nghiệp và Nhà nước trong lĩnh vực đầu tư, sử dụng, bảo toàn và phát triển
vốn sản xuất trong kinh doanh.
Việc tổ chức trong hạch toán nguyên vật liệu phải được tiến hành theo đúng
nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu đối với từng doanh nghiệp sao cho phù hợp
với chế độ và hiệu quả đối với công tác quản lý trong doanh nghiệp.
Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có thể khái
quát theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 1 - QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ.
Tổ chức hạch toán NVL, CCDC
Tổ chức hệ thống chứng từ
Tổ chức công tác kiểm kê NVL, CCDC
Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC
Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL, CCDC
Lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp
Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp
- PP thẻ song song
- PP sổ đối chiếu luân chuyển
- PP sổ số dư
Lựa chọn phương pháp hạch toán
- Phương pháp kiểm kê định kỳ
- Phương pháp kê khai
thường xuyên
Ghi sổ chi tiết NVL, CCDC
Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Ghi sổ kế toán tổng hợp
1-/ Phân loại nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thường có nhiều chủng loại, có vai
trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và thường xuyên biến động tăng giảm
trong qúa trình sản xuất kinh doanh. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán vật
liệu doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo các tiêu thức
khác nhau. Yêu cầu của phân loại vật liệu là phải khoa học, hợp lý phù hợp với đặc
điểm riêng của từng doanh nghiệp và phải đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và
hạch toán vật liệu.
Các phương pháp phân loại vật liệu gồm.
1.1 Phân loại theo vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu mà sau khi gia công,
chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm
mua vào).
- Nguyên vật liệu phụ: là những loại nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ
trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi
màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư
liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ
keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu...)
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, khí đốt ...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị phương tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu tư chi xây dựng cơ bản.
- Phí liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi báo, vải vụn...).

Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại vật liệu trong quá
trình tạo ra sản phẩm vf là cơ sở xây dựng các tài khoản cấp hai thích hợp để hạch
toán.
1.2 Phân loại theo nguồn vật liệu.
- Vật liệu mua ngoài: là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được
doanh nghiệp mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng vật liệu
thường xuyên của mỗi doanh nghiệp.
- Vật liệu tự sản xuất: là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê
ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp tính giá vật liệu được chính xác.
Sau khi phân loại vật liệu, doanh nghiệp phải lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ
danh điểm vật liệu là sổ liệt kê toàn bộ các loại vật liệu sử dụng trong doanh
nghiệp theo từng phân nhóm hoặc từng kho. Sổ danh điểm phải quy định thống
nhất mã số, tên gọi, quy cách, đơn vị tính, đơn giá hạch toán định mức dự trữ...của
từng chủng loại vật liệu. Mã số của vật liệu phải thể hiện được loại, nhóm, thứ của
vật liệu
BẢNG SỐ 1 - SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ. A
- NL, VL.
Kí hiệu ( mã hoá) Tên, nhãn hiệu,
quy cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh điểm NL, VL
1521.01 1521.01.01
1521.01.02
......................

1521.01.99
1521.02 1521.02.01
.....................
1521.02.99
......................
1521.96 1521.99.01
Sổ danh điểm vật liệu rất có ích cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đặc
biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
2-/ Tính giá nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Trong hạch toán, kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ được tính theo
giá thực tế (giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực
tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính
theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính theo phương pháp
khấu trừ).
2.1. Tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Việc tính giá nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được căn cứ vào nguồn
nhập để xác định giá thực tế của chúng.
a, Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Giá thực tế gồm: giá mua
ghi trên hoá đơn người bán cộng (+), thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản chi phí
thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua độc lập, chi phí thuê
kho bãi, tiền phạt lưu kho ...) trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được
hưởng.
b, Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
c, Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu
xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...)
d, Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
e, Với vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương.
f, Với phế liệu: (sản phẩm hỏng, công cụ, dụng cụ hỏng, TSCĐ thanh lý) giá

nhập vật liệu là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được, giá ước tính hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng.
Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo các đặc
điểm hoạt động của từng doanh nghiệp dựa vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp
vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên
tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:
a, Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo
giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ trước, hoặc bình
quân sau mỗi lần nhập).
a.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không
cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến tính kịp
thời và công tác quyết toán nói chung.
a.2. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Phương pháp này cũng khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của
giá cả vật liệu kỳ này.
a.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập.
Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được nhược điểm của hai phương
pháp trên vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công
sức, không phù hợp với kế toán bằng tay. Thích hợp với doanh nghiệp sử dụng
chương trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong không nhiều.
b, Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Cơ sở tính giá của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua
trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị
của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.

Ưu điểm của phương pháp này là luôn cập nhật được thông tin về tình hình
nhập - xuất nguyên vật liệu trong kỳ một cách chính xác, đặc biệt là rất thích hợp
trong điều kiện giá cả ổn định và có xu hướng giảm.
Nhược điểm: không thích hợp trong điều kiện lạm phát xảy ra, giá cả nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ có xu hướng tăng khi đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ
cao nhất.
c, Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Phương pháp này giả định lần mua mới nhất của nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ sẽ được xuất kho trước hết cho sản xuất. Tồn kho cuối kỳ còn lại trong
kho sẽ gồm các mặt hàng được mua vào lúc đầu kỳ. Cơ sở tính giá của phương
pháp này là giá thực tế của vật liệu mua vào sau dùng làm giá thực tế của số
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trước tiên.
Ưu điểm: luôn cập nhật một cách chính xác về giá trị nhập và xuất kho
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và rất thích hợp trong điều kiện giá cả lạm phát,
khi đó giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là thấp nhất.
Nhược điểm: không phù hợp trong tình hình giá cả có xu hướng giảm.
d, Phương pháp trực tiếp.
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo đơn
chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào đến lúc xuất dùng (trừ
trường hợp điều chỉnh). Khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ tính theo
giá thực tế đích danh của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó. Do đó, phương
pháp này còn gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm
riêng biệt, thường được sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao có tính tách biệt
lớn.
Ưu điểm: Thuận lợi cho kế toán cho việc tính giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ.
Nhược điểm: Không tính đến ảnh hưởng của biến động giá cả trên thị trường.
e, Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp giá hạch toán .
Xuất phát từ thực tế cho thấy giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong từng lần nhập là khác nhau, và có thể chưa biết được giá thực tế của nguyên

vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng đã phải xuất dùng cho sản xuất. Do đó, để hạch
toán kịp thời nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ có thể sử
dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá tạm tính, thường lấy số
tròn cuối tháng trước sau khi tính được giá thực tế tiến hành điều chỉnh giá hạch
toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế.
Nội dung của phương pháp này như sau:
Bước 1: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, có thể sử
dụng hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán (giá hạch toán ghi trước, giá thực tế
ghi sau vào cuối tháng).
Bước 2: Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng theo giá hạch toán.
Bước 3: Cuối tháng sau khi tính được giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
sử dụng trong kỳ về giá thực tế theo công thức:
Hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính chi tiết cho từng nhóm,
từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khi H = 1: Giá thực tế = giá hạch toán.
Khi H > 1: Giá thực tế > giá hạch toán.
Khi H < 1: Giá thực tế < giá hạch toán.
Việc điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế cho nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất dùng trong kỳ được tính cho từng đối tượng có liên quan. Do đó, để
thực hiện việc tính toán trên, trước hết phải phân loại, tổng hợp nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ theo từng nhóm, từng thứ sử dụng cho từng đối tượng theo giá
hạch toán. Căn cứ vào đó làm cơ sở để lập bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ.
BẢNG SỐ 2: BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN VẬT LIỆU,
CÔNG CỤ DỤNG CỤ
BẢNG KÊ TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Chỉ tiêu
Vật liệu, công cụ dụng cụ

Giá hạch toán Giá thực tế
I Giá trị NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ
II Giá trị NVL, CCDC nhập trong kỳ
III Giá trị cộng tồn và nhập
IV Hệ số giá hạch toán
V Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ
VI Giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ
III-/ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán cần phải tổ
chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng
kho mà phải chi tiết theo từng loại, từng nhóm và phải được tiến hành đồng thời ở
cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
1-/ Chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng.
Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự vận
động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ
làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường
bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp).
- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ).
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá.
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là phải
phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban
đầu về vật tư. Mỗi chứng từ phải chứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho
nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, thời gian và địa
điểm xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đối tượng liên quan.

2-/ Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Tuỳ thuộc theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà
sử dụng các số (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Số (thẻ) kho.
- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu( công cụ, dụng cụ).
- Số đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số dư.
.......
Số (thẻ) kho (mẫu số 06. VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất -
tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng
Kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật
liệu... sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế
toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật
liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ,
dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán
chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,
bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ, dụng
cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng kịp thời.
3-/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hạch toán chi tiết là thực hiện việc ghi chép kịp thời, chính xác biến động tình
hình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện
vật cho từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong từng kho của doanh
nghiệp.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện ở cả
hai nơi, tại kho vật tư và ở phòng Kế toán, được thực hiện bởi thủ kho và kế toán
vật tư. Trách nhiệm và quyền hạn của từng nhân viên này được thể hiện trong từng
mô hình tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
3.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp

thẻ song song.
a, Điều kiện áp dụng:
- Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư tài sản, hàng hoá.
- Giá trị hàng hoá vật tư lớn cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi.
- Áp dụng đối với kế toán được chuyên môn hoá và đã sử dụng máy tính trong
công tác kế toán.
b, Nguyên tắc mở sổ:
- Thẻ kho do kế toán mở và giao cho thủ kho theo dõi về mặt hiện vật.
- Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi số lượng và giá trị.
c, Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập - xuất - tồn của vật tư về hiện
vật trên thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng loại vật tư theo bảng số 3.
- Ở phòng kế toán: kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn cả về
giá trị và hiện vật trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo mẫu bảng
số 4.
BẢNG SỐ 3 - MẪU THẺ KHO
THẺ KHO
- Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư.........
- Đơn vị tính.............Mã số.................
Ngày
nhập
xuất
Chứng từ
Diễn Giải
Số lượng
Xác nhận
của kế
toán
Số phiếu Ngày
tháng

Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tồn đầu kỳ
Cộng
BẢNG SỐ 4 - SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
Năm..................
Tên tài khoản....
Tên kho, quy cách vật liệu.......
Số hiệu chứng từ
Diễn giải
TK
đối
ứng
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT
Cộng
Ngày ...tháng....năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Trình tự hạch toán:
- Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập và xuất vật tư để thực hiện việc nhập,
xuất vật tư. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập xuất và thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ.
+ Sau khi ghi xong thẻ kho định kỳ hàng ngày hoặc hàng tháng chuyển chứng
từ cho phòng kế toán (trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ như bảng số 5) để kế
toán vật tư ghi sổ kế toán.
+ Thủ kho có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và số tồn
trên thẻ kho.

+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho
từng loại trên thẻ kho.
- Ở phòng kế toán:
+ Định kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư
ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ (phiếu nhập, xuất). Sau đó vào sổ chi
tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật.
+ Tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá
trị. Sau đó đặt kế hoạch đối chiếu với thủ kho về số lượng.
+ Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Sau
đó kế toán vật tư lập bảng kê nhập xuất tồn (bảng số 6).
Để đảm bảo đối chiếu số liệu nhanh chóng, mở thẻ kho và sổ chi tiết nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên
sổ danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
BẢNG SỐ 5: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Từ ngày ...... đến ngày ..... năm ......
Nhóm NVL, CCDC Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Người giao ký Người nhận ký
BẢNG SỐ 6: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN
TT Danh điểm
Tồn đầu
tháng
Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT

Cộng
Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra
và có thể cung cấp thông tin thường xuyên về giá trị và hiện vật của từng loại
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn. Rất thích hợp trong những doanh
nghiệp sử dụng ít loại vật liệu và áp dụng chế độ kế toán máy.
Nhược điểm: ghi chép trùng lắp, không thích hợp cho doanh nghiệp sử dụng
nhiều loại vật liệu và thực hiện ghi sổ bằng tay.
Quá trình tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương
pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ 2.
SƠ ĐỒ SỐ 2: KHÁI QUÁT HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG.
Nhập kho
Thẻ kho
Xuất kho
Thẻ
chi tiết hoặc sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ
Bảng tổng hợp Nhập, xuất, tồn VL, CCDC
Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
3.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ
đối chiếu luân chuyển.
a, Điều kiện áp dụng:
Đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, giá trị không nhỏ, số lượng kho phân tán,
kế toán vật tư kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
b, Nguyên tắc ghi sổ:
- Ở kho: Nhiệm vụ của thủ kho giống như phương pháp thẻ song song. Ghi
chép sự biến động nhập, xuất, tồn của vật tư về hiện vật trên thẻ kho trên căn cứ

các chứng từ nhập, xuất, sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về hiện vật và giá trị trên sổ đối chiếu luân
chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năng, mỗi loại vật liệu ghi một
dòng, theo mẫu bảng số 7.
BẢNG SỐ 7: SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN VẬT TƯ.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
TT
Loại vật tư hàng hoá (tên
gọi, quy cách)
ĐVT
Số dư đầu năm Luân chuyển tháng 1 ....
SL TT
Nhập Xuất Tồn
SL TT SL TT SL TT
Trình tự ghi chép:
- Ở kho: trình tự ghi chép giống như phương pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán:
+ Kế toán vật tư hàng ngày hoặc đầu kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ
kho chuyển đến ghi đơn giá thành tiền.
+ Kế toán vật tư tiến hành phân loại chứng từ làm hai loại, phiếu nhập vật tư
và phiếu xuất vật tư cả về giá trị và hiện vật.
+ Cuối tháng, dựa trên cơ sở số liệu của bảng kê nhập và bảng kê xuất nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ đối chiếu cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ
cả về mặt giá trị và hiện vật. Mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ ghi trên một dòng.
+ Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cả về giá trị và hiện vật cho từng
loại vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Tiếp theo kế toán vật tư lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về hiện vật và
với kế toán tổng hợp về giá trị. Nếu có chênh lệch do nhầm lẫn phải tiến hành tìm
nguyên nhân và điều chỉnh.

Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán.
Nhược điểm: Công việc kế toán thường dồn vào cuối kỳ, do đó việc lập báo
cáo cũng không kịp thời và nếu có sai sót thì khó phát hiện. Quá trình tổ chức hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển được khái quát theo sơ đồ số 3.
SƠ ĐỒ SỐ 3: KHÁI QUÁT HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ
DỤNG CỤ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Kế toán
tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
3.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp
sổ số dư.
a, Điều kiện áp dụng.
Áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, mật độ nhập xuất cao,
trình độ nhân viên kế toán cao.
b, Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: Thủ kho chỉ ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ về hiện vật trên thẻ kho, cuối tháng lấy số liệu trên thẻ kho
lập sổ số dư và giao cho phòng kế toán (Bảng số 8: mẫu sổ số dư).
- Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn
của vật liệu về mặt giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Bảng số 9).

Trình tự hạch toán.
- Ở kho:
+ Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để thực hiện việc nhập, xuất tồn
vật liệu, công cụ dụng cụ và vào thẻ kho. Sau đó chuyển chứng từ nhập, xuất cho
phòng kế toán trên cơ sở bảng giao nhận chứng từ.
+ Cuối tháng, thủ kho tính ra số tiền trên thẻ kho cho từng loại nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, lấy số tồn cuối kỳ ghi trên thẻ kho, vào sổ số dư về mặt hiện
vật.
+ Sau khi lập xong sổ số dư, thủ kho gửi sổ số dư cho kế toán vật tư.
- Ở phòng kế toán:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến
kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền cho từng chứng từ phiếu nhập, xuất.
+ Định kỳ tổng hợp về mặt giá trị từng loại vật liệu nhập, xuất vào bảng kê
luỹ kế nhập, xuất, tồn cho từng khoảng thời gian tương ứng.
+ Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại vật liệu trên
bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển đến
kế toán vật tư tính thành tiền cho từng loại vật liệu tồn kho trên sổ số dư.
+ Tiếp theo, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị giữa sổ số dư và bảng
kê luỹ kế nhập, xuất, tồn. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều
chỉnh.
Kế toán vật tư tiến hành đối chiếu về giá trị với kế toán tổng hợp về giá trị vật
liệu nhập, xuất, tồn.