GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA
I. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN Lí DỰ ÁN 5
TRONG THỜI GIAN TỚI
Trong giai đoạn tới do có nhiều sự thay đổi về cơ chế quản lý nói
chung và các quy định trong quản lý hoạt động đầu tư nói riêng như Luật đầu
tư, Luật đấu thầu, Luật xây dựng được ban hành và sửa đổi…Nhằm hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao trong giai đoạn 2006-2010 Ban quản lý dự án 5
đưa ra định hướng cho giai đoạn này
- Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên thuộc Ban, không ngừng
nâng cập nhật những quy định mới của nhà nước cho cán bộ nhân viên để có
thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, tránh những vướng mắc trong quá trình
thực hiện về khâu thủ tục, quy trình thực hiện
- Đưa ra những quy định rõ ràng về trách nhiệm quản lý đối với từng cá nhân
và từng phòng ban, có chính sách khen thưởng rõ ràng đối với những phòng,
ban, cá nhân thực hiện tốt công tác và trách nhiệm của mình.
- Giữ mối liên hệ chặt chẽ với các ngành các cấp, từ trung ương đến địa phương
để có thể báo cáo kịp thời những sự cố xảy ra. Qua đó đảm bảo tiến độ cũng
như chất lượng công trình thực hiện. Không chỉ có vậy việc liên hệ chặt chẽ
với các ngành, các cấp từ trung ương đến địa phương giúp cho công tác thanh
tra, giám sát hoạt động của dự án được thực hiện sát sao hơn.
- Trong giai đoạn này cần hoàn thành những dự án theo tiến độ đã định và tiến
hành bảo hành những dự án đang trong thời gian bảo hành, đảm bảo chất
lượng công trình bàn giao
- Tiến hành công tác đấu thầu theo đúng Luật đấu thầu 2006. Đảm bảo yêu cầu
về công tác đấu thầu của phía tài trợ hay vay vốn. Tránh tình trạng thông thầu.
- Tiến hành công tác thanh tra kiểm tra các dự án đã và đang thực hiện cũng
như các dự án đã hoàn thành và bàn giao cho đơn vị khai thác
- Bố trí nhân sự để có thể hoàn thành tốt công tác quản lý các dự án tại các địa
phương

1
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Xây dựng mối liên hệ mật thiết giữa các phòng ban để có thể quản lý một
cách có hệ thống. Các phòng ban không những chịu sự kiểm tra giám sát trực
tiếp của Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc mà còn chịu sự kiểm tra
giám sát chéo của các phòng chức năng có liên quan. Thực hiện chế độ báo
cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo ban.
- Các dự án được thực hiện phải đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình xin cấp
phép đầu tư và đúng quy định của Luật đầu tư 2006 và quá trình thực hiện cần
đảm bảo đúng quy định của Luật xây dựng 2005 và Luật đấu thầu 2006
- Tiến hành thanh quyết toán các công trình, gói thầu đã hoàn thành trên cơ sở
công tác thanh tra kiểm tra quá trình thực hiện đầu tư xây dựng và giá trị
quyết toán nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng chính sách của nhà nước,
chống thất thoát lãng phí.
- Tiến hành lập kế hoạch ngân sách hàng năm trình Bộ Giao thông vận tải để
Bộ có kế hoạch bố trí ngân sách phù hợp. Hạn chế nguyên nhân chậm tiến độ
thực hiện công trình do thiếu vốn.
- Trên cơ sở những mặt còn hạn chế, yếu kém rút ra bài học kinh nghiệm để
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao
- Đảm bảo là lực lượng đi đầu trong công tác phòng chống thất thoát, lãng phí
trong đầu tư xây dựng cơ bản do Đảng và Nhà nước đề ra.
- Với phương hướng đặt ra trong thời gian tới Ban quản lý dự án 5cần phải có
một sự cố gắng và tập trung cao độ để có thể hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ
được giao.
II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI BAN QUẢN
LÝ DỰ ÁN 5- BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
1. Giải pháp về công nghệ
Công tác quản lý một dự án đòi hỏi người quản lý dự án phải luôn giám

sát quá trình thực hiện của dự án một cách sát sao, chặt chẽ để từ đó mới đảm
bảo được tiến độ dự án, đảm bảo chi phí và chất lượng của dự án. Các dự án
đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng hiện nay do Ban quản lý dự án 5 quản lý là
những dự án với quy mô vốn lớn, phân chia thành nhiều gói thầu và mỗi gói
thầu lại có một yêu cầu về chất lượng, tiến độ cũng như giá trị khác nhau. Vì
2
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
vậy công tác quản lý muốn đạt được hiệu quả cao cần áp dụng các tiến bộ
khoa học kỹ thuật. Với sự phát triển của công nghệ ngày nay công tác quản lý
có thể hiệu quả hơn nhờ các phần mềm hỗ trợ quản lý như : Microsoft Excel,
Microsoft Project … để có thể cập nhật về tiến độ thực hiện dự án cũng như
tính toán các chi phí thực hiện của dự án. Qua đó nhà quản lý sẽ thấy được
tiến độ, chi phí thực hiện dự án đến giai đoạn nào và có những quyết định,
biện pháp quản lý thích hợp áp dụng cho từng giai đoạn đó. Vì vậy việc áp
dụng khoa học công nghê vào trong quản lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý
và từ đó nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án.
2. Giải pháp về phát triển nguồn nhân lực
Xuất phát từ thực trạng hiện nay của Ban, đó là tình trạng thiếu cán bộ
để thực hiện dự án. Các cán bộ của Ban hiện tại phải thực hiện nhiều công
việc, phụ trách nhiều dự án. Điều này đã buộc Ban không thể thực hiện đầy
đủ các công việc của một ban quản lý dự án như: lập dự án, lập hồ sơ mời
thầu, chất lượng của công tác quản lý dự án có phần bị hạn chế. Đội ngũ cán
bộ không có thời gian để bổ sung kiến thức, tự hoàn thiện mình. Do vậy, trong
thời gian tới, Ban cần được bổ sung thêm nhân sự mới, đồng thời với số cán
bộ hiện đang ký hợp đồng ngắn hạn cần chuyển sang ký hợp đồng dài hạn nếu
thấy họ làm được việc. Điều này có tác dụng:
Thứ nhất, việc bổ sung người mới sẽ giúp san sẻ bớt số dự án mà mỗi
cán bộ phụ trách. Từ đó, họ sẽ có thêm thời gian để tập trung quản lý các dự

án, cũng như có thời gian để học hỏi, nâng cao nghiệp vụ của mình.
Thứ hai, các cán bộ ký hợp đồng ngắn hạn( 03 tháng) thường sẽ có tâm
lý không yên tâm. Do vậy, nếu họ là những người làm việc có hiệu quả, sau
một thời gian, nên ký hợp đồng dài hạn hơn với họ, trước mắt là 01 năm, như
vậy,các cán bộ này sẽ yên tâm công tác hơn. Đồng thời, do tính chất công việc
có nhiều dự án thời gian thực hiện chỉ từ 02-03 tháng cho đến 01 năm, nên
nếu ký hợp đồng 03 tháng, khi đó họ không ký tiếp sẽ làm cho dự án phải
chuyển giao cho cán bộ khác, việc thực hiện dự án sẽ bị đứt mạch, rất dễ dẫn
đến không đảm bảo chất lượng.
3
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Để phát triển nguồn nhân lực hiện nay của Ban thì cần tiến hành công
tác đào tạo con người. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay đang phát
triển với tốc độ nhanh, hệ thống luật pháp có nhiều biến động, nhiều lý thuyết
kinh tế, kỹ thuật, quản lý mới được đưa vào nước ta. Do vậy, nó đòi hỏi các
cán bộ của Ban phải không ngừng học tập, trao dồi, nâng cao kỹ năng, nghiệp
vụ. Đồng thời để đảm đương được các công việc mới như lập dự án, lập hồ sơ
mời thầu,.v.v. không còn cách nào khác là các cán bộ trong Ban phải tiếp tục
học tập. Muốn vậy , Ban cần tạo điều kiện cho các cán bộ bằng cách:
• Liên lạc với các cơ sở đào tạo, tổ chức đào tạo ngoài giờ làm việc.
• Tổ chức các buổi sinh hoạt, nói chuyện để trao đổi kinh nghiệm công tác.
• Cử cán bộ đi học các khoá đào tạo chuyên sâu.
• Phát tài liệu đào tạo cho các cán bộ tự nghiên cứu tại nhà.v.v.
Khi thực hiện được điều này, không những giải quyết được tức thời các
tồn tại như chưa có cán bộ có kỹ năng lập dự án, lập hồ sơ mời thầu, bổ sung
cho cán bộ các kỹ năng, kỹ thuật quản lý dự án mà còn nâng cao hiệu quả
quản lý dự án thể hiện qua việc thực hiện các công việc được đảm bảo đúng
tiến độ. Bởi ta biết rằng, không thể tuyển ngay một lúc tất cả người mới để

thực hiện các công việc trên. Việc đào tạo cán bộ tại chỗ sẽ giải quyết các vấn
đề trên với chi phí thấp, đem lại hiệu quả cao, không làm xáo trông công việc
của Ban. Công tác này cũng được chú trọng trong các quá trình thực hiện dự
án. Theo đó một khoản chi phí được tách ra từ tổng mức đầu tư để nâng cao
năng lực thể chế cũng như năng lực của cán bộ nhân viên của Ban, chi phí
này được gọi là chi phí nâng cao năng lực thể chế của Ban quản lý và Bộ Giao
thông vận tải chiếm khoảng 1% tổng mức đầu tư.
Ngoài ra để phát triển nguồn nhân lực hiện có của Ban thì Ban quản lý
dự án 5 cần áp dụng các chính sách về khen thưởng, các chế độ đãi ngộ như
bổ nhiệm chức vụ, …đối với những cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao để làm động lực cho cán bộ nhân viên toàn ban phấn đấu, tạo ra không
khí làm việc thi đua. Và không thể thiếu được việc sắp xếp vị trí làm việc của
cán bộ nhân viên đúng với chuyên môn của họ.
3. Giải pháp cho quản lý tiến độ
4
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Thời gian là một trong ba mục tiêu quan trọng nhất mà quản lý cần
thực hiện. Công tác quản lý tiến độ diễn ra trong suốt quá trình thực hiện của
dự án, là một quá trình gắn với sự hình thành và kết thúc dự án. Vì vậy quản
lý tiến độ là một công tác hết sức quan trọng. Nhận thức rõ được yêu cầu đó,
Ban quản lý dự án 5 đã đưa ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện đúng
tiến độ các hạng mục, công trình. Mặc dù vậy trong quá trình quản lý không
tránh được những sai sót và hạn chế. Điều này thể hiện đó là dự án tỉnh lộ
ADB phải xin kéo dài thời gian thực hiện so với dự kiến ban đầu 3 năm : năm
kết thúc dự kiến : 2006, năm kết thúc kéo dài:2009. Sở dĩ như vậy là do khâu
quản lý tiến độ còn chưa chặt chẽ, công tác giám sát chưa thường xuyên dẫn
đến chậm kế hoạch tiến độ đã định .
Để rút kinh nghiệm cho những vấn đề còn tồn tại trong thời gian qua

quản lý cần phải thực hiện chấn chỉnh công tác quản lý dự án của mình bằng
các biện pháp sau:
- Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa
chọn.
- Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt.
- Bổ xung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ
ràng cho từng thành viên.
- Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như
trong kế hoạch. Trong kế hoạch, cần xác định rõ những vấn đề sau để tạo điều
kiện cho quản lý tiến độ.
 Xác định các công việc đồng thời khi có thể được
 Xác định các công việc cần ưu tiên, các công việc cần ưu tien là những
công việc nằm trên đuờng găng.
 Trách nhiệm của từng cán bộ, của nhà thầu trong việc quản lý tiến độ mà
mình phụ trách.
- Cần phải kết hợp kế hoạch với công tác dự báo. Công tác dự báo là
yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch, trong đó phải lường trước được các
yếu tố rủi ro có thể gây ra sự chậm trễ của dự án. Các rủi ro này có thể xác
định từ những dự án trước hoặc được xác định do việc phân tích môi trường.
5
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tính toán tất cả các yếu tố rủi ro, tiến độ dự án sẽ được dự tính một cách
chính xác hơn.
- Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập
kế hoạch điều phối nguồn nhân lực.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát. Trong việc
giám sát thi công, cần chỉ rõ trách nhiệm giám sát của đơn vị thiết kế để khi

có sự cố xảy ra thì việc giải quyết được kịp thời; không để chậm trễ tiến độ dự
án.
- Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: ban quản lý dự án, tư vấn
giám sát, đơn vị thi công.
- Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành.
- Bàn giao ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu.
- Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu cung cấp vật tư thiết bị đảm bảo
tiến độ cung cấp vật tư thiết bị.
- Để đảm bảo tiến độ nàm trong tầm kiểm soát, Ban quản lý dự án 5
cần xác định các công việc sẽ triển khai theo kế hoạch là như thế nào; đã thực
hiện theo đúng nguyên tắc là thực hiện các công việc đồng thời khi có thể
được hay không.
Hợp đồng ký kết với các đơn vị thi công cũng cần được phòng Kế
hoạch xem xét và nghiên cứu kỹ vì đây là cơ sở cho việc kiểm tra tiến độ tại
đơn vị thi công. Trong hợp đồng cần chỉ rõ quyền hạn, trách nhiệm và phạm
vi của cán bộ giám sát và tiến độ cụ thể từng phần công việc của hạng mục.
Hợp đồng cũng cần phải chỉ rõ trách nhiệm của đơn vị thi công khi hạng mục
chậm tiến độ. Nếu nhà thầu chậm tiến độ làm chậm ngày giao tàu thì nhà thầu
phải chịu phạt một mức tiền theo tính toán do chậm tiến độ gây ra( lãi suất
vốn vay, chi phí cơ hội…)
4. Giải pháp cho quản lý chi phí
Công tác quản lý chi phí được giao cho phòng tài chính kế toán kết hợp
với phòng dự án 1 tiến hành quản lý các chi phí của dự án. Để thực hiện đúng
chủ trương của nhà nước về chống thất thoát và lãng phí trong công tác quản
6
Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lý dự án đầu tư phát triển, Ban quản lý dự án 5 đang từng bước hoàn thiện
công tác quản lý đặc biệt là công tác quản lý chi phí trong suốt quá trình thực

hiện dự án. Điều này gặp không ít những khó khăn trong công tác quản lý chi
phí.
Ban quản lý cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Cử một số cán bộ phòng tài chính kế toán đặt trụ sở tại trụ sở nhà điều
hành dự án Khu dịch vụ và đô thị Khu công nghiệp Tiên Sơn.
- Lập kế hoạch chi phí chi tiết và tổng thể của toàn bộ các dự án.
- Lập chi phí định mức công trình phải chính xác.
- Đảm bảo tiến dộ công trình.
- Đảm bảo thi công công trình đúng chất lượng cà đúng thiết kế.
- Quản lý chặt chẽ các phương tiện quản lý dự án:
- Lập chi phí chi tiết mức tiêu hao vật liệu và nguyên liệu tham gia thi
công.
- Kiểm tra các đơn giá.
- Kiểm tra khối lượng thi công các hạng mục công trình.
- Kiểm tra bản tiên lượng trước khi xuất vật tư thiết bị đưa vào thi công.
- Thực hiện tiết kiệm vật tư thiết bị và chi phí quản lý dự án.
5. Giải pháp cho quản lý chất lượng
Để quản lý chất lượng của dự án được tốt thì ngay trong quá trình lập
dự án, các phương án thiết kế, các biện pháp thi công, các giải pháp về kỹ
thuật phải đảm bảo chất lượng và phù hợp với hiện trạng công trình. Để làm
được điều đó ban quản lý cần thực hiện các công việc sau:
- Lựa chọn tư vấn lập dự án có đủ năng lực và kinh nghiệm.
- Lưa chọn đơn vị thẩm định có kinh nghiệm và năng lực.
- Giám sát quá trình khảo sát thiết kế.
Sau khi đảm bảo chất lượng của dự án thì công việc còn lại của ban
quản lý là giám sát nhà thầu thi công công trình và giám sát tư vấn giám sát.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát.
- Có mặt thường xuyên tại công trình, hạng mục đang thi công và
chuẩn bị thi công.
7

Phạm Thị Phương Thảo Kinh tế đầu tư 45B
7