NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT
I.1.Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình sản xuất
NVL là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích
của con người tác động vào, theo như Mác nói: “Tất cả mọi vật thiên nhiên ở
xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất
cho xã hội đều là đối tượng lao động. NVL nào cũng là đối tượng lao động, nh-
ưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL. Chỉ khi đối tượng
lao động đó thay đổi do lao động thì nó mới là NVL”.
Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào
một chu kỳ sản xuất.Về mặt hiện vật NVL được tiêu dùng toàn bộ không giữ
nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị NVL được chuyển dịch
toàn bộ một lần giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do vậy người ta nói rằng
NVL đối với sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giống như cơm ăn nước
uống cần cho sự sống con người. Chi phí về NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành sản phẩm. Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng sản
phẩm mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. NVL có đảm bảo được chất
lượng cao, đúng qui cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu,
phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Nhưng bên cạnh đó doanh
nghiệp cần phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình, đó là sao cho không
ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt lợi nhuận tối đa.
Nghĩa là doanh nghiệp phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm NVL từ đó làm
cho chi phí sản xuất hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
I.2.Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL
Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng
còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi
chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp
thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn.
Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu

mua, nhập, xuất, dự trữ....(NVL). Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được
chất lượng chủng loại vật liệu có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa
đối với sản xuất. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu
VL đơn vị tổ chức mua, cố gắng làm giảm tiêu hao quản lý được giá cả, chất l-
ượng. Tất cả những thông tin đó thông qua tài liệu kế toán các nhà quản lý
doanh nghiệp sẽ đề ra những quyết định phù hợp.
Kế toán VL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng kế toán VL.
Song để thực hiện vai trò đó công tác quản lý, kế toán VL mua phải đảm bảo
những yêu cầu quản lý nhất định.
I.3.Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL
I.3.1. Yêu cầu quản lý NVL
NVL quyết định sự tồn tại và phát triển của sản xuất, vấn đề đặt ra ở đây
là việc cung cấp NVL phải đầy đủ thường xuyên liên tục và đảm bảo cho sản
xuất đều đặn, đồng thời sử dụng NVL một cách tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất.
Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chính sách chế độ về công tác quản lý
vật tư, sử dụng nhiều biện pháp để quản lý. Nhưng tập trung lại, VL cần được
quản lý ở tất cả các khâu: Từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng.
Trong khâu thu mua cần quản lý về số lượng, chủng loại và giá cả...sao
cho chi phí về NVL giảm nhất với chất lượng cao nhất. Trong khâu bảo quản
cần đảm bảo đúng đắn theo chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hoá
của mỗi loại NVL
Trong khâu dự trữ phải đảm bảo dự trữ một lượng nhất định để quá trình
sản xuất không bị gián đoạn, phải dự trữ sao cho không vượt quá mức dự trữ tối
đa (để tăng vòng quay vốn) và không nhỏ hơn mức tối thiểu (để sản xuất được
liên tục bình thường).
Trong khâu sử dụng cần thực hiện theo các tiêu hao đảm bảo sử dụng hợp
lý và tiết kiệm.
I.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ đặc điểm yêu
cầu quản lý VL Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp

sản xuất như sau:
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất và
tồn kho VL. Tính giá thành thực tế của VL đã thu mua và nhập kho công ty
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua VL về các mặt: Số lượng, chủng
loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại
VL cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu hướng
dẫn kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu, mở các sổ thẻ, thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch
toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, nhằm đảm bảo sự thống
nhất trong công tác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công
tác kế toán trong phạm vi nền kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu,
phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý các vật liệu thừa, thiếu,
ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình
sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng
sử dụng.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại VL theo chế độ nhà nước quy định,
lập các báo cáo về VL phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phân tích
kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng VL nhằm phục vụ công
tác quản lý VL một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp
chi phí sản xuất kinh doanh.
I.4. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu
I.4.1. Phân loại NVL
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL bao gồm nhiều loại, nhiều thứ
khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá và có vai trò công
dụng riêng. Muốn quản lý tốt NVL, đảm bảo cung cấp đủ NVL để phục vụ sản
xuất được liên tục, đồng thời để hạch toán chính NVL cần phải tiến hành phân
loại vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL được phân chia thành các loại:

NVL chính, VL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản, phế
liệu:
- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, nó là yếu
tố cơ bản để cấu thành nên sản phẩm.Tuỳ thuộc vào đặc thù riêng của doanh
nghiệp mà doanh nghiệp có nguyên vật liệu chính như sắt thép ,xi măng ...trong
doanh nghiệp sản xuất ,đó là nguyên vật liệu chính
- VL phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được
sử dụng cùng với vật liệu chính để nâng cao chất lượng, hoàn thành sản phẩm
hoặc nâng cao, phục vụ cho quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm.
- Nhiên liệu: Bao gồm các dạng ở thể lỏng, khí rắn như: xăng, dầu, than,
củi, hơi đốt dùng để phục vụ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện, máy móc,
thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Phế liệu là: Các VL loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ,
sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ...
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp
mà trong từng loại VL nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi
tiết hơn.
Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, chi tiết dễ
dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL.Việc phân chia này còn giúp cho
doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại
VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp
trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.
I.4.2. Đánh giá VL
Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiên giá trị của VL
theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất về
nguyên tắc NVL cần được đánh giá theo giá thực tế. Song do đặc điểm của
NVL có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán VL phải phản ánh kịp thời hàng

ngày tình hình biến động và số hiện có của VL nên trong công tác kế toán,VL
còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của VL
a. Đánh giá NVL theo giá thực tế
NVL có thể được nhập từ nhiều nguồn rất khác nhau, do đó giá vốn thực
tế của NVL cũng được phản ánh khác nhau. NVL có thể mua ngoài, gia công
chế biến, tự chế biến do góp liên doanh, thu nhặt được từ phế liệu thu hồi.
Giá vốn thực tế của VL là toàn bộ giá trị mua sắm, gia công hoặc chế
biến VL, bao gồm hai bộ phận: giá bản thân VL và chi phí thu mua, chi phí gia
công hoặc chi phí chế biến. Cụ thể là đối với VL nhập:
Giá thực tế của VL mua ngoài là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả
thuế nhập khẩu hoặc thuế khác nếu có) cộng (+) với chi phí mua thực tế (bao
gồm cả chi phí vận chuyển, bốc xếp bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê
kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) trừ (-) các khoản
chiết khấu, giảm giá (nếu có). Chi phí thu mua có liên quan đến nhiều loại VL
thì phải phân bổ cho từng thứ theo tiêu thức nhất định như trọng lượng, giá trị,
hoặc theo giá kế hoạch của VL
Đối với VL do doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm:
giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
Đối với VL thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế là giá thực tế VL
xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế
biến và từ nơi đó về DN cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế
biến.
Giá thực tế của VL góp vốn liên doanh là giá vốn góp do hội đồng quản
trị liên doanh (các bên tham gia liên doanh) thống nhất đánh giá.
Giá thực tế của VL thu nhặt được từ phế liệu thu hồi được đánh giá theo
giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ hoặc theo giá ước tính.
Giá thực tế của NVL có tác dụng lớn trong công tác quản lý, kế toán VL.
Nó được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho VL, tính toán
phân bổ chính xác thực tế về VL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh
doanh, đồng thời phản ánh chính xác giá trị,VL thực tế hiện có của doanh

nghiệp.
Đối với VL xuất: Khi xuất dùng VL, công cụ, dụng cụ kế toán phải tính
toán chính xác giá trị thực tế của VL xuất cho các nhu cầu đối tượng khác
nhau.Việc tính giá thực tế của VL xuất có thể tính theo một trong các phương
pháp sau đây:
1.Tính theo đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ: Theo phương pháp này
giá thực tế VL xuất kho được tính trên cơ sở số lượng VL xuất dùng và đơn giá
bình quân VL tồn đầu kỳ.
Trị giá vật tư = Số lượng vật x Đơn giá mua thực vật
Xuất kho tư xuất kho vật tư tồn kho đầu kỳ
Đơn giá bình quân đầu kỳ = giá thực tế tồn đầu kỳ
Số lượng tồ đầu kỳ
2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản
phương pháp này giống như phương pháp trên nhưng đơn giá VL được tính
bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Đơn giá bình quân = giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong
kỳ/Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ.
Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho * đơn giá bình quân
3.Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này thường được áp
dụng đối với các loại VL có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế
VL xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế VL nhập kho theo từng lô, từng
lần nhập, và số lượng xuất kho theo từng lần.
4.Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này
ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn
cứ vào số lượng xuất tính ra số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn
giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn
lại.
(tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá
thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá
thực tế của VL nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.

5.Tính theo giá nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá
thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá
thực tế nhập lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực
tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của VL tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế VL
tính theo đơn giá của những lần nhập đầu kỳ.
b.Đánh giá VL theo giá hạch toán.
Đối với những xí nghiệp có nhiều loại VL, giá cả thường xuyên biến
động việc nhập xuất VL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế
trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện . Do đó việc
hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá tương đối ổn định xí nghiệp có thể sử dụng trong
thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho VL trong khi chưa tính được giá
thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào
đó hay giá VL bình quân tháng trước. Sử dụng giá hạch toán để đơn giản, giảm bớt
khối lượng cho công tác kế toán, nhập, xuất VL hàng ngày.
Nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của VL xuất tồn kho
theo giá thực tế và giá hạch toán.
Hệ số giá VL(H) = giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập
trong kỳ/giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ.
Giá thực tế VL xuất kho = Hệ số giá VL * giá hạch toán VL xuất kho.
II.TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU TRONG
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Kế toán chi tiết VL có thể tiến hành một trong ba phương pháp sau đây:
phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, và phương
pháp ghi sổ số dư.
II.1.Phương pháp thẻ song song (sơ đồ)
(Thủ kho)
(Kế toán)
Thẻ kho
-Phiếu nhập kho

-Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp
Nhập xuất vật tư
Thẻ(sổ chi tiết)