Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý vật tư nâng cao hiệu quả sản xuất tại nhà máy kim loại công ty scancom việt nam

CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU


Chương 1: MỞ ĐẦU

Trang 2

1.1/ Lý do hình thành đề tài
Trong thời đại ngày nay, việc áp dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ doanh
nghiệp trong nghiệp vụ kinh doanh và trong các quyết định được sử dụng rất rộng
rãi. Công nghệ thông tin giúp các nhà quản lý có được các thông tin về hoạt động
sản xuất kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và nhất quán; giúp
cho các phòng ban trong công ty tránh được những sai sót đáng tiếc do truy cập
thông tin sai. Trong quản lý sản xuất, hệ thống thông tin giúp cho việc lập kế
hoạch sản xuất, hoạch định tồn kho, đảm bảo quá trình sản xuất được trơn
tru, hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chẳng hạn như quyết
định cần tập trung phát triển hoặc chấm dứt kinh doanh những sản phẩm nào.
Không nằm ngoài xu thế chung nói trên, các nhà quản lý của công ty Scancom
nhận thức rất rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin như là một nguồn lực
quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp hoạt
động sản xuất như Scancom, việc sử dụng hệ thống thông tin trong hoạch định
nhu cầu vật tư, theo dõi & kiểm soát quá trình mua, giao nhận & cấp phát vật tư
là một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác quản lý. Mục đích cuối cùng
là giúp cho việc quản lý chi phí sản xuất được tốt hơn; quản lý chất lượng vật
tư đầu vào và đảm bảo việc cung ứng vật tư đầy đủ.
Mặc dù hiện nay công tác quản lý vật tư tại Scancom đã được vi tính hóa, nhưng
việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ đang sử dụng tại các bộ phận trong công ty
do phát triển thiếu hệ thống nên việc quản lý tại các khâu rất rời rạc, thiếu tập
trung gây nhiều khó khăn trong việc truy cập và tổng hợp thông tin. Hầu hết các

báo cáo tổng hợp được thực hiện thủ công bằng phần mềm Excel rất dễ gây ra sai
sót. Một trong những vấn đề lớn của cách làm hiện nay là việc sửa đổi dữ liệu có
thể dẫn đến tình trạng dư thừa và không thống nhất dữ liệu lưu trong tổ chức. Một

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 1: MỞ ĐẦU

Trang 3

vấn đề khác là việc thực hiện bảo mật trong trường hợp này thật sự là không dễ
dàng.
Xuất phát từ những nhược diểm nói trên của hệ thống thông tin quản lý vật tư tại
nhà máy kim loại của công ty Scancom, tôi chọn đề tài:
“Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Vật Tư Nâng Cao Hiệu Quả Sản Xuất
Tại Nhà Máy Kim Loại Công Ty Scancom Việt Nam” làm luận văn tốt nghiệp
của mình.

1.2/ Mục tiêu của đề tài
• Phân tích hệ thống quản lý vật tư hiện tại của nhà máy nhằm thấy được
các ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại, đưa ra các giải pháp cải tiến lại
hệ thống hiện hành
• Thiết kế cơ sở dữ liệu tập trung quản lý vật tư tại nhà máy
• Phân tích tính khả thi kinh tế & tính khả thi tổ chức của dự án nhằm tăng
tính thuyết phục ban giám đốc trong việc triển khai dự án

1.3/ Ý nghóa của đề tài
Giải quyết các nhược điểm của hệ thống thông tin quản lý vật tư hiện tại qua đó
nâng cao hiệu quả sản xuất tại nhà máy.

1.4/ Phạm vi đề tài
Do thời gian thực hiện luận văn có giới hạn nên việc thiết kế cơ sở dữ liệu chỉ
giới hạn trong các phần sau:
Kế hoạch
• Tính toán nhu cầu vật tư
• Theo dõi đơn đặt hàng

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 1: MỞ ĐẦU

Trang 4

Mua hàng
• Quản lý và theo dõi các yêu cầu mua hàng (PR) và các đơn đặt hàng (PO)
• Quản lý việc nhận vật tư thông qua phiếu nhận hàng (GR)
Kế toán
• Quản lý việc tham chiếu giữa PO & GR nhằm đảm bảo sự đúng đắn của
các hóa đơn (invoice)
• Quản lý tồn kho theo giá trị, theo nhóm, theo thời gian
• Lập phiếu yêu cầu thanh toán & theo dõi việc thanh toán PO
Chất lượng
• Quản lý việc kiểm tra đầu vào của vật tư
Sản xuất
• Quản lý việc cấp phát vật tư theo các mục đích sử dụng & theo các nguyên
nhân khác nhau
Kho
• Quản lý tồn kho vật lý 1 và tồn kho logic 2

Do thời gian có hạn nên việc lập trình thực tế chỉ giới hạn trong việc đưa ra các
báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu đã thiết kế cho các phần đã nêu trên. Luận văn
chưa thể viết được toàn bộ chương trình quản lý vật tư tại nhà máy. Tuy nhiên, cơ
sở dữ liệu được thiết kế có thể được dùng để viết phần mềm quản lý vật tư hoàn
chỉnh sau này khi điều kiện cho phép.

1

Tồn kho vật lý: Tồn kho thực tế có được bằng cách kiểm đếm số lượng tồn kho

2

Tồn kho logic: Tồn kho theo tính toán sổ sách

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 1: MỞ ĐẦU

Trang 5

1.5/ Phương pháp
Phương pháp được sử dụng trong luận văn để xác định vấn đề, các cơ hội và phát
triển các giải pháp là phương pháp tiếp cận hệ thống.
Việc nghiên cứu một bài toán và hình thành giải pháp gắn liền với các hoạt động
có liên quan với nhau sau đây (Xem hình 1.1):
Xác định
vấn đề

Phát triển các

giải pháp

A/. Nhận dạng và xác định vấn đề hay cơ hội
bằng cách sử dụng suy nghó hệ thống.

B/. Phát triển và đánh giá các giải pháp hệ
thống có thể thay đổi cho nhau.

á
Chọn giải pháp

C/. Chọn giải pháp tốt nhất theo các yêu cầu
đặt ra.

Thiết kế

D/. Thiết kế giải pháp hệ thống đã chọn.

giải pháp

Thực hiện
giải pháp

E/. Thực hiện và đánh giá thành công của hệ
thống.

Hình 1.1: Phương pháp hệ thống để giải quyết vấn đề
(Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2001). Hệ Thống Thông Tin Quản Lý)

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 7

2.1/ Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
2.1.1/ Hệ thống thông tin (HTTT)ø
HTTT là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. HTTT tối
thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện. Con người theo các quá trình để
xử lý dữ kiện tạo ra thông tin.
Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát. Đó là một tập hợp các biện
pháp về một vài lónh vực kinh doanh. Dữ kiện được xử lý để tạo ra các báo cáo
về cấu trúc của thực thể có liên quan.
Con người
Dữ liệu
Phần mềm
Mạng
Hình 2.1. HTTT sử dụng tài nguyên con người, dữ liệu, phần cứng, phần mềm, và
mạng truyền thông và công nghệ để thu thập, biến đổi và phổ biến thông tin
trong một tổ chức.
(Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2001). Hệ Thống Thông Tin Quản Lý)
2.1.2/ Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL)ø
Có nhiều định nghóa về hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL). Tuy nhiên theo
tác giả Võ Văn Huy – Huỳnh Ngọc Liễu thì HTTTQL là một hệ thống gồm các

thiết bị (phần cứng, phần mềm, ...), con người (người chuyên môn về HTTT, nhà
quản lý, ...) dữ liệu và thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp
thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định.

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 8

Phân tích định nghóa trên, thành phần quan trọng nhất của một HTTTQL là dữ
liệu và thông tin. Dữ liệu là đầu vào và thông tin là đầu ra cung cấp cho nhà quản
lý ra quyết định. Để có thể xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà
quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. HTTTQL khác với HTTT
thông thường vì vai trò của nhà quản lý là tích cực, là người biết đặt ra các yêu
cầu để các chuyên gia HTTT thiết kế một hệ thống cho họ, vì chỉ có họ nắm được
quá trình quản lý. Như vậy ba bộ phận rất quan trọng là dữ liệu - thông tin, qui
trình quản lý và chính nhà quản lý là quan trọng hơn các yếu tố kỹ thuật (phần
cứng, phần mềm).

2.2/ Phân tích và thiết kế hệ thống
Việc phát triển HTTT gắn liền với một quá trình gọi là Vòng Đời Phát Triển Hệ
Thống (VĐPTHT). VĐPTHT bao gồm 5 bước chính như trong hình 2.2.

Điều tra

Phân
tích

Bảo trì

Thiết kế

Thực
hiện

Hình 2.2. Giải pháp phát triển HTTT là một quá trình hay chu kỳ gồm nhiều bước
(Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2001). Hệ Thống Thông Tin Quản Lý)

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 9

Việc sử dụng phương pháp hệ thống để phát triển HTTT được minh họa qua
Hình2.3.

Điều tra hệ thống
Sản phẩm:
Nghiên cứu tính khả thi

• Xác định xem vấn đề hay cơ hội kinh doanh có tồn tại không.
• Tiến hành nghiên cứu khả thi để xác định xem HTTT mới hay đã
cải tiến có là giải pháp không.
• Thực hiện kế hoạch quản lý dự án và nhận được sự đồng ý của ban
giám đốc.

Phân tích hệ thống

• Phân tích nhu cầu thông tin của người dùng cuối, môi trường tổ
chức và hệ thống đang dùng hiện tại

Sản phẩm:
Yêu cầu chức năng

• Trình bày các yêu cầu chức năng của hệ thống có thể đáp ứng

Thiết kế hệ thống

• Trình bày các đặc tả đối với tài nguyên phần cứng, phần mềm,

Sản phẩm:
Đặc tả hệ thống

Thực hiện hệ
thống
Sản phẩm:

Bảo trì hệ thống
Sản phẩm:
Hệ thống đã cải tiến

nhu cầu của người dùng cuối

con người, mạng máy tính, dữ liệu và các sản phẩm thông tin
thoả mãn yêu cầu chức năng của hệ thống đã đề nghị

• Trang bị phần cứng và phần mềm
• Kiểm tra hệ thống, huấn luyện người vận hành
• Đổi thành hệ thống mới

• Duyệt lại hệ thống sau quá trình thực hiện để giám sát, đánh
giá và điều chỉnh hệ thống khi cần

Hình 2.3: Chu kỳ phát triển HTTT truyền thống
(Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2001). Hệ Thống Thông Tin Quản Lý)
Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 10

2.2.1/ Điều tra hệ thống
Thu thập thông tin cho nghiên cứu khả thi gồm các công việc:
• Phỏng vấn nhân viên, khách hàng, nhà quản lý
• Bảng câu hỏi
• Quan sát hay xem các tài liệu liên quan đến hoạt động của đơn vị
• Xem các báo cáo, các tài liệu và thủ tục hiện hành
• Trình bày, mô phỏng và quan sát các mô hình công việc
Chính thức các thông tin thu thập được bằng một báo cáo đặc tả sơ bộ và kế
hoạch cho hệ thống đề nghị.
2.2.2/ Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là bước xem xét vấn đề ở mức chi tiết:
• Các nhu cầu thông tin của tổ chức và những người than gia sử dụng HTTT
• Các hoạt động, tài nguyên và sản phẩm của HTTT hiện tại
• Các khả năng của HTTT được yêu cầu để đáp ứng nhu cầu thông tin của

người sử dụng
Phân tích hệ thống gồm các bước nhỏ hơn như sau.
a/ Phân tích tổ chức
• Tìm hiểu về tổ chức, cấu trúc quản lý, con người, hoạt động kinh doanh
của công ty ...
b/ Phân tích hệ thống hiện tại
• Phân tích xem hệ thống hiện tại sử dụng các tài nguyên phần cứng, phần
mềm, mạng và con người như thế nào để biến các dữ liệu thành sản phẩm
thông tin.

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 11

c/ Phân tích các yêu cầu chức năng
• Xác định nhu cầu thông tin cụ thể như: loại thông tin yêu cầu, dạng thức,
dung lượng, tần suất và thời gian đáp ứng
• Phát triển các yêu cầu chức năng như: yêu cầu về giao diện người sử
dụng, yêu cầu xử lý, lưu trữ, kiểm soát ...
d/ Kỹ thuật phân tích hệ thống
Đây là phương pháp để từ sự mô tả và phân tích hệ thống về mặt vật lý thành một
mô hình luận lý cho các quá trình liên quan. Phân tích vật lý được minh hoạ bằng
cách sử dụng lưu đồ hệ thống thực hiện thủ công, dòng thông tin giữa các bộ phận
và những quá trình khác xảy ra trong hệ thống. Các chức năng của hệ thống được
phân tích thành những phần tử luận lý, lập mô hình luận lý cho các quá trình và
dòng dữ liệu cần để thực hiện quá trình này. Mô hình luận lý sẽ được minh họa
bởi những lưu đồ dòng dữ liệu ở các mức khác nhau của quá trình phân tích.

Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống là mô hình luận lý các chức năng của
hệ thống.
2.2.3/ Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống bao gồm những hoạt động thiết kế nhằm cung cấp những chi
tiết kỹ thuật thỏa mãn những yêu cầu chức năng được phát triển trong giai đoạn
phân tích hệ thống.
Thiết kế hệ thống bao gồm 3 bước:
a/ Thiết kế dữ liệu
Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu (CSDL), bao gồm hệ thống tập tin, vị trí lưu trữ
các tập tin trên mạng, các bảng chứa các thực thể dữ liệu. Sản phẩm của bước
này là các mô tả chi tiết về:

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khoùa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 12

• Thuộc tính hay tính chất của thực thể (đối tượng, con người, vị trí,...) mà
HTTT cần lưu trữ
• Mối quan hệ giữa các thực thể
• Các yếu tố dữ liệu cụ thể (CSDL, bảng, mẫu tin, kích thước mẫu tin ...)
cần lưu trữ cho từng thực thể
b/ Thiết kế quá trình
Thiết kế các tài nguyên phần mềm, nghóa là chương trình, thủ tục mà HTTT cần
sử dụng.
c/ Thiết kế giao diện người sử dụng
Giao diện người sử dụng là công cụ cho phép người sử dụng tương tác với máy
tính trong quá trình nhập số liệu hay nhận kết quả xử lý của HTTT. Thông thường

giao diện của HTTT là các cửa sổ trên màn hình máy tính. thiết kế giao diên
thường tập trung vào khâu thiết kế các cửa sổ đó, sao cho hợp lý về mặt thuận
tiện lẫn cấu trúc dữ liệu cần trao đổi giữa người sử dụng và máy, nhưng vẫn có
tính mỹ thuật cao, hấp dẫn người dùng.
2.2.4/ Thực hiện hệ thống
Đây là giai đoạn lắp đặt phần cứng cho hệ thống và cài đặt, cấu hình các chương
trình phần mềm. Giai đoạn này cũng bao gồm cả việc huấn luyện sử dụng hệ
thống mới.
2.2.5/ Bảo trì hệ thống
Bảo trì hệ thống là bước kế tiếp sau khi hệ thống đã lắp đặt xong. Cần rà soát
kiểm tra lại toàn bộ, hiệu chỉnh một số vấn đề phát sinh. Khi hệ thống đã đi vào
vận hành, cần phải tiếp tục duy trì hệ thống hoạt động tốt.

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 13

2.3/ Khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)
2.3.1/ Khái niệm
CSDL là nơi lưu trữ dữ liệu để dùng cho nhiều chương trình ứng dụng trong tổ
chức. CSDL cho phép truy xuất dữ liệu linh động theo nhu cầu của nhà quản lý
cho việc ra quyết định. Các đặc tính chủ yếu của một CSDL hiện đại là:
• Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung để phục vụ cho yêu cầu
của nhiều người sử dụng và nhiều chương trình ứng dụn
• Nó phải được cấu trúc có ý nghóa logic đối với tổ chức
• Trùng lắp dữ liệu phải là tối thiểu; có nghóa là nếu có thể cùng một dữ
liệu sẽ không lưu trữ tại nhiều nơi trong CSDL

Các CSDL thường được lưu trữ trên đóa. CSDL đòi hỏi thiết kế cẩn thận vì chúng
lưu thông tin có cấu trúc theo tổ chức. Một phương diện quan trọng của quản lý là
sử dụng phần mềm quản lý để quản lý tất cả dữ liệu truy xuất đến CSDL. Phần
mềm này, chính là hệ quản trị CSDL, sẽ giao diệân với người sử dụng, các chương
trình ứng dụng và chính CSDL, do đó sẽ cho phép kiểm soát tập trung đối với dữ
liệu. Những đặc tính chính của một hệ CSDL hiện đại là:
• Phần mềm quản lý tất cả việc đọc và viết của người sử dụng và các
chương trình ứng dụng lên CSDL
• Có khả năng trình bày một phần của CSDL cho người sử dụng xem theo
yêu cầu của họ
• Chỉ trình bày cách nhìn dữ liệu logic cho người sử dụng - chi tiết của dữ
liệu lưu trữ và cách truy xuất dữ liệu sẽ được dấu
• Bảo đảm tính thống nhất
• Cho phép phân quyền mức truy xuất khác nhau cho những người sử dụng
khác nhau tới CSDL

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 14

• Cho phép người sử dụng định nghóa CSDL
• Cung cấp các công cụ khác nhau để giám sát và kiểm soát CSDL
Phương pháp lưu trữ theo CSDL được trình bày trong hình 2.4.
Chương Trình Ứng Dụng

Trách nhiệm dữ liệu

Lưu dữ liệu

Chương trình
bảng lương
Chương trình

CSDL

QL phòng ban
Chương trình

Hệ quản trị

Tiến độ dự án

CSDL

Cập nhật tên &

Chi tiết về
dự án và
quản trị
nhân viên

địa chỉ nhân viên
Chương trình
phân bổ chi phí

Hình 2.4: Minh họa về chương trình ứng dụng quản lý theo CSDL
(Nguồn: Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu (2000). Hệ Thống Thông Tin Quản Lý)

2.3.2/ Một số định nghóa
• Bảng (table): là đơn vị chứa dữ liệu, đó là tập hợp của các dòng và cột.
Tất cả các dòng trong cùng một bảng có cùng số cột như nhau. Mỗi dòng
sẽ chứa một mẫu tin (record). Mỗi bảng chứa dữ kiện theo mục tiêu nào
đó, ví dụ như thông tin về sản phẩm, thông tin về nhà cung cấp. Toàn bộ
cơ sở dữ liệu sẽ là tập hợp dữ liệu lấy ra từ các bảng khác nhau

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 15

• Khóa (key): là cột đặc biệt mà dữ liệu trong cột này giúp xác định duy
nhất mẫu tin trên bảng có chứa khoá đó. Khóa có thể là tập họp nhiều
cột. Khi đó tổ hợp các dữ liệu của các cột đó tạo thành khóa
• Quan hệ (relation): là mối ràng buộc giữa hai mẫu tin trên hai bảng khác
nhau. Ràng buộc này phản ảnh mối quan hệ trong thực tế. Thông qua các
ràng buộc, cơ sở dữ liệu giữ được tính toàn vẹn của mình, tránh tạo những
mẫu tin mồ côi hoặc mẫu tin không có logic trong thực tế. Có ba loại
quan hệ như sau:
o Một - Một: Giữa hai mẫu tin chỉ tồn tại một qui luật là có một cái
này duy nhất ứng với một cái kia duy nhất. Quan hệ một-một
thường được ứng dụng để tách nhỏ một mẫu tin vào hai bảng khác
nhau, nhằm các mục đích đặc biệt như tăng tốc độ truy xuất, phân
tán dữ liệu
o

Một - Nhiều: Giữa hai mẫu tin có qui luật quan hệ ứng với một mẫu
tin của bảng A có thể tương ứng có nhiều mẫu tin ở bảng B. Ngược
lại, một mẫu tin của bảng B chỉ có thể tương ứng với một mẫu tin
của bảng A mà thôi

o Nhiều - Nhiều: Giữa hai mẫu tin có qui luật là một mẫu tin trên
bảng này có nhiều mẫu tin trên bảng kia có quan hệ ràng buộc và
ngược lại. Ví dụ quan hệ giữa giáo viên và lớp học. Một lớp học có
thể có nhiều giáo viên giảng dạy và ngược lại, một giáo viên có thể
dạy nhiều lớp khác nhau. Không thể thực hiện trực tiếp quan hệ
nhiều nhiều giữa hai bảng được. Để thực hiện được quan hệ
nhiều-nhiều cần tạo một bảng thứ ba, có khoá tổ hợp gồm hai khóa
ngoại lấy từ hai bảng ban đầu. Hai bảng ban đầu sẽ có quan hệ
một-nhiều với bảng thứ ba

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 16

• Truy vấn (query): là các câu lệnh SQL (Structure Query Language) hoàn
chỉnh thực hiện việc tìm kiếm, cập nhật, xóa dữ liệu thỏa mãn điều kiện
nào đó
• Mẫu biểu (form): là công cụ chủ yếu người dùng sử dụng để tiến hành
nhập/xuất dữ liệu. Khi xây dựng cơ sở dữ liệu, người ta cố gắng xây dựng
các giao diện người dùng càng đơn giản và thân thiện càng tốt
• Báo biểu (report): là công cụ xuất dữ liệu chuẩn của hầu hết các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu. Khi thiết kế báo biểu, người ta còn dùng thêm các công

cụ đồ họa để biểu thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, màu sắc ... để tiện đánh
giá, so sánh

2.4/ Lý thuyết về quản trị vật tư
2.4.1/ Khái niệm về quản trị vật tư
Hàng tồn kho là những loại hàng hóa được bảo quản trong kho của doanh nghiệp
để đáp ứng những nhu cầu chính của doanh nghiệp hay của khách hàng. Trong
sản xuất, tồn kho có thể được chia làm bốn loại:
• Tồn kho nguyên vật liệu/các bộ phận cấu thành (linh kiện, chi tiết lắp ráp
...): Nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành có thể được hiểu là loại hàng tồn
kho dùng để chế tạo thành phẩm. Ví dụ như thép/nhôm là một trong
nguyên liệu chính trong việc sản xuất bàn ghế kim loại
• Tồn kho bán thành phẩm: Sản phẩm đã qua một số công đoạn chế biến
nhưng chưa là thành phẩm thì gọi là bán thành phẩm. Các bán thành
phẩm được xem là hàng tồn kho trong quá trình sản xuất cho đến khi
hoàn chỉnh để xuất xưởng. Khách hàng thì không quan tâm đến tồn kho
bán thành phẩm

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 17

• Tồn kho thành phẩm: Thành phẩm tồn kho bao gồm tất cả các sản phẩm
đã hoàn tất ở khâu sản xuất, chờ xuất kho bán hàng
• Tồn kho các mặt hàng linh tinh: Các mặt hàng linh tinh là loại hàng
không có trong cấu tạo thành phẩm nhưng cần thiết cho hoạt động sản
xuất hay dịch vụ của công ty. Ví dụ như dầu nhớt dùng để bôi trơn máy

móc thiết bị
Tồn kho có năm chức năng chính như sau:
1. Duy trì sự độc lập của các hoạt động: Với dự trữ từ hàng tồn kho, một bộ
phận hay một công đoạn sản xuất sẽ linh động hơn trong hoạt động của
mình. Thời gian chế biến nguyên vật liệu tại các công đoạn không giống
nhau, vì vậy, nếu công đoạn nào đó không có dự trữ riêng thì công đoạn
đó sẽ ít bị phụ thuộc vào công đoạn trước nó
2. Đáp ứng sự thay đổi nhu cầu sản phẩm: Nhu cầu thường thay đổi theo
thời gian và không được dự báo một cách đầy đủ. do đó phải duy trì lượng
tồn kho dự trữ an toàn để đáp ứng sự thay đổi
3. Tạo sự linh hoạt cho điều độ sản xuất: Tồn kho cho phép hoạch định sản
xuất dễ dàng hơn và chi phí vận hành thấp hơn khi sản xuất với quy mô
lớn hơn
4. Tạo sự an toàn khi thay đổi thời gian cung ứng nguyên vật liệu: Chậm trễ
trong việc cung ứng nguyên vật liệu có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân.
Hàng tồn kho nhằm đảm bảo cho hệ thống sản xuất liên tục dù trở ngại
trên có thể xảy ra
5. Giảm chi phí đặt hàng nhờ đơn hàng có số lượng lớn: Khi thực hiện đơn
đặt hàng, có nhiều chi phí phát sinh như nhân công, thông tin liên lạc, di
chuyển, ... Vì vậy, đặt hàng với số lượng lớn theo mỗi đơn hàng ngoài

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 18

việc được hưởng chiết khấu sẽ còn tiết kiệm được chi phí khi phải đặt
nhiều đơn hàng

2.4.2/ Hoạch định nhu cầu vật tư
Nhiệm vụ chính của hoạch định nhu cầu vật tư là giám sát tồn kho, đề nghị các
kế hoạch đặt hàng vật tư, các yêu cầu mua vật tư hay là các kế hoạch giao hàng.
Mục tiêu này đạt được bằng cách sử dụng các phương pháp hoạch định vật tư.
Nhìn chung có hai phương pháp chính: Phương pháp hoạch định dựa trên mức
tiêu hao vật tư (Consumption-based planning) và phương pháp MRP (Material
Requirement Plan). Trong trường hợp của nhà máy chúng ta đang khảo sát,
việc hoạch định nhu cầu vật tư được dựa trên phương pháp MRP và do vậy
chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp này trong phần lý thuyết.
Trong thực tế có nhiều loại hàng tồn kho có mối quan hệ phụ thuộc nhau: nhu cầu
của 1 loại hàng này phụ thuộc hoàn toàn vào nhu cầu của một loại hàng khác. Ví
dụ như để sản xuất một chiếc ghế hoàn chỉnh ta cần phải có nút chân ghế, tay
ghế, ...
Do vậy khi tiến hành dự báo về sản phẩm cuối cùng họ phải đồng thời xác định
sản lượng cần thiết của các bộ phận cấu thành - những mặt hàng phụ thuộc.
Phương pháp xác định nhu cầu các mặt hàng phụ thuộc trong mội trường sản xuất
được gọi là “ Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư”.
2.4.2.1/ Các yêu cầu của mô hình tồn kho đối với các mặt hàng phụ thuộc
Để sử dụng có hiệu qua các mô hình tồn kho phụ thuộc, các nhà quản trị sản xuất
cần nắm vững các yêu cầu sau đây:
Yêu cầu 1: Nắm vững kế hoạch sản xuất & lịch tiến độ sản xuất
Lịch tiến độ sản xuất cho ta biết: cần chế tạo cái gì và khi nào

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 19

Trong khi đó, kế hoạch sản xuất sẽ thiết lập những mục tiêu tổng quát của yếu tố
đầu vào như các loại sản phẩm, tiêu chuẩn thới gian, giá trị của từng loại sản
phẩm ...
Kế hoạch sản xuất được xây dựng từ kỹ thuật hoạch định tổng hợp, được xác định
dựa vào nhiều yếu tố tác động. Hình 2.5 biểu thị mối quan hệ của các nhân tố tác
động đến kế hoạch sản xuất.

1/. Công suất thiết bị
2/. Hàng tồn kho

Cung ứng vật tư đầu vào

Nhu cầu

Dòng tiền tệ

khách hàng

Kế Hoạch

Thiết kế hoàn
chỉnh

Sản Xuất

Quản trị khoản thu hồi
vốn đầu tư

Hoạch định
nguồn nhân lực

Hình 2.5: Mối quan hệ của các nhân tố tác động đến kế hoạch sản xuất
(Nguồn: TS. Đồng Thị Thanh Phương (1996). Quản trị sản xuất và dịch vụ)

Yêu cầu 2: Phải lập danh sách vật liệu (BOM - Bill Of Materials)
• Muốn lập BOM trước tiên phải hoàn chỉnh thiết kế sản phẩm vì nếu
chúng chưa hoàn thiện thì những sai lệch trong kỹ thuật hay thiết kế sản
phẩm sẽ làm thay đổi nhu cầu vật liệu. Trong BOM, người ta sẽ liệt kê
tất cả các chi tiết cấu tạo nên sản phẩm cùng với chủng loại, số lượng của
từng chi tiết đó
• Thông thường trong sản xuất người ta sử dụng 3 loại BOM sau:
a/ Danh sách theo nhóm chi tiết của sản phẩm (Modular Bills)

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 20

Trong trường hợp đơn vị phải chế tạo nhiều loại sản phẩm cuối cùng, nhưng
những sản phẩm này có nhiều bộ phận, nhiều nhóm chi tiết giống nhau thì chúng
ta không thiết kế đơn hàng hay hóa đơn vật liệu cho từng sản phẩm mà sẽ thiết
kế BOM theo các nhóm chi tiết chủ yếu để tạo nên sản phẩm cuối cùng, điều này
sẽ làm giảm khối lượng tính toán rất nhiều và rất thuận lợi trong điều hành sản
xuất.
b/. Danh sách theo sản phẩm điển hình
Để thiết kế BOM theo sản phẩm điển hình, người ta phải phác họa một sản phẩm
điển hình, sản phẩm này không có thực nhưng rất cần thiết cho việc lập BOM của
những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết đến hàng gốc điển hình này.

Ưu điểm của phương pháp này là sẽ giảm bớt khối lượng lên lịch tiến độ sản xuất
cho từng loại hàng khi chúng ta tiến hành sản xuất cho những loại hàng tương tự.
c/. Danh sách vật liệu cho loại hàng lắp ráp phụ
Loại danh sách này thường được lập cho những chi tiết lắp ráp phụ, các chi tiết
này chỉ tồn tại một cách tức thời và có tính chất cá biệt không phải sản phẩm nào
cũng có.
Do đó các loại chi tiết này sẽ được đánh số ký hiệu để quản lý riêng, thời gian
phân phối chúng gần như bằng không, hầu như không bao giờ người ta tồn trữ
chúng.
• Cần mã hóa những loại vật liệu ở những nhánh thấp nhất
• Việc mã hóa những loại vật liệu ở nhánh thấp nhất là một điều cần thiết,
giúp cho việc tính toán nhu cầu của từng mặt hàng thuận lợi
Yêu cầu 3: Phải đảm bảo chính xác trong báo cáo tồn kho
Các doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các báo cáo tồn kho phải chính xác;
Nếu không sẽ không thể hoạch định nhu cầu vật tư một cách đúng đắn và hợp lý.
Yêu cầu 4: Làm tốt việc theo dõi giao hàng theo đơn mua hàng

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 21

Vì chỉ khi có số liệu chính xác về số đơn hàng đã thực hiện và số đơn hàng còn
tồn lại các quản lý mới có thể chuẩn bị tốt kế hoạch sản xuất và thực hiện một
cách có hiệu quả hệ thống hoạch định nhu cầu vật liệu.
Yêu cầu 5: Cần phân phối thời gian cho mỗi bộ phận cấu thành
Các nhà quản lý cần nắm vững thời điểm khách hàng cần sản phẩm, cấu trúc thời
gian để thực hiện chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh, tổng thời gian phân phối cho

mỗi bộ phận cấu thành ...
2.4.2.2/ Hệ thống hoạch định nhu cầu vật liệu
Qua hình 2.6, ta thấy các lịch tiến độ sản xuất, BOM, báo cáo tồn kho và số liệu
mua hàng, thời gian thực hiện các loại hàng phụ thuộc là những nguồn dữ liệu và
là các phần tử của hệ thống hoạch định nhu cầu vật liệu bằng máy tính.
Trước khi bắt đầu phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý vật tư tại nhà máy
kim loại, việc hiểu biết về công ty của người phân tích là một điều hết sức cần

Nguồn dữ liệu

Các báo cáo

Lịch tiến độ

Báo cáo nhu cầu

sản xuất

VL định kỳ

BOM

Báo cáo nhu cầu
VL hàng ngày

Thời gian

Hệ thống

thưc hiện

MRP

Số liệu

Báo cáo về đơn
hàng thưc hiện
Khuyến cáo

hàng tồn kho

mua hàng

Số liệu

Khuyến cáo đặc

về mua hàng

biệt

Hình 2.6: Hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư
(Nguồn: TS. Đồng Thị Thanh Phương (1996). Quản trị sản xuất và dịch vụ)
Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khoùa 11


Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Trang 22

thiết. Chương 3 sẽ giới thiệu tổng quát về công ty Scancom & Nhà máy kim loại
trước khi đi vào khảo sát chi tiết về hiện trạng hệ thống quản lý vật tư tại nhà
máy.

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


CHƯƠNG 3

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
SCANCOM VIỆT NAM
VÀ NHÀ MÁY KIM LOAÏI


Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY SCANCOM

Trang 24

3.1/ Giới thiệu công ty Scancom
Scancom là một công ty Đan mạch bắt đầu hoạt động từ năm 1995 và luôn đạt
được những thành công trong lónh vực kinh doanh là bàn ghế ngoài trời và nội
thất.
Khách hàng của Scancom có mặt khắp nơi trên thế giới, nhưng phần lớn là ở
Châu Âu. Công ty có 65 khách hàng trên 21 quốc gia với tổng số cửa hàng bán lẻ
vào khoảng 5000. Ước tính tổng doanh thu của các khách hàng có được do bán
sản phẩm của Scancom vào khoảng 110 triệu Mỹ kim.
Chiến lược của công ty là sẽ trở thành một nhà cung cấp đồ gia dụng ngoài trời
hàng đầu thế giới.
Công ty Scancom được quản lý bởi Ban quản lý gồm:
• Boje Bendtzen, Chủ tịch của ScanCom International

• Poul Erik Brønsholm, Giám đốc điều hành, ScanCom International
• Rene de Kok, Phó giám đốc, ScanCom International kiêm Giám đốc
ScanCom Hồng Kông
• Torben Rosenkrantz-Theill, Giám đốc điều hành, ScanCom Vietnam Ltd
Tập đoàn Scancom bao gồm các công ty thành viên sau:
• Scancom International - có trụ sở đặt tại Đan Mạch
• Scancom International, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh
• Scancom Hồng Kông
• Công ty TNHH Scancom Việt Nam
• Công ty TNHH Scancom Indonesia
• Công ty TNHH Scancom Malaysia
• Công ty TNHH Scancom Thượng Hải
• Công ty TNHH Scancom Brazil

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11


Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY SCANCOM

Trang 25

Tình hình tài chính của công ty phát triển không ngừng. Liên tục trong ba năm
liền 1999, 2000, 2001, công ty Scancom được bộ thương mại Đan Mạch trao giải
thưởng Gazelle nhờ thành tích là một trong những doanh nghiệp nhỏ có tốc độ
phát triển nhanh nhất ở Đan Mạch. Doanh số của công ty tăng từ 35 triệu Mỹ kim
vào năm 1999 lên đến khoảng 60 triệu Mỹ kim vào năm 2001.

3.2/ Công ty Scancom Việt Nam
Công ty TNHH Scancom Việt nam là một công ty 100% vốn nước ngoài, có trụ
sở văn phòng chính đặt tại: B16 Cư xá Nguyễn Thái Bình, quận Tân Bình, Tp.

HCM.
Công ty quản lý các bộ phận/phân bộ sau:
• Hai nhà máy thành viên là nhà máy gỗ và nhà máy kim loại đặt tại khu
công nghiệp Sóng Thần
• Trung tâm nghiên cứu & phát triển
• Bộ phận môi trường
• Kế hoạch sản xuất quốc tế
• Bộ phận mua nguyên liệu và thu mua quốc tế
• Quản lý sản xuất gỗ và nệm của 45 nhà thầu phụ
Có thể nói khoảng 80% doanh thu của công ty Scancom là từ công ty Scancom
Việt Nam.

Luận Văn Tốt Nghiệp Cao Học QTDN Khóa 11