BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HAY NHẤT ĐH KINH TẾ ĐÀ NẴNG 2020

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ


BÁO CÁO KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:

QUY TRÌNH MUA DÂY TRUYỀN DỊCH TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO

GVHD

: Bùi Thanh Huân

SVTH

: Võ Thị Thùy Tâm

Lớp

: 42K08.1

Đà Nẵng, 06/ 2020
i


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ


BÁO CÁO KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:

QUY TRÌNH MUA DÂY TRUYỀN DỊCH TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO

Giáo viên hƣớng dẫn

Sinh viên thực hiện

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, ghi rõ họ tên)

i


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là phần nghiên cứu và thể hiện khóa luận tốt nghiệp của
riêng em, khơng sao chép các bài khóa luận tốt nghiệp khác, nếu sai sót em chịu hồn
tồn trách nhiệm và chịu mọi hình thức kỷ luật của khoa và nhà trƣờng quy định.

Đà Nẵng, Ngày… tháng…. năm….

i


LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo Trƣờng Đại
học Kinh Tế - Đại học Đà Nẵng, Quý thầy cô trong chuyên ngành Quản Trị Kinh
Doanh Thƣơng Mại. Trải qua 4 năm học em đã đƣợc nhà trƣờng tạo điều kiện tốt cho
việc học tập và sinh hoạt, em đã đƣợc Quý thầy cô truyền đạt những kiến thức về
chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh Thƣơng Mại, giúp em có nền tảng tốt cho cơng
việc của mình sau này.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn giáo viên hƣớng dẫn thầy Bùi Thanh Huân,
trong suốt quá trình thực tập đã hƣớng dẫn và cung cấp thơng tin giúp em hồn thành
tốt đƣợc bài báo cáo của mình.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Tổng Công ty Cổ Phần Y Tế
Danameco, đặc biệt là các anh chị trong bộ phận mua hàng đã nhiệt tình giúp đỡ tận
tình để em có cơ hội tiếp xúc trực tiếp đƣợc với môi trƣờng làm việc thực tế, củng cố
các kiến thức đƣợc học tại trƣờng trau dồi thêm các kiến thức về ngành Kinh Doanh
Thƣơng Mại, đặc biệt giúp em hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ mua hàng hàng hóa, tạo
điều kiện thuận lợi để em hồn thành tốt bài báo cáo thực tập.
Trong điều kiện thời gian hạn hẹp và kiến thức còn hạn chế, bài báo cáo khó có
thể tránh đƣợc những sai sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của giáo viên
hƣớng dẩn và các anh chị trong bộ phận để bài báo cáo đƣợc hồn chỉnh hơn.
Cuối cùng, em xin kính chúc Quý thầy cô cùng ban lãnh đạo, cán bộ nhân viên
trong Tổng Công ty Cổ Phần Y Tế Danameco sức khỏe, thành công trong công việc và
cuộc sống.

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. ii
DANH SÁCH CÁC BẢNG ......................................................................................... vii

DANH SÁCH BIỂU ĐỒ ............................................................................................. viii
DANH SÁCH HÌNH ẢNH ......................................................................................... viii
DANH SÁCH SƠ ĐỒ ................................................................................................. viii
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT.......................................................................ix
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................... 2
3. Đối thƣợng và phạm vi nghiên cứu: .......................................................................2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu: .......................................................................................2
5. Kết cấu của Khóa luận ............................................................................................3
CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT ............................................................................4
1.1

Khái niệm mua hàng, quy trình mua hàng .........................................................4

1.1.1

Khái niệm mua hàng ...................................................................................4

1.1.2

Khái niệm quy trình mua hàng ....................................................................4

1.2

Mục đích và vai trị của mua hàng .....................................................................4

1.2.1

Mục đích của mua hàng ..............................................................................4

1.2.2

Vai trị của mua hàng ..................................................................................5

1.3

Các phƣơng pháp mua hàng...............................................................................6

1.4

Phƣơng pháp xác định khối lƣợng hàng cần mua ..............................................7

1.5

Phƣơng pháp chọn thị trƣờng mua hàng hóa. ....................................................8

1.6

Các chính sách mua hàng trong doanh nghiệp ..................................................8

1.6.1

Xác định rõ mục tiêu chính sách mua .........................................................8

1.6.2

Hoạch định chính sách thời điểm mua ........................................................8

1.6.3

Định rõ các nguyên tắc chi phối khi cân nhắc, lựa chọn quyết định mua.10

1.6.4

Xác định nguyên tắc thiết lập quan hệ với các nhà cung ứng ...................10

1.7

Quy trình mua hàng .........................................................................................11

1.8

Nhân tố ảnh hƣởng đến mua hàng ...................................................................13

1.8.1

Yếu tố bên ngoài .......................................................................................13
iii


1.8.2
1.9

Các yếu tố bên trong .................................................................................16

Bộ hồ sơ mua hàng...........................................................................................18

CHƢƠNG 2 : QUY TRÌNH MUA DÂY TRUYỀN DỊCH TẠI TỔNG CƠNG TY
CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO ....................................................................................19

2.1

Giới thiệu chung Cơng ty .................................................................................19

2.1.1

Thơng tin chung ........................................................................................19

2.1.2

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ...........................................19

2.1.3

Vị thế Công ty ...........................................................................................20

2.1.4

Lĩnh vực hoạt động ...................................................................................21

2.1.5

Chiến lƣợc phát triển .................................................................................21

2.1.6

Thành tựu đạt đƣợc ...................................................................................22

2.1.7

Cơ cấu tổ chức của Cơng ty ......................................................................23

2.1.8

Tình hình hoạt động của Công ty trong những năm qua ..........................26

2.1.8.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ năm 2017-2019 ....................26
2.8.4.2 Kết quả hoạt động kinh doanh từ quý 2/2019 đến quý 1/2020.................28
2.2

Nguồn lực của Công ty ....................................................................................29

2.2.1

Cơ sở vật chất ............................................................................................ 29

2.2.2

Nguồn nhân lực .........................................................................................30

2.2.3

Nguồn tài chính .........................................................................................33

2.2.3.1 Một số chỉ tiêu tài chính ...........................................................................33
2.2.3.2 Tình hình tài chính ....................................................................................34
2.3

Tình hình kinh doanh bộ dây truyền dịch ........................................................36

2.3.1

Đặc điểm bộ dây truyền dịch ....................................................................36

2.3.2

Nguồn cung cấp .........................................................................................38

2.3.3

Thị trƣờng tiêu thụ ....................................................................................38

2.3.4

Kết quả hoạt động kinh doanh ..................................................................40

2.4

Quy trình mua dây truyền dịch ........................................................................40

2.4.1

Xác định các yếu tố để lập nhu cầu mua hàng ..........................................44

2.4.2

Đối chiếu tồn kho ......................................................................................44

2.4.3

Lập phƣơng án kinh doanh........................................................................45

2.4.4

Xem xét, phê duyệt ...................................................................................45

2.4.5

Chuyển, tiếp nhận các phƣơng án kinh doanh hoặc đề nghị mua hàng ....46
iv


2.4.6

Tìm kiếm nhà cung cấp .............................................................................46

2.4.7

Lập hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc hoặc đơn hàng ....................47

2.4.7.1 Lập hợp đồng kinh tế, nguyên tắc............................................................. 47
2.4.7.2 Lập Đơn đặt hàng......................................................................................48
2.4.7.3 Mua hàng qua điện thoại/Email cho số lƣợng nhỏ lẻ và đƣợc Lãnh đạo
cho phép. ...............................................................................................................48
2.4.8

Soát xét, phê duyệt đơn hàng, hợp đồng kinh tế/ hợp đồng nguyên tắc ...49

2.4.9 Chuyển hợp đồng, Đơn đặt hàng và thực hiện mua hàng, thanh tốn trả
trƣớc (nếu có) ..........................................................................................................49

2.4.10 Kiểm nhập .................................................................................................50
2.4.10.1 Kiểm tra hóa đơn chứng từ .....................................................................50
2.4.10.2 Kiểm tra chất lƣợng và lập biên bản .......................................................50
2.4.10.3 Lập phiếu nhập kho ................................................................................50
2.4.10.4 Phát hiện hàng hóa khơng phù hợp trong và sau kiểm nhập ..................50
2.4.11 Trả hàng không đạt chất lƣợng hoặc không đúng hợp đồng, đơn đặt hàng,
yêu cầu mua hàng ...................................................................................................51
2.4.12 Nhập hàng và quản lý kho, cập nhật, theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng và
hàng hóa ..................................................................................................................51
2.4.12.1 Nhập hàng & Quản lý kho ......................................................................52
2.4.12.2 Cập nhật, theo dõi hợp đồng, đơn đặt hàng và hàng hóa ........................52
2.4.13 Thông báo giá bán cho đơn vị kinh doanh/bán hàng ................................ 52
2.4.14 Thanh toán và thanh lý hợp đồng .............................................................. 52
2.4.14.1 Thanh toán .............................................................................................. 52
2.4.14.2 Thanh lý hợp đồng ..................................................................................53
2.4.15 Lƣu trữ văn bản .........................................................................................53
2.5

Nhận xét chung ................................................................................................ 53

2.5.1

Ƣu điểm .....................................................................................................54

2.5.2

Nhƣợc điểm ............................................................................................... 55

CHƢƠNG 3 : GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNH MUA DÂY
TRUYỀN DỊCH TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ PHẦN Y TẾ DANAMECO .................56

3.1

Mục tiêu của Công ty trong thời gian đến .......................................................56

3.2

Một số kiến nghị hoàn thiện quy trình mua dây truyền dịch ...........................57

3.2.1

Hồn thiện việc xác định nhu cầu mua dây truyền dịch ...........................57
v


3.2.2

Hoàn thiện việc xác định và lựa chọn nhà cung cấp dây truyền dịch .......57

3.2.3

Hoàn thiện việc thực hiện đơn hàng, hợp đồng ........................................60

3.2.4

Đƣa ra các tiêu chí đánh giá về công tác vận chuyển và giao hàng ..........61

3.3

Các kiến nghị khác ...........................................................................................62

3.3.1

Tổ chức lại bộ phận mua hàng ..................................................................62

3.3.2

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên ............................................................. 63

KẾT LUẬN ...................................................................................................................64
DANH MỤC PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM...........................................................................65
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................100

vi


DANH SÁCH CÁC BẢNG
Bảng 1-1. Lựa chọn chính sách thời điểm mua ............................................................... 9
Bảng 2-1. Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2017-2019 .......................................26
Bảng 2-2. Doanh thu và lợi nhuận của Công ty từ năm 2017 đến năm 2019 ...............28
Bảng 2-3. Tình hình nguồn nhân lực của Danameco ....................................................30
Bảng 2-4. Một số chỉ tiêu tài chính ...............................................................................33
Bảng 2-5. Báo cáo tài chính của Tổng Cơng ty Cổ Phần Y Tế Danameco...................34
Bảng 2-6. Danh sách một số khách hàng Danameco cung cấp dây truyền dịch ...........38
Bảng 2-7. Kết quả hoạt động kinh doanh dây truyền dịch ............................................40
Bảng 2-8. Chi tiết mặt hàng ...........................................................................................45
Bảng 3-1. Kế hoạch tài chính của Danameco ............................................................... 57
Bảng 3-2. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng theo thang điểm ....................................58
Bảng 3-3. Mẫu theo dõi tiến độ giao hàng của doanh nghiệp .......................................60
Bảng 3-4. Đánh giá các đơn vị vận tải ..........................................................................62

vii


DANH SÁCH BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 2.1. Doanh thu và lợi nhuận của Công ty từ năm 2017 đến năm 2019 ...........27
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ tình hình cơ cấu nguồn nhân lực của Danameco ........................31
DANH SÁCH HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Logo Tổng Cơng ty Cổ Phần Y Tế Danameco ..............................................19
Hình 2.2. Dây truyền dịch khơng có gắn cánh bướm ....................................................36
Hình 2.3. Dây truyền dịch có gắn cánh bướm............................................................... 36
DANH SÁCH SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng ......................................................................................11
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng Công ty cổ phần y tế Danameco ...24
Sơ đồ 2.2. Quy trình mua dây truyền dịch tại Danameco .............................................43

viii


DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT
Viết tắt

STT

Diễn giải

1

BGĐ

Ban giám đốc, Phó giám đốc, Kế tốn trƣởng

2

BH

Bán hàng

4

BKS

Ban Kiểm Sốt

5

BLĐ

Ban lãnh đạo

6

BYT

Bảo hiểm y tế

7

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

8

ĐĐH

Đơn đặt hàng

9

ĐHĐCĐ

Đại Hội Đồng Cổ Đông

10

DNM

Tổng Công ty cổ phần y tế Danameco DANAMECO

11

ĐNMH

Đề nghị mua hàng

12

ĐNNK

Đề nghị nhập khẩu

13

ETA

Ngày đến

14

GĐ

Giám đốc hoặc trƣởng phòng ban, đơn vị

15

GDP

Tổng thu nhập quốc nội

16

HĐKT

Hợp đồng kinh tế

17

HĐNT

Hợp đồng nguyên tắc

18

HĐQT

Hội đồng quản trị

19

HNX

Sở giao dịch chứng khốn Hà Nội

20

MH

Mua hàng

21

NN

Nơng nghiệp

22

NCC

Nhà cung cấp

(cịn tiếp)
ix


Viết tắt

STT

Diễn giải

23

NVMH

Nhân viên mua hàng

24

NVNV

Nhân viên nghiệp vụ

25

PAKD

Phƣơng án kinh doanh

26

SA

Thống kê trúng thầu

27

SX-KD-DV

Sản xuất – kinh doanh – dịch vụ

28

TC - KT

Tài chính – Kế Tốn

29

TCT

Tổng Cơng ty – Tổng Công ty cổ phần y
tế Danameco - DANAMECO

30

TR (total revenue)

Tổng doanh thu

31

XNK – ĐN

Xuất nhập khẩu – Đối ngoại

32

YCMH

Yêu cầu mua hàng

x


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam là nƣớc có nền kinh tế phát triển mạnh mẽ
GDP tăng 7,02% (năm 2019) với tốc độ phát triển vƣợt trội so với khu vực Đông Nam
Á. Để góp phần làm cho nền kinh tế phát triển thì địi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải
nỗ lực và phấn đấu hơn nữa để đƣa ra mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh phù hợp để
không chỉ thu đƣợc tối đa hóa lợi nhuận mà cịn đóng góp phần đƣa đất nƣớc ta ngày
càng phát triển hơn nữa trên trƣờng quốc tế.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của mình đối với đất nƣớc, mỗi doanh nghệp
thƣơng mại đã tự lập ra cho mình những sứ mệnh, chiến lƣợc kinh doanh phù hợp để
đƣa doanh nghiệp phát mạnh mẽ trên thị trƣờng. Trong mỗi doanh nghiệp thƣơng mại
thì hoạt động mua hàng hóa lại đóng vai trị then chốt nó tác động trực tiếp đến sự
sống cịn của các doanh nghiệp. Vì mua hàng là một trong những hoạt động tạo ra yếu
tố đầu vào một cách kịp thời, đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại, chất lƣợng (Weber,
Current, & Desai, 2000) nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất.
Theo thống kê mới nhất nƣớc ta có 785 cơ sở y tế với 12.925 giƣờng bệnh.

Các cơ sở y tế đó bao gồm: 26 bệnh viện đa khoa, 17 phòng khám đa khoa, 26 khu
điều dƣỡng, 6 trung tâm y tế và 710 y tế cơ quan (BYT, 2013a) mà dây truyền dịch là
một mặt hàng đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trong bất kỳ cơ sở y tế nào. Mặt
hàng dây truyền dịch lại là một mặt hàng thiết yếu, một trong những dụng cụ y tế hiện
nay đƣợc sử dụng nhiều nhất không chỉ trong bệnh viện, sở y tế, mà còn ở trƣờng học,
quân đội,…Thấu hiểu đƣợc nhu cầu của khách hàng Tổng Công ty cổ phần Y tế
Danameco không ngừng lên kế hoạch mua hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của
khách hàng. Để đáp ứng kịp thời nhanh chóng địi hỏi các nhà kinh doanh của DNM
cần đƣa ra một quy trình cụ thể để việc mua hàng để các đơn hàng đạt hiệu quả không
những về chất lƣợng mà mua đƣợc hàng với giá thấp nhất có thể.
Sau thời gian nghiên cứu và học tập tại Cơng ty, em nhận thấy quy trình mua
dây truyền dịch tại Cơng ty cịn nhiều yếu tố cần đƣợc hồn thiện hơn nữa. Vì vậy em
đã tìm hiểu kĩ hơn và tìm kiếm các giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện quy trình nên
em quyết định chọn để tài: “Quy trình mua dây truyền dịch tại Tổng Cơng ty Cổ
Phần Y Tế Danamco”
1


2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của bài khóa luận này là tìm hiểu hoạt động mua hàng và
quy trình mua hàng tại Tổng Cơng ty Cổ Phần Y Tế Danameco. Từ đó đƣa ra các đề
xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giúp Tổng Cơng ty cổ phần y tế Danameco
có thêm giải pháp khắc phục những mặt hạn chế của quy trình mua hàng. Bên cạnh đó,
em mong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại có thể nhận ra tính cấp thiết của
việc hồn thiện quy trình mua hàng góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh
nghiệp mình.
3. Đối thƣợng và phạm vi nghiên cứu:
 Đối tƣợng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về quy trình mua dây truyền dịch
tại Tổng Cơng ty Cổ Phần Y Tế Danameco.
 Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu trong thời gian 26/12/2019 – 19/04/2020

4. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Dữ liệu đƣợc thu thập là dữ liệu thứ cấp. Tác giả đã tiến hành đọc, thu thập từ
tài liệu về các bài báo, các bài nghiên cứu khoa học, sách giáo trình tại thƣ viện trƣờng
Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng,… nhằm hình thành đƣợc cở sở lý thuyết về quy trình mua
hàng hóa. Tiếp đó, tác giả tiến hành thu thập các dữ liệu thứ cấp để tiến hành nghiên
cứu quy trình mua dây truyền dịch từ các nguồn thứ cấp sau: Giới thiệu về Công ty,
lịch sử hình thành Tổng Cơng ty Cổ Phần Y tế Danameco, các báo cáo tài chính, báo
cáo thƣờng niên, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bản cáo bạch,… của Tổng
Công ty Cổ phần Thiết bị Y tế DANAMECO từ năm 2016 đến năm 2020.
Dữ liệu định tính: Tác giả sử dụng phƣơng pháp tổng hợp các dữ liệu thu thập
đƣợc và tiến hành phân tích đánh giá và so sánh trên cơ sở thu thập thông tin từ lý
thuyết và thực tiễn.
Dữ liệu định lƣợng: Tác giả đã sử dụng phần mềm exel để tổng hợp các số
liệu, báo cáo cần thiết cho việc phân tích cho báo cáo.

2


5. Kết cấu của Khóa luận
Ngồi phần giới thiệu và kết luận. Khóa luận đƣợc trình bày thành ba chƣơng sau:
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết
Chƣơng 2: Quy trình mua dây truyền dịch tại Tổng Công ty Cổ Phần Y Tế
Danameco.
Chƣơng 3: Giải pháp, kiến nghị hồn thiện quy trình mua dây truyền dịch tại
Tổng Công ty Cổ Phần Y Tế Danameco.

3


CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Khái niệm mua hàng, quy trình mua hàng
1.1.1 Khái niệm mua hàng
Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhằm cung cấp nguyên vật
liệu, hàng hóa để phục cho sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp (Hoàng Minh,
2005).
Mua hàng (Kennedy, 1983) là một hoạt động quản lý vƣợt ra ngoài hành động
mua hàng đơn giản. Nó bao gồm nghiên cứu và phát triển để lựa chọn đúng hàng hóa
và nguồn, theo dõi để đảm bảo giao hàng kịp thời; kiểm tra để đảm bảo cả số lƣợng và
chất lƣợng; để kiểm soát lƣu lƣợng, nhận, lƣu trữ và các hoạt động kế toán liên quan
đến mua hàng (Wind, Green, & Robinson, 1968). Tƣ duy hiện đại về mua hàng là một
chức năng quản lý chiến lƣợc và bất kỳ sơ suất nào cuối cùng sẽ dẫn đến giảm lợi
nhuận.
Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thƣơng mại của doanh nghiệp
thƣơng mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lƣợng hàng hóa, giá cả hàng
hóa, doanh nghiệp thƣơng mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua
bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi
hàng – tiền (Hồng Minh, 2005).
1.1.2 Khái niệm quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng là một tập hợp các cơng việc cụ thể nhằm thực hiện hoạt
động mua hàng đƣợc sắp xếp theo một trình tự nhất định dựa vào tính chất nghiệp vụ
cũng nhƣ quy định của mỗi Công ty.
1.2 Mục đích và vai trị của mua hàng
1.2.1 Mục đích của mua hàng
Mục đích mua hàng là mua đúng chất lƣợng, đúng số lƣợng, đúng thời điểm,
đúng giá và từ đúng nguồn. Đây là các mục tiêu chính chỉ ra phạm vi của việc mua, nó
bao gồm các quyết định chính sách và phân tích các khả năng thay thế khác nhau trƣớc
hành động mua hàng của doanh nghiệp (Hoàng Minh, 2005).

4

Doanh nghiệp phải mua hàng đúng chất lƣợng đúng số lƣợng đúng thời gian u
cầu thì hàng hóa sẽ khơng bị ứ đọng, vốn lƣu động sẽ lƣu chuyển nhanh, lúc này
doanh thu sẽ bù đắp đƣợc chi phí, doanh nghiệp sẽ có lãi (Lambert & Stock, 1993).
Điều này cho thấy, mua hàng có tác động trực tiếp kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
Vì vậy đối với doanh nghiêp thƣơng mại, muốn phát triển và mở rộng kinh
doanh, việc mua đƣợc nguồn hàng có chất lƣợng tốt, tìm ra đƣợc nguồn cung ứng dồi
dào, phong phú, ổn định, lâu dài, giá cả phải chăng là điều kiện thực sự quan trọng
đảm bảo cho sự thăng tiến của doanh nghiệp và vị thế doanh nghiệp trên thị trƣờng,
cũng nhƣ nâng cao đƣợc uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
1.2.2 Vai trò của mua hàng
Mua hàng là khâu đầu tiên cơ bản của hoạt động kinh doanh, vì vậy mua hàng
là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển (Hoàng &
Nguyễn, 2005). Hoạt động mua hàng yêu cầu ngƣời mua hàng phải mua khơng chỉ
đúng chủng loại, mẫu mã mà cịn đủ số lƣợng và chất lƣợng. Ngoài ra, khâu mua hàng
còn nhằm tạo điều kiện vật chất cho bán hàng (Chen & Paulraj, 2004; Wind et al.,
1968). Nếu doanh nghiệp không mua đƣợc hàng, hoặc mua hàng không đáp ứng đƣợc
u cầu kinh doanh thì doanh nghiệp khơng có hàng để bán, hoặc hàng không bán
đƣợc. Khi hàng đƣợc mua phong phú, đa dạng, chất lƣợng phù hợp với nhu cầu tiêu
dùng của khách hàng (Hoàng & Nguyễn, 2005) sẽ nâng cao sức cạnh tranh cho doanh
nghiệp trên thị trƣờng. Công tác mua hàng ổn định, hợp lý sẽ hạn chế đƣợc tình trạng
thừa thiếu, ứ đọng hàng hóa, khơng ảnh hƣởng đến lƣu thơng hàng hóa, đồng thời tạo
đƣợc uy tín đối với khách hàng; mặt khác vốn luân chuyển nhanh nên khả năng thu hồi
lớn, doanh nghiệp bù đắp đƣợc chi phí, mở rộng đƣợc quy mơ kinh doanh, tăng lợi
nhuận, tăng thu nhập, đảm bảo đời sống cho ngƣời lao động và thực hiện nghĩa vụ đối
với Nhà nƣớc (Hoàng & Nguyễn, 2005).
Tầm quan trọng của mua hàng thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát
hoạt động mua hàng sao cho mua hàng đƣợc thƣờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung
cấp hàng hóa phù hợp với nhu cầu về số lƣợng, cơ cấu, chủng loại với chất lƣợng tốt,

giá cả hợp lý. Tổ chức việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị
bán hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
5


1.3 Các phƣơng pháp mua hàng
 Mua hàng theo nhu cầu:
Doanh nghiệp thƣơng mại có thể mua hàng theo nhu cầu, tức là mỗi lần mua
hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Mua hàng theo nhu cầu có những ƣu điểm sau đây:
 Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng là đơn giản. Nhu cầu mua đƣợc xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay các bộ phận, lƣợng hàng hóa
dự trữ thực tế đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ bán hàng tiếp theo.
 Lƣợng hàng mua theo nhu cầu là lƣợng hàng tối thiểu mà doanh nghiệp
phải mua để bán ra nên vốn hàng hóa đƣợc sử dụng ở đây là số vốn tối thiểu, do đó
tránh đƣợc tình trạng ứ đọng vốn hàng hóa trong khâu dự trữ, góp phần tăng nhanh tốc
độ chu chuyển của vốn hàng hóa.
 Giảm đƣợc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hóa trong kho trong thời gian
chờ bán.
 Giảm bớt nguy cơ dẫn đến biến động rủi ro nhƣ biến động về giá (giá giảm
độ ngột) hay nhu cầu về giá thay đổi.
 Giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, bảo lụt… hay do chiến
tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu cần có một số nhƣợc điểm cần lƣu ý:
 Vì lƣợng hàng mua về ít, chỉ đủ bán ra ở mức bình thƣờng (theo kế hoạch)
nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn bình thƣờng thì doanh nghiệp có
nguy cơ bị thiếu hàng.
 Chi phí mua hàng thƣờng cao, doanh nghiệp (ngƣời mua hàng) không đƣợc
hƣởng các ƣu đãi mà ngƣời bán dành cho.
 Khơng đón đƣợc thị trƣờng có “cơn sốt” về loại hàng mà doanh nghiệp

đang kinh doanh, vì vậy không đƣợc lợi nhuận siêu ngạch.
 Mua hàng theo lô lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lƣợng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Cách mua này có những ƣu điểm sau đây:
6


 Chi phí mua hàng có thể giảm đƣợc (chi phí bất biến tính trên một đơn vị
hàng hóa giảm) và doanh nghiệp có thể nhận đƣợc những ƣu đãi của các nhà cung cấp.
 Chủ động chọn đƣợc các nhà cung cấp có uy tín nên ít gặp đƣợc rủi ro khi
nhận hàng.
 Có thể chốt đƣợc thời cơ nếu nhƣ có những “cơn sốt” thị trƣờng, do đó có
thể thu đƣợc lợi nhuận siêu ngạch.
 Có thể trở thành nhà cung cấp lại cho các doanh nghiệp trong khu vực thị
trƣờng hẹp, từ đó nâng cao vai trị uy tín của doanh nghiệp.
Những nhƣợc điểm của mua hàng theo lô lớn:
 Phải sử dụng một lƣợng vốn hàng hóa lớn, điều này gây ra những khó khăn
tài chính lớn cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn hàng hóa.
 Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hóa lớn.
 Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mất, hạ giá) cao.
1.4 Phƣơng pháp xác định khối lƣợng hàng cần mua
Xác định đúng khối lƣợng hàng cần mua trong kỳ là vấn đề cực kỳ quan trọng
đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu mua quá nhiều, doanh nghiệp không bán đƣợc hết,
hàng hóa sẽ ứ đọng, chậm tiêu thụ, vốn chậm thu hồi. Nếu mua quá ít, doanh nghiệp sẽ
bị đứt qng khơng có hàng hóa để bán, muốn có hàng ngay thì chi phí cho một lơ
hàng bổ sung thƣờng cao, do đó doanh nghiệp sẽ khơng có lãi (Hoàng Minh, 2005).
Để xách định lƣợng hàng cần mua doanh nghiệp thƣờng dùng công thức sau:
M = Xxk + Dck – Dđk
Ở đây:

M = Khối lƣợng hàng cần mua tính theo từng loại trong kỳ kế hoạch (Đơn vị hiện
vật: tấn, m3…).
Xkh = Khối lƣợng hàng hóa bán ra kỳ kế hoạch tính theo từng loại (Đơn vị hiện vật:
tấn, m3…).
Dck = Khối lƣợng hàng dự trữ ở cuối kỳ kế hoạch (Đơn vị hiện vật: tấn, m3…).
Dđk = Khối lƣợn hàng dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch (Đơn vị hiện vật: tấn, m3…).

7


1.5 Phƣơng pháp chọn thị trƣờng mua hàng hóa.
Nếu gọi Py là đơn giá mua hàng tại thị trƣờng Y.
Nếu gọi Px là đơn giá mua hàng thị trƣờng X.
Ta sẽ tính đƣợc TR (Total Revenue) có thể kiếm đƣợc do việc kinh doanh hàng
hóa:

TR = (Px – Py).Q

Ở đây, TR lớn hay nhỏ phụ thuộc vào hai yếu tố:
+ Chênh lệch H = (Px - Py) cao hay thấp. Có 3 trƣờng hợp: H=0, H<0, H>0.
Hai trƣờng hợp đầu ta loại bỏ khơng nên mua vì giá ở thị trƣờng bán nhiều hơn giá ở
thị trƣờng mua (Hoàng & Nguyễn, 2005). Trƣờng hợp thứ ba H>0 ta tính tiếp:
+ H.Q>0. Sau khi trừ phí vận chuyển, chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng (nếu
khoản mua này phải vay ngân hàng); chi phí trƣợt giá (do lạm phát); chi phí hao hụt,
chi phí quản lý, chi phí đóng thuế và mua bảo hiểm, nếu thấy có lãi thì quyết định mua
(Có thể tính cả chi phí và phƣơng thức thanh tốn khoản tiền hàng mua bán). Việc tính
tốn cho cả một khối lƣợng hàng (Q) cũng tƣơng tự nhƣ tính cho một đơn vị hàng hóa
(nếu chi phí chia cho đơn vị hàng hóa phải chịu) (Hồng & Nguyễn, 2005).
1.6 Các chính sách mua hàng trong doanh nghiệp
1.6.1 Xác định rõ mục tiêu chính sách mua

Chính sách mua hàng hóa mà doanh nghiệp có thể hƣớng tới: Chi phí mua hàng
thấp nhất, chất lƣợng hàng mua tối ƣu cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng đối
với hàng hóa của doanh nghiệp, mục tiêu an tồn đảm bảo “5 đúng” trong cung
cấp,…Tùy vào từng mục tiêu mà doanh nghiệp đƣa ra các định hƣớng, kế hoạch mua
hàng cho phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
1.6.2 Hoạch định chính sách thời điểm mua
Việc mua hàng hóa cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ giá mua, đầu tƣ ban đầu,
nhu cầu của khách hàng, ….nên các doanh nghiệp nên thật sự cân nhắc thời điểm mua
tốt nhất. Trong thực tế thì ngƣời ta chia làm ba nhóm chính khi nói về chính sách thời
điểm mua hàng của doanh nghiệp là: Chính sách mua tức thì, chính sách mua trƣớc và

8


chính sách mua hỗn hợp (kết hợp giữa mua tức thì và mua trƣớc). Dƣới đây là ví dụ
mình họa cho việc lựa chọn chính sách thời điểm mua của doanh nghiệp:
Bảng 1-1. Lựa chọn chính sách thời điểm mua
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chi phí mua

Chi phí mua

Chi phí mua

Chi phí mua

tức thì

trƣớc 2 tháng

trƣớc 3 tháng

trƣớc 6 tháng

1

300

300

2

260

260

300

3

220

220

260

300

4

180

180

220

260

5

140

140

180

220

6

100

100

140

180

7

100

200

100

140

8

140

-

300

100

9

180

360

--

600

10

220

-

600

-----

11

260

520

--

12

300

-

2400

2280

2160

1800

500

750

1000

1750

2900

3030

3160

3550

Tháng

Cộng giá
trị mua
Chi phí
dự trữ
Tổng cộng

Nguồn: (Cơng Hoa, 2012)
Qua ví dụ trên ta thấy doanh nghiệp sẽ có các cách xử lý theo các cách khác
nhau khi ra quyết định mua tức thì, mua trƣớc hay mua kết hợp.

9

1.6.3 Định rõ các nguyên tắc chi phối khi cân nhắc, lựa chọn quyết định mua
Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp thƣờng cân nhắc nhiều vấn đề nhƣ: mua
một lần hay mua nhiều lần; mua một ngƣời hay mua nhiều ngƣời; mua trong nƣớc hay
nhập khẩu; mua trên thị trƣờng hay tự sản xuất. Việc lựa chọn và ra quyết định có thể
dựa các ngun tắc (hay cịn gọi là các thông số) sau:
(i) Thông số thực hiện: thực hiện nhiệm vụ khó khăn nhƣ thế nào?
(ii) Thơng số kinh tế: chi phí liên quan với mua hàng
(iii) Thơng số hợp thành: ngƣời cung cấp có đáp ứng đƣợc những u cầu của
ngƣời mua khơng?
(iv) Thơng số thích nghi: độ chắc chắn mà ngƣời mua có đƣợc về việc ngƣời
cung cấp sản xuất và giao hàng đúng quy cách
(v) Thông số luật pháp: những cân nhắc về luật pháp cần lƣu ý khi mua sản
phẩm hàng hóa.
Nói chung, ngƣời mua chú ý tới cả năm thông số trên, song vai trị quan trọng
của mỗi thơng số khác nhau, tuỳ thuộc vào sản phẩm và tính phức tạp của nó. Do vậy
ngƣời mua hàng cần thật sự cân nhắc kĩ và có mục tiêu kế hoạch rõ ràng khi mua
hàng.
1.6.4 Xác định nguyên tắc thiết lập quan hệ với các nhà cung ứng
Khi mua thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thì nhà cung ứng đóng một vai
trị hết sức quan trọng. Do vậy, cần thiết lập qua hệ hợp tác lâu dài với nhà cung ứng
nó nhƣ một chìa khóa thành cơng trong kinh doanh thƣơng mại của doanh nghiệp. Và
trong thực tế để tạo lập quan hệ này các doanh nghiệp có thể đƣa ra các nguyên tắc
nhƣ:
 Coi nhà cung ứng là một bộ phận của doanh nghiệp thông qua triết lý 3 niềm
vui;
 Quan hệ tốt với các nhà cung ứng truyền thống thông qua các chính sách ƣu
đãi;
 Thiết lập quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng thông qua hợp đồng dài hạn,
tạo lập chuỗi cung ứng có hiệu quả.

10


1.7 Quy trình mua hàng
Lƣu đồ quy trình mua hàng

Bắt đầu
- Số

lượng, thông số kỹ thuật,
quy cách, thời gian cần,…

Yêu cầu mua hàng
Đề nghị báo giá

Báo giá NCC

No

Phê duyệt
Yes
Hợp đồng/đơn đặt hàng mua

Đề nghị nhập hàng

Đề nghị kiểm hàng

Nhận hàng
No

Kiểm tra hàng

Trả lại NCC

Yes
Nhập kho
- Phiếu

nhập kho
- Biên bản kiểm thu
- Biên bản nghiệm thu
- Biên bản thanh lý
- Hóa đơn nhà cung cấp

Thanh tốn
Kết thúc

Sơ đồ 1.1. Quy trình mua hàng
(Lê Mai Thùy Dương, 2017)

11


Nội dung quy trình mua hàng của một doanh nghiệp


Lập “u cầu mua hàng”
 Khi các phịng ban có u cầu mua hàng hóa, ngun vật liệu, thiết bị, dụng

cụ,…thì họ sẽ làm yêu cầu để cho phòng mua hàng để phong mua tiến hành mua hàng
đáp ƣng nhu cầu sản xuất và kinh doanh. Các phiếu yêu cầu thƣờng do trƣởng phịng
kinh doanh hoặc ngƣời có trách nhiệm phê duyệt.
 Khi có “u cầu mua hàng” thì phịng mua hàng tiến hành phân cơng cho
nhân viên của mình mua hàng, tìm nhà cung cấp và báo giá các mặt hàng.
 Lập “Đề nghị báo giá”
 Từ “Yêu cầu mua hàng”, thì phịng mua hàng phải tiến hành lập bản “Đề
nghị báo giá” và gửi cho các nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp truyền
thống, đã tìm kiếm đƣợc theo điều kiện các phòng ban nhƣ đã yêu cầu.
 Theo dõi bảng “Báo giá của NCC”
 Tiến hành theo dõi và nhận các báo giá từ các NCC
 Đánh giá NCC có khả năng đáp ứng tốt các tiêu chí và điều kiện xây dựng
 Tiến hành lựa NCC cuối cùng
 Dựa vào căn cứ vào báo giá và các yêu cầu đã đƣợc phê duyệt, phòng mua
hàng tiến hành lập, theo dõi “hợp đồng hoặc đơn đặt hàng mua”. Tùy theo đặc thù của
mỗi doanh nghiệp, tính chất mua bán hàng hóa mà lập đơn hàng hay hợp đồng mua
hoặc là chứng từ xác nhận.
 Phê duyệt báo giá của NCC
Các bảng báo giá của nhà cung cấp sẽ đƣợc Ban lãnh đạo xét duyệt dựa vào các
thông tin sau:
 So sánh báo giá và điều kiện mua hàng trên cùng một mặt hàng của những
nhà cung cấp khác nhau.
 So sánh báo giá mới so với báo giá cũ trên cùng một mặt hàng của các nhà
cung cấp khác nhau.


Lập “Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng”
 Khi chọn đƣợc nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi

nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng

12


hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai
bên.
 Trƣờng hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng
cho từng lần thực hiện. Thơng tin trên đơn hàng cũng tƣơng tự các điều khoản trên hợp
đồng.
 Chuyển “Hợp đồng/ Đơn đặt hàng” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế
toán căn cứ thanh tốn, theo dõi cơng nợ, bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về
kho.


Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”
 Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị

nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan theo dõi thực hiện.


Nhập kho
 Khi hàng đƣợc vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng

mua (số lƣợng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra.
Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng
mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bƣớc trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ
đƣợc tiến hành nhập kho.
 Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lƣợng, còn phòng mua hàng sẽ
bổ sung thơng tin về giá.


Thanh tốn
 Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan,

phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh tốn.
 Phịng Kế tốn tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh tốn
cho Nhà cung cấp nếu khơng phản hồi lại phịng Mua hàng bổ sung hoặc chỉnh sửa.
1.8 Nhân tố ảnh hƣởng đến mua hàng
1.8.1 Các yếu tố bên ngoài


Yếu tố kinh tế
Các yếu tố kinh tế có ảnh hƣởng to lớn đến kết quả và hiệu quả của mua hàng

trong doanh nghiệp thƣơng mại. Các yếu tố kinh tế bao gồm một phạm vi rất rộng từ
13