PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU THAI BÌNH

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III
NĂNG KHIẾU THAI BÌNH
3.1. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau :
- Chức năng quản lý sách
- Chức năng quản lý độc giả
- Chức năng mượn trả
- Chức năng tra cứu tìm kiếm
- Chức năng thống kê, báo cáo

3.1.1. Chức năng quản lý sách gồm
- Nhập thông tin về sách
- Sửa thông tin về sách
- Huỷ thông tin về sách
- Thanh lý sách

* Giải thích:
Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách
như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản,
ngày nhập, số lượng, nơi để.... vào cơ sở dữ liệu.
Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách
do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và
cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách.
Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không
có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện
loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó .
Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã
từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán,
chuyển nhượng ....) ra khỏi kho lưu trữ.
3.1.2. Chức năng quản lý độc giả gồm

- Nhập các thông tin về độc giả .
- Sửa thông tin về độc giả .
- Huỷ thông tin về độc giả .
*Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giả, thực
hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như : Số thẻ thư viện của
độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ,
ngày hết hạn ....
Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thông qua
chức năng sửa độc giả.
Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà
học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại
khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL.
3.1.3. Chức năng quản lý mượn trả gồm
- Mượn sách
- Trả sách
- Xử lý quá hạn
*Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với độc giả khi
đến mượn hoặc trả sách .
Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư viện kiểm
tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả...). Nếu hợp lệ độc giả sẽ được
phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãn những
điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chối. Chức năng mượn trả cũng
lưu qúa trình mượn trả của độc giả vào CSDL.
Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửi
đến độc giả yêu cầu trả sách. Độc giả trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức
kỷ luật của thư viện. Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lưu vào
CSDL.
3.1.4. Chức năng tra cứu gồm
- Tra cứu sách
- Tra cứu độc giả

- Tra cứu mượn trả
TKmượn/trả
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn/ trả
Tra cứu Thống kê
Nhập
Huỷ bỏ
Sửa đổi
Thanh lý
Nhập
Huỷ bỏ
Sửa đổi
Mượn sách
Trả sách
Xử lý quáhạn
Tra cứu sách
Tra cứu độc giả
Tra cứu mượn trả
TK sách
TK độc giả
* Giải thích :
Chức năng này được ba phần :
+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứu
tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả
của cuốn sách đó.
+ Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên
quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp
chuyên, khoá học....
+ Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn
trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn

trả của một độc giả .
3.1.5. Chức năng thống kê gồm có :
- Thống kê sách
- Thống kê độc giả
- Thống kê trả mượn trả
*Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá
trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác
nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm
phục vụ cho mục đích tốt hơn .
3.2. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:





* Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là một loạt biểu đồ diễn tả sự
phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một
chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền
các nút, là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây .
* Đặc điểm của các BPC là :
- Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức
năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thường ở mức diễn tả lôgic).
- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên
xuống .
- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho
thấy trình tự xử lý.
- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng .
Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được
sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ
thống đơn giản. Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dưới

dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở
trên là không thể châm trước được. Lúc đó ta thường dùng biểu đồ luồng dữ
liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC.
3.3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU :
3.3.1. Dữ liệu vào ra của hệ thống .
Hệ thống quản lý thư viện có các luồng dữ liệu vào ra như sau:
+ Dữ liệu gồm có :
- Thông tin về các đầu sách
- Thông tin về tác giả
- Thông tin về mượn sách
- Thông tin về trả sách
- Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo.......
+ Dữ liệu ra :
- Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả
- Thông báo quá hạn
- Các thông tin tra cứu được
- Các yêu cầu của thư viện
3.3.2. Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu :
* Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích
diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau :
- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ
qua câu hỏi “Làm như thế nào ?”
- Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô
tả .
- Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó.
* * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng năm loại yếu tố
sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng
.
<1> . Các chức năng :
+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi,

giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới )
+ Biểu diễn : Một chức năng thường được biểu diễn (trong BLD) bởi một
hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó .

Tên chức năng phải là một động từ, cho phép hiểu một các vắn tắt chức năng
này làm gì: VD


<2>. Các luồng dữ liệu :
+ Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một
chức năng nào đó .
Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được chuyển
đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết
Tên chức
năng
Thống kê
sách
Quản lý bạn
đọc
quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay
điện thoại v..v.. ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn
đọc ), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện ). Chú ý rằng mọi
luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một
luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng.
Biểu diễn : Một luồng dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng một mũi tên,
trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu .
Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu
được chuyển giao.VD

Tên độc giả
<3>. Các kho dữ liệu :
+ Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại,
để có thể được truy nhập nhiều lần về sau .
Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai đoạn thẳng
nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu .

Tên kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu
được lưu trữ . VD
Độc giả
<4> Các đối tác.
+ Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một
thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống .
+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có
tên các đối tác .

Tên đối tác
Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ?
VD:
<5> Các tác nhân trong :
+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ
thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các
phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình .
Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu
+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu
cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con).
Tên tác nhân
Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình
thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức.

Mỗi mức là một tập hợp các BLD :
3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :

Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có
một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng
thông tin với các đối tác .

Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của
hệ thống. Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ
trước sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau.
Độc giả Cán bộ quản lý
Quản lý thư viện Độc giả
Cán bộ quản lý
Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện bao gồm :
- Có hai tác nhân ngoài là :
+ Độc giả
+ Cán bộ quản lý
- Chức năng hệ thống : Quản lý thư viện
thông tin
yêu cầu độc giả yêu cầu
thông tin, yêu cầu
TV báo cáo,thốngkê
3.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh :
Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức
2,3,4,...., mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, được thành lập như sau:
- Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu
BLD, ở mức dưới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó
theo cách sau :
+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ;
+ Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhưng phải vào

hay ra ở chức năng con thích hợp ;
+ Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ
đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.
Trong biểu đồ này :
- Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn
- Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là :
Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mượn trả ; Tra cứu tìm kiếm ;
Thống kê- báo cáo.
- Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất
hiện các kho dữ liệu .
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh