MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐA NGÀNH HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐA NGÀNH HÀ NỘI
I. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ
1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty
Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng
Nhà máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện
tổ chức bộ máy quản lý nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu
và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lý của Công ty còn
tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm
bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý Công ty trong điều hành sản
xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính
năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ
tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm
chi phí trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào
xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng
lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc
làm và thu nhập cho người lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng
Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp
nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng
bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi
mới.
- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ
ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người
lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu

lực quản lý , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất
kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu
hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn,
chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
- Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm
soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa
nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
3. Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty
- Hoàn thiện bộ máy quản lý tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền
lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống
quyền lực nào.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải chú ý đến việc phân công rõ ràng
nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của
Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý
Là một Công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải dựa trên
những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động
có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi
điều kiện của nền kinh tế thị trường.
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
HĐQT
Tổng Giám đốc
P kinh doanh PTổ chức hành chính P Tchính kế toán
GĐ điều hành
Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật Phòng vật tư
Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức,

do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một
thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lý của Công ty, cộng với những kiến thức đã được
học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với
mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy quản lý.
Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ
trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa Tổng
Giám đốc với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn
nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa
mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Tổng
Giám đốc Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết
định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc sẽ được
thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn.
1.1. Ban Giám đốc
Bảng 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty
STT Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào
tạo
Trình độ
chuyên
môn
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ lý
luận chính trị
1 Tổng Giám đốc KS. Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
2 GĐ Điều Hành KS. Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp

3 QĐốc Nhà máy Ks.xd khoa
máy
Trên ĐH C C Sơ cấp
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lý với quy mô và
tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu,
đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung
thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì
Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh
doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về
kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao
tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và
khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh
doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài.
Bảng 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới
Stt Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào
tạo
Trình độ
chuyên môn
Ngoại
ngữ
Tin
học
Trình độ
LL-CT
1 Tổng Giám đốc Ks Cơ khí Trên Đại
học
C C Trungcấp

2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp
3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng
khoa máy
Trên ĐH C C Trungcấp

1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới
ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lý nhân
sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối
với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của
Tổng Giám đốc và tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao
động.... Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế
toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải
bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc và
tham mưu cho Tổng Giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc,
tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt Tổng Giám đốc trong một số trường
hợp nếu được sự uỷ quyền của Tổng Giám đốc. Khi hình hành nên phòng này thì trợ
lý nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính dữ. Do nhiệm vụ
và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này
không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến
hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42
tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một
cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ
thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng. Còn bộ phận cố vấn đo không
làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung
phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ
chức hành chính:
- Chức năng:

+ Giúp cho Tổng Giám đốc Công ty trong việc thực hiện các phương án sáp
xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và
điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên
nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp Tổng Giám đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công
việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan
hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương
và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một
cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lý toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các
điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang
thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý.
Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa
các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế
chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ,
thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ
công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên
chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính
sách đối với người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp
Tổng Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như
các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải
quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.