Những vấn đề lý luận chung về kế hoạch trong doanh nghiệp

Những vấn đề lý luận chung về kế hoạch trong doanh nghiệp
1. Khái quát chung về kế hoạch trong doanh nghiệp
1.1. Khái niệm về kế hoạch trong doanh nghiệp
Từ lâu trong các doanh nghiệp các nhà quản lý doanh nghiệp luôn đặt ra cho doanh
nghiệp mình những mục tiêu, những hướng đi mà doanh nghiệp sẽ đi trong tương lai.
Những mục tiêu, cái đích đó được cụ thể hóa trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Nhưng chiến lược là một tầm nhìn xa trong tương lai, nó nói lên viễn cảnh mà doanh
nghiệp muốn có được vì vậy để cụ thể hóa chiến lược phát triển của doanh nghiệp thì cần
có các kế hoạch cụ thể trong ngắn hạn và trung hạn để thực hiện các quyết định trong chiến
lược. Tuy nhiên do kế hoạch hóa trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý trong doanh
nghiệp nên nó có vai trò tích cực và tiêu cực nhất định nếu không được sử dụng một cách
linh hoạt. Nó đóng vai trò tích cực khi giúp cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận
hành trơn tru, tránh được những sai lầm nhưng đôi khi nếu quá cứng nhắc theo kế hoạch
thì nó sẽ kìm hãm sự sáng tạo, linh hoạt trong hoạt động để đối phó với những biến đổi
ngoài kế hoạch. Vậy hiểu theo cách chung nhất thì kế hoạch hóa là một phương thức quản
lý theo mục tiêu, nó là hoạt động của con người trên cở sở nhận thức và vận dụng các quy
luật xã hội và tự nhiên đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế
kĩ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu
thống nhất.
Vì vậy kế hoạch ở đây có thể bao trùm ở những quy mô và phạm vi khác nhau. Nó
có thể là kế hoạch hóa nền kinh tế nói chung trên phạm vi cả nước, bao trùm lên tất cả các
ngành kinh tế. Hoặc nó cũng có thể là kế hoạch hóa cho từng ngành kinh tế riêng lẻ, hay có
thể là kế hoạch hóa vùng, địa phương trên phạm vi một vùng lãnh thổ nhất định, và ở cấp
độ nhỏ nhất nó là kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Vậy kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
hay là kế hoạch hóa hoạt động sản xuất doanh nghiệp là phương thức quản lý của doanh
nghiệp theo mục tiêu, nó bao gồm các hành vi can thiệp của chủ thể doanh nghiệp tới các
hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục đích đạt được mục tiêu đề ra cho doanh nghiệp.
Như vậy kế hoạch hóa trong doanh nghiệp thể hiện được kĩ năng dự báo các xu
hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt
được, tổ chức triển khai các hành động để đạt được mục tiêu đề ra, nó bao gồm các bước:
Soạn lập kế hoạch, đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất vì chỉ có

nhờ lập kế hoạch chính xác dựa trên các thông tin đầy đủ về thực trạng của doanh nghiệp,
trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động mà doanh nghiệp đang nắm giữ, tiềm lực về vốn
của doanh nghiệp… để từ đó có thể tìm ra điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp từ đó
mà có thể phát huy được hết các tiềm năng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng cần dựa
trên các phân tích về điều kiện môi trường bên ngoài của doanh nghiệp như xu hướng biến
động của nhu cầu thị trưòng, tình hình phát triển kinh tế xã hội của đất nước, tình hình
chính trị xã hội trong nước… từ đó tìm ra những cơ hội, thách thức mà thị trường đem lại.
Để từ đó có những phương án tận dụng tốt nhất những cơ hội mà thị trường đem lại hay là
có các phương án để đối phó với những thách thức từ thị trường để giúp cho doanh nghiệp
vượt qua những thách thức đó với mục đích cuối cùng là đạt được mục tiêu mà doanh
nghiệp đề ra. Để những mục tiêu đề ra không mang tính chủ quan mà phải có căn cứ dựa
trên các nguồn lực bên trong doanh nghiệp và điều kiện bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy
bản kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành thông qua việc trả lời các câu hỏi là doanh
nghiệp đang đứng ở đâu? Doanh nghiệp muốn đi đến đâu? Và làm thế nào để đi đến đó?
Bước tiếp theo là tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá, điều chỉnh kế hoạch.
Sau khi đã soạn lập được một kế hoạch hoàn chỉnh, phù hợp với mục tiêu và khả năng của
doanh nghiệp rồi thì việc tổ chức triển khai thực hiện nó như thế nào là rất quan trọng, nó
thể hiện sự phối hợp hành động giữa các bộ phận, đơn vị chức năng trong doanh nghiệp
nhằm thực hiện một mục tiêu chung của doanh nghiệp đã được đặt ra trong bản kế hoạch.
Nó thể hiện cách thức huy động các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp như thế nào,
hơn thế nữa là việc sử dụng các nguồn lực sao cho có hiệu quả nhất. Việc tổ chức thực hiện
không đơn thuần chỉ là việc triển khai các hoạt động cần thiết mà nó còn là quá trình dự
báo những thay đổi của thị trưòng hay những phát sinh bất ngờ trong quá trình thực hiện và
khả năng ứng phó với những thay đổi, phát sinh đó của doanh nghiệp. Còn quá trình kiểm
tra đánh giá giúp cho doanh nghiệp thúc đẩy quá trình thực hiện, phát hiện ra những biến
đổi bất ngờ trong quá trình thực hiện và tìm ra những nguyên nhân gây ra những biến đổi
đó để từ đó tìm cách khắc phục những phát sinh đó. Còn công tác đánh giá sẽ giúp cho
doanh nghiệp đánh giá những mặt đạt được và những mặt hạn chế chưa đạt được để từ đó
rút ra những bài học kinh nghiệm từ những thành công và thất bại đó. Với những bài học
kinh nghiệm đó sẽ giúp cho doanh nghiệp trong công tác xây dựng kế hoạch sau này được

tốt hơn.
1.2.Chức năng của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp với tư cách là công cụ quản lý theo mục tiêu vì vậu
nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vi mô trong doanh nghiệp, nó được thể hiện
qua các chức năng sau đây.
 Chức năng ra quyết định. Kế hoạch hóa cho phép ta xây dựng quy trình ra quyết
định và phối hợp các quyết định. Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận, đơn vị chức
năng khác nhau và mỗi bộ phận đơn vị chức năng này có những vai trò khác nhau trong
doanh nghiệp. Nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong quá
trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp vì vậy kế hoạch hóa sẽ giúp cho quá
trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất để tránh tình trạng
xung đột giữa các đơn vị bộ phận. Nhưng khi đã ra được quyết định rồi thì việc phối hợp
các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác biệt giữa các
quyết đinh của các bộ phận chức năng cho nên nó cần có công tác kế hoạch hóa để phối
hợp các quyết định đó sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành suôn sẻ.
Đây có thể là một trong những điểm mạnh của hệ thống kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
 Chức năng quyền lực, khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với
những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như là một bản
tuyên bố của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và các nhân viên trong doanh
nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó sẽ ghi rõ
những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục tiêu
nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoach thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đã khẳng định
quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên. Nhờ có kế
hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý và
từ đó sẽ giúp cho mọi người đều có thể tham gia đóng góp ý kiến vào bản kế hoạch.
 Chức năng giao tiếp, kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có chức năng giao tiếp vì nó
tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với
nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và
những vấn đề trong doanh nghiệp. Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất nó sẽ góp
phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp với

nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác nhau có thể nắm bắt được những thông tin
và các hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án hoạt động
cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phòng ban bộ phận khác để đảm bảo cho mục
tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra.
Bản kế hoạch với tư cách là một tài liệu chứa đựng các chiến lược phát triển của
doanh nghiệp trong tương lai, trong đó còn chứa đựng các kế hoạch hành động của các bộ
phận chức năng trong doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch Marketing,
kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên cứu triển khai... Cũng như kế
hoạch tổng thể của doanh nghiệp. Vì vậy kế hoạch sẽ đóng vai trò như một kênh thông tin
từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban chức năng cũng như tới từng nhân viên trong doanh
nghiệp để huy động nguồn lực giúp thực hiện các mục tiêu đề ra đồng thời phản hồi
những thông tin từ dưới lên tới ban lãnh đạo về quá trình thực hiện kế hoạch, từ thông tin
phản hồi đó mà ban lãnh đạo có thể kiểm tra đánh giá được công tác tổ chức thực hiện nếu
thấy những sai lệch sẽ có phương án điều chỉnh. Kế hoạch không chỉ đóng vai trò là kênh
thông tin dọc mà nó còn có chức năng là kênh thông tin ngang giữa các phòng ban chức
năng. Vì các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết nên việc trao đổi
thông tin với nhau giữa các phòng ban là rất quan trọng, nó sẽ giúp cho các bộ phận nắm
được tiến độ của các bộ phận khác từ đó có những điều chỉnh để kế hoạch bộ phận cũng
như kế hoạch tổng thể đi đúng tiến độ.
1.3. Nguyên tắc kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Khi chúng ta làm một việc gì thì thông thường đều có những nguyên tắc nhất định. Vì
vậy trong công tác kế hoạch hóa cũng không thể không có những nguyên tắc trong xây
dựng kế hoạch. Nhờ có những nguyên tắc này sẽ giúp cho bản kế hoạch được xây dựng
một cách hợp lý, sát với thực tế hơn và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Kế hoạch
hóa trong doanh nghiệp được tuân theo những nguyên tắc sau đây.
Nguyên tắc thống nhất, do doanh nghiệp được cấu thành từ nhiều bộ phận khác nhau,
mỗi bộ phận có hoạt động chức năng riêng lẻ khác nhau. Cho nên trong công tác quản lý
doanh nghiệp cần có sự thống nhất để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thống
nhất. Trong doanh nghiệp có các mối quan hệ dọc và mối quan hệ ngang. Mối quan hệ dọc
thể hiện quan hệ từ trên xuống giữa ban lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban chức

năng cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp và mối quan hệ này cũng thể hiện quan
hệ quyền lực lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp với các nhân viên. Còn mối quan hệ
ngang là mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau, nó thể hiện quan hệ tác
nghiệp trao đổi thông tin với nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhờ có mối quan
hệ này mà các bộ phận trong doanh nghiệp có thể nắm bắt hoạt động của nhau từ đó có thể
giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện. Trong doanh nghiệp có nhiều đơn vị chức năng
với các kế hoạch của riêng mình để thực hiện chức năng của mình. Cho nên có sự phân
định rất rõ ràng giữa về chức năng giữa các bộ phận. Nhưng khi các bộ phận tiến hành xây
dựng kế hoạch cho bộ phận mình đều phải căn cứ vào chiến lược phát triển của doanh
nghiệp nhằm thực hiện những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp vì vậy kế hoach tổng
thể của doanh nghiệp không thể chỉ là sự lắp ghép đơn thuần của các bộ phận mà nó còn
phải là một hệ thống các kế hoạch có liên quan chặt chẽ với nhau thể hiện sự thống nhất từ
trên xuống và giữa các kế hoạch bộ phận.
Nguyên tắc tham gia, nguyên tắc này có mối quan hệ với nguyên tắc thống nhất,
theo đó thì nguyên tắc này cho phép mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể tham
gia đóng góp ý kiến vào quá trình xây dựng kế hoạch. Nhờ có sự tham gia này mà bản kế
hoạch sẽ thể hiện đầy đủ ý chí của mọi thành viên trong doanh nghiệp chứ không của riêng
ban lãnh đạo. Nó thể hiện sự thống nhất giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nếu
nguyên tắc này được thực hiện một cách đầy đủ thì nó sẽ đem lại những lợi ích sau. Thứ
nhất các thành viên trong doanh nghiệp có thể trao đổi thông tin cho nhau nhờ đó mà họ sẽ
có được những hiểu biết sâu sắc hơn về doanh nghiệp cũng như các hoạt động của các bộ
phận trong doanh nghiệp. Nhờ đó mà bản kế hoạch sẽ nhận được đầy đủ thông tin từ mọi
phía phản ánh chính xác tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nhờ có sự tham
gia của các thành viên trong doanh nghiệp mà bản kế hoạch sẽ không còn là của riêng ban
lãnh đạo doanh nghiệp nữa mà nó sẽ là sản phẩm của tất cả mọi thành viên trong doanh
nghiệp. Khi đây đã là sản phẩm của toàn thể doanh nghiệp thì các thành viên sẽ cảm thấy
mình có trách nhiệm với bản kế hoạch và cố gắng thực hiện một cách tốt nhất bổn phận
trách nhiệm của mình trong bản kế hoạch, từ đó sẽ giúp bản kế hoạch được thực hiện có
hiệu quả hơn. Cho phép mọi người tham gia vào công tác kế hoạch hóa sẽ giúp cho mọi
người phát huy được tính chủ động sáng tạo của họ, tạo cho họ có động lực để lao động có

hiệu quả hơn. Để có thể thu hút được mọi người cùng tham gia xây dựng và thực hiện kế
hoạch của doanh nghiệp thì ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần có những chính sách mô
hình khuyến khích mọi người tham gia, làm cho họ cảm thấy khi tham gia vào công tác kế
hoạch hóa họ có được lợi ích trong đó.
Nguyên tắc linh hoạt, do các doanh nghiệp hoạt đông trong nền kinh tế thị trường,
với rất nhiều biến động diễn ra từng ngày từng giờ. Cho nên công tác kế hoạch hóa không
thể cứng nhắc mà đòi hỏi phải luôn linh hoạt chủ động để có thể đối phó được với những
thay đổi bất ngờ của thị trường. Kế hoạch được xây dựng càng linh hoạt mềm dẻo thí sẽ
càng giảm thiểu được những rủi ro do thay đổi của thị trường gây ra. Nguyên tắc linh hoạt
được thể hiện thông qua các yếu tố sau. Kế hoạch được xây dựng phải có nhiều phương án,
mỗi phương án là một kịch bản mô phỏng tương ứng với từng điều kiện thị trường và cách
huy động nguồn lực cụ thể. Trong xây dựng kế hoạch thì thì chúng ta không chỉ xây dựng
kế hoạch chính mà còn phải xây dựng những kế hoạch phụ, kế hoạch dự phòng và kế
hoạch bổ sung, để trong những tình huống bất khả kháng chúng ta có thể thay đổi kế
hoạch hành động. Các kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục.
Do trong các kế hoạch đều đặt ra các mục tiêu cho tưong lai mà tương lại là một thứ xa vời
khó nắm bắt vì vây người lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra để
phát hiện những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân của những
phát sinh đó để từ đó có những điều chỉnh và bước đi phù hợp để giải quyết những vấn đề
phát sinh đảm bảo cho kế hoạch đi đúng hướng. Nhờ có tính linh hoạt trong xây dựng và
thực hiện kế hoạch mà các nhà xây dựng và thực hiện kế hoạch không cảm thấy kế hoạch
là sự cứng nhắc mang tính rằng buộc và bị kế hoạch chi phối mà trái lại họ cảm thấy họ là
người chủ động trong công tác xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch, họ thấy mình là
chủ thể kế hoạch chi phối kế hoạch chứ không phải bị kế hoạch chi phối.
1.4. Phân loại kế hoạch trong doanh nghiệp.