THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG TRUNG ƯƠNG

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG TRUNG ƯƠNG
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần Giống cây trồng Trung ương là một đơn vị thống nhất độc
lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động tài chính kế toán. Mặt khác Công ty
có đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh khá tập trung, có kỹ thuật xử lý thông
tin hiện đại, nhanh chóng. Vì vậy bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tập
trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán. Toàn bộ công tác kế toán từ tiếp nhận
chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin…được thực hiện tại phòng tài chính kế toán tại trụ
sở chính. Tại các xí nghiệp thành viên, các đơn vị trực thuộc không hình thành bộ
máy nhân sự riêng mà chỉ có các nhân viên kế toán thống kê. Các nhân viên kế
toán thống kê này thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại cơ sở
của mình nhưng không lập báo cáo tài chính mà gửi số liệu về phòng tài chính kế
toán của Công ty.
Sơ đồ 04: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpKế toán hàng hoáKế toán công nợKế toán vât tư, TSCĐKế toán TM, TGNH, tiền lươngThủ quỹ
Nhân viên kế toán thống kê tại các đơn vị trực thuộc
Công tác kế toán được thực hiện bằng phần mềm Fast Accounting. Phần mềm kế
toán nàydo Công ty đặt mua và được thiết kế cho phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động
sản xuất kinh doanh của mình.
Bộ máy kế toán tại Phòng tài chính kế toán ở trụ trở chính của Công ty gồm có 7
người bao gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán hàng hoá, Kế toán vật tư,
TSCĐ, Kế toán công nợ, Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền lương, thủ quỹ. Tại các đơn vị trực
thuộc có các nhân viên kế toán thống kê. Mỗi đơn vị trực thuộc có từ 1-2 nhân viên kế toán
tuỳ theo quy mô và khối lượng công việc của từng đơn vị.
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn về tài
chính kế toán cho Tổng giám đốc. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức, tổng hợp công tác
kế toán của Công ty từ các đơn vị trực thuộc, văn phòng Công ty và toàn Công ty; phản
ánh, giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình thu nợ; đảm bảo cung cấp

đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán của từng đơn vị và toàn Công ty; báo
cáo với Tổng giám đốc những vấn đề về công tác tài chính kế toán còn tồn tại, về việc thực
hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, chấp hành chế độ kê toán, quy chế của Công ty.
Kế toán hàng hoá: Kế toán hàng hoá có trách nhiệm tíêp nhận các chứng từ như hoá
đơn, vận đơn,… thực hiện việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phần hành mà
mình phụ trách, trực tiếp quản lý các tài khoản về sản phẩm, hàng hoá, doanh thu, các
khoản giảm trừ, giá vốn, chi phí ban hàng, công nợ và các tài khoản có liên quan khác; lập
các báo cáo quản trị có liên quan như báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ…; báo cáo lên
Kế toán trưởng những vấn đề về nghiệp vụ, chuyên môn, hàng hoá,…; phối hợp nhịp
nhàng, ăn ý với các bộ phận có liên quan.
Kế toán vật tư, TSCĐ: Tiếp nhận và ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh liên quan đến vật tư, TSCĐ; trực tiếp quản lý các tài khoản như 211, 214, 152, 153,
121,…;thực hiện phân loại tài sản hiện có của Công ty, theo dõi tình hình tăng, giảm, trích
khấu hao, theo dõi tình hình nhập, xuât vật tư; báo cáo với Kế toán trưởng những vấn đề có
liên quan đến vật tư, TSCĐ.
Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ hiện có của Công ty chủ yếu là tình
hình công nợ với khách hàng và với ngân hàng; phụ trách về mảng thuế và tình hình thực
hiện nghĩa vụ với nhà nước; báo cáo với kế toán trưởng những vấn đề có liên quan đến
thuế, công nợ.
Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền lương: Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
gốc, viết phiều thu, phiếu chi, lập sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi để đối chiếu với thủ quỹ,
với sổ phụ ngân hàng, quản lý các tài khoản 111, 112, 141, 515, 635, 311 ; tính lương, các
khoản trích theo lương và quản lý các tài khoản liên quan đến tiền lương như: 334, 338;
ngoài ra còn quản lý các tài khoản liên quan đến việc thanh toán nội bộ giữa Công ty và
các đơn vị trực thuộc như: 136, 336; quản lý tài khoản chi phí quản lý doanh nghiêp (642).
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu tại văn phòng trung tâm, các đơn vị trực thuộc
và toàn Công ty, lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành; ngoài
ra Kế toán tổng hợp còn quản lý các tài khoản nguồn vốn, các quỹ doanh nghiệp trong đó
có vốn cổ phần.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào

phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ, ghi sổ quỹ cuối ngày đối chiếu sổ quỹ với
sổ chi tiết của kế toán tiền mặt. Đề xuất ý kiến với Kế toán trưởng và xin hướng giải quyết
khi phát sinh công việc ngoài quy chế quy định.
Nhân viên kế toán thống kê tại các đơn vị trực thuộc: Thực hiện hạch toán ban đầu
theo chế độ báo sổ, không lập báo cáo tài chính mà chỉ lập báo cáo kế toán quản trị theo
yêu cầu của nhà quản lý.
Do trong bộ máy quản lý của Công ty quyền hành được tập trung lên bộ máy kế
toán được tổ chức tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán
2.2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Việc thực hiện công tác kế toán tại Công ty tuân thủ theo 26 Chuẩn mực Kế toán
Việt Nam được Bộ Tài chính ban hành như sau:
- Quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 ban hành và công
bố bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1). Hướng dẫn chi tiết thi hành quyết định này
cũng đã được Bộ Tài chính ban hành thông qua Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày
09/10/2002.
- Quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 ban hành và công bố sáu Chuẩn
mực Kế toán Việt Nam (đợt 2). Hướng dẫn chi tiết thi hành quyết định này cũng đã được
Bộ Tài chính ban hành qua Thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003.
- Quyết định 234/2005/QĐ-BTC ngày 20/12/2003 ban hành và công bố sáu Chuẩn
mực Kế toán Việt Nam (đợt 3). Hướng dẫn chi tiết thực hiện quyết định này được Bộ Tài
chính ban hành qua Thông tư 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2006.
- Quyết định 12/2005/QĐ-BTC ngày 15/02/2005 ban hành và công bố sáu Chuẩn
mực Kế toán Việt Nam (đợt 4). Hướng dẫn chi tiết thi hành quyết định này được Bộ Tài
chính ban hành thông qua Thông tư 20/2006/TT-BTC ngày 20/03/2006.
- Quyết định 100/2005/QĐ-BTC ngày 28/12/2005 ban hành và công bố bốn Chuẩn
mực Kế toán Việt Nam (đợt 5). Hướng dẫn chi tiết thi hành quyết định này được Bộ Tài
chính ban hành qua Thông tư 21/2006/TT-BTC ngày 20/03 năm 2006.

Tuân thủ các quyết định và thông tư hướng dẫn các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam
nói trên, Ban Giám đốc Công ty đã lựa chọn các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam có thể áp
dụng được đối với hoạt động kinh doanh của Công ty để lập Báo cáo tài chính.
2.2.2. Chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo tài chính
Về chứng từ kế toán: Hiện nay Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ do
Bộ Tài chính ban hành. Danh mục các chứng từ như sau:
- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán
tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, …
- Chứng từ về hàn tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm
vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá,
bảng kê mua hàng.
- Chứng từ về lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm
giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường,…
- Chứng từ về tài sản cố đinh: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao
TSCĐ
- Các chứng từ khác: Hoá đơn Giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ...
Căn cứ vào quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo Chế độ kế toán Việt Nam,
dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý các đối tượng kế toán của mình, Công ty đã thiết lập quy
trình luân chuyển chứng từ cho phù hợp.
Ví dụ quy trình luân chuyển chứng từ về tăng, giảm TSCĐ.
Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ
Ban Tổng Giám đốc.Hội đồng giao nhận, thanh lýKế toán TSCĐ
Nghiệp vụ TSCĐ Bảo quản, lưu trữ
Quyết định tăng, giảm, thanh lýGiao nhận TSCĐ và lập biên bảnLập hoặc huỷ thẻ TSCĐ
Như vậy Công ty đã thực theo Chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm hầu hết các

tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 trừ một số tài khoản như
113, 158, 461, 466. Mặt khác do đặc điểm đối tượng cần quản lý của Công ty lên Công ty
đã mở các tài khoản cấp 2, cấp3.
Ví dụ về tài khoản 641: “ Chi phí bán hang” và tài khoản 642: “Chi phí quản lý
doanh nghiệp”.
Bảng 01: Tài khoản 641: “ Chi phí bán hàng”
Cấ
p Mã Tên
1 641 Chi phí bán hàng
2 6411 Chi phí nhân viên bán hàng
2 6412 Chi phí vật liệu bao bì
2 6413 Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng
2 6414 Chi phí bảo hành sản phẩm
2 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
3 64171 Chi phí bốc vác, chế biến, đóng gói
3 64172 Chi phí vận chuyển
3 64173 Chi phí điện, điện thoại, điện nước, vệ sinh
3 64174 Chi phí chuyển giao công nghệ
3 64175 Chi phí bảo quản, xử lý giống
3 64178 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác
2 6418 Chi phí bằng tiền khác
3 64181 Công tác phí
3 64182 Chi phí bán hàng
3 64183 Chi phí tiếp khách, giao dich
3 64184 Hao hụt lấy mẫu
3 64185 Chi phí chào hàng, quảng cáo, khảo sát thị trường
3 64188 Chi phí bằng tiền khác
Bảng 02: Tài khoản 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Cấ
p Mã Tên

1 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
2 6421 Chi phí nhân viên quản lý
3 64211 Chi phí bảo hiểm xã hôi, kinh phí công đoàn
3 64212 Chi phí lương cho nhân viên quản lý
2 6422 Chi phí vật liệu quản lý
2 6423 Chi phí công cụ đồ dùng
2 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ cho quản lý
2 6425 Thuế, phí,lệ phí
3 64251 Thuế nông nghiệp
3 64252 Tiền thuê đất
3 64253 Thuế môn bài
3 64258 Thuế và lệ phí khác
2 6426 Chi phí dịch vụ mua ngoài
3 64261 Chi phí điện, nước
3 64262 Chi phí điên thoại
3 64268 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác
2 6427 Chi phí bằng tiền khác
3 64271 Chi phí tiếp khách, giao dich doanh nghiệp, hội họp
3 64272 Công tác phí
3 64278 Chi phí bằng tiền khác
Về hệ thống sổ kế toán: Công ty tổ chức sổ kế toán theo hình thức chứng từ
ghi sổ. Công tác kế toán được thực hiện bằng phần mềm Fast Accounting. Phần mềm kế
toán này do Công ty đặt mua và được thiết kế cho phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình.
Sơ đồ 06: Sơ đồ xử lý nghiệp vụ kế toán
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phê duyệt để dùng làm dữ liệu nhập vào
máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tiến hành xử lý các dữ liệu kế toán thành các thông tin kế
toán có ích dưới dạng các sổ kế toán, các báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo
cáo quản trị. Do công ty tổ chức sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên các loại sổ

kế toán của Công ty bao gồm: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các
sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Ch ng tứ ừ
k toánế
- B ng t ngả ổ
h p ch ng tợ ứ ừ
-Các s chiổ
ti t, t ng h pế ổ ợ
- Các báo cáo
PH N M MẦ Ề
“FAST