MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
I. Mô tả hệ thống:
Quy trình bán hàng của công ty bắt đầu bằng việc nhận đơn hàng từ phía khách hàng .
nhận đơn đặt hàng từ khách hàng bằng điện thoại, trực tiếp, fax, e-mail , tiếp nhận thông
tin về khách hàng, sản phẩm đặt hàng, và lưu trữ vào kho đơn đặt hàng, hẹn ngày đàm
phán giữa hai bên.để đảm bảo cho quan hệ mua bán hàng diễn ra được chắc chắn (nhất là
đối với một số mặt hàng có giá trị và kỹ thuật cao) người mua cần phải đặt cọc trước một
khoản tiền nhất định và gửi đến công ty theo quy ước của cả hai bên. người mua hàng có
thể mua hàng ngay mà không cần thông qua đơn đặt hàng.nhân viên bán hàng phải luôn
luôn xem xét tình trạng hàng hóa trong kho để đáp ứng những thông tin cần thiết khi tiếp
nhận đơn đặt hàng. sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng nhân viên có nhiệm vụ phải gom đơn
đặt hàng trong ngày và kiểm tra tính hợp pháp của đơn đặt hàng.
Hàng ngày nhân viên bán hàng phải xử lý những đơn đặt hàng đã đến hẹn .nếu
không có khách hàng (người đại diện) thì thực hiện việc tạm xóa đơn đặt hàng, và thực
hiện loại bỏ hoàn toàn sau đó nếu đơn đặt hàng đó không có giá trị. nếu có thì xử lý giống
như với khách hàng thỏa thuận trực tiếp không thông qua việc đặt hàng: tiến hành thỏa
thuận ngay và lập hóa đơn nếu có sự đồng ý của hai bên đồng thời thỏa thuận phương thức
thanh toán phương thức thanh toán được áp dụng ở hai dạng: thanh toán ngay hoặc cho nợ
có thỏa thuận. sau đó gửi hóa đơn đến kho để xuất hàng đồng tiến hành ký kết việc giao
hàng và thanh toán (trừ đi số tiền khách được đặt cọc đối với đơn đặt hàng). việc ký kết
phải được tiến hành bởi : người bán hàng(người lập hóa đơn ) , người giao hàng, người
phụ trách kinh doanh và khách hàng. công ty có kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa
khác nhau như :linh kiện máy tính, máy chủ , phần mềm chuyên dụng... và với loại hàng
cao cấp khi bán phải cần có sự thỏa thuận chi tiết giữa bên bán và mua hàng.
Đi kèm với hóa đơn bán hàng là phiếu bảo hành đối với sản phẩm đem bán. nhân
viên phải viết phiếu bảo hành cho sản phẩm đó và giao cho khách hàng có sự ký kết của
hai bên và vào sổ lưu
Sau khi bán hàng nhân viên phải tổng hợp thông tin và gửi lên phòng phụ trách kinh
doanh của công ty do phòng kinh doanh của công ty phải thu thập các thông tin để kiểm tra
và chuyển cho bộ phận admin dể admin caapj nhật dữ liệu lên website đòng thời đánh giá
tình hình kinh doanh chung của toàn công ty.

yêu cầu đối với hệ thông tin:
- tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu.
- nhận các hóa đơn bán hàng cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu
- lập phiếu bảo hành cho sản phẩm bán , vào sổ lưu
- tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợ quá hạn
với từng khách hàng (công ty,cửa hàng phân phối sản phẩm )
- theo dõi tình hình hàng hóa tồn đọng của từng loại mặt hàng
- in các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiết đối
việc bán hàng hoặc do yêu cầu của phòng quản lý.
- tổng hợp thông tin gửi lên phòng quản lý của công ty

II. Phân tích nhu cầu tin học hóa của hệ thống:
Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu cầu
của hệ thống trợ giúp bán hàng. quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợp thông tin mặt
hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông tin là tuyệt đối. đối
với một công ty thì thông tin về hàng hóa là rất lớn và đa dạng. để đáp ứng nhu cầu tổng
hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa ... được an toàn nhanh nhạy chính xác
thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà bắt buộc phải tin học hóa gần như
hoàn toàn quy trình trong hệ thống. chỉ có việc lập đơn hàng, việc đưa ra điều kiện kết
xuất, lọc, điều kiện tổng hợp ... là thực hiện bán tự động. điều này cũng là điều tối cần thiết
của hệ thông tin mà thông tin này bắt buộc phải được cung cấp từ bên ngoài.
Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nói chung
và rất cần thiết đối với việc kinh doanh đối công việc kinh doanh . dữ liệu phải được bảo
vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét và chỉnh sửa dữ liệu
Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lý
nghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn ,chi phí đảm bảo thông tin công ty luôn
luôn chính xác. hệ thống được xây dựng mang tính khách quan sát thực, thân thiện với
người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tác bán hàng và
kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao.