THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY HTI

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
HTI
2.1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp - Kế toán TSCĐ
Kế toán thanh toán
Kế toán quỹ
Kế toán ngân hàng và chi tiết
Sơ đồ 02. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hơp
với có cấu quản lý gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả. Phòng kế toán tài chính của
công ty gồm 5 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên.
Kế toán trưởng: là người giúp tổng giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trong công
ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Kế toán trưởng là người
phụ trách chung, có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế
toán thống kê tài chính trong công ty.
Phó phòng kế toán tài chính – kế toán ngân hàng và chi tiết: có nhiệm vụ trực
tiếp giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi công tác. Thực hiện thanh toán nội
bộ cho cán bộ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ hóa đơn chi
tiêu hành chính, tiền mặt và chuyển khoản…
Kế toán tổng hợp – Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi, tính khấu hao TSCĐ
cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng. Lập báo cáo cập nhật
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản định kỳ,
báo cáo về các sự vụ kế toán.
Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ thực hiện
các thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm. Tổng hợp doanh thu
tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng…
Kế toán vật tư kiêm kế toán quỹ: Chịu trách nhiệm thu chi tiền quỹ của công ty
và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu các nghiệp vụ nhập –
xuất – tồn quỹ vật tư hàng hóa, làm thẻ vật tư, thường xuyên đối chiếu với kho để
khớp số dư.

2.2. Đặc điểm vận dụng các chế độ, chính sách kế toán
Kỳ kế toán: kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào
ngày 31/12 hàng năm. Tuy nhiên do doanh nghiệp chính thức chuyển đổi sang
công ty cổ phần từ ngày 14/02/2007, nên kỳ ké toán đầu tiên của công ty cổ phần
bắt đầu từ thời điểm tại ngày 14/02/2007 đến ngày 31/12/2007.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập chứng từ, ghi sổ kế toán là đồng Việt Nam.
Chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam đồng tại thời điểm phát sinh
theo tỷ giá Ngân hàng nhà nước công bố.
Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán
hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng tồn kho của công ty
được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hàng tồn kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ được xác
điịnh theo phương pháp giá đích danh.
Công ty ghi nhận Tài sản cố định theo giá gốc, khấu hao Tài sản cố định được
trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao Tài sản cố định thực hiện
theo hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003TC-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003
về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao Tài sản cố định của Bộ Tài Chính.
Đối với công ty, doanh thu được hạch toán phụ thuộc vào loại hình dịch vụ. Cổ tức
lợi nhuận được chia ghi nhận cổ tức hoặc được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp
vốn.
 Chứng từ kế toán:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ gốc hợp
lý, hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành
ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được số
liệu của kế toán phần hành mở tài khoản chữ T, lập bảng cân đối tài khoản và lên
bảng cân đối kế toán. Hết năm, sau khi các chứng từ kế toán được kiểm toán thì
được chuyển vào kho lưu trữ. Thời gian lưu trữ tùy thuộc vào mức độ quan trọng
của các chứng từ kế toán.
 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
(Theo QĐ 15/2006/QĐ BTC 20/03/2006). Cách tổ chức hệ thống tài khoản dựa

trên các nghiệp vụ phát sinh và nhu cầu quản lý của công ty. Do là một doanh
nghiệp thương mại quy mô nhỏ nên công ty chỉ sử dụng các tài khoản có trong hệ
thống các tài khoản kế toán ban hành. Phần lớn các tài khoản sử dụng là tài
khoản cấp một. Chỉ có một số tài khoản liên quan đến thuế (như TK3333,
TK3334, TK3331...) và tài khoản tiền (TK1121,1122), công ty dùng tài khoản
cấp hai để theo dõi chi tiết.
 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán theo hình
thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty có thể khái quát thành sơ đồ 1.3:
Các chứng từ gốc sau khi được phân loại sẽ được phản ánh lên các Chứng từ
- Ghi sổ. Công ty thường chỉ có các Chứng từ - Ghi sổ: Nợ TK111, Có TK111, Nợ
TK112, Có TK112. Từ các Chứng từ - Ghi sổ, kế toán phản ánh lên các sổ cái TK,
từ đó lập Bảng cân đối tài khoản. Căn cứ vào Bảng cân đối tài khoản lập các Báo
cáo kế toán.
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ - Ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Bảng kê
Sơ đồ 03: Quy trình hạch toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại công ty
Từ chứng từ gốc, kế toán viên có nhiệm vụ vào các sổ chi tiết như thẻ kho,
sổ kho, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, sổ chi tiết doanh thu bán hàng... Từ đó lên các
Bảng kê chi tiết dùng đối chiếu với kế toán tổng hợp.
 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện tình hình tài sản,
nguồn vốn, công nợ, tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã
sử dụng các báo cáo tài chính sau:
 Bảng cân đối kế toán - mẫu số B01/DNN

 Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN
 Thuyết minh Báo cáo Tài chính - Mẫu số B09-DNN
 Bảng cân đối tài khoản - Mẫu số F01-DNN
Công tác kế toán của công ty nói chung đã cung cấp tương đối đầy đủ, chính
xác các thông tin về mọi mặt của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty đặc biệt là về vốn bằng tiền và các khoản thanh toán, góp phần quan trọng vào
việc quản lý vốn, phát huy hết tiềm năng lưu chuyển của vốn trong kinh doanh.
2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu
2.3.1. Kế toán tài sản cố định
 Đặc điểm:
TSCĐ trong công ty chủ yếu là cơ sở vật chất và chiếm một tỷ trọng lớn trong
giá trị tài sản. Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
TSCĐ rất đa dạng và phong phú, thuộc nhiều chủng loại để phù hợp với yêu cầu
của từng công việc khác nhau: đối với khối quản lý chủ yếu là máy điều hòa nhiệt
độ, hệ thống máy vi tính, máy in, máy photocopy… Đối với khối sản xuất , cung
cấp dịch vụ chủ yếu là các tài sản phục vụ cho công việc.
Để thuận tiện cho việc tính khấu hao, phân bổ chi phí, hình thành nguồn vốn
khấu hao để đầu tư, TSCĐ hiện có của công ty được phân loại theo theo công dụng
kinh tế. Với cách phân loại này TSCĐ của công ty được quản lý và sử dung một
cách khoa học, tổ chức hạch toán được chặt chẽ, từ đó thúc đẩy việc sử dụng
TSCĐ một cách hiệu quả nhất.
TSCĐ của công ty được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và
giá trị còn lại. TSCĐ được ghi sổ theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế.
Nguyên tắc đánh giá nguyên giá TSCĐ:
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn.
 Tài khoản sử dụng: TK 211: TSCĐ hữu hình, TK 212: TSCĐ thuê tài chính,
TK 213: TSCĐ vô hình…
Chứng từ sử dụng: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên
bản đánh giá giá trị TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên
bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…

Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ:
Nghiệp vụ TSCĐ
Bảo quản, lưu trữ
Chủ sở hữu
Hội đồng giao nhận, thanh lý
Kế toán TSCĐ
Quyết định tăng giảm TSCĐ
Giao nhận TSCĐ và lập biên bản
Lập, hủy thẻ TSCĐ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Sơ đồ 04: Quy trình tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ
 Hạch toán trên sổ kế toán:
+ Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu.
+ Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản
211, 212, 213.
+ Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ:
Thẻ kho, sổ chi tiết TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết TK 211
Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 211
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Hóa đơn, phiếu chi
Sổ quỹ
Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 05.
Đối với những công trình lớn, cán bộ trong công ty không thể sửa chữa
được, bộ phận quản lý phải lập biên bản bàn giao cho bôn phận sửa chữa. Khi
TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, đơn vị phải lập các chứng từ sau: Hợp

đồng sửa chữa, biên bản nghệm thu khối lượng sửa chữa lớn đã hoàn thành, biên
bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành, lập báo cáo quyết toán số chi phí
sửa chữa lớn hoàn thành và trình duyệt quyết toán theo quy định của công ty. Cách
hạch toán của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI không trích
trước chi phí sửa chữa lớn mà dựa vào chi phí phát sinh thực tế và chi phí đó phải
được sự phê duyệt của Tổng giám đốc công ty.
2.3.2. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
 Đặc điểm:
Để hạch toán tình hình NVL trong kỳ công ty sử dụng phương pháp kê khai
thường xuyên. Giá NVL nhập trong kỳ là giá mua không có thuế GTGT, giá xuất
NVL là giá thực tế đích danh
Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ chuyên về điện tử viễn
thông, công ty luôn cần các loại NVL phục vụ cho việc chế tạo và lắp ráp như ổ
cứng, vật tư thi công, khung giá…
NVL chủ yếu cần dung cho việc chế tạo và lắp ráp bao gồm: IC các loại, Đi ốt
các loại, Đi ốt các loại, Bán dẫn các loại, Tụ điện các loại, Điện trở các loại, Cuộn
cảm biến các loại và các vật liệu khác như dây điện, nam châm….
Công cụ dụng cụ chủ yếu là két sắt, đồng hồ, máy tính, điện thoại bàn, máy
khoan, mỏ hàn, ổn áp….
 Tài khoản sử dụng: TK 152: NVL, TK 153: Công cụ dụng cụ
 Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm kê vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,
hóa đơn GTGT…
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC:
Người có nhu cầu hàng
Người bán hàng
Kế toán trưởng
Bộ phận cung ứng
Thủ kho
Kế toán hàng tồn kho
Bảo quản, lưu trữ

Lập chứng từ xin xuất
Duyệt lệnh xuất
Lập phiếu xuất kho
Xuất kho
Ghi sổ
Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL, CCDC
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC:
Nghiệp vụ nhập vật tư
Người giao hàng
Ban kiểm nhận
Bộ phận cung ứng
Cán bộ cung ứng
Kế toán hàng tồn kho
Bảo quản, lưu trữ
Đề nghị nhập kho
Lập biên bản kiểm nghiệm
Lập phiếu nhập kho
Ký phiếu nhập kho
Kiểm nhận hàng
Sơ đồ 07: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL, CCDC
 Hạch toán trên sổ kế toán:
+Sổ chi tiết: Sổ chi tiết cho từng loại vật liệu.
+Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản
152, 153.
+Quy trình hạch toán sổ chi tiết công ty sử dụng phương pháp thẻ song song
để hạch toán NVL:
Phiếu nhập
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Phiếu xuất

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Sơ đồ 08: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song
+Quy trình hạch toán sổ tổng hợp được thể hiện qua sơ đồ:
Thẻ kho, sổ chi tiết VL, CCDC
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Bảng tổng hợp phiếu xuất nhập kho
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 152, 153
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Phiếu xuất kho, nhập kho
Sổ quỹ
Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 09.
NVL và CCDC của Công ty được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê
khai thường xuyên. Theo đó tình hình nhập- xuất- tồn kho vật tư được theo dõi,
phản ánh một cách thường xuyên và liên tục trên các sổ sách kế toán.
2.3.3. Kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và di động HTI hiện tại
gồm có tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển công ty không sử dụng.
Do các khách hàng đa số là trong nước nên các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến
tiền Vệt Nam đồng. Tuy nhiên NVL cũng như hàng hóa chủ yếu do công ty nhập
khẩu bằng hình thức thanh toán L/C dưới dạng ký quỹ ngân hàng cũng thường
xuyên được sử dụng. Do có hoạt động nhập khẩu nên công ty sử dụng tài khoản
1122 để theo dõi chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ.
 Hạch toán tiền mặt tại công ty
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp các nghiệp vụ liên quan
đến tiền mặt được khái quát trong sơ đồ sau:
Sổ quỹ tiền mặt

Báo cáo quỹ
Bảng tổng hợp phiếu thu, chi
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 111
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ
Phiếu thu, phiếu chi,
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ tiền mặt
Mọi khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của công ty được giám đốc giao cho thủ
quỹ đảm nhiệm.Thủ quỹ chịu mọi trách nhiệm tới việc quản lý tiền mặt tại quỹ.
Công ty đã tuân thủ đúng yêu cầu trong việc quản lý quỹ như thủ quỹ không được
trực tiếp mua bán cũng như không kiêm làm kế toán. Các khoản nhập và xuất quỹ
đều được phản ảnh trên phiếu thu và phiếu chi. Căn cứ vào hai loại phiếu này, hàng
ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và tính ra số tồn cuối ngày.
Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kế toán tiền mặt: TK 111: Tiền mặt
 Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thu tiền
+ Tiền mặt tại quỹ của công ty chủ yếu tăng do phát sinh các nghiệp vụ sau:
Thu tiền bán hàng, khách hàng trả nợ, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Các
nghiệp vụ thu tiền làm tăng lượng tiền mặt tại quỹ sẽ được phản ảnh trên phiếu thu
(Mẫu số 01-TT).
+ Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay, căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế
toán viên lập phiếu thu, thủ quỹ sẽ căn cứ vào đó để thu tiền. Đối với khách hàng
mua lẻ không lấy hóa đơn thì phiếu thu được lập vào cuối ngày căn cứ vào bảng kê
bán hàng của nhân viên bán hàng.
+ Trường hợp khách hàng trả nợ, phiếu thu sẽ do kế toán viên lập căn cứ vào
sổ công nợ và số thực trả.
+ Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, kế toán viên căn cứ vào giấy lĩnh
tiền mặt của ngân hàng và số thực nhập để viết phiếu thu.

Căn cứ vào các chứng từ gốc là Hóa đơn bán hàng, giấy lĩnh tiền mặt từ ngân
hàng, hoặc đề nghị thanh toán nợ của khách hàng,
Ví dụ: Trong tháng 5 năm 2007 công ty có một số nghiệp vụ thu tiền mặt sau:
- Ngày 1/5 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 20.000.000 VNĐ
- Ngày 12/5 thu tiền bán hàng cho Trường tiểu học Kim Liên 9.530.000
VNĐ
Công ty CP dịch vụ
viễn thông và di động HTI
Mẫu S08-SKT/DNN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
NTGS
SHCT
Diễn giải
Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
1 2 3 4 5 6 7
Số dư đầu kỳ …..
1/5 T17
Rút tiền gửi ngân hàng
về nhập quỹ tiền mặt
20.000.000
12/5 T18
Thu tiền bán hàng
Trường tiểu học Kim Liên
9.530.000
Cộng phát sinh …….. ……
Cộng cuối kỳ ……..
- Sổ này có …. trang, đánh số từ trang 01 đến trang ….

- Ngày mở sổ: 1/1/2007....................................................................................
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày ….tháng….năm
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Bảng 04: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào sổ quỹ
Sau khi ghi sổ quỹ, liên 3 được chuyển tới Kế toán trưởng để vào sổ tổng hợp.
Riêng với trường hợp nhận tiền mặt từ ngân hàng chỉ cần lập 2 liên.
Do công ty áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ, nghĩa là chứng từ ghi sổ là
chứng từ dùng để vào sổ nên các phiếu thu và phiếu chi không cần định khoản. Kế
toán sẽ định khoản trực tiếp trên chứng từ ghi sổ.
+ Tổ chức Hạch toán tổng hợp thu tiền mặt:
Cuối tháng, kế toán trưởng tổng hợp tất cả các phiếu thu, lập thành bảng kê
thu tiền mặt, từ đó lập chứng từ ghi sổ cho TK111 như sau:
Cty CP dịch
vụ viễn thông và di động HTI
Mẫu số: S02a- DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 24
Ngày 31 tháng 5 năm 2007
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM 111 112 20.000.000

Cộng 20.000.000
Kèm theo: 04 chứng từ gốc
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Bảng 05: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào chứng từ ghi sổ
Với mỗi nghiệp vụ thu tiền kế toán lập một CTGS
Sau khi lập xong tất cả các chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ thu tiền mặt, kế
toán vào sổ kế toán tiền mặt và các sổ cái liên quan:
Doanh nghiệp: Cty CP
dịch vụ
viễn thông và di
động HTI
Mẫu số:S02c1- DN
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI TK111
Tài khoản: Tiền mặt
NT
GS
CTGS Diễn giải Số hiệu
TKĐƯ
Số tiền
SH NT Nợ Có
31/5 24 31/5
Số dư đầu kỳ ………..
31/5 26 31/5
Thu tiền bán hàng tháng
5

511 10.912.054
31/5 27 31/5
Thuế GTGT đầu ra phải
nộp tháng 5
3331 545.603
Cộng phát sinh trong kỳ ……… …
Số dư cuối tháng ………..
Người lập biểu
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Ngày …tháng…năm
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 06: Phản ảnh nghiệp vụ thu tiền vào sổ cái TK111
 Thực trạng hạch toán các nghiệp vụ chi tiền
+ Quỹ tiền mặt của công ty giảm do phát sinh các nghiệp vụ sau: Thanh toán
tiền mua hàng hóa bằng tiền, thanh toán tiền lương cho nhân viên, trả nợ người bán
bằng tiền mặt, nộp thuế, gửi tiền mặt vào ngân hàng, chi mua tiền văn phòng
phẩm, thanh toán dịch vụ mua ngoài: tiền điện, điện thoại, nước…..
+ Phương pháp lập và luân chuyển phiếu chi:
Mọi khoản tiền xuất quỹ được phản ảnh trên phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi
được lập 3 liên, đặt giấy than viết một lần. Sau khi lập người lập phải ký trực tiếp
trên từng liên, sau đó chuyển sang giám đốc để ký duyệt. Nếu khoản chi được giám
đốc thông qua, phiếu chi sẽ tiếp tục được chuyển tới kế toán trưởng. Chỉ khi kế
toán trưởng đồng ý và ký vào phiếu chi, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Liên 1 của
phiếu chi lưu tại quyển, liên 2 giao người nhận tiền còn liên 3 giao thủ quỹ để vào
sổ quỹ. Sau khi vào xong sổ quỹ, liên 3 được chuyển về cho kế toán để tiến hành
các công việc kế toán tổng hợp tiền mặt.
Cách lập phiếu chi được minh họa trong ví dụ sau: Ngày 6/5 thanh toán tiền

điện thoại tháng 4/2007 là 560.000 VNĐ
Đơn vị:……
Địa chỉ:…….

PHIẾU CHI
Ngày 6 tháng 5 năm 2007
Mẫu số: 02-TT
Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
Quyển số: 01
Số: 26
NỢ:……..
CÓ:……..
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn An.............................................................................................................................
Địa chỉ: Bưu Điện Thành phố Hà Nội..................................................................................................................................
Lý do chi: Thanh toán tiền điện tháng 4/07..........................................................................................................................
Số tiền: 560.000 VNĐ (viết bằng chữ): Năm trăm sáu mươi ngàn đồng.
Kèm theo: 1...........................................................Chứng từ gốc: Hóa đơn tiền điện tháng 4/7.........................................
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Năm trăm sáu mươi ngàn đồng..................................................................................
Thủ trưởng
đơn vị ( Ký,
đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ

(Ký, họ tên)
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):..................................
Số tiền quy đổi:.................................................................
Bảng 07: Phiếu chi tiền mặt
+ Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ chi tiền mặt:
Cuối ngày hoặc ngay sau khi lập xong phiếu chi, thủ quỹ dựa trên các phiếu
chi phát sinh trong ngày vào sổ quỹ và tính ra số tồn quỹ. Phương pháp vào sổ quỹ
được thể hiện trong một số nghiệp vụ sau:
Phiếu chi số 25: ngày 6/5 Xuất quỹ 92.000.000 trả lương cho nhân viên
Phiếu chi số 26: Ngày 6/3 Thanh toán tiền điện thoại tháng 4 cho Bưu điện
thành phố Hà Nội 512.000 VNĐ