Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực

Chuyên đề thực tập 1
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ
khí Điện lực
2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý NVL ở Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
2.1.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán và quản lý NVL
Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của Công ty là tổ chức theo kiểu trực tuyến –
chức năng, tổ chức thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt có chức năng quản lý
chuyên môn. Phương thức tổ chức này đã tạo điều kiện cho công tác quản lý NVL
được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua,
quá trình thu mua NVL, quá trình xuất NVL theo nhu cầu sản xuất và trách nhiệm
quản lý, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công,
phân nhiệm rõ ràng.
Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo các đơn hàng từ các công trình,
dự án…,với hợp đồng được ký kết chặt chẽ, liên tục. Vì vậy, NVL cũng được sử
dụng liên tục, chủng loại NVL phức tạp, hoạt động nhập – xuất NVL cho sản xuất
khá nhiều nên khâu quản lý kho được tập trung và phối hợp chặt chẽ với kế toán vật
tư để tránh gây thất thoát NVL.
Thành phẩm Công ty sản xuất gồm nhiều chủng loại, trong đó sản phẩm chính
là: Cột, xà thép mạ kẽm nóng cho các đường dây tải điện đến 500kV, Phụ kiện dây
cho các đường dây tải điện đến 220kV, kết cấu thép và thiết bị cho các nhà máy thủy điện,
nhiệt điện. Với NVL đầu vào thường xuyên biến động nên Công ty cũng phải có kế
hoạch thu mua và dự trữ hợp lý, đặc biệt là trong thời điểm tỷ lệ lạm phát ở mức cao
như hiện nay.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ
trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận tham gia vào quá trình chu chuyển chứng
từ để hạch toán NVL: Bộ phận sản xuất, Kế toán vật tư, Phòng kinh doanh, Thủ kho,
Kế toán trưởng, Giám đốc.
1
Chuyên đề thực tập 2
2.1.2 Đặc điểm NVL
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản, là cơ sở vật chất để tạo nên

thực thể sản phẩm, đặc biệt là NVL đó lại gắn với ngành sản xuất sản phẩm cơ khí.
Sản phẩm của Công ty chủ yếu là: Cột, xà thép mạ kẽm nóng, phụ kiện đường dây,
kết cấu thép và thiết bị cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện … nên NVL mà Công
ty sử dụng chủ yếu là các kim loại đen như: Gang, thép. Các loại thép gồm: thép tròn,
thép tấm, thép lá … Ngoài ra, còn có các kim loại màu như: đồng, kẽm…
Nguyên vật liệu của Công ty cũng mang đầy đủ những đặc điểm của NVL trong
các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Nguyên vật liệu thuộc loại Tài sản ngắn hạn,
nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị của vật liệu chuyển một lần vào giá
trị của sản phẩm, hình thái bên ngoài của vật liệu thay đổi sau quá trình sản xuất. Bên
cạnh những đặc điểm chung đó, nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
còn mang những đặc thù riêng. Các kim loại màu của Công ty dễ bị ôxy hóa, hóa chất
rất dễ bị mất phẩm màu, que hàn dễ bị ẩm ướt… nên nếu việc vận chuyển và bảo
quản không tốt thì chất lượng NVL sẽ không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật gây ảnh
hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và
giá thành sản phẩm của Công ty. Khi có biến động về chi phí NVL sẽ ảnh hưởng tới
giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, việc
tổ chức quản lý tốt NVL có một ý nghĩa hết sức quan trọng.
Nguồn cung cấp NVL của Công ty chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Các nhà
cung cấp lớn của Công ty là: Công ty Cơ điện Thủ Đức, Công ty CP SX & TM
Hoàng Đạt, Công ty TNHH Kim khí Chương Dương… Ngoài các nguồn hàng trong
nước thì một số NVL Công ty phải nhập từ nước ngoài chủ yếu nhập Kẽm từ Nhật
Bản. Nguyên vật liệu của Công ty được quản lý ở Phòng Kinh doanh và Phòng Tài
chính – Kế toán. Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ quản lý về số lượng, chủng loại vật
tư với nguyên tắc là lưu kho, lưu trữ đủ cho sản xuất. Dựa trên định mức vật tư do
Phòng Kỹ thuật – Sản xuất cung cấp, Phòng Kinh doanh tiến hành tổ chức thu mua,
vận chuyển, bảo quản vật tư nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu cho sản xuất,
2
Chuyên đề thực tập 3
tránh tồn kho NVL một cách không cần thiết. Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ

thực hiện quản lý vật tư về mặt giá trị.
2.1.3 Phân loại NVL
Với sự đa dạng phong phú của NVL, để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch
toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng, khoa học, không tốn
nhiều thời gian công sức, Công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở vai trò, công
dụng của từng loại đối với quá trình sản xuất. Theo cách này NVL được chia làm hai
loại: NVL chính và NVL phụ.
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia
vào quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu cấu thành nên thực thể
sản phẩm. NVL chính bao gồm nhiều loại:
− Kim loại đen: Gang, thép góc SS400(L), SS 540(HL) …; thép tấm F10, F12, F16…,
thép tấm Inox, thép tấm khác; thép tròn thường …
− Kim loại màu: Đồng (Cáp ruột đồng), Kẽm …
Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ
trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để làm tăng chất
lượng của sản phẩm hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật. NVL phụ
bao gồm:
− Nhiên liệu: Khí CO
2
, Khí gas, Dầu CS 32, Dầu FO, Dầu Diezel, Dầu DH40,
Dầu HLP32…
− Vật liệu phụ khác: Que hàn, bulon inox, bulon M12x20, bulon M12x50, bulon
M12x55, bulon M16x70, bulon M20x90, bulon khác…bánh cán ren, vòng bi, bột đất
sét, băng vải cuộn to…
2.1.4 Tính giá NVL
Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL,
giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho NVL và để phản ánh vào sổ sách
kế toán một cách chính xác, thống nhất, hợp lý.
3
Chuyên đề thực tập 4

a. Tính giá NVL nhập kho
Tất cả NVL của Công ty đều do mua ngoài nhập kho, mua trong nước hoặc
nhập khẩu. Giá NVL nhập kho được Công ty tính theo giá thực tế.
Trường hợp 1: Mua trong nước
Giá thực tế NVL
nhập kho
=
Giá mua ghi trên hóa đơn
của người bán (Không
VAT)
+
Chi phí thu
mua khác
-
Chiết khấu thương
mại (nếu có)
Ví dụ: Ngày 31 tháng 03 năm 2008, Công ty nhập kho 33.398,40 kg Thép
U160x64x5x6m theo Hóa đơn số 10838 ngày 28 tháng 03 năm 2008 của Công ty TNHH
Kim khí Chương Dương, với đơn giá ghi trên Hóa đơn là 13.809 đ/kg . Đơn giá này
chưa có thuế GTGT và đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Không có khoản
chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán nào đựợc hưởng.
Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 33.398,40 x 13.809 = 461.198.506 đ
Trường hợp 2: Nhập khẩu từ nước ngoài
Công ty chủ yếu mua NVL ở trong nước, chỉ nhập khẩu NVL chính là Kẽm ở
Nhật. Công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu ủy thác. Trong
trường hợp này giá thực tế NVL nhập kho được tính theo công thức:
Giá thực tế
NVL nhập
kho
=

Giá mua ghi trên hóa
đơn của người bán
+
Chi phí
thu mua
khác
+
Thuế
nhập
khẩu
-
Các khoản giảm giá hàng
mua được hưởng (nếu
có)
Trong đó giá Hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu, chi phí để mua hàng về
(bao gồm: Chi phí mở thư tín dụng L/C; chi phí vận chuyển, bốc dỡ, …). Chi phí này
thường chiếm 0.7% - 1.2% giá CIF của lô hàng nhập khẩu và được tính vào giá thực
tế của lô hàng.
Ví dụ: Ngày 12 tháng 02 năm 2008 Công ty nhập kho 40 tấn Kẽm thỏi từ Nhật
Bản theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 12 tháng 01 năm 2008, trong đó:
Giá CIF: 40 x 50.000.000 = 2.000.000.000 đ
Thuế nhập khẩu (20%) = 400.000.000 đ
4
Chuyên đề thực tập 5
Chi phí mua hàng (1% theo giá CIF) = 20.000.000 đ
Giá thực tế NVL nhập kho = 2.000.000.000 + 400.000.000 + 20.000.000
= 2.420.000.000 đ
Trường hợp 3: Nhập NVL từ thuê gia công chế biến
Trường hợp này giá NVL nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá thực tế NVL

nhập kho
=
Giá thực tế vật liệu
xuất kho để chế biến
+
Chi phí dịch vụ gia
công thuê ngoài
+
Chi phí vận chuyển,
bốc dỡ
Do Công ty tính giá xuất NVL theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ nên
trong trường hợp nhập kho từ thuê gia công chế biến, đến cuối tháng mới tính được
giá thực tế NVL nhập kho.
Ví dụ: Ngày 28 tháng 01 năm 2008 nhập kho 200 hộp chia dây 6 lộ ra HCD01
không có aptomat theo hợp đồng HĐ 100525 xuất thẳng từ sản xuất ngày18 tháng 01
năm 2008 thuê gia công đấu nối dây. Cuối tháng, tính ra được giá NVL xuất kho với
đơn giá là: 232.000 đ/hộp, chi phí thuê ngoài gia công chế biến là: 8.260 đ/hộp, chi
phí vận chuyển, bốc dỡ là 200.000 đ.
Giá NVL xuất kho thuê ngoài gia công: 200 x 232.000 = 46.400.000 đ
Chi phí thuê ngoài gia công: 200 x 8.260 = 1.652.000 đ
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ = 200.000 đ
Giá thực tế NVL nhập kho = 46.400.000 + 1.652.000 + 200.000
= 48.252.000 đ
b. Tính giá NVL xuất kho
Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực, giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình
quân cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào số lượng và đơn giá của NVL tồn đầu kỳ và số lượng,
đơn giá NVL nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của từng NVL xuất trong
kỳ. Từ đó dựa vào số lượng NVL xuất trong kỳ để tính giá trị thực tế NVL xuất kho.
Giá thực tế NVL
xuất kho

=
Số lượng vật liệu
xuất kho
x
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự
trữ
Trong đó Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ được tính theo công thức:
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế tồn đầu kỳ +Trị giá thực tế nhập trong kỳ
5
Chuyên đề thực tập 6
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Ví dụ:
− Ngày 01/03/2008. tồn kho đầu kỳ của Thép tấm F10x1500x6000mm là
13.675,40 kg với giá trị tồn kho là 161.533.825 đ.
− Ngày 01/03/2008 xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg.
− Ngày 08/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt
20.460 kg với đơn giá nhập kho là 11.890 đ/kg (chưa thuế GTGT).
− Ngày 10/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg.
− Ngày 20/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg.
− Ngày 21/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt
10.900 kg với đơn giá nhập kho là 12.000 đ/kg (chưa thuế GTGT).
Máy tính sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân của loại Thép tấm này như sau:
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
161.533.825 + 20.460 x 11.890 + 10.900 x 12.000
13.675,40 + 20.460 + 10.900
535.603.225
45.035,40
=
Giá thực tế xuất kho của loại Thép này là: 11.893 x 31.500 = 374.629.500 đồng

c. Tính giá phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất
=
=
=
11.893
6
Chuyên đề thực tập 7
Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất – kinh doanh, Công ty tiến hành
đánh giá lại. Giá của phế liệu thu hồi là giá mà hội đồng đánh giá lại quyết định, dựa
trên việc tham khảo giá thị trường.
2.1.5 Yêu cầu quản lý NVL
Do NVL trong Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực chiếm tỷ trọng lớn mà chủ yếu
là mua ngoài và một phần từ gia công, vì vậy việc quản lý NVL là điều kiện cần thiết
để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận
cho Công ty. Nhận thức rõ điều đó, Công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ NVL tại tất
cả các khâu.
Khâu thu mua: Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất
và theo một quy trình chặt chẽ như sau:
Bước 1: Đánh giá nhà cung ứng
− Thu thập thông tin về nhà cung ứng
− Xem xét, đánh giá nhà cung ứng
− Phê duyệt nhà cung ứng
− Cập nhật nhà cung ứng vào danh sách
− Theo dõi, đánh giá và phê duyệt lại
Bước 2: Mua hàng
− Lập thủ tục mua hàng
− Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng
− Phê duyệt
− Giao kết hợp đồng
− Thực hiện hợp đồng

Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn
ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời NVL cho các xưởng, đội sản xuất. Hiện
tại Công ty có 2 kho NVL, một kho ở tại Công ty và một kho ở Nhà máy kết cấu thép
Tiên Sơn. Việc lưu kho và bảo quản được thực hiện theo những quy định sau:
Thép tròn & thép hình được xếp đống theo phương nằm ngang trên sân bằng.
7
Chuyên đề thực tập 8
Thép tròn, thép tấm & thép hình phải được kê ít nhất 3 thanh kê bằng gỗ hoặc
vật liệu khác để tránh bị cong oằn trong thời gian lưu kho.
Kích thước gỗ kê: Tối thiểu 100 x 110 x 11000 mm … Đối với các loại vật liệu
có chiều dài dưới 6 m có thể kê bằng 2 thanh kê.
Các loại thép tròn, thép tấm & thép hình sử dụng cho các dự án được sơn màu ở
hai đầu thanh thép để phân biệt, nếu hợp đồng không có quy định khác…
Khâu sử dụng: Phần lớn NVL được xuất cho sản xuất và được quản lý theo
định mức NVL mà Công ty quy định. Việc xuất kho đòi hỏi phải có đủ hóa đơn,
chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được
tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự
hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng NVL.
Thủ kho chỉ tiến hành viết Phiếu Nhập kho khi cán bộ cung ứng của Phòng
Kinh doanh cung cấp đầy đủ các văn bản sau:
− Tờ trình mua hàng đã được phê duyệt
− Biên bản giao nhận vật tư đã được các bên liên quan xác nhận
− Hóa đơn mua vật tư theo đúng mẫu Bộ tài chính quy định
Đối với những đơn hàng có giá trị từ 10 – 30 triệu đồng cần có thêm “Biên bản
họp hội đồng duyệt giá”. Đối với những đơn hàng có giá trị trên 30 triệu đồng cần có
thêm cả “Hợp đồng mua vật tư”.
Phiếu Nhập kho phải được những người có thẩm quyền phê duyệt
Phiếu nhập kho phải ghi chi tiết các NVL được nhập kho
Thủ kho phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chủng loại NVL nhập kho, mở
Thẻ kho, vào sổ theo dõi và thực hiện lưu kho, bảo quản.

Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn
tiết kiệm, Công ty đã thực hiện một chu trình chặt chẽ từ khâu sản xuất, đến lập kế
hoạch thu mua và cuối cùng là dự trữ. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa xây dựng định
mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư.
Bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý và tiến hành Nhập - Xuất - Tồn
vật tư. Theo dõi và tham mưu cho Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh những chủng
8
Chuyên đề thực tập 9
loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn
tồn đọng nhiều,… để Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung
ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn
đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển
chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp NVL theo đúng chế độ quy định.
Đồng thời kiểm kê, đối chiếu NVL, xác định trách nhiệm vật chất trong công tác
quản lý sử dụng NVL trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất.
2.1.6 Hạch toán chi tiết NVL
Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực tiến hành hạch toán chi tiết và tổng hợp
NVL theo sơ đồ chung sau đây:
SƠ ĐỒ 05: Trình tự kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu
Chứng từ ban đầu
Phần mềm EFFECT
Sổ chi tiết 331NKCT 1, 2 ,10
NKCT 7Sổ Cái TK 152, 331
Bảng phân bổ số 2
NKCT 5

9
Chuyên đề thực tập 10
Kế toán chi tiết NVL là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi
chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại NVL. Công ty Cổ phần Cơ
khí Điện lực là một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra
tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại NVL đa dạng; vì vậy, một trong những
yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải theo dõi được tình hình biến động của từng
danh điểm NVL. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết NVL, phải
ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập kho,
xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.
Trong công tác kế toán NVL, Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song.
Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:
SƠ ĐỒ 06: Quy trình hạch toán chi tiết NVL
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Phiếu nhập
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
Phiếu xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu
Theo phương pháp này, công việc quản lý vật tư được tiến hành song song ở
Kho và Phòng Kế toán.
10
Chuyên đề thực tập 11
Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình Nhập kho,
Xuất kho, Tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được sử
dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của

thủ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp
xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận
lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các
cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn
kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau (Biểu số 01).
BIỂU SỐ 01: THẺ KHO
Đơn vị: Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Mẫu số: 06 - VT
Địa chỉ: 150 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội
Ban hành theo quyết định số 1141/TC - CĐKT
ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:
01/03/2008
Tờ số: 01
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Thép tấm F10x1500x6000mm
Đơn vị tính: kg
Mã số: 12A0100000
Ngày,
tháng
năm
Số chứng từ
Diễn giải
Số lượng
Ký xác
nhận của
Kế toán
Số hiệu
Ngày

tháng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
01/03
Tồn kho đầu
tháng
13.675,40
01/03 45a/KCT 01/03
Xuất kho NVL
cho xưởng Kết
Cấu Thép
10.500 3.175,40
08/03
150/03-
08
08/03
Nhập NVL từ
Công ty Cổ
phần SX & TM
Hoàng Đạt
20.460 23.635,40
10/03 46a/KCT 10/03
Xuất kho NVL
cho xưởng Kết
Cấu Thép
10.500 13.135,40
20/03 47a/KCT 20/03
Xuất kho NVL
cho xưởng Kết
Cấu Thép
10.500 2.635,40

11
Chuyên đề thực tập 12
21/03
151/03-
08
21/03
Nhập NVL từ
Công ty Cổ
phần SX & TM
Hoàng Đạt
10.900

13.535,40
31/03
Tồn kho cuối
tháng
13.535,40
Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
Phòng Kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất và sử dụng
chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ
chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo
thời gian nhập, xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ
thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, khi xuất kho vật tư thì kế
toán chi ghi chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi tính ra được đơn giá xuất kho bình
quân cho cả tháng thì máy tính sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho
trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “Kế
toán vật tư” chọn “Sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy sẽ
chạy chương trình và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In

ra”.
Ví dụ: Sổ chi tiết của Thép tấm F10x1500x6000mm (Biểu số 02) từ ngày
01/03/2008 đến ngày 31/03/2008.
Chú thích:
Giá trị cột “Số lượng tồn” và cột “Tiền tồn” sau mỗi nghiệp vụ phát sinh được
tính bằng cách lấy “Tồn đầu + nhập – xuất”. Giá trị cột “Đơn giá tồn” được tính bằng
cách lấy “Tiền tồn / Số lượng tồn”, do máy tính tự động tính sau mỗi nghiệp vụ phát
sinh. Giá trị ở cột này chỉ đóng vai trò tham chiếu giúp kế toán theo dõi đơn giá vật
liệu biến động trong kỳ, không có ý nghĩa hạch toán.
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào
“Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” ( Biểu số 03) nhằm mục đích theo dõi tình hình
biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu
12
Chuyên đề thực tập 13
với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” còn được sử
dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
13
Chuyên đề thực tập 14
{Excel} Biểu sổ 2
14
Chuyên đề thực tập 15
{Excel} Biểu sổ 3
15