THỰC TRẠNG và một số GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỘNG tác văn PHÒNG tại CÔNG TY TNHH HOÀNG THÀNH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
- - -   - - -

THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CỘNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
CƠNG TY TNHH HỒNG THÀNH
( ĐC: Số 31 tập thể Phân Đạm, Phường Trại Chuối, Quận Hồng Bàng, TP Hải
Phịng)

Mơn: Quản Trị Điều Hành Văn Phịng

Nha Trang, Ngày 8 tháng 1 năm 2021
1


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
- - -   - - -

THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CỘNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI
CƠNG TY TNHH HỒNG THÀNH
( ĐC: Số 31 tập thể Phân Đạm, Phường Trại Chuối, Quận Hồng Bàng, TP Hải
Phịng)

Mơn: Quản Trị Điều Hành Văn Phịng

GV: Lê Hồng Lam

SV: Nguyễn Thị Hiền
MSSV: 60162643
Lớp: 60C.QTKD1

2


Nha Trang, Ngày 8 tháng 1 năm 2021
MỤC LỤC
Lời mở đầu………………………………………………
CHƯƠNG 1: Những vấn đề về cộng tác văn phòng:
1.1 Khái niệm về văn phòng……...........................................................7
1.2 Vai trò về văn phòng………………………………………………7
1.3 Chức năng…………………………………………………………8
CHƯƠNG 2: Thực trạng cộng tác văn phòng tại cơng ty thương mại
Hồng Thành
2.1 Khái qt về cơng ty………………………………………………9
2.2.1 Lịch sử hình thành……………………………………………….9
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty………………………………….11
2.1.2.1 Sơ đồ…………………………………………………………….11
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban……………………….12
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của cơng ty……………………………….14
2.1.3 Nghành nghề lĩnh vực kinh doanh……………………………..15
2.1.4 Năng lực nhân sự công ty…………………………………… 15
2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng công ty thực hiện……………… 16
2.1.7 Chiến lược định hướng phát triển của cơng ty……………… 17
2.2 Thực trạng cơng tác văn phịng tại cơng ty TNHH cơng ty Hồng
Thành
2.2.1 Cơng tác tổ chức hội nghị…………………………………………18
2.2.2 Công tác hậu cần…………………………………………………..19

2.2.3 Công tác bảo vệ và cộng tác tạp vụ ……………………………...22
2.2.3.1 Công tác bảo vệ…………………………………………………..22
2.2.3.1 Cppng tác phục vụ……………………………………………….22
CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của cơng ty Hồng
Thành
3.1 Giai pháp và tham mưu tổng hợp………………………………...24
3.2 Giai pháp về cộng tác thông tin……………………………………25
3


3.3 Giai pháp về cộng tác văn thư, lưu trữ……………………………26
3.4 Giai pháp về cộng tác hội viên……………………………………..27
3.5 Giai pháp về việc tổ chức bố trí nhân sự………………………….27
3.6 Giai pháp về cộng tác hậu cần …………………………………….28
3.7 Công tác về bảo vệ tạp vụ……………………………………….28
3.8 Xây dựng môi trường làm việc tốt , gop phần phát triển khả năng
sáng tạo của nhân viên……………………………………………….28
3.9 Xây dựng mối quan hệ và phát huy phối hợp giữa các phòng ban và
bộ phận………………………………………………………………..29
KẾT LUẬN…………………………………………………………..30
Tài liệu tham khảo…………………………………………………….30

4


Lời mở đầu
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới
WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong

thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự
cạnh tranh gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát
triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản
xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý
quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng
hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng
không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là cơng tác
văn phịng. Văn phịng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn
phịngvừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua
hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động
tham mưu tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban
trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phịng được gọi là
phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là
cơng cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được khai
thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý
của nhà quản trị.
Hồng Thành là cơng ty mới thành lập (năm 2002) nhưng các thành viên
của cơng ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ
và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình
thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc,
một hình ảnh tin tưởngtrong con mắt của đối tác. Mục tiêu của cơng ty là
đưa Hồng Thành trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất
các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành cơng nghiệp đóng tàu.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng
tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp
dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn
góp một phần nhỏ bé hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn
phịng tại cơng ty được tốt hơn.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lý luận chung về văn phịng và cơng tác văn phịng

5


.Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng tại cơng ty TNHH sản
xuất thương mại Hồng Thành để thấy được những điểm mạnh cũng như
những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng
cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phịng tại cơng ty.
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn
phịng và cơng tác văn phịng, thực trạng về cơng tác văn phịng tại cơng ty
TNHH sảnxuất thương mại Hồng Thành như:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
cũng như những thuận lợi và khó khăn mà cơng ty gặp phải.
- Tìm hiểu thực trạng về cơng tác văn phịng tại công ty như công tác tham
mưu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn
thư, lưu trữ,công tác tổ chức cuộc họp hội nghị trên cơ sở đó phân tích đánh
giá kết quả đđạt được, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những
tồn tại đó.
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa
hiệuquả của cơng tác văn phịng tại cơng ty.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Để hồn thành khóa luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại.

6


CHƯƠNG 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và cộng tác văn
phòng
1.1 Khái niệm về văn phòng:
Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước ,
trong các xí nghiệp Văn phịng thiên về việc thu nhập , bảo quản, lưu trữ ,
các loại giấy tờ trong cơ quan . Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ
đến bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến cộng tác văn thư.
1.2 Vai trị của văn phịng
Văn phịng của bất kì cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một điều tất yếu
khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng đến hiệu quả
và chất lượng hoạt động cơ quan. Nói cách khác văn phịng vừa là bộ phận
đầu não , vừa là bộ mặt cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng
thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ
hoạt động của cơ quan đơn vị được trơi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trị
quan trọng đó của văn phịng được thể hiện qua các phương diện sau:
thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của
cơ quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo phụ thuộc đều phải thơng
qua văn phịng để chuyển giao đến các phịng ban, đơn vị khác. Văn phịng
có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện các quyết định và sự
chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan
trọng, các bộ phận ban khác thực hiện các chức nắng riêng biệt. Nếu văn
phịng khơng làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ ngưng trệ.
Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “ cổng gác thơng tin” của cơ
quan tổ chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận
văn phịng. Từ những nguồn thơng tin tiếp nhận được văn phịng sẽ phân
loại thơng tin theo những trang thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây

là hoạt động vơ cùng quan trọng nó quyết định đến sự thahf công hay thất
bại của một tổ chức.
Thứ 3: Văn phòng là bộ máy làm việc của nhà lãnh đạo. Đó là vì thơng qua
văn phịng của các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống
văn bản như là: thông báo, quyết định…..

7


Thứ 4: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan tổ chức. Văn phịng là nơi trung chuyển mọi cơng việc của cá
nhân, phòng ban tới thủ trưởng để đạt mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức
Thứ 5: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và
ngồi tổ chức
Thứ 6: Văn phịng được ví là nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động
của các phịng ban đơn vị nói chung và các lãnh đjao nói riêng như: Xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các thiết bị hoạt động
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây
dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại
hóa. Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề
nghiệp nên trong xã hội đã tồn tại tất yếu nghành văn phịng. Quyết định
của văn phịng chính phủ đã lấy ngày 28/8 hằng năm làm ngày truyền thống
của văn phòng, của hệ thống chính quyền nhà nước Việt Nam
1.3 Chức năng của văn phịng:
Tùy theo quy mơ tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị
hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phịng được hình thành lớn, nhỏ khác
nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì văn phịng cũng có những
chức năng cơ bả: tham mưu, tổng hợp và hậu cần.

8

Chương 2: Thực trạng cộng tác văn phịng tại cơng ty thương mại
sản xuất thương mại Hoàng Thành
2.1 Khái quát về cơng ty TNHH sản xuất thương mại HỒN THÀNH
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty TNHH sản xuất thương mại hoàn thành được thành lập theo giấy
chứng nhận đăng kí kinh doanh của cơng ty TNHH có 2 thành viên trở lên
số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần 2 thay giấy chứng nhận đăng kí
kính doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần 4 ngày 24/11/2005, đăng
ký thay đổi lần thứ 5 ngày 18/12/2006 và đăng ký thay đổi lần thứ 6 ngày
31/03/2008, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 13/05/2009 do cơ sở kế hoạch
và đầu tư Hải Phịng cấp.
Cơng ty là một đơn vị kinh tế hạch tốn độc lập, có tư cách khác nhau, hoạt
động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà
nước và điều lệ công ty.
Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí của nghành đóng tàu,
kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn,… cho các
cơng ty có tiếng trong lĩnh vực đóng tàu như công ty công nghiệp tàu thủy
Nam Triệu, công ty cổ phần cơng nghiệp Việt Hồng, cơng ty cổ phần vật
liệu hàn, đồng thời công ty cần kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc,
thiết bị cơng nghiệp như: xe cẩu, xe nâng, xe kéo, ô tô,….
Tên công ty: công ty TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI HOÀN THÀNH
Đại chỉ trụ sở chính: số 31 tập thể PHÂN ĐẠM, phường TRẠI CHUỐI,
quận Hồng Bàng, thành phố Hai Phòng.
Điện thoại: 031.35410.160
Fax: 031.352.8037
Email:
Địa chỉ nhà máy: Khu KIẾN THIẾT, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng,
Hải Phòng

Điện thoại: 031.3528.240
Fax: 031.352.8037
9


Email:
Vốn xác định: 4 tỷ
Vốn điều lệ: 60 tỷ
Ngân hàng mở tài khoản: ngân hàng nông nghiệp và phát triển Nông thôn
HP.
Số tài khoản: 21002111044469
Mã số thuế: 0200469085
Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh giám đốc
Họ và tên: Vũ Thị Liên

stt

Tên
thành
viên

Nơi đk
hộ khẩu

Gía trị gop
vốn

Số CMND

1

Vũ Thị
Liên

Số 31 tập 15.000.000
thể Phân
Đạm ,
Trại
Chuối.
HP

0308733324

2

Vũ
Đình
Nghiệp

Số
15.000.000
19/212
Lê
Lợi,Ngơ
Quyền,
HP

031252835

3

Vũ
Đình
Đồn

Số 31
tập thể
Phân
Đạm,
Trại
Chuối,
HP

15.000.000

031277683

4

Vũ
Đình
Hoan

Số 31
tập thể
Phân

15.000.000

031277685
10


Đạm,
Trại
Chuối,
Hồng
Bàng,
HP

2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào địa điểm tổ chức sản xuất cũng như quy mô sản xuất công ty đã
tổ chức bộ máy quản lý 1 cấp. Giảm đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực
tiếp đến tầng xưởng, giúp việc cho giám đốc là các phó giám đơc và các
phịng ban chức năng. Thơng qua sự trợ giúp của các phó giám đốc, giám
đốc có thể nắm bắt được tình hình sản xuất của các xưởng, tình hình sản
xuất kinh doanh của cơng ty
Giám Đốc

P. Xuất
nhập
khẩu

Phó GĐ Kỹ
Thuật

P.Kỹ Thuật

Phó GĐ Kinh
Doanh

P. Marketing

Phó GĐ Tài
chính

P.Tổ Chức
HC-NS

P. Tài Chính

11


Xưởng Sản
Xuất cơ khí

Xưởng Sản
Xuất Nhựa

Xưởng Sửa Chữa
MMTB

2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Đứng đầu là giám đốc giữ vai trị chủ chốt, thay mặt cơng ty chịu trách
nhiệm pháp lý đối với nhà nước, và hoạt động sản xuất kinh doanh
*Phó giám đốc kỹ thuật:
- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết

kế của các sản phẩm, hướng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo
thiết kế đảm bảo chất lượng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý
thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra an toàn
cho máy móc thiết bị
- Là phần chun mơn kiếm tra kỹ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi
q trình sản xuất sản phẩm, khẳng định theo dõi chất lượng của sản phẩm
- Quản lý, thập định chiến lược trước mắt và lâu dài về cộng tác kỹ thuật,
xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lượng của công ty
- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện các lĩnh vực do phòng quản lý
theo quy định.
- Quản lý công chức, tài sản do giám đốc cơng ty giao cho phịng
Thực hiện một số u cầu khác theo u cầu của giám đốc cơng ty
Phó giám đốc tài chính
-Theo dõi, kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính của các bộ phận trong
cơng ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thơng tin
kinh tế kịp thời, chính xacsm cùng giám đốc phân tích đánh giá tình hình
sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh tốn và kiểm tra
tình hình thanh tốn với ngân hàng, cán bộ cơng nhân viên,. Quan lý phịng
hành chính
- Thu nhập, phản ánh và xử lý tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các tài khoản kinh
12


phí, các khoản thu phát sinh mỗi đơn vị. Đề xuất phương hướng các biện
pháp cải tiến quản lý tài chính hằng năm
Phát hành và luân chuyển các chứng từ quy định
Lưu trữ chứng từ và sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nước
Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên cơ
quan tài chính, cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành

của nhà nước, phục vụ cho việc quản lý điều hành của giám đốc cơng ty
Giám đốc kinh doanh:
Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự tốn
tiêu thụ sản phẩm, quản lý cơng tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu
quyết tốn hàng hóa, sản xuất theo kế hoạch, dự tốn tiêu thụ. Quản lý
phòng marketing.
-

Xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực
hiện.

-

Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà
phân phối của công ty.

-

Thực hiện các hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại
doanh thu cho doanh thu

-

Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất
kinh doanh của cơng ty.

-

Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự
án đến khách hàng

-

Thu hút đầu tư và các cuộc xúc tiến đầu tư.

-

Phối hợp các bộ phận liên quan đến phịng kế tốn phối hợp các bộ
phận liên quan như phịng kế tốn, kỹ thuật, phân phối, …. Nhằm
mang đến các dịch vụ đầy đủ nhằm mang đến cho khách hàng.

Phịng tổ chức hành chính- nhân sự
-

Tham mưu cho giám đốc việc bố trí, sắp xếp các bộ quản lý ở các
phòng ban, các xưởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khốn nhân
cơng cho từng loại sản phẩm

-

Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị,
cơng tác tiếp khách bảo vệ,….

-

Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm
13


-

Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.

-

Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật theo yêu cầu
công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài
liệu liên quan đến công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp
pháp, hợp lý văn bản tài liệu lưu hồ sơ công ty

-

Theo dõi quản lý công tác lao động theo tiền lương, các chế độ chính
sách với người lao động, bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính tốn và xây
dựng kế hoạch tiền lương, theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định
mức lao động.

-

Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo
yêu cầu, chiến lược của công ty

-

Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân
sự đào tạo và tái đào tạo

-

Tổ chức việc quản lý nhân sự tồn cơng ty, xây dựng quy chế lương

thưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện
các chế độ cho người lao động

-

Tổ chức công tác bảo vệ y tế, hậu cần, ….phòng sản xuất, nhập khẩu

-

Tham mưu cho giám đốc việc nhập khẩu các thiết bị, làm thủ tục liên
quan đến vấn đề nhập khẩu như: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng
để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan,…. Làm thủ tục giao nhận
hàng từ cảng về đến kho, thực hiện quyết toán hàng hóa sau mỗi lần
nhập khẩu

2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
- Kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký và mục đích kinh
doanh. Đảm bảo và phát triển nguồn vốn được giao, thực hiện tốt về
phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ
công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nước,
không vi phạm pháp luật
Công ty hồn thành có trách nhiệm khai thác và sử dụng có hiệu quả
nguồn vốn, chủ động khơng ngunwgf tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài
sản, đổi mới trang thiết bị kỹ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm
bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả làm trịn nghĩa
vụ cơng ty với nhà nước
-

Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo
đúng mực tiêu kế hoạch nhà nước cao. Căn cứ nhu cầu thị trường

thông qua đại hội công nhân viên chức.
14


-

Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ
chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận
được ghi rõ trong quy định của công ty. Công ty chủ động xây dựng
kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên.

-

Thường xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công
nhân viên, thực hiện đầy đủ chính sách, đảm bảo cơng tác phân phối
lao động được cân bằng như : tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao
động, bảo đảm an ninh trật tự xã hội, ….

-

Xây dựng các chỉ tiêu khen thưởng để khuyến khích cán bộ cơng
nhân viên để phát huy được khả năng của mình đồng thời có những
biện pháp để xử lý sai phạm.

-

Cơng ty có quyền tuyển chọn đội ngũ nhân viên của mình theo yêu
cầu sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty. Thực hiện lặp lại các chế
độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà
nước, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng

hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động, có thể tuyển nhân
viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáo ứng
được yêu cầu của công việc

-

Cơng ty có quyền tư do liên kết kính tế với các tổ chức kinh doanh
khác trên cơ sở tự nguyện giữa các bên, khơng giới hạn vị trí địa lý,
quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi

2.1.4. nghành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty
- Dịch vụ xuất nhập khẩu
- Kinh doanh bất động sản, ô tô, xe máy, thiết bị phụ tùng ơ tơ- xe máy, máy
móc, thiết bị, vật liệu xây dựng, kim khí, phế liệu, thứ liệu, nơng lâm sản
(trừ mặt hàng nhà nước cấm)
- Sản xuất vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô xe máy, sản phẩm cơ khí
- Sản xuất kinh doạnh nhựa nhận dụng.
- Kinh doanh thiết bị điện, thiết bị y tế, thiết bị bưu chính viễn thơng, thiết
bị dùng trong phịng thí nghiệm, thiết bị kiểm nghiệm đo lường.
- Đại lý kí gửi hàng hóa, kinh doanh sắt thép xi măng
15


- Phá vỡ tàu cũ.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách thủy bộ.
- Xây lắp đường dây vào trạm biến áp 110 KV
- Xây dựng cơng trình dân dụng, giao thơng thủy lợi.
- Kinh doanh văn phịng cho thuê.
Trải qua hơn bảy năm hình thành và phát triển đến nay, công ty đã tạo lập
được một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tưởng trong mắt đối tác. Các

đối tác thường xuyên của công ty là.
-

Tổng công ty CNTT Nam Triệu

-

Công ty cổ phần đầu tư SD Nam Triệu

-

Cơng ty cổ phần CN Việt Hồng

2.1.5. Năng lực nhân sự của cơng ty
Cơng ty với các chính sách đãi ngộ xứng đáng, khen thưởng động viên kịp
thời, môi trường làm việc năng động, công ty đã thu hút được 1 đội ngũ, kỹ
sư, cử nhân, công nhân, thợ các nghành nghề đủ năng lực để thực hiện tốt
các nhiệm vụ của cơng ty. Tính đến thời điểm tháng 1 năm 2009 tổng số cán
bộ công nhân viên của công ty là 169 người, cơ cấu cụ thể như sau
Bộ phận quản lý:

30 người

-

Ban giám đốc:

4 người

-

Phịng kế tốn:

7 người

-

Phịng tổ chức hành chính nhân sự:

8 người

-

Quản đốc phân xưởng :

8 người

-

Phịng bảo vệ:

3 người

-

Bộ phận chun mơn:

11 người

-

Phịng kỹ thuật nghiệp vụ: 5 người

-

Phòng bảo vệ: 6 người

Tổ sản xuất: 128 người
-

Tổ sản xuất cơ khí: 68 người
16


-

Tổ sản xuất nhựa: 60 người

Năng lực chuyên môn của cán bộ chủ chốt cơng ty

STT

Họ Và Tên

Năm sinh

Sốnăm
cơng
tác

Trình
độ Chức vụ
chun
mơn

1

Vũ
Liên

Thị

1960

17

Cử
nhân GĐ cơng ty
Tc-Kt

2

Vũ
Đình
Nghiệp

1963

15

Kĩ Xư Xây PGĐ
dựng
ty

cơng

3

Vũ
Đình
Hoan

1976

9

Kĩ Xư máy

cơng

4

Vũ
Đình
Đồn

1973

12

Cử nhân kế Kế
tốn
tốn
trưởng

5

Phạm Văn
LOng

1977

4

Kĩ sư cơ Trưởng
khí
phịng
tốn

PGĐ
ty

kế

2.1.6. Các sản phẩm và mặt hàng công ty đang thực hiện
- Sản xuất, gia công, và lắp dựng khung nhà công nghiệp của khu cơng
nghiệp NOMORA.
- Các sản phẩm phục vụ đóng tàu như: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, bể mạ
nhúng kẽm, lõi nhựa cuộn dây hàn…. Công ty đã ký kết hợp đồng nguyên
tắc hàng năm với các công ty như: Công ty công nghiệp tàu thủy Nam

Triệu, công ty cổ phần cơng nghiệp Việt Hồng, cơng ty TNHH 1 thành
viên đóng tàu phà rừng, công ty công nghiệp vật liệu hàn, nhà máy đóng tàu
Sơng Cấm,…
- Nhà tiền chế kiểu 02 mini
- Các loại hàng hóa nhập khẩu như xe ơ tô các loại, đầu kéo mỹ, các loại
cần cẩu, xe nâng, máy múc,…. Những mặt hàng mà trong nước chưa sản
xuất được. Thi công, cải tạo, thiết kế đường dây 35KV.
Ngồi ra cơng ty cịn tham gia kinh doanh thương mại thuế đa dạng tạo
nguồn vốn cho lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu có tiềm năng phát triển
mạnh trên cơ sở những kết quả đạt được.
17


2.1.7 Chiến lược định hướng phát triển của công ty.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thành phố Hải Phịng, cơng ty TNHH
sản xuất thương mại Hồng Thành đã đưa ra phương hướng và các chỉ tiêu
kế hoạch cụ thể để phấn đấu nâng cao năng lực sản xuất phục vụ cho
nghành đóng tàu và đạt hiệu quả. Với định hướng của thành phố Hải Phòng
là phát triển mạnh các lĩnh vực phục vụ cho cơng nghiệp đóng tàu và nâng
cao khả năng đáp ứng nhu cầu sữa chữa tàu trong nước, mở rộng nhà máy
đóng tàu, do đó như cầu tăng mạnh về các sản phẩm dùng cho nghành đóng
tàu là tất yếu
Trong những năm tới cơng ty sẽ dự định phát triển một số nghành nghề dư:
xây dựng trạm biến áp điện, xây dựng nhà máy đóng tàu, xây tịa nhà
thương mại cho th,… theo kế hoạch của công ty đề ra, công ty sẽ phát
huy những sản phẩm vốn có phục vụ cho nghành đóng tàu có trọng tải lớn
như lõi nhựa cuộn dây hàn, khóa giáo, giàn giáo, cao bản, cửa tàu,… Đồng
thời cơng ty sẽ xây dựng nhà máy đóng tàu, mở rộng sản xuất góp phần vào
mục tiêu phát triển của tỉnh nhà. Mặc dù công ty mới thành lập nhưng các
thành viên của cơng ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa,

phá vỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Hiện tại công
ty đang tiến hành sản xuaats các sản phẩm nhựa và cơ khí.
Tập trung và sản xuất, mở rộng quy mơ hướng tới cơng ty đóng tàu trong và
ngồi nước.
Cơng ty đưa vào thử nghiệm sản xuất bộ bàn bạc vệ sinh, phụ kiện vệ sinh.
Về thương mại: Công ty đang xây dựng một công ty thương mại 11 tầng để
vừa điều hành vừa cho th văn phịng
Cơng ty đây đang dự định mở một văn phòng bên Mỹ, để thuận tiện cho
việc giao dịch vì phần lớn các thiết bị như đầu kéo, cẩu,... đều được nhập
khẩu từ Mỹ
Theo quan điểm và định hướng phát triển lâu dài, công ty phải xây dựng
được 1 thương hiệu mạnh ngay thị trường trong nước. Để đạt được mục
đích, nội lực của công ty phải không ngừng nâng cao và cải thiện về mọi
mặt.
Về hệ thống quản lý: công ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 do
trung tâm QUACERT cấp.
Về chính sách chất lượng: chính sách chất lượng của cơng ty được xây
dựng nhằm khẳng định sự phát triển bền vững ổn định lâu dài và hợp tác
các bên cùng có lợi, cùng hướng tới sự phát triển chung của xã hội. Chính
sách hành động được thể hiện qua các nội dung.
Đối với các sản phẩm công ty phải đạt
18


chất lượng – năng suất – hiệu quả
nguyên tắc cam kết hoạt động sản xuất kinh doanh với khách hàng:
Đạt chất lượng – đủ số lượng – đúng thời hạn – đáp ứng đúng nhu cầu
2.2 Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn
phịng tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành:
2.2.1Cơng tác tổ chức hội nghị

Đa dạng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích phát triển bền vững
là chiến lược mà hội đông thành viên đã quyết định và lựa chọn hành
động.sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty và các bộ phận liên
quan đã cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm
là người được phân công tổ chức hội nghị. Trong cuộc họp, các bộ phận
chuẩn bị nội dung, hậu cần và những ngƣời có liên quan đã kiểm điểm lại
từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành cơng, những mặt cịn hạn chế,
sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lƣợng hội nghị và cùng nhau rút
kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn.
Những kết quả đã đạt được Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh
đạo có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng
năm, q, tháng của cơng ty để từ đó đề ra đƣợc những phương hướng kế
hoạch chỉ đạo thực hiện. Bản kế hoạch của hội nghị đƣợc lập rất khoa học,
bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết, do đó rất thuận lợi cho ban lãnh
đạo và các phòng ban làm căn cứ thực hiện. Các mệnh lệnh, thông báo,
quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc được triển
khai nhanh dưới dạng văn bản đến các phịng ban chun mơn và các đơn
vị liên quan.
Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần
thiết và đƣợc bảo quản cẩn thận. Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham
luận, bài phát biểu…của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo. Đồng thời thông
qua các cuộc họp lãnh đạo cơng ty có thể nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện
vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm bảo đƣợc
nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ đó
nâng cao được hiệu quả cơng tác quản lý và sản xuất. Những mặt còn tồn
tại Tại một số cuộc họp, hội nghị của công ty thành phần tham dự không
đầy đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp cịn có một bộ phận người
tham gia nhưng khơng tập trung hoặc làm việc riêng, do đó khơng nắm
đƣợc chủ trương, tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý
còn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia các cuộc họp của công ty. Công tác đón

tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nước ngồi đơi khi cịn chưa thật
sự chu đáo. Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn.
Nguyên nhân Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chưa
cao, vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội
nghị. Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo cịn chậm, các đơn vị
khơng bố trí được thời gian gây ảnh hưởng đến thành phần tham dự. Trình
19


độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn hạn chế nên đã tạo ra
rào cản trong việc giao tiếp với khách nước ngoài. Việc giáo dục, tuyên
truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị cho cán bộ
nhân viên của cơng ty cịn chƣa thường xun. Chính vì vậy mà kết quả
của một số cuộc họp và hội nghị chưa thật sự hiệu quả.
2.2.2 Cơng tác hậu cần
Để duy trì quản lý, để cơng việc của văn phịng được diễn ra trơi chảy thì
bất cứ một cơng ty nào cũng chú trọng đến cơng tác hậu cần của mình. Các
điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về
cơng tác hậu cần của văn phịng cơng ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang
thiết bị của văn phòng nhƣ sau:
- Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào
phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tƣ của các phòng ban vào ngày 28
hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi
Giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất
tiền mua sắm trang thiết bị.
Mẫu 12: Phiếu đề nghị mua sắm văn phịng phẩm CỘNG HỊA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ
MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM Ngày tháng:………….. Phịng ban u
cầu:………… STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Chữ ký
(Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)

Mẫu 13: Kế hoạch mua sắm văn phịng phẩm CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc KẾ HOẠCH MUA
SẮM VĂN PHỊNG PHẤM Số:…….Ngày tháng……… STT Nội dung
Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích Người lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo
cơng ty
Mẫu 14: Sổ giao nhận văn phịng phẩm STT Ngày tháng Chủng loại Số
lượng Ký nhận Ghi chú (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)
Cơng tác hậu cần của công ty được thực hiện với các công việc như: quản
lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tham gia tổ chức
các cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của công ty…
* Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong thời gian qua, văn phịng cơng
ty đã đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi cơng tác.
Văn phịng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo những
tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Văn phòng căn cứ vào chuyến đi
để bố trí phƣơng tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phương tiện công cộng
hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty). Cơng ty có tổ lái xe gồm 4
nhân viên đảm bảo việc đưa đón lãnh đạo đi cơng tác được nhanh chóng và
kịp thời. Trước các chuyến đi Trưởng phịng hành chính tham dự những
buổi họp giao ban cơng việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững
nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững đƣợc những công
20


việc mà Giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên
phải thực hiện. Trong thời gian Giám đốc đi cơng tác mọi nhân viên trong
phịng đã giúp Phó giám đốc thực hiện những cơng việc mà Giám đốc ủy
quyền. Ngồi ra Trưởng phịng cịn ghi lại những công việc quan trọng xảy
ra một cách chi tiết, khi Giám đốc trở về Trưởng phịng báo cáo tóm tắt các
hoạt động trong thời gian Giám đốc đi vắng và nhận các giấy tờ chi phí
cơng tác và làm thủ tục thanh tốn cho Giám đốc.

* Cơng tác tiếp khách Trong việc tiếp khách văn phịng cơng ty đóng một
vai trị quan trọng. Văn phịng khơng chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón
khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết
những yêu cầu của một số lƣợng khách lớn xin gặp Giám đốc. Với những
trƣờng hợp đột xuất lãnh đạo không tiếp khách đƣợc thì văn phịng đã chủ
động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo
và cơng ty. Văn phịng ln đảm bảo những nhu cầu cần thiết cho việc tiếp
khách khi có khách đến làm việc với lãnh đạo. Ngồi ra văn phòng cũng
chịu trách nhiệm đặt tiệc tại nhà hàng để tiếp đãi đối với những khách quan
trọng hoặc khách ở xa đến.
Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phịng trong cơng tác tiếp khách là: Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách.
- Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách chẳng hạn
nhƣ: sắp xếp bàn tiếp khách, chuẩn bị tài liệu phục vụ cho q trình bàn
bạc, trao đổi cơng việc…
* Quản lý tài sản cố định Văn phịng cơng ty có một bộ phận chuyên quản
lý tài sản cố định nhƣ nhà cửa, thiết bị, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật,
phƣơng tiện vận chuyển…dƣới sự chỉ đạo và điều hành của Phó phịng.
Văn phịng lập và lƣu trữ các hồ sơ tài sản cố định:
- Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập đúng thủ tục hợp lệ
- Văn phòng nắm chắc về số lượng, chất lượng các loại tài sản cố định để
có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý.
- Trong quá trình sử dụng đã tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản.
- Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiểm kê định kỳ và
kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi. Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng
của cơng ty như: văn phịng phẩm, các trang thiết bị phục vụ cho văn phịng
cơng ty…để quản lý tốt loại tài sản này cho công ty văn phòng đã tiến hành
thực hiện như sau:
- Xác định định mức sử dụng vật tư, các định mức này đƣợc cơng bố cơng
khai trong tồn cơng ty
. - Tiến hành cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn.

21


- Khi mua hàng hóa vật tƣ đã tiến hành làm phiếu nhập kho, khi cấp phát
thì có phiếu xuất kho theo nguyên tắc xuất nhập của kế toán.
- Để vừa tiết kiệm vừa gắn trách nhiệm của mỗi cá nhân với cơng việc của
mình văn phịng đã tiến hành khốn chi phí vật tư đối với những loại hoạt
động khơng mang tính tập trung. Văn phịng chịu trách nhiệm quản lý chỗ
để xe của cán bộ công nhân viên trong cơng ty, ngồi ra cịn phụ trách cơng
tác sửa chữa máy móc thiết bị của văn phịng và các đơn vị
* Quản lý văn phòng phẩm Hàng tháng các phòng ban gửi các bản dự trù đồ
dùng, dụng cụ hành chính và chuyển cho văn phịng cơng ty. Trƣởng phịng
sẽ xem xét các bản dự trù đó nếu thấy hợp lý sẽ ký duyệt nếu không sẽ loại
bỏ. Văn phòng lập bản dự trù văn phòng phẩm hàng tháng của cơng ty và
nhập văn phịng phẩm về. Căn cứ vào nhu cầu về văn phòng phẩm của từng
phòng ban, phân xƣởng mà văn phịng cơng ty viết phiếu xuất kho và ghi rõ
vào sổ sách để làm quyết toán với phịng tài chính. Những kết quả đã đạt
đƣợc Văn phịng đã ln đảm bảo những chuyến cơng tác của lãnh đạo
cơng ty được chu đáo và an tồn, thực hiện tốt công tác quản lý của công ty.
Sắp xếp lịch đón khách, tiếp khách hợp lý, khoa học, hạn chế tối đa tình
trạng trùng lặp giờ tiếp khách. Tổ chức hội nghị, các cuộc họp của công ty
diễn ra thành công tốt đẹp. Các điều kiện vật chất cần thiết như vật tư,
phương tiện làm việc phát sinh đã được cung cấp đúng và đủ về số lượng
cũng như chất lượng. Các trang thiết bị đƣợc cung cấp và sửa chữa kịp thời
đầy đủ đảm bảo duy trì hoạt động của công ty. Do mọi kế hoạch cung cấp
vật tư, phương tiện đều được lên kế hoạch cụ thể nên tránh được tình trạng
cung ứng tràn lan, lãng phí. Những mặt còn tồn tại Việc cung cấp thiết bị,
đồ dùng văn phịng phẩm cịn chậm do q trình xét duyệt vì thế trong q
trình làm việc của các phịng ban thƣờng bị thiếu đồ dùng văn phòng cần
thiết. Việc cung cấp giấy photo, giấy in khơng chính xác, cuối tháng các

phòng ban thường bị thiếu giấy in và giấy photo. Việc sửa chữa các trang
thiết bị văn phòng như máy in, máy photo còn chậm gây ảnh hƣởng đến
tiến độ thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên. Một số cá nhân vẫn
chưa có ý thức trong việc bảo vệ tài sản chung của công ty, vẫn cịn tình
trạng sử dụng lãng phí văn phịng phẩm vào mục đích cá nhân. Ngun
nhân Hàng tháng các phịng ban gửi bản dự trù văn phịng phẩm xuống văn
phịng cơng ty, song có những khoảng thời gian cơng việc q nhiều dẫn
đến việc thời gian xét duyệt các bản dự trù kéo dài, gây tình trạng thiếu
dụng cụ, đồ dùng văn phòng phẩm của các phòng ban. Đây là yếu tố gây
ảnh hƣởng không nhỏ đến công việc của các phịng ban bộ phận. Do văn
phịng khơng tính tốn kỹ nhu cầu văn phòng phẩm cũng nhƣ nhu cầu về in
sao tài liệu hàng tháng của các phòng ban mà tổng kết rút kinh nghiệm ở
các tháng sau cho phù hợp. Ý thức tiết kiệm của nhân viên văn phòng chưa
cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phịng phẩm cũng chƣa sát sao,
chƣa có những biện pháp xử lý nghiêm khắc
2.2.3 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ
2.2.3.1 Cộng tác bảo vệ:
22


Một trong những hoạt động không kém phần quan trọng của văn phịng.
Hoạt động này tuy khơng ảnh hưởng trực tiếp tới q trình sản xuất kinh
doanh của cơng ty nhưng thực sự nó đóng một vai trị rất quan trọng và cần
thiết. Chính vì vậy cần phải có cái nhìn nghiêm túc trong cơng tác này tránh
những sai lầm tuy nhỏ nhƣng lại có ảnh hưởng đến bộ mặt của công ty.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên cơng tác bảo vệ tại
cơng ty Hồng Thành được thực hiện một cách rất nghiêm túc, cán bộ công
nhân viên trong công ty rất yên tâm làm việc và góp phần tạo kỷ cương, kỷ
luật trong lao động. Nhân viên bảo vệ của công ty đã thực hiện đầy đủ
những quy định của công ty về công tác bảo vệ, trƣớc giờ nhận ca, hết giờ

thì làm các thủ tục bàn giao bằng sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện
trường bảo vệ một cách rõ ràng. Khi có sự cố mất cắp, cháy nổ hay hư hại
tài sản nhân viên bảo vệ đã phát hiện và xử lý kịp thời các nguyên nhân và
trong trường hợp khơng thể tự mình giải quyết đã nhanh chóng báo cho văn
phịng cơng ty xin ý kiến giải quyết kịp thời.
Nhận xét về công tác bảo vệ của công ty Trong thời gian qua công tác bảo
vệ đã ln được thực hiện tốt khơng để xảy ra tình trạng đáng tiếc nào như
làm mất mát hoặc hư hỏng các tài sản, khơng có hiện tượng ồn ào hay mất
trật tự tại nơi làm việc. Văn phịng cơng ty có tổ bảo vệ gồm 3 ngƣời có
nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24h và đảm bảo an tồn phịng chống
cháy nổ trên địa bàn cơng ty. Cơng tác bảo vệ vẫn còn tồn tại một số hạn
chế Nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn còn hiện tƣợng đi muộn về sớm không
bàn giao một cách nghiêm túc, nhiều khi mấy ngày mới ký nhận vào sổ giao
ca một lần. Vẫn cịn hiện tượng ngƣời ra vào cơng ty một cách tùy tiện,
nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn cịn chểnh mảng khơng để ý vào cơng việc.
2.2.3.2 Cơng tác tạp vụ
Đối với cơng ty Hồng Thành mơi trường xanh sạch, khơng khí trong lành
là một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng cơng
việc vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên
trong công ty. Công tác tạp vụ tại công ty bao gồm các công việc như:
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo nhu cầu nƣớc uống cho các phòng ban
trước giờ làm việc, kiểm tra xem các thiết bị điện đã tắt hết chưa khi hết giờ
làm việc.
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang
đƣợc phân giao quản lý của công ty luôn khang trang sạch đẹp, thƣờng
xuyên chăm sóc bồn hoa cây cảnh có trong cơng ty, qt dọn lau chùi cửa
kính sạch sẽ.
- Công tác tạp vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động,
vệ sinh lao động…và ln hồn thành các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo
giao. Công tác tạp vụ đã đạt được các kết quả sau Tổ tạp vụ của công ty

gồm có 3 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 3 tầng,
chăm sóc vƣờn hoa cây cảnh, làm vệ sinh các thiết bị…đảm bảo duy trì
23


mơi trường làm việc sạch sẽ, thống mát cho tồn cơng ty. Tổ tạp vụ gồm
tồn những ngƣời chung tuổi nên rất chăm chỉ, nhiệt tình trong cơng việc.
Nước uống luôn được cung cấp đầy đủ, cốc chén luôn sạch sẽ, văn phịng
thống mát. Bên cạnh đó cơng tác tạp vụ vẫn còn tồn tại một số vấn đề Vẫn
còn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc chỉ mang tính nghĩa vụ, khơng
đúng với quy định của cơng ty, nhiều khi nghỉ phép khơng có lý do. Nhân
viên tạp vụ sử dụng các phƣơng tiện hỗ trợ còn lãng phí và bừa bãi dẫn đến
chi phí phục vụ cao. Nguyên nhân của những tồn tại trên Do ban lãnh đạo
của công ty chƣa thực sự quan tâm đến công tác này. Hơn nữa chính sách
tiền lương đối với nhân viên tạp vụ khơng đƣợc chú trọng, lương thấp,
khơng có các chính sách khen thƣởng đãi ngộ nên họ cũng không thiết tha
với công việc lắm. Do ý thức của ngƣời lao động chưa cao. Lãnh đạo cơng
ty chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với những vi phạm của các nhân
viên phụ trách công tác này. Kết luận chương 2: Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ
chức và họat động của bộ máy văn phịng cơng ty có thể đƣa ra một thực tế
là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng như áp dụng một cách rộng rãi
những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to
lớn trong công tác văn phịng. Nó góp phần tăng cƣờng hiệu quả, hiệu lực
pháp lý của lãnh đạo cơng ty nói riêng và văn phịng nói chung. Việc tổ
chức hoạt động nhƣ hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của
Nhà nƣớc, phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dƣới làm cho bộ
máy của công ty trở thành một chủ thể thống nhất. Tuy nhiên trong quá
trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI HỒNG THÀNH
24


Trong hơn 7 năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phịng của cơng ty đã
đi vào chiều sâu. Chất lƣợng tham mưu, tổng hợp được nâng lên, việc thực
hiện Quy chế làm việc mới của Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo
thực hiện khá nền nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền
thông được quan tâm, trình độ cán bộ được nâng lên một bước, công tác
văn thư, lưu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính được chú trọng, cơng tác
hậu cần đáp ứng được yêu cầu đề ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó cơng tác văn
phịng vẫn cịn bộc lộ những hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục như chưa
thật làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp, xây dựng và thực hiện chương
trình cơng tác, cơng tác nghiên cứu, đề xuất của chuyên viên nghiên cứu
chất lượng chưa cao, chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm…
3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp
Như phần thực tế ở chương 2 đã nêu thì văn phịng cơng ty chỉ làm cơng tác
tham mưu trong lĩnh vực hành chính, cịn các mặt hoạt động khác của cơng
ty do các phịng ban chuyên môn thực hiện. Cách thức tham mưu này đã tiết
kiệm được thời gian chuyển tải thơng tin vì thơng tin được chuyển thẳng từ
các phịng ban chun mơn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thông
qua bộ phận văn phịng. Mặt khác nội dung thơng tin tham mưu cho từng
lĩnh vực hoạt động của công ty vì thế cũng mang tính chun sâu, cụ thể
hơn. Tuy nhiên cách thức tham mưu này có nhược điểm là làm tản mạn nội
dung thơng tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phương án điều
hành tổng hợp của lãnh đạo công ty. Với thực trạng vấn đề trên em xin đưa
ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó là:
- Thứ nhất, văn phịng nên có bộ phận làm cơng tác tham mƣu để trợ giúp
lãnh đạo công ty trong công tác quản lý điều hành.

- Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các
bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo
công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp
trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn.
Như vậy văn phịng vừa thể hiện là trung tâm của cơng tác tham mưu vừa là
nơi tiếp nhận, phối hợp với các phịng ban chun mơn làm cơng tác tham
mƣu cho lãnh đạo công ty. Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu tại văn
phòng theo hai hướng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này được
thuận lợi hơn đồng thời tăng cường đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và
cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh
đạo công ty. Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán
bộ văn phòng và cán bộ văn thư, lưu trữ, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu
vào cơng việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phịng sẽ có ý kiến
đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của
mình đƣợc tốt hơn. Cán bộ cơng nhân viên cần chủ động hơn nữa trong
việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên thì lãnh
đạo cơng ty cần có những hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời những ý
25