THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TBS

KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán nguyên vật liệuKế toán thanh toán Kế toán dự án Kế toán tổng hợp
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
TBS
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TBS
Công ty lựa chọn cách thức tổ chức bộ máy kế theo hình thức tập trung. Tức
là Công ty chỉ tổ chức phòng Kế toán tại văn phòng chính, còn dưới các nhà máy
thì không có. Hiện nay Công ty đang có 5 kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng phụ
trách tổng hợp tình hình tài chính của cả công ty và 4 kế toán viên phụ trách từng
phần hành công việc của mình.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
+ Kế toán nguyên vật liệu
- Theo dõi cập nhật tình hình nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào các
kho vật tư, thiết bị của Nhà máy; Kiểm tra lại tính toán vật tư trên phần mềm
theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Theo dõi cập nhật tình hình xuất vật tư vào sản xuất hàng ngày. Cập nhật
báo cáo tồn kho 2 ngày một lần.
- Lưu trữ, cập nhật và kiểm tra các báo giá vật tư, trong đó phân loại vật tư
cho công trình, vật tư sử dụng sản xuất chung tại xưởng.
- Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng; kiểm tra
tính hợp lệ, hợp pháp, chính xác, đầy đủ của phiếu nhập, xuất vật tư, so sánh
số vật tư xuất với định mức tiêu hao cho phép.
- Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho vật tư trên thẻ kho về số
liệu nhập, xuất tồn.
- Tiến hành kiểm kê vật tư theo định kì (hàng tháng, quý , năm hoặc đột xuất
theo yêu cầu)
- Phối hợp với kế toán dự án trong quá trình quyết toán tổng hợp vật tư theo
công trình.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các TK 152, 153
- Báo cáo tồn kho 2 ngày một lần

- Báo cáo xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng
- Báo cáo phân tích tình hình sử dụng vật tư sản xuất, có so sánh với định mức
tiêu hao của công ty
- Báo cáo phân tích hàng mua trong kỳ
- Chịu trách nhiệm lưu trữ các chứng từ kế toán có liên quan đến phần hành
công việc của mình
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các bút toán cập nhật trên phần
mềm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của kế toán trưởng
- Đề xuất, lập tờ trình đối với định mức vật tư, bảng dự tính vật tư tồn kho tối
thiểu.
+ Kế toán thanh toán
- Tiếp nhận kiểm tra và xử lý đối với các chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, các chứng từ liên quan đến thanh toán công nợ phải thu, phải
trả.
- Cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số dư TM, ngân hàng hàng ngày với thủ quỹ,
với ngân hàng và không chậm hơn 10h sang ngày hôm sau.
- Luôn đảm bảo số dư tiền mặt trên phần mềm và thực tế khớp nhau, số dư
tiền mặt không vượt quá 50 triệu đồng.
- Thanh toán bằng TM được áp dụng đối với các khoản chi có giá trị < 10
triệu đồng và > 10 triệu đồng phải được thanh toán bằng chuyển khoản.
- Chịu trách nhiệm đối với các tài khoản 111, 112
- Báo cáo kiểm kê quỹ tại ngày cuối cùng của tháng.
- Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng.
- Lưu trữ, ghi chép, phản ánh các chứng từ tiền mặt và chịu trách nhiệm toàn
bộ đối với những phát sinh liên quan.
- Quản lý các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt của thủ quỹ.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh toán.
- Từ chối các chứng từ, số liệu sai, không đúng quy định.
- Đề xuất với kế toán trưởng giải quyết các vấn đề thuộc phần hành mình thực

hiện.
+ Kế toán dự án
- Tham gia vào quá trình lập kế hoạch , theo dõi và quyết toán đối với các
công trình
- Soát xét giá vốn dự toán công trình, lập bảng xem xét tài chính trình kế toán
trưởng phê duyệt trước khi kí hợp đồng
- Tham gia cùng với bộ phận kinh doanh lập hợp đồng
- Kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với mọi khoản chi phí phát sinh đối với
công trình
- Cập nhật thường xuyên chi phí phát sinh đối với công trình
- Theo dõi và cung cấp tiến độ thực hiện công trình bao gồm tiến độ tại công
trường và tiến độ sản xuất tại nhà máy
- Thường xuyên cập nhật và theo dõi các khoản công nợ với người mua hàng
- Báo cáo tình hình dự án công trình hàng tuần
- Báo cáo tình hình thực hiện dự án công trình hàng tháng
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của
mình
- Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định
- Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết
- Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình
+ Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh hàng tháng, thực hiện việc kết chuyển
các tài khoản, xác định kết quả kinh doanh.
- Lập các báo cáo tài chính hàng tháng
- Thực hiện lưu trữ, cập nhật số liệu, và xem xét tính giá đối với các sản phẩm
tiêu chuẩn hàng quý hoặc khi có yêu cầu
- Cập nhật, theo dõi thường xuyên chi phí sản xuất dở dang của từng công
trình
- Đối chiếu với kế toán NVL, kế toán chi phí sản xuất chung để đảm bảo sự
phù hợp của việc phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Lập bảng quyết toán vật tư và giá vốn công trình chậm nhất sau 2 ngày kể từ
ngày công trình hoàn thành
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, đối với các chứng từ kế toán thuộc phần hành của
mình
- Cung cấp các báo cáo được giao theo đúng thời hạn quy định
- Từ chối đối với các sự việc phát sinh ngoài khả năng giải quyết
- Đề xuất việc giải quyết đối với những vướng mắc phát sinh của công trình
Ngoài các phần hành chính trên, mỗi kế toán còn phụ trách thêm các phần hành
kế toán khác. Ví dụ: Kế toán nguyên vật liệu còn phụ trách thêm một số phần hành
kế toán khác như Kế toán TSCĐ, CCDC, Kế toán Công nợ phải trả nhà cung cấp
NVL, CCDC, TSCĐ… hay Kế toán thanh toán còn kiêm luôn Kế toán các khoản
Công nợ phải trả nội bộ, Kế toán các khoản thuế Thu nhập cá nhân, thuế GTGT
hay các khoản vay, thế chấp, kí cược, kí quỹ…
2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH TBS.
2.2.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH TBS.
Các báo cáo tài chính của Công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam
(‘VNĐ’) phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam và chuẩn mực Kế toán Việt
Nam do Bộ Tài chính ban hành theo:
- Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban
hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 1);
- Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2003 về việc ban
hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 3);
- Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 2 năm 2005 về việc ban
hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 4);
- Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban
hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (Đợt 5).
- Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về việc ban
hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu
chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính được trình bày theo các nguyên tắc

và thông lệ kế toán được chấp nhận rộng rãi ở các nước và lãnh thổ khác ngoài
Việt Nam.
Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công ty là hình thức Chứng từ
ghi sổ.
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31
tháng 12.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho
với giá trị được xác định như sau: Giá vốn thực tế của Nguyên vật liệu, hàng hoá
tính theo phương pháp bình quân gia quyền; Thành phẩm và chi phí sản xuất, kinh
doanh dở dang thì được tính bằng giá vốn nguyên vật liệu và lao động trực tiếp
cộng chi phí sản xuất chung có liên quan được phân bổ dựa trên mức độ hoạt động
bình thường.
Dự phòng cho hàng tồn kho được trích lập cho phần giá trị dự kiến bị tổn thất
do các khoản suy giảm giá trị có thể xảy ra đối với vật tư, thành phẩm, hàng hoá
tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Số tăng hoặc giảm khoản dự phòng
giảm giá hàng tồn kho được kết chuyển vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Công ty tính giá trị tài sản cố định theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn luỹ kế.
Trong đó nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên
quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến. Các chi phí mua
sắm, nâng cấp và đổi mới tài sản cố định được vốn hoá và chi phí bảo trì, sửa chữa
được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Công ty trích khấu hao và khấu trừ tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định
vô hình theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng
ước tính của các tài sản như sau:
Nhà cửa 6 năm
Phương tiện vận chuyển 7 năm
Máy móc và thiết bị 4 năm
Thiết bị khác 2-3 năm
Phần mềm kế toán 2 năm

Các loại chi phí sau đây được Công ty hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn
để phân bổ dần từ 3 đến 5 năm vào kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Chi phí thành lập doanh nghiệp;
+ Chi phí trước hoạt động/ chi phí chuẩn bị sản xuất;
+ Công cụ dụng cụ xuất dùng với giá trị lớn; và
+ Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh quá lớn.
Lợi nhuận thuần sau thuế thu nhập doanh nghiệp có thể được chia cho các nhà
đầu tư sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt và sau khi đã trích lập các quỹ dự
phòng theo Điều lệ Công ty và các quy định của pháp luật Việt Nam. Cổ tức được
công bố từ phần lợi nhuận chưa phân phối dựa trên tỷ lệ góp vốn của từng bên quy
định trong Giấy phép Đầu tư.
Công ty quy định việc ghi nhận các khoản doanh thu, chi phí từ việc thực
hiện hợp đồng xây dựng như sau:
- Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng có thể được ước tính một cách
đáng tin cậy, thì doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng được ghi nhận tương
ứng với phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập báo cáo tài chính bằng cách so
sánh tỷ lệ của chi phí của hợp đồng phát sinh cho phần công việc đã được hoàn
thành đến ngày này so với tổng chi phí hợp đồng, trừ phi tỷ lệ này không đại diện
cho mức độ hoàn thành. Các khoản tăng giảm khi thực hiện hợp đồng, các khoản
tiền thưởng và các khoản thanh toán khác chỉ được tính vào doanh thu khi đã được
thống nhất với khách hàng.
- Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng không thể được ước tính một
cách đáng tin cậy, thì doanh thu chỉ được ghi nhận tương đương với chi phí của
hợp đồng đã phát sinh mà việc hoàn trả là tương đối chắc chắn. Chi phí của hợp
đồng chỉ được ghi nhận là chi phí trong kỳ khi các chi phí này đã phát sinh.
- Số tiền chênh lệch giữa tổng doanh thu luỹ kế của một hợp đồng xây dựng
đã được ghi nhận cho đến thời điểm báo cáo và khoản tiền lũy kế ghi trên hoá đơn
thanh toán theo tiến độ đến cùng thời điểm được ghi nhận vào khoản phải thu, phải
trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng trên bảng cân đối kế toán.
Các báo cáo thuế của Công ty sẽ chịu sự kiểm tra của cơ quan thuế. Do việc

áp dụng luật và các quy định về thuế đối với các loại nghiệp vụ khác nhau có thể
được giải thích theo nhiều cách khác nhau, số thuế được trình bày trên các báo cáo
tài chính có thể sẽ bị thay đổi theo quyết định cuối cùng của cơ quan thuế.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Các loại chứng từ được sử dụng tại công ty:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ
kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm.
- Hoá đơn thuế giá trị gia tăng.
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
- Thẻ tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại tài
sản cố định.
- Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng theo dõi
sản phẩm hoàn thành, bảng theo dõi thời gian làm việc (bảng chấm công),
phiếu làm thêm giờ, giấy xin nghỉ.
- Bảng quản lý sản xuất và tính giá thành sản phẩm…
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty đã tổ chức vận dụng Hệ thống tài khoản kế toán heo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành
Chế độ Kế toán trong các doanh nghiệp một cách linh hoạt và phù hợp với đặc
thù hoạt động sản xuất kinh doanh và các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Công ty.
Ví dụ như:
- Công ty đã mở chi tiết các tài khoản về tiền gửi ngân hàng cho từng ngân
hàng mà công ty đang giao dịch ( Ngân hàng Indovina , ngân hàng HSBC,
ngân hàng VIB Bank...).
- Công ty đã mở chi tiết tài khoản Phải thu nội bộ thành các tài khoản chi tiết
: Phải thu vốn chi nhánh, Tài sản cố định chi nhánh, Công cụ dụng cụ chi
nhánh, Kết quả kinh doanh chi nhánh.... cho chi nhánh của Công ty tại TP
Hồ Chí Minh.
- Công ty không sử dụng một số tài khoản như: TK 121, TK 128, TK 142,
TK 144, TK 311, TK315...

Chi tiết các tài khoản được theo dõi trong Phụ lục 1: Danh mục tài khoản
Công ty TNHH TBS.
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, sử dụng phần mềm kế toán Effect
để hạch toán. Công ty tổ chức chứng từ theo phương pháp chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập
vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái …) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác
khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với
số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo
thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế
toán ghi bằng tay
Sổ chi tiết: gồm sổ chi tiết các tài khoản (TK111, TK112, TK152,..)
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
SỔ KẾ KOÁN- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị
Sổ tổng hợp: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, bảng cân đối
kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thuế,..
Muốn xem bất kỳ sổ chi tiết, sổ tổng hợp nào, ta từ màn hình nhập liệu vào

phần xem, lựa chọn sổ cần xem, nếu là sổ chi tiết thì chi tiết tài khoản loại mấy.
Phần mềm kế toán sẽ đưa ra trên màn hình.
Việc sử dụng phần mềm kế toán tiện lơi hơn rất nhiều so với kế toán thủ
công trước kia. Kế toán không phải thực hiện ghi vào nhật ký chứng hàng ngày, rồi
tổng hợp vào sổ cái sổ chi tiết từ sổ chi tiết vào sổ cái… giảm khối lượng công
việc, thời gian mà con số thu được chính xác kịp thời.
Ta có thể mô phỏng sơ đồ nhập liệu của phần mềm kế toán Effect qua sơ
đồ sau
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi
tính
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được minh họa theo sơ đồ
dưới đây