PHÂN TÍCH CÔNG tác tổ CHỨC sắp xếp nơi làm VIỆC tại CÔNG TY sữa VINAMILK (vietnam dairy products joint stock company)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
Học phần Quản trị văn phịng



Đề tài: PHÂN TÍCH CƠNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP
NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY SỮA VINAMILK
(Vietnam Dairy Products Joint Stock Company)
( Trụ sở chính :10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, TP. Hồ Chí
Minh, Việt Nam)

Khánh Hịa, ngày 7, tháng 1, năm 2021


MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM
VIỆC............................................................................................................................. 3
1.1

Mục đích:............................................................................................................3

1.2

Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc..........................................................4

1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng:..................................................................................4
1.2.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị
làm việc:........................................................................................................................ 4
1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:............................................................4

1.3 Các yếu tố tác động đến năng suất lao động........................................................5
1.3.1 Không khi.............................................................................................................5
1.3.2 Nhiệt đô................................................................................................................5
1.3.3 Âm thanh.............................................................................................................. 6
1.3.4 Màu sắc................................................................................................................6
1.3.5 Ánh sáng..............................................................................................................7
1.3.6 Tiện nghi vệ sinh..................................................................................................7
1.3.7 Tư thế và thao tác lao đông..................................................................................7
1.4. Không gian mở của văn phòng:...........................................................................7
1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phịng riêng:.....................................................................7
1.4.2 Khơng gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn.............................................8
1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bớ trí văn phịng:...............................8
1.5.1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ không cần thiết..........................................8
1.5.2 Seiton - Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng...........9
1.5.3 Seiso - Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc.............................................9
1.5.4 Seiketsu - Săn sóc: Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức đô cao..........................10
1.5.5 Shiketsuke - Sẵn sàng: Thực hiện các S trên môt cách tự giác mà khơng cần
phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh............................................................................10
CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY
SỮA VINAMILK.......................................................................................................11
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần sữa việt nam Vinamilk.......................................11
2.1.1 Giới thiệu:........................................................................................................... 11
1


2.1.2 Cơ cấu bô máy tổ chức của Vinamilk................................................................12
2.1.3 Các sản phẩm:....................................................................................................14
2.2 Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại công ty sữa Vinamilk.....................14
2.3: Kết luận...............................................................................................................18

2


CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP CHỖ LÀM
VIỆC
1.1 Mục đích:
Tở chức phòng làm việc là một vấn đề phức tạp. Nó là sự kết hợp nhiều yếu tô
thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau như chọn màu sắc, ánh sáng,
trang thiết bị, cách trang trí…Trong việc tở chức phòng làm việc thì phòng làm việc
của thư ký đáng được quan tâm. Bởi vì ở đây thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong
đó người thư ký là người đại diện đầu tiên của doanh nghiệp. Sự gọn gàng, ngăn nắp,
cách trang trí hài hòa, bơ trí phương tiện hợp lý, sạch sẽ, sẽ làm cho khách có tình cảm
tôt đẹp về doanh nghiệp và bản thân người thư ký.
Việc tổ chức phòng làm việc phải xuất phát từ những mục đích nhất định. Tùy
theo nợi dung, tính chất cơng việc và hồn cảnh cụ thể của doanh nghiệp mà mục đích
này hay mục đích khác được nhấn mạnh, nhưng nói chung đều phải xuất phát từ những
mục đích chủ yếu dưới đây:
- Tạo ra mơi trường thích hợp cho cơng việc của giám đôc và thư ký. Từ môi
trường làm việc thích hợp đó, người giám đơc và người thư ký có thể phát huy được
khả năng lao đợng, hồn thiện công việc của mình một cách năng suất, chất lượng.
- Tạo những tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của doanh nghiệp có hiệu
quả.
- Tạo ra các yếu tô tâm lý phù hợp với lứa t̉i, giới tính, sở thích, hồn cảnh
x́t thân của người thư ký để nâng cao năng śt lao đợng và u thích nơi làm việc
của mình.
- Bảo đảm những nguyên tắc nhất định để giữ gìn bí mật văn bản, giấy tờ và
những tài liệu, phương tiện khác.

3

1.2

Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc

1.2.1 Đáp ứng nhu cầu sử dụng:
Trước khi bơ trí văn phòng hay cần thay đởi cách bơ trí hiện tại, người quản lí
cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng.
Không có một quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng
thơng thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bơ trí mặt bằng rợng
hơn, tuỳ vào diện tích mặt bằng chung mà cơng ty có được.
Vị trí của văn phòng cũng được chọn tuỳ theo chức năng công việc. Chẳng hạn,
nếu là văn phòng cung tiêu thì nên bơ trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất.
Các phòng có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì nên sắp xếp ở phía trước,
gần cởng. . . Việc cung cấp máy móc, thiết bị cũng cần phù hợp với tính chất công việc
và sô người thực hiện công việc.
1.2.2 Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị
làm việc:
Trong công việc văn phòng việc sắp xếp, bơ trí cũng phải theo hướng hạn chế sự
di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh đi xuyên ngang hoặc
đi theo đường vòng. Nhờ vào lưu đồ các quy trình nghiệp vụ, người quản trị sẽ có cách
thức bơ trí, sắp xếp phòng làm việc thích hợp với luồng cơng việc, bằng cách nghiên
cứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh
đạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên đến tủ hồ sơ,...
Những bộ phận thực hiện công việc có liên quan thì nên bô trí gần nhau. Khi bơ trí văn
phòng cũng cần lưu ý lôi thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa
các nguy cơ.
1.2.3 Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản trị cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc
thoái mái cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng cơng việc. Loại

ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng
và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết. Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế
không chỉ ảnh hưởng năng suất làm việc mà đến cả sức khoẻ và sự an toàn của nhân
viên.

4


1.3 Các yếu tố tác động đến năng suất lao đợng
Ai cũng biết trong 24 giờ ngồi sơ giờ giành cho việc nghỉ ngơi ăn ng, ít nhất
ai cũng làm việc 8 giờ/ngày và sông tại nơi làm việc và thời gian 8 giờ này kể ra cũng
khá dài. Nếu nhân viên có đủ sự khoan khoái hứng thú trong công việc, họ sẽ cảm thấy
thời gian trên rút ngắn lại. Khi nhân viên hứng thú trong công việc, năng suất lao động
sẽ cao. Do đó, trong hoạt động văn phòng cần tạo những điều kiện lao động để tăng
năng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ gìn khả năng công tác lâu dài.
Trong kỹ thuật tổ chức nơi làm việc ngày nay người ta chú trọng đến sự tạo
hoàn cảnh thuận tiện cho nhân viên làm việc và nhận thấy hoàn cảnh ảnh hưởng đến
con người trên hai phương diện tâm lý và sinh lý.
+ Ảnh hưởng sinh lý: Nếu con người tiếp xúc với môi trường thuận tiện thì con
người sẽ khỏe mạnh ít bệnh tật; ngược lại nếu con người tiếp xúc thường xuyên
với môi trường bất tiện như nóng nực, ồn ào, chói mắt, độc hại, ẩm ướt, bụi bặm,
…thì con người sẽ phát bệnh, ảnh hưởng đến sức công tác.
+ Ảnh hưởng tâm lý: Khi làm việc trong môi trường thuận tiện, mát mẻ, sạch
sẽ,…thì con người cảm thấy phấn chấn hẳn lên và sẽ làm việc hăng say.
Các yếu tô tác động đến năng śt lao đợng:
1.3.1 Khơng khi
Khơng khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Để đảm bảo yếu tô này phòng
làm việc phải rợng, khơng khí trong phòng phải trong sạch và lưu thơng. Người ta tính
rằng, trong 4 giờ làm việc trong phòng, một người cần 7 m3 khơng khí trong sạch.
1.3.2 Nhiệt đơ

Nhiệt đợ ảnh hưởng đến sức khỏe con người
- Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí để chơng lạnh. Khi
nhiệt đợ bên ngồi hạ xng thì hoạt đợng trao đổi nhiệt độ và điều hòa nhiệt của
cơ thể tăng lên, sự hao tổn năng lượng tăng lên, khả năng chú ý của con người
giảm nhanh, dẫn đến giảm năng suất lao động.
- Ở nhiệt độ cao, cơ thể phải mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể
bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, mồ hôi tiết ra nhiều làm
giảm lượng muôi trong cơ thể, dẫn đến uể oải, các tác động chậm lại, và kết quả
lao động giảm xuông.
5


Để có nhiệt độ bình thường, phải có thiết bị phù hợp với thời tiết mỗi mùa:
+ Mùa đông phải có thiết bị sưởi ấm
+ Mùa hè phải có hệ thơng thơng gió, quạt điện, máy điều hòa nhiệt đợ
Ngồi ra phải sử dụng hợp lý hài hòa màu sắc trên các bức tường, màu sơn cửa sở,
q̀n áo thích hợp cho mỗi loại thời tiết và có chế độ nghỉ ngơi phù hợp.
Nhiệt đợ thích hợp với cơ thể con người là khoảng 18 -24 độ C, để theo dõi nhiệt độ
trong phòng ta dùng nhiệt kế để bàn hay treo tường.
1.3.3 Âm thanh
Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động.
-Âm nhạc ảnh hưởng tôt đến thần kinh con người, một sô bản nhạc có thể làm
giảm căng thẳng thần kinh, tăng tư duy.
- Trong khung cảnh quá ồn ào, con người sẽ bị đãng trí. Nếu tiếng đợng lớn và
liên tục có thể gây ra tình trạng rôi loạn thần kinh. Để do tiếng động, người ta
dùng đơn vị deciben, cường độ càng mạnh sô deciben càng lớn.
Văn phòng trung bình có mức ồn từ 45 -50 deciben. Độ ồn trên 90 deciben có
thể gây thương tởn cho thích giác và lâu dần thì ảnh hưởng đến sức khỏe thần kinh.
Một sô biện pháp có thể làm giảm độ ồn như sử dụng các vật liệu cách âm hoặc thẩm
âm (trần, tường, tấm ngăn, kính cửa,…); kiểm soát âm thanh của các thiết bị gây ồn

( máy in phun, máy photocopy )bằng cách đặt chúng ở vị trí thích hợp hoặc điều chỉnh
âm thanh (máy điện thoại).
1.3.4 Màu sắc
Màu sắc cũng tác động đến tâm lý con người, ảnh hưởng đến năng śt lao đợng.
Màu sắc được chia thành 2 loại chính:
+ Các màu nóng như màu hồng, đỏ, da cam, vàng và độ đậm nhạt chúng thúc
đẩy hoạt động, ủng hộ nâng cao năng suất lao động ngay lập tức, trong khoảng
thời gian ngắn. Những người trẻ tuổi và phụ nữ rất ưa thích các màu này.
+ Các màu lạnh như màu xanh nước biển, xanh lá cây, màu xám và độ đậm nhạt
của chúng giúp vào việc tập trung tinh thần, giữ vững và ổn định năng suất lao
động.
Màu sắc chọn lọc thích hợp sẽ làm tăng cường đợ sáng của phòng làm việc và biến đổi
cảm giác về không gian. Các màu nóng có cảm giác làm nhỏ không gian. Các màu

6


lạnh có cảm giác làm lớn không gian. Các phòng quá lớn, trần nhà cao cũng có thể gây
cảm giác hạ thấp xuông bằng cách sơn trần nhà với màu nóng.
1.3.5 Ánh sáng
Ánh sáng phải đủ để làm việc nếu không sẽ ảnh hưởng đến thị lực. Tránh để đèn
quá gần hoặc ánh sáng chiếu loé, nên tận dụng ánh sáng tự nhiên.
1.3.6 Tiện nghi vệ sinh
Khoảng hơn 1/3 thời gian trong ngày nhà quản trị và nhân viên văn phòng sông
tại nơi làm việc của mình. Vì vậy khi con người cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làm
việc của mình thì năng suất lao động sẽ tăng lên rõ rệt. Một trong những điều kiện để
bảo đảm cho con người thoải mái là việc bơ trí tiện nghi vệ sinh thích hợp, thuận tiện,
khơng gây ra những phiền phức, khó chịu.
1.3.7 Tư thế và thao tác lao đông
Trong lao động của con người trong văn phòng, thường có những động tác thừa,

nếu bỏ được những động tác đó, tăng tôc độ với những động tác cần thiết thì sẽ tiết
kiệm được thời gian và năng lượng hao phí trong lao đợng
Các cơng trình nghiên cứu đã đưa ra các yêu cầu để cải tiến các tư thế và thao tác
lao động như sau :
a) Thay đổi tư thế
b) Tơc đợ các thao tác
c) Tính nhịp nhàng trong thao tác
d) Việc sử dụng đồng thời hai tay
e) Tầm với hoạt động của thao tác phù hợp với góc độ và thể chất
f) Giải lao và ăn uông bổ sung
h) Điều chỉnh hoạt động khi công việc không có kết quả
i) Phân bô công việc
j) Sắp xếp trật tự khi kết thúc công việc
1.4. Không gian mở của văn phòng:
1.4.1 Hạn chế việc sử dụng phòng riêng:
Ngày nay, khi bơ trí văn phòng xu hướng chung là hạn chế việc sử dụng phòng
riêng cho bợ phận hành chính. Ngun nhân là vì việc sử dụng phòng riêng làm tăng
7


chi phí mặt bằng, điện, nước;chiếm nhiều diện tích; khơng linh hoạt trong công việc
thay đổi công việc và điều quan trọng hơn cả là không gian đóng làm trì trệ luồng công
việc và khó kiểm tra. Tuy nhiên, thông thường công ty cũng sẽ có một sô phòng riêng,
thường là phòng dành cho lãnh đạo, cho các bộ phận làm việc cần tập trung hoặc sự
sáng tạo và cho các công việc cần bảo mật.
1.4.2 Không gian mở với văn phịng sử dụng vách ngăn
Mơi trường làm việc cơng sở có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả
công việc và tinh thần làm việc nhóm. Vì vậy, các quản trị văn phòng luôn hướng tới
một hướng tới một không gian mở mà ở đó chỉ có những người và máy móc luôn được
gắn kết với nhau mợt cách dễ dàng, hồn tồn khơng có cách biệt, ngăn cách. Mỗi một

không gian đảm bảo riêng tư và tăng tính đợc lập nhưng khơng tách biệt.
Mợt khơng gian văn phòng thoáng đãng, gọn gàng luôn gây được thiện cảm với
mọi người và tạo hiệu quả cao cho công việc. Thông thoáng trong văn phòng rất quan
trọng vì mật độ người ngồi làm việc thường lớn. Mật độ tiêu chuẩn nhất nên nằm trong
khoảng từ 0, 8 đến 1, 2 m2 /một người.
Khi thiết kế văn phòng cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bơ trí sao
cho họ giao tiếp với nhau thuận tiện.
Khi trang trí nợi thất cho văn phòng, dựa theo tính chất của công ty mà phong
cách thiết kế sao cho phù hợp. Chẳng hạn, nếu cơng ty mang tính chất sang trọng thì
phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều vật liệu gỗ,
thảm.
Nội thất văn phòng phải ưu tiên cho hiệu qủa lao động. Hệ thông ánh sáng, các
thiết bị cá nhân của nhân viên phải bơ trí sao cho từng diện tích sử dụng hiệu qủa nhất
mà vẫn tạo ra ngăn nắp. Bàn làm việc của nhân viên của nhân viên là những vách ngăn
cao vừa tầm, đủ lượng ánh sáng làm việc. Để tiết kiệm điện năng thì thông thường
màu sắc của văn phòng là những màu sáng mà không quá chói.
1.5 Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp đặt và bớ trí văn phịng:
1.5.1 Seri - Sàng lọc: loại bỏ những thứ khơng cần thiết
Sàng lọc cũng là nghệ thuật biết loại bỏ. Vận dụng 5S để phân biệt những thứ
thiết yếu và những thứ không cần thiết để làm cho môi trường làm việc trở nên gọn
gàng hơn.
8


Trước hết hãy quan sát kĩ nơi làm việc của mình cùng một vài đồng nghiệp phát
hiện và loại bỏ những thứ không cần thiết. Nếu không tự mình quyết định thì hãy để ra
một thời hạn xử lý.
Chú ý:
a) Khi sàng lọc, không được quên những gì ở trong ngăn tủ.
b) Khi huỷ những thứ thuộc tài sản công ty nên báo cáo cho người có thẩm quyền

biết.
1.5.2 Seiton - Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng
Sắp xếp là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo đúng trật tự để có thể tìm thấy dễ dàng
và nhanh chóng. Khi sắp xếp các đồ vật có tần suất sử dụng cao ta nên để nó gần tầm
với. Do vậy, hàng ngày cần sắp xếp lại đồ dùng , tài liệu sao cho không mất thời gian
tìm kiếm. Điều quan trọng là tạo ra một hệ thông thông tin hiệu quả không bỏ qua
điều kiện an toàn và chất lượng. Như vậy cần phải bơ trí, sắp đặt từng vật theo chức
năng sử dụng.
Nên dùng màu sắc để phân biệt và mang lại sự nhận diện tức thời. Tài liệu của hồ
sơ nên luôn ln được đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên
đặt ở trên cùng của tập hồ sơ. Mỗi hồ sơ cần dán nhãn, kí hiệu để nhanh chóng nhận
diện khi cần thiết. Cần thông nhất với các đồng nghiệp về vị trí của các vật dụng để họ
tự sử dụng mà không cần hỏi ai. Hãy ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu
để mọi nguời biết cái gì để lưu giữ. Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình
cứu hoả và những chỉ dẫn cần thiết khác.
Chú ý:
a) Mục đích của Seiton - Sắp xếp là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn,
hiệu quả khi làm việc.
b) Nếu có được tiêu chuẩn quy định mức tôi thiểu và tôi đa lưu giữ vật liệu hoặc
tài liệu thì càng tôt.
1.5.3 Seiso - Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc
Sạch sẽ nghĩa là môi trường làm việc phải luôn vệ sinh. Một khi mọi thứ đã xếp
đặt theo đúng trật tự cần phải duy trì nơi làm việc luôn sạch sẽ. Cần phải quét dọn rác,
bụi bẩn, lau sàn và máy móc thiết bị bởi vì việc này cũng giúp ta kiểm tra trạng thái
hoạt động của chúng, phát hiện sớm các chi tiết hoạt động bất thường. Mặt khác, môi
trường làm việc sạch sẽ đảm bảo nâng cao chất lượng, độ chính xác của cơng việc.
9


Như vậy, Seiso phải được thực hiện hàng ngày đôi khi là trong suôt cả ngày. Nên

dành ba phút mỗi ngày để làm Seiso. Mỗi người đều phải có trách nhiệm mổi trường
xung quanh nơi làm việc. Hãy tạo thói quen sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi. Bộ phận
làm vệ sinh chịu trách nhiệm ở những khu vực chung. Ngoài ba phút hàng ngày cho
Seiso, hãy có thói quen làm Seiso trong tuần, trong tháng. Cái lợi do Seiso mang lại sẽ
lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ ra.
1.5.4 Seiketsu - Săn sóc: Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức đô cao
Săn sóc nghĩa là giữ gìn nơi làm việc nơi luôn ngăn nắp. Khi ta đã loại bỏ những
thứ vơ ích, sắp xếp và dọn dẹp sạch sẽ vị trí làm việc thì cần phát triển công việc này
thành thói quen thường xuyên. Để duy trì nề nếp cần có một sô khẩu hiệu, biểu bảng
một cách sinh động để nhắc nhở của một người.
Để khơng lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, không nên dừng lại sau khi đã thực
hiện được 3S nói trên. Hãy tạo ra một hệ thông nhằm duy trì sự sạch sẽ ngăn nắp ở nơi
làm việc và cần có lịch làm vệ sinh, phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban,
phân xưởng để mọi người đều tích cực tham gia thực hiện 5S.
Chú ý:
a) Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc.
b) Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ (nhóm, đội ) 5S của
đơn vị thực hiện.
c) Đừng chỉ tìm chỗ chưa tôt để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tôt để
khen thưởng động viên.
1.5.5 Shiketsuke - Sẵn sàng: Thực hiện các S trên môt cách tự giác mà khơng cần
phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh
Sẵn sàng nghĩa là duy trì nội dung quy định một cách chặt chẽ. Mục tiêu là duy
trì nội dung, quy chế để hệ thông 5S luôn được mọi người tôn trọng, tránh trở lại tình
trạng bề bộn, thiếu ngăn nắp. Những điều đã quy định cần được mọi người thực hiện
một cách nghiêm túc theo phân cấp: Ai làm ? Làm những việc gì ? Thời gian cần tiến
hành công việc ? Phân định trách nhiệm phải rõ ràng và cụ thể.
Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen
hay lẽ sông. Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành
nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S. Cần tạo ra một bầu khơng khí lành mạnh để

mọi người thấy khơng thể thiếu 5S. Muôn vậy cần phải xem nơi làm việc như là ngôi
nhà thứ hai của mỗi người, nhận thức được công ty như là nơi tạo ra thu nhập cho bản
thân và gia đình. Hãy cô gắng làm cho nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái và dễ chịu như
ở nhà.

10


CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC TẠI CƠNG TY
SỮA VINAMILK
2.1 Giới thiệu về cơng ty cổ phần sữa việt nam Vinamilk
2.1.1 Giới thiệu:
TẦM NHÌN “Trở thành biểu tượng mang tầm vóc thế giới trong lĩnh vực thực
phẩm và thức uông, nơi mà tất cả mọi người đặt trọn niềm tin vào sản phẩm an toàn và
dinh dưỡng”.
SỨ MỆNH “Mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng giá trị nhất bằng tất cả
trân trọng, tình yêu và có trách nhiệm với cuộc sông”
-Loại hình :Công ty Cổ phần
-Ngành nghề: Sữa và các chế phẩm từ sữa
-Thành lập: 20 tháng 8 năm 1976
-Trụ sở chính 10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
-Khu vực hoạt động:Việt Nam, Châu Á-Thái Bình Dương, Châu Âu, Trung Đông,
Châu Phi, Bắc Mỹ
-Nhân viên chủ chôt: Lê Thị Băng Tâm - Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Mai Kiều Liên Tổng Giám đôc
-Dịch vụ: Sữa, phòng khám đa khoa, nước trái cây, đầu tư tài chính
-Doanh thu: 52.629 tỷ đồng (2018)
-Lợi nhuận kinh doanh: 10.206 tỷ đồng (2018)
-Sô nhân viên: hơn 8.000
-Khẩu hiệu: Vươn cao Việt Nam
-Website:

11



Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, tên khác: Vinamilk, mã chứng khoán
HOSE: VNM, là một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa cũng
như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam. Theo thông kê của Chương trình Phát
triển Liên Hiệp Quôc, đây là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007.
Công ty là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm
lĩnh 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uông,
84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc trên tồn qc. Ngồi việc phân
phơi mạnh trong nước với mạng lưới hơn 220.000 điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh
thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang 43 quôc gia trên thế giới
như Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á... Sau hơn
40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 14 nhà máy sản
xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3 chi nhánh văn phòng bán hàng, một nhà máy sữa tại
Cambodia (Angkormilk) và một văn phòng đại diện tại Thái Lan.
2.1.2 Cơ cấu bô máy tổ chức của Vinamilk
Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp và phân bổ
phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành
viên và phòng ban trong công ty. Sơ đồ tổ chức giúp cho chúng tôi hoạt động một cách
hiệu quả nhất, giúp các phòng ban phôi hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một
Vinamilk vững mạnh.

12


13

2.1.3 Các sản phẩm:
Vinamilk cung cấp hơn 250 chủng loại sản phẩm với các ngành hàng chính:
*Sữa nước: sữa tươi 100%, sữa tiệt trùng bổ sung vi chất, sữa tiệt trùng, sữa organic,
thức uông cacao lúa mạch với các nhãn hiệu ADM GOLD, Flex, Super SuSu.
*Sữa chua: sữa chua ăn, sữa chua uông với các nhãn hiệu SuSu, Probi, ProBeauty.
*Sữa bột: sữa bột trẻ em Dielac, Alpha, Pedia, Grow Plus, Optimum Gold, bột dinh
dưỡng Ridielac, sữa bột người lớn như Diecerna đặc trị tiểu đường, SurePrevent,
CanxiPro, Mama Gold.
*Sữa đặc: Ngôi Sao Phương Nam (Southern Star) và Ơng Thọ.
*Kem và phơ mai: kem sữa chua Subo, kem Delight, Twin Cows, Nhóc Kem, Nhóc
Kem Ozé, phô mai Bò Đeo Nơ.
*Sữa đậu nành - nước giải khát: nước trái cây Vfresh, nước đóng chai Icy, sữa đậu
nành GoldSoy.
2.2 Công tác tổ chức sắp xếp nơi làm việc tại công ty sữa Vinamilk
Không gian làm việc là môi trường rất dễ tác động đến trạng thái tâm lí làm việc
cũng như hiệu śt cơng việc của nhân viên .
Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tuỳ theo lĩnh vực công việc cần lựa chọn
những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích hợp. Nhân viên nào cũng
mong mn được làm việc trong mơi trường năng đợng, dễ chịu, thoải mái. Ngồi ra,
nơi làm việc có sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm mục đích
hỗ trợ cho hiệu quả công việc. Với một môi trường làm việc tôt, không gian thoáng
mát và cung cách làm việc không quá nặng nề sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ
sáng tạo hay đưa ra những quyết định, phương án hoặc cả một chiến lược đúng đắn. Vì
vậy, việc tổ chức môi trường làm việc cũng cần đáp ứng một sô nguyên tắc cơ bản. Đó
là đáp ứng được nhu cầu sử dụng, phù hợp với môi tương quan giữa luồng công việc,
người làm việc và thiết bị làm việc, và cuôi cùng là bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử
dụng.

14

Theo danh sách “100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam 2018” do Tổ chức cộng
đồng mạng nghề nghiệp Anphabe vừa cơng bơ, Vinamilk tiếp tục giữ vững vị trí sô 1
trong top 100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam.

Đây là năm thứ 2 liên tiếp Vinamilk đã được vinh danh ở ngôi vị cao nhất trong top
100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam. Điều này đã chứng minh Vinamilk là môi trường
làm việc lý tưởng của người lao động và cũng chứng tỏ sự bền vững trong chiến lược
nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk trong việc định hướng xác định
yếu tô con người là nhân tô then chôt quyết định đến thành công của doanh nghiệp.
Việc tiếp tục duy trì ngôi vị sô 1 trong 100 nơi làm việc tôt nhất Việt Nam 2 năm liền
đã cho thấy Vinamilk tiếp tục đáp ứng tôt các kỳ vọng về triển vọng nghề nghiệp, môi
trường làm việc, sự hấp dẫn của thương hiệu tuyển dụng và giữ chân nhân tài.
Văn phòng của Vinamilk thiết kế theo dạng những ô chữ nhật lớn tương ứng với
mỗi nhóm nhân viên.

15


Với cách thiết kế như vậy tạo được không gian làm việc thoải mái, tạo được sự thoáng
đãng, gọn gàng gây được thiện cảm và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Nơi làm
việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm không có vách ngăn, tiện cho việc trao
đởi cơng việc. Ngồi ra nó còn tạo sự đồn kết, trao đổi trong quá trình làm việc giữa
các nhân viên với nhau. Cùng nhau thảo luận bàn bạc để hồn thành cơng việc. Ngồi
ra Vinamilk trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho quá trình làm việc của
nhân viên. Các thiết bị cá nhân được xắp xếp gọn gàng, phù hợp hỗ trợ cho quá trình
làm việc một cách tôt nhất. Có đầy đủ các trang thiết bị như máy tính, máy in laser,
máy in màu, máy photocopy,…Tài liệu hồ sơ được sắp xếp một cách gọn gàng ngăn
nắp, dễ dàng cho việc tìm kiếm.

Sử dụng ghế xoay lưới, văn phòng đã chật hẹp, ghế ngồi lại cứng nhắc, rồi phải ngồi
trong đó hơn 8 tiếng/ ngày,… thật là nỗi cực hình cho nhân viên phải làm việc .
Vì vậy, vinamilk sử dụng những chiếc ghế xoay lưới để dễ dàng linh hoạt trong
di chuyển, cũng như tạo cảm giác thông thoáng, dễ chịu.
Vinamilk tạo môi trường làm việc hiện đại và thoải mái nhất dành cho nhân viên.
Bởi lẽ có rất nhiều yếu tô trong văn phòng ảnh hưởng đến năng suất lao động. Chẳng
hạn như ánh sáng, Vinamilk sử dụng ánh sáng trắng , đủ lượng ánh sáng làm việc cho
nhân viên. Không gian văn phòng được thế kế theo phong cách sang trọng với gam
màu trắng, xanh lá cây và xanh dương (ba màu trong nhận diện thương hiệu của
Vinamilk) làm gam chủ đạo khi trang trí. Vinamilk sử dụng những tông màu sáng cho
phòng làm việc như màu trắng, xanh nhạt, xanh lá… bởi chúng sẽ đưa đến cảm giác
thoáng đãng, rộng rãi hơn cho văn phòng. Kết hợp màu sắc đồ nội thất cũng cần giông
16


với màu sơn tường. Màu trắng đem lại sự tinh tế sang trọng , màu xanh đem lại sự mát
mẻ và dễ chịu. Vinamilk chú trọng đến màu sắc của không gian làm việc bởi lẽ đây
cũng là yếu tô tác động đến tâm lý con người và ảnh hưởng đến năng suất. Không gian
văn phòng luôn sạch sẽ thoáng mát. Hoa và cây cảnh được đặt ở nhiều nơi tạo nên mợt
bầu khơng khí trong lành, mát mẻ hòa nhập với thiên nhiên. Những chiếc bàn tròn nhỏ
được đặt rải rác trong văn phòng, giúp nhân viên có thể họp nhóm hoặc thảo luận
nhanh.

Các sản phẩm của công ty có mặt gần như khắp mọi nơi trong không gian làm
việc, nó sẽ giúp trang trí cho văn phòng làm việc trở nên sinh động hơn, quảng cáo
được hình ảnh các sản phẩm của công ty, tạo nguồn cảm hứng để hình thành những ý
tưởng cho chiến lược hay chính sách phát triển các sản phẩm của công ty.
Phòng làm việc của sếp được bơ trí ở vị trí riêng biệt, yên tĩnh không nên ở
chung trong cùng một phạm vi với các nhân viên khác. Sử dụng tường cách âm để
chông ồn tạo sự yên tĩnh và tập trung. Khu vực phục vụ ăn trưa và giải khát, nghỉ ngơi

của các nhân viên luôn gọn gàng sạch sẽ, tạo sự thoải mái sau những giờ làm việc.

17


2.3: Kết luận
Như vậy, không gian làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất lao động. Một
không gian sạch sẽ, được sắp xếp một cách gọn gàng ngăn nắp sẽ giúp cho hiệu quả
làm viên của các nhân viên văn phòng đạt kết quả tôt nhất. Không gian làm việc thực
sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tổ chức không gian làm việc
sao cho đảm bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác
hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một yêu cầu mà người quản trị cần quan
tâm và đáp ứng.

5.Hiệu suất sử dụng
VCĐ(1/4)
6.Hiệu quả sử dụng VCĐ(2/4)
7.Hiệu suất sử dụng
TSCĐ(1/3)
8.Hiệu quả sử dụng
TSCĐ(2/3)

161,56

147,24

261,89

1,86

2,10

3,58

433,76

728,79

1304,61

5,01

10,37

17,82

3.1.2 Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động
Đôi với đội ngũ lao động đặc biệt là đội ngũ cán bộ quản trị, cán bộ văn phòng
cần trang bị lại những kiến thức kinh doanh hiện đại, tạo điều kiện cho họ tham gia các
khóa đào tạo bồi dưỡng. Công ty cần đầu tư thỏa đáng để phát triển quy mô, đào tạo
lực lượng lao động. Việc có được kiến thức, kinh nghiệm tiên tiến là cơ sở để nâng cao
hiệu quả sử dụng các nguồn lực như vôn, nhân sự, công nghệ... cũng như làm chủ
được các ́u tơ bên ngồi như thị trường, hạn chế những lãng phí, tởn thất do khơng
hiểu biết gây ra.
Chính sách đào tạo cán bợ công nhân viên theo các hình thức như:

18


- Cử cán bộ công nhân viên đi dự các khóa huấn luyện hoặc hội thảo ở các công

ty và các trường đào tạo khi có điều kiện. Phải được quản lý chặt chẽ, có định
hướng và kế thừa kinh nghiệm cua người đi trước.
- Tạo cho người lao động những cơ hội để họ sử dụng thời gian nhàn rỗi của
mình mợt cách bở ích, tạo điều kiện để khún khích người lao đợng trau dồi
kiến thức trong thời gian rãnh rỗi.
- Nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn lao đợng, đảm bảo chất lượng lao đợng .
Khún khích người lao động không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức trình đợ.
- Đợng viên người lao đợng làm việc tích cực và hiệu quả, giảm sơ lao đợng thừa.
- Chính sách khen thưởng những lao đợng có thành tích tơt, đợng viên khún
khích để tăng tinh thần làm việc hăng say của họ.
3.1.3 Tăng doanh thu, sản lượng tiêu thụ sản phẩm
Để tăng doanh thu và đem về lợi nhuận cao, công ty cần có các phương án kinh
doanh hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đẩy mạnh cơng tác tiêu thụ sản phẩm, mở rộng
kênh phân phôi, các đại lí , cửa hàng để phân phơi lại sản phẩm.
Cần phải lựa chọn địa bàn, xây dựng các cửa hàng, nhà kho nhà xưởng và bơ trí
mạng lưới phân phơi sao cho có thể cung cấp hàng hoá đến cho khách hàng nhanh
nhất, đồng thời bơ trí mạng lưới phân phôi ở địa bàn cho phép cung ứng sản phẩm
hàng hoá với khơi lượng lớn.
3.1.4 Cải thiện tình hình tài chính và khả năng thanh tốn của cơng ty
Hiện tại tình hình hình tài chính của cơng ty chưa lành mạnh, sự chênh lệch cao
giữa vôn chủ sở hữu và vôn vay nợ. Giảm tỷ trọng nợ ngắn hạn, tăng nguồn vôn chủ
sở hữu công ty, và sử dụng nguồn vôn công ty một cách tiết kiệm và hiệu quả.
Nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, tăng lượng tiền mặt. Việc thu hồi nợ
nếu được tiến hành có hiệu quả sẽ làm lượng tiền công ty tăng lên nhằm nâng cao khả
năng thanh toán tức thời, giúp công ty ứng phó tôt hơn với các khoản nợ đến hạn của
mình.
Tăng cường và mở rộng quan hệ cầu nối giữa doanh nghiệp và xã hội.
Doanh nghiệp nào biết khai thác tôt thị trường cũng như các quan hệ bạn hàng thì
doanh nghiệp đó có cơ hội phát triển kinh doanh cao. Muôn hoạt động kinh doanh có
hiệu quả cao, doanh nghiệp cần phải tận dụng được các cơ hội, hạn chế khó khăn,..

Muôn vậy doanh nghiệp cần phải:
19