HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết
bị Bưu điện - Nhà máy 2
3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 áp dụng mô hình kế toán tập
trung, tạo điều kiện cho giám đốc, kế toán trưởng có thể kiểm tra, giám sát và chỉ
đạo một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, mô hình kế toán tập trung còn đảm
bảo một sự quản lý tập trung thống nhất giữa các cấp trong đơn vị, giảm thiểu
khoảng cách giữa các cấp quản lý trong đơn vị cũng có nghĩa là tiết kiệm thời gian,
giảm chi phí liên lạc, đi lại, đảm bảo thông tin có được sẽ nhanh chóng và kịp thời.
Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong công tác tổ chức bộ máy kế toán như
sau:
Thứ 1, sự phân công phân nhiệm chưa được rõ ràng. Tại nhà máy hiện
tại có 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên, trong đó kế toán vật tư kiêm kế toán ngân
hàng và thủ quỹ. Đối với một nhà máy có quy mô lớn như nhà máy 2, số lượng
nghiệp vụ nhiều, đa dạng về chủng loại thì việc một kế toán cùng lúc kiêm nhiệm
nhiều công việc sẽ dẫn tới tồn đọng công việc, số liệu không được cung cấp một
cách kịp thời, đầy đủ và chính xác như nhu cầu của ban quản lý. Bên cạnh đó, việc
kiêm nhiệm một lúc nhiều công việc sẽ làm mất đi tính sự đảm bảo về đối chiếu,
kiểm tra lẫn nhau.
Thứ 2, các nhân viên kế toán trong nhà máy chủ yếu là những người
còn trẻ tuổi, mặc dù năng động trong công việc nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm
trong công tác kế toán.
3.1.2. Về tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu
Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 sử dụng các tài khoản kế
toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của Bộ tài chính, bên cạnh đó việc lập
phân chia thành các tài khoản nhỏ hơn là một việc làm rất hợp lý, tạo sự dễ dàng
hơn trong quản lý nguyên, vật liệu, tính giá thành sản phẩm,...
Tuy nhiên, nhà máy không sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi
đường, điều này có thể dẫn đến sai lệch khi trình bày bảng cân đối kế toán do lúc

đó kế toán vẫn chưa xác định nghĩa vụ của nhà máy hàng hóa của nhà máy. Đối
với những nhà máy có quy mô lớn, khối lượng xuất nhập nguyên, vật liệu lớn và
có mật độ cao, nhất là vào thời điểm cuối năm sẽ là một việc rủi ro rất lớn, điều
này sẽ dẫn đến những sai lệch trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến những quyết
định của người sử dụng. Đối với những trường hợp nhà máy mua hàng, hóa đơn đã
về nhưng vì một số lý do mà hàng chưa về được, nhà máy vẫn phải hạch toán vào
tài khoản hàng mua đang đi đường theo đúng quy định.
Nhà máy cũng không sử dụng Tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn
kho, điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong giai đoạn hiện
nay, giá nguyên, vật liệu trên thế giới lên xuống thất thường, bên cạnh đó 80%
nguồn cung nguyên, vật liệu cho nhà máy lại ở thị trường ngoại địa, do đó khi có
những sự thay đổi về giá cả nguyên, vật liệu thì nhà máy cũng chịu ảnh hưởng rõ
rệt từ những sự thay đổi của thị trường. Đối với một nhà máy sản xuất như nhà
máy 2, số lượng danh điểm vật tư nhiều, không thể tránh được hiện tượng giảm giá
trị thuần của hàng tồn kho so với giá trị gốc, do đó việc lập dự phòng là một việc
làm cần thiết để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế cho nguyên, vật liệu.
3.1.3. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu
Hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu của nhà máy 2 đã được thực hiện
đúng và đầy đủ quy định của Bộ tài chính.
Quy trình nhập, xuất nguyên, vật liệu chặt chẽ, chứng từ luân chuyển hợp lý
giữa các phòng ban, tạo sự thuận tiện tiết kiệm thời gian cho nhân viên, chứng từ
có sự phê duyệt của tất cả các cá nhân cũng như phòng ban có liên quan. Bên cạnh
đó các chứng từ cũng được đánh số đầy đủ và được kiểm tra cẩn thận trước khi
xuất.
Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn
nhau giữa các phòng ban trong đơn vị. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được
đưa vào kho lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
3.1.4. Về tổ chức thu mua,bảo quản và dự trữ nguyên, vật liệu
Việc tổ chức, thu mua, dự trữ, sử dụng và tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu
tại Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 được tổ chức thực hiện một cách khoa

học và hợp lý.
Nguyên, vật liệu của nhà máy rất đa dạng, gồm hơn 1200 chủng loại. Do có
sự thực hiện phân loại nguyên, vật liệu dựa trên công dụng của nguyên vật liệu nên
công việc bảo quản, quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện và dễ dàng hơn, đồng
thời cũng tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, tiết kiệm thời gian.
Công tác thu mua của nhà máy được thực hiện khá hợp lý. Các nhà cung cấp
của nhà máy đều là những nhà cung cấp có uy tín mà tên tuổi đã được khẳng định
trong và ngoài nước. Trước khi thu mua, nhà máy luôn có kế hoạch cụ thể cho sản
xuất và bắt nguồn từ nhu cầu của khách hàng. Điều này làm giảm thiểu khả năng ứ
đọng vốn trong sản xuất của nhà máy. Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu về chất
lượng và giá cả của nhà cung cấp cũng được làm cẩn thận, trong bất cứ hợp đồng
mua sắm đều có trên 3 bảng báo giá của các đơn vị cung cấp.
Tuy nhiên, trong quá trình nhập nguyên, vật liệu tại nhà máy chưa có bất cứ
ban kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm vào nhập kho mà mới chỉ
đơn thuần là sự kiểm tra của thu kho. Điều này có thể dẫn tới khả năng gian lận
hoặc sai sót của thu kho mà ảnh hưởng tới toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhà máy cũng chưa xây dựng được định mức tồn kho tối đa và
đối thiểu cho từng chủng loại nguyên, vật liệu. Điều này có thể dẫn tới việc dự trữ
không hợp lý, gây tồn đọng vốn hoặc không liên tục trong sản xuất của đơn vị.
Công tác bảo quản nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện -
Nhà máy 2 cũng tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt
nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2
cũng có hệ thống kho hàng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có kinh nghiệm và đạo
đức trong công tác, do vậy tránh được hiện tượng thất thoát và hư hỏng nguyên,
vật liệu. Nguyên, vật liệu cũng được sắp đặt một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận
lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng.
3.2. Một số kiến nghị hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần
Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2
3.2.1. Hoàn thiện về kế toán hàng mua đang đi đường
Trong công tác thu mua nguyên, vật liệu, đa phần các hợp đồng của Công ty

Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 thường không trả luôn tiền mặt mà sẽ nợ
lại nhà cung cấp đến một giai đoạn nhất định sẽ trả. Đây là một điều tốt do nhà
máy sẽ chiếm dụng được vốn của doanh nghiệp khác, tạo điều kiện thuận lợi hơn
để phát triển kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán thu mua nguyên, vật
liệu, khi hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về, kế toán chỉ làm công việc lưu lại hóa
đơn trên cặp hồ sơ mà không tiến hành ghi sổ kế toán, chỉ đến khi nhận được hàng,
nhập kho thì kế toán mới ghi như sau:
Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng
Điều này là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Điều
này sẽ dẫn tới những phản ánh không chính xác về giá trị tài sản của nhà máy, đặc
biệt là tại thời điểm cuối năm khi doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, sai
phạm này sẽ ảnh hưởng đến những đánh giá của nhà đầu tư, nhất là đối với những
công ty đã được niêm yết trên thị trường chứng khoán như Công ty Cổ phần Thiết
bị Bưu điện.
Nhà máy nên sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản
ánh một cách đầy đủ và chính xác về giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa mà doanh
nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập
kho.
Kết cấu Tài khoản 151 như sau:
Bên nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường.