Hoàn thiện quy trình quản lý dự án cho các dự án mua sắm thiết bị chuyên dùng của Cục tần số vô tuyến điện thuộc Bộ thông tin và truyền thông

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------

NGUYỄN TUẤN ANH

HỒN THIỆNQUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
CHO CÁC DỰ ÁN MUA SẮM THIẾT BỊ CHUYÊN DÙNG
CỦA CỤC TẦN SỐ VÔ TUYẾN ĐIỆN
THUỘC BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Người hướng dẫn khoa học: TIẾN SĨ NGUYỄN DANH NGUYÊN

HÀ NỘI - 2009


MỤC LỤC
Trang
Mở đầu

1

1. Lý do chọn đề tài

1

2. Mục đích nghiên cứu

1

3. Đối tượng nghiên cứu

2

4. Phương pháp nghiên cứu

2

5. Đóng góp của luận văn

2

6. Kết cấu của luận văn

3

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư XDCB và quản lý

4

dự án đầu tư XDCB
1.1 Khái niệm về đầu tư, dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư

4

1.1.1. Khái niệm về đầu tư

4

1.1.2. Khái niệm về dự án và dự án đầu tư XDCB

5

1.2 Lý thuyết chung về quản lý dự án đầu tư XDCB

6

1.2.1. Khái niệm

6

1.2.2. Mục tiêu của quản lý dự án

8

1.2.3. Tác dụng của quản lý dự án

10

1.2.4. Đặc điểm của quản lý dự án

11

1.2.5. Nội dung quản lý dự án

11

1.2.5.1. Quản lý vĩ mô đối với các dự án

12

1.2.5.2. Quản lý vi mơ đối với hoạt động dự án

15

1.2.5.3. Trình tự quản lý dự án đầu tư XDCB

24

1.3 Mơ hình tổ chức quản lý dự án

26

1.3.1. Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

27

1.3.2. Mơ hình chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu

28

Chương 2: Thực trạng của công tác thực hiện và quản lý dự

30

tư

án của Cục Tần số vô tuyến điện


2.1 Giới thiệu về Cục Tần số vô tuyến điện

30

2.2 Quy trình quản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến điện

31

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tham gia quản lý dự

31

án
2.2.1.1 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch và Đầu tư

32

2.2.1.2 Nhiệm vụ của Trung tâm Kỹ thuật

33

2.2.1.3 Nhiệm vụ của phịng Tài chính Kế toán

33

2.2.1.4 Nhiệm vụ của đơn vị sử dụng

34

2.2.2 Quy trình quản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến

35

điện
2.2.2.1 Giai đoạn xây dựng kế hoạch

35

2.2.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

37

2.2.2.3 Giai đoạn thực hiện đầu tư

40

2.2.2.4 Kết thúc đầu tư, nghiệm thu đưa cơng trình vào khai

44

thác sử dụng
2.3 Phân tích thực trạng cơng tác quản lý các dự án đầu tư tại Cục

45

Tần số vơ tuyến điện
2.3.1 Các kết quả đạt được

45

2.3.2 Phân tích tiến độ một số mẫu dự án do Cục Tần số vơ tuyến

47

điện thực hiện
2.3.2.1 Phân tích tiến độ một số mẫu dự án

47

2.3.2.2 Những thiệt hại do các dự án bị chậm tiến độ

62

2.3.2.3 Các nguyên nhân chủ yếu gây ra chậm tiến độ

63

Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý các

69

dự án đầu tư XDCB của Cục Tần số vô tuyến điện nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý các dự án đầu tư
3.1 Vị trí và vai trị của Cục Tần số vơ tuyến điện trong công tác

69

quản lý nhà nước chuyên ngành về tần số vô tuyến điện
3.2 Xu hướng phát triển của thông tin vô tuyến điện

70


3.3. Kế hoạch xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Cục Tần số vô

72

tuyến điện trong những năm tiếp theo (đến 2010 và định hường đến
2020)
3.4 Định hướng về đầu tư thiết bị chuyên dùng của Cục Tần số vơ

74

tuyến điện
3.5 Các giải pháp thực hiện nhằm hồn thiện cơng tác quản lý dự án

77

và quy trình thực hiện dự án của Cục Tần số vô tuyến điện hiện nay
3.5.1 Nâng cao chất lượng về lập kế hoạch và xây dựng tiến độ

77

thực hiện dự án
3.5.2 Giải pháp về tổ chức thực hiện

79

3.5.2.1 Thay đổi trình tự thực hiện của một số cơng việc

79

3.5.2.2 Chuẩn hố một số nội dung công việc cần thực hiện

81

3.5.3 Thay đổi, điều chỉnh lại quy trình điều phối thực hiện dự

81

3.5.4 Tổ chức lại bộ máy quản lý dự án đầu tư XDCB ở cấp Cục

82

3.5.5 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

88

Công tác đào tạo

88

án

3.5.5.1

3.5.5.2 Tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực

93

3.5.6 Biện pháp về tiền lương và chính sách đãi ngộ

94

3.5.6.1 Biện pháp về tiền lương

94

3.5.6.2 Xây dựng chính sách đãi ngộ

98

3.5.7 Cải tiến công tác giám sát và đánh giá kết quả thực hiện

99

3.5.8 Các giải pháp hỗ trợ khác

99

3.6 Kết quả đạt được khi thực hiện các giải pháp hồn thiện quy trình

100

quản lý dự án
Kết luận

102

Tài liệu tham khảo

104

Phụ lục

105


MỤC LỤC HÌNH VẼ
Trang
Hình 1.1 Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả

10

Hình 1.2 Mơ hình hệ thống quản lý chất lượng cơng trình xây dựng ở

14

Việt Nam
Hình 1.3 Sơ đồ nghiệm thu cơng việc

21

Hình 1.4 Sơ đồ nghiệm thu giai đoạn

21

Hình 1.5 Sơ đồ nghiệm thu hồn thành đưa vào sử dụng

22

Hình 1.6 Các lĩnh vực quản lý dự án

24

Hình 1.7 Quy trình quản lý dự án đầu tư

26

Hình 1.8 Mơ hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

27

Hình 1.9 Mơ hình chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu

28

tư
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Cục Tần số vơ tuyến điện hiện

31

nay
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý dự án tại Cục Tần số vô tuyến điện

35

Hình 2.3 Biểu đồ Gantt cho dự án mẫu số 1

53

Hình 2.4 Biểu đồ Gantt cho dự án mẫu số 2

55

Hình 2.5 Xe kiểm sốt lưu động

56

Hình 2.6 Biểu đồ Gantt cho dự án mẫu số 3

58

Hình 2.7 Biểu đồ Gantt cho dự án mẫu số 4

60

Hình 2.8 Biểu đồ Gantt cho dự án mẫu số 5

62

Hình 2.9 Biểu đồ quan hệ nhân - quả liên quan đến tiến độ thực hiện

68

dự án
Hình 3.1 Sơ đồ hệ thống thiết bị kiểm soát tần số của một Trung tâm

76

Tần số vơ tuyến điện khu vực
Hình 3.2 Sơ đồ vị trí cơng việc của phịng KHĐT thực hiện dự án đầu
tư thiết bị chuyên dùng và sửa chưũa thiết bị

83


1
Mở đầu

1. Lý do chọn đề tài
Là một cán bộ thuộc phòng Kế hoạch và Đầu tư, Cục Tần số vô tuyến
điện. Tác giả đã tham gia công tác thực hiện và quản lý dự án đầu tư XDCB
trong nhiều năm. Đặc biệt là tham gia thực hiện các dự án mua sắm thiết bị
chuyên dùng cho công tác quản lý và kiểm sốt tần số vơ tuyến điện. Do Cục
Tần số vô tuyến điện là cơ quan quản lý nhà nước mà khơng có chức năng
kinh doanh, do đó các dự án đầu tư phần lớn chỉ được đánh giá hiệu quả theo
tiêu chí sử dụng, khai thác phục vụ công tác chuyên môn của Cục Tần số vô
tuyến điện. Chính vì vậy tiến độ thực hiện dự án là một yếu tố rất quan trọng
không chỉ cho các dự án nói chung mà cịn cho các dự án đầu tư mua sắm
thiết bị chuyên dùng của Cục Tần số vơ tuyến điện nói riêng. Cơng tác quản
lý dự án trong đó có quản lý về tiến độ thực hiện dự án là yếu tố cơ bản để
đảm bảo cho dự án được thực hiện hiệu quả cao.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở các lý thuyết về quản lý dự án, quản trị kinh doanh đã được
học, trên cơ sở kinh nghiệm rút ra từ việc tham gia thực hiện các dự án trong
thực tế kết hợp với các tham khảo, tư vấn từ các giáo trình, chuyên gia trong

lĩnh vực, tác giả muốn đề xuất các giải pháp để tối ưu hố quy trình phối hợp,
tham gia thực hiện và quản lý các dự án đầu tư XDCB mà chủ yếu là các dự
án đầu tư mua sắm thiết bị chuyên dùng. Quản lý và điều phối thực hiện để
đảm bảo tiến độ cũng như hiệu quả đầu tư của các dự án đầu tư XDCB của
Cục Tần số vô tuyến điện.


2
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là công tác và quy trình quản lý dự án hiện đang
áp dụng của Cục Tần số vơ tuyến điện, trong đó tập trung chủ yếu vào các dự
án đầu tư mua sắm thiết bị chuyên dùng được thực hiện trong 03 năm gần
đây. Thơng qua việc nghiên cứu, phân tích và chỉ ra các điểm được và chưa
được của quy trình để đề xuất các giải pháp khắc phục sửa đổi hồn thiện
phục vụ cho cơng tác quản lý dự án của Cục Tần số vô tuyến điện trong tương
lai.
4. Phương pháp nghiên cứu
Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư
XDCB được thực hiện trong thời gian qua, các số liệu báo cáo về công tác
đầu tư XDCB hàng năm của Cục Tần số vô tuyến điện. Trên cơ sở lý thuyết
được học và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại Trường Đại học Bách khoa
Hà Nội, tham khảo các giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quản trị
kinh doanh và quản lý dự án, các bài viết, tài liệu liên quan trong và ngồi
nước, các thơng tin được đăng tải trên mạng internet thơng qua các website uy
tín và nổi tiếng. Thực hiện phân tích, đánh giá cơng tác quản lý dự án trên
thực tế và so sánh với lý thuyết được học để làm cơ sở cho các giải pháp hồn
thiện quy trình quản lý dự án.
5. Đóng góp của luận văn
Hoàn thành luận văn này, với mong muốn của tác giả là góp phần xây
dựng nên bức tranh tổng thể về hiện trạng công tác quản lý dự án của Cục Tần

số vô tuyến điện. Chỉ ra những ưu nhược điểm, những bất cập của quy trình
quản lý dự án hiện tại và đưa ra giải pháp để khắc phục tồn tại, phát huy ưu


3
thế đang có, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, đảm bảo hoặc rút ngắn
tiến độ thực hiện dự án.
6. Kết cấu của luận văn
Luận văn này gồm có 03 phần chính:
Phần 1: Cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư, xây dựng cơ bản và quản lý dự án
đầu tư xây dựng cơ bản.
Phần 2: Thực trạng của công tác thực hiện và quản lý dự án của Cục Tần số
vô tuyến điện
Phần 3: Một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý dự án đầu tư XDCB
của Cục Tần số vô tuyến điện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các dự án đầu
tư
Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Tiến sĩ Nguyễn
Danh Nguyên đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tơi trong q trình thực hiện
và hồn thành bản luận văn này. Tơi cũng xin chân thành cảm ơn các thày cô
giáo tham gia giảng dạy và cung cấp các kiến thức quý báu trong quá trình tơi
tham gia học tập tại lớp cao học quản trị kinh doanh tại trường Đại học Bách
khoa Hà nội.


4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG CƠ BẢN
VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG CƠ BẢN
1.1 Khái niệm về đầu tư, dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư
1.1.1 Khái niệm về đầu tư

Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005 có
các định nghĩa như sau:
Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vơ
hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của
Luật Đầu tư và các quy định khác của pháp luật có liên quan
Các nhà đầu tư là tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đầu tư theo quy
định của pháp luật Việt Nam. Nó bao gồm các thành phần sau:
- Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế lập theo Luật doanh
nghiệp
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập theo Luật hợp tác xã
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
- Các Hộ kinh doanh, cá nhân trong nước hoặc tổ chức cá nhân nước
ngoài, người Việt nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài thường trú ở
Việt nam và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật Việt nam
Những đặc điểm chủ yếu của hoạt động đầu tư:
- Đầu tư là sự bỏ vốn (bằng nhiều hình thức như: tiền mặt, tài sản, cơng
nghệ,...)
- Mục đích của đầu tư là mang lại lợi nhuận và lợi ích kinh tế xã hội
Hoạt động đầu tư được thơng qua dưới các hình thức là:
- Đầu tư trực tiếp: Nhà đầu tư bổ vốn đầu tư và trực tiếp tham gia quản
lý hoạt động đầu tư.


5
- Đầu tư gián tiếp: Nhà đầu tư mua cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu và các
giấy tờ có giá khác hoặc thơng qua các định chế tài chính trung gian khác mà
không tham gia quản lý trực tiếp vào các hoạt động đầu tư.
Hoạt động đầu tư được thông qua việc thực hiện một hay nhiều dự án
đầu tư. Để có thể lựa chọn dự án đầu tư hiệu quả thì các nhà quản lý đầu tư
cần phải nghiên cứu các cơ hội đầu tư, các chỉ số liên quan đến hoạt động đầu

tư đó như chi phí, thời gian thu hồi vốn, các chỉ số đánh giá mức độ ảnh
hưởng về các yếu tố kinh tế, xã hội.
1.1.2 Khái niệm về dự án và dự án đầu tư xây dựng cơ bản
Theo Luật Đấu thầu (2005), khái niệm về dự án được nêu như sau:
-Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay tồn bộ cơng
việc nhằm đạt được mục tiêu hay u cầu nào đó trong một thời gian nhất
định dựa trên nguồn vốn xác định.
Như vậy, dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt
động có phối hợp và được kiểm sốt, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được
tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao
gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Mỗi khi cơng việc
được hồn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán hoặc di chuyển sang những dự án
mới.
Khái niệm về dự án đầu tư (Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày
08/7/1999 của Chính phủ):
Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ
vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm
đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất
lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định (chỉ bao
gồm hoạt động đầu tư trực tiếp.


6
Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là dự án đầu tư tạo ra các tài sản cố định
cho các ngành, các doanh nghiệp và tổ chức thông qua các hình thức đầu tư
mới, mở rộng, nâng cấp, cải tạo, khơi phục hay hiện đại hố các tài sản cố
định hiện có.
Q trình xây dựng cơ bản là q trình hoạt động để chuyển vốn đầu tư
dưới dạng tiền tệ sang tài sản phục vụ cho mục đích đầu tư. Tuỳ theo tính chất
của dự án và quy mơ đầu tư mà người ta phân loại các dự án thành 3 nhóm:

A, B và C với mục đích phân cấp để quản lý.
Khi nghiên cứu về dự án, chúng ta phải nghiên cứu đầy đủ các đặc
trưng cơ bản của dự án, từ ý tưởng đến hành động. Khi thực hiện một dự án là
thực hiện một loạt các cơng việc có quan hệ, ảnh hưởng lẫn nhau để đạt được
mục đích đề ra trong điều kiện bị ràng buộc, hạn chế bởi nguồn lực và mơi
trường bên ngồi chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro ngoài khả năng kiểm soát của
chủ đầu tư.
1.2

Lý thuyết chung về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

1.2.1 Khái niệm
Theo giáo trình về quản lý kinh tế, khái niệm về quản lý được hiểu là
sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý vào các đối tượng quản lý để
điều khiển đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Như vậy, quản lý dự án đầu tư chính là sự tác động liên tục, có tổ chức,
có định hướng vào q trình đầu tư (bao gồm công tác chuẩn bị đầu tư, thực
hiện đầu tư và kết thúc dự án đưa cơng trình vào khai thác sử dụng) bằng một
hệ thống đồng bộ các giải pháp kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật và các giải
pháp khác nhằm đạt được hiệu quả kinh tế - xã hội cao trong những điều kiện
cụ thể xác định và trên cơ sở vận dụng sáng tạo những qui luật đặc thù của
lĩnh vực đầu tư. Quản lý dự án cũng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời


7
gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án, đảm bảo cho dự án
hoàn thành đúng hoặc trước tiến độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi
ngân sách đã duyệt nhằm đạt được các yêu cầu đề ra (về kỹ thuật, chất lượng
của sản phẩm, dịch vụ) với những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho
phép.

Quản lý dự án bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những
công việc cần hoàn thành, các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Các
công việc được thực hiện một cách trình tự và logic trên cơ sở phân tích để
xác định các điểm mạnh, điểm yếu của chủ đầu tư, các cơ hội và những mối
đe dọa của môi trường xung quanh để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để
đạt được mục tiêu.
- Điều phối thời gian và nguồn lực: Giai đoạn này là quá trình phân
phối các nguồn lực (nguồn vốn, thiết bị, lao động và quản lý tiến độ thời gian;
chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng cơng việc và cho tồn bộ dự án. Xác
định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của dự án.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án: Nội dung này bao gồm các
công việc theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, phân tích và đưa ra giải
pháp để giải quyết các vấn đề trong suốt quá trình thực hiện và lập các báo
cáo (báo cáo đánh giá, báo cáo hiện trạng, báo cáo tiến độ,...) theo các yêu cầu
của công tác quản lý dự án. Thực hiện kiểm tra, giám sát chất lượng của từng
cơng việc, từng giai đoạn và tồn bộ dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn
thành đúng hoặc trước tiến độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân
sách đã duyệt và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng.
- Đánh giá kết quả thực hiện của từng giai đoạn và của toàn bộ dự án để
phục vụ công tác báo cáo, kiểm tra, giám sát.


8
1.2.2 Mục tiêu của quản lý dự án
Mục tiêu cơ bản của công tác quản lý dự án là thực hiện các cơng việc
để đảm bảo cho dự án hồn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi
chi phí được duyệt, đảm bảo các hiệu quả về kinh tế và xã hội như dự án đề
ra. Có thể phân biệt mục tiêu của công tác này đối với từng giai đoạn cụ thể:
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: do đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình

thực hiện một dự án nên mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng
và mức độ chính xác của các kết quả điều tra, khảo sát và nghiên cứu các
thông tin liên quan đến dự án đầu tư để xây dựng một cách khái toán các nội
dung về thời gian và chi phí.
Đối với giai đoạn thực hiện đầu tư: mục tiêu quản lý ở giai đoạn này là
phối hợp điều chỉnh quá trình quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các công
việc, các hoạt động của dự án sao cho đảm bảo tiến độ và chất lượng với chi
phí thấp nhất. Đây là giai đoạn có chi phí đầu tư thực hiện là lớn nhất nhưng
không sinh lời trong thời gian dài nên công tác quản lý trong giai đoạn này
cực kỳ quan trọng và phức tạp. Cán bộ quản lý phải đối mặt với nhiều tình
huống xảy ra và với yêu cầu cần được xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến
tiến độ, chi phí và hiệu quả đầu tư của dự án.
Giai đoạn kết thúc dự án để đưa cơng trình vào sử dụng: Ở giai đoạn
này, chủ đầu tư phải thực hiện hàng loạt công việc như kiểm tra, nghiệm thu,
đào tạo chuyển giao cơng nghệ trước khi chính thức bàn giao cơng trình để
đưa vào khai thác, sử dụng. Những cơng việc này thường được thực hiện với
sự tham gia của nhiều bên: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, tư vấn
giám sát, tư vấn thi công, tư vấn lập dự án (giám sát tác giả), cơ quan quản lý
của chủ đầu tư,...
Có thể nói rằng, trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án thì cơng tác quản
lý có những yêu cầu khác nhau nhưng lại đều tập trung vào các mục tiêu là:


9
chi phí, thời gian và hiệu quả cơng việc. Các mục tiêu này có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và địi hỏi cơng tác quản lý phải
"điều khiển" được cả 3 mục tiêu đó. Mối quan hệ giữa ba mục tiêu này có thể
khác nhau đối với từng dự án khác nhau, nhưng có thể thấy rằng, để đạt được
kết quả tốt đối với mục tiêu này thì thường ta phải chấp nhận một hay hai mục
tiêu còn lại bị ảnh hưởng theo chiều hướng ngược lại. Điều này chúng ta có

thể khái quát ở mặt toán học bởi hàm số sau:
C = f(P,T)
Trong đó:
C: chí phí cho thực hiện dự án
P: tiến độ hồn thành cơng việc
T: thời gian thực hiện
Từ hàm số trên cho thấy, nếu chất lượng hồn thành cơng việc tốt hơn
thì chi phí của dự án cũng tăng lên và thời gian cũng có thể bị kéo dài thêm.
Phạm vi của dự án được mở rộng cũng làm chi phí thực hiện tăng lên. Trên
thực tế, có một số dự án khi thực hiện thì các giá trị C, P và T có mối quan hệ
khơng theo cơng thức trên, ví dụ cơng việc hồn thành đạt chất lượng yêu cầu
và với chi phí thấp hơn dự kiến và xong trước tiến độ đề ra. Thông thường khi
trường hợp này xảy ra là do công tác xây dựng kế hoạch tiến độ và lập dự
tốn khơng sát với thực tế hoặc do một sự hỗ trợ phù hợp với điều kiện thực
hiện dự án (nguồn lực, công nghệ,...). Do mối quan hệ này mà trong quá trình
thực hiện dự án, các nhà quản lý luôn hy vọng và cố gắng tìm các biện pháp
để có được sự kết hợp tốt nhất, hài hồ nhất của cơng tác quản lý dự án.


10
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả (Nguồn Jack R.
Meredith, Samuel J. Mantel, JR., Project Management (Third edition)
Thực hiện

Khả năng thực hiện
theo yêu cầu
Mục tiêu phải đạt

Thời gian tới hạn

Chi phí
Chi phí cho phép

Thời gian (Kế hoạch)
1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án
Có thể nói, cơng tác quản lý dự án đóng vai trò quyết định đến sự thành
bại của dự án đầu tư. Về cơ bản, quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu
như sau:
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn kết giữa
các bên tham gia thực hiện và quản lý dự án (chủ đầu tư, ban quản lý dự án,
các nhà thầu, các đơn vị tư vấn, các nhà cung cấp, các nhà sản xuất và các
khách hàng,...)
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của
các thành viên tham gia dự án
- Tạo điều kiện để sớm phát hiện các khó khăn, vướng mắc nảy sinh để
có thể chủ động điều chỉnh kịp thời trước những vấn đề phát sinh đó. Giải
quyết các bất đồng giữa các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án.


11
- Tạo ra sản phẩm, cơng trình và dịch vụ có chất lượng cao.
- Góp phần chung trong sự phát triển của toàn xã hội
1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án
Cơng tác quản lý dự án có một số đặc điểm chính sau đây:
- Tổ chức dự án thường là một tổ chức tạm thời, hình thành trong một
thời gian hữu hạn. Trong thời gian thực hiện dự án, các cán bộ quản lý dự án
thường phải hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Khi kết thúc dự
án, tổ chức dự án được giải thể và cần có sự phân cơng lại lao động và tải sản
đã phục vụ công tác thực hiện dự án.

- Nhiệm vụ khơng có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ, các
số liệu thống kê thường được sử dụng một cách hạn chế trong các dự án với
mục đích tham khảo, đánh giá.
- Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các đơn vị chức năng trong tổ
chức (của chủ đầu tư) thường có mâu thuẫn về nhân sự. Trong nhiều trường
hợp có sự kiêm nhiệm giữa cán bộ quản lý dự án và cán bộ thực hiện chuyên
môn ở các đơn vị chức năng. Để giải quyết các mâu thuẫn này, lãnh đạo đơn
vị cần thực hiện việc bố trí một cách khoa học cơng tác phối hợp giữa chun
mơn và chi phí thời gian để thoả mãn các yêu cầu về thực hiện và quản lý dự
án.
- Quản lý dự án có tỉ lệ sử dụng nguồn lực cao và thường phải trả giá
đắt cho các quyết định sai lầm (lãng phí nguồn lực, thời gian, giảm hiệu quả
đầu tư của dự án).
1.2.5 Nội dung quản lý dự án
Xét theo từng góc độ, cơng tác quản lý dự án có các nội dung chủ yếu
như sau:


12
1.2.5.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án
Đây là công tác quản lý nhà nước đối với dự án. Công tác này bao gồm
tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình
thành, thực hiện và kết thúc dự án. Những cơng cụ này bao gồm: các chính
sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, chính sách về
tỉ giá hối đối, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống pháp luật,
những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương, báo cáo,
kiểm tra, thanh tra,...
Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mơ về chất lượng cơng trình đầu tư theo
các dự án. Theo đó các Bộ chức năng phối hợp với chính quyền các cấp ở các
địa phương thực hiện quản lý nhà nước về chất lượng cơng trình. Theo quy

định hiện hành, Bộ Xây dựng có chức năng quản lý nhà nước về chất lượng
cơng trình trên phạm vi toàn quốc. Bộ Xây dựng trực tiếp, kiểm tra, quản lý
chất lượng cơng trình của các dự án thuộc nhóm A. Các Bộ chuyên ngành và
các tỉnh thành phố trực tiếp kiểm tra, quản lý chất lượng cơng trình dự án
nhóm B và C và thuộc phạm vi của chức năng, nhiệm vụ.
Hoạt động quản lý nhà nước ở lĩnh vực này bao gồm các nội dung chủ
yếu sau đây:
- Thiết lập và tham gia thiết lập hệ thống các văn bản quy phạm pháp
luật.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn cho các chủ thể thực hiện theo các văn
bản quy phạm pháp luật.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát các chủ thể thực hiện công tác quản lý chất
lượng cơng trình xây dựng theo pháp luật.
Về chính sách vĩ mơ, việc quản lý phí của nhà nước thơng qua các loại
hình văn bản quy phạm pháp luật, các thông tư, nghị định và các quyết định
của các bộ ngành liên quan trong công tác quản lý đầu tư XDCB (Bộ Xây


13
dựng, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ chủ quản của Chủ đầu tư,...),
qua đó các chi phí của q trình thực hiện dự án phải được xây dựng, thẩm
định theo các bước cụ thể hoặc theo định mức do các cơ quan chức năng ban
hành. Cách thức xác định mức chi phí, hình thức áp dụng phù hợp với từng
loại công việc. Quy định thủ tục thanh quyết tốn cho các chi phí đó.
Hiện nay vấn đề về quản lý tầm vĩ mô đối với dự án chưa được đầy đủ,
đồng bộ và có nhiều bất cập, chưa theo kịp với tình hình mới, phương pháp
quản lý mới trong công tác đầu tư xây dựng cơ bản mà trong đó có cơng tác
quản lý dự án. Nhiều công cụ quản lý vĩ mô cần được xem xét sửa đổi, điều
chỉnh và hoàn thiện, đặc biệt là hệ thống pháp luật liên quan. Đơn cử là trong
quá trình xây dựng luận văn, các Bộ, ngành có liên quan liên tục đưa ra những

văn bản quy phạm pháp luật để sửa đổi, bổ sung các nội dung về quản lý đầu
tư xây dựng cơ bản, ví dụ như Luật số 38/2009/QH12 về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản (có hiệu lực
từ 01/8/2009); Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 của Bộ Xây dựng
về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng
cơng trình; Thơng tư số 33/2009/TT-BXD của Bộ Xây dựng về việc ban hành
Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia phân loại phân cấp cơng trình xây dựng dân
dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị...


14
Hình 1.2: Mơ hình hệ thống quản lý
chất lượng cơng trình xây dựng ở Việt Nam
(Nguồn: Bộ Xây dựng)
Chính phủ

Các Bộ chuyên
ngành
(Cục, Vụ quản lý
xây dựng

Uỷ ban Nhân dân
các tỉnh, thành
phố
(Sở Xây dựng)

Bộ Xây dựng

Hội đồng nghiệm
thu Nhà nước

Các tổ chức tư
vấn

- Xây dựng văn
bản quy phạm
pháp luật
- Xây dựng văn
bản quy phạm kỹ
thuật
- Thoả thuận về
các nội dung quản
lý kỹ thuật chuyên
ngành trong các
dự án
- Theo dõi chất
lượng các cơng
trình nhóm A
- Nắm tình hình
chất lượng cơng
trình đầu tư của
các Bộ, ngành

- Phối hợp quản lý
từ Trung ương
đến địa phương
của hệ thống quản
lý chất lượng
- Phổ biến văn
bản quy phạm

pháp luật và tiếp
thu ý kiến phản
hồi từ thực tế
- Kiểm tra công
tác quản lý nhà
nước của cơ sở
- Kiểm tra cơng
tác quản lý chất
lượng các cơng
trình thuộc dự án
đầu tư
- Nắm tình hình
chất lượng cơng
trình đầu tư ở địa
phương

Chất lượng cơng
trình đầu tư


15
1.2.5.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể
của dự án. Công việc này bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn như: lập kế
hoạch, điều phối thực hiện, kiểm soát,... quá trình quản lý được thực hiện
trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc đầu tư.
Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: quản lý thời gian, chi phí, quản
lý nguồn vốn đầu tư, quản lý rủi ro,.... Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng
quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản là: thời
gian, chi phí và chất lượng. Các nội dung cụ thể của công tác quản lý cho

từng dự án bao gồm:

a. Công tác lập kế hoạch chung
Là quá trình quản lý dự án theo một trình tự logic, thực hiện chi tiết hoá
mục tiêu dự án thành những cơng việc cụ thể. Hoạch định những chương trình
để thực hiện những cơng việc đó để đảm bảo những lĩnh vực quản lý khác
nhau của dự án được gắn kết chặt chẽ với nhau một cách chính xác và đầy đủ.
b. Quản lý thời gian
Là công tác lập kế hoạch, giám sát và phân phối tiến độ thời gian nhằm
đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Đưa ra thời hạn thực hiện cho từng công
việc, thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Xác định thời điểm hoàn thành
của toàn dự án.
Quản lý thời gian được thực hiện trong suốt q trình thực hiện dự án,
nó bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu
tư, đưa cơng trình vào khai thác sử dụng. Trong đó việc quản lý thời gian cho
giai đoạn cung cấp, lắp đặt và thi công các hạng mục của dự án đầu tư là quan
trọng nhất, nó quyết định sự thành cơng, hiệu quả của dự án đầu tư.


16
Quản lý thi công, lắp đặt phụ thuộc chủ yếu vào phía nhà thầu, cơ quan
tư vấn giám sát và chủ đầu tư cũng cùng tham gia vào việc quản lý này nhưng
dưới các góc độ khác nhau. Tuy nhiên để quản lý tiến độ thực hiện dự án thì
cần phải có kiểm tra, giám sát về cơng tác lập tiến độ để có tính khả thi và
hợp lý.
- Xây dựng tiến độ: Chủ yếu do đơn vị tư vấn thực hiện xây dựng trên
cơ sở yêu cầu của chủ đầu tư và có sự đánh giá của nhà thầu trong quá trình
tham gia đấu thầu và ký hợp đồng thực hiện. Các điều kiện liên quan và có
ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được đánh giá, cân nhắc kỹ để đảm bảo cho tiến độ
dự án được vạch ra thật hợp lý. Nếu quá ngắn sẽ không khả thi, nếu quá dài sẽ

không hiệu quả về nguồn vốn đầu tư. Chủ đầu tư cũng có thể đưa thêm các
điều khoản thưởng và phạt về tiến độ thực hiện cho hợp đồng ký với các nhà
thầu.
- Thực thi tiến độ: Q trình thực hiện dự án bao gồm nhiều cơng đoạn.
Mỗi cơng đoạn có một biểu tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã được lập và
phê duyệt. Tuy nhiên, trên thực tế, tiến độ thực hiện của từng công đoạn có
thể nhanh, có thể chậm do cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Vấn đề đặt ra cho
người quản lý dự án là cần phải có những giải pháp phù hợp để điều chỉnh
tiến độ của từng công đoạn, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến tiến độ của toàn dự
án. Điều này phụ thuộc nhiều vào phương pháp tổ chức, năng lực, trình độ và
kinh nghiệm quản lý của người điều hành.
Việc thực thi tiến độ phải được sự tham gia quản lý của nhiều đơn vị
liên quan: Chủ đầu tư, các đơn vị tư vấn giám sát, tư vấn thi công và nhà thầu.
Tuỳ thuộc vào việc phân cơng trách nhiệm của từng đơn vị, q trình thực thi
tiến độ của những dự án khác nhau là khác nhau, không theo một khuôn mẫu
nào cả. Người chịu trách nhiệm quản lý dự án cao nhất phải am hiểu từng giai
đoạn, hạng mục thi công cấu thành nên tiến độ cả dự án để điều phối sự tham


17
gia của các bên liên quan một cách nhịp nhàng và nhuần nhuyễn để đảm bảo
dự án hoàn thành đúng tiến độ, hạn chế, phòng ngừa các rủi ro gây kéo dài
tiến độ.
Một số biện pháp chủ yếu nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án:
- Các biện pháp kỹ thuật.
+ Thay đổi công nghệ, giải pháp thực hiện.
+ Thay đổi vật liệu, máy móc thi cơng
+ Chun mơn hố trong thi cơng
+ Tin học hố trong điều phối hoạt động và quản lý: sử dụng các
phần mềm chuyên dùng để theo dõi và quản lý dự án

+ Áp dụng các hình thức trao đổi thơng tin hiện đại: họp trực
tuyến với nhiều đơn vị tham gia cùng lúc ở nhiều địa điểm khác nhau, đàm
thoại từ xa (tele-conversation,...)
- Các biện pháp về tổ chức:
+ Phân chia lại trách nhiệm chi tiết cho mỗi thành viên tham gia
thực hiện để tránh bỏ sót hoặc chồng chéo các nội dung thực hiện.
+ Tổ chức thêm ca làm việc, bố trí làm việc xen kẽ một cách hợp
lý để tránh lãng phí thời gian cho việc phải ngừng nghỉ về cơng nghệ hay kỹ
thuật.
+ Tăng cường nhân lực và vật lực tham gia thi công, thực hiện
dự án một cách hợp lý để có thể rút ngắn thời gian thực hiện.
- Các biện pháp khác:
+ Có cơ chế thưởng phạt về tiến độ cho các cá nhân và đơn vị
tham gia thực hiện dự án.
+ Giảm tối đa những việc thực hiện ở hiện trường của dự án nếu
những công việc đó có thể được thực hiện ở những nơi khác để tạo thêm mặt


18
bằng, điều kiện thuận lợi cho những phần việc được thi công ở công trường,
hiện trường dự án.
+ Thuê thêm nhà thầu phụ trong phạm vi cho phép
+ Áp dụng các phương pháp tổ chức quản lý tiến độ một cách
khoa học và bài bản: Phương pháp sơ đồ mạng đường găng CPM; phương
pháp sơ đồ ngang; phương pháp sơ đồ mạng cơng việc.
c. Quản lý về chi phí
Là q trình dự tốn kinh phí, giám sát quản lý chi phí theo tiến độ của
từng cơng việc và tồn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo
những thơng tin về chi phí.
Chi phí cho dự án đầu tư xây dựng cơ bản đang là một trong những vấn

đề được nhà nước và xã hội quan tâm, đặc biệt các chi phí này được sử dụng
từ nguồn ngân sách của nhà nước. Vì vậy yêu cầu đặt ra là cần phải có một
phương pháp quản lý chi phí thật chặt chẽ, chi tiết và phù hợp với điều kiện
thực hiện dự án. Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, thất thốt trong cơng tác
đầu tư xây dựng cơ bản.
Ở phương diện quản lý vi mô, chủ đầu tư căn cứ vào các quy định hiện
hành để đề xuất, phê duyệt các chi phí cụ thể của từng công việc, từng nội
dung cụ thể của quá trình thực hiện dự án. Xử lý các chi phí phát sinh hợp lý
để đảm bảo hiệu quả đầu tư. Theo các giai đoạn của quá trình đầu tư và xây
dựng, việc quản lý chi phí hay cịn được coi là quản lý giá được thể hiện ở
trong tổng mức đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, tổng dự tốn cơng trình,
giá thanh tốn cơng trình và các loại cơng tác riêng biệt trong q trình thực
hiện dự án đầu tư và giá quyết tốn cơng trình ở giai đoạn kết thúc thực hiện
dự án. Thực hiện quản lý chi phí bằng những cơng tác sau:


19
- Lập kế hoạch sử dụng vốn đầu tư phù hợp với tiến độ thi công, thực
hiện các phần việc thuộc dự án.
- Giám sát q trình thi cơng, thực hiện chi phí
- Có kế hoạch sử dụng, đào tạo và bố trí nguồn nhân lực một cách khoa
học
- Sử dụng vật tư phù hợp và tiết kiệm
- Có kế hoạch quản lý rủi ro
- Chủ động tìm phương án tạo nguồn vốn dự phòng để sử dụng trong
trường hợp đột xuất.
d. Quản lý phạm vi
Là việc xây dựng kế hoạch và xác định, giám sát việc thực hiện các
mục đích, mục tiêu của dự án, xác định những cơng việc nào thuộc về dự án
và cần phải thực hiện. Xác định sai phạm vi sẽ làm giảm hiệu quả đầu tư của

dự án do phát sinh chi phí và thời gian khắc phục.
e. Quản lý chất lượng
Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc
thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong
muốn, kỳ vọng của chủ đầu tư, của những người hưởng lợi từ dự án. Đật dược
những mục tiêu quản lý của dự án. Nâng cao chất lượng cũng là một biện
pháp giảm chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Quản lý chất lượng của bước khảo sát và thiết kế:
Đơn vị thực hiện (thường là đơn vị tư vấn nhận thầu) có trách nhiệm
quản lý chất lượng khi thực hiện công tác khảo sát, thiết kế. Việc thẩm định
của các cơ quan chức năng quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng là sự kiểm
tra việc thoả mãn các yêu cầu về tuân thủ trình tự pháp lý, chấp hành các quy


20
định theo các yêu cầu về tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm... và thoả mãn các
lợi ích của cộng đồng và toàn xã hội. Kết thúc giai đoạn này, Chủ đầu tư tổ
chức nghiệm thu sản phẩm khảo sát thiết kế và tiến hành triển khai thực hiện
dự án
- Quản lý chất lượng cơng trình trong giai đoạn thực hiện dự án (thi
công xây lắp, đầu tư lắp đặt thiết bị,...):
+ Chủ đầu tư: là chủ thể duy nhất có trách nhiệm tổ chức công
tác quản lý chất lượng công trình xây dựng và chịu trách nhiệm về chất lượng
của tồn dự án. Với u cầu này, địi hỏi Chủ đầu tư cần phải có một bộ máy
chun mơn hố, chun nghiệp hố để thực hiện cơng tác tư vấn đầu tư phù
hợp cho từng giai đoạn, từng loại dự án đầu tư và thực hiện quản lý về tiến
độ, chất lượng và chi phí của dự án đầu tư.
+ Đơn vị tư vấn thiết kế: Có trách nhiệm thiết kế sản phẩm, cơng
trình trên cơ sở các u cầu về sử dụng, kỹ thuật do Chủ đầu tư đưa ra. Có
trách nhiệm giải thích cho các nhà thầu các vấn đề chưa có trong thiết kế hoặc

phát sinh trong q trình thực hiện (nếu có). Chịu trách nhiệm giám sát tác giả
(xác nhận các nhà thầu thực hiện trên thực tế theo đúng thiết kế được duyệt).
Công việc giám sát tác giả được thực hiện định kỳ hoặc theo yêu cầu của Chủ
đầu tư đặc biệt là ở các giai đoạn: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn
thành đưa vào sử dụng,...
+ Đơn vị tư vấn giám sát: Được lựa chọn bởi Chủ đầu tư, được
đại diện cho Chủ đầu tư và chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư về chất lượng
và kết quả của công việc tư vấn. Đơn vị tư vấn có trách nhiệm yêu cầu và
kiểm tra việc thực hiện của nhà thầu thực hiện đúng thiết kế, tiến độ, chất
lượng đã cam kết trong hợp đồng giao nhận thầu. Giúp Chủ đầu tư phát hiện
những thiếu sót về thiết kế trong q trình cung cấp dịch vụ tư vấn (nếu có).
Ý kiến của đơn vị tư vấn là một trong các sở cứ quan trọng để cho Chủ đầu tư