Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tải hàng hóa đường sắt

Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tải
hàng hóa đường sắt
2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại công ty
2.1.1. Thủ tục, chứng từ
Công ty VTHH ĐS áp dụng thủ tục hạch toán tương tự các doanh nghiệp
khác. Từ quyết định đầu tư TSCĐ của công ty, sau đó khi có TSCĐ mới đưa vào
sử dụng công ty lập hội đồng giao nhận gồm có đại diện bên giao và đại diện bên
nhận để lập “Biên bản giao nhận TSCĐ” cho từng đối tượng TSCĐ. Đối với
những TSCĐ cùng loại, giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì
có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối
tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ
TSCĐ bao gồm : “Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng mua bán, thanh lý hợp
đồng, hóa đơn tài chính, thẻ TSCĐ. Căn cứ vài hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ
TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty. Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ
lập, kế toán trưởng ký xác nhận.
Các chứng từ Công ty VTHH ĐS sử dụng như sau :
.Hợp đồng mua bán TSCĐ
.Giấy thông báo mời thầu
.Biên bản quyết định mua tài sản của đơn vị trúng thầu
.Quyết định của đơn vị trúng thầu
.Hoá đơn GTGT
.Biên bản bàn giao TSCĐ
.Biên bản nghiệm thu TSCĐ
Sinh viên: Vũ Duy Long 1 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
.Biên bản thanh lý hợp đồng
.Thẻ TSCĐ
Ví dụ thẻ tài sản cố định của công ty :
Công ty VTHH ĐS Mẫu số S23 - DN
130 Lê Duẩn – TP Hà Nội

Bảng 2.1: Thẻ TSCĐ
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Lập thẻ ngày 21 tháng 11 năm 2009
Mã TSCĐ:
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số… ngày … tháng… năm…
Tên TSCĐ: Máy tính xách tay
Ký hiệu, quy cách TSCĐ:
Số thẻ TSCĐ: MVP 52
Nước sản xuất:
Tháng, năm đua vào sử dụng: 11/10/2009
Năm khấu hao: N5
Công suất, (diện tích) thiết kế:
Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt
Bộ phận sử dụng: Phòng TCKT – KT
Sinh viên: Vũ Duy Long 2 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Số
hiệu
CT
Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ
Giá trị còn
lại
Ngày Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị
hao mòn
Cộng dồn Năm GTCL
a b d 1 2 3 4 5 6
21/11/2009 Tăng nguyên
giá TSCĐ
Máy tính

xách tay
28.292.740 2009 7.073.000 7.073.000 2009 21.219.185
28.292.740 7.073.000 7.073.000 21.219.185
Hà nội, ngày 21 tháng 11 năm 2009
Lập biểu Kế toán trưởng
2.1.2. Quy trình ghi sổ
2.1.2.1. Kế toán chi tiết tăng tài sản cố định hữu hình
Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ được hình thành do
được ngân sách cấp, do đầu tư mua sắm mới, TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản
hoàn thành, …
- Trường hợp tăng TSCĐ HH do mua sắm mới:
Sinh viên: Vũ Duy Long 3 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Dựa vào nhu cầu cần tăng TSCĐ HH do bộ phận cần sử dụng đề nghị lập
phiếu đề nghị trình lên Tổng giám đốc công ty. Sau khi Tổng Giám đốc phê
duyệt, ban quản lý đầu tư tiến hành mua sắm mới TSCĐ.
Sau đó dự án mua TSCĐ được ban quản lý đầu tư chọn nhà thầu bằng
cách đấu thầu nhà cung cấp. Trên hồ sơ đấu thầu Công ty ký kết hợp đồng kinh
tế với nhà cung cấp, tiếp đó theo hợp đồng kinh tế nhà cung cấp giao TSCĐ HH
cho công ty để kiểm tra tài sản theo những điều khoản trong hợp đồng và tiến
hành lập biên bản giao nhận. Kết thúc việc bàn giao TSCĐ HH hai bên lập biên
bản thanh lý hợp đồng và nhà cung cấp xuất hoá đơn GTGT kèm theo để công ty
tiến hành thanh toán cho bên nhà cung cấp.
Sau đây em xin dùng nghiệp vụ mua xe ôtô Honda Civic làm ví dụ:
Văn phòng Công ty có nhu cầu được trang bị mới một xe ôtô nên lập biên bản đề
nghị trình lên Tổng Giám đốc công ty. Nếu Tổng Giám đốc phê duyệt thì sẽ ra
quyết định lập tổ tư vấn về giá, tổ tư vấn có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp.
Sau đó công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với Honda ôtô Giải Phóng về việc
mua ôtô. Hai bên tiến hành giao xe, bên bán lập biên bản bàn giao xe, hoá đơn
bán hàng giao cho công ty. Sau khi hoàn tất hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng

và lập biên bản thanh lý. Căn cứ vào hoá đơn GTGT từ Honda Ôtô Giải Phóng,
công ty tiến hành thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào các
chứng từ khác để lập thẻ TSCĐ, ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Biểu 2.1 : Hợp đồng kinh tế mua xe ôtô
Sinh viên: Vũ Duy Long 4 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 09/HĐKT/2009
Căn cứ Luật Dân sự Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
Căn cứ Luật Thương Mại của Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên
Hôm nay ngày 23/06/2009, chúng tôi gồm:
I. Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt
Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương
Chức vụ: Tổng Giám đốc
Địa chỉ: 130 Đường Lê Duẩn – Hà Nội
II. Bên B: Honda ôtô Giải Phóng
Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến
Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện
Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
Hai bên cùng thoả thuận ký vào hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung của hợp đồng :
Bên B đồng ý bán, bên A đồng ý mua 01 xe ôtô Honda Civic 1.8 i-Vtec The Playful
Số khung : TF2-6890074 , Số máy : 8H-0462572
Điều 2: Thanh toán và giao nhận hàng
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, séc, hoặc uỷ nhiệm chi
- Thanh toán: Bên mua kiểm tra chất lượng, chạy thử ngay sau khi nhận xe
-Thanh toán 100% giá trị hợp đồng
Thời gian thanh toán: Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng
Điều 3: Trách nhiệm các bên

3.1 Trách nhiệm bên mua:
Thực hiện các điều khoản về thanh toán theo điều 2.
3.2 Trách nhiệm bên bán
Sinh viên: Vũ Duy Long 5 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Cử cán bộ có đủ chuyên môn để hướng dẫn cho bên mua vận hành máy đúng
quy trình quy phạm.
- Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sau khi hoàn thành công việc.
Điều 4: Chất lượng và bảo hành
- Sản phẩm do bên B bàn giao đảm bảo đúng tiêu chuẩn, máy mới 100%.
- Bên B bảo hành miễn phí các sản phẩm trên trong vòng 12 tháng kể từ ngày
giao hàng.
Điều 5: Điều khoản chung:
- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trên, mọi thay đổi trong
hợp đồng đều phải được hai bên nhất trí thông qua văn bản. Nếu không thống nhất sẽ
đưa ra toà án kinh tế Hà Nội, mọi quyết định của toà án hai bên đều phải thực hiện.
- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi kết thúc hợp đồng.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau.
Hai bên nhất trí ký tên :
Đại diện bên A Đại diện bên B
Biểu 2.2 : Biên bản giao nhận xe ôtô
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN
«Về việc bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful »
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 về việc mua bán ôtô Civic 1.8 i-VTEC
The Playful ký ngày 23/06/2009 giữa Honda ôtô Giải Phóng với Công ty vận tải hàng hoá
đường sắt.
Hôm nay ngày 22/07/2009 :
I. Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương
Sinh viên: Vũ Duy Long 6 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Chức vụ : Tổng Giám đốc
Địa chỉ : 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội
II. Bên B : Honda Ôtô Giải Phóng
Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến
Chức vụ : Phó Giám Đốc
Địa chỉ : Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
Hai bên thống nhất tiến hành bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC Playful như sau :
Điều 1. Nội dung bàn giao ôtô
Bên B đồng ý giao và bên A đồng ý nhận 01 ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful do Việt
Nam sản xuất
Điều 2. Thời gian giao ôtô. 15h ngày 22/07/2009
Điều 3. Địa điểm giao ôtô. Giao ôtô tại Công ty VTHH ĐS (Địa chỉ : 130 đường Lê
Duẩn – Hà Nội)
Điều 4. Kết luận. Bên B giao ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful và các hồ sơ pháp lý
của ôtô cho bên A. Bên A đã thanh toán hết số tiền mua bán máy cho bên B.
Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 1 bản để cùng
thực hiện.
Bảng 2.2 : Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 22 tháng 7 năm 2009
Đơn vị bán hàng : Honda Ôtô Giải Phóng
Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
Đơn vị mua hàng: Công ty vận tải hàng hoá đường sắt
Sinh viên: Vũ Duy Long 7 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Tên hàng hoá, dịch vụ: Xe ô tô Civic 1.8 i-VTEC The Playful
Số tiền: 486.700.000 đồng
Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 48.670.000 đồng
Tổng cộng số tiền thanh toán: 535.370.000 đồng
-Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khi giao nhận TSCĐ và
thanh toán hoàn tất.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Biểu 2.3 : Biên bản thanh lý hợp đồng
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN THANH LÝ
Hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009
- Căn cứ vào nội dung hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 giữa Công ty vận tải
hàng hoá đường sắt và Honda Ôtô Giải Phóng
- Căn cứ vào kết quả thực hiện hợp đồng
Hôm nay là ngày 17 tháng 08 năm 2009, chúng tôi gồm:
Bên A
- Tên doanh nghiêp: Công ty công ty vận tải hàng hoá đường sắt
- Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội
- Đại diện: Ông Bùi Tấn Phương
- Chức vụ: Tổng Giám đốc
Bên B
- Tên doanh nghiêp: Honda Ôtô Giải Phóng
- Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
- Đại diện : Lưu Văn Tiến
Sinh viên: Vũ Duy Long 8 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Chức vụ: Phó giám đốc
Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng số 09/HĐKT/2009 với những nội

dung sau:
1. Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp xe ô
tô đúng chủng loại và nội dung như đã ký kết.
- Chất lượng kỹ thuật: Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật
- Thời gian và tiến độ: như đã ghi trong hợp đồng.
2. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.
Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng
tiền mặt với số tiền là: 535.370.000 đồng.
Bằng chữ: Năm trăm ba mươi lăm triệu, ba trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn.
3. Những điều khoản còn tồn tại và trách nhiệm sau khi thanh lý hợp đồng.
- Bên A: Không
- Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng.
Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 2 bản.
Đại diện bên A Đại diện bên B
-Từ hồ sơ của TSCĐ kế toán công ty ghi tăng TSCĐ vào sổ Nhật ký chung và
mở thẻ TSCĐ.
Bảng 2.3: Thẻ TSCĐ
Công ty VTHH Mẫu số S23 - DN
130 Lê Duẩn – TP Hà Nội
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Sinh viên: Vũ Duy Long 9 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Lập thẻ ngày 17 tháng 8 năm 2009
Mã TSCĐ:
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số… ngày … tháng… năm…
Tên TSCĐ: Ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful
Ký hiệu, quy cách TSCĐ:
Số thẻ TSCĐ: NC - 16
Nước sản xuất: Việt Nam
Tháng, năm đưa vào sử dụng: 22/07/2009

Năm khấu hao: N8
Công suất, (diện tích) thiết kế:
Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt
Bộ phận sử dụng:
Số
hiệu
CT
Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ
Giá trị còn
lại
Ngày Diễn giải Nguyên giá Năm
Giá trị
hao mòn
Cộng dồn Năm GTCL
a b d 1 2 3 4 5 6
22/07/2009 Tăng nguyên
giá TSCĐ
Ôtô Civic
1.8 i-VTEC
The Playful
535.370.000 2009
535.370.000
Sinh viên: Vũ Duy Long 10 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Hà nội, ngày 17 tháng 8 năm 2009
Lập biểu Kế toán trưởng
Bảng 2.4 : Nhật ký chung
Nhật ký chung
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền
SH NT Nợ Có

QC000241 20/8 Cộng trang trước chuyển
sang :
Mua ôtô Honda Civic 1.8 i-
VTEC Playful trả bằng tiền
gửi Ngân hàng
Cộng sang trang sau :
211
1332
112
1.595.567.000
486.700.000
48.670.000
2.130.937.000
1.595.567.000
535.370.000
2.130.937.000
Bảng 2.5 : Sổ cái tài khoản 211
Sổ cái Tài khoản 211
Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
TK đối
ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
Số dư đầu kỳ 5.846.900.000
QC000241 Mua xe ôtô Honda
Civic
47 112 486.700.000
Số dư cuối kỳ 5.360.200.000
2.1.2.2. Kế toán chi tiết giảm tài sản cố định hữu hình

Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ của công ty có thể giảm do
điều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lý, … tuỳ theo từng trường hợp
giảm TSCĐ mà công ty lập các chứng từ như biên bản giao nhận TSCĐ, “Biên
Sinh viên: Vũ Duy Long 11 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành
bản thanh lý TSCĐ”, … Trên cơ sở này kế toán công ty ghi giảm TSCĐ trên các
“Sổ tài sản cố định”
- Giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán
Ví dụ thanh lý máy photocopy cũ. Phòng kỹ thuật giới thiệu bán cho ông
Nguyễn Minh Tú, hai bên thỏa thuận giá sau khi Tổng giám đốc phê duyệt, công
ty xuất hóa đơn bán máy cho người mua và giữ liên 1 của hóa đơn lại
Bảng 2.6 : Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 1: (Lưu)
Ngày 5 tháng 9 năm 2009
Đơn vị bán hàng : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt
Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội
Họ tên người mua hàng : Ông Nguyễn Minh Tú
Đơn vị mua hàng:
Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
Tên hàng hoá, dịch vụ: Máy Photocopy
Số tiền: 7.000.000
Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 700.000
Tổng cộng số tiền thanh toán: 7.700.000
-Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khi
giao nhận TSCĐ và thanh toán hoàn tất.
-Lập biên bản thanh lý TSCĐ sau khi thu tiền và giao máy photocopy cho người
mua.
Sinh viên: Vũ Duy Long 12 GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mỹ