Nhân viên sale admin tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại và dịch vụ hiệp hưng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NHÂN VIÊN SALE ADMIN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ HIỆP HƯNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ DIỄM THẢO
MSSV: DKQ141531
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ

An giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018


TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NHÂN VIÊN SALE ADMIN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI
VÀ DỊCH VỤ HIỆP HƯNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHAN THỊ DIỄM THẢO
MSSV: DKQ141531
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ

GVHD. Ths ĐOÀN VINH THĂNG

An giang, Ngày 10 Tháng 04 Năm 2018
i


ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

ii


MỤC LỤC
Trang
DANH MỤC BẢNG......................................................................................... v
DANH MỤC HÌNH ........................................................................................ vi
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................... vii
1. LỊCH LÀM VIỆC ........................................................................................ 1
2. GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP ........................................................... 5
2.1. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................ 5
2.2. Nhân sự ....................................................................................................... 6
2.2.1. Tình hình hiện nay ................................................................................... 6
2.2.2. Trình độ chun mơn ............................................................................... 6
2.3. Sản phẩm..................................................................................................... 6
3. BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH
VÀ MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ................ 8
3.1. Hoạt động chuyên ngành ............................................................................ 8
3.1.1 Nhà phân phối ........................................................................................... 8
3.1.2. Vai trò của nhà phân phối. ....................................................................... 8
3.1.3. Nội dung thỏa thuận đối với nhà phân phối............................................. 8
3.2. Môi trường hoạt động của công ty.............................................................. 9
3.2.1. Các yếu tố môi trường bên trong. ............................................................ 9
3.2.2. Các yếu tố mơi trường bên ngồi. .......................................................... 10
4. NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG ................................... 13
4.1. Công việc được phân công. ....................................................................... 13
4.2. Công việc của một Sale Admin ................................................................ 13
4.3. Mô tả công việc của một Sale Admin xử lí đơn hàng .............................. 13
4.4. Yêu cầu đối với công việc ........................................................................ 14

4.5. Trách nhiệm .............................................................................................. 14
5. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG . 15
5.1. Phương pháp thực hiện công việc Sale Admin – Xử lí đơn hàng ............ 15
5.1.1. Quy trình xử lí đơn hàng ........................................................................ 15
5.1.2 Mơ tả chi tiết ........................................................................................... 17
iii


5.2. Phương pháp thực hiện công việc được phân công phụ giúp ................... 20
6. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP ................................... 22
6.1. Những nội dung kiến thức đã được củng cố ............................................. 22
6.2. Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã
học hỏi được..................................................................................................... 22
6.2.1. Kỹ năng cá nhân .................................................................................... 22
6.2.2. Kỹ năng giữa các cá nhân ...................................................................... 23
6.2.3. Kỹ năng giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã học hỏi được . 23
6.3. Những kinh nghiệm hoặc bài học thực tiễn nào đã tích lũy được ............ 24
6.4. Chi tiết các kết quả cơng việc mà mình đã đóng góp cho đơn vị thực tập 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 26

iv


DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 1: Lịch làm việc ........................................................................................ 1
Bảng 2: Bảng kết quả kinh doanh giai đoạn 2016 - 2017................................. 9

v

DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức ............................................................................. 5
Hình 2: Trình độ chun mơn của nhân sự tại Cơng ty TNHH MTV TMDV
Hiệp Hưng .......................................................................................................... 6
Hình 3: Sơ đồ xử lí đơn hàng ........................................................................... 16
Hình 4: Hóa đơn bán lẻ .................................................................................... 17
Hình 5: Xử lí đơn tổng gộp theo nhân viên giao hàng. ................................... 18
Hình 6: Xử lí phiếu giao nhận và thanh tốn. .................................................. 18
Hình 7: Phiếu giao nhận và thanh tốn ............................................................ 19
Hình 8: Đơn tổng gộp theo nhân viên bán hàng .............................................. 19
Hình 9: Mẫu đóng dấu ..................................................................................... 21

vi


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
TMDV : Thương mại dịch vụ
MTV : Một thành viên

vii


1. LỊCH LÀM VIỆC
Họ và tên sinh viên: Phan Thị Diễm Thảo.
Cơ quan thực tập: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại và Dịch
Vụ Hiệp Hưng.

Vị trí thực tập: Nhân viên Sale Admin – xử lí đơn hàng tại Công ty TNHH
Một Thành Viên Thương Mại và Dịch Vụ Hiệp Hưng.
Họ và tên giảng viên hướng dẫn: ThS. Đoàn Vinh Thăng
Thời gian thực tập: từ ngày 22 tháng 01 năm 2018 đến ngày 01 háng 04
năm 2018.
Thời gian làm việc và thực tập: Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30.
Buổi chiều từ 13h30 đến 17h30.
Trang phục: sinh viên thực tập đồng phục lịch sự áo sơmi, quần tây đen.
Lịch làm việc chi tiết về nội dung và thời gian như sau:
Bảng 1: Lịch làm việc
Tuần

Công việc dự kiến
thực hiện

Công việc đã thực hiện

• Làm kế hoạch cho tuần 1 • Đến cơng ty gặp gỡ và làm
• Đến cơng ty và nhận vị trí quen các anh chị trong văn
thực tập được phân cơng. phịng, làm quen với mơi
01 • Tạo mối quan hệ với nhân trường công việc.
viên của cơng ty – đơn vị • Tìm hiểu các phịng ban,
nhân sự bằng cách hỏi trực
thực tập
Từ
• Tìm hiểu tổng quan về tiếp chị hướng dẫn.
22/01 công ty – đơn vị thực tập. • Quan sát cách thức làm
việc của các anh chị trong
đến
văn phịng cơng ty.

28/01

1

Ý kiến
GVHD


• Làm kế hoạch cho tuần 2
• Tiếp tục tìm hiểu về cơng
ty – đơn vị thực tập.
02 • Tìm hiểu mơi trường làm
việc của phịng kinh
doanh cơng ty – đơn vị
Từ
thực tập.
29/01 • Hỗ trợ thực hiện các cơng
việc được giao ( photo,
đến
scan, sắp xếp hóa đơn,
04/02
đơn hàng).

• Tìm hiểu và được giới
thiệu về các ngành hàng,
sản phẩm công ty đang
phân phối.
• Tìm hiểu trên internet về
nhà phân phối hàng hóa,
nhà phân phối độc quyền.

• Tìm hiểu và được về các
khách hàng của cơng ty
đang phân phối.
• Được hướng dẫn sử dụng
máy in, máy photo, máy
Scan.

• Làm kế hoạch tuần 3
• Tìm hiểu các yếu tố bên
trong, bên ngồi ảnh
hưởng đến cơng ty.
03
• Tìm hiểu về chức năng và
nhiệm vụ của vị trí được
tiếp nhận.
Từ
• Quan sát cơng việc cụ thể
05/02 của nhân viên xử lí đơn
hàng.
đến
11/02 • Hỗ trợ thực hiện các công
việc được giao ( photo,
scan, sắp xếp hóa đơn,
đơn hàng).

• Tìm hiểu thơng tin thế
nào là nhà phân phối độc
quyền và các yêu cầu đối
với công ty.
• Tìm hiểu cơ cấu tổ chức

và nhân sự của cơng ty cụ
thể hơn.
• Tìm hiểu và quan sát
cơng việc của một Sales
Admin – xử lí đơn hàng
• Phụ giúp photo và scan
tài liệu.
• Phụ cắt, xếp hóa đơn, đơn
hàng.

04
Từ
12/02 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018
đến
18/02
05
Từ
19/02 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018 Nghỉ Tết nguyên Đán 2018
đến
25/02

2


• Làm kế hoạch tuần 6
• Tiếp tục tìm hiểu về vị trí
được phân cơng thực tập.
• Tìm hiểu các kĩ năng của
một nhân viên xử lí đơn
06

hàng.
• Tìm hiểu các mẫu đơn,
mẫu phiếu liên quan đến
Từ
việc quản lí và xử lí đơn
26/02 hàng.
đến • Quan sát cơng việc xử lí
đơn hàng.
04/03
• Hỗ trợ thực hiện các cơng
việc được giao (photo,
scan, sắp xếp hóa đơn,
đơn hàng).

• Tìm hiểu như thế nào là
một Sale Admin, chức
năng, nhiệm vụ, u cầu.
• Tìm hiểu các mẫu đơn,
mẫu phiếu liên quan đến
việc quản lí và xử lí đơn
hàng bằng cách hỏi người
hướng dẫn.
• Phụ photo và scan tài liệu.
• Phụ cắt và sắp xếp các
phiếu đơn hàng đã in.

• Làm kế hoạch tuần 7
• Tìm hiểu các mẫu đơn,
mẫu phiếu liên quan đến
07

việc quản lí và xử lí đơn
hàng.
Từ • Quan sát cơng việc xử lí
đơn hàng.
05/03 • Tìm hiểu và học hỏi q
trình xử lí đơn hàng
đến
11/03 • Hỗ trợ thực hiện các cơng
việc được giao (photo,
scan, sắp xếp hóa đơn,
đơn hàng, đóng dấu).

• Được tìm hiểu và được
người hướng dẫn chỉ rõ
hơn về nội dung các phiếu
đơn hàng.
• Phụ cắt và sắp xếp các
phiếu đơn hàng đã in
• Phụ photo và scan tài liệu.
• Phụ giúp đóng dấu hóa
đơn giá trị gia tăng.

• Làm kế hoạch cho tuần 8.
• Tìm hiểu và học hỏi q
trình xử lí đơn hàng
08
• Quan sát cơng việc xử lí
đơn hàng.
Từ • Hỗ trợ thực hiện các cơng
việc được giao (photo,

12/03 scan, sắp xếp hóa đơn,
đến
đơn hàng, đóng dấu).

• Quan sát q trình xử lí
đơn hàng.
• Phụ giúp đóng dấu phiếu
chi.
• Phụ giúp đóng dấu hóa
đơn giá trị gia tăng.
• Quan sát các bước nhập
liệu, xử lí đơn hàng trên hệ
thống máy tính.
• Phụ cắt và sắp xếp các
phiếu đơn hàng đã in.

18/03

3


• Làm kế hoạch cho tuần 9 • Quan sát các bước nhập
09
liệu, xử lí đơn hàng trên hệ
• Tìm hiểu và học hỏi q
thống máy tính.
trình xử lí đơn hàng.
• Phụ cắt và sắp xếp các
Từ • Quan sát cơng việc xử lí phiếu đơn hàng đã in.
đơn hàng.

19/03 • Hỗ trợ thực hiện các công • Phụ giúp đóng dấu phiếu
chi
đến
việc được giao (photo,
25/03 scan, sắp xếp hóa đơn,
đơn hàng, đóng dấu).
• Làm kế hoạch cho tuần
10
• Tìm hiểu và học hỏi q
trình xử lí đơn hàng.
10
• Quan sát cơng việc xử lí
đơn hàng.
Từ • Hỗ trợ thực hiện các cơng
việc được giao (photo,
26/03 scan, sắp xếp hóa đơn,
đơn hàng, đóng dấu).
đến
01/04 • Trao đổi với người hướng
dẫn thực tập xin nhận xét
và góp ý.
• Tổng kết và viết báo cáo
thực tập.

• Quan sát các bước nhập
liệu, xử lí đơn hàng trên hệ
thống máy tính.
• Phụ cắt và sắp xếp các
phiếu đơn hàng đã in.
• Phụ giúp đóng dấu phiếu

chi.
• Xin nhận xét và đánh giá
của đơn vị thực tập.

4


2. GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP
-

Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương mại và Dịch
vụ Hiệp Hưng.
Tên giao dịch: Công Ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ
Hiệp Hưng.
Ngày thành lập: 13/12/2010
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 1601431274
Trụ sở chính: Tổ 10A Điện Biên Phủ, khóm 4 - Phường Mỹ Long - Thành
phố Long Xuyên - An Giang
Điện thoại: 0763849807
Fax: 0763849807
Mã số thuế: 1601431274
Ngành nghề kinh doanh: Bán buôn thực phẩm, phân phối hàng tiêu dùng.
Đại diện của công ty theo pháp luật: Ông Quách Bảo Tồn – Chức vụ Giám
đốc công ty..

2.1. Cơ cấu tổ chức

Nhà phân phối
Công Ty TNHH Một Thành Viên
Thương mại và Dịch vụ Hiệp Hưng.

Giám Đốc

Phó giám đốc

Phịng kế tốn
tài chính

Sales
Admin

Phịng kinh doanh

Phát triển
khách hàng

Giao
nhận

Trưng
bày

Kho

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng)
5


2.2. Nhân sự

2.2.1. Tình hình hiện nay
Tổng số cán bộ cơng nhân: 85 người. Trong đó có 15 nữ chiếm tỉ lệ 17,65%
và 70 nam chiểm tỉ lệ 82,35%
2.2.2. Trình độ chun mơn

26%

18%

Đại học
Cao đẳng
Lao động phổ thơng

56%

Hình 2: Trình độ chuyên môn của nhân sự tại Công ty TNHH MTV
TMDV Hiệp Hưng
(Nguồn: Phịng kinh doanh Cơng ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng)
-

Đại học: 15 người chiếm tỉ lệ 17,65%
Trình độ cao đẳng, trung cấp: 48 người chiếm tỉ lệ 56,55%
Lao động phổ thông: 22 người chiếm 25,8%

2.3. Sản phẩm
Công ty Hiệp Hưng hiện đang là nhà phân phối cho 3 công ty:
- Công ty Thực Phẩm Á Châu.
- Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn DKSH Việt Nam.
- Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quốc Tế Unilever Việt Nam.
❖ Cụ thể như sau:

o Cơng ty Thực Phẩm Á Châu: Mì Gấu Đỏ, Mì Mộc Việt, Mì Trứng
Vàng, Cháo Gấu Đỏ, Cháo ly Shangha, Phở Gấu Đỏ, Hủ Tiếu Gấu Đỏ.
o Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn DKSH Việt Nam:
▪ Ngành hàng Johnson & Johnson (JNJ): Carefree, Listerine,
Johnson’s Baby, Clean & Clear.
▪ Ngành hàng Jumbo Vape: Cerebos, Panzani, Mumurray
Goulburnll, Green Cross Cg, Nestle, Mars-Pet Food, Mandom,
Kino Care, Reckitt Benckiser, Sanofi Aventis, Kit Kat.
6


o Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Quốc Tế Unilever Việt Nam.
▪ Ngành hàng Home Care: Comfort, Omo,Viso, Sunlight, Vim.
▪ Ngành hàng Food Stuffs: Lipton, Suntea, Knorr.
▪ Ngành hàng Personal Care: Clear, Lux, Dove, Lifebouy,
Organics, Sunsilk, Pond’s, Hazeline, Vaseline, Close Up, P/S.

7


3. BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN
NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
3.1. Hoạt động chuyên ngành
3.1.1 Nhà phân phối
Nhà phân phối (Distributor hay Representative): là cơng ty, đơn vị được kí
kết hợp đồng để phân phối, cung cấp sản phẩm. Nhà phân phối là một đơn vị
trung gian kết nối sản phẩm từ công ty cung cấp đi đến các đại lí và người tiêu
dùng. Họ lấy hàng từ nhà cung cấp (là các hãng, cơng ty), sau đó bán bn cho
các đại lý, cửa hàng.
Nhà phân phối độc quyền là hình thức mà theo đó tại một khu vực địa lý

nhất định chỉ giao cho một nhà phân phối, phân phối độc quyền các sản phẩm
của nhà cung cấp và không được phép phân phối các sản phẩm cùng ngành hàng
của đối thủ cạnh tranh.
3.1.2. Vai trò của nhà phân phối.
-

Cung cấp hạ tầng: Kho chứa hàng hóa, phịng họp cho đội ngũ tiếp thị bán
hàng.
Nguồn vốn, nguồn nhân sự.
Kiến thức về thị trường địa phương.
Cung cấp thông tin về đối thủ

3.1.3. Nội dung thỏa thuận đối với nhà phân phối
Quyền sở hữu trí tuệ: Các trường hợp nhà phân phối sử dụng tên nhãn
hiệu, khẩu hiệu, hình ảnh sản phẩm của nhà cung cấp. Mục đích việc sử dụng
này có thể nhằm kinh doanh, khuyến mại, quảng cáo hoặc các hoạt động tiếp thị
khác,... Do đó, trong các trường hợp nhà phân phối phải được nhà cung cấp chấp
thuận trước khi sử dụng hoặc sử dụng mà không cần sự chấp thuận hay thông
báo đến nhà cung cấp.
Bảo mật: Trong q trình thực hiện hợp đồng, các thơng tin về kế hoạch
bán sản phẩm, chiến dịch khuyến mãi, số liệu bán hàng,… cần được bảo mật.
Do đó, nhà cung cấp quy định về việc bảo mật để đảm bảo nhà phân phối khơng
được cung cấp một phần hay tồn bộ các thơng tin này đến bên thứ ba. Ngồi
ra, nhà phân phối có thể tự bảo vệ mình bằng cách chỉ cung cấp những thông tin
thật sự cần thiết cho các đối tác, kèm theo đó là buộc nhà phân phối phải có cam
kết bảo mật thơng tin với nhà cung cấp.
Hoa hồng (chiết khấu): Tùy theo từng hợp đồng có thể quy định tỷ lệ hoa
hồng theo doanh số tháng hoặc quý. Trong trường hợp nhà phân phối đạt chỉ
tiêu doanh thu trong một số tháng nhất định hoặc theo năm thì nhà cung cấp có
8

thể quy định về mức hoa hồng được nhận thêm. Trong thực tiễn kinh doanh, có
2 phương thức nhận hoa hồng là hoa hồng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào hóa
đơn bán hàng (khơng được nhận bằng tiền) hoặc hoa hồng sẽ được nhận bằng
tiền.
Đổi trả sản phẩm: Về điều kiện hoàn trả hoặc đổi sản phẩm, mức giá hoàn
trả/ đổi, thời gian hoàn trả/đổi, các tài liệu kèm theo, phương thức thanh tốn,
quy trình thực hiện ảnh hưởng của việc hoàn trả/đổi đến các điều khoản khác
của hợp đồng.
Khu vực phân phối: Bên phân phối có nghĩa vụ chỉ bán sản phẩm trong
khu vực đã được chỉ định. Trong trường hợp điều chỉnh phạm vi phân phối thì
cần có sự thỏa thuận, thống nhất bằng văn bản của các bên.
Điều khoản cạnh tranh: Dựa theo khu vực phân phối nêu trên, nhà phân
phối nên có yêu cầu trong phạm vi đã liệt kê, nhà cung cấp sẽ không phân phối
hàng hóa đến bên thứ ba nào khác. Điều này nhằm đảm bảo về thị trường tiêu
thụ đối với sản phẩm.
3.2. Môi trường hoạt động của công ty
Môi trường làm việc của công ty là các yếu tố, bao gồm cả bên ngoài lẫn
bên trong, ảnh hưởng đến sự hoạt động, thành công hay thất bại của công ty.
3.2.1. Các yếu tố mơi trường bên trong.
❖

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016 - 2017
Bảng 2: Bảng kết quả kinh doanh giai đoạn 2016 - 2017
Chỉ tiêu
Tổng nguồn vốn

2016
22.812.665.336

2017
44.044.362.224

Doanh thu thuần từ hoạt động
kinh doanh

125.612.360.658

160.005.589.938

Lợi nhuận trước thuế
316.870.641
351.748.382
Lợi nhuận sau thuế
254.696.513
281.332.807
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng)
Doanh thu thuần đều tăng trong hai năm. Cụ thể năm 2016 doanh thu thuần
đạt được là 22.812.665.336 đồng. Đến năm 2017 doanh thu thuần đạt
44.004.362.224 đồng, tăng 21.231.696.888 đồng so với 2016, tốc độ tăng trưởng
là 93,07%.
Cùng với sự tăng lên của doanh thu thuần qua các năm, thì lợi nhuận sau
thuế cũng tăng theo nhưng với tốc độ chậm hơn. Cụ thể là năm 2016 là

9


254.696.513 đồng đến năm 2017 là 281.332.807 đồng, tăng 26.656.294 so với
năm 2016, tốc độ tăng trưởng là 9.56%.

❖

Cơ sở vật chất

Công ty TNHH MTV TMDV Hiệp Hưng được đặt tại mặt tiền đường Điện
Biên Phủ, khóm 4, phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang
nên thuận tiện cho việc nhập hàng và xuất hàng. Kho chứa hàng hóa với diện
tích rộng rãi có thể chứa nhiều hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường dù trong
thời gian cao điểm nhất. Về phương tiện vận chuyển của công ty thì đa dạng về
trọng tải, có thể vận chuyển đến nhiều tuyến đường khác nhau.
Không gian làm việc rộng rãi và thiết kế khơng q cầu kì cùng với sự
trang bị đầy đủ về các trang thiết bị như máy vi tính, điện thoại, máy in , máy
scan, máy photo,… đã mang đến một sự thoải mái nhất định cho nhân viên và
đẩy nhanh tiến độ công việc.
❖

Nguồn nhân lực

Đội ngũ nhân viên có trình độ phù hợp với vị trí cơng việc. Tác phong làm
việc của nhân viên trong công ty đều rất chuyên nghiệp, đi làm đúng giờ, nghiêm
túc trong công việc, thực hiện đúng nội quy của công ty.
Nhân viên giao tiếp với khách hàng rất lịch sự, tế nhị, niềm nở, giải quyết
các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hợp lí nhất.
3.2.2. Các yếu tố mơi trường bên ngồi.
3.2.2.1. Mơi trường vĩ mơ
Là tất cả các lực lượng nằm ngồi tổ chức cơng ty. Mặc dù khơng có liên
quan trực tiếp và rõ ràng đến doanh nghiệp nhưng lại có ảnh hưởng rất mạnh
mẽ. Bao gồm những yếu tố sau: kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội, kỹ thuật công nghệ, tự nhiên.
❖

Môi trường kinh tế

Nhân tố kinh tế ảnh hưởng đến cơ cấu tiêu dùng, sức mua và hoạt động
của cơng ty. Sức mua hàng hóa phụ thuộc và chịu sự quyết định của thu nhập
và giá cả. Vì vậy các yếu tố như: tăng trưởng kinh tế, cơ cấu kinh tế, lãi suất,
tiết kiệm và tiêu dùng, thuế, thu nhập bình qn đầu người đều có ảnh hưởng
tới cầu tiêu dùng hàng hóa.
Năm 2017 là năm thứ 2 triển khai thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội 5
năm 2016 – 2020. Cơ cấu kinh tế 6 tháng đầu năm 2017 tiếp tục theo hướng tích
cực. Tổng thu ngân sách từ kinh tế của tỉnh An Giang 3.271 tỷ đồng, đạt 61,31%
so dự toán, đạt 117,11% so với cùng kỳ (Theo Tuyên Giáo An Giang).
10


❖

Mơi trường chính trị - pháp luật

Tỉnh An Giang tiếp tục triển khai nhiều chương trình, kế hoạch để thực
hiện đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp về cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh,
nâng cao năng lực cạnh tranh, hỗ trợ và phát triển doanh nghiệp.
Về lĩnh vực tín dụng: Ủy ban nhân dân tỉnh đã đề xuất bổ sung chức năng,
nhiệm vụ, vốn điều lệ cho Quỹ Bảo vệ mơi trường và Quỹ Bảo lãnh tín dụng
cho doanh nghiệp nhỏ và vừa của tỉnh để thực hiện các chính sách tín dụng cho
doanh nghiệp.
Về hỗ trợ và giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp khởi
nghiệp: Sở Kế hoạch và Đầu tư thực hiện thời gian thủ tục đăng ký mới, điều
chỉnh bổ sung thông tin doanh nghiệp trong 01 ngày làm việc; Thủ tục quyết
định chủ trương đầu tư thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân tỉnh trong 16 ngày
làm việc.

Về tư vấn hỗ trợ kê khai, nộp thuế, quyết tốn thuế, hồn thuế: thực hiện
công khai trên trang thông tin điện tử của Cục thuế và Cổng thông tin điện tử
của tỉnh danh sách doanh nghiệp được khen thưởng thành tích chấp hành tốt
chính sách, pháp luật thuế năm 2017. Đồng thời, minh bạch thơng tin chế độ,
chính sách, thủ tục hành chính về thuế.
❖

Mơi trường văn hóa – xã hội

An Giang là tỉnh có dân số đơng nhất khu vực đồng bằng sơng Cửu Long
(Theo Wikipedia). Năm 2016, dân số tồn tỉnh là 2.159.900 người, mật độ dân
số 611 người/km². Người An Giang rất đa dạng, rất phù hợp với chủng loại sản
phẩm phong phú của công ty phân phối. Các sản phẩm của công ty phân phối
hầu hết là các sản phẩm hàng tiêu dùng phục vụ sinh hoạt gia đình như dầu gội,
sữa tắm, kem đánh răng, xà phịng,…Những sản phẩm phù hợp với chất lượng
tốt, thuận tiện luôn là tiêu chí hàng đầu của người phụ nữ trong việc lựa chọn
mua sắm.
❖

Môi trường khoa học - công nghệ

Phương tiện truyền thanh và thông tin đại chúng ở An Giang cũng rất rộng
rãi và ngày một hiện đại. Nhờ khoa học công nghệ hiện đại, sản phẩm của công
ty dễ dàng được đưa đến tay người tiêu dùng với chi phí thấp và thời gian ngắn.
Cơng nghệ mang lại cho doanh nghiệp cách giao tiếp mới với người tiêu dùng
như phương tiện thơng tin đại chúng. Nhờ vậy, hình ảnh sản phẩm mà công ty
đang phân phối ngày càng trở nên gần gũi với người tiêu dùng.
❖

Môi trường tự nhiên

An Giang nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, trong năm có 2 mùa
rõ rệt gồm mùa mưa và mùa khô. Nhưng do các sản phẩm của công ty phân phối
11


ít rủi ro bị hư hỏng lại là sản phẩm tiêu dùng trong sinh hoạt gia đình nên tốc độ
tiêu thụ nhanh, dễ bảo quản và dễ vận chuyển, giảm được chi phí tổn thất cho
doanh nghiệp.
Về địa hình đường xá, giao thơng, có nhiều bất tiện khơng là khó khăn
trong việc mở rộng thị trường về các tỉnh miền núi, vùng sâu, xùng xa. Tuy
nhiên công ty cũng đang từng bước khắc phục, vì đây là thị trường tiềm năng
cần được khai thác mở rộng.
3.2.2.2. Môi trường vi mô
❖

Đối thủ cạnh tranh

Đem lại khó khăn cho cơng ty là nhà phân phối cho các sản phẩm tiêu dùng
của các đối thủ cạnh tranh về ngành hàng tiêu dùng. Như P&G hiện là công ty
cạnh tranh chủ yếu với Unilever, P&G đứng vị trí thứ 2 xếp sau Unilever với
các nhãn hàng như Tide, Rejoice, Downy, Pantene. Hay là công ty Colgate
Pamolive cạnh tranh với Unilever về ngành hàng chăm sóc răng miệng. Bên
cạnh đó là các siêu thị Coopmark trên địa bàn tỉnh, siêu thị Mega Market.
❖

Khách hàng

Là yếu tố quyết định cơ hội cho công ty. Khách hàng của công ty là trong
phạm vi của tỉnh An Giang, bao gồm các cửa hàng, tiệp tạp hóa nằm trong khu

vực tỉnh An Giang.

12


4. NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG
4.1. Cơng việc được phân cơng.
-

Cơng việc được phân cơng thực tập, tìm hiểu ở công ty là nhân viên Sale
Admin ngành hàng Jumbo Vape.
Công việc được phân công phụ giúp ở văn phịng cơng ty: Photo; in ấn;
scan tài liệu; sắp xếp hóa đơn, đóng dấu.

4.2. Cơng việc của một Sale Admin
Sale Administrator (SA) hay còn được gọi là thư ký phòng kinh doanh là
người làm nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện các hoạt động bán
hàng của công ty. Tùy vào quy mô của công ty mà phạm vi quyền hạn cũng như
nghĩa vụ của SA cũng có sự khác nhau. Nhưng thơng thường thì một Sale Admin
sẽ đảm nhận các nhiệm vụ sau:
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác cho bộ phận kinh doanh, theo dõi tiến
độ thực hiện của kế hoạch và đốc thúc các thành viên hoàn thành.
- Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh
doanh như làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng.
- Là người đứng ra liên hệ với khách hàng hoặc đối tác, tư vấn hỗ trợ khách
hàng trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh với cơng ty.
- Cập nhật dữ liệu hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo kết quả lên
ban lãnh đạo công ty.
4.3. Mô tả công việc của một Sale Admin xử lí đơn hàng
- Chịu trách nhiệm nhận các đơn hàng và xử lí đơn hàng theo quy định của

cơng ty.
- Tiếp nhận thông tin về giá áp dụng cho khách hàng từ phòng kinh doanh,
cập nhật vào phần mềm kịp thời và cập nhật cho các bộ phận có liên quan.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan bán hàng (như: kho, giao nhận, kế toán,
phát triển khách hàng,…) nhằm đảm bảo cho hoạt động giao hàng đúng tiến
độ.
- Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng. Kiểm tra, theo dõi tình hình nhập
hàng theo kho, theo chỉ tiêu, theo phân bổ.
- Theo dõi chứng từ giao hàng từ bộ phận kho.
- Truy suất thông tin khách hàng theo nhu cầu phát sinh.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác kiểm tra tồn kho tại nhà
phân phối.
- Theo dõi công nợ của khách hàng, kết hợp với tiếp thị bán hàng và bộ phận
kế toán để thu hồi công nợ đúng hạn.

13


4.4. u cầu đối với cơng việc
-

Có kỹ năng làm việc tốt với số liệu, thống kê số liệu chính xác.
Có tố chất cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng tổng hợp tốt.
Sử dụng tốt tin học văn phòng, email, mạng xã hội.
Khả năng làm việc độc lập.
Có khả năng xử lí tình huống nhạy bén.
Nhanh nhẹn, chăm chỉ, chịu khó, ham học hỏi, thích ứng nhanh với cơng
việc.
Thân thiện, có tinh thần làm việc nhóm, có định hướng làm việc ổn định
và gắn bó với cơng ty.

Khả năng làm việc dưới áp lực cao.

4.5. Trách nhiệm
-

-

Chịu trách nhiệm nhận các đơn hàng và xử lí đơn hàng của các nhãn hàng
trong ngành hàng Jumbo Vape theo quy định của công ty.
Tiếp nhận thông tin về giá áp dụng cho khách hàng từ phòng kinh doanh
và cập nhật vào phần mềm kịp thời.
Phối hợp với các bộ phận liên quan bán hàng (như: Kho, giao nhận, kế
toán) nhằm đảm bảo cho hoạt động giao hàng đúng tiến độ.
Theo dõi tồn kho, kế hoạch nhập hàng, theo dõi tình hình nhập hàng theo
kho để thông báo cho tiếp thị bán hàng lượng hàng tiếp thị có thể bán trong
ngày để tránh tình trạng âm kho.
Theo dõi chứng từ, hóa đơn xuất cho bộ phận kho và nhân viên tiếp thị để
tiến hành giao hàng cho khách hàng đúng tiến độ.
Truy suất thông tin khách hàng theo nhu cầu phát sinh.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác kiểm tra tồn kho tại nhà
phân phối.

14


5. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG
5.1. Phương pháp thực hiện công việc Sale Admin – Xử lí đơn hàng
Nhân viên Sale Admin – Xử lí đơn hàng là một vị trí khá quen thuộc đối
với một nhà phân phối hàng hóa. Trải qua thời gian thực tập tại công ty, để được
hiểu rõ về công việc này tơi đã quan sát và tìm hiểu, bên cạnh đó là học hỏi

người hướng dẫn để được tích lũy kiến thức và sự hiểu biết về vị trí này – vị trí
mà tơi được phân cơng tìm hiểu ở cơng ty. Cụ thể như sau:
-

-

-

Tìm hiểu thơng qua mạng Internet về vị trí này, tơi đã tìm hiểu các bài viết
trên Internet sau đó ghi chú về các yêu cầu, kĩ năng cần thiết của một nhân
viên xử lí đơn hàng. Bên cạnh đó tơi cịn đọc tham khảo và tìm hiểu thêm
ở các trang tuyển dụng việc làm về vị trí này để hiểu và nắm được những
điều cơ bản khi làm việc ở vị trí này.
Bên cạnh việc tìm hiểu và nắm được những yêu cầu cơ bản của vị trí này,
tơi cịn tiến hành quan sát và tìm hiểu trực tiếp ở nơi thực tập. Qua 2 tháng
thực tập tại công ty, tôi đã quan sát và nắm được các quy trình thực hiện
và cơng việc cụ thể của nhân viên Sale Admin – Xử lí đơn hàng cụ thể như
sau:
+ Quan sát các thao tác và quy trình thực hiện của người hướng dẫn trên
hệ thống máy tính của cơng ty.
+ Quan sát cách giao tiếp của người hướng dẫn khi có khách hàng đặt
hàng qua điện thọai. Đây cũng là kĩ năng quan trọng giúp giữ mối quan
hệ giữa khách hàng với công ty và nếu trao đổi thành công sẽ giúp tăng
doanh số bán hàng cho cơng ty.
Trong q trình tìm hiểu và quan sát công việc, tôi sẽ trao đổi trực tiếp với
người hướng dẫn về những thắc mắc mà tôi chưa giải đáp được. Hay những
thao tác mà tôi chưa nắm và hiểu rõ, đồng thời tôi sẽ ghi chú những giải
đáp, những vấn đề tôi và người hướng dẫn trao đổi để có thể bổ sung vào
bảng kế hoạch hay bài báo cáo về vị trí nhân viên Sale Admin của tơi.

5.1.1. Quy trình xử lí đơn hàng
Dưới đây là quy trình xử lí đơn hàng của Cơng ty TNHH MTV Thương
Mại và Dịch vụ Hiệp Hưng.

15


01
Tiếp nhận
yêu cầu
mua hàng

Bộ phận bán hàng

Bắt đầu

02
Kiểm tra lượng
hàng tồn kho

03
Thơng báo
với
kháchhàng
04
Lập hóa đơn
bán hàng

Đơn hàng đặt bán

Bộ phận xử lí đơn hàng – Sale Admin

Kết thúc

Đơn hàng đặt bán

Đơn lẻ
Đơn tổng

05
Duyệt đơn đặt
hàng bán

06
Lập hóa đơn,
in hóa đơn
và lệnh xuất kho

Thủ kho

07
Xuất kho

Kết thúc

Hình 3: Sơ đồ xử lí đơn hàng

16

Lệnh xuất kho

-

Tiếp thị bán hàng – nhân viên bán hàng gửi hóa đơn bán lẻ viết tay vào hệ
thống cho nhân viên Sale Admin
Nhân viên Sale Admin sẽ lấy thông tin từ hóa đơn bán hàng mà tiếp thị
bán hàng đã gửi để tiến hành làm phiếu đơn hàng trong ngày.
Nhân viên Sale Admin sẽ làm phiếu xuất kho hàng hóa.
Nhân viên Sale Admin kiểm tra lại các phiếu đã in đối chiếu lại với hóa
đơn bán lẻ của tiếp thị bán hàng - nhân viên bán hàng.

5.1.2 Mô tả chi tiết
❖ Tiếp nhận hóa đơn bán lẻ
Đối với ngành hàng Jumpo Vape, sẽ khác với ngành hàng của Unilever
khơng có phần mềm và máy bán hàng tích hợp cho từng tiếp thị, nhân viên bán
hàng. Do đó, tiếp thị - nhân viên bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng từ khách
hàng thì tiếp thị - nhân viên bán hàng sẽ xuất hóa đơn bán lẻ viết tay. Khi xuất
hóa đơn hoàn tất, tiếp thị - nhân viên bán hàng sẽ chụp hình và gửi hóa đơn bán
lẻ đó cho nhân viên Sale Admin thơng qua mạng xã hội Zalo.

Hình 4: Hóa đơn bán lẻ

17