Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm
và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam
1. Đánh giá chung về tình hình tiêu thụ tại Công ty trong ba năm gần đây:
Công ty xây dựng được quy trình kiểm soát bán hàng rất khoa học giữa các bộ phận
đảm bảo sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ và thực hiện có
hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng. Để đánh giá được tình hình tiêu thụ ta theo dõi biểu
đồ hình cột sau về lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng qua ba năm 2005, 2006, 2007. Số
liệu thu được trên báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây do phòng
kế toán đơn vị cung cấp:
Biểu đồ 02- Biểu đồ lợi nhuận gộp
Qua sơ đồ trên ta thấy tình hình tiêu thụ năm 2007 của Công ty đang có chiều
hướng tốt. Mặc dù năm 2006 lợi nhuận có giảm nhẹ vì tốc độ tăng doanh thu chậm hơn tốc
độ tăng giá vốn nhưng nguyên nhân là do giá cả thị trường yếu tố đầu vào biến động theo
chiều hướng tăng cao làm tăng giá vốn hàng bán của DN trong khi giá bán phải điều chỉnh
với tốc độ chậm hơn tốc độ gia tăng đầu vào. Sang đến năm 2007 thì doanh thu tăng đột
biến tới 92,8% so với năm 2006. Có được kết quả trên là do năm 2007 một mặt, giá đầu ra
đã được điều chỉnh kịp thời với tốc độ tăng giá đầu vào mặt khác, quan trọng hơn là Công
ty đã luôn quan tâm chỉ đạo sát sao mục tiêu tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu hoàn thiện
công tác chăm sóc khách hàng, tạo sự gắn bó lợi ích trách nhiệm giữa đơn vị và người tiêu
dùng; Xây dựng đội ngũ bán hàng năng động, nhiệt tình; thực hiện chính sách tiêu thụ sản
phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng, giành được sự tín nhiệm của khách hàng đối
với sản phẩm của Công ty. Cụ thể, với khách hàng muốn sản phẩm có chất lượng cao thì
đơn vị luôn chứng tỏ và đáp ứng được cho khách hàng thấy họ đang chọn đúng là nhà cung
cấp. Còn đối với khách hàng đang tìm kiếm khả năng giảm chi phí sản xuất đầu vào, thì
Công ty có thể đáp ứng rất linh hoạt mức giá cả nhấn mạnh cho họ thấy rõ lợi thế về kinh
tế từ việc sử dụng sản phẩm của đơn vị. Đặc biệt là đối với đối tượng khách hàng là các
nhà máy điện có vốn cổ phần chi phối của Nhà nước thì Công ty đã trở thành người bán
mới được tin tưởng và được lựa chọn. Điều này thể hiện qua con số doanh thu dự án cung
cấp cho các nhà máy điện trên các khu vực miền Bắc bình quân chiếm 70% tổng doanh số
của Công ty.
Trong năm 2008, Công ty phấn đầu hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ của

năm như sau: doanh thu dự kiến mà phòng dự án cam kết thực hiện với một con số tương
đối khả quan: 25 tỷ VNĐ, nộp ngân sách được 891 triệu đồng; đồng thời, đẩy mạnh tiêu
thụ sản phẩm tại các khu vực thị trường phía Nam nhằm mở rộng thị phần; củng cố hệ
thống kênh phân phối sản phẩm theo hướng chuyên nghiệp và gọn nhẹ, hiện đại... Đây
cũng tạo đà để Công ty thực hiện tốt nhiệm vụ kế hoạch của những năm tiếp theo.
2. Những ưu điểm đạt được trong công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và
xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty:
Nhìn chung, tổ chức công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết
quả tiêu thụ tại đơn vị thực hiện tương đối tốt, phù hợp với chế độ quy định và đảm bảo
thông tin, kiểm tra tình hình hoạt động tiêu thụ cho nhà quản trị, cụ thể như sau:
 Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do số lượng lao động của đơn vị hạn chế cho nên bộ máy kế toán của Công ty hiện
tại chỉ có bốn nhân viên kể cả kế toán trưởng. Vì vậy, mỗi kế toán viên phải đảm nhận
nhiều phần hành kế toán. Việc đó làm cho tính chuyên môn hoá không cao. Tuy nhiên, nhờ
sự phân công lao động hợp lý mà các kế toán viên vẫn đảm bảo thực hiện được khối lượng
công việc của mình. Hiện tại, chỉ có một nhân viên thực hiện phần hành kế toán tiêu thụ và
thanh toán với khách hàng, còn kế toán trưởng sẽ đảm nhận khâu xác định kết quả tiêu thụ.
Tuy nhiên như đã trình bày trong phần đặc tính của sản phẩm thì tần suất đặt hàng của đơn
vị thấp nên các nghiệp vụ phát sinh mặc dù có quy mô lớn nhưng số lượng nghiệp vụ
không nhiều. Ngoài ra, do Công ty lắp ráp sản phẩm theo đơn đặt hàng cho nên công tác
tính giá thành phẩm xuất kho rất đơn giản. Hơn nữa, đơn vị đã trang bị đầy đủ cho phòng
kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và bốn máy tính có cài
đặt phần mềm kế toán Bravo thì khối lượng công việc cũng không phải là quá tải đối với
kế toán viên. Mặt khác, tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị vẫn đảm bảo phân cách nhiệm vụ
đầy đủ trong việc thực hiện công tác kế toán. Kế toán tiêu thụ thành phẩm, thanh toán với
khách hàng và kế toán thu tiền (kế toán tiền mặt) được tiến hành tách biệt bởi hai kế toán
viên. Do đó, sổ bán hàng và sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau, đối chiếu
định kỳ với sổ cái, sổ quỹ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin.
 Về chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ bán hàng đã được thiết lập theo đúng biểu mẫu quy định của

Nhà nước và có quy trình luân chuyển khoa học, hợp lý. Các chứng từ đều được ghi chép
thống nhất, kịp thời, đúng với tình hình thực tế phát sinh và có đủ chữ ký phê duyệt cần
thiết đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ. Ví dụ như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị xuất
hàng đều phải có chữ ký phê duyệt của Giám đốc và các phòng ban liên quan như: phòng
dự án, phòng vật tư, phòng kế toán. Cuối quy trình luân chuyển các chứng từ này đều được
tổ chức bảo quản, lưu trữ tại phòng kế toán theo đúng quy định của chế độ.
 Về chế độ và hình thức kế toán:
Công ty lựa chọn hạch toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho mô
hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc lựa chọn này đã giúp đơn vị đơn giản hoá được quá
trình hạch toán cho phù hợp với quy mô hoạt động, nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin
và kiểm tra tình hình tiêu thụ thành phẩm của DN nói riêng và các phần hành kế toán nói
chung. Cũng xuất phát từ đặc điểm đó, Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là:
Nhật ký chung. Đây là hình thức phù hợp tạo điều kiện cho phân công lao động kế toán và
thuận lợi cho công tác kế toán máy.
 Về sổ sách kế toán
Các sổ sách được lập tuân thủ theo biểu mẫu quy định của chế độ và được lưu trữ
trên phần mềm kế toán đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao. Các nghiệp vụ bán hàng đều được
kế toán ghi nhận vào sổ sách liên quan trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
 Về chế độ báo cáo
Báo cáo tài chính Công ty bắt buộc phải lập đối với phần hành kế toán tiêu thụ là
báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán đơn vị đã chấp hành lập và nộp đúng hạn theo yêu cầu
của chế độ.
3. Những tồn tại và giải pháp đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán
tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty:
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác kế toán vẫn còn tồn tại một số điểm hạn
chế cần được nhìn nhận đúng mức và khắc phục kịp thời làm cơ sở nâng cao hiệu quả hạch
toán cho Công ty trong những kỳ kinh doanh tiếp theo.
3.1.Về tài khoản sử dụng:
Thứ nhất, theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp
có quy mô vừa và nhỏ thì tất cả các TK sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị

đều phải tuân theo đúng hệ thống TK do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số
48/2006/QĐ-BTC. Kế toán chỉ được phép mở thêm TK cấp 3 để đáp ứng nhu cầu quản lý.
Theo quyết định này thì TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh được mở chi tiết thành 2 TK
cấp 2 như sau:
6421: Chi phí bán hàng
6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Còn hiện tại ở Công ty thì TK 642 có tên gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp và
được chi tiết thành 7 tiểu khoản như đã trình bày trong phần trước. Kế toán đơn vị cho biết
tại Công ty không có chi phí bán hàng. Tuy nhiên thực tế thì kế toán đã hiểu sai về chi phí
bán hàng cho nên những khoản mục chi phí bán hàng thực tế phát sinh đều được hạch toán
trên chung trên TK chi phí quản lý DN. Như vậy là kế toán đơn vị đã có sự nhầm lẫn trong
việc vận dụng chế độ tài khoản. Trong quãng thời gian từ năm 2003 khi mới bắt đầu đi vào
hoạt động cho đến hết năm 2005, Công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và
nhỏ ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số
144/2001/QĐ-BTC. Từ năm 2006 đến nay, Công ty tổ chức hạch toán theo quyết định số
48/2006/QĐ-BTC. Song đơn vị vẫn sử dụng TK 642 như chế độ trước mà không chuyển
đổi tên gọi và nội dung theo dõi cho phù hợp với chế độ đang vận dụng. Việc mở chi tiết
như hiện nay một mặt là không phù hợp với đặc điểm các khoản mục chi phí phát sinh tại
Công ty, mặt khác, sai so với quy định của chế độ. Do vậy, Công ty cần chú ý đặt tên gọi
tài khoản cho đúng và mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế dụng đồng thời lập
các tài khoản cấp 3 theo hướng có thể phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý nhằm có biện
pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Công ty có thể mở chi tiết TK 6421, 6422 theo
các nội dung khoản mục chi phí chính và trọng yếu phát sinh trong đơn vị như sau:
 64211- Chi phí nhân viên bán hàng
64212- Chi phí khấu hao TSCĐ
64213- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
64214- Chi phí bảo hành sản phẩm
64215- Chi phí bán hàng bằng tiền khác
 64221- Chi phí nhân viên quản lý
64222- Chi phí vật liệu quản lý

64223- Chi phí đồ dùng văn phòng
64224- Chi phí khấu hao TSCĐ
64225- Thuế, phí và lệ phí
64226- Chi phí dự phòng
64227- Chi phí chuyển tiền
64228- Chi phí quản lý bằng tiền khác
Thứ hai, theo quy định trong hợp đồng, khách hàng sẽ giữ lại một khoản tiền trị giá
10% tổng giá trị đơn hàng để đảm bảo Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm
trong vòng 1 năm. Khoản này được kế toán đơn vị theo dõi trên TK 131. Tuy nhiên, số tiền
mà khách hàng giữ lại trên về bản chất là một khoản ký cược đối với DN. Nó có tính chất
ràng buộc và có mức độ rủi ro thu hồi cao hơn khoản phải thu khách hàng.
 Theo quy định tại chế độ kế toán DN nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) các khoản cầm
cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn được phản ánh trên TK138-Phải thu khác.
 Đối với khoản tiền khách hàng giữ lại kế toán ghi:
Nợ TK 138
Có TK 511
Có TK 3331
 Khi khách hàng thanh toán Công ty nhận lại số tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn, kế
toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153...
Có TK 138.
Kế toán cần tham chiếu nguyên tắc hạch toán tại phần hướng dẫn tài khoản 138
(QĐ 48/2006/QĐ-BTC) để hạch toán đúng theo quy định của chế độ nhằm đảm bảo phân
loại và cung cấp thông tin hữu ích về công nợ theo tính chất, mức độ của chúng. Từ đó, có
biện pháp chính sách quản lý, thu hồi thích hợp.
3.2.Về phương pháp hạch toán:
3.2.1.Về hạch toán các khoản dự phòng
 Dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Công ty chưa quan tâm đến việc trích lập dự phòng nói chung, cho các khoản nợ phải thu
khó đòi nói riêng. Nhưng những dự án của đơn vị thường có giá trị rất lớn, chế độ thanh

toán phải chia làm nhiều đợt. Do nhiều nguyên nhân mà trên thực tế các khoản phải thu
khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của DN. Ta có thể theo dõi con số tính
toán được qua thống kê số liệu trên bảng cân đối kế toán do phòng kế toán cung cấp qua
bảng sau: