MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
-----------------------------
I - SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT:
1 - Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất:
* Khái niệm vật liệu:
Vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia
vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển
giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
* Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh:
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tượng lao động thường
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy,
tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng hiệu
quả, tiết kiệm vật liệu, góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm có ý nghĩa rất quan trọng.
Nhưng không phải tất cả đối tượng lao động đều là vật liệu. Chỉ những đối
tượng lao động nào đã thay đổi do chịu tác động của con người (lao động có ích)
mơí trở thành vật liệu.
Ví dụ: Đá vôi khi chưa khai tác còn là những mỏm núi, không thể coi là vật
liệu, nó chỉ trở thành vật liệu khi được khai thác để cung cấp cho ngành công
nghiệp, sản xuất...
2 - Đặc điểm vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho
thuộc tài sản lưu động và chiếm tỷ trọng khá lớn, mặt khác nó còn là cơ sở vật chất
và điều kiện để hình thành nên sản phẩm - là yếu tố không thể thiếu được khi tiến
hành sản xuất sản phẩm, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng rất
lớn của việc cung cấp vật liệu. Không có vật liệu thì không có một quá trình sản
xuất nào có thể thực hiện được, nhưng khi được cung cấp vật liệu đầy đủ thì chất
lượng vật liệu, phương pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết định một phần lớn chất

lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiểm tỷ trọng rất lớn trong
tổng chi phí tạo ra sản phẩm. Do vậy, việc hạ thấp giá thành sản phẩm chủ yếu phụ
thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng vật liệu nhằm làm giảm chi phí vật liệu,
giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm, là một trong
những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh với một
chừng mực nhất định. Giảm mức tiêu hao vật liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản
phẩm xã hội. Mặt khác, vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động,
cần thiết phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu.
Có thể nói vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý vật liệu phảI bao gồm các mặt: số
lượng cung cấp, chất lượng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả
vật liệu nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ và đồng bộ những loại vật liệu cần thiết
cho sản xuất thì không thể không tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán vật liệu.
3 - Yêu cầu quản lý vật liệu:
- Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh,
đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu dự trữ.
- Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp
phải thường xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó, một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu là tránh hư hỏng,
mất mát, hư hao.
- Trong sử dụng vật liệu, cần thiết phải tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sở xác
định và dự toán chi phí, điều này ảnh hưởng đến việc hạ thấp chi phí sản xuất
và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Vì vậy, phải tổ
chức tốt việc ghi chép phản ánh việc xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản
xuất kinh doanh.
- Ở khâu dự trữ, yêu cầu đối với doanh nghiệp là phải xác định được định mức
dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình
thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung cấp không kịp thời hoặc gây

tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
* Để tổ chức và hạch toán vật liệu có hiệu quả, cần thiết phải có một số điều kiện
dưới đây:
- Thiết lập được kế hoạch cung ứng vật liệu theo nhu cầu vật liệu của khu vực
sản xuất kinh doanh (phân xưởng hoặc xí nghiệp).
- Xây dựng được định mức dự trữ vật liệu trong kho và tổ chức tốt kho hàng để
tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán.
- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật liệu, đặc biệt là vật liệu chế tạo, vật
liệu chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dụng và yêu cầu nâng cao chất lượng
hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ tiêu dùng.
- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự an
toàn của vật liệu mua, dự trữ và tiêu dùng: Xây dựng quy chế xử lý rõ ràng,
nghiêm ngặt cho từng trường hợp ứ đọng, thừa, thiếu, hao hụt, giảm giá vật
liệu.
II - PHÂN LOẠI VẬT LIỆU VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU:
1 - Phân loại vật liệu:
Trong doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công
dụng, tính chất lý-hoá khác nhau và biến động thường xuyên, liên tục hàng ngày
trong quá trình sản xuất.
Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu, phải tiến hành phân
loại vật liệu. Trên thực tế, vật liệu thường được phân loại theo những tiêu thức
khác nhau, như theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo nguồn sở hữu.
a. Nguyên vật liệu chính:
Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực
thể vật chất chủ yếu của sản phẩm mới như: thép trong công nghiệp cơ khí,
bông trong công nghiệp kéo sợi, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản...
Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp như sản phẩm công
nghiệp khai thác (quặng, gỗ...), sản phẩm nông nghiệp (bông, chè...) dùng để
chế tạo sản phẩm trong nền công nghiệp chế biến. Còn vật liệu là những sản
phẩm đã qua một hay một số quá trình công nghệ chế tạo như cao su, hoá

chất trong xí nghiệp sản xuất hàng cao su, vải trong các xí nghiệp may.
b. Vật liệu phụ:
Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh có thể
kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng bề ngoài của
sản phẩm, góp phần tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc đảm bảo cho quá trình
sản xuất kinh doanh hoạt động, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật và quản
lý... như dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp, hương liệu trong
sản xuất bánh kẹo...
c. Nhiên liệu:
Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn (than củi), thể lỏng (xăng dầu)
hoặc ở thể khí (hơi đốt, khí đốt).
d. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
Là những thứ vật liệu và thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu tư xây dựng cơ
bản, bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu (bằng kim
loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông) dùng để lắp đặt vào các công trình cơ bản.
e. Phế liệu:
Là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh hay thanh
lý tài sản của đơn vị. Phế liệu thường đã mất hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng ban
đầu (phôi bào, vải vụn, ngói vỡ...).
f. Vật liệu khác:
Bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ chưa kể thêm bao bì, vật
đóng gói, các loại...
2 - Đánh giá vật liệu:
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất
định. Theo những quy định hiện hành, kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phải
phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán (phản ánh
theo giá thực tế), khi xuất kho cũng phải xác định giá xuất kho theo đúng phương
pháp quy định. Tuy nhiên, trong không ít doanh nghiệp, để đơn giản hoá và giảm
bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày, người ta có thể sử dụng phương pháp

giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập-xuất vật liệu. Song, dù đánh giá theo giá
hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập-xuất vật liệu
trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
2.1. Giá thực tế nhập kho của vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nguồn nhập và giá
thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau:
 Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho:
+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế:
Giá thực
tế vật liệu
mua
ngoài
=
Giá hoá đơn
(chưa có
thuế GTGT)
+
Thuế
nhập khẩu
(nếu có)
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-
Giảm giá,
hàng mua
bị trả lại
(nếu có)
+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT trực tiếp:

Giá thực
tế vật liệu
Giá hoá đơn
(đã có thuế
Thuế
nhập khẩu
Chi phí
thu mua
Giảm giá,
hàng mua
mua
ngoài
= GTGT) + (nếu có) + thực tế - bị trả lại
(nếu có)
 Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu
nhập từ nguồn tự chế
= Giá vật liệu
xuất chế biến
+ Chi phí
chế biến
- Với vật liệu góp cổ phần liên doanh: Giá thực tế vật liệu là giá trị góp vốn bằng
VL do hội đồng quản trị đánh giá.
- Với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng: Giá nhập kho phế liệu là giá có thể sử
dụng được, giá có thể bán được hoặc giá có thể ước tính...
2.2. Giá thực tế xuất kho của vật liệu:
Để đảm bảo chính xác chi phí VL trong chi phí của sản phẩm mới, cần phải
tổ chức đánh giá VL xuất kho theo phương pháp thích hợp.
Cần có nhiều phương pháp đánh giá VL xuất kho, dù cho mục đích của việc
xuất kho có thể khác nhau, nhưng hạch toán lượng xuất phải thống nhất.

Về nguyên tắc, VL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó. Song trên
thực tế việc tính giá thực tế đầy đủ của VL mỗi loại tại thời điểm xuất kho rất khó
khăn phức tạp, trong nhiều trường hợp còn không hạch toán được. Giá ghi ở hoá
đơn mua ngoài, vì vậy có thể tính gần đúng giá thực tế VL, VL xuất kho theo các
cách phổ thông sau:
2.2.1. Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá thực tế
bình quân
_
Giá thực tế VL
nhập trong tháng
+ Giá thực tế VL
tồn đầu tháng
của một đơn
vị vật liệu
_
Số lượng VL
nhập trong tháng
+ Số lượng VL tồn
đầu tháng
Giá trị vật liệu
tồn cuối tháng
= Giá trị VL tồn
kho đầu tháng
+ Giá VL nhập
trong tháng
- Giá VL xuất
trong tháng
Trong đó:
Giá trị VL mỗi loại tính

tới ngày cuối tháng
= Số lượng VL mỗi
loạI xuất dùng
x Giá thực tế bình
quân 1 đơn vị
Như vậy, giá thực tế VL xuất trong tháng sẽ phụ thuộc vào tổng số nhập
trong tháng và tồn đầu tháng, khi đó VL xuất có thể ghi theo một giá nào đó tuỳ
theo doanh nghiệp và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ.
Theo phương pháp này, nếu giá VL có xu hướng tăng thì giá thực tế bình
quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế VL nhập kho cuối kỳ và làm giá trị tồn kho VL
tăng lên. Ngược lại, nếu giá cả VL có xu hướng giảm giá thực tế nhập cuối kỳ và
do vậy VL tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ hơn thực tế.
•
Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trường.
•
Nhược điểm: Giá đơn vị bình quân đến cuối tháng mới tính được do đó công
việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo kế toán.
•
Điều kiện áp dụng:Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại VL ít.
2.2.2. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá VL bình
quân
_
Giá thực tế VL thực tế
tồn kho trước khi nhập
+ Giá thực tế VL
nhập kho lần (n)
Sau lần nhập _
Số lượng VL tồn kho + Số lượng VL nhập
kho

lần (n)
Với phương pháp này, thì khi xuất kho đã biết được giá của VL xuất, do vậy
cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh giá và giá trị tồn kho cuối kỳ của VL cũng sát
với giá thực tế trên thị trường.
•
Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trường.
•
Nhược điểm: Dùng phương pháp này thì việc tính toán tương đối phức tạp. Nếu
doanh nghiệp nhập, xuất VL nhiều lần trong ngày, hoặc trong tháng, giá cả
không ổn định, thường xuyên thay đổi thì rất khó tính toán kịp thời.
2.2.3. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Phương pháp này được thực hiện như sau:
Giá thực tế VL
xuất dùng
= Giá thực tế đơn
vị của VL nhập
x Số lượng VL xuất dùng
trong kỳ của số lượng
từng lần nhập kho
Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lượng xuất, tính theo giá thực tế xuất kho theo
nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc từng
lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số lần nhập trước) được tính theo đơn
giá của lần nhập sau. Như vậy, giá thực tế của VL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế
của VL nhập kho của các lần mua vào sau cùng.
2.2.4. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO):
Phương pháp này được thực hiện hoàn toàn ngược với phương pháp trên
(FIFO):
Giá thực tế của = Giá thực tế đơn vị x Số lượng VL xuất dùng
VL xuất dùng của VL nhập kho theo

từng lần nhập kho sau
trong kỳ thuộc số lượng
từng lần nhập kho
Ta cũng xác định được đơn giá của từng lần nhập, nhưng khi xuất sẽ căn cứ
vào số lượng nhập và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến
các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu
tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ.
2.2.5. Phương pháp giá thực tế đích danh:
Ở một số doanh nghiệp có đơn giá về VL tương đối ổn định có thể tính giá
thực tế đích danh từng loại VL với từng lần mua vào với giá trị ghi trên hoá đơn
cùng với các chỉ tiêu có liên quan khac.
* Ưu điểm: Ghi được đánh giá chính xác, kịp thời từng lần mua.
* Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các doanh nghiệp khi cần mua những lô hàng
tương đối đặc biệt, quý hiếm.
2.2.6. Phương pháp ghi sổ theo giá hạch toán:
Theo phương pháp này, VL xuất kho trong kỳ sẽ được ghi theo giá hạch
toán. Cuối kỳ, dựa vào hệ số giá của VL để tính giá thực tế của VL xuất trong kỳ
và tồn kho cuối kỳ như sau:
Giá thực tế của VL
xuất trong kỳ (hoặc
tồn kho cuối kỳ)
= Giá hạch toán của VL
xuất trong kỳ (hoặc
tồn kho cuối kỳ)
x Hệ số giá VL
Giá thực tế của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ
Hệ số giá VL = ------------------------------------------------------------------------
Giá hạch toán của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ
Hệ số giá này có thể tính cho từng loại hoặc từng nhóm VL tuỳ thuộc vào
yêu cầu và trình độ quản lý.

Như vậy, ta thấy rằng việc hạch toán sự biến động của VL hàng ngày là rất
phức tạp. Để tiện cho việc theo dõi, người ta thường sử dụng giá hạch toán, giá này
có thể là kế hoạch do doanh nghiệp quy định hoặc một thứ giá ổn định trong kỳ
hạch toán. Do đó, sự hạch toán biến động của VL trên các phiếu nhập kho, xuất
kho và trên cơ sở tính giá thực tế của VL, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá VL từ
giá hạch toán thành giá thực tế.
3 - Sổ danh điểm vật liệu:
Để phục vụ tốt cho công tác quản lý chặt chẽ vật liệu, cần phải biết một cách
đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật liệu được sử
dụng trong SXKD của doanh nghiệp. Bởi thế, cần phải phân chia một cách chi tiết
hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất của VL, việc đó được
thực hiện dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm.
Sổ danh điểm VL được xây dựng trên cơ sở phân loại VL mang một số liệu
riêng gọi là sổ danh điểm. Mỗi sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo
một thứ tự nhất định, để chỉ loại, nhóm, thứ, thông thường các chữ số dụng để chỉ
loạI VL là số hiệu của tài khoản sử dụng để hạch toán VL đó. Còn các chữ số dùng
để chỉ nhóm thì dùng 1 chữ số từ 1 đến 9, trên 10 nhóm thì dùng 2 chữ số từ 01 đến
99... Các chữ số dùng để chỉ thứ VL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách cỡ
loại của các thứ VL trong nhóm (dưới 100 quy cách cỡ loại thì dùng 2 chữ số, trên
100 thì dùng 3 chữ số).
III - KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU:
1 - Chứng từ kế toán sử dụng:
- Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được
thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phảI được tiến hành
đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
- Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, và QĐ 885/98
ngày 16/7/1998 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:
+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
+ Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)
+ Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu số 03-BH)
- Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nước trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán
hướng dẫn như: phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT); biên bản kiểm
nghiệm vật tư (mẫu số 05-VT); phiếu boá vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-
VT).
- Các chứng từ kế toán phải lập kịp thời theo đúng quy định của nhà nước và phải
được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do Kế toán trưởng quy định,
phục vụ tốt cho kế toán tổng hợp và các bộ phận khác liên quan.
2 - Sổ kế toán chi tiết vật liệu:
Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết
vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết như sau:
+ Sổ (thẻ) kho