CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TRONG ĐƠN VỊ KINH DOANH HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU

CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ
NHẬP KHẨU TRONG ĐƠN VỊ KINH DOANH HÀNG HOÁ XUẤT
NHẬP KHẨU
I. VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN
LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
1. Vai trò của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu
Hàng hóa là sản phẩm của lao động được sản xuất ra để trao đổi thông qua
mua bán và dùng tiền tệ để làm phương thức thanh toán. Nếu sản phẩm của lao
động không được đưa ra trao đổi trên thị trường thì đó không phải là hàng hóa.
Qúa trình trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường được gọi là thương
mại. Thương mại được coi là hệ thống nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, tạo ra sự
liên tục của quá trình sản xuất. Thương mại gắn liền với hoạt động sản xuất hàng
hóa và làm cho sản xuất hàng hóa phát triển, chấn hưng các quan hệ hàng hóa -
tiền tệ.
Trong hoạt động thương mại nếu nội thương là lĩnh vực hoạt động trong
phạm vi một nước (mua hàng hóa từ doanh nghiệp sản xuất trong nước hoặc từ đơn
vị nhập khẩu để bán hàng trong nước) thì ngoaị thương là sự hoạt động thương mại
ra khỏi phạm vi một nước.
Nhập khẩu là một khâu quan trọng của ngoại thương. Nhập khẩu tác động một
cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước.
Nhập khẩu để bổ sung hàng hóa mà trong nước không sản xuất được hoặc
sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhập khẩu còn để thay thế nghĩa là nhập về
những hàng hóa mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng Nhập khẩu .
Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ
tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân. Trong đó, cân đối
trực tiếp ba yếu tố sản xuất: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động, đóng
vai trò quan trọng nhất.
Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩu
được thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật,
chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hóa đất nước.

- Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát
triển kinh tế cân đối ổn định.
- Nhập khẩu góp phần cải thiện nâng cao mức sống của nhân dân. ở đây,
nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa
đảm bảo đầu vào của sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động.
- Nhập khẩu có vai trò tích cực đến việc thúc đẩy xuất khẩu. Sự thúc đẩy
này thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi
trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hóa Việt Nam ra nước ngoài, đặc biệt là
nước nhập khẩu.
2. Đặc điểm của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu
Trong chế độ tập trung quan liêu bao cấp trước kia, nền kinh tế Việt Nam là
nền kinh tế đóng, chủ yếu tự cung tự cấp. Quan hệ quốc tế chỉ thu hẹp trong một
vài nước xã hội chủ nghĩa dựa trên các khoản viện trợ và mua bán theo Nghị định
thư đã làm thui chột hoạt động nhập khẩu. Sự quản lý quá sâu của Nhà nước đã
làm mất đi tính linh hoạt, uyển chuyển của hoạt động nhập khẩu, do đó không thể
phát huy được vai trò của nó trong việc phát triển nền kinh tế xã hội. Chủ thể của
hoạt động nhập khẩu trong cơ chế cũ là các doanh nghiệp Nhà nước độc quyền thụ
động, cơ cấu cồng kềnh kém năng động, do vậy công tác nhập khẩu rất trì trệ,
không đáp ứng đúng lúc nhu cầu về hàng hóa trong nước.
Chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động nhập khẩu được khởi sắc
trong môi trường thuận lợi đã tạo ra thị trường trong nước sôi động tràn ngập hàng
hóa, tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ, sự phá sản cũng như sự vươn lên của các doanh
nghiệp thuộc đủ các thành phần kinh tế. Đó là bước ngoặt giúp nền kinh tế nước ta
hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Trong cơ chế thị trường nhập khẩu không những
phát huy được những vai trò của mình mà còn thể hiện được tính ưu việt đó là cho
phép thúc đẩy khai thác tiềm năng thế mạnh của đất nước vào việc phát triển kinh
tế đồng thời tạo ra sự cạnh tranh để thị trường trong nước muốn tồn tại và phát
triển phải nâng cao chất lượng. Tạo sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại tức
là tạo ra động lực bắt buộc các nhà sản xuất phải không ngừng vươn lên tạo ra sự
phát triển xã hội. Nhập khẩu trở thành cầu nối thông suốt nền kinh tế thị trường

trong và ngoài nước với nhau, tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác
quốc tế, phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hóa.
Những điều này đã chứng tỏ tính ưu việt hơn của nền kinh tế thị trường cũng như
khẳng định vai trò của hoạt động nhập khẩu trong cơ chế thị trường.
II. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ
1. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá
Hiện nay tồn tại hai phương thức nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp
và nhập khẩu uỷ thác.
Thứ nhất: Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức mà trong đó các đơn vị sản xuất
kinh doanh nhập khẩu được. Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực
tiếp tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng hàng hóa với nước ngoài. Chỉ
doanh nghiệp nào có khả năng về tài chính, có trình độ giao dịch, quản lý kinh
doanh, được thành lập hợp pháp mới được quyền nhập khẩu trực tiếp.
- Nhập khẩu trực tiếp có thể tiến hành theo hiệp định hay nghị định thư ký
kết giữa hai Nhà nước, hoặc có thể nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư theo
hợp đồng Thương mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán cụ thể thuộc
nước nhập hàng và nước xuất hàng.
- Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải
tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, Chính phủ ta ký kết với Chính phủ
các nước khác những Nghị định thư hoặc các Hiệp định thư về trao đổi hàng hóa
giữa hai nước và giao cho nột số đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu
trực tiếp thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hóa ở nước ngoài về bán
trong nước. Đối với ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước
thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam
tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ tỷ giá khóan do Nhà nước qui định. Trong
điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo
phương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt.
- Nhập khẩu ngoài nghị định thư: là phương thức hoạt động trong đó các
doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân
sách Nhà nước, theo phương thức này các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ

chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị
phải tự tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng
trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ kinh tế của nhà nước. Đối với số ngoại tệ
thu được không phải nộp vào quĩ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao
dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho doanh
nghiệp tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán, kinh doanh, thích ứng
với cơ chế thị trường.
Thứ hai: Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các
doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện
để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc chưa thể
trực tiếp lưu thông hàng hóa giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vị
khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng cho mình. Theo phương thức này, đơn vị
giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là
đơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi
trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Trong nhiều quan hệ uỷ thác, đơn vị uỷ thác
nhập khẩu chỉ giao cho người nhận uỷ thác thực hiện hợp đồng thương mại đã ký
bao gồm những khâu: tiếp nhận, thanh toán chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu.
Nói chung, đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều
kiện Bộ Thương mại qui định và khả năng tài chính của mình mà lựa chọn phương
thức nhập khẩu hàng hóa thích hợp đem lại hiệu quả kinh doanh cao đảm bảo sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Song hoạt động nhập khẩu theo phương
thức trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệu
thị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời, không bị phụ thuộc
vào đơn vị khác, lợi nhuận không bị chia sẻ, có điều kiện mở rộng quan hệ và uy
tín với bạn hàng nước ngoài.
2. Các phương thức thanh toán hàng hoá nhập khẩu
Khái niệm hợp đồng buôn bán ngoại thương ở các nước khác nhau không
giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp các nước, tuy nhiên về cơ bản được hiểu
như sau:
Hợp đồng ngoại: hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng

xuất nhập khẩu là sự thoả thuận bằng lời hoặc bằng văn bản của các bên có quốc
tịch khác nhau, trong đó một bên là người bán có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở
hữu của bên kia, là người mua, một tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn người
mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả một số tiền ngang bằng trị giá của hàng.
Phương thức thanh toán: là điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều
kiện thanh toán hợp đồng ngoại và nó cũng ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán kế
toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Phương thức thanh toán tức là chỉ người bán
dùng cách nào để thu tiền về, người mua dùng cách nào để trả tiền. Trong buôn
bán, người ta có thể lựa chọn nhiều phưong thức thanh toán khác nhau để thu tiền
hoặc trả tiền, nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào cũng phải xuất
phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng, và từ yêu cầu của
người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn.
Các phương thức thanh toán hợp đồng gồm có:
* Thứ nhất: phương thức chuyển tiền(Remittance): là phương thức mà trong
đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền
nhất định cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa diểm nhất định bằng phương
tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền này có thể được thực
hiện bằng hai hình thức chủ yếu sau:
* Điện báo (T/T- Telegraphic Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực
hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả
tiền cho người nhận.
* Thư chuyển tiền( M/T- Mail Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực hiện
việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lẹnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả
tiền cho người nhận. Tong hai hình thức này thì hình thức T/T có lợi cho nhà xuất
khẩu hơn vì thời gian thực hiện nhanh hơn nhưng chi phí sẽ cao hơn cho nhà nhập
khẩu.
Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ
(1)Giao dịch thương mại.
(2)Viết đơn yêu cầu chuyển tiền(bằng thư hoặc bằng điện) cùng với uỷ nhiệm chi
(nếu có tài khoản mở tại ngân hàng).

(3)Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng.
(4)Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi.
Ưu điểm: của phương pháp này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không
cao, cho nên được áp dụng trong thanh toán những lô hàng có giá trị nhỏ hoặc
thanh toán các chi phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng,
bồi thường thiệt hại ở Việt Nam phương thức này sử dụng tương đối phổ biến khi
nhập những lô hàng có giá trị không lớn. Tuy nhiên trong phương thức này đơn vị
nhập khẩu có thể gặp rủi ro do bộ chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợp
nhà nhập khẩu nhận được hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán.
* Thứ hai: phương thức nhờ thu (Collection of payment): là phương thức
thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một
dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người
mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra.
Các bên tham gia phương thức này:
- Người bán tức là người hưởng lợi
- Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự uỷ thác của người bán.
Ngân hàng
chuyển tiền
(3)
Ngân hàng
đại lý
(4) (2)
Người
chuyển tiền
Người
hưởng lợi
(1)
- Ngân hàng đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở nước bên mua
- Người mua tức là người trả tiền.
Có hai loại phương thức nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection) là phương thức trong đó người bán
uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập
ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng
Sơ đồ 2: Trình tự thực hiện nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn:
(1)Người bán sau khi gửi hàng và chứng từ gửi hàng cho người mua, lập một hối
phiếu đòi tiền người mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ bằng chỉ
thị nhờ thu.
(2)Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ thác nhờ thu kèm hối phiếu cho ngân
hàng đại lý của mình nhờ thu tiền.
(3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (nếu trả ngay) hoặc chấp
nhận trả tiền hối phiếu (nếu mua chịu).
(4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho người bán , nếu chỉ là chấp nhận
hối phiếu hoặc chuyển lại cho người bán.
Phương thức thanh toán này đơn giản và thường áp dụng với những bạn
hàng tin cậy lẫn nhau hoặc có quan hệ liên doanh với nhau, công ty mẹ, công ty
con hoặc chi nhánh của nhau. Phương thức này không được áp dụng nhiều trong
(2)
Ngân h ng à đại
lý
Ngân hàng phục
vụ bên bán
(4)
(4) (3)
(1) (4)
Gửi hàng và
chứng từ
Người muaNgười bán
thanh toán mậu dịch vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán, đối với người
mua phương thức này cũng có điều bất lợi vì hối phiếu đến sớm hơn chứng từ,
người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có

đúng hợp đồng không.
- Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection): là phương thức trong đó
người bán uỷ thác cho ngân hàng thu tiền hộ ở người mua không những căn cứ vào
hôí phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện là
nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng muốn trao
bọ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Nhờ thu kèm chứng từ có hai
loại:
- Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ(Documentary against payment- D/P) : nếu bên
mua trả tiền hối phiếu. Phương thức này được sử dụng trong trường hợp mua hàng
trả tiền ngay
- Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ(Documentary against Acceptance) : nếu
bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu sau một thời gian nhất định.
Phương thức này sử dụng trong trường hợp bán hàng với điều kiện cấp tín dụng
cho người mua.
Sơ đồ 3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ:
Trình tự nhờ thu kèm chứng từ cũng giống như nhờ thu phiếu trơn, chỉ khác
ở khâu (1) là lập một bộ chứng từ nhờ ngân hàng thu hộ tiền. Bộ chứng từ gồm có
hối phiếu và các chứng từ gửi hàng kèm theo, ở khâu (3) là ngân hàng đại lý chỉ
Ngân hàng phục
vụ bên bán
(2)
Người bán
Ngân hàng phục
vụ bên mua
(4) (3)(1) (4)
Gửi h ngà
Người mua
trao chứng từ gửi hàng cho người mua nếu người mua chấp nhận trả tiền ngay hoặc
chấp nhận trả tiền hối phiếu.
Cũng giống như phương thức nhờ thu phiếu trơn, phương thức này thủ tục

đơn giản dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là người mua có thể kéo dài thời gian
trả tiền và việc trả tiền thực hiện chậm chạp, trong phương thức này ngân hàng chỉ
đóng vai trò là người trung gian thu tiêng hộ, còn không có trách nhiệm đến việc
trả tiền của người mua.
* Thứ ba, tín dụng chứng từ( Letter credit-L/C): là sự thoả thuận trong đó
một ngân hàng( Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người
yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người
hưởng lợi) số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí phát
trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trìng cho ngân hàng một bộ chứng từ
thanh toán phù hợp với những qui định đề ra trong thư tín dụng.
Các bên tham gia:
- Người xin mở L/C là người mua, người nhập khẩu hàng hóa hoặc là người
mua uỷ thác cho một người khác.
- Ngân hàng mở L/C là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín
dụng cho người nhập khẩu.
- Người hưởng lợi L/C là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào
khác mà người hưởng lợi chỉ định.
- Ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng ở nước người hưởng lợi.
Sơ đồ 4: Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ
(4)
(3) (5) (6) (1) (7) (8)
(6)
(5)
(2)
Người xuất
khẩu
Người nhập
khẩu
Ngân hàng mở
L/C

Ngân hàng
thông báo L/C
(1)Người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở
một thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng.
(2)Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư
tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông
báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu.
(3) Khi nhận được thông báo này ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người
xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở tín dụng đó và khi nhận được
bản gốc của thư tín dụng thì chuyển ngay cho người xuất khẩu.
(4)Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì chấp nhận giao hàng, nếu
không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho
phù hợp với hợp đồng.
(5)Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín
dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho Ngân hàng mở thư tín dụng
xin thanh toán.
(6)Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ ,nếu thấy phù hợp với thư tín
dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp, ngân
hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu .
(7)Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người
nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
(8)Người nhập kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền
hoặc chấp nhận trả tiền, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.
Phương thức thanh toán này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ
biến nhất nhưng có nhược điểm là người nhập khẩu thường gặp rủi ro nhiều hơn
nhà xuất khẩu, rủi ro có thể từ phía nhà xuất khẩu, ngoài ra việc thanh toán chỉ dựa
trên chứng từ, chi phí thanh toán tốn kém.
Ngoài ra, trong thanh toán hợp đồng ngoại còn có các phương thức sau:
+ Phương thức ghi sổ (Open account): Người bán mở một tài khoản (hoặc
một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành trao hàng hay

dịch vụ, đến từng định kỳ (tháng,quí,nửa năm) người mua trả tiền cho người bán.
+ Phương thức thu uỷ thác mua: (Authority to purchase-A/P): là phương thức
mà trong đó ngân hàng nước người mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu
cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua một
hối phiếu của người bán ký phát với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý căn
cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua mà trả tiền hối phiếu, ngân hàng bên mua
thu tiền của người mua và giao chứng từ cho họ.
+ Thư bảo đảm trả tiền : (Letter of guarantee-L/G): Ngân hàng bên người
mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảo
sau khi hàng của bên bán dã gửi đến địa điểm của bên mua qui định, sẽ trả tiền
hàng.
+ Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài :( Escrow account ): là
phương thức thanh toán mà hai nhà xuất khẩu và nhập khẩu thoả thuận treo tài
khoản ở nước người nhập khẩu để ghi có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền của
nước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của
nước người nhập khẩu.
3. Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu
Hạch toán kế toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán và ghi chép
các hoạt động kinh tế nhằm thực hiện chức năng phản ánh và giám sát các hoạt
động đó. Hạch toán kế toán là nhu cầu khách quan của xã hội và là công cụ quan
trọng trong phục vụ cho quản lý kinh tế. Hạch toán kế toán ra đời cùng với quá
trình kinh tế với tư cách là do yêu cầu sản xuất đòi hỏi phải có sự kiểm tra giám sát
về số lượng những hao phí và kết quả mà quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra.
Ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng Hạch toán kế toán là công cụ để
quản lý kinh doanh, quản lý tài sản và thực hiện hạch toán kinh tế,kế toán nghiệp
vụ hàng hóa trong kinh doanh nhập khẩu thực hiện phản ánh, giám đốc tình hình
ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, kiểm tra tình hình đảm bảo an
toàn hàng hóa nhập khẩu, về số lượng, chất lượng, tổ chức kế toán nghiệp vụ hàng
hóa khoa học và hợp lý để đáp ứng nhu cầu quản lý tốt hàng hóa nhập khẩu và tiết
kiệm chi phí, đồng thời phản ánh chi tiết tổng hợp các khoản chi phí phát sinh

trong kinh doanh và để thực hiện thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ
nhập khẩu đảm bảo cán cân ngoại thương.
Tổ chức Hạch toán kế toán nói chung và công tác nhập khẩu hàng hóa nói
riêng một cách khoa học và hợp lý chẳng những có ý nghĩa quyết định đối với chất
lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng để thực hiện tôt quản lý
kinh doanh và bảo vệ tài sản của đơn vị. Thực hiện tốt vai trò của hạch toán là
công cụ quản lý kinh tế tài chính của đơn vị.
Xuất phát từ nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác hạch toán và đặc điểm riêng
của công tác xuất nhập khẩu thì Hạch toán kế toán nhập khẩu hàng hóa phải thực
hiện tốt các chức năng sau:
- Ghi chép, phản ánh, giám sát tình hình thực hiện luân chuyển hàng hóa
nhập khẩu từ đó theo dõi tinh hình biến động vốn, hàng hóa dự trữ theo từng nhóm
hàng, mặt hàng, việc thực hiện ký kết và thực hiện hợp đồng, theo dõi tốc độ luân
chuyển hàng hóa, vòng quay của vốn, hiệu quả kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.
- Thông qua ghi chép kế toán để kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế
hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu; kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp ngân sách,
thanh toán, tín dụng, quản lý ngoại tệ và các chế độ thể lệ kinh tế tài chính khác
liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa từ đó phát hiện và ngăn
ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ về
quản lý kinh tế tài chính
- Cung cấp số liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh nhập
khẩu của đơn vị, cho việc kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh nhập khẩu từ
đó lập ra và theo dõi việc thực hiện kế hoạch và phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm
soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu.
- Ngoài ra, đặc trưng của mua bán nhập khẩu hàng hóa có thời gian kéo dài hơn so
với việc mua bán hàng hóa trong nước, đối tác tham gia ở nước khác nên rủi ro dễ
gặp và thường tổn thất nhiều vì vậy Hạch toán kế toán hàng hóa nhập khẩu cung
cấp thông tin để thành lập quĩ dự phòng một cách đầy đủ chính xác để giảm thiểu
các phí tổn và rắc rối khi rủi ro xảy ra.
3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá

Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến
động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu phải trả.
Tuỳ thuộc vào qui mô, điều kiện kinh doanh cụ thể và vào loại hình hoạt động, sở
hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành,
mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác
kế toán. Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hóa các tài khoản sau được sử dụng:
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, trong kế toán nhập khẩu hàng hóa chủ yếu
dùng tài khoản 1122 phản ánh ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã qui đổi ra
ViệtNam đồng, tài khoản này chủ yếu sử dụng trong thanh toán L/C.
TK144 “Ký quĩ, ký cược, thế chấp ngắn hạn” - phản ánh sự biến động tăng
giảm thế chấp, ký quĩ, ký cược ngắn hạn.
TK151 ”Hàng đang đi đường” - phản ánh giá trị của hàng hóa, vật tư mua
ngoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp.
TK1561 ”Giá mua hàng hóa” - phản ánh những hàng hóa dự trữ qua kho,
còn tồn tại các quầy bán. Giá mua hàng bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn và thuế
nhập khẩu.
TK1562 ”Chi phí mua hàng” - phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phí
bảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo
hiểm, công tác phí của cán bộ thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua
hoặc uỷ thác nhập khẩu. Khi bán hàng phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán
ra.
TK157 “Hàng gửi bán” - phản ánh giá trị hàng hóa, thành phẩm gửi bán như
nhờ bán đại lý, kí gửi, hoặc đã giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận
thanh toán.
TK311 ”Vay ngắn hạn” - phản ánh khoản tiền vay ngắn hạn của các ngân
hàng và các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động tối
đa trong vòng một niên độ kế toán. Trong hạch toán hàng hóa nhập khẩu TK này
dùng để phản ánh quan hệ thanh toán L/C.
TK413 ”Chênh lệch tỷ giá” - phản ánh số chênh lệch do thay đổi giá ngoại tệ
của doanh nghiệp và tình hình xử lý số chênh lệch đó.

TK611 “Mua hàng” - dùng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp
kiểm kê định kỳ.
TK632 ”Giá vốn hàng bán” phản ánh giá trị vốn thành phẩm, hàng hóa, lao
vụ, dịch vụ xuất bán trong kì.
Ngoài những tài khoản trên đây, kế toán hạch toán nhập khẩu còn sử dụng những
TK khác như: TK111”Tiền mặt”, TK131”Phải thu của khách hàng”, TK133”Thuế
GTGT được khấu trừ”, TK1388”Phải thu khác”, TK311”Phải trả nhà cung
cấp”,TK333”Thuế và các khoản phải nộp nhà nứơc”, TK511”Doanh thu bán
hàng”, TK641”Chi phí bán hàng”, TK642”Chi phí quản lý doanh nghiệp”,
TK911”Xác định kết quả kinh doanh”.
3.2. Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu
Cũng như các hoạt động mua bán Thương mại khác, hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa
đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu
chi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hóa nhập,
xuất.
Do tính khác biệt của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa nên ngoài
các chứng từ trên còn sử dụng các chứng từ sau đây:
Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) là chứng từ cơ bản của việc thanh
toán, trên hóa đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán. Hóa đơn
thương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng, khai báo Hải quan.
Vận đơn (Bill of lading) là chứng nhận việc chuyên chở hàng hóa do người
chuyên chở hoặc người đạidiện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu
hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vân đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện
hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu
nại.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) là giấy chứng nhận do nhà
sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương mại) cấp để xác nhận nơi
sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) là chứng từ xác nhận

chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều
khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng
hoặc do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tùy theo sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp
đồng.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người bảo
hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ
chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm
nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong
hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm.
Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quality, Weight) là
chứng từ xác định số lượng trọng lượng của hàng hóa thực giao. Chứng từ này có
thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp tuỳ
theo thoả thuận trong hợp đồng.
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) là chứng từ do cơ quan có
thẩm quyền về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng
hóa đã được kiểm tra và bảo đảm vệ sinh.
Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận
hàng hóa đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.