PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở MARINE SUPPLY

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP
KHẨU HÀNG HOÁ Ở MARINE SUPPLY
I. NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHỮNG TỒN TẠI TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
NHẬP KHẨU CŨNG NHƯ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU CỦA MARINE
SUPPLY
Quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả
đáng khích lệ với họat động chủ yếu là xuất nhập khẩu. Công ty đã không ngừng
mở rộng hoạt động kinh doanh cả chiều rộng lẫn chiều sâu để đạt được những kết
quả kinh doanh như vừa qua. Đó là một quá trình phấn đấu liên tục của ban lãnh
đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, nó trở thành một đòn bẩy
mạnh mẽ thúc đẩy quá trình phát triển của công ty. Việc vận dụng sáng tạo các qui
luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế của
nhà nước, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nghĩa vụ
đóng góp với Ngân sách Nhà nước và Tổng công ty Hàng hải, không ngừng nâng
cao đời sống cán bộ công nhân viên.
Qua thời gian thực tập tại Marine Supply em xin đưa ra một số nhận xét về
tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức hạch toán nghiệp
vụ nhập khẩu như sau:
1. Về hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá
Trước hết, đó là môi trường kinh doanh nhập khẩu hàng hoá có nhiều điều
kiện thuận lợi và công ty đã tận dụng được để tìm kiếm thị trường, bạn hàng kinh
doanh, mặt hàng kinh doanh theo qui định của nhà nước. Thị trường nhập khẩu của
công ty bao gồm cả các nước Châu á, Châu Âu,Châu úc,Mĩ, thị trưòng tiêu thụ
hàng nhập khẩu đã có ở một số tỉnh thành trong nước.
Công ty đã có chi nhánh giao dịch, tiếp nhận hàng hoá tại các thành phố lớn
là cửa ngõ buôn bán giữa nước ta với quốc tế là một thuận lợi nữa giúp cho việc
điều hành tổ chức tiếp nhận và phân phối hàng hoá được nhanh chóng, an toàn và
mang tính hiệu quả cao.
Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ hoạt động trong tác nhập khẩu
hàng hoá nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình hăng say, có trách nhiệm với công việc và
có khả năng tiếp thu các kĩ năng, kĩ thuật hiện đại, đây là nguồn vốn vô cùng quí

báu của Công ty.
Bên cạnh những ưu điểm trên, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập
khẩu của Công ty còn tồn tại những nhược điểm sau:
Là công ty được cấp giấy phép nhập khẩu trực tiếp nhưng công ty vẫn chưa
khai thác được tiềm năng và thế mạnh của mình trong việc tăng cường hoạt động
nhập khẩu trực tiếp. Số lượng thương vụ nhập khẩu trực tiếp không nhiều mà chủ
yếu là nhập khẩu uỷ thác. Do vậy làm hạn chế tốc độ tăng của doanh thu bán hàng
nhập khẩu.
Khi trên thị trường có những biến động do cuộc khủng hoảng tài chính tiền
tệ, các bạn hàng ở các nước Châu á và đặc biệt là các nước Đông Nam á gặp
nhiều khó khăn thì công ty chưa tìm được giải pháp thích hợp cho bài toán kinh
doanh của mình nên mặc dù cuộc khủng hoảng diễn ra đã hai năm nhưng đến nay
tình hình kinh doanh của Marine Supply vẫn bị giảm đáng kể so với các năm trước
đó.
Thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty có phần hạn hẹp. Các đại lý chủ
yếu được phân bố ở Hà Nội. Trong khi các mặt hàng của công ty có chu kỳ sống
dài không chỉ có khả năng tiêu thụ ở Hà Nội mà có khả năng tiêu thụ ở các nơi
khác
Trong công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu, công ty chưa áp dụng bán hàng có
giảm giá, chiết khấu cho khách hàng. Đây là một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến
hiệu quả của việc tiêu thụ hàng hoá, nhất là trong thời kì kinh tế đang gặp nhiều
khó khăn.
Công ty chưa có kế hoạch tập trung lập dự phòng cho hàng hoá để đề phòng
trong những trường hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá gây
thiệt hại cho công ty. Điều này sẽ làm cho công ty kém chủ động về tài chính và
lúng túng trong xử lý khi có những thiệt hại xảy ra.
2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu
hàng hoá ở Marine Supply
Về việc tổ chức cán bộ kế toán, công ty đã bố trí và phân định công việc
trong bộ máy kế toán tương đối phù hợp với trình độ và mức độ thanh thạo công

việc, các cán bộ kế toán của công ty đều có trình độ, trách nhiệm trong công tác, sử
dụng máy vi tính và phần mềm kế toán được áp dụng tốt, biết giao tiếp bằng tiếng
Anh. Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ
toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có
khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong việc thực hiện phần nghiệp vụ của
mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng kế toán tài chính được thực hiện nhịp
nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng nhu cầu về mặt quản lý tài chính.
Công ty có nhiều các chi nhánh trực thuộc và xuất phát từ đặc điểm kinh
doanh của công ty, công ty đã chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung. Hình thức
tổ chức kế toán này giúp cho Marine Supply có thể theo dõi và quản lý tập trung
tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát và chỉ đạo thực hiện các chủ
trương chính sách, chế độ kế toán của nhà nước đồng thời có được thông tin kế
toán tập trung và toàn diện, tức thời khi cần thiết về hoạt động của toàn bộ công ty.
Ngoài ra, với hình thức tổ chức công tác kế toán và sự hoạt động khá qui củ đã tạo
ra sự thống nhất trong công tác kế toán từ trên xuống trong công ty.
Phương pháp hạch toán mà công ty đang áp dụng trong việc hạch toán các
nghiệp vụ nhập khẩu hiện nay là phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp
này cho phép công ty có thể theo dõi thường xuyên sự biến động của hàng hoá
nhập khâủ mà không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê, đảm bảo tính chính xác tình
hình lưu chuyển hàng hoá tồn kho và rất phù hợp với loại hình kinh doanh thương
mại xuất nhập khẩu của Marine Supply với số lượng hàng hoá lớn và có giá trị lớn.
Về phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng nhập khẩu, công ty sử
dụng phương pháp giá thực tế đích danh, đây là phương pháp thích hợp bởi vì hàng
nhập khẩu của công ty chủ yếu là theo đơn đặt hàng và giao ngay cho khách hàng
sau khi bốc dỡ tại cảng, phương pháp này cho phép xác định giá bán hàng nhập
khẩu nhanh chóng, chính xác và đơn giản
Về hình thức sổ sách, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ đề
phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đây là hình thức kế toán khó áp
dụng kế toán máy nhưng công ty đã biến ứng dụng chương trình CADS trong công
tác kế toán của đơn vị mình để giảm bớt khối lượng công việc. Ưu điểm của

chương trình này là thiết kế với các mẫu sổ đơn giản, để ghi chép và không bị
trùng lặp, đặc biệt là kế toán của công ty chỉ cần nhập các số liệu trên sổ chi tiết là
máy có thể tự tổng hợp các số liệu trên các sổ tổng hợp.
Hệ thống tài khoản kế toán Marine Supply sử dụng trong công tác tổ chức
nhập khẩu hàng hoá được chi tiết phù hợp với loại hình hoạt động xuất nhập khẩu
của công ty. Ví dụ như tài khoản 112 công ty mở chi tiết cho từng ngân hàng, hoặc
tài khoản 131, công ty cũng mở chi tiết theo từng khách hàng, từ đó kế toán có thể
theo dõi sát tình hình thanh toán của khách hàng với công ty khi bán hàng hoá
nhập khẩu.
Các chứng từ mà công ty sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá đảm
bảo tính hợp lệ tức là đều dưạ trên các biểu mẫu do Nhà nước qui định, phù hợp
với thông lệ quốc tế. Các nghiệp vụ và các thông tin kinh tế được phản ánh đầy đủ,
chính xác, trung thực, kịp thời. Các chứng từ được luân chuyển theo trình tự hợp
lý, đảm bảo thống nhất phù hợp với các yêu cầu về tổ chức chứng từ. Các chứng từ
được phân loại và lưu trữ theo từng hợp đồng, khách hàng, ngân hàng thanh toán
để việc vào sổ kế toán phù hợp, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm ở trên thì vẫn còn tồn tại một số nhược
điểm trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán hàng nhập khẩu nói
riêng, cụ thể là:
Về tài khoản sử dụng, kế toán nhập khẩu hàng hoá của Marine Supply sử
dụng rất nhiều đến ngoại tệ các loại nhưng lại không sử dụng TK 007 để theo dõi
theo nguyên tệ các loại, điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định ngoại tệ từng
loại của công ty còn bao nhiêu, phát sinh bao nhiêu, từ đó có kế hoạch dự trữ ngoại
tệ, mua bán ngoại tệ cho phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể của công ty.
Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá
vừa được hạch toán vào TK 641-Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK
642-chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK1562-chi phí thu mua
hàng hoá là chưa phù hợp với qui định. Theo qui định của Bộ Tài chính trong chế
độ kế toán mới thì những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền
hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhạp khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu

thụ( trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562.
Marine Supply hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhậo khẩu hàng hoá cụ thể
như sau: Phí giao nhận hàng hoá, phí mở L/C hạch toán vào TK 641, các chi phí
như lãi vay ngân hàng, lệ phí hải quan hạch toán vào TK642. Cuối kì các chi phí
này được kết chuyển toàn bộ và trực tiếp vào TK 911-xác định kết quả kinh doanh
không phụ thuộc chi phí này thuộc hàng đã tiêu thụ rồi hay hàng đang tồn kho.
Việc hạch toán này làm ta không thể xác định chính xác giá vốn hàng bán và do đó
ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kì kinh doanh, hơn
nữa chúng ta sẽ không có được giá trị chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự
trữ hàng hoá hợp lý đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khó khăn trong
việc đánh giá hiệu quả của các chi phí bỏ ra và việc lập các kế hoạch, chiến lược
kinh doanh.
Về phương pháp hạch toán kế toán: trong hạch toán các nghiệp vụ nhập
khẩu, kế toán đã hạch toán không đúng một số nghiệp vụ phát sinh nên đã không
phản ánh chính xác nội dung kinh tế của chúng, cụ thể là:
* Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
- Khi kí quĩ mở L/C kế toán định khoản:
Nợ TK 151
Nợ TK 413
Có TK 112
Kế toán đã dùng TK 151 để phản ánh số tiền kí quĩ chứ không phải TK 144-
thế chấp, kí quĩ, kí cược ngắn hạn, điều này là không hợp lý bởi vì khi kí quĩ mở
L/C thì lô hàng đó chưa thuộc quyền sở hữu của công ty và cũng không có căn cứ
đảm bảo là lô hàng đang được vận chuyển theo hợp đồng.
- Khi thực hiện thanh toán bằng L/C với nhà xuất khẩu kế toán không sử
dụng TK 331-phải trả nhà cung cấp để phản ánh công nợ và theo dõi tiến trình
thanh toán với nhà xuất khẩu và như vậy sẽ rất khó khăn trong việc theo dõi trách
nhiệm thanh toán của công ty với nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện hợp
đồng.
* Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán chỉ sử dụng TK 138

để phản ánh toàn bộ những khoản phải trả, phải thu đối với khách hàng mà không
sử dụng thêm TK 138, ví dụ khi bên giao nhập khẩu uỷ thác chuyển tiền đặt cọc
cho công ty, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 112
Có TK 138
Hạch toán như vậy sẽ khó khăn trong việc theo dõi khoản nào là khoản mà
khách hàng phải thanh toán với công ty, khoản nào là khoản mà công ty có trách
nhiệm thanh toán với khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, chỉ đến
cuối kì khi có số dư thì mới biết được quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán đến
đâu.
Đối với hàng hoá nhập khẩu thì chủ yếu công ty nhập hàng về là giao ngay
cho khách hàng nhưng đối với một số mặt hàng Công ty kinh doanh bán lẻ và một
số lô hàng không giao ngay thì công ty nhập kho, đối với những lô hàng này công
ty chưa lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để phản ánh chính xác,
hạn chế sai sót, tiêu cực, tránh thiệt hại cho Công ty.
Về hệ thống sổ sách kế toán
Việc sử dụng sổ sách kế toán chưa thống nhất, mặc dù một mặt công ty đã áp
dụng kế toán máy nhưng kế toán công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó
chứng tỏ công tác kế toán chưa được cơ giới hoá hoàn toàn. Hơn nữa, trong hệ
thống sổ của công ty còn thiếu một số sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ
và khoa học nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công ty hoạt động kinh doanh nhập
khẩu nên sử dụng nhiều đến ngoại tệ nhưng công ty lại không theo dõi các tài
khoản liên quan đến ngoại tệ trên các sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ. Do vậy công ty
không theo dõi sác được đối tượng cần quản lý.
Mặt khác, kết cấu sổ của Công ty nhiều loại sổ còn chưa hợp lý chẳng hạn
như nhật ký chứng từ số 8 của Công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có đồng
thời các TK 156, 511, 131, 632 nhưng lại không thể hiện các cột chỉ tiêu ghi tài
khoản Có của các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911. Thực tế tại Công ty các
nghiệp vụ phát sinh liên quan các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821 được ghi theo
trên sổ chi tiết của các TK sau đó được tổng hợp vào bảng tổng hợp phát sinh TK

và từ đó vào thẳng sổ chi tiết TK 911 mà không vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 như
chế độ quy định. Tuy Công ty đã thực hiện đơn giản hoá kết cấu chỉ tiêu cột nhưng
với mẫu sổ như vậy thì thông tin kinh tế lại chưa được thể hiện chính xác cũng như
các quan hệ đối ứng chưa được thể hiện đúng theo chế độ quy định.
Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá cũng
như trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu mà em xin mạnh dạn nêu ra và đề xuất
một số giải pháp nhằm khắc phục để góp phần trong việc nâng cao hiệu quả của
công tác kế toán tại công ty.
II. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ HOÀN THIỆN NHỮNG TỒN TẠI TRONG
CÔNG TÁC NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ
Có thể nói trong những năm qua chính sách quản lý nhập khẩu chuyển mình
khá toàn diện và mang lại hiệu quả khá tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và
nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu đáng kể. Như mạnh dạn
thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản
lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán Quốc tế, đổi
mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu-thay thế dần các biện pháp hành chính,
mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nước
hoà nhập với thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại
thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và
hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho
các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải các điều kiện
và môi trường kinh doanh nhập khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền
kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, Mỹ bỏ
cấm vận với Việt Nam và lập quan hệ ngoại giao ở cấp đại sứ, Việt Nam ra nhập
khối ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA,
tổ chức thương mại thế giới WTO..làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt, chính
sách điều hành nhập khẩu không phải lúc nào cũng hỗ trợ cho các hoạt động kinh
doanh nhập khẩu, tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó khăn cho các doanh
nghiệp làm ăn đứng đắn, thuế nhập khẩu còn nhiều vấn đề còn tồn tại, thuế VAT
vẫn còn nhiều vần đề tranh cãi, thủ tục hành chính có nhiều phiền phức, tỷ giá hối

đoái không ổn định, hoạt động không hiệu quả ở lĩnh vực Ngân hàng tài chính.
Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có
hiệu quả. Để đạt được các mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông
tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông
tin đó là do kế toán cung cấp.
Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi
phải là một Công ty có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng
trước các khó khăn trong thời hiện đại nay cùng với những tiến bộ khoa học công
nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin, các cán bộ quản lý
nhất thiết phải có tri thức, trí tuệ, năng lực tổ chức quản lý và điều hành. Trong
công tác nhập khẩu hàng hoá các doanh nghiệp phải biết lựa chọn nhà cung cấp sao
cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường.
Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ quốc tế và
pháp luật hiện hành của nhà nước.
Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đòi
hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là
điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá
nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung.