Phân tích thực trạng tin học hóa quản trị nhân sự tại Công ty FPT và một số giải pháp hoàn thiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH
KHOA HÀ NỘI


------------------------------------------

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TIN HỌC HỐ QUẢN TRỊ
NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY FPT
VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN

TRẦN DUY NHẪN

HÀ NỘI - 2006


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

------------------------------------------

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TIN HỌC HỐ QUẢN TRỊ
NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY FPT
VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÃ SỐ:

TRẦN DUY NHẪN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN ÁI ĐOÀN

HÀ NỘI - 2006


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là luận văn nghiên cứu của riêng tôi, kết
quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công
bố trong bất kỳ luận văn nghiên cứu nào khác.
Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2006
Tác giả luận văn

Trần Duy Nhẫn


MỤC LỤC
Trang
Lời cam đoan
Phần mở đầu

1

Chương 1 - LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ
KHẢ NĂNG TIN HỌC HOÁ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

4

B
0

1.1.

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

4

1.1.1. Định nghĩa quản trị nhân sự

4

1.1.2. Mục tiêu và tầm quan trọng của quản trị nhân sự

4

1.1.3. Chức năng của bộ phận quản trị nhân sự

6

1.1.4. Vai trò của bộ phận quản trị nhân sự

7

1.1.5. Quy mô và Cơ cấu tổ chức của bộ phận quản trị nhân sự

8

1.1.6. Phân tích cơng việc

9

1.1.7. Định mức lao động

12

1.1.8. Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực

13

1.1.9. Tổ chức, quản lý và sử dụng lao động

16

1.1.10.Chế độ chính sách

20

1.1.11.Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

24

1.2.

Công nghệ thông tin và vai trị của nó trong quản lý

30

1.2.1. Một số khái niệm cơ bản về cơng nghệ thơng tin

30

1.2.2. Vai trị của công nghệ thông tin trong quản lý

31

1.3.

Khả năng và nhu cầu tin học hoá Quản trị nhân sự

32

1.3.1. Khả năng tin học hoá

32

1.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tin học hoá quản trị nhân sự.

36

1.3.3. Nhu cầu tin học hố quản trị nhân sự và và tình hình tin học hoá hiện nay

37

ở Việt Nam và trên thế giới.

CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TIN HỌC HỐ
TRONG LĨNH VỰC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ CƠNG NGHỆ FPT.
2.1.

Giới thiệu về Cơng ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT.

40

40


2.1.1. Lịch sử hình thành

40

2.1.2. Vốn điều lệ khi cổ phần hoá

40

2.1.3. Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh

40

2.1.4. Quá trình phát triển và các thành tựu đạt được

42

2.1.5. Cơ cấu tổ chức và nhân sự

46

2.1.6. Khách hàng, Đối tác

49

2.2.

Thực trạng tin học hố cơng tác quản trị nhân sự

2.2.1. Quan điểm chiến lược của công ty FPT về việc tin học hố cơng tác quản

51
51

trị nhân sự
2.2.2. Kế hoạch tin học hố quản trị nhân sự

52

2.2.3. Mơ tả Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty FPT

56

2.2.3.1.

Sơ đồ kiến trúc tổng thể hệ thống

56

2.2.3.2.

Cách thức giao tiếp và truyền thơng tin

56

2.2.3.3.

Các u cầu của hệ thống

57

2.2.3.4.

Mơ hình tổ chức hệ thống nghiệp vụ nhân sự ứng dụng phần mềm

59

2.2.3.5.

Công nghệ thực hiện xây dựng hệ thống

61

2.2.3.6.

Kiến trúc phân quyền và bảo mật chương trình.

61

2.2.4. Ưu điểm chung của Hệ thống phần mềm quản lý nhân sự

63

2.2.5. Phân tích ứng dụng phần mềm trong từng nghiệp vụ nhân sự.

64

2.2.5.1.

Nghiệp vụ Tuyển dụng

64

2.2.5.2.

Nghiệp vụ Quản lý nhân viên

70

2.2.5.3.

Chế độ chính sách

73

2.2.5.4.

Đào tạo

75

2.2.5.5.

Tính lương (Payroll)

81

2.2.5.6.

Hệ thống báo cáo

82

CHƯƠNG 3 - MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC
TIN HỌC HỐ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ CƠNG NGHỆ FPT
3.1.

Chiến lược phát triển của Cơng ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ

85

85


FPT đến năm 2010.
3.2.

Một số giải pháp hồn thiện cơng tác tin học hố quản trị nhân sự

88

3.2.1. Tích hợp thêm phân hệ thi tuyển online – eexam

89

3.2.2. Nâng cấp thêm một số tính năng mới.

93

Kết luận

100

Tài liệu tham khảo

101

Phụ lục


1

PHẦN MỞ ĐẦU
Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, giờ đây các
doanh nghiệp của Việt Nam đang đứng trước vận hội mới, trên con đường
bước chân ra biển lớn, rất nhiều cơ hội sẽ đến nhưng đồng thời cũng đặt ra rất
nhiều thách thức gian lao đối với các doanh nghiệp, cho dù là quy mơ lớn hay
nhỏ. Vì vậy đổi mới về cách thức quản lý, cách thức kinh doanh là yêu cầu
sống còn đối với doanh nghiệp Việt Nam.
Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư công nghệ FPT hiện đang là công ty

tin học số một của Việt Nam, việc xác định đổi mới để vươn ra tồn cầu hố
đã được cơng ty đặt thành nhiệm vụ chiến lược từ những năm trước. Công ty
đã và đang tiến hành đổi mới về mọi mặt, từ nhân sự, hệ thống quản lý chất
lượng đến văn hoá doanh nghiệp…đều được coi là những nhiệm vụ trọng
tâm.
Trong thời cuộc cạnh tranh gay gắt như vậy thì con người là nhân tố số
một làm nên thành công cho công ty, công ty FPT con nguồn lực con người
là tài sản quý giá nhất. Do vậy công ty cần có những chiến lược quản lý nhân
sự thật tốt mới có thể tìm kiếm, thu hút, giữ chân người tài cho công ty. Một
trong những công cụ giúp điều đó thuận tiện và dễ dàng hơn đó là áp dụng
phần mềm quản lý nhân sự.
1. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ CỦA LUẬN VĂN
Phân tích thực trạng tin học hố Quản trị nhân sự tại cơng ty FPT và một số
giải pháp hồn thiện:
•

Hệ thống hố các kiến thức lý luận cơ bản về quản trị nhân sự,

khả năng và nhu cầu tin học hoá trong lĩnh vực quản trị nhân sự.

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


2

•

Phân tích thực trạng việc ứng dụng tin học vào quản trị nhân sự

tại cơng ty.
•

Đề xuất một số giải pháp hồn thiện cơng tác tin học hố quản trị

nhân sự tại công ty FPT.
2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: Phân tích và hồn thiện cơng tác tin học hố
quản trị nhân sự tại cơng ty FPT.
Phạm vi nghiên cứu: Cách thức áp dụng tin học vào quản trị nhân sự nói
chung và việc áp dụng tin học vào lĩnh vực quản trị nhân sự tại cơng ty FPT
nói riêng.
3. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Cơ sở lý luận khoa học: Được vận dụng trong luận văn này là lý thuyết
về quản trị nhân sự trong các tổ chức nói chung và quản trị nhân sự tại các
cơng ty kinh doanh nói riêng.
Phương pháp nghiên cứu: Từ cơ sở nghiên cứu lý thuyết về quản trị
nhân sự, cách thức sử dụng tin học vào lĩnh vực này tại các công Việt nam và
trên thế giới, áp dụng những tiến bộ công nghệ thông tin vào quản lý, dựa trên
hiện trạng thực tế để đưa ra một số giải pháp hồn thiện cơng tác tin học hoá
lĩnh vực quản trị nhân sự.
4. NHỮNG ĐÓNG GÓP VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA LUẬN VĂN
Đề tài được nghiên cứu đóng góp được những vấn đề sau:
• Hệ thống hố các kiến thức lý thuyết cơ bản về quản trị nhân sự trong
các tổ chức và trong các công ty, hiểu được tầm quan trọng của quản trị nhân
sự đối với một công ty kinh doanh.

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


3

• Phân tích các thành tựu và tồn tại trong cơng tác tin học hố quản trị
nhân sự tại cơng ty FPT từ lúc bắt đầu hình thành ý tưởng sử dụng tin học vào
quản lý đến lập kế hoạch triển khai, viết phần mềm, đưa vào ứng dụng, sửa
lỗi, nâng cấp chương trình., bổ sung thêm tính năng mới phù hợp với yêu cầu
kinh doanh hiện tại và sự cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
5.KẾT CẤU LUẬN VĂN
Luận văn bao gồm các phần chính sau đây:
Phần mở đầu
Chương I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ KHẢ
NĂNG TIN HỌC HỐ.
Chương II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TIN HỌC HỐ LĨNH VỰC
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU
TƯ CÔNG NGHỆ FPT.
Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TIN HỌC
HỐ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ.
Phần kết luận

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


4

CHƯƠNG 1

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ KHẢ NĂNG TIN
HỌC HOÁ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.1.

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1.1. Định nghĩa quản trị nhân sự
Các công ty ngày nay thành công hơn hay không phần lớn là do phẩm
chất, năng lực, trình độ và sự gắn bó của nhân viên đối với cơng ty. Nghĩa là
các nhà quản trị phải nhận thức và đề ra chiến lược quản trị nhân sự của mình
một cách có hiệu quả nhất.
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch
định, tuyển dụng, chọn lựa, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho nguồn lực nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được các mục
tiêu chiến lược và tầm nhìn viễn cảnh của tổ chức.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức bất kể cơ quan, tổ chức đó có
phịng nhân sự hay khơng. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của
chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong một
tổ chức.
1.1.2. Mục tiêu và tầm quan trọng của quản trị nhân sự
1.1.2.1. Mục tiêu
Mục tiêu của việc quản trị nhân sự trong một cơng ty nhằm phục vụ và hài
hồ lợi ích của các nhóm đối tượng sau:
-

Khách hàng

-

Nhân viên

-

Cổ đơng

-

Lãnh đạo

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


5

-

Môi trường (xã hội và sinh thái)

1.1.2.2. Tầm quan trọng
Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đối với các nhà quản trị nó giúp họ đạt
được mục đích của mình thơng qua người khác. Một doanh nghiệp có thể lập
kế hoạch, có thể hồn chỉnh xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm
tra hiện đại chính xác nhưng khơng quản trị được nhân sự thì doanh nghiệp đó
cũng khơng tồn tại lâu dài trên thị trường được. Hiện nay các nhà quản trị
quan tâm nghiên cứu và phân tích xem đây là một chức năng cốt lõi và quan
trọng nhất của tiến trình quản trị. Việc nghiên cứu quản trị nhân sự là hết sức
cần thiết vì:

Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết
của Nhà nước, do đó đặc trưng nổi bật nhất là tính cạnh tranh. Các tổ chức nói
chung và các tổ chức kinh doanh nói riêng buộc phải ln hồn thiện tổ chức
nhằm khai thác tốt nhất nhân tố con người. Việc tìm đúng người phù hợp để
giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đề quan tâm đối với mọi hình
thức tổ chức hiện nay.
Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại đã cùng với sự phát triển của
nền kinh tế “mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển
chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức như thế nào
nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi người quan tâm.
Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp các nhà quản trị học được các giao
dịch, biết đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ngơn ngữ chung với nhân viên
một cách tốt nhất, biết cách khích lệ nhân viên say mê với cơng việc và tránh
được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất
lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức.
Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


6

Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, nó là
nhân tố chủ quan thúc đẩy hay kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Mặt
khác mỗi con người đều có nhu cầu và lợi ích riêng về tâm lý và thái độ lao
động khác nhau. Hơn thế nữa lao động tập thể bao giờ cũng địi hỏi phải có sự
phối hợp. Do đó, quản trị nhân sự làm cho mỗi cá nhân đó tồn tại và phát triển
trong tổ chức hoà hợp với tập thể lao động nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Nói tóm lại, quản trị nhân sự là một trong những khâu cơ bản của q trình
quản trị, nó giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến con người gắn liền với

bất kỳ tổ chức nào. Tuy quản trị nhân sự khó khăn hơn nhiều so với quản trị
các yếu tố khác của quá trình sản xuất, nhưng khi biết cách quản trị tài
nguyên nhân sự tốt thì sẽ đạt được mục đích mà các nhà quản trị mong muốn.
1.1.3. Chức năng của bộ phận quản trị nhân sự
Sơ đồ sau đây cho chúng ta cái nhìn tổng quát về chức năng nhiệm vụ
của bộ phận nhân sự của các cơng ty:
Phịng nhân sự

Nghiên Hoạch
cứu
định
nhân
nhân
lực
lực

Tuyển
dụng

Đào
tạo và
phát
triển

Quản
trị tiền
lương

Quan
hệ lao

động

Dịch
vụ và
phúc
lợi

Y tế
và an
tồn

Ở các tổ chức nhỏ, nếu khơng có phịng nhân sự riêng thì trưởng bộ
phận sẽ đóng vai trị giải quyết các cơng việc nhân sự cho bộ phận mình.
Như vậy chúng ta nhận thấy bộ phận quản trị nhân sự ở một tổ chức có
thể có tám chức năng trên tuỳ vào quy mô và cơ cấu của tổ chức đó. Với
những cơng ty lớn, bộ phận nhân sự có thể bao gồm tám chức năng trên,

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


7

nhưng với những cơng ty nhỏ thì bộ phận nhân sự có thể khơng có chức năng
nghiên cứu nhân lực.
1.1.4. Vai trò của bộ phận quản trị nhân sự
Bộ phận quản trị nhân sự trong một tổ chức có các vai trị sau:
1.1.4.1. Chính sách
Bộ phận nhân sự giữ vai trị chủ yếu trong việc đề ra các chính sách

liên quan đến nhân sự trong tồn cơng ty, và đảm bảo rằng các chính sách đó
được thi hành trong tồn cơng ty. Các chính sách này phải có khả năng giải
quyết các vấn đề khó khăn và giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện được các
mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Ngày nay ở các công ty lớn ngày càng có khuynh hướng giao cho bộ
phận nhân sự đề ra chính sách liên quan đến con người trong tồn cơng ty.
1.1.4.2. Cố vấn
Bộ phận nhân sự cịn đóng vai trò tư vấn và cố vấn cho các cấp quản trị
khác. Chẳng hạn như một bộ phận nào đó có những vấn đề nảy sinh như công
nhân bỏ việc, số người đi làm muộn cao.....trong những trường hợp như vậy,
giám đốc nhân sự và nhân viên của mình phải nắm vững các chính sách nhân
sự của tồn cơng ty và tuỳ theo từng khả năng chun mơn của mình, họ có
thể nhận giải quyết các vấn đề khó khăn, thơng qua sự tư vấn hoặc chương
trình cụ thể
1.1.4.3. Dịch vụ
Vai trò cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi cho
các bộ phận khác cũng là nhiệm vụ của bộ phận nhân sự. Chẳng hạn bộ phận
nhân sự giúp đỡ các bộ phận khác trong việc tuyển dụng, trắc nghiệm và
tuyển chọn nhân viên. Vì đây là lĩnh vực chun mơn có tính cách chun
nghiệp, nên bộ phận nhân sự thực hiện hay cố vấn hoặc đảm trách phần lớn
cơng việc đó có hiệu quả hơn là các bộ phận khác tự đảm trách.
Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


8

Bộ phận nhân sự cũng quản trị các chương trình lương hưu, lương
bổng, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế. Cũng vậy bộ phận này lưu trữ và

bảo quản các hồ sơ nhân viên có hiệu quả. Đây là một chức năng hành chính,
giúp cho tất cả các bộ phận khác trong tồn cơng ty.
1.1.4.4. Kiểm tra
Bộ phận nhân sự đảm nhận các chức năng kiểm tra bằng cách giám sát
các bộ phận khác có đảm bảo thực hiện các chính sách, các chương trình
thuộc về nhân sự đã đề ra hay không.
1.1.5. Quy mô và Cơ cấu tổ chức của bộ phận quản trị nhân sự
Quy mô và cơ cấu của bộ phận nhân sự của một tổ chức được quyết
định tuỳ thuộc vào lượng thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ cho việc ra
quyết định tức là khối lượng các công việc quản lý cần phải giải quyết và cách
thức thực hiện chúng. Do đó, tuỳ thuộc vào quy mơ của tổ chức (xưởng sản
xuất, công ty, tổng công ty....) và các yếu tố thuộc điều kiện bên trong, bên
ngoài của tổ chức như: đặc điểm công việc và sự phức tạp của hoạt động;
trình độ nhân lực và quản lý nhân lực; quan hệ sở hữu của tổ chức và các
quan hệ giữa cơng nhân với lãnh đạo và cơng đồn; tình hình thị trường lao
động và cạnh tranh; tình hình phát triển kinh tế của đất nước; các chính sách
kinh tế xã hội của nhà nước; các quy định về luật pháp của nhà nước trong
lĩnh vực lao động; sự phát triển của công nghệ và kỹ thuật, tư tưởng, tư duy
của người quản lý để lựa chọn quy mô và cơ cấu của bộ phận nhân sự cho phù
hợp.
Khi hình thành bộ phận chức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức
hoặc trong mỗi cấp quản lý của tổ chức phải tính đến chức năng, nhiệm vụ đặt
ra cho bộ phận đó trên cơ sở phân tích khối lượng cơng việc và các yếu tố ảnh
hưởng đến nó. Mục tiêu là xây dựng được một cơ cấu gọn nhẹ, trách sự cồng

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn

9

kềnh, chồng chéo giữa các chức năng để có thể giải quyết nhanh và hiệu quả
các vấn đề đặt ra.
Hiện nay, trong các tổ chức, bộ phận chức năng về nhân sự được thành
lập với quy mô rất đa dạng và tên gọi cũng không thống nhất. Các doanh
nghiệp nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài thường thành lập phịng
nguồn nhân lực, thể hiện một cách nhìn hiện đại hơn đối với công tác quản lý
lao động. Ở các doanh nghiệp nước ta, bộ phận này thường thành lập thành
một phòng, một ban độc lập với các tên gọi khác nhau như phòng hay ban “tổ
chức lao động”, hay “tổ chức cán bộ” hoặc sáp nhập với chức năng quản trị
hành chính thành phịng “tổ chức – hành chính”, “hành chính tổng hợp” …..
1.1.6. Phân tích cơng việc
1.1.6.1. Định nghĩa phân tích cơng việc
Là q trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các
thơng tin quan trọng có liên quan đến các cơng việc cụ thể trong tổ chức nhằm
làm rõ bản chất của từng công việc. Việc nghiên cứu này để làm rõ: ở từng
cơng việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, họ thực
hiện hoạt động nào, tại sao lại phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những
máy móc thiết bị cơng cụ nào được sử dụng, những mối quan hệ nào được
thực hiện, các điều kiện làm việc cụ thể, cũng như các yêu cầu về kiến thức,
kỹ năng và các khả năng người lao động cần phải có để thực hiện cơng việc.
Nhờ có phân tích cơng việc, người quản lý xác định được các kỳ vọng
của mình đối với người lao động, làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó, hiểu
được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong cơng việc. Đồng
thời, phân tích cơng việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động
quản lý nhân sự đúng đắn và có hiệu quả, thơng qua việc giúp cho người quản
lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


10

lao....dựa trên các tiêu thức liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên
những tiêu chuẩn mơ hồ, mang tính chủ quan.
Để phân tích cơng việc được rõ ràng cụ thể thì cần phải thu thập thơng
tin. Thơng tin càng chi tiết thì càng giúp cho quá trình xử lý thông được dễ
dàng nhưng thu thập loại thông tin nào,ở mức độ chi tiết như thế nào là tuỳ
thuộc vào mục đích sử dụng các thơng tin đó cũng như tuỳ thuộc vào lượng
thơng tin đã sẵn có và thậm chí tuỳ thuộc cả vào quỹ thời gian, ngân sách
dành cho việc đó.
Kết quả của phân tích cơng việc thường được hệ thống hố và trình bày
dưới dạng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn
thực hiện công việc.
1.1.6.2. Các phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Khi thu thập thơng tin, cần làm rõ những gì mà người lao động cần phải
thực hiện. Có nhiều phương pháp nhưng khơng có phương pháp nào phù hợp
với mọi tình huống, vì mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng.
Người phân tích cơng việc có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương
pháp trong số các phương pháp sau đây:
- Quan sát: là việc ghi lại vào mẫu, phiếu các hoạt động của một hoặc
một nhóm người lao động thực hiện để hoàn thành các bộ phận khác
nhau của cơng việc. Phương pháp này có thể thu được thơng tin phong
phú và thực tế về công việc, tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng
bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát. Có một
số ngành nghề cũng khơng dễ dàng để quan sát như các hoạt động trí
não....

- Ghi chép các sự kiện quan trọng: Là ghi chép lại các hành vi thực hiện
công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và khơng có
hiệu quả sau đó khái quát và phân loại các đặc trưng chung của công

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


11

việc cần mơ tả và các địi hỏi của cơng việc. Phương pháp này cho thấy
tính linh động của sự thực hiện công việc ở nhiều người khác nhau; tuy
nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hoá và phân loại các sự
kiện; đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung
bình để thực hiện cơng việc. Phương pháp này rất thích hợp trong việc
mô tả các công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Nhật ký công việc: Là phương pháp người lao động tự ghi chép lại các
hoạt động của mình trong khi thực hiện cơng việc. Phương pháp này
thu được các thông tin theo sự kiện thực tế tuy nhiên độ chính xác của
thơng tin cũng bị hạn chế vè không phải lúc nào người lao động cũng
hiểu đúng những gì họ đang thực hiện. Đồng thời việc ghi chép khó
đảm bảo được liên tục và nhất quán.
- Phỏng vấn: Sử dụng khi người nghiên cứu khơng có điều kiện quan sát
thực hiện cơng việc của người lao động. Phỏng vấn thường được ghi
vào mẫu có sẵn qua đó giúp ta so sánh được các câu trả lời của những
người lao động khác nhau về cùng một cơng việc và có thể tìm hiểu sâu
về cơng việc nhưng tốn nhiều thời gian.
- Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra): Biện pháp
này hiện nay được sử dụng rất rộng rãi, nó có ưu điểm là các thơng tin

thu thập được về bản chất đã được lượng hố và có thể dễ dàng cập
nhật khi các cơng việc thay đổi, thích hợp với việc xử lý thơng tin trên
máy tính và với khối lượng lớn các thông tin.
- Hội thảo chuyên gia: Các chuyên gia được mời đến thảo luận về những
công việc cần tìm hiểu, các ý kiến đóng góp.....Các ý kiến trao đổi sẽ
làm sáng tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không
thu được từ các cuộc phỏng vấn cá nhân và dùng các phương pháp trên.
1.1.6.3. Tiến trình phân tích cơng việc

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


12

Q trình phân tích cơng việc có thể chia ra làm 4 bước sau:
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích: Danh mục các cơng việc
cần phân tích được xác định tuỳ thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích
cơng việc của doanh nghiệp. Thơng thường, phân tích cơng việc được tiến
hành trong 4 dịp sau:
o Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động
o Khi xuất hiện các cơng việc mới
o Khi các cơng việc có thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả
của các phương pháp mới, các thủ tục hoặc công nghệ mới.
o Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc.
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thơng tin thích hợp với
mục đích của phân tích cơng việc, thiết kế các biểu mẫu ghi chép hoặc các
bản câu hỏi cần thiết.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập được vào các mục đích của phân
tích cơng việc, chẳng hạn kế hoạch hoá nguồn lực, xác định nhu cầu đào tạo,
viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc....
1.1.7. Định mức lao động
Định mức lao động nếu hiểu theo nghĩa hẹp như LêNin nói “Định mức
lao động là định ra bao nhiêu người làm tổng số cơng việc đó”. Cịn nếu hiểu
theo nghĩa rộng thì: “Định mức lao động là một quá trình nghiên cứu xây
dựng và áp dụng vào thực tiễn những mức lao động có căn cứ khoa học nhằm
nâng cao năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm”.
Định mức lao động có vai trị hết sức quan trọng đối với vấn đề quản trị
nhân sự. Nó là cơ sở để hồn thiện các nội dung của phân tích cơng việc như

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


13

vấn đề phân công và hợp tác lao động, bố trí và trang bị nơi làm việc, phân
phối vật phẩm tiêu dùng cho cá nhân người lao động.
Định mức lao động là cơ sở chủ yếu cho phép:
+ Xác định chính xác nhu cầu lao động ở các bộ phận của doanh
nghiệp.
+ Thực hiện việc phân công quyền hạn trách nhiệm của mỗi người
trong tổ chức.
+ Đánh giá khách quan và chính xác thái độ, ý thức trách nhiệm của
mỗi người trong tổ chức.
+ Đánh giá trình độ của mỗi người lao động, mức độ đóng góp của mỗi

thành viên vào kết quả hoạt động chung của tổ chức từ đó có biện pháp kịp
thời kích thích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần.
1.1.8. Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực
1.1.8.1. Tuyển mộ
1.1.8.1.1. Khái niệm, tầm quan trọng của tuyển mộ nhân lực
Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực
lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Quá trình này
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn, ảnh hưởng đến chất
lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Ngoài ra tuyển mộ còn ảnh hưởng tới
các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Đánh giá tình hình thực
hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các
mối quan hệ lao động khác....
1.1.8.1.2. Các nguồn và phương pháp tuyển mộ nhân lực
Khi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển mộ từ hai nguồn:
nguồn bên trong và nguồn bên ngoài tổ chức.
a) Đối với nguồn bên trong, có thể sử dụng các phương pháp sau:
Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


14

- Thông qua bản thông báo tuyển mộ, là thông báo về các vị trí tuyển.
Thơng báo này được đưa lên các diễn đàn, Public, bảng tin trong tổ
chức để mọi nhân viên đều biết.
- Thông qua sự giới thiệu của cán bộ, nhân viên trong tổ chức
- Căn cứ vào các thông tin trong: “Danh mục các kỹ năng”, mà các tổ
chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần
mềm nhân sự của các tồ chức.

b) Đối với nguồn bên ngồi, có thể sử dụng các phương pháp sau:
- Qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong tổ chức.
- Qua quảng cáo trong phương tiện đại chúng: truyền hình, Internet, báo
chí....
- Qua các công ty, trung tâm môi giới việc làm
- Qua các hội trợ việc làm
- Qua làm việc trực tiếp với các trường đại học, cao đẳng.
- Qua các tổ chức sinh viên du học tại nước ngồi.
1.1.8.1.3. Q trình tuyển mộ
Các hoạt động tuyển mộ chịu tác động của nhiều yếu tố. Bao gồm:
Các yếu tố thuộc về tổ chức:
- Thương hiệu công ty
- Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội
- Các quan hệ với cơng đồn, các chính sách nhân sự và bầu khơng khí
tâm lý trong tập thể lao động.
- Chi phí
Các yếu tố thuộc về môi trường
- Các điều kiện về thị trường lao động
- Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác
- Các xu hướng kinh tế

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


15

- Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định.
Quá trình tuyển mộ bao gồm các bước sau:

a) Xây dựng chiến lược tuyển mộ
- Lập kế hoạch tuyển mộ
- Xác định nguồn và các phương pháp
- Xác định nơi và thời gian tuyển mộ.
b) Tìm kiếm người xin việc
c) Đánh giá quá trình tuyển mộ
d) Các giải pháp thay thế cho tuyển mộ
- Hợp đồng thầu lại.
- Làm thêm giờ
- Nhờ giúp tạm thời
- Thuê lao động từ công ty cho thuê
1.1.8.2. Tuyển chọn
1.1.8.2.1. Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn nhân sự là quá trình đánh giá các ứng viên theo
nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của cơng việc, để tìm được
những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút
trong quá trình tuyển mộ. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu công việc đã
được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện
cơng việc. q trình tuyển chọn phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây:
- Phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn
nhân lực
- Tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho
công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt.
- Tuyển được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với cơng việc
của tổ chức.

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn

16

Q trình tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh
doanh và đối với tổ chức, vì con người là yếu tố cấu thành nên thành cơng hay
thất bại của tổ chức.
1.1.8.2.2. Q trình tuyển chọn
Q trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước là
một hàng rào chắn để sàng lọc ra những ứng viên phù hợp. Bao gồm các bước
sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Bước 4: phỏng vấn tuyển chọn
Bước 5: Khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong q trình tuyển chọn
Bước 8: Tham quan cơng việc
Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn.
Cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức, các vị trí tuyển chọn đều trải
qua tất cả các bước trên.
1.1.9. Tổ chức, quản lý và sử dụng lao động
1.1.9.1. Hội nhập vào mơi trường làm việc.
Mục đích:
- Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức, bớt băn khoăn, lo
lắng và hồ nhập nhanh chóng với tập thể, làm cho nhân viên viên mới
không cảm thấy cô đơn, lạc điệu, từ đó nhanh chóng bắt kịp cơng việc
được giao và đạt hiệu quả cao trong công việc.

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


17

- Cung cấp thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng hồn thành
cơng việc. Giúp nhân viên mới hiểu biết về các quy định, chính sách
của cơng ty….
- Giảm bớt sai lỗi và tiết kiệm thời gian: Khi nhân viên mới được cung
cấp đầy đủ thông tin, họ làm việc sẽ ít gặp phải các sai lầm do không
hiểu biết hoặc đỡ mất thời gian phải đi hỏi người này người kia…
- Tạo một ấn tượng thuận lợi: Giúp nhân viên mới có một ấn tượng tốt
đẹp về cơng ty xét về mặt tình cảm, từ đó có thể thúc đẩy động lực làm
việc của nhân viên.
Các giai đoạn của quá trình hội nhập:
Giai đoạn 1: Chương trình tổng quát:
1) Tổng quát về công ty
- Lời chào mừng
- Lịch sử hình thành, sự tăng trưởng, xu hướng, mục đích, các thứ tự ưu
tiên, các vấn đề khó khăn hiện nay.
- Truyền thống, phong tục, văn hố cơng ty, chuẩn mực và tiêu chuẩn
- Sản phẩm/dịch vụ và khách hàng.
- Chức năng nhiệm vụ hiện nay của tổ chức
- Cơ cấu tổ chức công ty và chi nhánh
- Ban lãnh đạo
- Mối tương quan tập thể, các kỳ vọng.
- …
2) Tóm tắt các chính sách chủ yếu và các thủ tục
3) Lương bổng

- Mức lương và thang lương
- Giờ phụ trội
- Tiền nghỉ lễ

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


18

- Đổi ca.
- Tạm ứng
- …
4) Phúc lợi
- Bảo hiểm
- Y tế
- Bồi thường
- Nghỉ lễ, nghỉ hè, nghỉ phép
- Các phúc lợi khác…
5) An tồn và phịng ngừa tai nạn
- Y tế và cứu thương
- Trung tâm thể dục giải trí
- An tồn lao động
- …
6) Tương quan giữa nhân viên và cơng đồn
7) Cơ sở vật chất
8) Các vấn đề về kinh tế khác
Giai đoạn 2: Chương trình chuyên môn
Đây là giai đoạn mà cấp quản lý trực tiếp của nhân viên sẽ hướng dẫn

nhân viên đó. Các vấn đề cần giới thiệu như sau:
1) Chức năng của bộ phận phòng ban
2) Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với cơng việc
3) Chính sách, thủ tục, điều lệ và quy định
4) Tham quan đơn vị phòng ban
5) Giới thiệu với các đồng nghiệp
1.1.9.2. Phân chia công việc

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn


19

Nhân viên mới cần đọc kỹ bản mô tả công việc, các hướng dẫn liên
quan đến công việc được tuyển dụng vào làm, tiếp quản công việc và bắt đầu
làm việc.
1.1.9.3. Theo dõi và đánh giá
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận phòng ban
theo dõi và đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên mới. Công
ty cần thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau:
- Các tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Đo lường sự thực hiện cơng việc theo các tiêu trí trong tiêu chuẩn
- Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn
nhân lực.
o Khi doanh nghiệp thiết lập hệ thống đánh giá, cần thoả mãn các
yêu cầu sau:
- Tính phù hợp: Các tiêu chí đánh giá phải phù hợp với các mục tiêu của
tổ chức, mục tiêu quản lý.

- Tính nhạy cảm: Hệ thống đánh giá phải có những cách thức, cơng cụ
đo lường có khả năng phân biệt được những người hồn thành tốt cơng
việc và những người khơng hồn thành tốt cơng việc của mình.
- Tính tin cậy: Thể hiện sự nhất qn của đánh giá đối với mỗi người lao
động.
- Tính được chấp nhận.
- Tính thực tiễn: Hệ thống đánh giá cần đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng
đối với người lao động và người quản lý.
o Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc:
- Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ
- Phương pháp danh mục kiểm tra
- Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Luận văn thạc sỹ QTKD

Trần Duy Nhẫn