Thực trạng về kế toán Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH nam hai

Thực trạng về kế toán Tiêu thụ hàng hoá và xác
định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH nam hai
I) Đặc điểm tình hình chung của Công ty TNHH Nam Hai
1)Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Nam Hai là một tổ chức kinh tế có t cách pháp nhân và có
con dấu riêng, có quan hệ đối, nội đối ngoại, tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế
độc lập dới sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nớc thành phố Hà
Nội.
Công ty TNHH Nam Hai đợc thành lập theo giấy phép thành lập số
4201/GP/TLDN ngày 15 tháng 1 năm 1998 của UBND thành phố Hà Nội.
Đăng ký kinh doanh số 0103001786 ngày 20 tháng 1 năm 1998 do Sở Kế
Hoạch Đầu T thành phố Hà Nội cấp.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty bao gồm:
-Chuyên nhập khẩu, buôn bán đồ dùng NUK dành cho Bà mẹ &em Bé.
-Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
Tên giao dịch trong nớc: Công Ty TNHH NAM HAI
Tên giao dịch quốc tế: NAM HAI company.
Trụ sở chính đặt tại: Số 30 B7 khu Đô Thị Đàm Trấu-Quận Hai Bà Trng -
Hà nội.
Tel:(04) 9842426 Fax: 9842398
Mã số thuế : 0101200157
Tài khoản: 070 431100 200 00160 - 7
Ngân hàng SAIGON THƯƠNG TíN-CHI NHáNH Hà NộI
Vốn điều lệ: 1.500.000.000 đồng
Thành lập từ năm 1998 đến nay, Công ty đã rất phát triển với hệ thống hơn
10 showroom tại các tỉnh và thành phố lớn, với đội ngũ nhân viên bán hàng trực
tiếp lên tới 50 ngời, mạng lới đại lý phân phối tại các tỉnh và thành phố hoạt động
rất hiệu quả . Những thành công của Công ty TNHH Nmột lần nữa khẳng định uy
tín nhãn hiệu của hãng NUK - Germany tại thị trờng Việt nam cũng nh trên thế
giới.
Trong quá trình hoạt động và phát triển với biết bao khó khăn thử thách

Công ty đã từng bớc khẳng định mình trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động
và đạt đợc những thành tích nhất định.Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh
doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phơng châm hoạt
động của mình nên Công ty đã không ngừng vơn lên có một thị phần tơng đối ổn
định đợc các bạn hàng, khách hàng xa gần tín nhiệm, tạo công ăn việc làm cho
trên dới 50 cán bộ, công nhân viên với mức lơng trên 1 triệu đồng/ngời/tháng;
doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp Ngân sách ngày càng tăng. Đó chính là
những đóng góp thiết thực của Công ty cho công cuộc đổi mới nền kinh tế đất nớc
.
Có thể nói kể từ khi thành lập đến nay Công ty TNHH Nam Hai đã có
những bớc đi ban đầu đầy vững chắc và nhiều thuận lợi đợc thể hiện ở những
thành tích mà công ty đã và đang đóng góp cho xã hội nh: giải quyết việc làm cho
ngời lao động, phục vụ nhu cầu của nhân dân đặc biệt là các Bà mẹ vừa mới sinh
con,qua đó thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trờng. Hiện nay đóng góp
vào Ngân sách Nhà nớc của công ty ngày càng tăng và đợc đánh giá là một trong
những doanh nghiệp ngoài quốc doanh làm ăn có hiệu quả.
2) Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
* Công ty TNHH Nam Hai là nhà phân phối độc quyền của hãng NUK -
Germany tại Việt Nam. Sản phẩm đợc phân phối tới tay ngời tiêu dùng thông qua
hệ thống phân phối sau:
- Kênh bán hàng trực tiếp.
Nhập khẩu Nhập kho
Kênh bán hàng trực tiếp
Thủ tục hải quan
Người tiêu dùng
Kênh siêu thị và cửa hàng Kênh đại lý
- Kênh bán hàng thông qua hệ thống Siêu thị và các cửa hàng của Công ty.
- Kênh bán hàng thông qua hệ thống các đại lý tại các Tỉnh và Thành phố.
Công ty có nhiêm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải
tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh

doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu
quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa.
Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách,chế độ Pháp luật của Nhà nớc về hoạt
động kinh doanh đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và ngời lao động.
Về hoạt động kinh doanh:
Công ty TNHH Nam Hai thuộc loại hình doanh nghiệp Thơng mại . Công
việc kinh doanh chủ yếu của Công ty là nhập khẩu trực tiếp sản phẩm NUK
của Tập đoàn MAPA tại Đức và bán đến tay ngời tiêu dùng thông qua các
kênh phân phối của mình nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy
trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất nh ở các
đơn vị sản xuất.
Quy trình lu chuyển hàng hoá của công ty đợc thực hiện dới dạng sơ đồ sau:
Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khai nhập
hàng theo nhu cầu thị trờng và dựa trên báo cáo bán hàng và lợng tồn hàng tại kho
của công ty. Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phơng thức : Bán buôn và
bán lẻ.
Phơng thức bán buôn : Công ty bán buôn cho các đại lý tại các Tỉnh và
Thành phố lớn trong cả nớc theo mức chiết khấu qui định tính từ giá bán lẻ
sản phẩm. Ngoài ra đại lý còn đợc hởng thêm hoa hồng do bán đợc hàng
với số lợng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn qui định của Công ty. Sau
đó các đại lý bán ra theo giá bán lẻ qui định của công ty.
Phơng thức bán lẻ : Công ty bán lẻ đến tay ngời tiêu dùng thông qua kênh
bán hàng trực tiếp ( Đội ngũ nhân viên t vấn bán hàng trực tiếp) và hệ thống
cửa hàng của Công ty trong các siêu thị và trên các đờng phố lớn tại Hà nội,
thành phố Hồ Chí Minh. Giá bán lẻ sản phẩm đợc qui định thống nhất trong
cả nớc.
Các kênh bán hàng tại Công ty hoạt động rất hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên
chuyên nghiệp, nhiệt tình,sáng tạo đã mang lại lợi nhuận rất cao cho quá trình
hoạt động kinh doanh của Công ty.
3) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Nam Hai

Bộ phận giao nhận hàng
Ban Giám Đốc
Phòng kế toán- tài vụ
Thủ Kho
Ban bảo vệ
Phòng tổ chức
Là một doanh nghiệp t nhân, Công ty TNHH Nam Hai tổ chức quản lý theo
một cấp: Đứng đầu là Ban Giám Đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban.
Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng thực hiện
các chức năng khác nhau, cụ thể đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau:
Nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý đợc xác định cụ thể nh
sau :
*Ban Giám đốc công ty gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc
- Giám đốc: chịu trách nhiệm trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt
động kinh doanh của công ty với t cách là chủ Doanh Nghiệp.
Phòng kinh
doanh
Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua việc phân công
và uỷ quyền cho các phó giám đốc với vai trò tham mu theo ngành và quản lý theo
tuyến của các phòng nghiệp vụ:
o Phòng kinh doanh
o Phòng tổ chức
o Phòng kế toán
Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy điều hành, phụ trách chung mọi hoạt
động của công ty nh công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng, công tác tiêu
thụ, tài chính- kế toán, thống kê,. . .
-Phó Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc các công tác về kinh
doanh, tiêu thụ sản phẩm.
- Phó Giám Đốc Hành Chính: Phụ trách về hành chính và quản trị nhân
sự có trách nhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân sự theo nhu cầu của Công Ty.

* Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xây
dựng kế hoạch dự trữ và tiêu thu sản phẩm, nghiên cứu thị trờng thành lập các
kênh phân phối sản phẩm đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Thực hiện ký
kết các hợp đồng mua bán, theo dõi tình hình thực hiện và thanh lý các hợp đồng
đã ký. Phối hợp với phòng Tài chính- kế toán để xác lập tình hình công nợ theo
các hợp đồng kinh tế và đôn đốc việc thu hồi công nợ.
* Phòng tổ chức-hành chính tổng hợp: Có chức năng tham mu cho giám
đốc về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng
thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả l-
ơng , phân phối tiền thởng hợp lý, chuẩn bị các thủ tục giải quyết chế độ cho ngời
lao động nh thôi việc, BHXH, BHYT và các chế độ khác liên quan đến ngời lao
động. Xây dựng kế hoạch và mua sắm trang thiết bị văn phòng công ty hàng
tháng, hàng năm . Tổ chức tiếp khách, đảm bảo xe đa đón lãnh đạo , cán bộ đi hội
họp, công tác.
* Phòng kế toán : Có chức năng tham mu cho giám đốc về mặt thống kê và
tài chính, chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất, hạch toán kinh tế theo quy
định của Nhà nớc, quy chế của công ty, thực hiện những công việc thuộc những
vấn đề liên quan đến tài chính, vốn, tài sản, các nghiệp vụ phát sinh trong ngày,
trong kỳ kinh doanh, phải lập các bảng thanh quyết toán, công khai toàn bộ tài
sản, công nợ, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ. Đề xuất lên giám
đốc phơng án tổ chức kế toán. Đồng thời thông tin cho ban lãnh đạo những hoạt
động tài chính để kịp thời điều chỉnh quá trình kinh doanh trong công ty. Ngoài ra
phòng kế toán còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt
động kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà n-
ớc. Lên quyết toán tổng hợp của đơn vị theo đúng niên độ để nộp cho ban lãnh
đạo công ty và Bộ Tài chính theo định kỳ quy định của Nhà nớc.
* Ban bảo vệ: Đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn công ty, trông coi hàng hoá
về mặt số lợng, thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá cùng với thủ kho.
* Bộ phận giao, nhận hàng: Tổ chức việc giao nhận, vận chuyển các sản
phẩm theo sự chỉ đạo của phòng Kế toán.

* Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất, tồn các sản phẩm về mặt số lợng hàng
ngày; cuối tháng phải lập bảng kê nhập, xuất, tồn để gửi lên phòng kế toán; cùng
với bộ phận bảo vệ thực hiện tốt công tác bảo quản hàng hoá của công ty.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty bao gồm các phòng ban có cơ cấu
gọn nhẹ, phối hợp với nhau rất nhịp nhàng, ăn ý cùng với đội ngũ cán bộ, nhân
viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ giỏi. Đó chính là bí quyết đem lại
hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
II)Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Nam Hai
1)
Công tác kế toán bán hàng
1.1) Đặc điểm hoạt động bán hàng ở Công ty
Hàng hoá kinh doanh của Công ty TNHH Nam Hai là các sản phẩm đồ
dùng cho Mẹ & Bé nh :
Đồ dùng cho Em bé bao gồm : Bình sữa, ty ngậm, ty thay, ca tập uống nớc,
bình hâm sữa nóng, đồ chơi v.v
Đồ dùng cho Mẹ bao gồm : Khăn thấm sữa, bình hút sữa điện, binh hút sữa
bằng xi lanh, bộ báo động khi trẻ khóc v.v
Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lợng sử dụng cao, đạt tiêu
chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ vận chuyển vì gọn nhẹ nhng khó bảo quản vì dễ vỡ.
Đối tợng khách hàng của Công ty là ngời tiêu dùng trực tiếp ( các Bà mẹ
mới sinh con ), các đối tác phân phối sản phẩm cho Công ty nh hệ thống các siêu
thị , hệ thống các đại lý tại Hà nội, tại các Tỉnh và Thành phố trên cả nớc.
Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trờng Công
ty đã áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn, bán lẻ,
bán hàng trực tiếp đến tay ngời tiêu dùng.
Đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty thì cơ sở cho mỗi nghiệp vụ tiêu thụ
hàng hoá thờng dựa vào các hoá đơn bán hàng hoặc các đơn đặt hàng của khách
hàng. Trong hoá đơn bán hàng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính
sau: Tên khách hàng, số TK, chủng loại hàng, số lợng, đơn giá, quy cách, phẩm

chất của hàng hoá, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Căn cứ
vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay trong kinh doanh công ty
luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng vì theo hình
thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật do đó
công ty có thể chủ động lập kế hoạch bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác kinh doanh của công ty.
1.2) Các phơng thức thanh toán tiền hàng
Hiện nay Công ty áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu sau:
Hình thức bán hàng thu tiền ngay: Theo hình thức này thì cùng với việc giao
hàng cho khách hàng Công ty thu đợc tiền ngay, khách hàng có thể trả bằng
séc, chuyển khoản qua Ngân hàng hoặc bằng tiền mặt.
Hình thức bán hàng cha thu tiền: Theo hình thức này khách hàng mua hàng
nhng cha thanh toán tiền
Hình thức bán hàng theo hợp đồng đại lý : Theo hình thức này khách hàng sẽ
thanh toán theo hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho hệ thống
phân phối sản phẩm của Công ty nh hệ thống các siêu thị, hệ thống các đại lý
1.3)Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty:
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung và
kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên. Theo đó kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng của Công ty phải thực
hiện các công việc sau:
Hàng ngày khi nhận đợc các Hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành phản
ánh số lợng hàng hoá bán ra theo mặt hàng, doanh thu bán hàng theo khách hàng
trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo quy định. Đồng thời theo dõi bán
hàng theo các hình thức thanh toán khác nhau nh: thanh toán ngay hay trả chậm,
theo dõi thuế GTGT đầu ra, theo dõi dịch vụ bán hàng kèm theo( vận chuyển, bốc
xếp,. . . ). Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu để kiểm tra, đối chiếu số liệu
kế toán chi tiết và lập các sổ kế toán tổng hợp theo chế độ kế toán quy định và yêu
cầu quản lý của Công ty.
Mọi công việc trên của kế toán đều đợc thực hiện trên hệ thống phần mềm

kế toán Fast Accounting. Kế toán chỉ phải nhập các dữ liệu ban đầu sau đó chơng
trình sẽ tự xử lý, tổng hợp để cho ra các loại sổ, báo cáo và bảng biểu theo yêu cầu
đã đợc lập trình sẵn.
Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trên phần mềm kế toán Fast Accounting
nh sau:
+ Trờng hợp bán hàng thu tiền ngay: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng kế
toán doanh thu bán hàng chọn thực đơn Bán hàng , trong phân hệ kế toán
Bán hàng chọn Hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán tiến hành cập nhật các dữ
Ch-ơng trình kế toán sẽ tự động cập nhật sau khi kế toán GVHB tính đơn giá trung bình tháng
liệu cần thiết vào trong màn hình nhập dữ liệu, khi đó kế toán khai báo các thông
tin cần thiết và định khoản trên máy theo 3 cặp định khoản:
(1) Cặp định khoản giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 1561
(2) Cặp định khoản doanh thu:
Nợ TK 131( hoặc 111,112,. . .)
Có TK 5111
(3) Cặp định khoản thuế GTGT đầu ra:
Nợ TK 131( hoặc 111, 112,. . . )
Có TK 3331
Thuế GTGT hàng bán ra đợc chơng trình tự động tính trên cơ sở kế toán
thuế GTGT khai báo thuế suất của từng mặt hàng trong danh mục Hàng hoá
của thực đơn Hàng hoá. Chơng trình sẽ ngầm định sử dụng thuế suất này để
tính ra số tiền thuế GTGT đầu ra bằng cách nhân với doanh thu bán hàng mà kế
toán khai báo. Thông thờng khi Hoá đơn bán hàng đợc chuyển lên phòng kế toán,
kế toán doanh thu bán hàng sau khi vào sổ sẽ tập hợp các chứng từ chuyển cho kế
toán công nợ để kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
Tuy nhiên do Công ty áp dụng kế toán trên máy nên khi kế toán doanh thu bán
hàng nhập số liệu trên trang màn hình dữ liệu, các số liệu này sẽ đồng thời đợc đa
vào Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tợng thanh toán trên cơ sở các Mã đối t-

ợng do Công ty thiết lập. Cuối tháng máy sẽ cộng Sổ chi tiết công nợ và
chuyển tổng đó vào Bảng tổng hợp nợ phải thu . Sau khi đã có đầy đủ chứng
từ liên quan đến việc bán hàng kế toán tiến hành lập Bảng kê hoá đơn chứng từ
hàng hoá bán ra để kê khai số thuế GTGT đầu ra của số hàng hoá đã bán trong
kỳ.
Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng số 37601 kế toán nhập Mã chứng
từ: ĐD05/2005, ngày chứng từ:16/5/2005, Mã khách: Chị Hà- 351 Đội cấn,
sau đó kế toán phải chọn nhóm đối tợng và chọn đối tợng có mã: 0016ĐL-BĐ ;
Phần diễn giải: Xuất bán Đại lý. Tại phần Mã hàng hoá kế toán nhập trả
Giá bán cha có thuế GTGT
Thuế GTGT đầu ra