45_ Tìm hiều và đánh giá kế toán hàng tồn kho của phần mềm kế toán ACSOFT

TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ TÓAN
HÀNG TỒN KHO CỦA PHẦN MỀM KẾ
TÓAN ACSOFT
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT MÀ PHÒNG
THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHỤC VỤ CHO KHÁCH HÀNG
I.Giới Thiệu Chung
Phần mềm quản lý tài chính kế tóan ACSoft do Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển
Phần Mềm Doanh Nghiệp thuộc Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam(VCCI-
VSDC)xây dựng ngày 29/04/1999 theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT,hệ thống báo cáo theo QĐ
số 167/2000/QĐ-BTC và được viết theo ngôn ngữ quản trò cơ sở dữ liệu Microsoft Visual
Foxpro 6.0
Đặc biệt , ACSoft thường xuyên cập nhật và hòan chỉnh phù hợp với các quy đònh
mới nhất về Thuế và Kế Tóan của Bộ Tài Chính như Hệ Thống Tài Khỏan,Phương Pháp Hạch
Tóan,Chế Độ Báo Cáo Tài Chính và phần mềm đã được cập nhật theo 16 chuẩn mực kế tóan
mới theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC,TT89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của BTC,
QĐ165/2002/QĐ-BTC,TT105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003,các biểu mẫu kê khai thuế GTGT
bổ sung theo thông tư số 82/2000/TT-BTC ngày 18/9/2002,thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày
12/12/2003, thông tư số 84/2004/TT-BTC ngày 18/8/2004 của BTC, QĐ 206/2003/QĐ-BTC về
chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố đònh.
Với hai phiên bản theo hai hình thức kế tóan Nhật Kí chung và Nhật Kí chứng từ ,
phiên bản tiếng Việt và phiên bản tiếng Anh,phần mềm kế tóan ACSoft phù hợp và đáp ứng
nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Cho đến nay đã có trên 5000 doanh nghiệp Việt Nam trên
tòan quốc đánh giá cao và sử dụng ACSoft như một giải pháp hữu hiệu cho công tác kế tóan
của mình
II.Một Số Ưu Điểm Nổi Bật Của Acsoft
Hạch tóan doanh thu, chi phí, lãi lỗ
 Tính giá thành và theo dõi doanh thu chi tiết đến từng mặt hàng , loại dòch vụ, hợp
đồng…theo yêu cầu quản lý của đơn vò
 Theo dõi chi phí cho từng bộ phận sản xuất,từng dự án theo từng khoản mục riêng
biệt
 Hạch toán riêng tiền lương, tự động tính các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế.
 Tự động trích khấu hao tài sản cố đònh ,kết chuyển và phân bổ các chi phí theo yêu
cầu đơn vò.
Quản lý hàng hóa, vật tư
 Quản lý chi tiết số lượng, giá trò hàng hóa, thành phẩm, vật tư theo yêu
cầu đơn vò.
 Công cụ lao động, phân bổ nhiều lần có thể xem chi tiết số tháng phân
bổ, giá trò còn lại…
 Quản lý hàng xuất gởi bán cho từng đại lý và tình hình thanh tóan của
đại lý.
Quản lý tài sản, vốn , công nợ
 Theo dõi chi tiết từng lọai công nợ , khách hàng, hợp đồng mua bán…
hoặc theo các tiêu thức quản trò.
 Quản lý tài sản theo chủng lọai, bộ phận quản lý, nguồn hình thành tài
sản
 Hạch tóan chi tiết tiền mặt, tiền gởi theo từng ngân hàng,tình hình góp
vốn của doanh nghiệp
 Theo dõi công nợ,tiền…theo nhiều lọai ngọai tệ khác nhau và xử lý
chênh lệch tỷ giá linh họat.
Các báo cáo kế tóan
 Lập đầy đủ các báo cáo kế tóan,báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tóan,
Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo
cáo tài chính, Hệ thống báo cáo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC và TT số 84/2004/TT-BTC
ngày 18/08/2004 của Bộ Tài Chính.
 Cung cấp các báo cáo và sổ sách kế tóan quản trò chi tiết theo yêu cầu
quản lý.
 Báo cáo từ Acsoft có thể chuyển sang Excel để sửa đổi phù hợp với yêu
cầu từng d0ơn vò.
Tính Năng Khác
 Tự động chuyển số dư khi hết năm tài chính. Sau khi quyết tóan được

duyệt, có thể sữa lại số dư.
 Phân quyền sử dụng cho từng phần hành riêng biệt với tính năng bảo vệ
cao.
 Khóa sổ kế tóan theo từng thời điểm sau khi đã hòan tất sổ sách.
 Acsoft có thể tự điều chỉnh, mở rộng chương trình theo nhu cầu phát triển
kinh doanh.
III. Danh sách khách hàng của acsoft
BAO BÌ- GIẤY
 Cty TNHH SX TM Bao Bì Phương Nam
 Cty Cp Giấy Rạng Đông
 Cty Cp Mai Lan
 Xn Bao Bì Tây Ninh
GIAO NHẬN-VẬN TẢI
 Cty Giao Nhận Vận Tải Công Thành
 Cty TNHH TM DV Đại Dương
 Cty TNHH Giao Nhận QT APS
 Cty TNHH TM DV GN VTGT Trường
Giang
 Cty CP Đầu Tư PT Vận Tải Mê Công
 Cty CP Giao Nhận Và Thương Mại KL
CƠ KHÍ
 Cty Chế Tạo Động Cơ VINAPRO
 Cty Sản Xuất Cơ Khí An Bình Cơ
 Nhà Máy Cơ Khí Lâm Nghiệp Sài
Gòn
 Cty Máy Nông Nghiệp Miền
Nam(VIKYNO)
DỆT MAY
 Cty TNHH May Mặc Thăng Long
 DNTN May Mặc Cao Minh

 Cty tnhh XNK May Mặc Sai Gon
 Cty TNHH Hikoti Vina
DA GIẦY
 Cty Giày An Giang
 Cty Giày Sài Gòn
 Cty SX Giày Khải Hoàn
BÁNH KẸO, THỰC PHẨM , HẢI SẢN
 Cty Mía Đường Sóc Trăng
 Cty TNHH TM CB Thực Phẩm Vónh
Lộc
 Cty CP Chế Biến Thuỷ Sản Xk Minh
Hải
 Cty Bánh Kẹo Phạm Nguyên
 Thương mại, xuất nhập khẩu,sản xuất
 Cty TNHH Thương Mại Nguyên Hà
 Cty TNHH TM DV An Nhơn
 Cty TNHH SX Tcông MNghe Và Tm Tỉ
Cơ
 Cty TNHH SX TM Mỹ Phẩm Sam Sa Ra
 Cty TNHH DV TM Tiếp Thò Thể Thao
QVT
 Cty XNK Vónh Long
 Cty XNK Nông Lâm Sản Sai Gòn
 Cty SX XNK Diện Điện Máy Phú Yên
 Htx Thủ Công Mó Nghệ Xk Vónh Long
 Cty TV XD TM Đông Nam
 Cty Muối Miền Nam
 Cty CP Bê Tông Ly Tâm An Giang
 Cty TNHH Gốm Sứ Cường Phát
 Cty Thiết Bò Hàn Phong Dủ

DU LỊCH
 Cty Đầu Tư Du Lòch Vũng Tàu
 Cty SX XNK và DL Hacota
DƯC PHẨM
 Cty CP Dược Phẩm Nam Hà
 Cty CP SXHD Dược Và Trang TBYT
Việt Mỹ
 Cty TNHH TM Dựơc Phẩm Bình
Nguyên
LINH KIỆN –MÁY VI TÍNH
 Cty TNHH TM Khánh Bình
 Cty TNHH TM DV Era
 Cty Máy Tính Rôbô
 Cty TNHH TM DV VT và Tin Học Vt
 Cty TNHH TV XD và TH lónh phong
conic
DẦU KHÍ, GAS
 Cty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn
 Cty TNHH Khí Đốt Vònh Phát
 Cty Gas Thái Bình Dương
 Cty TNHH Gas Bình Dương
 Cn CTY CP ĐT và Vt Dầu Khí Vinashin
 Cty Universal Petrolfeum Việt Nam
THIẾT BỊ ĐIỆN
 HTX Điện Quang
 Cty SX XNK Điện Máy Phú Yên
 Cty TNHH Điện Mạnh Phương
 Cty TNHH Thiết Bò Điện Trường Phú
 Cty TNHH Cơ Điện Lạnh Đông Sapa
IN ẤN- BÁO CHÍ –QUẢNG CÁO

 Nhà In Thông Tấn Xã
 Xn In Hồ Văn Tẩu
 Nhà In Thanh Niên
 Cty Quảng Cáo Kì Sơn
 Cty Quảng Caó Sài Gòn
 Cty TNHH TMDV Quảng Cáo Chung Trí
Tuệ
 Cty Saachi And Saachivn
XÂY DỰNG – CẦU ĐƯỜNG
 Cty Vật Liệu Xây Dựng Và Khí Đốt
 Cty TNHH XD TM An Tâm
 Cty TNHH XD Cầu Đường Tây Ninh
 CTY TNHH XD An Cư
 Cty TNHH XD TM DV Ích Minh Phương
 Cty TNHH XD DV MINH KHÔI
 Cty TNHH Xây Dựng Bách Khoa
 Cty CP Vật Tư Và Xây Dựng Daklak
 Cty XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN
NHÀ VĨNH LONG
 Cty Cổ Phần Đầu Tư Việt Kiều
 Cty TNHH TM XD Điện Việt Nhật

IV.ĐẶC ĐIỂM ÁP DỤNG CỦA PHIÊN BẢN ĐANG NGHIÊN CỨU:
 Hình thức sổ kế tóan: Nhật ký chung
 Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
 Thuế VAT tính theo phương pháp khấu trừ
 Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: bình quân gia quyền

B. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT NHẬT
KÝ CHUNG:

I. Khởi Tạo Và Quản Lý Dữ Liệu:
1.1. Cài đặt phần mềm:
a) Yêu cầu về máy tính: phần mềm được chạy trong chương trình Window9x trở
lên: tốc độ máy tối thiểu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, đóa cứng trống tối thiểu 200MB.
b) Cài đặt chương trình kế tóan Acsoft: khởi động máy tính, vào Window: đưa đóa
CD có chương trình kế tóan ACsoft vào ổ đóa: chọn file Setup.exe , vì phần mềm dược thiết kế
cài đặt dưới dạng Wizard nên chỉ cần thực hiện theo yêu cầu, chỉ lưu số serial của phần mềm
thì doanh nghiệp sẽ gõ số thuế vào.
1.2. Màn hình khởi động ban đầu:
Sau khi cài đặt xong, ta double click vào Shortcut Acsoft trên màn hình để vào
chương trình, màn hình xuất hiện
Máy chủ, máy trạm là dùng cho chương trình Acsoft mạng, tức là có nhiều kế toán sử
dụng chung cơ sỡ dữ liệu Acsoft của máy chủ. Biệt lập là dùng cho chương trình Acsoft máy
đơn cho 1 kế tóan sử dụng phần mềm
Sau khi chọn máy chủ máy tram hay biệt lập xong màn hình xuất hiện:
Họ và tên: họ tên người sử dụng chương trình, được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối
với chương trình biệt lập và được khai báo phân quuyền làm việc với chương trình mạng.
Chức vụ: tương tự Họ và Tên.
Mật kẩu: đối với chương trình biệt lập thì do người sử dụng đặt khi sử dụng phần mềm, đối
với chương trình mạng thì được khai báo chung với phần Họ và Tên và chức vụ khi phân
quuyền làm việc cho mỗi nhân viên.
Niên độ: niên độ kế tóan khi sử dụng phần mềm.
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, click Xác Nhận để vào chương trình.
II. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ PHẦN MỀM:
Sau khi vào chương trình, ta thấy thanh thực đơn chính và phụ:
Thanh thực đơn chính bao gồm tất cả các chức năng quản trò phần mềm, còn thanh thực đơn
phụ là hệ thống các nút nhấn để thao tác nhanh 1 số các chức năng thường dùng trong thanh
thực đơn chính.
2.1. Sơ lược các chức năng trên thanh thực đơn chính
2.1.1. Kế tóan chi tiết:

Bao gồm:
 Kế tóan tiền vốn: gồm Tiền mặt đồng Việt Nam và Ngọai Tệ, Tiền gởi ngân hàng đồng
Việt Nam và Ngọai Tệ, Tiền vay đồng Việt Nam và ngọai tệ.
Trong phần này ta lập và in ấn các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, nhập các nghiệp vụ Báo
Nợ, Báo Có của ngân hàng. Phần này cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng 1 phiếu, mỗi
from nhập nếu có phát sinh thuế GTGT thì đều có from nhập thông tin của Hóa đơn để lên
Bảng kê VAT đầu ra.
Đối với phần tiền vay là để xử lý các nghiệp vụ vay tiền không nhập quỹ tiền mặt cũng
không nhập vào ngân hàng như vay trả tiền ngay cho người bán vay trả thẳng cho người lao
động…
Trong mỗi from nhập của phần này, trước khi lưu nghiệp vụ phần mềm hỏi tính chất thu
chi để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp.
 Kế tóan hàng hóa nguyên vật liệu: bao gồm Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên
vật liệu, Công cụ, theo đồng Việt Nam và Ngọai tệ.
Trong phần này người sử dụng sẽ lập và in các Phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT và Phiếu
xuất kho theo mẫu 02-VT và in Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tài Chính. Riêng đối với
Thành phẩm không có phần nhập khẩu và thành phẩm được nhập kho theo giá tạm tính, sau
khi tính giá thành đơn vò ở phần kế tóan tổng hợp thì sẽ bổ sung phần chênh lệch của giá thành
nhập kho.
Ngòai ra trong mỗi phần đều có Nhập khác, Xuất khác: đây chính là phần mở cho phép ta
nhập tất cả nghiệp vụ có liên quan đến số lượng.
 Kế tóan hàng đại lý:trong phần này ta sử dụng các bút tóan xuất kho hàng hóa, thành
phẩm gởi đại lý, đại lý xuất hàng bán và nhập hàng đại lý trả lại; in phiếu xuất kho hàng gởi đại lý theo
mẫu số 04/ XKĐL-3LL của bộ tài chính, in hóa đơn GTGT khi đại lý xuất bán hàng.
 Kế tóan tài sản cố đònh: ở phần này ta có thể xem và sửa các thông tin trên Thẻ tài sản
cố đònh. Tuy nhiên xem và sửa là 2 from khác nhau, thời gian xem phụ thuộc vào ngày tính khấu hao
trên thẻ, ta có thể xem theo Lọai tài sản và Bộ phận quản lý. Ta chỉ sửa được tài sản khi ta biết chính
xác tài sản đó được nhập vào ngày nào, điều này cũng là 1 thủ tục kiểm sóat ngăn ngừa những người
không có thẩm quyền sửa thông tin trên thẻ.
 Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhận doanh thu dòch

vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụ trừ các nghiệp vụ có chất
lượng.
 Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và các nghiệp vụ
có liên quan.
 Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bò trả lại, đồng
thời kết chuyển làm giảm doanh thu.
 Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL.
Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá và tự
động tính chênh lệch tỷ giá.
2.1.2. Kế tóan tổng hợp:
 Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụ dụng cụ
được treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vào các tài khỏan chi phí
liên quan.
 Trích khấu hao tài sản cố đònh: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tài sản cố
đònh vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợp hay theo loại tài sản,
bộ phận quản lý.
 Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo ở tài
khỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ.
 Xác đònh giá vốn: đây là phần xác đònh lại giá vốn các lần xuất hàng theo phương pháp
bình quân gia quyền một lần cuối kỳ.
 Kết chuyển khác: thực hiện các bút tóan kết chuyển làm giảm doanh thu như chiết khấu
thương mại, giảm giá hàng bán.
 Tính lương và bảo hiểm xã hội: thực hiện bút tóan kết chuyển lương và tính Bảo hiểm
xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đòan vào các lọai chi phi.
Chỉ thực hiện kết chuyển lương khi doanh nghiệp đã có bút tóan chi lương trước đó, và
phải theo đúng tài khỏan 3341: lương công nhân trực tiếp, 3342: lương quản lý phân xưởng,
3343: lương nhân viên bán hàng, 3344: lương nhân viên quản lý vì khi kết chuyển phần mềm
sẽ căn cứ vào đó kết chuyển vào chi phí tương ứng. Nếu doanh nghiệp không có bút tóan chi
lương trước thì sẽ vào phần Kế tóan khác thực hiện bút tóan kết chuyển lương, sau đó vào phần

này tính Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Kinh Phí Công Đòan. Đồng thời thực hiện bút
tóan kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí` sản xuất dở dang.
 Tổng hợp giá thành: phần này sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển các chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang, và phân bổ chi phí sản xuất chung vào chi phí sản xuất dở dang
theo tiêu thức do người dùng tùy chọn. Đồng thời tính giá thành đơn vò của sản phẩm theo các trường
hợp sản phẩm qua nhiều công đọan sản xuất, sản phẩm chỉ có 1 công đọan sản xuất, bổ sung giá thành
nhập kho, bổ sung giá thành vào giá vốn hàng bán ra.
 Xác đònh kết quả: đây là phần cuối của công việc tổng hợp dữ liệu, phần này sẽ kết
chuyển giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khỏan Xác
đònh kết quả, xác đònh kết quả họat động tài chính và họat động khác sau đó kết chuyển lãi, lỗ vào Lợi
nhuận chưa phân phối năm nay.
Tất cả các phần này trong kế tóan tổng hợp đều thực hiện tự động.
2.1.3. Sổ chi tiết
 Các báo cáo chi tiết:
 Sổ quỹ tiền mặt .
 Sổ tiền gởi ngân hàng.
 Sổ chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
 Sổ chi tiết các tài khỏan: in tất các sổ chi tiết tài khỏan theo đúng mẫu của Bộ Tài
Chính.
 Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần Hệ
Thống.
 Nhật ký hàng hóa:
Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng.
Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt hàng 1
khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách hàng.
Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ thanh tóan
của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng
Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ, các chứng
từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán
Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn giá các

khoảng chiết khấu, thuế GTGT.
Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trò hàng xuất không theo chứng từ mà
theo từng mặt hàng.
Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ.
Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng, từng nhóm
hàng.
Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần mềm đề
xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác.
Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung cấp
nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số chứng từ hoặc
theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng, ngọai tệ, tiêu thức quản lý,
và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng.
Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát sinh của họ
theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của từng khách hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách
hàng,nhà cung cấp
 Sổ tổng hợp chi tiết:
Sổ tổng hợp chi tiết công nợ:liệt kê công nợ theo từng mã cấp, từng đối tượng chi tiết
Sổ tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa:liệt kê hàng tồn kho theo từng mã cấp,từng đối
tượng chi tiết,theo tiêu thức quản lý nhưng không có số lượng
Sổ tổng hợp chi tiết khác: xem sổ tổng hợp chi tiết các tất cả các tài khỏan , mỗi tài
khỏan liệt kê theo đối tượng chi tiết,có thể xem theo số lượng ,tiêu thức quản lý,ngọai tệ, theo
tài khỏan đối ứng và có thể sửa tiêu đề báo cáo. Tại đây ta có thể in Bảng kê nhập xuất tồn
hàng , vật tư
Bảng kiểm kê cuối kỳ: in tồn kho theo sổ sách của từng đối tượng phục vụ cho việc kiểm
kê cuối kỳ
 Báo cáo thuế giá trò gia tăng:
Tờ khai thuế GTGT:xem và in tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ Tài Chính
Thuế giá trò gia tăng đầu vào: chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa, dòch vụ mua vào,bảng
này có thể in theo mẫu hóa đơn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT

Thuế giá trò gia tăng đầu ra:chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa,dòch vụ bán ra
 Tài khỏan ngòai bảng:xem và in Báo cáo các tài khoản ngoài bảng
 Báo cáo tình hình tài sản: xem và in bảng khấu hao tài sản tổng hợp hay có thể in theo
loại tài sản của bộ phận quản lý
 Sổ chi tiết hàng phải trả, gửi đại lý: in bảng kê hàng trả lại, hàng gửi đại lý theo từng
chứng từ phát sinh
2.1.4. Sổ tổng hợp
 Báo cáo chi tiết doanh thu:liệt kê chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ,thuế GTGT
theo từng chứng từ
 Báo cáo tổng hợp doanh thu:liệt kê doanh thu, các khoản giảm trừ và doanh thu thuần
hoặt động sản xuất kinh doanh và chi tiết từng mặt hàng
 Báo cáo tiêu thụ hàng hoá:lợi nhuận gộp của từng mặt hàng và nhóm mặt hàng kinh
doanh
 Báo cáo chi phí theo khoản mục: bao gồm Báo cáo chi tiết chi phí theo khoản mục và
báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mục phí theo từng chứng từ,còn
báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộ phận
 Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thành từng sản
phẩm
 Báo cáo giá thành đơn vò:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cả các mặt
hàng, dòch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dòch vụ
 Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ
 Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản
 Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát
sinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn
 Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phát sinh theo tài
khoản cấp 1 hoặc cấp 2
 Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ- BTC ngày
25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tư số 105/2003/TT-BTC
ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
 Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báo cáo này có

thể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp.
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vào tính chất
thu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền.
 Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thông tin về số
liệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra.
 Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng
phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng, bảng tính khấu hao
 Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được
2.1.5 Tìm kiếm dữ liệu
 Tra cứu nhanh số liệu: giúp tra cứu nhanh số phát sinh tổng hợp, số dư của các tài
khoản
 Tìm kiếm và sửa số liệu: phần này cho chúng ta tìm kiếm lại các nghiệp vụ phát sinh
theo ngày, tài khoản nợ, có theo số chứng từ, số tiền hoặc tìm tổng quát và sửa trực tiếp các thông tin
nghiệp vụ đó. Tại phần này cũng có thể xoá nghiệp vụ.
 Tìm kiếm và xoá số liệu: tìm kiếm dữ liệu phát sinh và có thể xoá nghiệp vụ đó
 Sửa VAT đầu vào: phần này giúp sửa, xóa hóa đơn VAT đầu vào để lên bảng kê VAT
đầu vào và lên tờ khai thuế GTGT
 Sửa tính chất thu chi: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai tính chất thu chi thì ta
sửa trong phần này, do đó phần này phục vụ cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ được chính xác
 Sửa khoản mục phí: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai khoản mục phí thì phần
này sẽ cho phép ta chọn lại mục phí. Phần này chỉ thực hiện được khi Khai báo khoản mục phí trong
phần Hệ thống .
 Sửa giá kế hoạch: đối với những doanh nghiệp có sử dụng giá kế hoạch để hạch toán
thì phần này cho phép ta sửa lại giá đó
2.1.6. Hệ thống
Đây là phần thiết kế ban đầu cho từng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do ACSoft là phần
mềm đóng gói nên phần này sẽ giúp các doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác nhau có thể sử
dụng phần mềm. Do đó đây là phần quan trọng nhất của chương trình nên em tách ra mô tả chi tiết ở
phần sau
2.1.7. Trợ giúp

Đây chính là phần hướng dẫn ngắn gọn cách sử dụng từng phần hành
2.2. Mô tả chi tiết phần hệ thống
Hệ thống gồm hai phần chính là quản lý hệ thống và khai báo hệ thống
2.2.1. Khai báo hệ thống:
Đây là phần quan trọng trong hệ thống, phần này được xây dựng theo đặc điểm kinh
doanh của từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của họ. Sau đây là chi tiết các bộ phận:
 Khai báo chi tiết các tài khoản: đây chính là phần mở sổ kế toán trên phần mềm, số
lượng sổ được mở và mở chi tiết đến đâu là tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp và sự thoả mãn của
chứng từ đầu vào
Form nhập như sau:
Loại tài khoản: dùng để quy đònh tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong bảng
hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau
Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài khoản đã
được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài khoản này và sắp
xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay
xoá sửa sổ chi tiết
Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi kèm theo
cũng khác nhau.
Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như đòa chỉ , mã số thuế.
Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp
Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo:
Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp 5 là con
cấp 4, cấp 4 là con cấp 3… mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với 9999 sổ chi
tiết có thể được mở ở mỗi cấp
Còn phần đơn vò tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai báo tài
khoản có đơn vò tính và có khai báo tiêu thứcquản lý
 Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phát sinh liên
quan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tài khoản Giá vốn hàng bán).
Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tài khoản nhưng số cấp chỉ tối đa là 3 cấp
 Khai báo loại ngoại tệ: phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn vò sử

dụng.
Lưu ý tỷ giá trong trường hợp này chính là tỷ giá hạch toán, tỷ giá này sẽ được phần mềm đề
xuất mỗi khi nhập nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng khi nhập nghiệp vụ người sử dụng có thể
thay đổi tỷ giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng tại thời điểm ghi nhận ngoại tệ
 Khai báo vụ việc: phần này cho người sử dụng thiết lập danh mục vụ việc thông thường
dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước, vụ việc có nhiều phát sinh, phát sinh trong khoản thời gian dài,
khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ.
Ví dụ: một khế ước vay ngân hàng 1 tỷ đồng, ngân hàng giải ngân nhiều lần vào nhiều thời
điểm khác nhau. Vào một thời điểm bất kỳ, nhà quản trò muốn xem xét rằng phát sinh của khế ước đã
thực hiện được bao nhiêu thì phần vụ việc này sẽ giải quyết vấn đề đó
Form nhập của phần này như sau :
 Phương pháp tính thuế VAT: phần này cho ngừơi sử dụng chọn giá bán đã có thuế giá
trò gia tăng(GTGT) hay chưa
 Khai báo tài sản cố đònh:
Nguyên tắc theo dõi tài sản cố đònh là theo dõi đơn chiếc và theo dõi theo nguyên giá, việc theo
dõi này đã được khai báo trong phần khai báo chi tiết tài khoản. Phần khai báo tài sản cố đònh này là để
khai báo loại tài sản và bộ phận quản lý và theo dõi việc tách nguồn tài sản (nếu tài sản được hình
thành từ nhiều nguồn như nguồn tự có, nguồn vay, nguồn ngân sách cấp…nhằm cung cấp thông tin tổng
hợp cho nhà quản trò và phục vụ việc lên thẻ tài sản.
Form nhập liệu như sau (trong quá trình nhập thì có hệ thống các phím tắt để hướng dẫn phía
dưới để hỗ trợ người dùng nhập):
 Các vận hành đặc thù khác: trong phần này có 3 thẻ là thẻ Tài khoản đồng cấp, chế độ
hiển thò và sử dụng vận hành nhập
Tài khoản đồng cấp:
Tài khoản đồng cấp là những tài khoản có theo dõi chi tiết các đối tượng, hay có phần mở sổ
chi tiết giống nhau
Tác dụng của việc chọn nhóm đồng cấp: có 2 tác dụng chính
 Làm cho phần khai báo sổ chi tiết tài khoản được nhanh hơn. Ví dụ: nếu đặt các tài khoản 155,1561,157
vào nhóm đồng cấp, khi khai báo chi tiết cho tài khoản 155 thì tài khoản 1561,157 sẽ được tự động khai
báo chi tiết hệt như tài khoản 155 cả mã số chi tiết lẫn tên sổ chi tiết. Bên cạnh đó, khi sửa , xoá một sổ

chi tiết trong 1 tài khoản thuộc nhóm đồng cấp thì tất cả các tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ được
sửa, xoá theo tài khoản bò sửa, xoá.
 Tác dụng của nhóm tài khoản đồng cấp trong việc phục vụ tốt công tác tổng hợp: quá trình tổng hợp
bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm tài khoản đồng cấp phục vụ đắc lực.
Ví dụ: nếu tài khoản 154 và tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợp chi phí từ tài
khoản 622 sang tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn kết chuyển, mọi chi phí đã được tập hợp
trong kỳ của tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang tài khoản 154 theo từng đối tượng đã được khai
báo trong sổ chi tiết. Quá trình kết chuyển giá vốn,doanh thu để xác đònh kết quả cũng được chương
trình thực hiện tự động để xác đònh kết quả của từng hoặt động , từng mặt hàng chi tiết
Tài khoản nguồn: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc danh mục tài khoản của nhà nước quy
đònh và không bao gồm các tài khoản nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo. Danh mục tài
khoản nguồn giúp chúng ta lựa chọn các tài khoản có thể đưa vào nhóm tài khoản đồng cấp mà chúng
ta cần khai báo
Tài khoản đích: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc. Nếu
chúng ta không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn “thêm” và
“bớt” sẽ bò mờ đi. Danh mục tài khoản đích giúp chúng ta có thể thấy được các tài khoản đã được đưa
vào nhóm tài khoản đồng cấp mà chúng ta đã được khai báo
Tất cả các tài khoản nguồn và các tài khoản trong nhóm đồng cấp hợp lại thành bảng hệ thống tài
khoản, bảng này đã được cập nhật theo quyết đònh 1141 và 10
Chuẩn mực kế toán
Nút thêm/bớt: ta có thể thêm bớt một số tài khoản từ tài khoản nguồn sang tài khoản đích (nhóm
tài khoản đồng cấp) và ngược lại.
Chương trình đã có sẵn một nhóm tài khoản đồng cấp chúng ta có thể thêm bớt cho phù hợp. Ta có
thể tạo nhiều nhóm tài khoản đồng cấp
Chế độ hiển thò:
Trong phần này chúng ta có thể tuỳ khai báo chế độ hiển thò trên màn hình bao gồm:
Số chữ thập phân: đònh dạng chữ số thập phân cho các tiêu thức đồng Việt Nam. Tỷ lệ chiết khấu,
tỷ lệ thuế, ngoại tệ, tỷ giá, số lượng, đơn giá… nhằm giúp chúng ta quản lý chính xác số tiền của mình
từ 1 đến 4 số sau dấu phẩy.
Gía vốn dự kiến, giá bán kế hoạch: chúng ta muốn sử dụng giá vốn dự kiến hoặc giá bán kế

hoạch của bất kỳ hàng hóa nào mà nếu đặc thù doanh nghiệp có nhu cầu thì ta sẽ tích chọn. Sau khi
chọn xong, khi khai báo chi tiết các mặt hàng ACSoft sẽ hỏi giá vốn dự kiến và giá vốn kế hoạch của
hàng hoá đó. Và khi xuất kho bán hàng thì phần mềm sẽ sử dụng Giá vốn dự kiến đề xuất ghi Nợ tài
khoản Giá vốn hàng bán và sử dụng Giá bán kế hoạch ghi có tài khoản Doanh thu
Chế độ sử dụng: hiển thò năm 2000 khi chúng ta tích chọn thì năm trong tất cả các ngày tháng của
phần mềm sẽ hiển thò 4 chữ số. Cộng nội dung: hỗ trợ thao tác nhanh xuất kho bán hàng, nếu chọn thì
khi xuất kho phần mềm sẽ cập nhật nội dung
Phiếu thu chi: cho phép ngừơi dùng tuỳ chọn đònh khoản trên phiếu và kèm theo chứng từ gốc khi
in phiếu
 Khai báo tiêu thức quản lý:
Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi chi tiết tài khoản theo các yêu cầu quản trò
như khai báo kho, theo dõi doanh thu nội đòa, doanh thu xuất khẩu..

form nhập này, người sử dụng sẽ nhập tài khoản cần sử dụng tiêu thức quản lý, sau đó chọn
kiểu của tiêu thức là số, ngày, ký tự… và nhập mã và tiêu thức
 Trình tự khai báo hệ thống: các vận hành đặc thù khác, tạo nhóm đồng cấp trướckhai
báo tiêu thức quản lýkhai báo chi tiết tài khoản, các phần còn lại thứ tự trước sau tuỳ ý
Ta tạo nhóm đồng cấp trước vì nếu tạo sau khi khai báo chi tiết tài khoản thì những phần khai
báo chi tiết đó sẽ không được copy cho các tài khoản trong nhóm đồng cấp
Khai báo tiêu thức quản lý trước khi khai báo chi tiết tài khoản vì trong form khai báo chi tiết
tài khoản có 1 checkbox là sử dụng tiêu thức quản lý, ô này chỉ xuất hiện sau khi khai báo tiêu thức
quản lý, do đó nếu khai báo tiêu thức quản lý sau thì lúc đầu khi khai báo chi tiết tài khoản ô này sẽ
không xuất hiện và ta không sử dụng được tiêu thức quản lý
2.2.2. Quản lý hệ thống
Màn hình chính bên ngoài như sau:
 Dọn dẹp dữ liệu: mỗi khi ta xóa một bút toán, thì nó chưa được xoá hẳn khỏi phần
mềm, lâu ngày phần mềm sẽ bò chạy chậm lại, thì phần dọn dẹp dữ liệu này sẽ giúp làm dữ liệu gọn
nhẹ lại và phần mềm chạy nhanh hơn
 Sao lưu dữ liệu:phần này có tác dụng sao lưu những dữ liệu mà người sử dụng nhập vào
chương trình.

 Phục hồi dữ liệu: hồi phục dữ liệu đã bò mất
 Khoá sổ kế toán: kiểm tra tổng kết lại những nghiệp vụ đã làm để lập báo cáo.
 Kết chuyển số dư: phần mềm kế toán ACSoft này sử dụng phương pháp bình quân gia
quyền để tính giá xuất kho, vì thế khi sử dụng phần mềm thì ACSoft tính trước giá xuất kho, nên số
lượng trong kho khi xuất sẽ khác với số lượng tồn thực tế trên bảng kê nhập xuất tồn , tác dụng của
phần này là xác đònh chính xác lại số lượng hàng tồn thực tế trong kho
 Quản lý người sử dụng: đây chính là phần máy chủ sẽ phân quyền sử dụng cho các máy
trạm. Người quản lý máy chủ sẽ cấp quyền sử dụng cho các nhân viên thông qua Họ tên, chức vụ, mật
khẩu riêng cho từng người. Khi chọn phần này, màn hình sau xuất hiện:
Toàn quyền truy cập: khi tích vào thì người được phân quyền sẽ có thể truy nhập được tất cả
các phần hành, quyền này tương tự như quyền của ngưởi quản trò mạng