Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng qua thực tiễn tại quận gò vấp

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1
1.

Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1

2.

Tình hình nghiên cứu ............................................................................................. 2

3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................................... 3

4.

Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 3

5.

Kết cấu khóa luận .................................................................................................. 4

CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CƠNG CHỨNG, CHỨNG THỰC .................... 5
1.1.
Khái qt lịch sử hình thành và phát triển của pháp luật về công chứng,
chứng thực ở nƣớc ta .................................................................................................... 5
1.1.1.

Thời kì Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 ................... 5

1.1.2.

Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1991 ......................... 5

1.1.3.

Thời kì từ năm 1991 đến nay .......................................................................... 6

1.2.

Khái niệm về công chứng, chứng thực ........................................................... 8

1.2.1.

Khái niệm về công chứng ............................................................................... 8

1.2.2.

Khái niệm về chứng thực ................................................................................ 8

1.3.

Đặc điểm và vai trị cơng chứng, chứng thực ................................................ 9

1.3.1.

Đặc điểm cơng chứng, chứng thực ................................................................. 9

1.3.2.

Vai trị cơng chứng, chứng thực ................................................................... 11

1.4.

Phân biệt hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực ....................... 11

1.5.

Một số quy định pháp luật về công chứng ................................................... 15

1.5.1.

Phạm vi công chứng ..................................................................................... 15

1.5.2.

Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng .................................... 16

1.5.3.

Thủ tục công chứng ...................................................................................... 21

1.6.

Một số quy định pháp luật về chứng thực ................................................... 27

1.6.1.

Thẩm quyền chứng thực ............................................................................... 27

1.6.2.

Thủ tục các loại việc chứng thực .................................................................. 28


TIỂU KẾT CHƢƠNG I ............................................................................................. 36
CHƢƠNG 2: BẤT CẬP VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC QUA THỰC TIỄN TẠI QUẬN GÒ
VẤP ................................................................................................................................... 38
2.1.
Thực trạng về hoạt động công chứng, chứng thực tại quận Gị Vấp
Thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................................ 38
2.1.1.

Những bất cập trong quy định pháp luật về công chứng, chứng thực…… . 38

2.1.2. Kết quả về hoạt động công chứng, chứng thực tại quận Gị Vấp, thành phố
Hồ Chí Minh ............................................................................................................... 41
2.1.3. Những bất cập trong hoạt động công chứng, chứng thực quận Gò
Vấp.......... ................................................................................................................... 56
2.1.4. Nguyên nhân những xảy ra những bất cập trong hoạt động công chứng,
chứng thực .................................................................................................................. 59
2.2.
Định hƣớng để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hoạt động
công chứng, chứng thực ............................................................................................. 60
2.2.
Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực trên
địa bàn quận Gò Vấp .................................................................................................. 61
TIỂU KẾT CHƢƠNG II ................................................................................................ 65
PHẦN KẾT LUẬN .......................................................................................................... 67
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 69

PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 71


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay,
tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của q Thầy, Cơ, gia đình và bạn
bè.
Trước hết, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Vũ Anh Sao, người
đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi trong suốt q trình làm khố luận.
Tơi cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trường Đại học Công nghệ
Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và q Thầy, Cơ của Khoa Luật nói riêng, đã
truyền đạt cho tơi những kiến thức q báu. Từ đó, giúp tơi có được nền tảng kiến
thức vững vàng, để phục vụ cho q trình nghiên cứu khóa luận và cũng là hành
trang quý báu, để tôi bước vào đời vững chắc và tự tin.
Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Hội đồng chấm khóa
luận. Với kinh nghiệm cịn nhiều hạn chế, khóa luận này khơng thể tránh được
những thiếu sót, tơi rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến đóng góp của Hội đồng
để tơi có điều kiện bổ sung, giúp khóa luận hồn thành tốt hơn.
Sau cùng, tơi xin kính chúc q Thầy, Cơ thật dồi dào sức khỏe và giữ vững
niềm tin, để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức
cho thế hệ mai sau.


LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên: Nguyễn Kim Phụng, MSSV: 1411270323
Tôi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi
dưới sự hướng dẫn của Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Vũ Anh Sao. Những vấn đề
được trình bày trong khóa luận dựa trên kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của tơi từ
nhiều nguồn khác nhau: văn bản pháp luật, sách, báo, internet,…và từ thực tế tìm

hiểu của bản thân tơi. Những phần tham khảo được trích dẫn và có ghi rõ nguồn đầy
đủ.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 08 năm 2018
Sinh viên

Nguyễn Kim Phụng


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nhận thức được tầm quan trọng cũng như vai trò của hoạt động công chứng,
chứng thực đối với nền kinh tế - xã hội trong thời kỳ hội nhập phát triển kinh tế của
nước ta hiện nay. Cùng với mục tiêu, đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước
công nghiệp theo hướng hiện đại, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục
hành chính, cải cách tư pháp và thực hiện xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà
nước; trong những năm qua, công tác công chứng, chứng thực luôn được các cấp,
các ngành quan tâm, chỉ đạo. Song hành với sự phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu
giao dịch ngày càng tăng; hoạt động công chứng, chứng thực đã dần đi vào nề nếp
và có nhiều chuyển biến tích cực: trình tự, thủ tục chứng thực được niêm yết công
khai, việc triển khai thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định pháp luật; tạo
điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu cơng chứng, chứng
thực.
Ngày 20 tháng 6 năm 2014, tại Kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XIII đã thơng
qua Luật Cơng chứng số 53/2014/QH13, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 1
năm 2015. Đồng thời, ngày 16 tháng 2 năm 2015 Chính Phủ đã ban hành Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc ban hành Luật Công
chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đã tạo ra những điểm mới trong

hoạt động cơng chứng, chứng thực. Từ đó, cơng tác cơng chứng, chứng thực được
các cấp, các ngành quan tâm chỉ đạo, thực hiện nghiêm túc.
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của hoạt động cơng chứng, chứng thực thì
trong những năm qua, tình trạng giả mạo cùng nhiều bất cập khác trong hoạt động
này cũng ngày một tăng cao, rất nhiều vụ việc đã để lại những hậu quả nặng nề. Thế
nhưng, vẫn cịn khá nhiều khó khăn trong việc phịng chống giả mạo cơng chứng,
chứng thực.
Về ngun nhân tồn tại những hạn chế, bất cập trong hoạt động công chứng,
chứng thực chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định công chứng, chứng thực các
hợp đồng, giao dịch do cán bộ, cơng chứng viên khơng đủ trình độ chuyên môn
thực hiện, dẫn đến nhiều hợp đồng công chứng, chứng thực không được lưu trữ hồ
sơ theo đúng quy định; năng lực, trình độ của một bộ phận cán bộ, công chứng viên
làm công tác công chứng, chứng thực còn hạn chế. Những hạn chế trên đã gây ra
một số hậu quả đáng tiếc, một số trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp khiếu
kiện gây mâu thuẫn, mất ổn định.


2

Trong bối cảnh, hoạt động cơng chứng, chứng thực có nhiều cơ hội nhưng
cũng tồn tại khơng ít khó khăn, thì hoạt động cơng chứng, chứng thực cần nắm bắt
cơ hội và vượt qua những thách thức để phát triển và hoàn thiện. Hơn lúc nào hết,
đội ngũ cán bộ, công chứng viên cần tiếp tục phát huy truyền thống, thế mạnh để
lan tỏa kinh nghiệm cho nhau, phát huy vai trò của tổ chức xã hội - nghề nghiệp,
tăng cường đoàn kết sức mạnh để cùng nhau phát triển, cùng nhau thực hiện chức
năng xã hội mà Nhà nước ủy nhiệm; bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp. Góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp
pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội.
Quận Gò Vấp là một quận nội thành thuộc thành phố Hồ Chí Minh, là một
trong ba quận có tốc độ tăng dân số cơ học cao nhất thành phố. Theo thống kê vào

năm 2011 của Cục Thống kê Thành phố Hồ Chí Minh, dân số quận Gị Vấp là
561.068 người, vì vậy nhu cầu giao dịch là rất lớn. Tuy nhiên, hoạt động công
chứng, chứng thực trên địa bàn quận cịn nhiều hạn chế, bất cập. Vì vậy, tơi chọn đề
tài khóa luận "Thực trạng và giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công
chứng, chứng thực qua thực tiễn tại quận Gò Vấp" nhằm nêu lên thực trạng và
kiến nghị những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng
thực qua thực tiễn tại quận Gị Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Tình hình nghiên cứu
Từ trước tới nay, trong lĩnh vực công chứng, chứng thực tuy là một trong
những chế định pháp luật mới xuất hiện, so với các hệ thống pháp luật khác trong
hệ thống pháp luật nước ta, nhưng đã có khá nhiều cơng trình và đề tài nghiên cứu
về lĩnh vực này.
Liên quan đến quá trình nghiên cứu, có thể kể đến một số cơng trình, đề tài
sau:
- Cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng và hồn thiện tổ chức và hoạt động cơng
chứng ở Việt Nam, Đề tài cấp Bộ mã số 92-98-224 năm 1993 của Viện Nghiên cứu
khoa học pháp lý Bộ Tư pháp.
- Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay, Luận án tiến
sĩ của tác giả Dương Khánh.
- Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực thực hiện các việc công
chứng, luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Thị Thúy.
- Hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng thực ở Việt Nam hiện nay - lý
luận và thực tiễn, Luận văn thạc sĩ của tác giả Tuấn Đạo Thanh.
- Xã hội hóa cơng chứng ở Việt Nam hiện nay - một số vấn đề lý luận và thực
tiễn, Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Quang Minh năm 2009.


3

- Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay và những

vấn đề đặt ra, Đặng Văn Trường - Quản lý nhà nước - Học viện Hành chính Quốc
gia số 1/2010.
Các đề tài, cơng trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu những vấn đề mang tính
tổng thể hoặc những khía cạnh, phạm vi cụ thể khác nhau của hoạt động công
chứng, chứng thực. Nhưng đến nay, đa số chưa có nhiều cơng trình nghiên cứu nào
đi sâu vào thực trạng của cả về hoạt động công chứng lẫn chứng thực, đặc biệt trong
phạm vi một địa phương cụ thể: quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng:
Trong các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực tại Việt Nam
và thực trạng áp dụng những quy định pháp luật trên địa bàn quận Gò Vấp.
- Phạm vi nghiên cứu:
 Về nội dung: Luật Công chứng số 53/2014/QH13 đã được Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thơng qua ngày 20
tháng 6 năm 2014 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2015; Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch và một số văn bản pháp luật có liên quan.
 Về khơng gian: Quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh.
-

4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp liệt kê: Liệt kê các số liệu nhằm phản ánh chi tiết về thực
trạng hoạt động công chứng, chứng thực.
- Phương pháp so sánh: So sánh các số liệu qua từng thời kỳ, từ đó sẽ thấy
được nhu cầu thực tế và sự gia tăng của nhu cầu công chứng, chứng thực. Đồng
thời, so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm tiến bộ
và những bất cập của pháp luật về công chứng, chứng thực. Từ đó, đưa ra đánh giá
khách quan, những đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng đến người
dân. So sánh sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực nhằm có cái nhìn tổng

quan hơn về sự khác biệt của hai hoạt động này.
- Phương pháp phân tích: Phân tích cụ thể vào hoạt động cơng chứng, chứng
thực để thấy những mặt tích cực và tiêu cực tác động đến đời sống người dân. Từ
đó, đưa ra nguyên nhân chủ quan và khách quan về những tác động trên.
- Phương pháp điều tra khảo sát: Đi sâu vào tìm hiểu, cọ xác thực tế để nắm
được những tâm tư, nguyện vọng của người dân.


4

5. Kết cấu khóa luận
Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của
khóa luận gồm 2 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề về công chứng, chứng thực.
Chương 2: Bất cập và giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng
thực qua thực tiễn tại quận Gò Vấp.


5

CHƢƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của pháp luật về công chứng,
chứng thực ở nƣớc ta
1.1.1. Thời kì Pháp thuộc đến trƣớc Cách mạng tháng Tám năm 1945
Thời kì này, hoạt động chứng thực chưa xuất hiện ở nước ta, trong khi đó
hoạt động cơng chứng đang dần hình thành, việc hình thành này phần lớn để thực
hiện chính sách cai trị của Pháp tại Đơng Dương và trên phạm vi cả nước. Theo đó,
nước ta thực hiện hoạt động công chứng thông qua việc sử dụng mơ hình cơng
chứng của Pháp, trong đó có các quy định như: công chứng viên (CCV) bắt buộc
phải do Tổng thống Pháp bổ nhiểm và giữ chức vụ công chứng viên suốt đời, đồng

thời CCV phải mang quốc tịch Pháp, hoạt động với tư cách là người thi hành công
vụ. Nhìn chung, trong thời kì này hoạt động cơng chứng tuy đã xuất hiện ở nước ta
nhưng chưa thật sự rõ nét và cũng chưa thật sự mang lại nhiều lợi ích cho người
dân.
1.1.2. Tiếp theo là thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm
1991
Cùng với hoạt động công chứng, hoạt động chứng thực của nước Việt Nam
dân chủ cộng hịa chỉ được chính thức đặt nền móng từ sau Cách mạng tháng Tám
thành cơng năm 1945, thời kì này trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam
dân chủ cộng hịa thì những quy định cũ về công chứng vẫn được áp dụng.
Cùng với việc tập trung xây dựng Nhà nước kiểu mới, để phục vục cho nhu
cầu về giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945 Hồ Chủ tịch đã
thay mặt Chính phủ lâm thời của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ký Sắc lệnh
59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy tờ. Hoạt động công chứng trong giai đoạn
này nhìn chung khơng được phát triển vì sau khi Sắc lệnh 59/SL được ban hành thì
việc triển khai thực hiện Sắc lệnh này còn mang nặng tính hình thức. Mặt khác, do
hồn cảnh nước ta lúc bấy giờ đang trong giai đoạn chiến tranh, kinh tế chưa phát
triển, nhà nước ta ngoài quốc doanh và tập thể thì khơng thực hiện chế độ các thành
phần kinh tế khác, trong khi hoạt động công chứng lại rất cần các quan hệ sở hữu tư
nhân. Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn
này. Sau đó, để tạo điều kiện cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công
chứng, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK ngày 15 tháng 10 năm
1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy
nhất thực hiện cơng chứng là phịng cơng chứng.
Từ đó, các tỉnh thành trên cả
nước đã lập ra các phịng cơng chứng và dần dần hình thành mạng lưới các phịng
cơng chứng trên phạm vi cả nước.


6

1.1.3. Sau cùng là thời kì từ năm 1991 đến nay
1.1.3.1. Thời kì từ năm 1991 đến trước khi Luật Cơng chứng năm
2006 được ban hành.
Thời kì này, tình hình nước ta đã có nhiều thay đổi to lớn theo chiều hướng
tích cực. Theo đó, ngày 18 tháng 5 năm 1996 Chính phủ ban hành Nghị định số
31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước, theo đó phịng cơng
chứng là thuộc Sở tư pháp với mục đích tạo nền tảng cho việc chun mơn hóa hoạt
động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân (UBND).
Cùng với sự phát triển về kinh tế - xã hội, nhu cầu về các giao dịch dân sự,
kinh tế, thương mại ngày càng tăng ngày 08 tháng 2 năm 2000 Chính phủ ban hành
Nghị định 75/2000/NĐ-CP về cơng chứng, chứng thực; quy định về phạm vi của
công chứng, chứng thực; tổ chức phịng cơng chứng, chứng thực; ngun tắc hoạt
động, trình tự thủ tục của việc cơng chứng, chứng thực; công tác chứng thực của
UBND cấp huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn1.
Đây được xem là Nghị định có nhiều điểm nhất mới so với các văn bản trước đây
như: phân biệt rạch rịi giữa khái niệm cơng chứng và chứng, phạm vi cơng chứng,
chứng thực rộng hơn, trình tự thủ tục cụ thể,…
Mặt khác, giai đoạn này những hạn chế, tiêu cực của hoạt động công chứng,
chứng thực không những vẫn tồn tại như giai đoạn trước đây mà cịn có xu hướng
gia tăng. Đồng thời, hoạt động chứng thực chưa khẳng định được vị trí độc lập của
mình bên cạnh hoạt động công chứng. Hoạt động chứng thực chữ ký người dịch vẫn
được giao cho các Phịng Cơng chứng, các Phịng Tư pháp khơng có thẩm quyền
này. Hoạt dộng cơng chứng bản sao vẫn đổ dồn vào các Phịng Cơng chứng, trong
khi đó số lượng các Phịng Cơng chứng lại rất hạn chế. Trong khi đó, tình hình kinh
tế - xã hội của nước ta đã có chuyển biến mạnh mẽ, vượt bậc so với giai đoạn trước,
nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày càng tăng. Tuy
nhiên, UBND cấp xã vẫn chưa được giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản
chính làm cho tình trạng q tải tại các Phịng cơng chứng ngày càng trầm trọng
hơn.

Như vậy, giai đoạn này hoạt động cơng chứng, chứng thực chưa thực hiện tốt
vai trị của mình với tư cách là cơng cụ pháp lý hỗ trợ sự phát triển triển kinh tế - xã
hội của đất nước. Bởi việc pha trộn giữa hoạt động công chứng với hoạt động chứng
thực đã dẫn tới tình trạng không phân biệt hành vi nào là hành vi mang tính dịch vụ,
1

Chính phủ (2000), Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 về công
chứng, chứng thực


7

có thu phí hoặc lệ phí và hành vi nào là hành vi hành chính, là trách nhiệm của cơ
quan hành chính phải phục vụ nhân dân. Bên cạnh đó, các quy định về cơng chứng,
chứng thực có phần đơn giản và chưa có văn bản hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ
tục cơng chứng, chứng thực nên có thể nói hoạt động cơng chứng, chứng thực chưa
có tính chuyên môn cao.
1.1.3.2. Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số
79/2007/NĐ-CP được ban hành cho đến trước thời điểm Luật Công chứng năm
2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành.
Giai đoạn này, hoạt động cơng chứng, chứng thực ở nước ta đã có những
bước ngoặc quan trọng thông qua việc ban hành một loạt các văn bản pháp luật.
Ngày 02 tháng 6 năm 2005 Nghị quyết số 49-NQ/TW về Chiến lược Cải cách tư
pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị được ban hành, với mục đích tạo điều kiện cho
cơng tác cơng chứng, chứng thực ở Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều
sâu, phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân
trong xã hội. Ngày 29 tháng 11 năm 2006, Quốc Hội đã thông qua Luật Công chứng
năm 2006, cùng với việc ban hánh Luật Cơng chứng thì Chính phủ cũng đã đã ban
hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký. Những động thái trên của Nhà nước ta là cần thiết và

kịp thời đáp ứng yêu cầu bức xúc của nhân dân.
Việc ban hành Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP
là phù hợp trong giai đoạn này, hoạt động công chứng và chứng thực đã có sự tách
bạch, nhiệm vụ của hoạt động cơng chứng và chứng thực đã được phân biệt, phù
hợp với tình hình nước ta. Tuy nhiên, giai đoạn này nhiệm vụ của hoạt động cơng
chứng và chứng thực vẫn có sự chồng chéo, chưa thể hoàn toàn phân định tách bạch
bản chất của hai loại hoạt động này. Nguyên nhân là do hiện nay mạng lưới tổ chức
hành nghề công chứng chưa đủ để đáp ứng được nhu cầu của nhân dân trên địa bàn
toàn quốc nên UBND cấp huyện, cấp xã tại một số địa bàn nơi chưa có tổ chức hành
nghề cơng chứng hoặc có nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của người dân.
1.1.3.3. Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số
23/2015/NĐ-CP được ban hành cho đến nay.
Sau quá trình thực hiện xã hội hóa hoạt động cơng chứng số lượng các tổ
chức hành nghề công chứng và CCV ở nước ta đã tăng lên đáng kể, tình trạng quá
tải tại các tổ chức hành nghề cơng chứng cũng khơng cịn. Cùng với đó, cơ chế xin cho trước đây đã được thay thế bằng cơ chế dịch vụ, mà ở đó khách hàng được coi
trọng, những tiêu cực trước đây trong hoạt động cơng chứng cũng dần được khắc
phục. Trước tình hình này, ngày 20 tháng 6 năm 2014 Quốc hội nước ta đã thông
qua Luật Công chứng năm 2014 và đã giao trở lại cho tổ chức hành nghề công


8

chứng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và thẩm
quyền công chứng bản dịch. Có thể nói, quy định này là hồn tồn phù hợp với tình
hình hiện nay, một mặt vừa tạo thêm một nơi để người dân lựa chọn, một mặt vừa
tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng duy trì và nâng cao hiệu quả
hoạt động.
Cịn với sự ra đời của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm
2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì về cơ bản hoạt động

chứng thực vẫn được duy trì tại UBND cấp huyện, cấp xã, bên cạnh đó là hoạt động
chứng thực bản sao, chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, để đảm
bảo phù hợp với điều kiện, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác
chứng thực, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được đơn giản hóa, đặc biệt là
giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Việc chứng thực hợp
đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP một mặt vừa làm
giảm thủ tục, lệ phí cho người dân, mặt khác vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật
trong trường hợp giao dịch đó buộc phải có cơng chứng, chứng thực. 2
1.2. Khái niệm về cơng chứng, chứng thực
Tìm hiểu khái niệm về cơng chứng, chứng thực ta có thể hiểu chung nhất về
hoạt động công chứng, chứng thực như sau:
1.2.1. Khái niệm về công chứng
Công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Cơng chứng năm 2014
thì: “Cơng chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng chứng
chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn
bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo
đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc
từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”3
1.2.2. Khái niệm về chứng thực
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính
phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
2

Nguyễn Thu Hương (2016), “Quá trình phát triển của hoạt động Chứng thực ở Việt
Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch, chứng
thực.
3

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014


9

quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính
để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong
giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực hợp đồng,
giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng
thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý
chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra
một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà
chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên, phân
tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng
thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính
xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý,
thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…
1.3.

Đặc điểm và vai trị công chứng, chứng thực
1.3.1. Đặc điểm công chứng, chứng thực

1.3.1.1. Pháp luật về cơng chứng, chứng thực có mối liên hệ khắng
khít với pháp luật các chuyên ngành khác
Pháp luật về công chứng, chứng thực về bản chất là pháp luật về thủ tục, nó
phụ thuộc rất lớn vào pháp luật nội dung của các chuyên ngành khác như: pháp luật
về dân sự, đất đai, nhà ở,...Vì vậy, pháp luật về công chứng, chứng thực phải bám
sát với các quy định mang tính nội dung của pháp luật các chuyên ngành khác. Nếu

pháp luật về công chứng, chứng thực không làm được điều đó, sẽ dẫn đến tình trạng
chồng chéo, mâu thuẫn với nhau nếu khơng có sự phân định rõ ràng và kết quả của
hoạt động công chứng, chứng thực là văn bản cơng chứng, chứng thực có thể bị vô
hiệu.
Thực tế trong thời gian qua, một số tổ chức, cơ quan do vơ tình hoặc cố ý đã
quy định quá sâu về nghiệp vụ công chứng, chứng thực, gây khó khăn cho việc thực
hiện hai hoạt động này. Đây là vấn đề mà những người làm công tác xây dựng văn
bản quy phạm pháp luật cần hết sức lưu ý để tránh dẫn tới sự chồng chéo, mâu
thuẫn, khó áp dụng này. Cụ thể: Thơng tư số 15/2014/TT- BCA ngày 4/4/2014 của
Bộ Công an quy định về đăng ký xe đã quy định Giấy bán, cho, tặng xe phải có
cơng chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của UBND
cấp xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định


10

của pháp luật về chứng thực. 4 Như vậy, các văn bản này đã quy định “lấn sân” sang
lĩnh vực chứng thực, thay vì chỉ nên quy định giấy bán, cho, tặng xe phải có cơng
chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về cơng chứng, chứng thực thì Bộ
Công an đã quy định rõ việc chứng thực chữ ký trong Giấy bán, cho, tặng xe. Trong
khi đó, chức năng quản lý nhà nước về công tác chứng thực là thuộc Bộ Tư pháp.
Tóm lại, để tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn như trên, các cá nhân, tổ
chức có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc các
chuyên ngành pháp luật nội dung có liên quan cần lưu ý vấn đề này. Cịn việc cơng
chứng, chứng thực theo trình tự, thủ tục, cơ quan nào có thẩm quyền cơng chứng,
chứng thực thì sẽ do pháp luật về công chứng, chứng thực quy định. 5
1.3.1.2. Pháp luật về công chứng, chứng thực là nhịp cầu nối trong
hệ thống pháp luật của Việt Nam
Có thể nói, hệ thống pháp luật nước ta rất đa dạng, dù trong lĩnh vực nào của
đời sống thì cũng được điều chỉnh bằng pháp luật: từ dân sự, đất đai, nhà ở, hợp

đồng, giao dịch cho đến tuyển dụng, tuyển sinh,…Do đó có thể thấy, pháp luật về
cơng chứng, chứng thực có mối liên hệ chặt chẽ với hầu như tất cả các văn bản khác
trong hệ thống pháp luật, đặc biệt là pháp luật về về dân sự, đất đai, nhà ở, hơn nhân
và gia đình. Vì vậy, việc công chứng, chứng thực luôn được đặt trong một quy trình
thủ tục hành chính để thực hiện quyền của người dân, đảm bảo theo đúng quy định,
tạo điều kiện để các giao dịch đó tiếp tục được các cơ quan có thẩm quyền thực hiện
các bước tiếp theo. Ví dụ như: chứng thực chữ ký người dịch để nộp hồ sơ kết hôn,
xin việc, công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền để nhờ người
khác giải quyết một việc cụ thể,…hoặc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
để hồn thành quy trình chuyển quyền sở hữu tài sản. Vì vậy, trong đời sống dân sự
có bao nhiêu lĩnh vực con người phải tiếp cận tới, thì gần như có bấy nhiêu lĩnh vực
mà cơng chứng, chứng thực cũng phải tiếp cận.
Về việc thực hiện các thủ tục hành chính, đặc biệt việc thực hiện các giao
dịch về dân sự, đất đai, nhà ở,… cần tới cơng cụ khơng thể thiếu, đó là lịng tin, là
sự xác nhận. Mà pháp luật về công chứng, chứng thực chính là cơng cụ pháp lý để
đảm bảo lịng tin đó. Đây là một cơng cụ cần thiết và hết sức quan trọng, công cụ
này một mặt đảm bảo được lòng tin, ngăn ngừa sự lừa dối giữa các bên, mặt khác
phịng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội; pháp luật về
4

Bộ Công an (2014), Thông tư số 15/2014/TT- BCA ngày 04 tháng 4 năm 2014 về đăng
ký xe đã quy định Giấy bán, cho, tặng xe.
5
Nguyễn Thu Hương (2015), “Vị trí, vai trị của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp
luật Việt Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch,
chứng thực


11

cơng chứng, chứng thực cũng đang từng bước chuyển mình để tạo ra những cơng cụ
hữu ích hơn, thuận tiện hơn. 6
1.3.2. Vai trị cơng chứng, chứng thực
Cơng chứng, chứng thực vừa là cơng cụ đảm bảo an tồn pháp lý, phịng
ngừa tranh chấp vừa là cơng cụ quản lý của Nhà nước trong một số lĩnh vực và tạo
lập và cung cấp chứng cứ cho hoạt động xét xử.
Ví dụ trên thực tế, có rất nhiều trường hợp mua bán nhà chỉ qua giấy tờ viết
tay, khi có tranh chấp xảy ra, hợp đồng này sẽ bị tòa án tun bố vơ hiệu, người
mua nhà có nguy cơ mất trắng cả nhà và tiền bạc, công sức bỏ ra. Trong trường hợp
này, nếu hợp đồng đó có cơng chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật thì
căn nhà hoàn toàn thuộc quyền sử dụng của người mua mà khơng lo ngại bị tranh
chấp, và nếu có tranh chấp xảy ra thì sẽ được pháp luật bảo vệ. Hợp đồng, giao dịch
được cơng chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao
dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tịa án tun bố là
vơ hiệu.
Hai hoạt động này là một loại hình dịch vụ cơng ích quan trọng, một thể
chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, sự
an toàn của các giao dịch nói trên. Các văn bản cơng chứng, chứng thực bảo đảm sự
an toàn của các giao dịch, tạo nên sự yên tâm tin tưởng của người dân, hạn chế đến
mức thấp nhất các tranh chấp có thể xảy ra. Về phương diện Nhà nước cũng đảm
bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lý các giao dịch; từ đó cũng góp phần
làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là gánh nặng của các cơ quan
chức năng và giúp các cơ quan chức năng quản lý tốt hơn các hoạt động giao dịch.
1.4. Phân biệt giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực
Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động hoàn toàn khác
nhau. Tuy vậy, đến nay vì một số lý do khác nhau nên vẫn tồn tại sự nhầm lẫn, đồng
nhất hai hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên truyền pháp luật về cơng
chứng, chứng thực đến người dân gặp khơng ít khó khăn. Ta có thể so sánh hoạt
động cơng chứng và hoạt động chứng thực theo Luật Công chứng năm 2014 và
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thông qua Bảng 1.1 với một số tiêu chí sau:

6

Nguyễn Thu Hương (2015), “Vị trí, vai trò của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp
luật Việt Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch,
chứng thực


12

Bảng 1.1. So sánh hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực
Tiêu chí

Khái niệm

7

Cơng chứng

Chứng thực

“Là việc cơng chứng viên
của một tổ chức hành nghề
cơng chứng chứng nhận
tính xác thực, hợp pháp của
hợp đồng, giao dịch dân sự
khác bằng văn bản, tính
chính xác, hợp pháp, khơng
trái đạo đức xã hội của bản
dịch giấy tờ, văn bản từ

tiếng Việt sang tiếng nước
ngoài hoặc ngược lại mà
theo quy định pháp luật
phải công chứng hoặc cá
nhân, tổ chức tự nguyện
yêu cầu công chứng.”7

Chứng thực là việc cơ quan
có thẩm quyền căn cứ vào
bản chính để chứng thực
bản sao là đúng với bản
chính, hoặc chứng thực chữ
ký trong các giấy tờ, văn
bản là chữ ký của người đã
yêu cầu chứng thực. Có 3
loại chứng thực:
- “Chứng thực bản sao từ
bản chính là việc cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền theo
quy định tại Nghị định này
căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng
với bản chính.
- Chứng thực chữ ký là
việc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng
thực chữ ký trong giấy tờ,
văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực.

- Chứng thực hợp đồng,
giao dịch là việc cơ quan
có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này
chứng thực về thời gian,
địa điểm giao kết hợp
đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự
nguyện, chữ ký hoặc dấu

Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng năm 2014


13

Thẩm quyền

Các loại văn bản

8

Do cơ quan bổ trợ tư pháp
thực hiện.
- Phịng cơng chứng (do
UBND cấp tỉnh quyết định
thành lập, là đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc Sở
Tư pháp, có trụ sở, con dấu
và tài khoản riêng).
- Văn phịng công chứng

(do 02 công chứng viên
hợp danh trở lên thànhlập
theo loại hình tổ chức của
cơng ty hợp danh, có con
dấu và tài khoản riêng,
hoạt động theo nguyên tắc
tự chủ về tài chính bằng
nguồn thu từ phí cơng
chứng, thù lao cơng chứng
và các nguồn thu hợp pháp
khác.

Những hợp đồng, giao dịch
có liên quan tới nhà đất
như việc chuyển nhượng
đất, mua bán hay cho thuê
nhà ở là những văn bản
pháp luật yêu cầu phải có
cơng chứng mới được cơng
nhận giá trị pháp lý.

Điều 2, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

điểm chỉ của các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch.”8
Chủ yếu do cơ quan nhà
nước thực hiện, bao gồm:
- Phòng Tư pháp quận,
huyện.
- UBND xã, phường.

- Cơ quan đại diện ngoại
giao, cơ quan đại diện lãnh
sự và cơ quan khác được
ủy quyền thực hiện chức
năng lãnh sự của Việt Nam
ở nước ngồi.
- Cơng chứng viên của
Phịng cơng chứng, Văn
phịng cơng chứng.
Theo đó, tùy từng loại giấy
tờ mà thực hiện chứng thực
ở các cơ quan khác nhau.
Lưu ý: Thẩm quyền chứng
thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký không
phụ thuộc vào nơi cư trú
của người yêu cầu chứng
thực.
Những văn bản không
thuộc danh sách những văn
bản bị cấm tại Điều 22 của
Nghị định số 23/2015/NĐCP đều có thể được chứng
thực sao y bản chính. Với
việc chứng thực chữ ký,
Chứng minh nhân dân và
Hộ chiếu có chữ ký xuất
trình phải là thật, văn bản
khơng thuộc loại văn bản bị
cấm.

14

(Xem khoản 4 Điều 22 và
khoản 4 Điều 25 Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP)

Bản chất

Giá trị pháp lý

- Là hoạt động bổ trợ tư
pháp: công chứng là hoạt
động gắn liền với bảo vệ
quyền, lợi ích hợp pháp
của các cá nhân, tổ chức
khi tham gia các hợp đồng,
giao dịch; đồng thời hỗ trợ,
bổ sung cho các hoạt động
quản lý nhà nước và hoạt
động tư pháp nên được xếp
vào hoạt động bổ trợ tư
pháp.
- Bảo đảm nội dung của
một hợp đồng, một giao
dịch, công chứng viên chịu
trách nhiệm về tính hợp
pháp của hợp đồng, giao
dịch đó và qua việc bảo
đảm tính hợp pháp để giảm

thiểu rủi ro. Đồng thời,
mang tính pháp lý cao hơn.
- Văn bản cơng chứng có
hiệu lực kể từ ngày được
cơng chứng viên ký và
đóng dấu của tổ chức hành
nghề cơng chứng.
- Hợp đồng, giao dịch được
cơng chứng có hiệu lực thi
hành đối với các bên liên
quan; trong trường hợp bên
có nghĩa vụ khơng thực
hiện nghĩa vụ của mình thì
bên kia có quyền u cầu
Tịa án giải quyết theo quy
định pháp luật, trừ trường

- Là hoạt động hành chính
tư pháp: Hoạt động chứng
thực gắn chặt với vai trò
của cơ quan hành chính
nhà nước. Quan hệ xã hội
trong hoạt động chứng thực
là quan hệ mang tính chất
hành chính nhà nước.
- Chứng nhận sự việc,
không đề cập đến nội dung
và chủ yếu chú trọng về
mặt hình thức.

- Bản sao được chứng thực
từ bản chính có giá trị sử
dụng thay cho bản chính đã
dùng để đối chiếu chứng
thực trong các giao dịch,
trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực
có giá trị chứng minh
người yêu cầu chứng thực
đã ký chữ ký đó là căn cứ
để xác định trách nhiệm
của người ký về nội dung
của giấy tờ, văn bản.


15

hợp các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch có thỏa
thuận khác.
- Hợp đồng, giao dịch được
cơng chứng có giá trị
chứng cứ; những tình tiết,
sự kiện trong hợp đồng,
giao dịch được cơng chứng
khơng phải chứng minh,
trừ trường hợp bị Tịa án
tun bố là vơ hiệu.
- Bản dịch được cơng

chứng có giá trị sử dụng
như giấy tờ được dịch.

- Hợp đồng, giao dịch
được chứng thực có giá trị
chứng cứ chứng minh về
thời gian, địa điểm các bên
đã ký kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân
sự, ý chí tự nguyện, chữ
ký hoặc dấu điểm chỉ
của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch.

Qua những thông tin được thể hiện trong Bảng 1.1, chúng ta có thể thấy cơng
chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, trong đó cơng chứng
viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo
đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. Còn chứng thực chỉ thực hiện đối với bản
sao, đối với chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hay chứng thực sự việc và
người chứng nhận không đề cập đến nội dung.
Công chứng hợp đồng, giao dịch do cơ quan bổ trợ tư pháp (Phịng cơng
chứng và Văn phịng cơng chứng) thực hiện. Cịn chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký do cả cơ quan bổ trợ tư pháp và cơ quan hành chính Nhà nước
(UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) thực hiện.
1.5. Một số quy định pháp luật về công chứng
1.5.1. Về phạm vi công chứng
Theo quy định tại Điều 1 Luật Công chứng năm 2014 thì: “Luật này quy
định về cơng chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công
chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.”9 Công chứng viên
được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản; việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ,
văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực. Bên cạnh đó,
phạm vi cơng chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 được mở rộng
hơn so với Luật Cơng chứng năm 2006. Theo đó, nhiệm vụ cơng chứng bản dịch
được giao lại cho công chứng viên; công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung
9

Điều 1 Luật Công chứng năm 2014


16

bản dịch mà mình cơng chứng trước người u cầu cơng chứng chứng, người dịch
sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch trước cơng chứng viên. Quy
định này nhằm nâng cao chất lượng bản dịch, tạo điều kiện thuận lợi và bảo đảm
quyền lợi của cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng nhận bản dịch, làm rõ mối quan
hệ giữa công chứng viên, người yêu cầu công chứng và người dịch.
1.5.2. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng
1.5.2.1. Công chứng viên
Thứ nhất, về thời gian đào tạo công chứng: Luật Công chứng năm 2014 tăng
thời gian đào tạo công chứng từ 06 tháng lên 12 tháng.
Thứ hai, về tiêu chuẩn công chứng viên: Luật Công chứng 2014 quy định
chặt chẽ hơn về tiêu chuẩn công chứng viên, quy định thời gian đào tạo nghề công
chứng là mười hai tháng; quy định người được miễn đào tạo nghề cơng chứng phải
tham gia khóa bồi dưỡng trước khi đề nghị bổ nhiệm, được giảm một nửa thời gian
tập sự và cũng phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; bổ sung
quy định về bổ nhiệm lại; bổ sung một số quyền và nghĩa vụ đối với công chứng
viên. Cụ thể tại Điều 8 Luật Cơng chứng năm 2014 có quy định:
“Cơng dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có
phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm

cơng chứng viên:
1. Có bằng cử nhân luật;
2. Có thời gian cơng tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau
khi đã có bằng cử nhân luật;
3. Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc
hồn thành khóa bồi dưỡng nghề cơng chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của
Luật này;
4. Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
5. Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.”10
1.5.2.2. Tổ chức hành nghề công chứng
Tổ chức hành nghề cơng chứng bao gồm: phịng cơng chứng và văn phịng
cơng chứng.
- Phịng cơng chứng
Căn cứ theo quy định tại Điều 19 của Luật Cơng chứng năm 2014 thì:
10

Điều 8 Luật Công chứng năm 2014


17

“1. Phịng cơng chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
2. Phịng cơng chứng là đơn vị sự nghiệp cơng lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con
dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phịng cơng chứng là Trưởng phịng. Trưởng
phịng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
3. Tên gọi của Phịng cơng chứng bao gồm cụm từ “Phịng cơng chứng” kèm theo
số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phịng
cơng chứng được thành lập.

4. Phịng cơng chứng sử dụng con dấu khơng có hình quốc huy. Phịng cơng chứng
được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin
khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phịng cơng chứng được thực hiện
theo quy định của pháp luật về con dấu.” 11
Về việc thành lập Phịng cơng chứng được quy định tại Điều 20 Luật Công
chứng năm 2014 theo đó, cần phải căn cứ vào nhu cầu cơng chứng tại địa phương,
Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Phịng cơng chứng trình UBND cấp tỉnh xem
xét, quyết định. Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi,
nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phịng công
chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định
thành lập trong ba số liên tiếp về các nội dung như: Tên gọi, địa chỉ trụ sở của
Phịng cơng chứng; số, ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt
động của Phịng cơng chứng; trong trường hợp UBND cấp tỉnh quyết định thay đổi
tên gọi hoặc trụ sở của Phịng cơng chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội
dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Luật Cơng chứng năm 2014.
-

Văn phịng cơng chứng
Điều kiện để thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao

gồm:
 Các công chứng viên thành lập Văn phịng cơng chứng phải có hồ sơ đề
nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết
định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gồm đơn đề nghị thành lập và
đề án thành lập Văn phịng cơng chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự
kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế
hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia
thành lập Văn phịng cơng chứng.
11

Điều 19 Luật Cơng chứng năm 2014


18

 Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn
phịng cơng chứng, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn
phịng cơng chứng; trường hợp từ chối phải thơng báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
 Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành
lập, Văn phịng cơng chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương
nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
 Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phịng cơng chứng bao gồm tên gọi
của Văn phịng cơng chứng, họ tên Trưởng Văn phịng cơng chứng, địa chỉ trụ sở
của Văn phịng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phịng
cơng chứng và danh sách cơng chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn
phịng cơng chứng (nếu có).
 Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phịng cơng chứng gồm đơn đăng ký
hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phịng cơng chứng phù hợp với
nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công
chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại
Văn phịng cơng chứng. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phịng cơng
chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Ðây là một loại hình dịch vụ được khá nhiều khách hàng lựa chọn khi cần
công chứng những hợp đồng có giá trị lớn và có mức độ quan trọng cao. Để nâng
cao tính cạnh tranh, các văn phịng cơng chứng đã áp dụng nhiều dịch vụ tiện ích,
tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi có nhu cầu cơng chứng, thực hiện lịch
làm việc cả ngày thứ bảy và chủ nhật, làm việc theo yêu cầu của khách hàng, bảo
đảm thuận lợi, an toàn, tiết kiệm thời gian. Các tổ chức công chứng cũng thay đổi

cung cách phục vụ theo hướng linh hoạt, thuận tiện, nhanh chóng hơn, để có được
khách hàng và những phần việc cụ thể hơn. Từ khi có các văn phịng cơng chứng,
theo ý kiến của một số người dân thì họ khơng phải đi lại nhiều lần hay chờ lâu như
trước nữa, mọi nhu cầu về công chứng giấy tờ hay làm bất cứ dịch vụ công chứng
nào cũng được đáp ứng nhanh chóng. Khi người dân có vấn đề không hiểu hoặc gặp
rắc rối với hồ sơ đều được giải thích cặn kẽ, cán bộ lịch sự, niềm nở. Ðó chính là
những điểm khác biệt mà lâu nay các phịng cơng chứng nhà nước chưa làm được.
Trước những chiều hướng tích cực, cũng như do nhu cầu cơng chứng, chứng
thực ngày một lớn của người dân: Ngày 14/3/2018, UBND Thành phố đã có Cơng
văn số 952/UBND-NCPC chấp thuận đề xuất của Sở Tư pháp về việc cho phép
thành lập Văn phịng cơng chứng năm 2018: Cho phép thành lập 13 Văn phịng
cơng chứng tại 13 quận (huyện) gồm quận 2, 3, 4, 9, 10, 11, Bình Thạnh, Bình
Tân, Gị Vấp, Phú Nhuận, Tân Bình, Bình Chánh và Cần Giờ vào quý II năm 2018
[10]. Cùng ngày, UBND Thành phố ban hành Quyết định số 987/QĐ-UBND ban


19

hành Quy định về tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn
phịng cơng chứng năm 2018 trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng: Dự thảo sửa đổi, bổ sung
Luật Công chứng theo hướng bỏ quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề
công chứng, việc bãi bỏ nội dung này là phù hợp. Vì theo đó:
 Cơng chứng là nghề nghiệp đặc thù cần phải quản lý chặt chẽ chứ không
phải là hoạt động kinh doanh thơng thường, bởi lẽ văn phịng cơng chứng là tổ chức
bổ trợ tư pháp được điều chỉnh theo luật chuyên ngành là Luật Công chứng, không
phải theo Luật Doanh nghiệp. Công chứng trước đây là dịch vụ công do Nhà nước
thực hiện, nay Nhà nước ủy quyền cho tư nhân làm và theo Luật Công chứng và
pháp luật về tố tụng thì văn bản cơng chứng có giá trị chứng cứ những tình tiết, sự
kiện trong văn bản cơng chứng khơng phải chứng minh,...Với tính chất đặc thù như

vậy, cho nên hoạt động công chứng rất cần thiết phải quản lý chặt chẽ, bảo đảm chất
lượng khi cho phép thành lập.
 Luật Công chứng năm 2014 cũng đã có một số quy định về điều kiện
thành lập Văn phịng cơng chứng. Hiện nay, với điều kiện để thành lập văn phịng
cơng chứng tương đối dễ dàng, số lượng các văn phịng cơng chứng đã tăng lên rất
nhanh, kéo theo đó là một loạt các vấn đề phát sinh: sự cạnh tranh khốc liệt giữa các
tổ chức công chứng để tranh dành khách hàng, tăng doanh thu của Văn phịng cơng
chứng. Để lơi kéo khách hàng, nhiều tổ chức công chứng chấp nhận rủi ro, bỏ qua
các nguy cơ về mặt pháp lý để linh động khi ký các hợp đồng giao dịch dân sự cho
người dân và doanh nghiệp. Khi đó, rủi ro về mặt pháp lý là rất lớn và cả tổ chức
công chứng và người yêu cầu công chứng đều phải đối diện với những nguy cơ rủi
ro này.
Hiện tượng công chứng viên bắt tay với người đi công chứng bằng việc công
chứng viên chứng kiến việc mua bán, chuyển nhượng bất động sản nhiều lần nhưng
chỉ đóng dấu nộp thuế một lần để giúp người mua trốn thuế khi ký kết các hợp đồng
mua bán, chuyển nhượng bất động sản diễn ra ngày càng phổ biến. Những quy định
về xử phạt vi phạm hành chính hiện nay cũng chưa có để xử lý vấn đề trên hoặc
việc quy định tổ chức cơng chứng phải có trụ sở để hoạt động nhưng chưa có quy
định cụ thể về diện tích trụ sở, hay thời gian hoạt động ổn định tại trụ sở, dẫn đến
nhiều văn phòng cơng chứng thay đổi trụ sở liên tục hoặc có diện tích trụ sở chật
hẹp. 12

12

Võ Thị Như Hoa (2018), “Việc bỏ quy hoạch phát triển các tổ chức hành nghề công
chức là hết sức cần thiết”, Cổng thông tin điện tử Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam.


20

Trước yêu cầu cần thiết là bảo đảm lợi ích của nhà nước, người dân, doanh
nghiệp trong việc giao quyền công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng, phải
đảm bảo chất lượng đầu vào khi cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng để tránh
thiệt hại, rủi ro cho người dân và doanh nghiệp. Việc dự thảo giao cho Chính phủ
quy định chi tiết các điều kiện phát triển tổ chức hành nghề công chứng, là rất cần
thiết và phù hợp với tình hình hiện nay.
1.5.2.3. Về những đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng
Bên cạnh việc kéo dài thời gian công tác thực tế đối với thẩm phán, kiểm sát
viên, điều tra viên, luật sư từ 3 năm lên 5 năm, Luật Công chứng năm 2014 cũng bổ
sung quy định những đối tượng được miễn đào tạo này phải tham gia khóa bồi
dưỡng với thời gian là 3 tháng về kỹ năng hành nghề công chứng và Quy tắc đạo
đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ
nhiệm công chứng viên. Cụ thể tại khoản 1 Điều 10 Luật Công chứng năm 2014
quy định các đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng như sau:
“Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:
a) Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở
lên;
b) Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành
kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong
lĩnh vực pháp luật.”13
1.5.2.4. Về chuyển nhượng văn phịng cơng chứng
Văn phịng cơng chứng đã hoạt động từ 02 năm trở lên, nếu có nhu cầu có
thể chuyển nhượng cho các cơng chứng viên khác nếu cơng chứng viên đó đã hành
nghề công chứng từ 02 năm trở lên, cam kết hành nghề tại văn phòng nhận chuyển
nhượng và cam kết sẽ kế thừa quyền, nghĩa vụ của văn phịng đó. Đặc biệt, cơng
chứng viên đã chuyển nhượng văn phịng cơng chứng thì khơng được phép tham gia
thành lập văn phịng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển

nhượng.
1.5.2.5. Về các hành vi công chứng viên, tổ chức hành nghề công
chứng bị nghiêm cấm
Đáng lưu ý là không cho phép công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng
chứng mở chi nhánh, văn phịng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ
sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh
13

Khoản 1 Điều 10 Luật Công chứng năm 2014


21

doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký; ép buộc người khác sử dụng
dịch vụ của mình hay quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về cơng
chứng viên và tổ chức mình; cơng chứng viên cũng không được phép tham gia quản
lý doanh nghiệp ngồi tổ chức hành nghề cơng chứng; thực hiện hoạt động môi
giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch mà mình nhận cơng
chứng hay đồng thời hành nghề tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc
kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác.
1.5.3. Về thủ tục cơng chứng
1.5.3.1. Quy trình chung khi cơng chứng hợp đồng, giao dịch
Bƣớc 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu
công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các
trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông
tin, số liệu được lưu trữ tại Phịng Cơng chứng).
 Thứ nhất, trường hợp hồ sơ khơng đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : CCV
giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp giữa người yêu cầu
công chứng và cơng chứng viên, tổ chức hành nghề cơng chứng có tranh chấp liên
quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc

ra Tịa án để giải quyết tranh chấp đó.
 Thứ hai, trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ
sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ,
tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
 Thứ ba, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ.
 Thứ tư, trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
thì CCV xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời
chứng.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn
đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự
nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi
ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là khơng có thật thì cơng chứng viên đề nghị
người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng,
công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm
rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng.
Bƣớc 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để thực hiện
những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng.
Bƣớc 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung
bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và
thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại:
trong vòng 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp