THỰC TRẠNG MUA NVL CỦA CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19-5 HÀ NỘI

THỰC TRẠNG MUA NVL CỦA CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC
MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19-5 HÀ NỘI
2.1- Cơ cấu và tính chất NVL chính của công ty
Nhiệm vụ chính của Công ty là sản xuất kinh doanh sản phảm vải
và sợi tổng hợp. Vì thế nên NVL đầu vào chủ yếu là sợi và bông, hoạt
động mua NVL có tầm quan trọng đặc biệt đối với hoạt động sản xuất –
kinh doanh của Công ty. Trong cấu thành giá trị sản phẩm:
- Bông chiếm 50%
- Sợi chiếm 45%
- Vật tư, nguyên liệu khác chiếm 5%
Nguồn nguyên liệu cung cấp cho công ty có cả nguồn cung trong
nước và nguồn cung nước ngoài. Do nguồn cung trong nước còn hạn
chế, nên chủ yếu phải nhập ngoại từ các nước Tây Phi, Liên Xô, Ấn
Độ…
Nguyên vật liệu được sử dụng với vai trò công dụng khác nhau
trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Nằm ở nhiều loại sản phẩm, có khi
là sản phẩm của công đoạn này nhưng lại là nguyên vật liệu chính cho
công đoạn sau bởi vì công ty có dây chuyền sản xuất dài, thiết bị công
nghệ phức tạp, chia làm nhiều khâu, khâu này xong kế tiếp đến khâu
sau, sản phẩm khâu trước lại phục vụ khâu sau.
Nguyên vật liệu được sử dụng tại các phân xưởng như sau:
Phân xưởng sợi: nguyên vật liệu đầu vào được sử dụng là bông để
sản xuất, sợi sản xuất ra được chuyển sang phân xưởng dệt.
Phân xưởng dệt: nguyên liệu đầu vào là các loại sợi do phân
xưởng sợi kéo sau đó tiến hành sản xuất ra các loại vải. Công đoạn dệt
sản phẩm được tiến hành bằng máy móc công nghệ hiện đại nhập khẩu
từ nước ngoài. Các sản phẩm vải sản xuất xong được chuyển qua phân
xưởng may.
Phân xưởng may: chủ yếu là sản xuất các loại vải nhập khẩu và
một phần là của Công ty. Các loại vải này đều là vải có chất lượng cao
vì sản phẩm được sản xuất ra xuất khẩu chủ yếu sang thị trường EU và

Mỹ.
Tại Công ty, NVL được chia làm 3 loại chủ yếu sau:
Nguyên vật liệu chính: là thành phần chính cấu tạo nên thành
phẩm. Ví dụ như bông, sợi… là thành phần chính trong sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên liệu có định mức sử dụng
gần giống nhau nên công ty xếp chung thành một loại, ví dụ như dầu
MD 40, sáp tạo độ bóng cao…
Bảng 2.1. Mẫu số đơn vị cung ứng
STT Tên đơn vị cung ứng Chủng loại vật tư
1. Công ty Dunavant Bông
2. Công ty OLAM Bông
3. Công ty Dệt 8/3 Sợi
4. Công ty Dệt Vĩnh Phú Sợi
5. Công ty TNHH sợi dệt Vĩnh Phúc Sợi
6. Công ty Dệt Nam Định GC hồ
7. Công ty Tam Liên Phụ tùng, máy sợi
8. Tập đoàn ECOM-COPACO Bông
9. Công ty Dệt Vĩnh Phú Sợi
10. Công ty TNHH Con Thoi Phụ tùng máy dệt, sợi
11. Tổng công ty Xuất Nhập Khẩu Thiên Tân-Trung Quốc Phụ tùng máy dệt, sợi
12. Công ty Dệt Hà Đông GC hồ
Nguồn. phòng vật tư
2.2- Tổ chức bộ phận quản trị mua NVL
Về cơ cấu của phòng vật tư
Ở công ty, công việc được phân giao cho các phòng ban một cách
cụ thể, rõ ràng, đối với việc thu mua NVL, cung ứng vật tư cho sản xuất
kinh doanh, bảo quản kho tàng, vận chuyển hàng hoá đều do phòng vật
tư đảm nhiệm.
Phòng vật tư được đánh giá là làm việc linh hoạt, nhanh nhẹn.
Phòng vật tư có một trưởng phòng, một kế toán, 2 thành viên, hầu hết là

trình độ đại học, dưới đó là đội ngũ thủ kho chuyên chịu trách nhiệm tổ
chức việc cấp phát NVL còn đội ngũ bốc vác chịu trách nhiệm vận
chuyển NVL nhập kho khi mua về hay chuyển tới các phân xưởng sản
xuất. Mỗi thành viên đều thấy rõ được nhiệm vụ phải làm và có sự quản
lý chặt chẽ, hơn nữa là tinh thần làm việc tự giác, nhiệt tình của các
thành viên đã tạo được hiệu quả cao trong công việc.
Về việc tổ chức quản lý NVL
Đặc điểm của việc tổ chức công tác sản xuất của công ty là theo
đơn đặt hàng có sẵn hay có kế hoạch sản xuất cụ thể, bởi vậy phòng
vật tư sẽ căn cứ vào đó để lên kế hoạch vật tư, sau khi đã lên kế
hoạch cung ứng , dự trữ vật tư, bản kế hoạch này được trình lên Tổng
Giám Đốc phê duyệt. Dựa trên bản kế hoạch phê duyệt, phòng vật tư
lên biểu hàng tháng, phân chia cụ thể, chi tiết từng tháng nhu cầu NVL
như thế nào. Sau đó phòng dựa vào danh sách để lựa chọn nhà cung
ứng phù hợp, rồi tiến hành mua NVL, tổ chức tiếp nhận NVL và nhập
kho, bảo quản, dự trữ NVL.
Phòng vật tư bố trí các khâu công việc cũng như con người cho
việc mua NVL rất hợp lý. Có các bộ phận thực hiện các khâu công việc
cụ thể nhằm làm tốt các nhiệm vụ đề ra như: Hoạch định nhu cầu vật tư
cho sản xuất, cho các nhu cầu khác và thực hiện nhiệm vụ Marketing
mua hàng; Lập đơn hàng vật tư và chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng
cũng như theo dõi việc tổ chức thực hiện hợp đồng đã được ký kết; Tổ
chức tiếp nhận vật tư, thực hiện bảo quản vật tư, theo dõi tình hình biến
động và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và hợp đồng đã ký kết.
2.3- Quá trình mua NVL của công ty
2.3.1- Xác định nhu cầu NVL trong kỳ kế hoạch
Căn cứ để lập kế hoạch NVL:
Theo cơ chế mới của công ty, mỗi phòng ban chức năng được giao
nhiệm vụ cụ thể, phòng vật tư là nơi quản lý vật tư cho sản xuất kinh
doanh, nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, vận chuyển, bốc dỡ…bởi

vậy ,việc lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu do phòng vật tư và
phòng kế hoạch đảm nhiệm. Căn cứ vào đơn hàng đã kí kết, định mức
tiêu dùng nguyên vật liệu sẽ lên kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng.
Dựa vào định mức để xác định tổng hạn mức là 101.5% định mức, có tỷ
lệ dôi ra này nhằm phòng trừ tỷ lệ sai sót. Từ đó phòng vật tư sẽ lên kế
hoạch mua vật tư, với tỷ lệ là 105% so với định mức phòng khi thiếu hụt.
Phòng vật tư luôn chủ động và có nhiều điều tra, theo dõi việc sản
xuất kinh doanh và sử dụng NVL của các đơn vị tổ chức. Để có thể xác
định chính xác nhu cầu NVL thì phải có các yêu cầu cơ bản như:
Phải đúng số lượng mong muốn, lượng mua của công ty nhằm
phục vụ yêu cầu của sản xuất và dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất tiến
hành bình thường, đủ khả năng đối phó với những biến động của thị
trường (khi khan hiếm hoặc khi cung lớn hơn cầu). Rõ ràng việc mua
NVL quá ít hoặc quá nhiều đều gây nên những bất lợi trong kinh doanh
của doanh nghiệp. Nếu lượng mua về quá ít so so với lượng cần có,
công ty sẽ lâm vào tình trạng không đủ NVL để sản xuất. Hậu quả của
tình trạng này là không sử dụng hết năng lực lao động và thiết bị, hiệu
quả sản xuất kinh doanh giảm, không đủ hàng hóa cung ứng cho thị
trường. Ngược lại, nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng
và do vậy, lượng dự trữ của công ty quá lớn, sẽ gây nên tình trạng căng
thẳng vốn một cách giả tạo và tạo nên tình trạng ứ đọng vốn. Mặt khác,
diều đó còn làm cho chi phí sản xuất của công ty tăng lên, do đó phải bỏ
thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các loại nguyên liệu, cho kho
bãi của công ty. Tất cả những diều đó dẫn đến làm giảm hiệu quả sản
xuất kinh doanh của công ty.

Bảng 2. 2 : Nhu cầu nguyên vật liệu năm 2007
Đơn vị: 1000 đồng
STT Tên nguyên liệu ĐVT Nhu cầu Đơn giá Thành tiền
1 Vải 0289 K160 m 399.000 16,0 6.384.000

2 Vải 0289 K160 TP m 210.000 16,5 3.465.000
3 Vải HNOI m 245.000 18,5 5.532.500
4 Vải HNAM m 125.000 16,3 2.037.500
5 Vải cân m 95.000 11,2 1.064.000
6 Vải 0726 K160 m 364.000 17,5 6.370.000
7 Vải 0726 K160 TP m 180.000 18 3.240.000
8
Vải 0614 K150 tẩy
trắng
m 170.500 22 3.751.000
9 Vải 0525 K165 m 143.000 17,8 2.545.400
10 Vải 0511K SK160 m 129.000 14 1.806.000
Nguồn. Phòng kế hoạch thị trường
Phương pháp xác định nhu cầu nguyên vật liệu
Công ty Dệt 19/5 là loại hình doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, với
nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, sản phẩm được sản xuất bởi mỗi
loại vật liệu khác nhau, vì vậy em chỉ xin trình bày phương pháp tính
toán của loại NVL chính.
- Công thức tính lượng NVL thứ i để sản xuất ra sản phẩm k:
Q
ik
= Σ[(Đ
ik
*Q
k
)*(1+T
k
)]
Trong đó:
Q

ik
: Cầu NVL thứ i để sản xuất sản phẩm k trong kỳ kế hoạch
Đ
ik
: Định mức tiêu dùng loại NVL thứ i để sản xuất ra một sản
phẩm k
T
k
: Tỷ lệ hao hụt NVL
Q
k
: Số lượng sản phẩm thứ k được sản xuất trong kỳ kế hoạch
- Chi phí NVL i để sản xuất số sản phẩm k trong kỳ kế hoạch:
C
ik
= Q
ik
* P
i
Trong đó:
C
ik
: Chi phí NVL i để sản xuất sản phẩm k
P
i
: Giá NVL i
Ví dụ: Nhu cầu vải 0614 K150 tẩy trắng để sản xuất 5.000 áo, định
mức tiêu hao cho 1 sản phẩm là 0,52m, đơn giá là 22.000 đồng, tỷ lệ
hao hụt 2% là:
5.000 * 0,48 * (1+0,02) = 2.448 m

Chi phí NVL để sản xuất là:
2.448 * 22.000 = 53.856.000 (đồng).
2.3.2- Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung ứng
Do đặc thù của sản phẩm dệt may, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng
lớn trong giá thành sản phẩm, bởi vậy việc lựa chọn nhà cung cấp sao
cho phù hợp nhất về giá cả và chi phí vận tải đòi hỏi công ty phải
thường xuyên nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu và lựa chọn nhà
cung cấp. Trên thị trường lại có rất nhiều loại nguyên vật liệu có phẩm
cấp khác nhau có thể đáp ứng được khách hàng này nhưng lại không
đáp ứng được khách hàng khác. Vì thế, việc tính toán đầy đủ các khía
cạnh để lựa chọn được nhà cung ứng vừa đảm bảo về chất lượng, thời
gian, vừa đảm bảo được chi phí mua sắm và vận chuyển là yêu cầu
quan trọng được đặt ra.
Việc tiến hành mua sắm nguyên vật liệu của phòng vật tư chủ yếu
thường xuyên dựa vào uy tín của các đơn vị cung ứng nguyên vật liệu
với từng chủng loại khác nhau. Trên thị trường độc quyền, chỉ có một
người bán NVL, nhưng có rất nhiều người mua loại NVL áy. Do vậy,
người bán tự quyết định giá cả và lượng hàng hóa bán, người mua
không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị trường cạnh tranh có nhiều
người cùng mua, bán một loại NVL, những người bán cạnh tranh với
nhau và những người mua cạnh tranh với những người bán, không ai
có đủ khối lượng cần thiết để chi phối thị trường. Để đảm bảo đạt những
yêu cầu đặt ra cho quá trình mua và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, công
ty phải tìm và lựa chọn người bán thích hợp.
Thông thường, trong loại công việc này, người mua lại phải xem xét
trên các mặt đảm bảo số lượng, chất lượng, kỳ hạn đã đặt ra với chi phí
mua nhỏ nhất. Để việc tìm và lựa chọn người bán thích hợp, công ty
phải xác định được chính sách lựa chọn người bán. Chính sách ấy phải
đảm bảo 2 mục tiêu cơ bản:
- Thỏa mãn được 5 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua: Đúng số

lượng mong muốn; Đúng chủng loại mong muốn; Đúng chất lượng
mong muốn; Đúng thời điểm mong muốn; Chi phí nhỏ nhất.
- An toàn cho sản xuất, nghĩa là đảm bảo cho sản xuất tiến hành
liên tục, không bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía người
bán.
- Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng
Cung cấp được chất lượng NVL đảm bảo yêu cầu sản xuất dịch
vụ, là yêu cầu tối quan trọng để đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm
có chất lượng cao.
Giá cả phù hợp với giá mặt bằng thị trường, phù hợp với điều kiện
tài chính của công ty.
Đảm bảo về mặt tiến độ, thời gian cung ứng, có năng lực đáp ứng
vật tư tự phục vụ cho sản xuất của công ty để tránh làm ảnh hưởng đến
kế hoạch sản xuất, không xảy ra tình trạng thiếu hụt vật tư làm chậm
thời gian hoàn thành.
- Phương pháp đánh giá nhà cung ứng
Để lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp công ty dựa trên những
cơ sở như sau:
Dựa trên hồ sơ về quy trình cung ứng cụ thể mà những người
cung ứng đã từng hợp tác với công ty trong thời gian vừa qua.
Dựa trên đánh giá của bên thứ ba (chứng chỉ, chứng nhận mà đơn
vị đó nhận được), thông qua đó chứng tỏ được uy tín của đơn vị cung
ứng trên thị trường NVL về chất lượng, khả năng đúng hạn, kịp thời đảm
bảo cho cho công ty sản xuất liên tục nhờ vào việc đáp ứng đầy đủ NVL.
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, công ty tiến hành phân
tích, đánh giá để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất.
- Xây dựng duy trì mối quan hệ
Chọn đơn vị cung ứng: khi đã có quyết định mua vật tư, phòng vật
tư chịt trách nhiệm lập danh sách các đơn vị cung ứng trình lên Tổng
Giám Đốc phê duyệt, nếu các đơn vị cung ứng nào đó được phê duyệt

nhưng lại không đáp ứng được thì phải lựa chọn đơn vị cung ứng khác
theo trình tự như sau:
Bước 1: Thu thập những thông tin của ít nhất 2 đơn vị cung ứng về
loại NVL cần cung cấp.
Bước 2: Lấy thông tin trực tiếp từ các đơn vị cung ứng khi họ chào
hàng, cho xem mẫu vật tư, phiếu kiểm tra hay chứng chỉ chất lượng…
Bước 3: Chọn lựa, phê duyệt: phòng vật tư đánh giá khả năng cung
ứng của các đơn vị cung ứng trên cơ sở thông tin thu thập được, sau đó
lập phiếu xem xét đề nghị của các nhà cung ứng, phiếu theo dõi được
Giám Đốc phê duyệt và đưa vào danh sách các đơn vị cung ứng của
công ty, danh sách này cứ sau 2 năm có sự đánh giá lại trước khi mua
để kịp thời điều chỉnh.Việc lên danh sách nhà cung ứng và tạo được mối
quan hệ thường xuyên, ổn định lâu dài tạo lợi thể là lựa chọn chắc chắn,
không sợ rủi ro, giảm chi phí khảo sát, nghiên cứu.
Để có thể giữ dược mối quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung ứng,
công tư cũng cần quan tâm tới các nhu cầu của họ về phương thức, sao
cho hai bên luôn tìm được tiếng nói chung trong việc giao nhận hàng.
Muốn vậy công ty cần có những biện pháp tìm hiểu nhà cung ứng của
mình. Một phương pháp ít tốn kém mà mang lại hiệu quả mà công ty đã
áp dụng là sử dụng phiếu xem xét đề nghị của nhà cung ứng như mẫu
sau: