chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật việt nam111

LỜI MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Để đáp ứng nhu cầu giao dịch công chứng tại các văn phịng cơng chứng,
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã khắc phục được một số hạn chế của
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trước đây như quy định rõ các trường hợp không
được chứng thực chữ ký tránh sự lạm dụng của người dân trong việc yêu cầu
chứng thực chữ ký thay cho chứng thực hợp đồng, giao dịch; quy định về trình
tự, thủ tục thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch…..đồng thời có nhiều quy
định mới, góp phần rút ngắn thời gian thực hiện chứng thực, tăng thẩm quyền
cho UBND cấp xã, đơn giản các thủ tục... tạo điều kiện thuận lợi cho người dân
khi yêu cầu chứng thực hoặc thực hiện các hợp đồng, giao dịch dân sự, nhất là
đối với người dân ở vùng sâu, vùng xa, những nơi chưa có phịng hoặc văn
phịng công chứng. Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã bộc lộ một số
bất cập qua quá trình thực thi như: thủ tục chứng thực chữ ký khơng có sự thống
nhất với quy định khác có liên quan, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cịn
đơn giản…ảnh hưởng khơng nhỏ tới thực tiễn thi hành. Đó là lý do để tơi lựa
chọn đề tài “Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng
viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện” làm nội
dung nghiên cứu, trao đổi góp phần hồn thiện quy định của pháp luật về chứng
thực.
1.2. Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
*Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của quy định pháp luật về quy trình
chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
- Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hồn thiện pháp
luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
* Đối tượng nghiên cứu

- Các quy định quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký
- Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên thực hiện quy trình chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký
1.3. Cơ cấu của bài báo cáo
Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận. Trong đó, Nội dung của báo cáo
được chia thành 3 phần như sau:
- Phần mở đầu
- Phần Nội dung
Chương 1: Quy định của pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng
thực chữ ký
Chương 2: Thực trạng và giải pháp để hoàn thiện quy trình chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký tại văn phịng cơng chứng
Phần Kết luận


CHƯƠNG 1:QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG
THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
1.1 Khái niệm chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký
* Khái niệm về chứng thực
Chứng thực được hiểu là “việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các
giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị
định nà”. Tuy nhiên, đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành thì chưa có văn
bản nào quy định cụ thể về thuật ngữ chứng thực.
Như vậy, thuật ngữ “Chứng thực” có thể được hiểu là một hoạt động của
cơ quan, tổ chức được pháp luật trao quyền thực hiện nhiệm vụ để chứng nhận
tính xác thực của một loại văn bản, giấy tờ là đúng với bản chính, chữ ký của
người ký trong văn bản, giấy tờ hoặc chứng nhận tính xác thực về thời gian, địa
điểm giao kết hợp đồng, năng lực hành vi dân sự, ý chí…của các bên tham gia
hợp đồng giao dịch.

* Khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ, có quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính”. Như vậy bản sao được khái niệm
theo hình thức liệt kê, cụ thể gồm hai loại: bản sao là bản được chụp từ bản
chính hoặc là bản được đánh máy một cách chính xác và đầy đủ từ sổ gốc. Bản
chính được hiểu là “những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự
lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”6. Như vậy, để
được xem là bản chính trước phải được thể hiện bằng hình thức là giấy tờ, văn
bản, thứ hai giấy tờ văn bản này phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
* Khái niệm về chứng thực chữ ký


Căn cứ tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng
02 năm 2015 của Chính phủ quy định về thuật ngữ chứng thực chữ ký, cụ thể
như sau: “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký
của người yêu cầu chứng thực”.
Như vậy, theo quy định kể trên thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền chứng nhận và xác thực “chữ ký” của người yêu cầu chứng
thực trên các văn bản, giấy tờ mà họ đề nghị.
1.2 Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao, chứng thực chữ
ký
Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/02/2015 về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi

chung là Phịng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước
ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngồi;
Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc
quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phịng Tư pháp"(khoản
1).
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân
dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có
thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;


b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ
ký người dịch;
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực
và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã"(khoản 2).
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác
được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây
gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các
việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao,
viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện"(khoản 3).
- Cơng chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy
định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu
của Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng (sau đây gọi chung là tổ chức
hành nghề công chứng)"(khoản 4).

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy
định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng
thực" (khoản 5).
1.3. Mức thu lệ phí chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký
- Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ 03 trở
lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000
đồng/bản.
- Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là
một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch:
a) Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
b) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 20.000
đồng/hợp đồng, giao dịch.


c) Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: 10.000
đồng/hợp đồng, giao dịch.
1.4. Quy định xử phạt hành chính về chứng thực bản sao và chứng
thực chữ ký
Một số hành vi vi phạm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký sẽ bị xử phạt, cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xóa, sửa
chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
sau: Giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực; không thực hiện yêu cầu
chứng thực đúng thời hạn theo quy định; chứng thực ngoài trụ sở của tổ chức
thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; từ chối yêu
cầu chứng thực không đúng quy định của pháp luật; khơng bố trí người tiếp
nhận u cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; không niêm yết công

khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, phí, chi phí chứng
thực tại trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực…
- Phạt tiền từ 5.000.000 đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi
sau: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà khơng ký, ghi rõ
họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của
bản sao giấy tờ, văn bản có từ 2 trang trở lên; khơng đóng dấu giáp lai đối với
bản sao giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 2 tờ trở lên;
chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước
mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ
chứng thực chữ ký; không ghi lời chứng trong văn bản chứng thực…
- Phạt tiền từ 7.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành
vi sau: Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa,
thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định


được nội dung; chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng nhận
mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa
lãnh sự theo quy định của pháp luật, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại; chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn
bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc khơng đóng dấu mật
nhưng ghi rõ khơng được sao chụp...
- Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 9 tháng đến 12 tháng đối
với một trong các hành vi sau: Chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chữ ký
trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch
sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ
chức; vi phạm quyền công dân; chứng thực bản sao từ bản chính mà khơng đối
chiếu với bản chính; chứng thực chữ ký trong trường hợp tại thời điểm chứng
thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của

mình.
Ngồi ra, hình thức xử phạt bổ sung gồm: Tước quyền sử dụng thẻ công
chứng viên từ 3 tháng đến 6 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm
b, c và d khoản 3 Điều 34; tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 6 tháng
đến 9 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm a, b, c, d, e và g
khoản 4 Điều 34; tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm
sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 34.
Các biện pháp khắc phục hậu quả gồm: Buộc tổ chức hành nghề công chứng
đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư
pháp nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực tại điểm a khoản 3, các điểm
a, b, c và d khoản 4, khoản 5 Điều 34; kiến nghị cơ quan, tổ chức, người có thẩm
quyền xem xét, xử lý đối với giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch


nội dung quy định tại khoản 1 Điều 34; buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được
do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 3 Điều 34.


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TẠI VĂN
PHỊNG CƠNG CHỨNG
2.1 Quy trình chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký
2.1.1. Quy trình chứng thực chữ ký
a) Quy trình
– Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức hành
nghề Cơng chứng (Phịng Cơng chứng hoặc Văn phịng Cơng chứng)
– Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ
– Bước 3:Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực
– Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ

b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Tổ chức
hành nghề Công chứng hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở
c) Thành phần, số lượng hồ sơ
– Thành phần hồ sơ
+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân
dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng
+Nộpgiấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào (số lượng
theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực
* Trường hợp chứng thực ngồi trụ sở thì người u cầu chứng thực phải
nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở
– Số lượng hồ sơ: 01 bộ
d) Thời hạn giải quyết:Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm
việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ
2.2.2. Quy trình chứng thực bản sao
a) Quy trình
– Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức
hành nghề Cơng chứng (Phịng Cơng chứng hoặc Văn phịng Cơng chứng)
– Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ


– Bước 3: Cơng chứng viên kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao
– Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ
b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếptại Tổ chức
hành nghề Công chứng
c) Thành phần, số lượng hồ sơ
– Thành phần hồ sơ
+ Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao
+ Nộp bản sao cần chứng thực (số lượng bản sao theo nhu cầu của người
yêu cầu chứng thực
– Số lượng hồ sơ: 01 bộ

d) Thời hạn giải quyết
– Trả ngay trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu
tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ
1.2. Một số vấn đề trong thực hiện quy trình chứng thực bản sao từ bản
chính
Thứ nhất, Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức tiếp nhận bản sao là một quy định mới nhằm ngăn chặn tình trạng
lạm dụng bản sao có chứng thực trong thực hiện các thủ tục hành chính, trong
thực tế vẫn cịn xảy ra tình trạng này khá nhiều mặc dù có chiều hướng giảm so
với trước khi Nghị định số 23 chưa được ban hành. Theo số liệu thống kê của
Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực cho thấy, từ năm 2015 đến nay, số yêu cầu
chứng thực bản sao tiếp tục tăng. Năm 2016, chứng thực 97.126.230 bản sao
(tăng 18.539.184 bản so với năm 2015); năm 2017 chứng thực 116.881.069 bản
sao (tăng 19.754.839 bản so với năm 2016); 6 tháng đầu năm 2018 đã chứng
thực được 63.595.582 bản sao (tăng gần 23% so với cùng kỳ năm 2017). Bên
cạnh đó cịn xảy ra tình trạng một số cơ quan tiếp nhận giải quyết thủ tục hành
chính tự đặt ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực (không tiếp nhận bản sao
đã được chứng thực quá 6 tháng) khơng chỉ làm phát sinh chi phí (cả về thời
gian và kinh phí) của người dân mà cịn làm gia tăng áp lực cho các cơ quan
thực hiện chứng thực.


Thứ hai, quy định về chế độ lưu trữ trong hoạt động chứng thực tại Điều
14 không đặt ra đối với bản sao được chứng thực, tuy nhiên, thực tế lại phát sinh
trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có
hành vi gian dối sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu khơng lưu
trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại khơng có cơ sở để đối chiếu khi
có tranh chấp, sai sót xảy ra… Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả hiện nay cũng
rất khó khăn do việc làm giả rất tinh vi, khó phát hiện nhất là trong thời đại công
nghệ thông tin, điều này càng khó khăn hơn đối với các loại giấy tờ do cơ quan

có thẩm quyền của nước ngồi cấp.
Thứ ba, quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của
UBND cấp xã đối với các văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt
Nam cấp hoặc chứng nhận, tuy nhiên trong trường hợp văn bản được thiết lập
hồn tồn bằng tiếng nước ngồi thì UBND cấp xã không tiếp nhận yêu cầu này
mà hướng dẫn về Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng do không
đảm bảo về mặt nội dung của văn bản. Điều này dẫn tới quy định bị vô hiệu hóa
và khơng phù hợp với thực tế.
Thứ tư, theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
thì về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về
nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở
để chứng thực bản sao. Do đó, thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao
từ bản chính, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan khơng kiểm tra
kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả
những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền.
1.3. Một số vấn đề trong thực hiện quy trình chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là
chữ ký của người yêu cầu chứng thực, theo đó cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
chỉ chịu trách nhiệm về xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên hiện
nay có sự mâu thuẫn giữa quy định về các trường hợp không được chứng thực
chữ ký với các quy định của các văn bản chuyên ngành khác, cụ thể:


Đối với việc chứng thực chữ ký trong Giấy bán, tặng, cho xe:
Tại Điểm b, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010
của Bộ Giao thông vận tải có quy định trên mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên
dùng: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú
chứng thực chữ ký của người bán, cho, tặng xe.
Tại Điểm g, Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014

của Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có cơng
chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban
nhân dân xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo
quy định của pháp luật về chứng thực”.
Tuy nhiên tại Khoản 4, Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lại quy định
trường hợp không được chứng thực chữ ký “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp
đồng, giao dịch”, trong khi đó việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá
nhân về bản chất cũng là một hợp đồng dân sự mặc dù với tên gọi là “giấy bán
xe” nhưng thực tế nội dung là sự thỏa thuận của các bên về việc bán, cho, tặng
xe, do đó thay vì thực hiện chứng thực chữ ký thì các bên phải thực hiện chứng
thực hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định
của pháp luật.
2.4. Giải pháp và hướng hoàn thiện pháp luật về chứng thực bản sao từ bản
chính và chứng thực chữ ký
- Cần quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác định rõ chứng thực
là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận về hình thức các giấy tờ, văn
bản. Từ đó có cách nhìn nhận rõ hơn về bản chất của hoạt động chứng thực,
không nhầm lẫn với hoạt động công chứng.
- Cần quy định thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, theo đó bản sao
có chứng thực khơng xác định về thời hạn. Và quy định bản sao có chứng thực
lưu trữ 01 bản với thời hạn lưu trữ 02 năm.
- Sửa đổi quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn


bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ,
văn bản bằng tiếng nước ngoài”.
- Bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội dung của giấy tờ, văn bản
chứng thực của người yêu cầu chứng thực.
- Hoạt động chứng thực chữ ký cần có sự rà sốt thống nhất quy định với

các văn bản chuyên ngành đặc biệt là Thôngtư số 20/2010/TT-BGTVT ngày
30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải và Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày
04/4/2014 của Bộ Công an theo hướng xác định việc mua bán, tặng cho xe
chuyên dùng là một dạng hợp đồng dân sự.
Hoạt động chứng thực là hoạt động phổ biến, đáp ứng nhu cầu hàng ngày
của người dân, cũng như ảnh hưởng đến việc thực hiện các quyền của người
dân. Chính vì lẽ đó, pháp luật về chứng thực nói chung và Nghị định số
23/2015/NĐ-CP nói riêng cần phải có sự hồn thiện, thống nhất và phù hợp với
thực tế hơn nữa nhằm tạo ra hành lang pháp lý trong tổ chức và thực hiện hoạt
động chứng thực


KẾT LUẬN
Từ thực tiễn những hoạt động tại phịng cơng chứng đối với cơng chứng
viên thực hiện quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký đã được thực
hiện một cách khoa học, mỗi công chứng viên đều nhận rõ vị trí và vai trị của
cơng tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đối với việc
chứng thực địi hỏi cơng chứng viên về tính trung thực của người yêu cầu chứng
thực, sự tinh tường, am hiểu pháp luật, minh bạch, công bằng của người thực
hiện.
Trong xu thế hiện nay để đảm bảo nâng cao hơn chất lượng chứng thực
bản thân công chứng viên, văn phịng cơng chứng cũng như sở tư pháp cần có sự
phối hợp đồng bộ giữa các yếu tố như xây dựng thể chế, trong đó chú trọng việc
hồn thiện văn bản pháp luật liên quan đến chứng thực mà nhất là chú trọng xây
dựng các quy trình chứng thực, cải cách hệ thống quản lý nhà nước về chứng
thực, mạnh dạn áp dụng công nghệ 4.0 và tiếp thu các kinh nghiệm của các nước
phát triển trong lĩnh vực chứng thực để không ngừng cải tiến nâng cao chất
lượng phục vụ nhu cầu người dân về công tác chứng thực nhằm mục tiêu đưa
công tác chứng thực tại Việt Nam tiệm cận các nền chứng thực tiên tiến trên thế
giới.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

Bộ luật Dân sự (Luật số 91/2015/QH13) ngày 24/11/2015.

2.

Luật Công chứng (Luật số 53/2014/QH13) ngày 20/6/2014.

3.

Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (Luật số 29/2018/QH14) ngày 15/11/2018.

4.

Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công
chứng, chứng thực.
5.

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ
ký.

6.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và

chứng thực hợp đồng, giao dịch.

7.

Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.