NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU.
1. Đặc điểm, vai trò, vị trí cúa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
1.1. Đặc điểm:
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động,
đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải
vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở
quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao
động được chia làm hai loại : Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: gỗ trong
rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất... Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã
có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu.
"Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành lên sản phẩm mới."
Nguyên vật liệu có đặc điểm sau:
- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng
bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái
vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của
nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho
là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.
1.2. Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng
của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị
ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng
của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra
nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của
khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng

quy cách chủng loại.
- Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá
thành sản xuất của sản phẩm ( trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu
chiếm khoảng 50 - 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên
vật liệu chiếm tới 70 - 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung
quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản,
dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên
vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần
phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm mức
tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn
kiệt dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội.
2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên
cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng
nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy
công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày
càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều
hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại về màu sắc. . Chính vì vậy
mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất
lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản
xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu
công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự
trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
- Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng
khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ
số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong
định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật
liệu một cách tối đa.
- Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với

tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của
doanh nghiệp, tránh lãng phí.
- Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị
ngừng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ
đọng vốn.
- Ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu.Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu
hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến
hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình
hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực
hiện được chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật
liệu cần phải làm tốt các công việc sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình
sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục
những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý.
II. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU.
1.Phân loại nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để tiến hành sản xuất phải sử
dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân
loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một

đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch
toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên những tiêu thức như sau:
1.1.Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu.
Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể chính của sản phẩm.
- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản
xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,
mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay
phục vụ cho lao động của công nhân ( ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ, xà
phòng , giẻ lau. . .)
- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh: xăng dầu, hơi đốt, than. ..
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải . . .
Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh
nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loai vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt. . .)
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu ngoài các loại vật liệu kể trên.
Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ
dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh
nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ
chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
1.2.Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản
xuất:
Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được
chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại nguyên vật liệu tiêu hao

trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá
trình sản xuất sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá
trình phục vụ sản xuất sản phẩm ( thường là chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc
thiết bị).
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý.

1.3. Căn cứ vào nguồn hình thành.
Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia
thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản
xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự
chế biến thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát.
- Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản
xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán.
1.4. Căn cứ vào quyền sở hữu:
Nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại NVL do
doanh nghiệp tự sản xuất , mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán
- Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các NVL
nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ.
Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là ưu
việt hơn cả.
2. Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống

nhất. Việc đánh giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong
việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.
2.1.Các chỉ tiêu đánh giá nguyên vật liệu.
- Giá thực tế: Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá được xác định dựa trên
những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng
minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực
tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên
vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán.
- Giá hạch toán: Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu
kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ
này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc
luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán
về giá thực tế.
2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số ít
trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho.Chẳng hạn khi
nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng
chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành
điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như
sau:
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua
ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn nếu đơn vị nộp thuế áp dụng phương pháp
trực tiếp. Giá đã có thuế giá trị gia tăng ( Giá thanh toán ). Nếu đơn vị áp dụng
phương pháp khấu trừ là giá chưa có thuế giá trị gia tăng cộng thuế nhập khâủ
( nếu có ) cộng + chi phí thu mua vận chuyển bốc xếp , thuê kho, bãi trừ các khoản
chiết khấu, giảm giá ( nếu có).
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công thì giá thực
tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến.
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị

vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan ( tiền thuê
gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...).
- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả
thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận ( nếu có)
- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được
hay giá trị thu hồi tối thiểu.
- Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị
trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
2.3.Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm
hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cuả
cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá nguyên vật liệu
xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong những
phương pháp sau đây:
2.3.1. Phương pháp FIFO ( nhập trước, xuất trước).
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu
mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy
giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc
có xu hướng giảm.
2.3.2.Phương pháp LIFO ( nhập sau, xuất trước).
Phương pháp này giả định những vật liệu được mua sau cùng sẽ được xuất
trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên.
Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng.
2.3.3. Phương pháp giá đơn vị bình quân.
Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được
tính căn cứ vào số lượng xuất dùng trong kỳ và đơn giá bình quân để tính.
Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị

xuất dùng = xuất dùng x bình quân
Trong đó:
Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đầu kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ
bình quân cả =
kỳ dự trữ Số lượng TT vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng TT vật liệu nhập trong kỳ
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ
chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh
hưởng đến công tác quyết toán nói chung.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước)
bình quân =
cuối kỳ trước Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( cuối kỳ trước)
Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời
tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không
chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này.
Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quân sau =
mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược
điểm của hai phương pháp giá bình quân trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược
điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần.
2.3.4.Phương pháp giá thực tế đích danh.
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc
hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất ( trừ trường hợp điều chỉnh).
Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do
vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp
trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
2.3.5.Phương pháp hệ số giá.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán ( loại giá ổn định
được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp).Để theo dõi chi tiết tình
hình nhập, xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá

thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với hệ số giá hạch toán.
Giá thực tế
vật liệu = Giá hạch toán vật liệu x Hệ số giá
xuất dùng xuất dùng vật liệu
Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
vật liệu =
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ+ Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
Tuỳ thuộc vào đặc điểm , yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà
hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật
liệu.
III- KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
1.Tổ chức chứng từ .
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế,
vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
1.1.Các chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán.
- Hợp đồng mua hàng.
- Phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02-VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT: Bắt buộc).
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04-VT: Hướng dẫn).
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05-VT: Hướng dẫn).
- Thẻ kho ( mẫu 06-VT: Bắt buộc).
1.2.Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung
cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về
đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban
này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, qui cách của nguyên
vật liệu và lập " Biên bản kiểm nghiệm vật tư".
Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản

kiểm nghiệm vật tư để lập " Phiếu nhập vật tư". Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên (
Đối với vật tư mua ngoài), 3 liên ( Đối với vật tư tự sản xuất).
Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận.
Liên1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển
cho kế toán. Liên 3( nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn
của người bán được giao cho bộ phận tài vụ , làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế
toán.
1.3.Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu.
Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục
đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ qui định và phải thực hiện
nghiêm ngặt việc cân, đong, đo đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các
chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai,
để làm gì..)
Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư
xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho
sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên ( Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2 :
Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ).
Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường
xuyên với số lượng ít.
Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong
tháng doanh nghiệp sử dụng " Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu xuất vật tư
theo hạn mức cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng
không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến
kho cùng với số vật tư thừa và phiếu xuất vật tư theo hạn mức, thủ kho ghi số
lượng thừa trả lại vào cả hai phiếu.
Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng căn cứ vào những
thoả thuận của khách hàng để lập " Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho". Phiếu này được
lập làm 3 liên: Một liên giao cho khách hàng; một liên giao cho bộ phận cung ứng;
một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán.

2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị , số lượng
của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo qui
mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba
phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
2.1. Phương pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu
về mặt số lượng, thẻ kho được mở chi tiết cho từng loại vật tư. Hàng ngày , căn cứ
các chừng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính
ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho
phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp
nhau.Cuối tháng, thủ kho phải tính tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho cuối
kỳ theo từng danh điểm vật tư.
*Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh
điểm vật tư tương ứng với thẻ kho. Sổ này có nội dung tương tự như thẻ kho, chỉ
khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các
chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu,
ghi đơn giá và tính ra số tiền. Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập,
tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp
và đối chiếu với thẻ kho.
* Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song
song.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải
căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập "Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn kho" về
mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu.
* Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơn giản,
dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phương
pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này
thường được áp dụng ở những đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng
các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên.
2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* Tại kho: Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , thủ kho vẫn mở thẻ kho để
theo dõi về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu như trường hợp hạch toán chi
tiết theo phương pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán: Kế toán không mở sổ chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lượng và số tiền cuả từng danh điểm vật tư theo từng kho.
Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp chứng từ nhập -
xuất phát sinh trong tháng của từng loại vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong
sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ
kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn kho nguyên
vật liệu
Kế toán tổng hợp
Chứng Từ nhập
Thẻ kho
Chứng Từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
ơBảng kê nhập
* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Quan hệ đối chiếu
* Điều kiện áp dụng: Theo phương pháp này thì công việc ghi chép kế toán
chi tiết theo từng danh điểm vật liệu được giảm nhẹ, nhưng toàn bộ công tác ghi
chép, tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào cuối kỳ nên công việc hạch toán và lập
báo cáo thường bị chậm trễ. Phương pháp này có cải tiến hơn phương pháp thẻ
song song nhưng vẫn còn ghi trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có
qui mô vừa, chủng loại hàng tồn kho tương đối nhiều.
2.3. Phương pháp sổ số dư.
* Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ
kho phải tập hợp chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại nguyên vật
liệu, sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán.
Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo
từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và
dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ .
Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
* Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế
toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và
ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính
được của từng nhóm vật tư ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập - xuất -