Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại biển tây

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
.......................

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG
MẠI BIỂN TÂY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU QUỲNH
MSSV: DKQ141968
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ

An Giang, Ngày 03 Tháng 04 Năm 2018


TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
.......................

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG
MẠI BIỂN TÂY

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ THU QUỲNH
MSSV: DKQ141968
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ

GVHD: ĐẶNG HÙNG VŨ

An Giang, Ngày 03 Tháng 04 Năm 2018

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP CỦA KHOA

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

1


LỜI CẢM ƠN

Em xin cảm ơn quý Công ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây đã chấp nhận đơn
xin thực tập của em và đã tạo điều kiện cho em đƣợc thực tập nghề nghiệp ở
công ty. Trong thời gian thực tập, quý công ty đã giúp đỡ em học hỏi đƣợc rất
nhiều về kiến thức chuyên môn lẫn kinh nghiệm sống và em đã tích lũy đƣợc
rất nhiều kiến thức từ đó, và em cũng xin chân thành cảm ơn các anh chị trong
công ty đã giúp đỡ em rất nhiều về những kiến thức, kỹ năng cũng nhƣ kinh
nghiệm thực tiễn trong khi làm việc, em đã rút ra đƣợc nhiều bài học đáng giá
mà em nghĩ nó là vô giá sau này dành cho em. Em xin trân trọng cám ơn Thầy

Đặng Hùng Vũ đã nhiệt tình, tâm huyết hƣớng dẫn em làm việc trong suốt quá
trình thực tập. Bài bài báo thực tập của em còn nhiều thiếu sót mong nhận
đƣợc sự góp ý của thầy cơ để em hoàn thiện hơn về kiến thức, kỹ năng của
mình.
Em xin chân thành cảm ơn

2


MỤC LỤC
Danh mục hình -------------------------------------------------------------------------- 4
Danh mục bảng ------------------------------------------------------------------------- 4
Danh mục từ viết tắt ------------------------------------------------------------------- 4
1.

Lịch làm việc có chữ ký của giáo viên hƣớng dẫn hằng tuần: ------------- 5

2. Báo cáo TTTN tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây ------------------- 5
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây---------------------- 5
2 1 1 Lịch s h nh thành và phát triển --------------------------------------- 5
2 1 2 Phạm vi hoạt đ ng inh oanh ----------------------------------------- 5
2 1 3 Cơ cấu t chức các ph ng an ------------------------------------------ 6
2 1 4 Chức năng và nhiệm vụ của các ph ng an -------------------------- 6
2.1.5. Thực trạng kinh doanh của Công ty TNHH TM Biển Tây -------- 9
2 1 6 T nh h nh hoạt đ ng inh doanh: --------------------------------------- 9
2.2.
N i dung công việc đƣợc phân công và cách thức thực hiện: ------- 10
2.2.1 Lập thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu: ------------------------------ 10
2.2.2. Quản lý lƣu trữ hồ sơ, hợp đồng, chứng từ liên quan: -------------- 12
2.2.3. Thực tập ở kho gởi hàng xuất: ---------------------------------------- 13

2.2.4. Chăm sóc hách hàng và các hoạt đ ng hậu mãi. ----------------- 14
2.3.
Các kết quả đạt đƣợc qua đợt thực tập --------------------------------- 15
2.3.1. Những n i dung kiến thức đã đƣợc cũng cố: ----------------------- 15
2.3.2. Những kỹ năng đã học hỏi đƣợc: ------------------------------------ 16
2.3.3. Những kinh nghiệm đã tích lũy đƣợc: ------------------------------- 17
2.3.4. Chi tiết kết quả cơng việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập ------ 20
3.

Phụ lục ---------------------------------------------------------------------------- 21

3


Danh mục h nh
H nh 1: Sơ đồ quản lý của công ty TNHH Thƣơng Mại iển Tây

6

Danh mục ảng
Bảng 1: Bảng lịch làm việc............................................................................. 21
Bảng 2: N i dung công việc đƣợc phân công và cách thực
hiện......................10

Danh mục từ viết tắt
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TTTN

Thực tập tốt nghiệp

4


1. Lịch làm việc có chữ ký của giáo viên hƣớng dẫn hằng tuần:
Sau hi đƣợc sự đồng ý của khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh và ban giám
đốc cơng ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây, em đã có hỗng thời gian
thực tập tại cơng ty là hai tháng. Qua khoảng thời gian này, em đã t m hiểu
các vấn đề về n i dung xuất nhập khẩu, cách thức làm chứng từ hợp đồng
cũng nhƣ là các công việc liên quan đến chăm sóc hách hàng Đợt thực
tập này đã giúp em củng cố đƣợc những n i dung kiến thức đã học trên
lớp cũng nhƣ giúp em b sung thêm các kiến thức mới về thực tiễn công
việc, giúp em hiểu biết nhiều hơn về môi trƣờng làm việc và tƣơng lai hi
ƣớc vào môi trƣờng làm việc thực tế sẽ bớt bị bỡ ngỡ, có thể dễ dàng hịa
nhập hơn
Chi tiết cơng việc đƣợc phân cơng hồn thành trong q trình thực tập sẽ
đƣợc ghi trong phần phụ lục trang 21 của bài báo cáo.
2. Báo cáo TTTN tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây
2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thƣơng Mại Biển Tây
2.1.1. Lịch s h nh thành và phát triển
Công ty TNHH Thƣơng Mại IỂN T Y đƣợc thành lập và đi vào họat
đ ng sản xuất tại số 102 22 Đƣờng 16, Phƣờng nh Hƣng H a, Quận
nh Tân, Thành phố Hồ Chí Minh ngày 02 01 2014 theo quyết định số
105 QĐ-UB của Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh với ngành
nghề chính là chế biến các loại cá đơng lạnh xuất khẩu sang các nƣớc có
nhu cầu trong hu vực Đông Nam và m t số nƣớc Châu Âu khác. Vốn
điều lệ an đầu là 1 tỉ đồng với công suất là 10 tấn nguyên liệu/ngày và 15
cán b công nhân viên.

Năm 2015, công ty nâng mức vốn điều lệ lên 2 t đồng.
Ngƣời đại diện pháp luật: Lê Cơng Bình
Tên giao dịch: SEA WEST TRADING COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: Công ty TNHH TM Biển Tây
Mã số thuế: 0310230010
2.1.2. hạm vi hoạt

ng kinh doanh.

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty iển Tây là: Chế biến, bảo quản thủy sản
và sản phẩm từ thủy sản Mua án thủy sản và sản phẩm từ thủy sản.

5


2.1.3. Cơ c u t ch c các ph ng an
Hình 1: Sơ ờ quản lý của cơng ty TNHH
Thƣơng Mại Biển Tây

2.1.4. Ch c n ng và nhiệm vụ của các ph ng an
 Giám

c

Ch c n ng: Giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm
trƣớc pháp luật và
thƣơng mại về hoạt đông, hiệu quả inh oanh
của công ty Giám đốc sẽ quản lý, điều hành công ty theo luật oanh
nghiệp nhà nƣớc, luật lao đ ng, thỏa ƣớc lao đ ng, n i quy lao đ ng,
hợp đồng lao đ ng và Chịu trách nhiệm trong hoạt đ ng sản xuất inh

oanh trƣớc các cơ quan quản lý Nhà Nƣớc
Nhiệm vụ:
Lập và t chức triển hai ế hoạch inh oanh của Công ty
T chức thu thập, phân tích, đánh giá thơng tin thị trƣờng
Phê uyệt và iểm soát các hợp đồng án hàng
Triển hai các hoạt đ ng hỗ trợ hách hàng
Quản lý các hoạt đ ng inh oanh của Công ty đảm ảo tuân thủ đúng
theo quy định của Luật pháp Việt Nam


h ng Kinh Doanh.

Ch c n ng:
Lập các ế hoạch Kinh oanh và triển hai thực hiện cũng nhƣ quản lý
chi phí vật tƣ, nhiên nguyên vật liệu
Quản lý oanh thu, công nợ hách hàng
Soạn thảo hợp đồng mua án, góp vốn, mar eting và chăm sóc hách
hàng.
6


Nhiệm vụ:
Lập các ế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện:
o Phân tích hách hàng và ênh tiêu thụ
o T m hiểu thị trƣờng và các đơn vị cạnh tranh trong hu vực
o Lập ế hoạch Mar eting nhƣ: quảng cáo,
huyến mại, ế hoạch án hàng

ế hoạch tiếp thị,

o Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng:
o T ng hợp oanh thu các sản phẩm trong công ty
o Theo õi công nợ của các hách hàng: đảm ảo chốt cơng nợ
đúng hạn, chính xác
o Lập ế hoạch thu hồi cơng nợ, u cầu thanh tốn những hoản
nợ q hạn
o Hàng tháng hạch toán lỗ lãi
Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán:
o Soạn thảo, làm thủ tục ý ết các hợp đồng mua án các loại
tƣơi, cá thành phẩm hoặc nguyên phụ liệu
o Quản lý, lƣu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan
Marketing và chăm sóc khách hàng:
o Xây ựng h nh ảnh cơng ty
o Trích hoa hồng và chiết hấu cho hách hàng
o Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại
o Trao đ i công việc thƣờng xuyên với hách hàng mục tiêu và
hách hàng thông thƣờng
o Khảo sát và đo lƣờng sự hài l ng của hách hàng
 B phận Xu t Nhập

h u

Ch c n ng:
Đây là
phận hết sức quan trọng, đóng vai tr chủ chốt trong Cơng ty
Đảm ảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị
trƣờng, giới thiệu sản phẩm và mở r ng thị trƣờng cũng nhƣ thu hút
hách hàng mới T chức thực hiện ế hoạch inh doanh, tính giá và
lập hợp đồng với hách hàng

7


Cung cấp thông tin, ịch thuật tài liệu, phiên ịch cho an lãnh đạo
Theo õi, đôn đốc tiến đ thực hiện của các ph ng an, phân xƣởng
đảm ảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với hách hàng và
kịp thời đề xuất những phƣơng án sản xuất hiệu quả nhất
Nhiệm vụ:
Tham gia thực hiện các hoạt đ ng nhƣ giao ịch, đàm phán, ý ết hợp
đồng với hách hàng và nhà cung cấp
Lập các thủ tục, chứng từ xuất nhập hẩu hàng hóa nhƣ: hợp đồng mua
án, các thủ tục thanh toán, các thủ tục giao nhận,
chứng từ vận
chuyển,
chứng từ xuất nhập hẩu
Cùng với ế toán, thực hiện các hoạt đ ng mở L C, làm các ảo lãnh
ngân hàng.
Tiếp nhận, iểm tra, đối chiều hồ sơ hàng hóa nhập hẩu, xuất hẩu với
số lƣợng thực tế tại c a hẩu trong quá tr nh làm hồ sơ thơng quan
hàng hóa.
Quản lý, theo õi các đơn hàng, hợp đồng Phối hợp với các ên có liên
quan để đảm ảo đúng tiến đ giao hàng, nhận hàng
T m iếm hách hàng mới, mở r ng thị trƣờng xuất hẩu theo những
mục tiêu, chiến lƣợc chung của công ty
Duy tr liên lạc, giữ vững mối quan hệ tốt với hách hàng và cung cấp
Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ hách hàng, thị trƣờng, các
đối thủ cạnh tranh
Tham mƣu cho Trƣởng ph ng inh oanh phƣơng án tiếp cận hách
hàng, thị trƣờng mục tiêu, chiến lƣợc inh oanh xuất nhập hẩu đồng
thời Lập áo cáo n i

và áo cáo với các cơ quan nhà nƣớc có liên
quan.
 B phận

ế Tốn

Ch c n ng:
B phận tài chính kế tốn là b máy quản lý tình hình tài chính của
cơng ty, chịu sự quản lý giám sát trực tiếp của Giám đốc đồng thời phối
hợp chặt chẽ với các
phận, ph ng an hác đảm bảo tình hình
phát triển chung của tồn cơng ty.
Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, phân tích các vấn đề liên quan đến tài chính.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác hồ sơ tài liệu liên quan đến tài chính
của Cơng ty.
8


Đối chiếu các khoản công nợ phải thu và các khoản công nợ phải trả.
Theo dõi các hợp đồng phát sinh hàng tháng.
Kiểm kê tài sản, hàng tồn kho vào cuối niên đ kế toán.
Đại diện giao dịch với các cơ quan chức năng trong việc giải quyết các
vấn đề liên quan đến tài chính kế tốn của Cơng ty.
Xây dựng và vận hành hệ thống kế toán n i b của Cơng ty.
Hồn thiện hệ thống s sách kế tốn của Cơng ty.
Lập, quản lý hồ sơ tham gia ảo hiểm xã h i, ảo hiển y tế của nhân
viên trong Công ty.
Đại diện giao dịch với các cơ quan chức năng trong việc giải quyết các
vấn đề liên quan đến ảo hiểm xã h i, ảo hiển y tế cho nhân viên của

Công ty.

2.1.5. Thực trạng kinh doanh của Công ty TNHH TM Biển Tây
 Các mặt hàng chính:
Chế biến và xuất khẩu cá tra, cá ngừ vằn, cá ngừ Bonito, bạch tu c,
mực nang, cá thu Ấn Đ , cá ngừ, tôm, ngao và m t số sản phẩm khác.
 Các thị trƣờng chính:
Nhật ản, Hàn Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Mỹ, EU, U raina, Ai
Cập, Mehico, Dominica, UAE, Kuwait, Jor an, Georgia, Croatia các thị
trƣờng hác
2.1.6. T nh h nh hoạt

ng kinh doanh:

 Cơ c u mặt hàng:
Năm 2017, iển Tây xuất hẩu chủ yếu 3 sản phẩm cá đông lạnh, thu
về lƣợng lớn ngoại tệ, oanh thu theo từng mặt hàng:
 Cá tra : 51,000 USD.
 Cá ngừ : 15,600 USD.
 Cá ạc má : 508,000 USD.
 Cơ c u thị trƣờng:
Năm 2017, iển Tây xuất hẩu chủ yếu 3 thị trƣờng chủ lực, phân
oanh thu của từng thị trƣờng là:
 Mỹ: 51,000 USD
 EU: 77,200 USD.
 ASEAN: 446,000 USD.
Trị

ủy sản của côn
9

y đạ

n

n


2.2.

N i dung công việc ƣợc phân công và cách th c thực hiện:

Bảng 2: N i dung công việc đƣợc phân công và cách thực hiện
STT

N i dung công việc đƣợc phân công

Cách thức thực hiện

1

Lập thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu

Quan sát
Phỏng vấn
Thực hành

2

Quản lý, lƣu trữ hồ sơ, hợp đồng, chứng

từ liên quan

Quan sát
Phỏng vấn
Thực hành

3

Thực tập ở kho gởi hàng xuất

Quan sát
Phỏng vấn
Thực hành

4

Chăm sóc hách hàng và các hoạt đ ng
hậu mãi

Quan sát
Phỏng vấn
Thực hành

2.2.1 Lập thủ tục, ch ng từ xu t nhập kh u:
N i dung công việc ƣợc phân công:
Xem và tập soạn thảo các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu nhƣ:
 Hợp đồng mua bán hàng hóa
 Các thủ tục thanh toán, các thủ tục giao nhận,
 B chứng từ vận chuyễn, b chứng từ xuất nhập khẩu.
Cách th c thực hiện:

Xem các anh chị cách soạn thảo làm thủ tục kí kết các hợp ờng.
Các loại hợp đồng nhƣ: hợp đồng mua bán các loại cá tƣơi, cá thành
phẫm hoặc hợp đồng nguyên phụ liệu.
Nhận biết các loại hợp đồng khác nhau, tùy theo mỗi loại hợp đồng mà
có cách trình bày khác nhau, tùy theo u cầu của quốc gia xuất khẩu
mà các hợp đồng có các điều khoản khác nhau.

10


Xem các anh chị chu n bị phƣơng tiện vận tải.
Thông qua thông tin mà cấp trên cung cấp về chuyến hàng sắp tới Đầu
tiên, liên hệ với fowa ers để hỏi về lịch trình và giá của các hãng tàu về
chuyến hàng sắp xuất. Liên hệ với fowaders quen thu c vì các fowaders
thƣờng đƣợc ƣu đãi có các hãng tàu hơn là các cơng ty, oanh nghiệp,
nhờ đó mà cơng ty đƣợc giảm m t ít phi phí. Mặc dù thế cũng phải
tham khảo nhiều công ty tàu và fowa ers để cân nhất và xem xét để
chọn đƣợc tàu phù hợp nhất. Sau khi lựa chọn đƣợc chuyến tàu phù
hợp, sẽ gởi cho công ty tàu về quyết định của mình về việc đặt tàu và
hãng tàu sẽ cho mình thơng tin về con tàu
Xem các anh chị khai báo hải quan và tập khai báo hải quan iên
t thông qua phần mềm VNACCS.
Đầu tiên, đăng nhập phần mềm.
Sau đó, hai áo thơng tin trên phần mềm cho đúng và giống nhƣ hợp
đồng.
Sau đó, lấy kết quả phân luồng và làm hồ sơ thông quan hàng xuất theo
yêu cầu của Cảng hàng xuất,
Kế tiếp đi thanh lý hải quan và vào s tàu hàng xuất.
Cuối cùng là quyết tốn và lƣu hồ sơ của cơng ty.
Khi khai báo hải quan cần phải hai áo đúng và chính sát, cần phải

cận thận xem xét lại nhiều lần, vì nếu có sai sót sẽ ảnh hƣởng rất lớn
đến chuyến hàng xuất, tốn nhiều công sức thời gian và tiền bạc.s
Xem các anh chị xin C/O.
Đầu tiên, truy cập trang we ecosys của

Cơng Thƣơng,

Sau đó, đăng nhập tài hoản cơng ty TNHH TM iển Tây,
Sau đó điền thơng tin theo mẫu o
ý số của công ty

an hành và ý uyệt ằng chữ

Tiếp đến, hệ thống cấp số ecosys, nhân viên xuất nhập hẩu in đơn xin
cấp CO, mẫu ecosys và lập
hồ sơ xin CO để mang lên Ph ng Quản lí
xuất nhập hẩu n p cho cán
phụ trách để họ xác nhận thời gian n p
hồ sơ xin CO n p cho cán

phải sắp xếp theo thứ tự gồm:

o Giấy h n ph ng Quản lí Xuất nhập hẩu theo mẫu
o Đơn đề nghị cấp CO mẫu D
o

tờ hai Hải quan

o Hóa đơn
11

o Vận đơn
o

ảng ê ngun liệu mua vào hơng có hóa đơn theo mẫu số:
01 TNDN an hành èm theo thơng tƣ số 18/2011/TT- BTC
ngày 10/2/2011 của B Tài Chính.

o

ảng ê hai nguyên phụ liệu sản xuất sản phẩm xuất hẩu theo
mẫu

o Mẫu ecosys
o Hợp đồng
o Phiếu đóng gói
o Qui tr nh sản xuất sản phẩm cá
o

CO đã điền thông tin

o Tờ hai Hải quan
Sau hi cán
đóng ấu xác nhận thời gian n p CO, sẽ trả lại giấy h n,
nếu hồ sơ đạt u cầu, hơng có sai xót th sau 8 giờ làm việc, nhân
viên xuất nhập hẩu có thể nhận giấy chứng nhận xuất xứ
2.2.2. Quản lý lƣu trữ hồ sơ, hợp ồng, ch ng từ liên quan:
N i dung công việc ƣợc phân công:
Quản lý lƣu trữ hồ sơ, hợp đồng và các chứng từ của công ty

Cách th c thực hiện:
Quản lý lƣu trữ hồ sơ, hợp đồng và các chứng từ của công ty theo từng lơ hàng
xuất, sau đó mỗi lơ dựa theo ngày sẽ lƣu trữ theo từng tháng và từng năm
Mỗi b hồ sơ lƣu trữ xuất sang các nƣớc khác nhau sẽ khác nhau, hồ sơ ành
cho hàng cá xuất hẩu sang MALAYSIA gồm:
o Tờ hai Hải quan: 1 ản chính đã đóng ấu Hải quan
o Hợp đồng PROFORMA INVOICE : 1 ản sao
o Hóa đơn INVOICE : 1 ản chính
o Phiếu đóng gói PACKING LIST : 1 ản chính
o Vận đơn

ILL : 1 ản chính

o Giấy chứng nhận an tồn
CERTIFICATE : 1 ản chính

vệ

sinh

thực

phẩm HEALTH

o Chứng nhận xuất xứ CERTIFICATE OF ORIGINAL : 1 ản chính

12


Lƣu theo h nh thức nhƣ vậy sẽ giúp chúng ta dễ dàng kiểm sốt đƣợc lơ hàng

xuất hơn, ễ dàng kiểm tra khi cần thiết. Chỉ cần biết đƣợc ngày tháng, lơ hàng
đƣợc xuất đi đâu là có thể t m đƣợc tồn b thơng tin về lơ hàng xuất đó
Hình ảnh của b hồ sơ hàng xuất sang MALAYSIA sẽ đƣợc ghi trong phần
phụ lục
2.2.3. Thực tập ở kho gởi hàng xu t:
N i dung công việc:
Xem các anh chị làm thủ tục xuất và nhập kho
Xem công nhân đóng gói cho thành phẫm
Xem cách đóng cont xuất cho hàng thủy sản
Cách th c thực hiện:
Xem các anh chị làm thủ tục xu t nhập kho
Liên hệ với nhân viên làm thủ tục nhập và xuất kho cho hàng hóa khi có hàng
hóa nhập vào làm thành phẫm và xuất đi hi đã đóng gói xong để cho b phận
kho dễ dàng kiểm tra số lƣợng hàng hóa hiện đang có trong ho và dễ dàng
phân loại hàng hóa cũng nhƣ nơi lƣu trữ cho từng loại hàng hóa thích hợp, dẽ
dàng trong việc tính chi phí vì chi phí gởi hàng thủy sản rất cao. Khi làm thủ
tục xuất nhập kho cần phải có mã hàng hóa và số lƣợng hàng hóa cần xuất
hoặc nhập, sau đó ghi vào giấy xuất hoặc nhập và gởi cho nhân viên của kho
Xem cơng nhân óng gói cho thành phẫm
Khi vào kho phải liên hệ với nhân viên lấy đồ bảo h mặc vào kho vì nhiệt đ
bảo quản trong kho thực phẫm rất lạnh.
Đặt ao cho cơng nhân đóng gói cho sãn phẫm tùy theo ích thƣớc và u
cầu của các mặt hàng xuất khác nhau sẽ có tùy loại bao bì khác nhau. Xem
cơng nhân đóng gói cho sãn phẫm phải thƣờng xuyên kiểm tra xem họ có
đóng gói đúng quy cách và trọng lƣợng của từng mặt hàng khơng, có chất
lƣợng khơng, có bị sai sót gì khơng,nếu sai sót phải kịp thời khắc phục.
Xem óng cơng hàng cá xu t kh u
Cách đóng cont của hàng cá đóng theo từng bậc thang, giữa mỗi thùng hàng
có khoảng cách nhất định để sản phẫm có khơng khí, không bị hỏng khi di
chuyển v điều kiện thới tiết hoặc các điều kiện khác

13


2.2.4. Ch m sóc khách hàng và các hoạt

ng hậu mãi.

N i dung công việc:
Xem và đi theo các anh chị để học các cách chăm sóc hách hàng:
o Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng
o Tặng quà cho khách hàng
o Khảo sát và đo lƣờng sự hài lịng của khách hàng
o Trao đ i cơng việc thƣờng xuyên với khách hàng mục tiêu và khách
hàng thông thƣờng
Cách th c thực hiện:
Trích hoa hờng và chiết kh u cho khách hàng
Khách hàng mua với số lƣợng lớn khách hàng sẽ đƣợc m t phần hoa hồng và
chiết khấu tùy theo số lƣợng hách hàng mua và đó sẽ là tiền hay hàng hóa tùy
theo nhu cầu của khách hàng. Khách hàng sẽ đƣợc tƣ vấn khi chào hàng
Tặng quà cho khách hàng
Vào các dịp lễ tết các khách hàng sẽ đƣợc tặng quà từ công ty và đƣợc công ty
mời đi tiệc tất niên
Khảo sát và o lƣờng sự hài lòng của khách hàng
Thƣờng xuyên trao đ i với khách hàng về sản phẫm, giá cả cũng nhƣ ghi nhận
mọi sự đóng góp của khách hàng về cơng ty để giúp cơng ty hồn thiện và
phát triển hơn
Trao i công việc thƣờng xuyên với khách hàng mục tiêu và khách hàng
thông thƣờng
Trao đ i công việc thƣờng xuyên với khách hàng sẽ giúp cho công ty và khách

hàng hiểu và tin tƣởng về nhau hơn, giúp công ty iết thêm nhiều cái mới để
cơng ty có thể dễ dàng phát triển, đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng

14


Các kết quả ạt ƣợc qua ợt thực tập

2.3.

2.3.1. Những n i dung kiến th c ã ƣợc cũng c :
Các kiến th c về nghiệp vụ nhƣ:
Cách soan thảo hợp đồng:
o Hợp đồng mua bán hàng hóa
o Hợp đồng với fowaders
Làm các thủ tục, các chứng từ xuất nhập khẩu nhƣ:
o Container packing list
o Commercial invoice
o Bill of lading
Làm các thủ tục vận tải
Làm các thủ tục liên quan đến kho giữa hàng:
o Xuất hàng
o Nhập hàng
o Chi phí chi trả cho kho gởi hàng
Hiểu thêm về các quy trình:
o Quy trình thơng quan hàng xuất khẩu (thủy sản)
o Quy tr nh xin C O, quy tr nh đặt tàu
o

Quy trình vận chuyễn hàng hóa

Các kiến th c về tin học v n ph ng, ng dụng công nghệ thông tin nhƣ:
Scan chứng từ, làm chứng từ trên word hay excel.
Khai báo hải quan điện t thông qua phần mềm VANCCS
Xin CO thông qua trang wed ecosys của B Công Thƣơng
Hiểu thêm về cách tr nh ày cũng nhƣ trả lời thƣ từ, công văn của cấp trên
cũng nhứ các dối tác thông qua email hoặc các ứng dụng hác nhƣ Line,
Facebook
Các kiến th c về kỹ n ng giao tiếp với mọi ngƣời
Khi đƣợc cho danh thiếp nhận bằng hai tay
Luôn luôn nở nụ cƣời trên môi
Hiểu thêm về cách trị chuyện với hách hàng, đối tác thơng qua điện thoại
Hiểu thêm về cách chăm sóc hách hàng cũng nhƣ cách tr chuyện với đối tác
khi gặp mặt
15


Khi giao tiếp cần phải tự tin
Tùy vào chức vụ và đ tu i sẽ có cách xƣng hơ phù hợp
Cần chú trọng về giọng nói, cách phát âm, nhấn giọng, nhã chữ, cƣờng đ
nhanh hay chậm để ngƣời nghe có thể dễ dàng hiểu đƣợc
2.3.2. Những kỹ n ng ã học hỏi ƣợc:
Kỹ n ng về ng dụng công nghệ thông tin vào công việc cũng nhƣ cu c
s ng
Lúc đầu khi không biết rành các con đƣờng TP HCM, em thƣờng đi thực tập
bằng grap i e Sau đó hi vào cơng ty thực tập, cơng ty thƣờng xuất hàng ở
cảng Cát Láy, hôm ý công ty xuất hàng ở cảng ICD Phƣớc Long, anh làm thủ
tục cũng hơng iết đƣờng v hơng thƣờng đi ở đó nên anh lên google seach
đƣờng và anh đã chỉ em cách nhớ tên đƣờng cũng nhƣ cách so sánh xem
đƣờng nào dễ đi hơn Và từ đó em có suy nghĩ là mọi thứ đều có trên google,

khơng biết thứ gì chúng ta có thể lên tìm hiểu xem sẽ rút ngắn đƣợc rất nhiều
thời gian. Tuy đây là m t ví dụ rất nhỏ nhƣng qua đó em đã rút ra đƣợc rất
nhiều thứ quan trọng đối với bản thân mình. Khơng chỉ dừng lại về cách ứng
dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng việc, em đã ứng dụng nó vào cu c sống và
t m đƣợc đƣờng đi để tự chạy xe đi làm, giúp em tiết kiệm đƣợc m t khoảng
tiền ùng để làm việc khác. Giúp em thêm tự tin vào bản thân mình, cái gì
mình khơng biết mình có thể tự tìm hiểu và quan trọng là phải thực hiện, lần
đầu tiên có thể rất hó hăn giống nhƣ lần đầu tiên em chạy đi làm phải lạc
đƣờng bao lần, phải dừng lại xem google hoặc hỏi mấy bác bảo vệ, nhƣng m t
lần rồi hai lần rồi quen dần nên cũng hông sợ, ngƣời ta làm đƣợc thì mình
cũng làm đƣợc. Từ đó, việc gì mới lạ em cũng hông sợ, tại m nh chƣa iết
cũng nhƣ chƣa từng làm hoặc học qua thôi nếu mình cố gắng làm hoặc tìm
hiểu rồi sẽ biết ngay thôi. Cứ đi rồi sẽ đến.
Kỹ n ng về phƣơng pháp làm việc và ng dụng phƣơng pháp ó trong
cu c s ng hằng ngày
Trong phòng em thực tập, anh Khôi là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em và em đã
học tập từ anh Khôi đƣợc phƣơng pháp này Anh Khơi có m t cuốn s tay,
hoặc m t tờ giấy, mỗi sáng vào công ty anh đều ghi công việc sếp giao ra từ
giấy sau đó chọn xem cơng việc nào cần hồn thành trƣớc cơng việc nào
khơng gấp và đánh số thứ tự vào những cong việc ƣu tiên để hồn thành nó,
đều đó giúp anh tiết kiệm đƣợc thời gian không lo trể hạn, đẩy nhanh đƣợc
tiến đ vì anh làm việc có kế hoạch có sự sắp xếp. Anh nói với em làm việc ở
văn ph ng có thể làm nhƣ thế cịn việc ở nhà trong cu c sống hằng ngày
chúng ta có thể ghi chú trong điện thoại vì hầu hết bây giờ ai cũng xữ dụng
điện thoại thông minh Ghi chú vào điện thoại và cài chế đ nhắc nhỡ điện
thoại sẽ nhắc mình, mình khơng cần phải nhớ.Việc nào làm trƣớc, việc nào
làm sau, ngày nào phải làm những công việc nào. Vì em mau quên với lại em
16

thấy cũng hay hay nên tập ghi chú vào điện thoại của mình, những việc quan
trọng, những việc mình cần nhớ đều đó giúp em hơng ị qn nữa, khơng trể
hạn, hay thất hứa với ngƣời khác. Tuy có những việc rất nhỏ hoặc những thứ
bản thân m nh nghĩ nó ễ quá có thể nhớ đƣợc nhƣng m t lúc nào đó cần lại
khơng thể nhớ ra, những thứ nhỏ đó lại trở nên rất đ i nhọc nhằn nên thói
quen ghi chép cũng là m t kỹ năng tốt mà em nghĩ hi m nh thực hành nó mỗi
ngày.
Kỹ n ng quan sát và học hỏi:
Lúc mới an đầu vào cơng ty thực tập em có trị truyện cùng anh chị trong
phòng, anh chị dạy em rất nhiều điều b ích. Anh chị dạy khi khơng biết gì thì
phải hỏi, nếu khơng hỏi thì khơng ai biết mình khơng hiểu và giúp đỡ cả, mọi
ngƣời đều có cơng việc khơng ai rãnh mà quan sát và giúp mình vì họ cũng
khơng biết mình khơng biết ở chỗ nào? Khơng biết những vấn đề gì? Anh chị
bảo em phải tập hỏi và bên cạnh đó phải tập quan sát v hơng ai rãnh để
hƣớng dẫn cho mình hồi. Tập tính quan sát sẽ rất giúp ích cho bản thân mình
trong cơng việc và cu c sống sau này Sau đó, em đã cố gắng quan sát và học
hỏi, nhờ những gì khơng biết em hỏi mà đã giúp em
sung kiến thức đƣợc
rất nhiều, em biết mình cịn hỏng nhiều kiến thức quá, hoặc biết thêm nhiều
kiến thức mới giúp công việc đƣợc nhanh hơn, tiết kiệm đƣợc thời gian cũng
nhƣ sức lực Quan sát c n giúp em ghi điểm đƣợc với các anh chị trong phịng,
có hơm anh làm chứng từ của công ty đi cảng nhƣng quên mất b hồ sơ chứng
từ đã sữa lỗi, em thấy thế nên nhắc anh hỏi xem anh có qn khơng? anh bảo
anh không quên, em lấy b chứng từ lại cho anh xem, anh nói b em lấy là b
chƣa s a, b s a rồi anh để vào balo rồi. Em cảm thấy hơi q q nhƣng anh
nói hơng sao đâu, đó là m t kỹ năng tốt, chỉ việc nhỏ nhặt đó thơi nhƣng em
đã học đƣợc rất nhiều kỹ năng rồi nào là cẩn thận, biết quan sát, tự tin khơng
ngại ngùng, ... những kỹ năng đó rất cần thiết trong mơi trƣờng này vì nếu nhƣ
làm sai m t chút sẽ dẫn đến rất nhiều hó hăn, sẽ tốn rất nhiều thời gian công
sức tiền bạc để sữa nó Sau hi nghe nhƣ thế em cảm thấy rất vui, mặc dù là

những việc nhỏ nhặt nhƣng lại cảm thấy nó thật quan trọng, em rút ra đƣợc
m t điều là thật ra kỹ năng của m t con ngƣời không phải thực hành từ những
việc to lớn mà đó là tập quen dần với từ những việc nhỏ nhất, thay đ i những
thói quen nhỏ hằng ngày, làm việc luôn tập trung và không sợ phải nói sai,
ln phải chú ý và quan sát có phát hiện sai sót gì phải nói ngay hoặc hỏi, nếu
nói đúng th chẳng có gì phải sợ, nếu hỏi sai có thể sữa sai và biết đƣợc thêm
nhiều kiến thức giúp ích cho cơng việc cũng nhƣ áp ụng vào cu c sống hằng
ngày.

2.3.3. Những kinh nghiệm ã tích lũy ƣợc:
Bài học kinh nghiệm ầu tiên về kinh nghiệm khi làm việc
Anh nhân viên làm chung có cho em làm th m t b chứng từ xuất khẩu m t
lô hàng sang Malaysia và anh đã ạy em làm mẫu m t lần rồi. Khi làm xong
17


th em đƣa cho anh iểm tra, anh ph cƣời và nói rằng em làm cịn thiếu nhiều
chỗ q, ví dụ nhƣ: tên hàng hóa ghi thiếu m t vài chữ, các chữ front không
giống nhau, thiếu canh đều, ... Rồi anh dạy em mai mốt có làm nên ghi tất cả
những đều cần điền ra bảng excel, sau đó chỉnh sữa cẩn thận mọi thứ, kiểm tra
chúng cho đúng hết rồi hả coppy vô bản m nh làm Làm nhƣ thế sẽ giúp em
tiết kiệm đƣợc thời gian đánh máy, sẽ không bị sai, không cần phải nhớ mà lại
c n đ p, c n nhanh hơn Sau đó, em làm nhƣ thế quả thật là đúng, em cảm
thấy mình học phải học hỏi rất nhiều điều nữa, những điều mà khi khơng
khơng m t ai có thể dạy cho mình biết, mình phải làm, phải va chạm mới biết
chúng ra sau, phải làm nhƣ thế nào để có hiệu quả tối ƣu nhất.
Bài học kinh nghiệm về kĩ n ng lắng nghe và tự tin giao tiếp cá nhân khi
làm việc
Bu i chiều hôm nọ, em cùng với anh làm chứng từ của công ty đi ra cảng Cát
Láy làm thủ tục xuất hàng. Cảng Cát Láy chia làm ba c ng khác nhau, ba c ng

phục vụ cho ba công việc khác nhau. C ng A là cho hải quan, c ng B cho
nhân viên làm thủ tục xuất nhập khẩu, c ng C là cho nhân viên kiểm tra hàng
hóa. Vì em với anh đi ra cảng chạy xe riêng lúc anh làm chứng từ noí là cảng
nhƣng ra tới cảng em lại nhớ là cảng C, chạy vơ khơng đƣợc cịn bị la q
chừng nên điện thoại hỏi anh lại Sau đó, rút ra đƣợc bài học kinh nghiệm cho
bản thân, phải luôn luôn lắng nghe nếu có thể phải ghi chép lại, đừng tự tin
vào trí nhớ của mình và nếu khơng biết thì hỏi anh hoặc hỏi những ngƣời đi
gần đó đừng ngại khi phải giao tiếp với ngƣời lạ hoạc cán b , đừng giận dữ
hoặc buồn khi bị họ mắng, phải tự tin khi giao tiếp và luôn lắng nghe

Bài học kinh nghiệm về kỹ n ng ng x giao tiếp
Bài học kinh nghiệm không chỉ về khả năng ứng x giao tiếp với đối tác,
khách hàng trong công việc mà nó cịn cả vận dụng đƣợc vào cu c sống. Khi
đi gặp đối tác ở trong kho cụ thể là các anh Phòng kinh doanh của kho gởi
hàng, các anh đã ạy em nhận lấy danh thiếp bằng hai tay, khi mời rƣợu bia
đối với ngƣời lớn tu i hơn hoặc đối tác quan trọng thì phải mời hai tay, khi
cụng ly thì ly của mình phải thấp hơn ly của đối phƣơng Vô àn tiệc chủ tiệc
phải giới thiệu mọi ngƣời với nhau, và giới thiệu mình với mọi ngƣời cụ thể là
tên g ? Làm lĩnh vực nào? Cơng ty nào? Cách thức liên hệ? để có thể tìm
kiếm đƣợc những đối tác t m năng xung quanh m nh, v m t ngày nào đó có
thể mình sẽ cần họ hoặc họ sẽ đem lại lợi ích cho mình bởi vì ấn tƣợng đầu
tiên là rất quan trọng nên mình phải chuẩn bị thật kỹ trƣớc khi gặp đối tác. Bên
cạnh đó phải biết bảo vệ bản thân mình, tất cả các thủ tục giấy tờ đều phải làm
việc bằng văn ảng có chữ ký xác nhận, hơng đƣợc làm việc bằng cảm tính,
phải đối x với ngƣời khác vui vẻ lạc quan nhƣng ản lĩnh

18


Bài học khinh nghiệm về lẽ s ng

Bài học về sự iên tr và l ng ũng cảm. Hôm thực tập ở bên kho của công ty,
em đƣợc chú làm bên kho của công ty dắt đi ăn tiệc cùng bạn chú cũng là
khách hàng của công ty. Ấn tƣợng đầu tiên của em về ngƣời khách hàng này là
không giống nhƣ m t ông chủ cho lắm. Chú mặc đồ rất bình dị, áo thun, quần
lững, chân mang dép lê.. trông rất thoải máy. Nh n chú nhƣ m t bác nơng dân
chính hiệu, tuy nhiên suy nghĩ đó chỉ đến khi nghe chú nói chuyện điện thoại
với đối tác nƣớc ngoài toàn tiếng anh, trời ơi! Sao chú giỏi quá !1 Qua tiếp xúc
và nghe các chú trò truyện và giới thiệu với nhau em mới biết chú là ông chủ
của m t công ty chuyên xuất khẩu thủy sản đi nƣớc ngoài. Chú ấy rất giỏi mặc
dù tốt nghiệp đại học ở m t trƣờng tỉnh nhân chú vẫn thành cơng, chú kể lúc
đó chú muốn làm việc theo ngành mà chú học đó là xuất nhập khẩu mua bán
với nƣớc ngồi nhƣng hơng iết tiếng anh nên chú đã chạy xe ôm cho khách
Tây ở phố Bùi Viện, sau hi đã rành tiếng anh chú xin vô làm ở m t công ty
xuất nhập khẩu, việc g chú cũng làm v chú mong muốn đƣợc làm chủ. Chú
nói làm chủ mà cái g cũng phải biết để rồi sau này cịn chỉ cho nhân viên làm,
mình làm chủ trƣớc tiên mình phải giỏi và phải có lịng kiên trì, thấy bây giờ
thành cơng vậy chứ lúc đó cực lắm hơng sƣớng đâu, phải kiên trì lắm mới
đƣợc hơng đƣợc thấy khó mà bỏ cu c. Tụi con bây giờ là sƣớng lắm rồi bởi
vậy phải rán học nghe con, nào không biết hỏi chú. Mặc dù chú là m t trong
số những khách hàng của công ty nhƣng sao thấy chú dễ thƣơng quá, ài học
kinh nghiệm xƣơng máu đƣợc rút ra là đừng đánh giá con ngƣời qua vẻ bề
ngoài của họ Hãy đối x đúng đắn với mọi ngƣời rồi sẽ có kỳ tích xuất hiện
ngay thôi Hãy iên tr và ũng cảm nhƣ ác, em ln tự nhủ với lịng mình
nhƣ thế nếu đã ƣớc mơ rồi th đừng bỏ cu c, làm việc chu đáo và chăm chỉ
mỗi ngày rồi sẽ nhìn thấy đƣợc kết quả ngay thôi. Hãy giản dị và khiêm
nhƣờng nhƣ ác, mặc dù rất giỏi gian nhƣng vẫn sống bình dị và nh thƣờng,
hãy hạnh phúc với những đều đó nhƣng vẫn khơng qn đi mục đích sống của
mình và phấn đấu vì nó. Em muốn cảm ơn ác, cảm ơn cơng ty đã cho em có
cơ h i gặp gỡ và làm quen đƣợc nhiều ngƣời với nhiều cách hác nhau, đã
giúp em thay đ i thói quen suy nghĩ thiển cận về cu c sống, giúp em thêm tự

tin vào bản thân và cu c sống.
Em nghĩ đó cũng là m t bài học về kỹ năng tự học mà em có thể áp dụng cho
bản thân mình, khơng chỉ những kiến thức kỹ năng đƣợc dạy trên lớp, mà cịn
tự mình nghiên cứu, tìm hiểu, thực hành nhƣ chú

19


2.3.4. Chi tiết kết quả cơng việc ã óng góp cho ơn vị thực tập
Đã hồn thành các cơng việc ƣợc giao:
Thực tập ở kho g i hàng:
Biết đƣợc cách nhập và xuất kho
Quy trình chế biến sản phẫm
Nhận dạng đƣợc m t số mặt hàng tiêu biểu của công ty
Biết cách đóng cont xuất hàng
Quy tr nh đóng gói thành phẫm
Đặt và nhận bao bì cho sản phẫm
Thực tập ở cơng ty:
Biết đƣợc quy trình xuất hàng ra các nƣớc đối tác
Các sãn phẫm mà công ty bán
Giá cả của sản phẫm đó
Biết đƣợc quy trình thơng quan hàng xuất
In scan và kiểm tra m t số loại chứng từ lƣu s
Hiểu đƣợc quy tr nh xin C O và có đi xin C O
Hiểu đƣơc quy trình khai báo hải quan ( khi khai báo hải quan phải thật cẩn
thận hông đƣợc nhầm lẫn, phải kiểm tra thông tin lại nhiều lần ), và có ra
cảng để xuất hàng
Biết đƣợc cách thức chăm sóc hách hàng cũng nhƣ chính sách mà cơng ty
dành cho khách hàng, chính sách hậu mãi, hoa hồng, chiết khấu Có đi gặp
khách hàng với mấy anh chị nhân viên trong công ty

20


3. Phụ lục
Bảng 1: Bảng lịch làm việc
TUẦN

Công việc ã thực hiện

1

Gặp giám đốc bố trí phịng và cơng
việc thực tập
Làm quen với các anh chị trong phịng
Tìm hiểu về hoạt đ ng của cơng ty
Tìm hiểu về các loại mặt hàng mà
công ty kinh doanh

2

Đƣợc hƣớng dẫn làm các b chứng từ
xuất hàng nhƣ:
Hợp đồng
Commercial invoice
Container packing list
Bảng kê khai nguyên liệu mua vào
Bảng kê khai nguyên phụ liệu sản
xuất
Vận đơn

Phiếu đóng gói








3

Đƣợc hƣớng dẫn làm thủ tục hải quan
Đi xin giấy chứng nhận an toàn thực
phẫm
Đi xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng
hóa
Đi đặt và nhận bao bì cho hàng hóa

21

Nhận xét của giáo
viên hƣớng dẫn


4





Làm việc ở kho gởi hàng:
Làm phiếu nhập kho và xuất kho
Xem quy tr nh đóng container cho
hàng xuất là thủy sản
Xem quy trình chế biến các mặt hàng
xuất của cơng ty
Xem quy tr nh đóng gói hàng hóa

5

Tiếp tục làm việc ở kho hàng:
 Biết đƣợc cách đóng cont, đóng gói
hàng hóa
 Nhận biết đƣợc các loại mặt hàng xuất
khẩu của công ty
 Biết đƣợc giá cả của các mặt hàng

6

Trở về công ty thực tập
 Làm việc với fowa er để đặt chỗ, hỏi
cƣớc và lịch trình vận chuyễn, so sánh
giá của các fowader với nhau, sau đó
t m ra đƣợc hãng tàu hợp lý nhất
 Pho to, scan chứng từ, sắp xếp các b
chứng từ theo tháng
 Đi cảng làm thủ tục hải quan cho hàng
xuất

7

Xem các loại hàng hóa của cơng ty
bán
So sánh giá với các đối thủ
Đọc công văn nghị định của nhà nƣớc
ban hành, những quy định mới có ảnh
hƣởng đến ngành đang xuất khẩu
Đi ngân hàng chuyễn tiền
Đi gặp khách hàng

8

Làm thủ tục hải quan
Đi cảng làm thủ tục hải quan xuất
hàng
 Làm chứng từ liên quan đến hàng
22







xuất nhƣ:
Hợp đồng
Commercial invoice
Container packing list
Bảng kê khai nguyên liệu mua vào

Phụ lục 1: Gi y ch ng nhận an toàn vệ sinh thực phẫm

23