Báo cáo thực tập tốt nghiệp thực tập vị trí nhân viên chứng từ vận tải tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ gia hưng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN
CHỨNG TỪ-VẬN TẢI
TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN
MSSV

: DKQ141516

LỚP

: DH15KQ

NGÀNH

: KINH TẾ QUỐC TẾ

An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018


TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN
CHỨNG TỪ-VẬN TẢI
TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN
MSSV

: DKQ141516

LỚP

: DH15KQ

NGÀNH

: KINH TẾ QUỐC TẾ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. NGUYỄN THỊ PHƢỢNG

An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo thực tập này, xin gửi đến quý thầy cô khoa Kinh
tế- Quản trị kinh doanh, trƣờng Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành và
sâu sắc. Thầy cô đã dạy dỗ, hƣớng dẫn, truyền đạt những kiến thức vô cùng
quý giá, không chỉ về lĩnh vực chun mơn mà cịn cả những kiến thức ngồi
xã hội với sự nhiệt tình, tận tụy. Các Thầy Cô đã tạo điều kiện cho tác giả
bƣớc vào đời bằng việc trang bị những kiến thức vững chắc để tác giả có thể
tự tin bƣớc trên con đƣờng tƣơng lai.
Đặc biệt tác giả xin gởi đến Cô–Th.s Nguyễn Thị Phƣợng, ngƣời đã tận
tình hƣớng dẫn, giúp đỡ trong suốt q trình thực tập, qua đó tác giả đã hồn
thành tốt kì thực tập và bài báo cáo thực tập tốt nghiệp.

Xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các Anh Chị trong Công ty TNHH
Một Thành Viên Thƣơng Mại Dịch Vụ Gia Hƣng đã tận tình hƣớng dẫn,
truyền đạt kinh nghiệm thực tế trong công việc, tạo điều kiện thuận lợi nhất
cho tác giả trong suốt thời gian thực tập để tác giả có thể hồn thành tốt cơng
việc của mình.
Với điều kiện thời gian cũng nhƣ kiến thức của bản thân còn hạn chế.
Trong quá trình thực tập, bài báo cáo khơng thể tránh đƣợc những thiếu sót.
Rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ để tác giả có điều
kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế
sau này.
Xin chân thành cảm ơn!

An Giang, ngày 5 tháng 4 năm 2018.
Sinh viên

Nguyễn Thị Ngoan


ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................


MỤC LỤC
Danh mục bảng biểu .............................................................................................. vi
Danh mục hình ........................................................................................................ 1
Doanh mục từ viết tắt……………………………………………………………..i
Phần 1: Kế hoạch thực tập tại công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng ................ 1
Phần 2: Giới thiệu về công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng.............................. 5
2.1 Thông tin chung ................................................................................................ 6
2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ........................................Error! Bookmark not defined.
2.3 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban ...........Error! Bookmark not defined.
2.4 Giới thiệu khái quát về dịch vụ của công ty ..................................................... 6
Phần 3: Hoạt động cung cấp dịch vụ và môi trƣờng làm việc của nhân viên chứng
từ tại công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng ..................................................... 11
3.1 Hoạt động cung cấp dịch vụ của cơng ty ........................................................ 11

3.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ .......................................................................... 11
3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017 .............. 14
3.2 Môi trƣờng làm việc của nhân viên chứng từ ................................................. 15
3.2.1 Hoạt động của nhân viên chứng từ .............................................................. 15
3.2.2 Môi trƣờng làm việc của nhân viên chứng từ .............................................. 17
Phần 4: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao .................................................. 19
Phần 5: Phƣơng pháp thực hiện công việc đƣợc phân công ................................. 21
Phần 6: Kết quả đạt đƣợc trong đợt thực tập ........................................................ 25
6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố ....................................................... 25
6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã học
hỏi đƣợc ................................................................................................................ 25
6.3 Những kinh nghiệm và bài học thực tiễn đã tích lũy ...................................... 26
6.4 Kết quả cơng việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập……………………….26


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1: Kế hoạch thực tập ...................................................................................... 1
Bảng 2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017 . 14
Bảng 3: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao .................................................. 19
Bảng 4: Phƣơng pháp thực hiện công việc đƣợc giao .......................................... 21

DANH MỤC BIỂU HÌNH
Hình 1: Dịch vụ vận tải đƣờng thủy của Cơng ty .................................................. 7
Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng ................ 8
Hình 3: Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đƣờng thủy của Công ty TTHH MTV
TMDV Gia Hƣng ..................................................................................... 12

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Diễn giải
Thạc sĩ

Th.s
GVHD

Giảng viên hƣớng dẫn

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TMDV

Thƣơng mại dịch vụ
Một thành viên

MTV
STT

Số thứ tự

CN

Chủ nhật
Phòng cháy chữa cháy

PCCC
DTT

Doanh thu thuần

LNT

Lợi nhuận thuần
Hoạt động kinh doanh

HDKD

i


PHẦN 1
KẾ HOẠCH THỰC TẬP
TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG
Họ tên sinh viên

: Nguyễn Thị Ngoan

Mã số SV

: DKQ141516

Ngành: Kinh tế quốc tế

Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng
Địa chỉ: 874/44, Khóm Bình Đức 2, Phƣờng Bình Đức, Thành phố Long Xuyên,
tỉnh An Giang.
Vị trí thực tập : Nhân viên chứng từ - vận tải tại Công ty TNHH MTV TMDV
Gia Hƣng

Ngƣời hƣớng dẫn tại đơn vị thực tập: Nguyễn Hồng Phụng
Chức danh: Giám đốc
Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018 đến 01/04/2018.
Bảng 1: Kế hoạch thực tập
Tuần

Tuần 1
(Từ 22/01
đến
27/01/2018)

Mục tiêu

-Làm
quen môi
trƣờng
làm việc
tại Công
ty

Công việc

Thời
gian

Tìm hiểu về doanh Thứ 2
nghiệp (các thơng tin đến
chung, sơ đồ cơ cấu thứ 5
tổ chức, chức năng
nhiệm vụ các phịng

ban)

-Tìm hiểu
thơng tin
chung về
đơn vị
thực tập

Ghi chú
-Trực
tiếp
doanh nghiệp.

đến

- Tìm hiểu thông tin
của doanh nghiệp
qua web
:https://infodoanhng
hiep.com/thongtin/Cong-TyTNHH-Mot-ThanhVien-Tmdv-GiaHung-Long-Xuyen76969.html

Làm quen với cán bộ Thứ 6, -Đến doanh nghiệp
quản lý và nhân viên thứ 7 thực tế
1


trong Công ty

-Giao tiếp với mọi
ngƣời

-Chia sẽ công việc
với các anh (chị)
trong công ty

Tuần 2
(Từ 29/01
đến
03/02/2018)

Tuần 3
(Từ 05/02
đến
10/02/2018)

Nắm
vững quy
định công
ty

Học cách
scan, in,
photo và
đóng mộc
tài liệu.

- Phỏng vấn nội dung
và quy định tại công
ty bao gồm : Tổng
hợp các nội qui, quy
định công ty; quy

định về chế độ báo
cáo công việc; hƣớng
dẫn làm kế hoạch
cơng việc; hƣớng dẫn
trình bày văn bản;
quy định ra vào công
ty; quy định nghỉ
việc, thôi việc; tiêu
chuẩn vệ sinh cá
nhân của nhân viên;
bảng tiêu chuẩn
PCCC.

Từ
thứ 2
đến
thứ 7

- Scan tài liệu (hóa
đơn, giấy xác nhận)
bằng máy scan, nhằm
lƣu vào máy tính.

Từ
-Quan sát, lắng
thứ 2 nghe, học hỏi các
đến
lệnh thực hiện.
thứ 7

- In tài liệu của
phịng Hành chính
khi có yêu cầu của
các chị từ máy tính
lƣu trữ dữ liệu.

Từ
thứ 2
đến
thứ 7

- In các giấy xác
nhận đơn hàng khi
cần thiết để phòng
2

Nghe hƣớng dẫn từ
chị Phụng và đọc,
hiểu các nội quy,
quy định tại công
ty.

- Quan sát những tài
liệu lƣu trữ ở vị trí
nào trong máy tính.
- Thực hiện theo
hƣớng dẫn của
Trƣởng bộ phận.

kinh doanh kiểm tra.
- Photo tài liệu từ
máy tính khi cần xin
chữ ký của Ban giám
đốc và trƣởng phòng
kinh doanh.

Từ
- Quan sát và thực
thứ 2 hành các lệnh.
đến
thứ 7

- Photo giấy xác nhận
khi có đơn hàng, giao
trả lại cho nhân viên
kinh doanh.
- Đóng mộc 2/3 trên
chữ ký của Ban giám
đốc. Đóng mộc khi
có lệnh của trƣởng
phịng u cầu.

Tuần 4
(Từ 26/02
đến
03/03/2018)

Học cách
xử lý hóa

đơn
và
làm quen
với quy
trình giao
nhận.

Từ
- Lắng nghe và làm
thứ 2 theo hƣớng dẫn.
đến
thứ 7

- Sắp xếp các hóa Từ
-Lắng nghe, thực
đơn theo thứ tự khay thứ 2 hiện lại các hóa đơn
trong tháng.
đến
nháp trên máy tính.
- Tìm hiểu các hóa thứ 4
đơn đã có sẵn, chú ý
các đặc điểm nhƣ số
hóa đơn, ngày hóa
đơn, tên hàng hóa, số
lƣợng, số tiền.
- Làm quen với quy Thứ 6, - Quan sát và ghi
trình giao nhận bao 7
chú lại các bƣớc và
gồm 4 bƣớc.
cách thực hiện.

- Gặp nhân viên kinh
doanh nhận đơn hàng
và photo giấy xác
nhận đơn hàng.
- Xin chữ ký nháy
của nhân viên kinh
3

Từ
thứ 2
đến
thứ 7

-Đọc và áp dụng
phƣơng pháp vào
làm việc tại cơng ty.
-Có sổ ghi chép lại
các lƣu ý và thao
tác làm khi đƣợc


Tuần 5
(Từ 05/03
đến
10/03/2018)

Thực
hành quy
trình vào
thực tế.

hƣớng dẫn.

doanh.
- Ghi vào sổ theo dõi
đơn hàng. Sau đó,
nhờ Trƣởng bộ phận
kiểm tra.
- Xác định lịch tàu,
và chủ tàu cho mỗi
đơn hàng. Xin chữ ký
nháy của Trƣởng bộ
phận kiểm tra trƣớc
khi thông báo cho
chủ tàu và khách
hàng.
-Thông báo cho hãng
tàu, khách hàng.
-Ngày tàu chạy, xuất
hóa đơn cho chủ tàu
để khách hàng thanh
tốn.

Tuần 6
(Từ 12/03
đến
17/03/2018)

Tuần 7
(Từ 19/03

đến
24/03/2018)

- Xuống bãi đậu ghe,
tàu và xà lan tại các
hãng tàu thuộc hệ
Áp dụng thống của cơng ty.
quy trình
vào thực -Áp dụng các bƣớc
vào đơn hàng thực tế.
tế.
-Thực hiện công việc
nhƣ photo, scan, in
tài liệu.

Từ
thứ 2
đến
thứ 4
Từ
thứ 5
đến
thứ 7

Đi tham - Đi đến các cảng tại Từ
quan thực Long Xuyên: cảng thứ 2
tế
Mỹ Thới.
đến
thứ 7

4

-Quan sát và thực
hành các công việc.
-Sao chép lại các
đơn hàng đã làm tại
đơn vị.


Tuần 8
(Từ 26/03
đến
01/04/2018)

- Làm cơng việc của
các phịng ban khác:
pha nƣớc cho khách,
mua trái cây, gửi bƣu
kiện cho bƣu điện,..

Từ
- Nghe hƣớng dẫn
thứ 2 từ các anh, chị và
đến
thực hiện.
thứ 7

Bàn giao - Scan, in và photo
lại công tài liệu theo sự phân

việc cho cơng của mọi ngƣời.
Trƣởng
phịng
- Giao lại sổ sách cho
Trƣởng phòng

Từ
- Quan sát và thực
thứ 2 hiện theo lệnh.
đến
thứ 7
Từ
-Trao đổi trực tiếp
thứ 2 với Trƣởng bộ
đến
phận.
thứ 7

Long xuyên , ngày 05 tháng 04 năm 2018
Ngƣời hƣớng dẫn

Sinh viên thực tập

5


PHẦN 2
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG
2.1 THƠNG TIN CHUNG

- Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƢƠNG MẠI
DỊCH VỤ GIA HƢNG
- Trụ sở: 874/44, Khóm Bình Đức 2, Phƣờng Bình Đức, Thành phố Long
Xuyên , An Giang.
- Ngày thành lập: 02/07/2015
- Mã số thuế: 01601976969
- Ngƣời đại diện theo pháp luật: (Bà) Nguyễn Hồng Phụng
- Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đƣờng
thủy nội địa các tuyến đƣờng: Long Xun- Thốt Nốt- Ơ Mơn, Long XunChâu Đốc- Tịnh Biên- Campuchia, Long Xuyên- Mỹ Luông- Tân Mỹ.
- Cơng ty vận chuyển các hàng hóa chủ yếu nhƣ: hàng sản xuất cơng nghiệp
(bao bì, cám, thức ăn gia súc,…; hàng vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép, ống
nƣớc, cát,…); hàng nơng sản (gạo, bắp, bột mì,…); mặt hàng xuất nhập khẩu.
2.2 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỊCH VỤ CỦA CƠNG TY

Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng hoạt động lĩnh vực chính là vận tải
hàng hóa đƣờng thủy nội địa là hình thức vận chuyển các loại hàng hóa bằng
đƣờng thủy với phƣơng tiện là : ghe, tàu và xà lan.
Thêm vào đó, cơng ty chun cung cấp hàng hóa theo tuyến đƣờng chủ yếu là
Long Xuyên – Tịnh Biên (2 lần/ tháng) và Long Xuyên – Chợ Mới (3 lần/ tháng)
với 2 tàu với trọng tải 20 tấn, 1 ghe với trọng tải 10 tấn, 1 xà lan thuê của chủ tàu.
Trong suốt thời gian hoạt động 3 năm, cơng ty có số lƣợng đơn hàng rất ít và
đang trong giai đoạn tìm kiếm thêm khách hàng.
Vì thế, hình thức vận tải truyền thống nên có ƣu điểm, nhƣợc điểm nhƣ sau:
Ƣu điểm:
- Thời gian vận chuyển nhanh.
- Thủ tục đơn giản, nhanh chóng.

6

- Vận chuyển đƣợc ở sơng, ngịi, kênh, rạch nhỏ với chi phí thấp so với vận
chuyển đƣờng bộ.
Nhƣợc điểm:
Vận tải bằng đƣờng thủy là phải phụ thuộc vào điều kiện thời tự nhiên, tốc độ
chuyển hàng chậm và dễ gặp rủi ro trong quá trình chuyên chở…

Vận tải bằng ghe

Vận tải bằng tàu thủy

Vận tải bằng xà lan
Hình 2: Dịch vụ vận tải đƣờng thủy của Công ty

7


2.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

GIÁM ĐỐC

NHÂN VIÊN
KẾ TOÁN

NHÂN VIÊN
KINH DOANH

NHÂN VIÊN
CHỨNG TỪ

NHÂN VIÊN

HÀNH CHÍNH

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng
2.4 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CÁC PHÕNG BAN

Giám đốc
Giám đốc là ngƣời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty,
chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm
vụ của mình.
Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của
công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
- Kiến nghị phƣơng án cơ cấu tổ chức công ty;
- Kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
- Tuyển dụng lao động;
- Các quyền và nhiệm vụ khác đƣợc quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao
động .

8


Nhân viên kinh doanh
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì những quan hệ kinh doanh hiện
nay, nhận đơn đặt hàng. Bên cạnh, lập kế hoạch hàng tuần, tháng trình lên Giám
đốc duyệt và thực hiện theo kế hoạch đã hoạch định trƣớc.
- Nắm đƣợc các quy trình tiếp xúc với khách hàng và ghi nhận tất cả thông tin
của khách hàng khi giao tiếp.

- Chuẩn bị các thủ tục hoàn thành hợp đồng và ghi nhận theo kiểu mẫu của đơn
hàng, lƣu giữ giao cho nhân viên chứng từ. Mặt khác, nhận và xử lý các khiếu nại
của khách hàng về thời gian giao – nhận hàng.
- Chăm sóc khách hàng thƣờng xun và cập nhật tình hình nhu cầu của khách
hàng một cách nhanh nhất.
Nhân viên hành chính
- Tiếp nhận các cơng văn , văn bản và lƣu trữ các hồ sơ, dữ liệu và văn bản.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của các nhân viên, quản lý văn thƣ, con dấu; soạn thảo
văn bản; theo dõi chấm công nhân viên.
- Giải quyết các mặt về công tác liên quan đến nhân sự ( nghỉ việc, nghỉ
phép,thai sản,…) và động viên các nhân viên trong cơng việc, đồn kết hỗ trợ lẫn
nhau để hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
- Lập và theo dõi các chế độ đãi ngộ, nội quy, quy định và văn hóa Cơng ty.
Nhân viên kế tốn
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài
sản trong các năm.
- Kiểm tra tình hình kế hoạch thu chi tài chính qua việc thu, nộp, thanh tốn,
giữ gìn và sử dụng tài sản.
- Thực hiện cơng việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chp giám đốc và
nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Nhân viên chứng từ
Khi trƣởng bộ phận nhận đƣợc đơn hàng thì phân cơng nhiệm vụ cho nhân
viên chứng từ làm.
- Photo giấy xác nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh;
- Theo dõi từng đơn hàg vào sổ ( stt, tên khách hàng, địa chỉ, tên hàng hóa,
điểm đi, điểm đến).
9


- Quản lý tình hình tàu chạy của các chủ tàu nhằm xác định ngày tàu chạy, in

hóa đơn cho chủ tàu giao hàng cho các đơn hàng tiếp theo.
- Thông báo ngày tàu chạy dự kiến và ngày tàu đến dự kiến qua mail hoặc điện
thoại cho khách hàng.
- Theo dõi sổ tiền tàu cho từng đơn hàng..
- Sắp xếp các chứng từ (giấy xác nhận đơn hàng, hóa đơn tiền tàu) theo từng và
báo cáo với trƣởng bộ phận.
- Xử lý các tình huống xảy ra liên quan đến tàu.

10


PHẦN 3
HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC
CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ
TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG
3.1 HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CƠNG TY

3.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ
Cơng ty Gia Hƣng thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng thủy cho
khách hàng, căn cứ vào nhu cầu từng khách hàng, khối lƣợng hàng hóa, địa điểm
vận chuyển sẽ thực hiện vận chuyển dƣới 2 hình thức:
Vận chuyển từ kho – kho: là các đơn vị vận chuyển các hàng hóa với khối
lƣợng lớn nhƣ cát, các vật liệu xây dựng ( sắt, gạch,..), yêu cầu thời gian giao –
nhận hàng chậm, tuyến đƣờng thủy dài.
Vận chuyển hàng hóa của nhiều đơn hàng cùng thời điểm: là vận chuyển hàng
hóa lẻ ở nhiều điểm khác nhau trên cùng một tuyến đƣờng, với khối lƣợng hàng
hóa nhẹ, khơng chiếm q nhiều diện tích nhƣ ống nƣớc, bột mì, xi măng,… Do
tính chất của hàng hóa nên yêu cầu thời gian giao-nhận hàng nhanh, tuyến đƣờng
ngắn hoặc dài tùy theo tuyến đƣờng vận chuyển khách hàng chỉ định.
Quy trình cung cấp dịch vụ vận chuyển nhƣ sau:

11


NHÂN VIÊN KINH DOANH

(1)
NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ

(2)
(5)

CHỦ TÀU

(3)
KHO NGƢỜI MUA/ BÁN

(4)

KHO/ NHIỀU KHO

Hình 3: Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đƣờng thủy của Công ty
TTHH MTV TMDV Gia Hƣng
Các bƣớc của quy trình nhƣ sau:
- Bƣớc 1: Xác nhận đơn hàng từ Nhân viên kinh doanh
Khách hàng có nhu cầu khi đến doanh nghiệp sẽ đƣợc Nhân viên kinh doanh tƣ
vấn về dịch vụ ( giá cả đơn hàng, phƣơng tiện vận chuyển). Sau khi, khách hàng
và Nhân viên kinh doanh đồng ý về giá cả cho số lƣợng hàng hóa và các điều
khoản liên quan đến tàu, bảo quản hàng hóa, hình thức thanh tốn, địa điểm đến,
bốc, dỡ hàng thì hai bên sẽ thiết lập văn bản để chứng nhận đơn hàng thành cônggiấy xác nhận. Do công ty đang hoạt động với quy mô nhỏ, nên giấy xác nhận

tƣơng đƣơng nhƣ hợp đồng, có chữ ký hai bên.
12


- Bƣớc 2: Nhân viên chứng từ nhận đơn hàng
Nhân viên chứng từ photo giấy xác nhận từ Nhân viên kinh doanh để theo dõi
đơn hàng trên sổ theo dõi tại cơng ty. Sau đó, lên lịch tàu chạy và thông báo cho
khách hàng và chủ tàu. Ngày tàu chạy, in hóa đơn cho chủ tàu để thanh tốn, và
chứng minh khi cơ quan cảnh sát đƣờng biển kiểm tra lơ hàng.
- Bƣớc 3 & 4: Tàu chạy
Hình thức vận chuyển kho-kho: Ngày tàu chạy, chủ tàu nhận và ký tên vào hóa
đơn, đến địa điểm theo sự chỉ định của khách hàng và thực hiện tuyến đƣờng
giao-nhận hàng.
Vận chuyển hàng hóa của nhiều đơn hàng cùng thời điểm: Sau khi có lịch
tàuvà hóa đơn từ Nhân viên chứng từ, các đơn hàng lẻ cùng một tuyến đƣờng.
Khi đó, chủ tàu nhận và ký tất cả các hóa đơn và thực hiện dịch vụ giống với hình
thức vận chuyển kho-kho.
- Bƣớc 5: Thanh toán
Sau khi khách hàng nhận đƣợc hàng, chủ tàu giao hóa đơn cho khách hàng và
yêu cầu khách hàng thanh tốn sau khi ký tên vào hóa đơn.
Chủ tàu gửi biên lai đã thu tiền cho Nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng.

13


3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017
Bảng 2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
giai đoạn 2015-2017

Chỉ

tiêu

DTT
LNT
từ
HDKD

2015

2016

2017

Chênh lệch
2016-2015
Tuyệt Tương
đối
đối

Đơn vị: đồng
Chêch lêch
2017-2016
Tuyệt Tương
đối
đối

6.353.254 7.030.577 7.750.337 677.323 10,7% 719.760 10,2%

325.766

Lợi
nhuận
khác

526.506

875.652

200.740 61,6% 349.146 66,3%

120.367

198.532

120.367 64,9% 78.165

65%

Lợi
nhuận
trƣớc
thuế

325.766

406.138

677.120

80.372

24,7% 270.982 66,7%

Lợi
nhuận
sau
thuế

268.757

314.000

512.772

45.243

16,8% 198.772 63,3%

(Nguồn: Phịng kế tốn Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng)
Qua bảng 2 cho thấy:
Doanh thu tăng qua các năm đều ổn định. Năm 2015, doanh thu thuần là
6.353.254 đồng . Sang năm 2016, tăng so với năm trƣớc với mức tƣơng đối là
10,7%. Năm 2017, doanh thu lại tiếp tục tăng nhƣng không nhiều với mức trung

14


bình là 719.760 đồng, chênh lệch tƣơng đối là 10,2% so với năm 2016 là
7,030,577 đồng.
Từ đó, cho thấy kết quả hoạt động của công ty đang dần phát triển qua các

năm, nhƣng chƣa cao. Chính vì thế, lợi nhuận sau thuế không quá nhiều do công
ty mới thành lập, chƣa có nhiều đơn hàng trong năm, marketing cịn hạn chế nên
không thể tiếp cận với nhiều khách hàng trong tỉnh.
3.2 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ

3.2.1 Hoạt động của nhân viên chứng từ
Công việc của nhân viên chứng từ tại Công ty là thực hiện công việc lập và
xác nhận ngày tàu chạy; thu thập, xử lý và hồn thiện các hóa đơn của đơn hàng;
liên hệ với khách hàng khi có những vấn đề phát sinh về tàu; báo cáo lên trƣởng
bộ phận về kết quả làm việc hàng ngày; thực hiên những công việc khác theo yêu
cầu của Trƣởng phòng nhằm hỗ trợ những dịch vụ giao nhận hàng hiệu quả,
nhanh chóng nhất có thể. Cụ thể các cơng việc nhƣ sau:
Lập lịch trình tàu chạy: Sau khi khách hàng và Công ty ký kết hợp đồng vận
tải, gồm hai bản gốc, một bản khách hàng giữ và một bản lƣu bộ phận kế toán,
nhân viên chứng từ sẽ nhận đƣợc một bản hợp đồng photo. Căn cứ vào các điều
khoản ghi trong giấy xác nhận về tên hàng hóa, khối lƣợng hàng, điểm đi, điểm
đến và chữ ký của hai bên. Nhân viên chứng từ sẽ căn cứ thực tế vận chuyển của
các tàu tại đơn vị, xác định các tàu còn trống lịch chạy trên bảng theo dõi hành
trình tàu, chọn tàu thích hợp và lập lịch trình cho tàu sao cho không bị trùng thời
gian với các chuyến vận chuyển khác của tàu, sắp xếp các đơn hàng hóa trọng tải
nhỏ nhƣng có cùng tuyến đƣờng với các hàng hóa có trọng lƣợng lớn.
Nội dung trong lịch trình tàu chạy: Xác định rõ tàu nào, số hiệu tàu, quãng
đƣờng vận chuyển, điểm đi điểm đến, ngày đi, ngày đến của tàu, để làm căn cứ
tính tiêu hao nhiên liệu của tàu…, lịch trình tàu chạy sau khi hồn thành sẽ đƣợc
sự phê duyệt và ký xác nhận của giám đốc.
Liên hệ chủ tàu và điều động tàu: Lịch trình tàu chạy sau khi đƣợc sự phê
duyệt của Giám đốc, nhân viên chứng từ thực hiện việc liên hệ và thông báo với
chủ tàu về chuyến hàng, đồng thời cung cấp cho chủ hàng những hóa đơn cần
thiết đi theo tàu và hàng phục vụ việc kiểm tra khi tàu đi qua các trạm kiểm tra
đƣờng thủy và sự kiểm tra đột xuất của cảnh sát giao thơng đƣờng thủy.

Ngồi các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu phƣơng tiện của chủ tàu nhƣ:
Giấy chứng nhận đăng ký tàu thuyền, giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu

15


theo quy định, sổ thuyền viên, chứng chỉ chuyên môn, đối với từng loại hàng, yêu
cầu bộ chứng từ đi theo tàu là khác nhau:
- Hàng hóa kho đến kho nhƣ sắt thép, gỗ, vật liệu xây dựng (cát, sỏi, xi măng):
Giấy xác nhận vận chuyển, giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất sứ của hàng
chứng minh đơn vị không chở hàng lậu (hóa đơn, tờ khai lý lịch gỗ có đóng dấu
kiểm lâm, phiếu xuất kho bên bán hoặc bên mua).
- Các hàng hóa vận chuyển nhiều đơn hàng nhƣ gạo, cám và các hàng nông
sản: giấy xác nhận, hóa đơn của các đơn hàng, các mã hàng hóa, kiểm định an
toàn thực phẩm của bên khách hàng để chứng minh cho cơ quan kiểm tra đƣờng
thủy, tàu không vận chuyển hàng trái phép. Thêm vào đó, cần có giấy vận hành
tàu của chủ tàu và các hóa đơn liên quan khác.
Liên hệ với khách hàng: Thông báo qua điện thoại hoặc email xác nhận đơn
hàng chắn chắc trƣớc khi tàu chạy. Bên cạnh, thông báo các thông tin về chủ tàu,
thời gian tàu chạy dự kiến, thời gian tàu đến dự kiến để khách hàng bố trí ngƣời
giao hàng tại kho, ngƣời đi theo tàu (nếu có), sắp xếp đội bốc dỡ hàng, số tiền mà
khách hàng phải thanh toán cho đơn hàng.
Biên bản kiểm đếm và phiếu giao - nhận hàng: Khi hàng đƣợc bốc dỡ lên
tàu, đại diện tàu và đại diện bên kho nơi giao hàng sẽ lập biên bản nhận hàng xác
nhận giữa 2 bên về số lƣợng, kích cỡ, chủng loại hàng hóa đã nhận vận chuyển.
Khi tàu cập bến, bên nhận hàng sẽ kiểm đếm, xác nhận đã nhận đúng, đủ về số
lƣợng, kích thƣớc, chủng loại hàng hóa đã giao.
Liên hệ với khách hàng khi có vấn đề phát sinh trên tàu: Mất mát hàng
hóa, khơng liên hệ đƣợc với ngƣời nhận hàng, cảnh sát giao thông yêu cầu kiểm
tra đột xuất, tai nạn đƣờng thủy, hỏng hóc trên hành trình, thủy triều lên xuống

làm trễ thời gian giao – nhận hàng thì nhân viên chứng từ thơng báo cho khách
hàng trong thời gian sớm nhất.
Hoàn thiện bộ chứng từ: Hoàn thiện bộ chứng từ khi kết thúc chuyến hàng
làm căn cứ hồn tất việc thanh tốn và thanh lý giấy xác nhận, cung cấp các hóa
đơn cho kế tốn để ghi nhận doanh thu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, bộ chứng từ hồn chỉnh gồm có:
- Giấy xác nhận đơn hàng (1 gốc và 1 copy).
- Hóa đơn thanh tốn (1 gốc)
- Phiếu đã thu tiền (1 copy)
16


Báo cáo: Hàng ngày cập nhật lịch trình đội tàu báo cáo giám đốc, tình hình
thực hiện các hợp đồng vận chuyển, tình thu thập và hồn thiện hóa đơn đối với
từng đơn hàng, các sự cố bất thƣờng để xin phƣơng án xử lý.
Công việc khác: Hỗ trợ nhân viên kinh doanh tƣ vấn khách hàng, photo tài
liệu, vệ sinh văn phòng, đến kho khách hàng hỗ trợ kiểm đếm.
3.2.2 Môi trƣờng làm việc của nhân viên chứng từ
Yêu cầu trình độ, phẩm chất, năng lực
Yêu cầu về trình độ đối với vị trí nhân viên chứng từ:
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngoại thƣơng các trƣờng tại ĐBSCL, nhanh
nhẹn, chăm chỉ, cẩn thận, cầu tiến trong công việc.
- Đọc hiểu và nắm đƣợc những cách giao tiếp cơ bản, các mẫu văn bản chứng từ.
- Nhân viên chứng từ địi hỏi tính chính xác tuyệt đối.
- Nghiêm túc trong thời gian làm việc.
- Hòa đồng, khả năng thích nghi với mơi trƣờng cao.
Chế độ làm việc
Thời gian làm việc: Thời gian bắt đầu làm việc
- Buổi sáng : 08:00 – 11:30 am
- Buổi chiều: 14:00 – 17:00 pm

- Từ thứ hai đến thứ bảy, nghỉ chủ nhật, khơng có chế độ tăng ca.
Bố trí khơng gian và trang thiết bị phục vụ cơng việc: có bàn riêng, trang bị
máy tính, máy in, bảng phấn (để cập nhật hành trình tàu chạy), báo giá, các văn
phịng phẩm cần thiết phục vụ công việc việc nhƣ: kẹp file, tủ tài liệu, viết, giấy.
Văn hóa giao tiếp ứng xử trong nội bộ
Cấp trên đối với cấp dưới: cởi mở, hòa đồng, vui vẻ, luôn quan tâm đến
nhân viên trong công ty về gia đình, tình cảm, tình hình học hành tại trƣờng, kế
hoạch tƣơng lai nhƣ thế nào. Quan trọng, trong công việc cấp trên luôn hỗ trợ, xử
lý một số tình huống khó khăn trong q trình làm việc. Ngồi ra, cấp trên khơng
ngừng chia sẽ những kinh nghiệm quý báu, thực tế và hƣớng dẫn những điều nên
và không nên khi bắt đầu bƣớc chân vào đời.
Cấp dưới đối với cấp trên: Tôn trọng cƣ xử đúng mực, thể hiện năng lực,
hồn thành tốt và đúng hạn cơng việc đƣợc giao, biết chia sẻ đồng thuận với công
17


việc của cấp trên, nhiệt tình trong cơng việc, biết nhận sai và nói lời xin lỗi với
mọi ngƣời, ln có chí cầu tiến và ham học hỏi từ cấp trên.
Giữa đồng nghiệp: Tôn trọng và cƣ xử đúng mực, cởi mở, giúp đỡ lẫn nhau,
xây dựng tình đồng nghiệp qua làm việc nhóm, hỗ trợ, kết hợp để hồn thành
cơng việc đúng hạn. Góp ý chân thành đối với đồng nghiệp để bản thân và mọi
ngƣời rút kinh nghiệm nhằm xây dựng tính đồng đội vững chắc.
Trong cơng việc: Tác phong chuyên nghiệp trong lề lối, cách cƣ xử đối với
mọi ngƣời (hòa đồng, vui vẻ, hòa nhập nhanh với môi trƣờng) , trang phục gọn
gàng, sạch sẽ . Tác giả mong muốn mở mang kiến thức, thực hiện cơng việc đúng
tiến độ, có chất lƣợng, hồn thành tốt công việc đƣợc giao.
Tuyển dụng và đào tạo
Tuyển dụng: Công ty hiện nay đã đầy đủ nhân sự nên không tuyển dụng với
bất kỳ vị trí nào.
Đào tạo: Mỗi năm, Công ty đều cử một thành viên tham gia các khóa đào

tạo tại điểm để nâng cao kỹ năng, kiến thức và cập nhật nhu cầu của khách hàng
tại café Phố, do Giám đốc công ty tổ chức.
Chế độ đãi ngộ
Chính sách khen thưởng: Vào cuối mỗi năm, căn cứ vào kết quả hoạt động
kinh doanh, Cơng ty sẽ có chính sách khen thƣởng thành tích dựa trên mức độ
hồn thành chỉ tiêu cá nhân trong 2 lần đánh giá định kỳ (đạt 80% thƣởng
10%/lƣơng ) đối với nhân viên kinh doanh.
Phúc lợi: Đƣợc thƣởng vào các ngày lễ (Tết dƣơng lịch,ngày Quốc khánh 2/9,
ngày Quốc tế lao động 1/5, ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6 (cho cháu từ 1 tuổi đến 15
tuổi, không giới hạn số con), ngày sinh nhật nhân viên, nhân viên Nữ vào ngày
Quốc tế Phụ Nữ 8/3. Ngồi ra, các nhân viên cịn đƣợc phụ cấp thêm tiền ăn trƣa,
chi phí gởi xe và tùy theo cấp bậc nhân viên cịn có các khoản phụ cấp nhƣ: chi
phí điện thoại di động, máy điện thoại di động, cơng tác phí, chi phí đi lại.

18


PHẦN 4
CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO
Trong quá trình thực tập tại Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng, thực tập
viên nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của các anh, chị trong đơn vị và
đƣợc giao nhiều cơng việc liên quan đến vị trí thực tập. Tổng hợp các công việc
đƣợc giao thể hiện qua bảng 3:
Bảng 3: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao
STT

Cơng việc

Giải thích

Ghi chú

1

Scan, in, photo tài
liệu

Các tài liệu bao gồm: Danh sách Hoàn thành
đơn hàng, khách hàng, lịch tàu chạy,
vào cuối
hóa đơn, giấy xác nhận.
ngày

2

Cập nhật thơng tin
khách hàng vào sổ
theo dõi

Các thông tin bao gồm: Stt, họ và
tên khách hàng, ký hiệu đơn hàng,
tên hàng hóa, số tiền, điểm đi, điểm
đến.

3

Tiếp nhận đơn hàng Nhân viên chứng từ lên lịch tàu, xử Hoàn thành
từ nhân viên kinh lý hóa đơn, thơng báo cho chủ tàu ,
trong 2
doanh

khách hàng trong thời gian sớm
ngày sau
nhất.
khi có đơn
hàng

Khi có đơn
hàng và
phải cập
nhật trong
ngày

4

In hóa đơn

Hóa đơn thanh tốn giao cho chủ
Hồn thành
tàu, là văn bản cam kết thanh toán từ
5 phút
khách hàng.
trong ngày

5

Lập lịch trình tàu
chạy

Tên con tàu, ký hiệu tên tàu, tên chủ
tàu, ngày tàu chạy dự kiến, ngày tàu

đến dự kiến.

Hồn thành
trong ngày

6

Liên hệ chủ tàu

Liên hệ thơng qua điện thoại cho
chủ tàu chuẩn bị các dụng cụ và sắp
xếp khởi hành vào ngày tàu đi.

Hoàn thành
trong ngày

19