MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KỸ THUẬT THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KỸ THUẬT THU
THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN
3.1. Nhận xét chung về việc áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng
kiểm toán tại Grant Thornton Việt Nam
3.1.1. Nhận xét về quy trình thu thập bằng chứng
Công ty đã áp dụng thành công các phương pháp kỹ thuật của Grant
Thornton Quốc tế trong kiểm toán tại thị trường Việt Nam. Phương pháp luận
kiểm toán Horizon và các phần mềm kiểm toán Explorer, Audit Care, Cbeam…
được áp dụng một cách chuẩn mực và có hệ thống. Đây là những phần mềm
hiện đại được thiết kế chuyên biệt cho phù hợp với đặc thù từng khách hàng,
hướng dẫn nghiệp vụ, tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc chuẩn bị các giấy
tờ làm việc, bảo quản và lưu trữ các giấy tờ, góp phần làm tăng hiệu quả công
việc, tăng độ chính xác và tin cậy của công việc thực hiện, tạo ra lợi thế cạnh
tranh so với các hãng kiểm toán khác.
Nhìn chung, quy trình kiểm toán được tổ chức và thực hiện tuân thủ đúng
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như Chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Điều
này góp phần vào:
- Đảm bảo tính thống nhất cao trong toàn Công ty cũng như là của cả tập
đoàn, tận dụng tính ưu việt và sự hỗ trợ tối đa của các phần mềm chuyên dụng
như Explorer trong việc thiết kế chương trình cũng như là thực hiện các thủ tục
kiểm toán về sau.
- Đáp ứng tính linh hoạt, kịp thời và phù hợp với từng đơn vị khách hàng mà
vẫn đảm bảo chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng cường sức
cạnh tranh.
Về việc tổ chức lưu trữ hồ sơ kiểm toán được thực hiện khá tốt để làm bằng
chứng kiểm toán và cơ sở dữ liệu cho các năm tiếp theo. Việc lập hồ sơ kiểm
toán được coi là một phần công việc trong mỗi cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán
không chỉ được lập dưới dạng hồ sơ giấy mà còn được lưu trữ trên phần mềm
Explorer gồm cả thông tin về hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Về công tác kiểm soát chất lượng, chất lượng kiểm toán thuộc về từng
người thực hiện kiểm toán, tuy nhiên trách nhiệm báo cáo kiểm toán cuối cùng

thuộc về chủ phần hùn. Việc giám sát chất lượng được thực hiện ở nhiều cấp độ,
trưởng nhóm kiểm soát các thành viên, trưởng phòng sẽ kiểm soát các trưởng
nhóm, giám đốc là người kiểm soát các trưởng phòng. Việc kiểm soát như vậy
tránh được những rủi ro đáng tiếc đồng thời tăng hiệu quả công việc. Trong các
quy định của công ty, công ty cũng xây dựng quy định cụ thể về trách nhiệm
của từng cấp với kiểm soát chất lượng để nhân viên dễ áp dụng.
Tuy nhiên, do toàn bộ các công việc, trình tự và thủ tục kiểm toán được
thiết kế trên phần mềm máy tính nên không thể tránh khả năng mất thông tin khi
hệ thống kỹ thuật bị trục trặc. Công ty đã có nhân viên thực hiện hỗ trợ kỹ thuật
nhưng lại chỉ là nhân viên bán thời gian, có thể sẽ có lúc không đáp ứng được
yêu cầu kịp thời. Ngoài ra, tình trạng rò rỉ thông tin hoặc là khi hệ thống máy
tính bị hư hỏng, virus thâm nhập thì rất khó có thể kiểm soát tính bảo mật của
thông tin.
3.1.2. Ưu nhược điểm trong sử dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng
Với thuận lợi là một thành viên đầy đủ của một tập đoàn quốc tế, Grant
Thornton Việt Nam đã kế thừa một cách thức cũng như công cụ quản lý hiệu
quả, nhìn chung Công ty có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với đặc điểm hoạt
động kinh doanh, được thiết kế gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao.
Các phương pháp, kỹ thuật thu thập bằng chứng được xây dựng thành hệ
thống trong sổ tay kiểm toán thống nhất áp dụng với Grant Thornton Quốc tế.
Trong đó, mục tiêu, cách thức được xây dựng chi tiết.
Đội ngũ nhân sự là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,
áp dụng khá linh hoạt các kỹ thuật thu thập bằng chứng trong cuộc kiểm toán.
Nhân viên cấp cao phần lớn đều là các chuyên gia nước ngoài đều có các chứng
chỉ ACCA, CPA… đồng thời là những người có trình độ quản lý tốt, có kinh
nghiệm cũng như các mối quan hệ với khách hàng, có tinh thần trách nhiệm đối
với hoạt động của toàn Công ty cũng như là chất lượng các dịch vụ cung cấp.
Nhờ việc áp dụng thành công phần mềm GT Explorer, các kỹ thuật thu
thập bằng chứng được sử dụng hết sức linh hoạt. Bằng chứng kiểm toán thu
thập được sắp xếp trong hồ sơ theo một trình tự nhất quán. Tuy nhiên để thuận

tiện trong quá trình soát xét và lưu trữ, bằng chứng kiểm toán thường được kiểm
toán viên lưu trữ dưới dạng bản mềm. Các chứng từ, tài liệu quan trọng được
scan và gắn vào giấy tờ làm việc trong phần mềm Explorer của mỗi thành viên.
Bằng chứng kiểm toán cần thu thập không chỉ phải đáp ứng được 2 yêu
cầu là đầy đủ và thích hợp mà đứng dưới góc độ một công ty kiểm toán cũng là
một doanh nghiệp kinh doanh, bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập cũng
phải đảm bảo yêu cầu tối thiểu hóa về mặt chi phí. Yêu cầu này có thể được
hiểu là bằng chứng thu thập được phải hiệu quả, tuy nhiên không tốn thời gian
thu thập bởi trong mùa kiểm toán kiểm toán viên luôn phải đối mặt với tình
trạng quá tải công việc. Việc vận dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng một
cách thích hợp sẽ đảm bảo được yêu cầu này.
Các kỹ thuật thu thập bằng chứng được vận dụng hết sức đa dạng trong
quá trình kiểm toán.
Kỹ thuật phỏng vấn được vận dụng tối đa để kiểm toán viên có thông tin
cụ thể chung cho từng phần hành và từng nghiệp vụ cụ thể, làm cơ sở cho việc
thực hiện kỹ thuật kiểm tra tài liệu. Kỹ thuật này tỏ ra rất hiệu quả trong việc
định hướng thu thập tài liệu cho cuộc kiểm toán. Tuy nhiên cuộc phỏng vấn
thường không được lập bảng câu hỏi từ trước do đó thông tin thu thập được có
thể có thiếu sót.
Sự liên kết giữa các kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán thực địa không
được chặt chẽ, có thể do đây là thời điểm mỗi thành viên của đội kiểm toán phải
trực tiếp giải quyết phần hành được giao. Điều này dẫn tới việc hỏi lặp của các
thành viên trong đội về cùng một nội dung gây ra khó chịu không đáng có cho
khách hàng.
Kỹ thuật phân tích: chủ yếu là phân tích tỉ suất với phần hành doanh thu,
hàng tồn kho, tài sản cố định; phân tích xu hướng thường được sử dụng để so
sánh chi phí với số liệu của năm trước đó. Kỹ thuật phân tích thường rất hiệu
quả trong việc phát hiện những bất thường trong hoạt động của công ty. Kỹ
thuật này thường được kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn và kiểm tra tài liệu để
đưa ra những giải thích sắc đáng về những biến động trong năm của công ty.

Thực tế, việc chỉ sử dụng số liệu năm trước không xem xét liệu đây có phải là
kỳ vọng thích hợp nhất hay không có thể dẫn tới xu hướng chấp nhận số liệu
hiện tại được áp dụng các thủ tục kiểm toán là trình bày trung thực, hợp lý thậm
chí khi chúng chứa đựng sai phạm.
Thủ tục phân tích xu hướng thường ít hiệu quả khi khách hàng có những
thay đổi quan trọng về mặt kế toán và hoạt động trong giai đoạn phân tích. Hiệu
quả của việc phân tích dựa trên số ngân sách phụ thuộc vào tính chính xác trong
quá trình xây dựng ngân sách của khách hàng. Ngân sách thường được xây
dựng trước khi các sự kiện kinh tế xảy ra, và các kỳ vọng xây dựng một năm
trước đó có thể không chính xác cho các sự kiện trong môi trường kinh doanh
xảy ra trong suốt năm đó. Do đó, đội kiểm toán cần thu thập sự hiểu biết về thủ
tục xây dựng ngân sách trước khi sử dụng số liệu ngân sách và dự báo như là kỳ
vọng để so sánh.
Thủ tục phân tích có thể bị hạn chế:
- Tỷ suất thừa nhận rằng tất cả các yếu tố của thông tin tài chính hoàn toàn
thay đổi, không nhận ra tính cố định của một khoản mục nhất định nào
đó. Ví dụ: tỷ suất dựa trên doanh thu không nhận ra chi phí như thuê nhà,
lãi suất cố định hay thay đổi với các nhân tố khác ngoài doanh thu.
- Có thể thiếu dữ liệu của ngành do sự khác nhau về phương pháp kế toán,
dòng sản phẩm.
- Các nhân tố bên ngoài (đình công, thay đổi về pháp luật) và các nhân tố
bên trong (thay đổi trong cấu trúc sản phẩm, chiến lược về giá, chi nhánh)
có thể gây ra không chính xác trong phân tích.
Các tỷ suất có thể dễ dàng bị hiểu sai, ví dụ: giả sử một mối quan hệ đơn
giản, tỷ suất thanh toán hiện tại là 1,0 có thể xem là xấu đi 2 lần so với tỷ suất
2,0 khi thực tế nó xấu đi nhiều lần.
Kỹ thuật gửi thư xác nhận thường được áp dụng: gửi thư xác nhận số dư
tài khoản tiền gửi ngân hàng, gửi thư xác nhận các khoản công nợ phải trả và
phải thu. Nhược điểm của kỹ thuật này là thời gian thực hiện lâu, chi phí có thể
rất tốn kém nếu như thư xác nhận được gửi ra nước ngoài. Để khắc phục nhược

điểm này, với nhiều trường hợp phải gửi thư ra nước ngoài, kiểm toán viên sử
dụng email và fax để liên hệ trực tiếp với người xác nhận và lấy lại kết quả xác
nhận. Hay có thể thấy với công ty A ở trên, với các khoản phải trả, kiểm toán
viên đã quyết định không gửi thư xác nhận tới các nhà cung cấp mà dùng các
thủ tục thay thế. Do các khoản phải trả có số tiền không lớn, cuộc kiểm toán
được thực hiện vào tháng 3, có một quãng thời gian khá dài từ khi kết thúc niên
độ và rủi ro kiểm soát được đánh giá tốt vì vậy kiểm toán viên đã quyết định thủ
tục thay thế là kiểm tra việc thanh toán sau ngày kết thúc niên độ. Ưu điểm của
phương pháp này là tiệt kiệm được thời gian, công sức và chi phí, điều kiện
thuận lợi để có thể thực hiện được thủ tục thay thế này đó là toàn bộ việc thanh
toán của công ty A đều được thực hiện thông qua ngân hàng do đó kiểm toán
viên có thể có cơ sở đáng tin cậy về nghiệp vụ thanh toán của khách hàng.
Kỹ thuật kiểm kê: Mặc dù các kỹ thuật thu thập bằng chứng được hướng
dẫn trong sổ tay kiểm toán nhưng trong đó kỹ thuật kiểm kê không có những
hướng dẫn cụ thể.
Kiểm kê là một kỹ thuật khá đơn giản, thường được thực hiện. Kiểm kê
hàng tồn kho là phức tạp hơn cả do hàng tồn kho thường có giá trị lớn và đa
dạng do vậy kiểm toán viên cần thu thập thông tin về hàng tồn kho của đơn vị
trước khi tiến hành kiểm kê nhằm đảm bảo kiểm kê có hiệu quả.
Việc thực hiện kỹ thuật này phải đáp ứng được yêu cầu về thời gian kiểm
kê, ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên thời gian kiểm kê do khách hàng quyết định,
kiểm toán viên chỉ đề xuất thời gian kiểm kê thích hợp. Do cuộc kiểm toán