Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp
1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu (NVL)
* Khái niệm nguyên vật liệu (NVL)
NVL là đối tượng lao động dùng một lần và thay đổi hình thái để tạo ra
kết quả mới của lao động. NVL chính là một trong những yếu tố đầu vào của
quá trình sản xuất, là những đối tượng lao động có thể phục vụ cho quá trình tái
sản xuất tạo ra sản phẩm. Tóm lại: “Nguyên vật liệu là những đối tượng lao
động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá”.
* Đặc điểm của NVL
Đặc điểm của NVL là chỉ sử dụng một lần, thay đổi hình thái vật chất để
tạo ra kết quả mới và giá trị vốn chu chuyển toàn bộ vào giá trị vốn SXKD
trong một chu kỳ sử dụng.
NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số
vốn lưu động. Vậy quản lý và sử dụng tốt NVL là cách thức hữu hiệu để tăng
hiệu quả sử dụng vốn lưu động, mang lại kết quả cao trong hoạt động của doanh
nghiệp.
Trên cơ sở đặc điểm như đã trình bày trên, một số yêu cầu quản lý NVL
đã được đặt ra:
- Quản lý trên góc độ tài sản từ các thông tin về chủng loại, số lượng, chất
lượng và địa điểm quản lý. Trong khâu thu mua, các doanh nghiệp phải thường
xuyên thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Tại khâu này đòi hỏi phải quản lý
chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả NVL.
- Quản lý về vốn thông qua thông tin về cung cầu vốn cho cung cấp, dự trữ.
Doanh nghiệp phải đảm bảo được khâu dự trữ và bảo quản NVL, để quá trình sản
xuất được diễn ra liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, nhưng cũng không được dự trữ
quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích và phát sinh thêm chi phí bảo quản
không cần thiết.

- Quản lý ở góc độ chi phí đối với vật tư qua thông tin về chi phí dự trữ
vật tư và chi phí thanh, xử lý vật tư nếu có. Doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ,
chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá thành của sản phẩm. Do vậy trong
khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng NVL trong SXKD đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
* Nhiệm vụ kế toán NVL
Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý
NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ
chủ yếu sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh đúng đắn, trung thực, kịp thời về số
lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.
- Thường xuyên kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao
NVL, tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng cũng như giá trị vật liệu
xuất kho.
- Tính toán phân bổ giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi
phí SXKD một cách hợp lý.
- Tính toán và phản ánh chính xác cả về số lượng lẫn giá trị NVL tồn kho;
định kỳ tiến hành kiểm kê phát hiện NVL thừa, thiếu, kém phẩm chất để có biện
pháp xử lý kịp thời, giảm thiệt hại.
1.1.2 Phân loại NVL
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán
về số lượng và giá trị đối với NVL, các DN cần tiến hành phân loại NVL theo
tiêu thức thích hợp. Trên thực tế có nhiều cách phân loại NVL như:
*Căn cứ vào vai trò, công dụng của NVL:
- Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu sẽ cấu
thành nên hình thái vật chất của sản phẩm sau quá trình gia công chế biến của
người lao động. Đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp được gọi là
nguyên liệu.
- Vật liệu phụ (VLP): là những vật liệu có tác dụng phụ, được dùng để kết
hợp với NVLC nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng và tính năng sản phẩm,

hoặc dùng để phục vụ nhu cầu quản lý…
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng
dầu, củi, than bùn, khí đốt…nhằm cung cấp năng lượng cho các máy móc, thiết
bị vận hành, thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh, bán hàng, quản lý doanh
nghiệp…Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ nhưng do có vai trò quan trọng và
để hạch toán thuận tiện hơn nên nhiên liệu được tách ra thành một nhóm riêng.
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư dùng vào các hoạt động duy tu, bảo
dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất.
- Thiết bị và vật liệu XDCB là các thiết bị, vật liệu nhằm phục vụ cho
hoạt động xây lắp, XDCB.
- Vật liệu khác đa số là các phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất.
Phân loại theo tiêu thức vai trò, chức năng của NVL có ưu điểm là phân
biệt một cách rõ ràng công dụng, vai trò của mỗi loại NVL được sử dụng trong
quá trình SXKD, trên cơ sở đó tạo điều kiện cho nhà quản lý có những quyết
định cụ thể về quản lý, sử dụng chúng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của NVL. Tuy nhiên, nhược điểm là sẽ có nhiều loại NVL khác nhau nên
mất nhiều thời gian cho công tác quản lý và hạch toán hơn.
* Căn cứ vào mục đích sử dụng:
- NVL dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm: Đây là những NVL được sử
dụng trong sản xuất góp phần cấu tạo nên sản phẩm của DN.
- NVL dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ nhu cầu bán hàng, quản
lý doanh nghiệp, sản xuất chung…
* Căn cứ vào nguồn hình thành:
- Vật liệu mua ngoài: Đây là loại NVL chủ yếu trong các DNSX hiện nay,
là loại vật liệu phải mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu do không tự
sản xuất được.
- Vật liệu tự sản xuất: DN tự tạo vật liệu này nhằm phục vụ nhu cầu
sản xuất.
- Vật liệu khác chủ yếu là các phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất
của doanh nghiệp.

Cách phân loại này giúp cho nhà quản lý cũng như người sử dụng nắm
bắt được tình hình nhập NVL, nguồn nhập NVL đồng thời tiến hành đánh giá
tình hình cung ứng, hiệu quả sản xuất, sử dụng của từng loại NVL. Tuy nhiên,
cách này có hạn chế là đơn điệu, không thấy rõ được vai trò của mỗi loại NVL
một cách chi tiết.
1.2 Tính giá NVL
Việc tính giá NVL có vai trò hết sức quan trọng trong việc thực hiện tổ
chức hạch toán kế toán NVL. Tính giá NVL là việc thể hiện giá trị của NVL
bằng thước đo tiền tệ tuân theo những nguyên tắc nhất định.
Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán Việt nam
số 02 (VAS 02), hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng được tính theo
nguyên tắc giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế
biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở
địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không
được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng
và các chi phí liên quan khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không
đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên hệ trực tiếp
đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung
phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
Bên cạnh đó, chuẩn mực cũng quy định rõ: Trường hợp mà giá trị thuần
có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện được. Trong đó, giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính
của hàng tồn kho trong kỳ SXKD bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn
thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Đồng thời việc tính giá NVL cũng phải tuân theo nguyên tắc nhất quán.
Điều đó có nghĩa là việc trình bày và tính giá mỗi đối tượng tính giá tại mỗi đơn
vị hạch toán trong các báo cáo tài chính phải nhất quán từ niên độ này sang niên

độ khác.
1.2.1 Tính giá nhập kho NVL
Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ
hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL
hiện có. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn
nhập, với mỗi nguồn nhập khác nhau thì cách tính giá NVL cũng khác nhau một
cách tương ứng.
*Trường hợp vật liệu mua ngoài
Giá thực tế
của NVL
mua ngoài
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
+
Các loại thuế
không được
hoàn lại
-
Giảm giá
trị VT mua
Trong đó :
- Giá mua ghi trên hoá đơn là:
+ Giá hóa đơn có thuế GTGT nếu vật tư thuộc đối tượng của phương pháp thuế
GTGT trực tiếp.
+ Giá hóa đơn chưa có thuế GTGT nếu VT thuộc đối tượng của phương pháp

thuế GTGT khấu trừ.
- Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong
định mức, kho bãi,…
- Các khoản thuế không được hoàn lại là các loại thuế như thuế nhập
khẩu, thuế TTĐB.
- Các khoản giảm giá VT mua gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
bán.
*Trường hợp nhập vật liệu từ SX nội bộ
Giá thực tế NVL = Trị giá NVL + Chi phí
nhập từ SX nội bộ xuất chế biến chế biến
*Trường hợp nhập VT thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí Chi phí
của VL thuê = của VL xuất + thuê ngoài + vận chuyển
ngoài gccb thuê ngoài gccb gccb
Trong đó, giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến phụ
thuộc vào phương pháp tính giá xuất kho NVL mà DN lựa chọn.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp dỡ gồm cả lượt đi lẫn lượt về.
Tiền thuê gia công bao gồm cả thuế GTGT nếu đơn vị nhận gia công áp
dụng PP thuế GTGT trực tiếp.
*Nhập VT thay thế tương đương
Giá thực tế của NVL = Giá trị NVL + Phụ phí
thay thế tương đương đánh giá hợp lý (nếu có)
*Trường hợp VT nhập từ trao đổi
Giá thực tế của NVL = Giá trị thị trường
nhập từ trao đổi NVL nhập tương đương
*Trường hợp nhập VT thu hồi sau sản xuất
Giá thực tế của NVL = Giá trị phế liệu, VL thừa
thu hồi sau SX đánh giá hợp lý

*Trường hợp VT nhập do phát hiện thừa trong kiểm kê

Đó là giá nhập theo chứng từ nhập (nếu quên ghi sổ), là giá trị đánh giá
hợp lý nếu không biết nguyên nhân.
1.1.2 Tính giá xuất kho NVL
Trên thực tế có rất nhiều phương pháp tính giá NVL xuất kho, do đó, tùy
đặc điểm của mỗi DN như: số loại NVL sử dụng, năng lực của nhân viên kế
toán…mà lựa chọn phương pháp tính giá cho hợp lý. Tuy nhiên như đã trình
bày ở trên, DN phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán trong việc tính giá xuất kho
NVL.
1.2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh
Giá trị NVL = Số lượng NVL x Đơn giá nhập
xuất kho xuất kho
Cách tính của phương pháp này là khi xuất kho lô NVL nào thì tính theo
giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Chính vì vậy, phương pháp này chỉ
thích hợp với những DN có điều kiện kho tàng, bến bãi để bảo quản riêng từng
lô NVL nhập kho.
Đây là phương pháp lý tưởng nhất bởi vì nó tuân theo nguyên tắc phù
hợp, bởi vì giá trị vật tư xuất dùng cho sản xuất sẽ phù hợp với giá trị thành
phẩm mà nó tạo ra nên chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Việc tính
giá NVL được thực hiện rất dễ dàng, thuận tiện, hơn nữa kế toán có thể theo dõi
được thời gian bảo quản của từng lô NVL một cách chính xác.
Tuy nhiên, điều kiện để áp dụng phương pháp này cũng rất phức tạp, đòi
hỏi phải có đầy đủ hệ thống kho tàng bến bãi để phân biệt, tách được ra thành
từng loại, từng thứ NVL riêng biệt và cho phép bảo quản thành từng lô NVL
nhập kho. PP này cũng có thể được vận dụng vào DN có ít loại NVL.
1.2.2.2 Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO)
Giá trị NVL = Số lượng NVL xuất x Đơn giá nhập
xuất kho kho (NT-XT)
NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào
nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, lượng NVL xuất kho thuộc lần
nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất
kho kịp thời. Khi kinh tế xảy ra lạm phát, giá cả có xu hướng biến động tăng lên
thì DN sẽ có lợi khi áp dụng phương pháp này. Bởi vì, NVL mua vào từ trước
sẽ có giá thấp hơn nên giá vốn của hàng bán cũng nhỏ hơn theo cách tính của
các phương pháp khác dẫn tới DN được nhận số lãi lớn hơn.
Nhược điểm: Doanh thu được tạo ra bởi giá trị vật tư, hàng hóa đã được
mua vào từ trước nên chi phí hiện tại không phù hợp với doanh thu hiện tại.
Phương pháp này thích hợp với những DN có số lần nhập kho mỗi loại
NVL không nhiều, có ít loại NVL.
1.2.2.3 Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO)
Giá trị NVL = Số lượng NVL xuất x Đơn giá nhập
xuất kho kho (NS-XT)
NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào
nhập kho sau thì sẽ được xuất dùng trước, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập
nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Việc tính giá xuất của NVL được
làm ngược lại với phương pháp FIFO.
Ưu điểm: Vận dụng phương pháp này giúp chi phí sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp phản ứng với giá cả thị trường của NVL một cách kịp thời,
đảm bảo nguyên tắc phù hợp. Khi xảy ra lạm phát, doanh thu hiện tại được tạo
ra bởi giá trị vật tư, hàng hóa mới được mua ngay gần đó nên chi phí hiện tại
nói chung là phù hợp với doanh thu hiện tại. Hơn nữa, khi đó giá vốn hàng bán
sẽ cao làm giảm lợi nhuận và DN phải gánh chịu thuế TNDN ít hơn.
Nhược điểm: Trong thời kỳ lạm phát, NVL nhập vào đầu kỳ với giá thấp
hơn so với giá tại thời điểm cuối kỳ nên tại thời điểm lập báo cáo giá trị NVL bị
phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế của nó. Điều đó có thể bị nhìn nhận là
làm giảm khả năng thanh toán của DN.
1.2.2.4 Phương pháp giá bình quân gia quyền
Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Giá đơn vị
xuất kho xuất kho bình quân
Giá đơn vị bình quân có thể được tính theo các cách sau:

- Phương pháp giá đơn vị bình quân đầu kỳ:
Kế toán áp dụng giá đơn vị bình quân bằng giá đơn vị bình quân cuối kỳ
trước.
Giá đvbq
đầu kỳ này
=
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước
Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước
Ưu điểm: Công việc tính toán đơn giản, dễ làm, giúp kế toán giảm bớt
khối lượng công việc và phản ánh biến động các loại NVL một cách kịp thời.
Nhược điểm: nếu giá thị trường của NVL có sự biến động lớn thì việc
tính giá theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. Tóm lại, tình hình biến
động giá cả NVL trên thị trường ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của việc tính
giá.
- Phương pháp giá đơn vị bình quân liên hoàn:
Sau mỗi lần nhập, kế toán tiến hành tính lại giá đơn vị bình quân của mỗi
loại NVL dựa trên giá trị và số lượng NVL tồn kho và vừa mới nhập thêm. Trên
cơ sở đó, tính ra được giá trị NVL thực tế xuất kho.
Giá đvbq
liên hoàn
=
Giá thực tế NVL sau mỗi lần nhập
Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp
thời, cập nhật và chính xác.
Nhược điểm: Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này tốn rất nhiều
công sức vì khối lượng công việc tính giá của từng loại NVL lớn. Phương pháp
này thích hợp với DN sử dụng kế toán máy.
- Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá đvbq

cả kỳ dự trữ
=
Giá trị VT tồn ĐK + Giá trị VT nhập trong kỳ
Số lượng VT tồn ĐK + Số lượng VT nhập trong kỳ
Trong thực tế có những DN có nhiều chủng loại NVL với những mẫu mã
khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều
kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính
vào cuối kỳ dựa vào công thức trên nên còn có thể gọi phương pháp này là giá
đơn vị bình quân cuối kỳ. Trị giá xuất NVL được tính bằng giá bình quân cả kỳ
dự trữ nhân (x) với số lượng NVL xuất kho được tính dựa trên số lượng trên
phiếu xuất kho cả kỳ.
Ưu điểm: Cũng giống phương pháp giá đơn vị bình quân đầu kỳ, phương
pháp này cũng tính toán đơn giản, dễ làm, khối lượng công việc được giảm nhẹ.
Nhược điểm: Công việc tính giá của NVL xuất kho bị dồn vào cuối kỳ
nên việc hạch toán NVL không đáp ứng yêu cầu kịp thời của kế toán. Công việc
kiểm tra, đối chiếu thực hiện vào cuối kỳ cũng khó khăn hơn.
1.2.2.5 Phương pháp giá hạch toán
Đối với DN có nhiều loại VT, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ
nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì công việc hạch toán theo giá thực
tế gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều công sức vì khối lượng công việc cần thực
hiện rất lớn. Do đó việc việc hạch toán trong kỳ nên sử dụng giá hạch toán. Đó
là đơn giá cố định được sử dụng trong kỳ thay thế cho giá thực tế. Cuối kỳ kế
toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế trên cơ sở hệ số giá thực
tế - giá hạch toán. Phương pháp này còn gọi là phương pháp hệ số giá.
Hệ số giá =
Gtrị TT VT tồn ĐK + Gtrị TT VT nhập trong kỳ
Gtrị HT VT tồn ĐK + Gtrị HT VT nhập trong kỳ
Giá trị VT = Số lượng x Đơn giá x Hệ số giá
xuất trong kỳ VT xuất HT
Ưu điểm: Công việc hạch toán được tiến hành nhanh chóng, kịp thời. Bên

cạnh đó, phương pháp này cho phép kế toán kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết
và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá bởi vì giá hạch toán chỉ
tác dụng trong sổ chi tiết, không có tác dụng trong sổ tổng hợp.
Nhược điểm: Đòi hỏi đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Phương pháp này không tính đến sự biến động về giá cả của NVL nên tính
chính xác không cao.
1.3 Kế toán NVL
1.3.1 Kế toán chi tiết NVL
* Hệ thống chứng từ kế toán NVL
Hệ thống chứng từ kế toán NVL theo chế độ kế toán đã ban hành theo
Quyết định 15/2006/QĐ-BTC bao gồm:
- Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
- Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT