Tình hình tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành pham

Tình hình tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành
phẩm ở công ty vật t bảo vệ thực vật I
2.1. Đặc điểm chung và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
vật t bảo vệ thực vật I.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty vật t Bảo vệ thực vật.
Trong thời gian gần đây, nền kinh tế nớc ta không ngừng phát triển nhất là
ngành nông nghiệp. Cùng với Mỹ, Thái Lan, nớc ta tự hào là một trong những nớc
xuất khẩu gạo lớn nhất thế giới. Tuy nhiên cùng với trình độ thâm canh ngày càng
cao của bà con nông dân, tình hình sâu bệnh phá hoại mùa màng xuất hiện ngày
càng nhiều. Do đó việc thành lập một bộ phận chuyên cung ứng vật t, thuốc bảo vệ
thực vật giúp cho mùa màng tránh khỏi sự phá hoại của sâu bệnh, đảm bảo đời sống
cho bà con nông dân, thúc đẩy nền kinh tế nớc ta ngày càng phát triển hơn là vô
cùng quan trọng và cần thiết.
Trên cơ sở đó, năm 1983 Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm nay là
Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định giao cho Cục bảo vệ thực vật có
trách nhiệm quản lý và cung ứng vật t, thuốc trừ sâu bệnh.
Cho đến năm 1987, khi cơ chế tổ chức sản xuất nông nghiệp chuyển đổi từ
tập trung quan liêu bao cấp (trong đó hình thức tổ chức là hợp tác xã) sang hình
thức t nhân theo chỉ thị 100 của Trung ơng Đảng.
Việc cung ứng vật t, thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và vật t nông nghiệp nói
chung cũng thay đổi. Thực hiện chủ trơng quản lý và cung ứng vật t, thuốc bảo vệ thực
vật theo chuyên ngành bảo vệ thực vật để phục vụ cho sản xuất nông nghiệp.
Ngày 13/05/1989 Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ra quyết định số
403/NN/TCCB/QĐ tách bộ phân cung ứng vật t, thuốc bảo vệ thực vật trực thuộc Cục
bảo vệ thực vật để thành lập công ty vật t bảo vệ thực vật I (tên giao dịch là Pesticide
Suply Company No - PSC 1). Công ty có trụ sở chính đặt tại: 145 Hồ Đắc Di - Đống
Đa - Hà Nội với tổng số vốn kinh doanh ban đầu là 63 tỷ đồng.
Trong đó:
- Vốn cố định : 10 tỷ
- Vốn lu động : 37 tỷ
- Vốn dự trữ Nhà nớc : 16 tỷ

Năm 1993 Công ty vật t bảo vệ thực vật I chính thức trở thành doanh nghiệp
Nhà nớc theo quyết định số 08/NN/TCCB/QĐ ngày 06/01/1993 của Bộ nông
nghiệp và phát triển nông thôn.
Hiện nay ngoài trụ sở chính tại 145 Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội, Công ty
còn thiết lập nhiều chi nhánh, cửa hàng và cơ sở sản xuất trên mọi miền đất nớc. Cụ
thể:
* 6 chi nhánh:
- Chi nhánh vật t BVTV I Đà Nẵng
- Chi nhánh vật t BVTV III Hải Phòng
- Chi nhánh vật t BVTV Hng Yên
- Chi nhánh vật t BVTV Thanh Hoá
- Chi nhánh vật t BVTV Hà Tĩnh
- Chi nhánh vật t BVTV TP - Hồ Chí Minh.
* 6 cửa hàng và văn phòng đại diện:
- Cửa hàng trung tâm đóng tại TP Huế
- Cửa hàng tại tỉnh Quảng Nam
- Cửa hàng tại tỉnh Quảng Ngãi
- Văn phòng đại diện tại TP Quy Nhơn - Bình Định
- Cửa hàng tại tỉnh Phú Yên
- Cửa hàng tại TP Buôn Ma Thuật.
Thực chất mỗi chi nhánh là một cơ sở sản xuất thu nhỏ. Bộ máy quản lý của
mỗi chi nhánh bao gồm:
+ Giám đốc chi nhánh: Chịu trách nhiệm trớc công ty chỉ đạo chung mọi
hoạt động của chi nhánh.
+ Phòng kế hoạch: Thực hiện việc nhập, xuất thuốc tại các kho cảng.
+ Phòng thị trờng: Thống kê sản phẩm hàng hoá, bán buôn, bán lẻ sản phẩm,
hàng hoá.
+ Phòng kế toán: Theo dõi tình hình thu, chi tài chính của chi nhánh, báo
cáo kết quả sản xuất kinh doanh về Công ty.
Do đây chỉ là những cơ sở thu nhỏ nên mỗi phòng chỉ gồm từ 2 đến 3 ngời.

Tuy nhiên, dù là công ty chính hay chi nhánh đều phải thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ cơ bản là phục vụ sản xuất nông nghiệp, kinh doanh, bảo toàn vốn và
phát triển vốn đợc giao. Cụ thể:
- Thực hiện chế độ tự chủ sản xuất, kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy
định dới sự lãnh đạo của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.
- Chuyên cung ứng các loại vật t, thuốc Bảo vệ thực vật bao gồm: các loại
thuốc trừ sâu, bệnh, cỏ dại, bơm phun thuốc trừ sâu, thuốc điều hoà sinh trởng cây
trồng, phân bón lá.
- Sản xuất gia công, sang chai, đóng gói nhỏ thuốc trừ sâu, bệnh.
- Bảo quản, quản lý thuốc dự trữ Quốc gia.
Từ khi ra đời, cùng với các Công ty khác, Công ty vật t Bảo vệ thực vật I đã
góp phần vào quá trình đổi thay của công tác cải tiến quản lý sản xuất của tiến bộ
khoa học kỹ thuật, dới sự lãnh đạo của Đảng. Hơn 10 năm qua Công ty vật t Bảo vệ
thực vật I đã trởng thành và lớn mạnh không ngừng, luôn hoàn thành các nhiệm vụ
của Nhà nớc, đa ngành nông nghiệp nớc ta tiến lên. Có đợc những thành tích nh vậy
là do công ty có truyền thống đoàn kết thống nhất từ trên xuống dới, tất cả cho sản
xuất, tất cả vì sự phát triển của Công ty, vì đời sống của ngời lao động, Công ty th-
ờng xuyên đợc nhận bằng khen của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, huân
chơng lao động, cờ luân lu của Chính phủ.
Qua từng giai đoạn tồn tại và phát triển của Công ty, Công ty không phải
không gặp những khó khăn song với tinh thần đoàn kết thống nhất từ ban lãnh đạo
tới cán bộ, công nhân trong Công ty mà Công ty đã đứng vững đợc trong nền kinh
tế thị trờng với sự cạnh tranh diễn ra gay gắt. Từ khi chuyển đổi cơ chế quản lý
kinh tế sang cơ chế thị trờng do nhận thấy đợc những mặt yếu kém của mình, Ban
lãnh đạo Công ty đã kịp thời đổi mới dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị đào
tạo đội ngũ cán bộ, công nhân có trình độ cao hơn, có phẩm chất đạo đức và có
năng lực, tìm thị trờng tiêu thụ sản phẩm mới... Lãnh đạo Công ty luôn quan tâm và
hoà nhập với cuộc sống của ngời lao động, hiểu rõ những khó khăn và nguyện vọng
của các công nhân, bàn bạc tìm hiểu biện pháp khắc phục. Ngợc lại, công nhân lao
động cần cù, sáng tạo, thông cảm với những vớng mắc, lo toan của lãnh đạo, sẵn

sàng làm thêm giờ, thêm ca bất kể ngày hay đêm, tích cực tham gia các hoạt động
nhằm xây dựng Công ty ngày càng vững mạnh.
Công ty vật t Bảo vệ thực vật I có quy mô sản suất lớn, máy móc tơng đối
nhiều, các loại thuốc trừ sâu, bệnh đợc sản xuất theo quy cách mẫu mã, chất lợng,
bao bì đóng gói chủ yếu theo thị hiếu của ngời tiêu dùng.
Một số chỉ tiêu Công ty vật t Bảo vệ thực vật I đạt đợc qua một số năm gần
đây:
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu 1999 2000 6 Tđ/n 2001
Tổng doanh thu
275.157.682.679 278.765.175.570 127.965.519.891
Nộp ngân sách
23.729.000.000 17.680.000.000 6.679.855.370
Lợi nhuận
8.101.990.791 7.082.207.847 2.627.544.762
Lực lợng lao động (ngời)
280 276 279
Thu nhập bình quân
1.700.000đ/ng/th 1.800.000đ/ng/th 1.800.000đ/ng/th
2.1.2. Quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất.
Công ty vật t Bảo vệ thực vật I là Công ty chuyên doanh với ngành hàng duy
nhất là vật t thuốc trừ sâu, bệnh phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Hầu hết các
nguyên vật liệu đợc dùng để sản xuất ra sản phẩm tiêu thụ trong nớc đều phải nhập
từ nớc ngoài, chủ yếu là Nhật Bản, Thụy Sĩ. Còn bao bì đóng gói nh chai lọ, nút,
nhãn mác đợc nhập từ các cơ sở sản xuất trong nớc.
Sau khi Nhà nớc xoá bỏ cơ chế bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì
có hàng trăm cơ sở sản xuất, kinh doanh thuốc Bảo vệ thực vật. Để có thể tồn tại đ-
ợc trong cơ chế thị trờng, đòi hỏi Công ty phải có một cơ sở vật chất nhất định với
đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề có trình độ cao.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của các công tác đào tạo nâng cao trình độ

văn hoá và tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong cơ chế mới Công ty đã cử một
số cán bộ đi học và lu ý việc tuyển dụng cán bộ mới có trình độ đại học, nên đã
từng bớc tạo đà cho sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ sản xuất của Công ty cũng từng bớc đ-
ợc cải thiện, thay thế những máy móc, công nghệ cũ lạc hậu bằng các máy móc,
công nghệ mới tiên tiến và hiện đại hơn trên cơ sở đảm bảo chất lợng sản phẩm và
tiết kiệm chi phí.
Kết quả của quá trình đổi mới của công ty là sản phẩm sản xuất ra có chất l -
ợng cao, bao bì, mẫu mã đẹp, giá thành lại rẻ, nên Công ty đã có u thế hơn trong
cạnh tranh, chiếm đợc lòng tin của khách hàng và có chỗ đứng vững chắc trên thị
trờng.
Do đặc điểm ngành bảo vệ thực vật nói chung và Công ty nói riêng, sản
phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại (có khi nên tới 60 mặt hàng) chúng phải qua nhiều
khâu gia công liên tiếp theo một trình tự nhất định mới trở thành sản phẩm. Quá
trình gia công thuốc bảo vệ thực vật diễn ra nh sau:
Từ các nguyên liệu nhập ban đầu, bổ sung thêm một số phụ gia qua quá trình
gia công, chế biến sẽ cho thành phẩm. Sau đó tiến hành đóng chai, dán nhãn, kiểm
tra KCS nhập kho rồi bán ra thị trờng.
Trớc đây khi mới thành lập, máy móc trang thiết bị còn thô sơ, hầu việc sang
chai đóng gói. dãn nhãn đều đợc thực hiện bằng tay.
Hiện nay, khi sản xuất kinh doanh đã phát triển Công ty trang bị thêm máy
móc công nghiệp nên phơng thức sản xuất, sang chai, đóng gói thuốc bảo vệ thực
vật đã đợc chuyển từ lao động thủ công sang phơng thức sản xuất bán công nghiệp.
Không những vậy, công ty không ngừng nghiên cứu chế tạo ra sản phẩm mới vừa
giảm bớt tính độc hại vừa mang lại hiệu quả cao.
Đặc biệt năm 1995, Công ty đã nghiên cứu ra thuốc OFATOX 400 EC thay
thế cho WOFATOX rất độc hại cho ngời và gia súc. Sản phẩm này đợc nhà nớc cấp
bằng sáng chế, có thể biểu diễn quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty
vật t Bảo vệ thực vật I nh sau: Cụ thể là quy trình công nghệ sản xuất thuốc
OFATOX 400 EC.

2.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty vật t Bảo vệ thực vật I.
Công ty vật t Bảo vệ thực vật I là đơn vị chuyên sản xuất cung ứng thuốc bảo
vệ thực vật, bình bơm thuốc trừ sâu, thông qua việc nhập nguyên liệu, phụ gia và
thuốc trừ sâu thành phẩm rồi tổ chức gia công, chế biến các loại thuốc trừ sâu, bệnh
theo đúng danh mục thuốc do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định.
Thuốc bảo vệ thực vật là mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty, là loại vật
t quan trọng dùng cho sản xuất nông nghiệp. Cho nên, quá trình sản xuất nông nghiệp
chịu ảnh hởng rất lớn bởi điều kiện thiên nhiên, thời tiết, khí hậu do nó tiến hành trong
không gian rộng lớn ở ngoài trời, đối tợng sản xuất nông nghiệp trùng với chu kỳ phát
triển sinh học của cây trồng, vật nuôi, vì vậy nó có tính thời vụ sâu sắc.
Từ đó, quá trình sản xuất và tiêu thụ thuốc bảo vệ thực vật cũng mang tính
thời vụ. Nhu cầu thuốc bảo vệ thực vật của từng năm chịu ảnh hởng lớn của điều
kiện thiên nhiên, thời tiết, khí hậu và biện pháp canh tác. Thời tiết không thuận lợi
sẽ tạo môi trờng cho sâu bệnh phát triển phá hoại mùa màng, đòi hỏi phải sử dụng
nhiều thuốc trừ sâu, bệnh và ngợc lại.
Nhu cầu về thuốc trừ sâu, bệnh rất đa dạng và phong phú do việc thờng
xuyên thay đổi các loại thuốc bảo vệ thực vật để giảm độ độc hại và tránh tốc độ
phát triển tính kháng thuốc của sâu, bệnh.
Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh nên phơng thức chủ yếu là bán buôn. Trớc
đây, các khách hàng của Công ty thờng là các Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh. Lợng hàng
bán cho các nông trờng, trạm, trại và một số đơn vị cấp huyện không nhiều. Từ năm 1995
trở lại đây, Công ty đã mở rộng thị trờng các cửa hàng đại lý và giới thiệu sản phẩm nhằm
thu hút thêm nhiều khách hàng từ các tỉnh thành trong cả nớc.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:
Khuấy đều
bằng môtơ
điện
Cho vào
thùng khuấy
Dung môi

Xylen
Methanol
Nguyên liệu thuốc
Fenitrothion +
Trichlor fon

+

Dán nhãnXiết nútSang chai Thùng Carton
Nhập khoDán keo kiểm tra KCS
Công ty vật t Bảo vệ thực vật I là đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập đặt dới
sự lãnh đạo của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn, xuất phát từ yêu cầu sản
xuất và yêu cầu quản lý, hệ thống quản lý của Công ty đợc tổ chức theo hệ thống
một cấp. Đứng đầu là Ban giám đốc, dới là các phòng ban trực thuộc làm nhiệm vụ
điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Ban giám đốc có 1 giám đốc và một
phó giám đốc:
- Giám đốc: điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh (chủ doanh
nghiệp).
- Phó giám đốc: chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về phần việc đợc phân công
và giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh.
- Các phòng chức năng gồm có:
+ Phòng thị trờng: Lập kế hoạch tiêu thụ, xây dựng giá thành, biện pháp thực
hiện kế hoạch, cân đối hàng hoá.
+ Phòng nhập: Có nhiệm vụ lập kế hoạch nhập, xuất nguyên vật liệu, sản phẩm
hàng ngày, tiến hành các công tác tìm kiếm giao hàng, vận chuyển hàng hoá.
+ Phòng kế toán: hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh bằng tiền, thu chi
tiền mặt một cách hợp lý, thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên, quyết toán
từng tháng, quý, năm.
+ Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ và chức năng tổ chức lao động
tiền lơng, quản lý nhân sự và bảo vệ tái sản xuất của Công ty.

+ Phòng kỹ thuật: Lên kế hoạch sản xuất thuốc bảo vệ thực vật, nghiên cứu
sản phẩm mới, ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, sang chai đóng gói nhỏ
thuốc bảo vệ thực vật, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.
Ban giám đốc
Phòng kỹ thuậtPhòng thị trườngPhòng kế hoạch tổng hợpPhòng tài chính kế toánPhòng tổ chức hành chínhPhòng bảo vệ
Các chi nhánh, văn phòng đại diện và các cửa hàng
Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty.
2.1.5. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty vật t Bảo vệ thực vật I.
a. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu bộ máy quản lý nh
trên do có các Chi nhánh và cơ sở sản xuất tại các tỉnh, nên bộ máy kế toán của
Công ty đợc phân thành 2 cấp: kế toán trung tâm (kế toán tại Công ty vật t Bảo vệ
thực vật I) và kế toán trực thuộc (kế toán tại các chi nhánh ở các tỉnh). Bộ máy kế
toán của công ty đợc tổ chức qua sơ đồ sau:
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán công nợKế toán hàng tồn khoKế toán thanh toánKế toán doanh thuKế toán tiền gửi NHThủ quỹ
Kế toán trưởng các chi nhánh
Kế toán phần hành Kế toán phần hành
..........
Sơ đồ bộ máy kế toán
Phòng kế toán tài vụ của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thu nhập, xử lý thông
tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp chi phí sản xuất, hạch
toán lỗ lãi, xác định kết quả kinh doanh hàng tháng, quý, năm.
- Kế toán trởng:
Phụ trách công tác kế toán chung, có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ
thống kế toán của Công ty, chỉ đạo thống nhất trong phòng tài chính kế toán. Kế
toán trởng còn là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn, kiểm tra
báo cáo tài chính. Ngoài ra còn tham gia với các phòng nghiệp vụ khác xây dựng
định mức giá cả tiêu thụ, giá thành sản phẩm, ký kết hợp đồng.

- Kế toán tổng hợp:
Có nhiệm vụ theo dõi báo cáo do các chi nhánh gửi về, thực hiện công tác kế
toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các thành phần. Cuối tháng, quý, năm ghi
sổ cái lên bảng tổng hợp, cân đối thu chi tài chính và lập báo cáo tài chính kế toán.
Đồng thời, kế toán tổng hợp kiêm cả việc theo dõi hạch toán các nghiệp vụ
thanh toán với khách hàng trong quan hệ mua bán vật t, nguyên liệu thuốc trừ sâu,
bệnh. Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và các nghiệp vụ phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh, tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài
chính tín dụng.
- Kế toán công nợ.
Theo dõi kịp thời các nghiệp vụ mua bán thành phẩm, hàng hoá có liên quan
tới tài khoản 131 "phải thu của khách hàng" chi tiết cho từng đối tợng, từng khoản
nợ. Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá
hạn và nợ khó đòi. Lên kế hoạch lập dự phòng nợ khó đòi để có đối sách thu nợ kịp
thời, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của Công ty
- Kế toán hàng tồn kho và tính giá thành sản phẩm.
Có nhiệm vụ ghi chép tính toán phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số l-
ợng, chất lợng và giá trị thực tế của nguyên liệu và thành phẩm nhập kho, xuất kho.
Phân bổ hợp lý giá trị nguyên liệu sử dụng vào các đối tợng, tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh để phân bổ vào giá thành sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu, ứ đọng,
hàng kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa
thiệt hại có thể xảy ra.
Do quy trình gia công, chế biến sản phẩm khá đơn giản nên toàn bộ giá trị
nguyên liệu đã xuất kho nhng cha đa vào sản xuất mà còn tồn ở phân xởng đợc coi
là sản phẩm dở dang. Đồng thời công ty sử dụng phơng pháp tính giá thành giản
đơn để tính giá thành của thành phẩm.
- Kế toán thanh toán:
Có nhiệm vụ tính lơng, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên của Công
ty, các khoản tạm ứng, tính các khoản phải thu, phải trả, các khoản chi phí khác.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng:

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với các tổ chức cá nhân, cung cấp
vật t cho các chi nhánh.
Theo dõi tình hình biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối
chiếu số d tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán doanh thu:
Căn cứ vào các chứng từ phiếu thu, chi, hoá đơn bán hàng của hàng tháng,
kế toán phải tính đợc kết quả kinh doanh của công ty từng tháng, quý, năm. Đồng
thời tính các khoản thuế mà công ty phải nộp cho ngân sách nhà nớc vào mỗi
tháng, quý, năm.
- Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt của Công ty, tiến hành thu, chi tiền mặt trên cơ sở
các chứng từ thu, chi, lên cân đối rút số d tiền mặt tồn đọng tại quỹ, lập báo cáo quỹ.
- Kế toán các chi nhánh:
Có nhiệm vụ mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lợng công tác kế toán từ
giai đoạn nhập hàng, nguyên liệu đến gia công chế biến và tiêu thụ thành phẩm.
Sau đó hàng tháng, quý phải lập báo cáo gửi về phòng kế toán (kế toán trung tâm)
của Công ty vật t Bảo vệ thực vật I.
b. Hình thức kế toán:
Với đặc điểm trên có thể nói Công ty vật t Bảo vệ thực vật I là một công ty
sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, sản phẩm kinh doanh đa dạng, lao động kế
toán thủ công, trình độ kế toán và quản lý cao. Do đó, để đáp ứng yêu cầu của công
tác quản lý kinh tế tài chính hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán "nhật
ký chung" với hệ thống các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán
tơng đối đầy đủ.
* Đặc điểm: Sử dụng sổ "Nhật ký chung" để ghi chép tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và quan hệ theo đối ứng tài khoản, chủ yếu đ-
ợc mở theo bên có của các tài khoản.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
* Trình tự và phơng pháp ghi sổ nhật ký chung:
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi hàng tháng
:Quan hệ đối chiếu
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ ghi vào sổ nhật ký chung, sau
đó từ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
(2) Những chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh có tính chất lặp đi
lặp lại nhiều lần có thể hàng ngày ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (không ghi vào nhật
ký chung nữa)
(3) Riêng những chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ.
(4) Những chứng từ liên quan đến các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì ghi
vào sổ chi tiết.
(5) Cuối tháng lấy số liệu từ các sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái.
(6) Cuối tháng lấy số liệu trên các sổ cái lập bảng đối chiếu số phát sinh các
tài khoản, lấy số liệu trên các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh.
(7) Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản
với sổ quỹ với các bảng chi tiết số phát sinh.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động kế toán.
- Nhớc điểm: Khối lợng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các đơn vị có quy mô lớn, vừa, có nhiều
cán bộ kế toán.
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm
ở công ty vật t bảo vệ thực vật I.
2.2.1. Tổ chức kế toán thành phẩm.
2.2.1.1. Đặc điểm về thành phẩm của Công ty:
Từ khi thành lập cho đến nay, trong suốt gần 20 năm hoạt động. Công ty vật
t Bảo vệ thực vật I có nhiệm vụ sản xuất gia công thuốc trừ sâu, bình bơm, thuốc

chuột từ các nguyên liệu, phụ gia nhập của nớc ngoài. Các sản phẩm của Công ty
với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú.
Sản phẩm mà Công ty bán ra phụ thuộc vào nhu cầu thị trờng và hơn hết là
tuỳ thuộc vào điều kiện tự nhiên, khí hậu, do đó, do đó mà Công ty quyết định sản
xuất nhiều hay ít.
Sản phẩm của Công ty có một số loại chủ yếu sau:
- VALIDACIN 50 EC loại 480cc, 250cc, 100cc
- OFATOX 400 EC loại 480cc, 250cc, 100cc
- PADAN 95 SP loại 100 gam, 50 gam, loại thùng
- NEW HINOSAN ...
* Sản phẩm thuốc trừ sâu có đặc điểm nh sau:
- Sản phẩm thuốc trừ sâu đợc gia công, chế biến từ các nguyên liệu, phụ gia
nhập của nớc ngoài nó khác với các loại sản phẩm, hàng hóa khác là không để lâu
đợc vì có một số loại thuốc trừ sâu để lâu nó bị kết tủa làm cho thuốc kém phẩm
chất gây ảnh hởng đến mùa màng, môi trờng xung quanh và sức khoẻ của cộng
đồng. Vì vậy muốn bảo quản tốt thuốc trừ sâu thì đòi hỏi Công ty phải có hệ thống
kho tàng tốt đảm bảo đầy đủ các thông số tiêu chuẩn quy định.
- Các sản phẩm thuốc trừ sâu đa số là thuốc bột rất dễ bị ngấm nớc, thuốc n-
ớc có nồng độ cao rất dễ bị bay hơi và dễ bắt lửa cháy. Do vậy trong quá trình sản
xuất, bảo quản phải tuân thủ nghiêm, ngặt về chế độ phòng cháy chữa cháy, và
phòng chống lụt bão trong mùa ma lũ.
- Sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật nói chung và thuốc trừ sâu nói riêng và có
vị trí vô cùng quan trọng đối với nền nông nghiệp nớc ta, góp phần đẩy lùi sâu bệnh
giúp cho ngời nông dân đỡ vất vả có một mùa bội thu. Để phục vụ đợc mục đích
trên chúng ta cần phải có các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật có chất lợng tốt.
Trớc đây, ngành sản xuất thuốc trừ sâu thờng đợc sản xuất, gia công đóng
gói bằng các máy móc thiết bị thủ công, bán thủ công với số lợng hạn chế do nhu
cầu của xã hội không cao.
Đến nay, ngành sản xuất bảo vệ thuốc thực vật đã thực sự khẳng định chỗ
đứng của mình trong nền kinh tế thị trờng. Ngành sản xuất thuốc bảo vệ thực vật có

năng lực phát triển rất lớn, một thuận lợi cơ bản khác đó là kỹ thuật cao nhng
không quá phức tạp, nguyên liệu dễ kiếm, khả năng mở rộng và đa dạng hoá sản
phẩm dễ dàng hơn.
Sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật có chu kỳ sản xuất ngắn, thời gian bảo quản
không đợc dài. Sản phẩm thuốc trừ sâu có nhiều loại nhng chịu ảnh hởng rất lớn về
tính chất thời vụ của sản phẩm và nhu cầu tiêu thụ trên thị trờng. Chính đặc điểm
này đã chi phối rất lớn đến công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Vì vậy, phải
quản lý chặt chẽ sản lợng, xuất, nhập, tồn.
Sản phẩm của Công ty đợc tiêu dùng ở hầu hết các tỉnh phía Bắc, miền Trung
và một số tỉnh phía Nam. Chính vì vậy sản phẩm sản xuất ra không những đảm bảo về
mặt chất lợng, mẫu mã, bao bì đóng gói mà còn phải đảm bảo cả về số lợng.
Để sản phẩm có sức cạnh tranh trên thị trờng, ngoài việc đảm bảo tiêu chuẩn
về số lợng, chất lợng thì Công ty phải đảm bảo về mặt hình thức và quan trọng nhất
là giá cả phải hợp lý mới có khả năng thu hút đợc khách hàng.
Chính sự đa dạng của sản phẩm đã gây không ít những khó khăn trong công
tác hạch toán mà đặc biệt là công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
Sản phẩm của Công ty đa dạng, hoạt động sản xuất kinh doanh lại không ổn định do
phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên, khí hậu cho nên phải thay đổi thuốc trừ sâu trong
mỗi thời vụ. Chính vì vậy mà bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty phải
hết sức nhạy bén, thông tin nhanh nhạy kịp thời, cố gắng hoạt động có hiệu quả hơn.
2.2.1.2 Đánh giá thành phẩm
a. Yêu cầu kỹ thuật của thành phẩm:
Thuốc bảo vệ thực vật là những hợp chất độc, nguồn gốc tự nhiên hoặc tổng
hợp hoá học. Nó gồm nhiều nhóm khác nhau gọi theo tên nhóm: Thuốc trừ sâu
dùng để trừ sâu và sinh vật hại, thuốc trừ bệnh dùng để trừ bệnh cây.
Thuốc có nhiều dạng: Thuốc sữa, thuốc bột thấm nớc, thuốc phun bột, thuốc
dạng hạt nên có nồng độ và hoạt tính khác nhau, công thức hoá học cũng khác nhau.
Vì tính chất của thuốc bảo vệ thực vật nh vậy nên yêu cầu kỹ thuật của thành
phẩm cũng có phần khác nhau. ở đây, tôi chỉ đơn cử ra đây yêu cầu kỹ thuật của
một loại thành phẩm: Đó là thuốc FENITROTHION

- Tên gọi khác : Sumithion, Folithion, Ofatox, Subatox
- Tên hoá học : O.O- Dimetye - O - H - Nitro - Tolyphot - Phorothioat
- Công thức hoá học : C
6
H
12
NO
5
PS
- Phân tử lợng : 277,2
- Đặc tính: Thuốc kỹ thuật ở dạng dung dịch, không tan trong nớc, tan trong
hầu hết dung môi hữu cơ, thuỷ phân trong môi trờng kiềm, đồng thời phân hóa ở
nhiệt độ 400C, thuộc nhóm độc III
* Thơng phẩm OFATOX 400 EC: Nguyên liệu là hỗn hợp của 2 thành phần:
Fenitrothion (20%) với Trichlorfon (20%) cộng với dung môi Xylen và kết hợp với
Methanol
Các bớc tiến hành gia công, sang chai nh sau:
+ Khâu gia công:
- Bớc 1: Sau khi đã trộn hai hỗn hợp trên lại với nhau, cho thêm 1/2 lợng
dung môi Xylen và Methanol theo định mức vào trong thùng khuấy.
- Bớc 2: Khuấy đều bằng Môtơ điện
- Bớc 3: Thêm lợng chất hoạt động bề mặt (chất hoá sữa) vào. Tiếp tục khuấy
đều theo thời gian quy định là 20 - 25 phút/mẻ.
- Bớc 4: Cho ra phuy. Thuốc thành phẩm đợc chứa trong phuy kim loại có
dung tích 200 lit (loại 200 kg)
+ Khâu sang chai:
Thuốc OFATOX 400 EC thành phẩm đợc đóng chai nhỏ có các dung tích:
100 ml, 240 ml, 480 ml. Công việc đóng chai đợc tiến hành nh sau:
- Đóng thuốc vào chai bằng máy đóng chai bán tự động.
- Xiết nút: Là loại nút nhôm đợc xiết bằng máy.

- Dán nhãn và kiểm tra KCS
- Vào hộp carton (Dán băng keo và phiếu KCS)
Sản phẩm xuất xởng phải đợc bộ phận KCS kiểm tra lại một lần nữa xác
nhận đạt tiêu chuẩn và cấp giấy chứng nhận mới đợc nhập kho.
Khi xuất cho khách hàng có thể kiểm tra sắc xuất với tỷ lệ 2% lô hàng (nhng
không quá 5 kiện). Nếu mẫu kiểm tra không đạt tiêu chuẩn nh : dung tích bị thiếu,
chất lợng thuốc kém, thì phải lấy mẫu lần 2 với số lợng gấp đôi. Trờng hợp vẫn
không đạt phải tiến hành phân loại toàn bộ lô hàng.
- Kiểm tra dung tích của chai bằng cốc đong với độ chính xác từng ml
- Kiểm tra chất lợng thuốc bằng cách phân tích nồng độ thuốc ngay tại
phòng phân tích của xởng.
- Ghi nhãn bao gói, vận chuyển bảo quản.
- Mỗi hợp carton đợc đóng 24 chai thuốc theo từng loại 100ml, 240ml,
480ml và có vách ngăn.
- Đóng gói kín, vuông vắn chặt chẽ, cả hai đầu đợc dán băng keo.
+ Ghi nhãn:
Bên ngoài có ghi cách hớng dẫn sử dụng thuốc bảo vệ thực vật, nồng độ
thuốc, cách pha chế khi phun vào ruộng cây. Tên sản phẩm, thông số dung tích, tên
Công ty sản xuất, số ký hiệu tiêu chuẩn, số lợng và khối lợng, ký hiệu loại sản
phẩm, ngày sản xuất và hạn sử dụng thuốc.
+ Bảo quản:
Sản phẩm nhập kho phải để nơi khô ráo, tránh ma nắng, để trên kệ gỗ cách
mặt đất từ 300 - 400 mm, cách tờng 200 mm.
+ Vận chuyển sản phẩm:
Sản phẩm đợc vận chuyển bằng mọi phơng tiện nhng phải có bạt phủ che ma
nắng.
b. Đánh giá thành phẩm:
Thành phẩm là một bộ phận của tài sản lu động, do vậy để giám sát đợc tình
hình luân chuyển vốn lu động nói chung và vốn thành phẩm nói riêng thì cần thiết
phải xác định giá trị của thành phẩm bằng các phơng pháp đánh giá thành phẩm.

Việc hạch toán và quản lý thành phẩm ở Công ty vật t Bảo vệ thực vật I đợc
tiến hành hai chỉ tiêu là số lợng và giá trị. Thành phẩm của công ty đợc đánh giá
theo một giá duy nhất là giá thành thực tế. Hàng ngày, kế toán chi tiết theo dõi tình
hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lợng. Cuối quý, nhân viên kế
toán giá thành tập hợp mọi chi phí liên quan trực tiếp đến sản xuất bao gồm: chi phí
nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất
chung để tính giá thành thực tế của từng loại sản phẩm. Giá thành này đợc chuyển
cho kế toán chi tiết theo dõi và kế toán tổng hợp ghi lên sổ cái. Do sử dụng giá
thực tế để giá thành phẩm vào cuối quý nên Công ty không thể hạch toán hàng
ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị.
Để xác định giá thực tế thành phẩm xuất kho Công ty vật t Bảo vệ thực vật I
áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền:
Giá thực tế sản
phẩm xuất kho
trong kỳ
=
Giá trị TP tồn
kho đầu kỳ
+
Giá trị TP nhập
kho trong kỳ
x
Số lợng
thành phẩm
xuất kho
Số lợng TP tồn
kho đầu kỳ
+
Số lợng TP nhập
kho trong kỳ

Việc tính giá thành thành phẩm xuất kho cũng đợc áp dụng cho từng loại
thành phẩm.
Ví dụ:
Cuối tháng 6 năm 2001 có tài liệu về thành phẩm nh sau:
- Số lợng Padan 95 SP tồn kho đầu kỳ:
Số lợng : 3.177 kg.
Thành tiền : 402.328.937
đ
- Số lợng Padan 95 SP nhập kho trong kỳ:
Số lợng : 21.689 kg.
Thành tiền : 2.746.651.582
đ
- Số lợng Padan 95 SP xuất kho trong kỳ:
Số lợng : 7478 kg.
Giá thành đơn vị SP
Padan 95 SP
xuất kho trong kỳ
=
402.328.937 + 2.746.651.582 = 126.638đ/kg

3.177 + 21.689
Thành tiền : 7478 kg x 126.638 đ/kg = 946.998.964đ
Công ty vật t Bảo vệ thực vật I xác định giá thành toàn bộ của thành phẩm tiêu
thụ trên cơ sở giá thành thực tế (giá vốn), chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công
trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
(khoản chi phí này đợc phân bổ theo số lợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ).
Việc xác định giá trị thực tế thành phẩm xuất kho (giá vốn hàng bán) là cơ
sở để xác định kết quả kinh doanh trong quý.
2.2.1.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thành phẩm ở công ty vật
t Bảo vệ thực vật I.

Thành phẩm sản xuất ra với chất lợng tốt, phù hợp với yêu cầu của khách hàng
đang trở thành vấn đề quyết định sự phát triển của Công ty vật t Bảo vệ thực vật I.
Vì vậy, song song với việc sản xuất, quản lý thành lập là trách nhiệm của
nhiều bộ phận có liên quan. Mỗi bộ phân tuỳ theo chứng năng, nhiệm vụ của mình
tham gia quản lý thành phẩm.
Đối với phòng kế toán, bằng những phơng pháp hạch toán và trách nhiệm
của mình để hạch toán và giám đốc tình hình hiện có và biến động thành phẩm.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán,
các hoạt động xuất, nhập kho thành phẩm diễn ra đều đợc lập chứng từ đầy đủ, kịp
thời. Đây là khâu hạch toán ban đầu đối với các nghiệp vụ, nhập kho thành phẩm,
là cơ sở pháp lý để tiến hành xuất, nhập kho thành phẩm.
Trong kế toán thành phẩm, Công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho thành phẩm
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm là khâu quan trọng trong công tác
kế toán của doanh nghiệp và thờng có khối lợng chứng từ ban đầu tơng đối nhiều.
a. Chứng từ thành phẩm nhập kho (phiếu nhập kho thành phẩm).
Thành phẩm sau khi đã thành phẩm ở bớc công nghệ cuối cùng đợc bộ phận
KCS kiểm tra chất lợng theo tiêu chuẩn về tỷ trọng, nồng độ thuốc. Nếu đảm bảo yêu
cầu và tiêu chuẩn quy định thì đợc đóng gói và nhập kho thành phẩm.
Do đặc điểm của Công ty là giao nguyên vật liệu nhập kho thành phẩm theo
từng lô hàng sản xuất không kể đầu tháng, giữa tháng hay cuối tháng cứ sản xuất
xong là nhập kho cho nên Công ty chỉ nhập kho khoảng từ 1 đến 2 lần.
Khi có thành phẩm nhập kho, thủ kho lập phiếu báo cáo nhập kho và gửi cho
phòng thị trờng lập phiếu nhập kho thành phẩm, phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên
đặt dới giấy than viết 1 lần.
- Liên 1: Lu tại sổ gốc (phòng trị trờng)
- Liên 2: Giao cho khách hàng (hoá đơn đỏ)
- Liên 3: Thủ kho giữ cuối tháng gửi lên phòng kế toán tài vụ (hoá đơn xanh).
Phiếu nhập kho là chứng từ để tính lơng cho công nhân theo sản lợng sản

phẩm hoàn thành nhập kho.
Trình từ luân chuyển chứng từ và nhập kho thành phẩm ở Công ty vật t Bảo
vệ thực vật I là chặt chẽ, đảm bảo cho việc nhập kho đúng chất lợng mặc dù chỉ
theo dõi thành phẩm về mặt số lợng.
Ví dụ:
Ngày 11/ 06/ 2001 tiến hành nhập kho thành phẩm thuốc Padan 95 SP loại
thùng.
Phiếu nhập kho đợc lập nh sau:
Biểu số 1
Đơn vị : Cty vt BVTV I
Địa chỉ : 145 Hồ Đắc Di
Phiếu nhập kho
Ngày 11 tháng 06 năm 2001 Mẫu số 01 - VT
QĐ số 1141 TC/CĐKT
Ngày 01/11/95 của BTC
Số : 374
Nợ : TK 155
Có : TK 154
Họ tên ngời giao hàng: Phạm Tiến Mạnh
Công ty sản xuất kinh doanh thông Hà Tĩnh
Theo 2 phiếu báo ngày 25 - 27 tháng 05 năm 2001 của xởng sản xuất thuốc
Padan 95 SP ngày 22 - 24 tháng 05 năm 2001 đóng thùng.
Nhập kho tại: Chị Yến.
STT
Tên nhãn hiệu quy
cách phẩm chất vật t
Mã số
Đơn vị
tính
Số lợng

Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1
Padan 95 SP loại
thùng
kg 7.000 7.000
Cộng 7.000
Nhập ngày 11 tháng 06 năm 2001
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Ngời giao hàng
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
b. Chứng từ thành phẩm xuất kho (phiếu xuất kho thành phẩm).
Ngoài việc theo dõi nhập thành phẩm, kế toán còn phải theo dõi chặt chẽ
việc xuất kho thành phẩm, một hoạt động quan trọng ảnh hởng đến kết quả kinh
doanh của toàn Công ty.
Khi xuất kho thành phẩm, phòng thị trờng sẽ lập hoá đơn tài chính hay
"phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" đợc lập trong trờng hợp Công ty chuyển
thành phẩm vào kho các chi nhánh vật t Bảo vệ thực vật I chờ tiêu thụ hoặc hoá
đơn GTGT là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho. Khi bán hàng là căn cứ để
kế toán hạch toán doanh thu, để ngời mua làm chứng từ đi đờng và để ghi sổ kế
toán cuả đơn vi mua.
Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên đặt dới giấy than viết một lần.
- Liên 1: Lu tại gốc quyển gốc.
- Liên 2: Giao cho khách hàng ( hoá đơn đỏ )

- Liên 3 : Dùng để thanh toán ( hoá đơn xanh ) .
Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt ngay thì trên hoá đơn GTGT sẽ đợc đóng
dấu là " thu tiền ". Còn nếu khách hàng cha thanh toán hoặc thanh toán một phần thì
trên hóa đơn sẽ ghi rõ cha thanh toán hoặc đã thanh toán trong thời gian bao lâu.
Ví dụ :
Phiếu xuất kho, ngày 12/ 06 / 2001 xuất kho thuốc Padan 95 SP loại thùng để
bán ra ngoài.
Phiếu xuất kho đợc lập nh sau:
Biểu số 2
Đơn vị : Cty vt BVTV I
Địa chỉ : 145 Hồ Đắc Di
Phiếu xuất kho
Ngày 12 tháng 06 năm 2001 Mẫu số 02 - VT
QĐ số 1141 TC/CĐKT
Ngày 01/11/95 của BTC
Số : 246
Nợ : TK632
Có : TK 155
Họ tên ngời nhận hàng: Phạm Văn Năm
Địa chỉ : Hà Tây.
Lý do xuất kho : xuất để bán ra ngoài
Xuất tại kho : chị Yến
STT
Tên nhãn hiệu quy
cách phẩm chất vật t
Mã số
Đơn vị
tính
Số lợng
Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1.
Padan 95 SP loại
thùng
kg 1.500
Cộng : 1.500
Xuất ngày 12 tháng 06 năm 2001.
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Ngời giao hàng
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)