thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Việt an

thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và
xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần
thơng mại dịch vụ Việt an
2.1. Đặc điểm chung của công ty cổ phần thơng mại
dịch vụ việt an
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An
. Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập
khẩu, có t cách pháp nhân, chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh XNK thông qua Bộ thơng
mại.
Công ty Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An đợc sở kế hoạch và
đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
XNK số: 1202000181 ngày 19/08/1999.
- Tên giao dịch: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An
- Trụ sở chính: 135 Thịnh An - Đống Đa Hà Nội.
Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động đợc 6 năm. Tuy lúc ban đầu còn
gặp nhiều khó khăn do: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An là công ty
t nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trờng, cha tìm đợc nhng nguồn
hàng mong muốn, và công ty cha có nhiều chi nhánh ở các tỉnh, thành phố
nhng đến nay, Công ty đã vợt qua đợc những trở ngại và ngày càng phát triển.
Uy tín của công ty trên thị trờng đã đợc nâng cao lên rõ rệt, công ty ngày càng
nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nớc. Tại thời điểm thành lập
Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Hà Nội, cha có chi nhánh nào ở địa ph-
ơng khác, nhng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các địa phơng: Tp Hồ chí
Minh, Yên Bái, Phú Thọ. Để hoạt động kinh doanh của mình ngày càng lớn
mạnh, Công ty còn phải vợt qua rất nhiều khó khăn đặc biệt là trong điều kiện
kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt.
Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bán trong n-
ớc các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinh doanh
theo quy định hiện hành của Nhà nớc và Bộ thơng mại.
1
1

Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu
Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàngPhòng nghiên cu th trngKế toán trưởng Kế toán viên
Hội đồng thành viên
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
- Với đội ngũ gần 25 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng động nhiệt
tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công công
việc hợp lí đã đa những mặt hàng của công ty có mặt trên rất nhiều các tỉnh và
thành phố trên toàn quốc.
Tổ chức bộ máy của công ty khá phù hợp với, tơng đối gọn nhẹ, quan hệ
chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nghiệp vụ chặt chẽ, khăng khít.
Sơ đồ các phòng ban đợc bố trí cũng khá hợp lí:
* Hội đồng thành viên: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty,đứng
đầu là chủ tịch thành viên kiêm giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trớc hội
đồng thành viên về những việc mình làm.
* Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trờng và hàng hoá thông qua
việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòng nghiên
2
2
cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ, phân
phối sản phẩm của công ty về số lợng, đơn giá, chất lợng, để tìm ra phơng h-
ớng đầu t cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trờng mới cho sản phẩm
của mình.
Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt động
kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối tác làm ăn;
quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh.
* Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 thành viên
Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kế
toán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính của Công
ty; quản lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chức tài chính
*Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra các

nguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng trong nớc.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán của công ty
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của
Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An góp phần không nhỏ vào việc hoàn
thành kế hoạch SXKD hàng năm của công ty. Có thể nói, phòng kế toán tài
chính là ngời trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra các quyết
định điều hành quá trình SXKD một cách đúng đắn và hiệu quả. Phòng kế toán
có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép, thu thập và tổng hợp thông tin về tình
hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của công ty một cách chính
xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của công ty mà
bộ máy kế toán tài chính đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý, điều hành, bao quát chung toàn bộ
công việc trong phòng: Tổ chức và chỉ đạo hoạt động của bộ máy kế toán, chịu
trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổ chức kiểm tra
việc thực hiện chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức và phơng pháp kế
toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động SXKD của công ty.
3
3
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán Kế toán doanh thu Thủ quỹ
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kế toán tổng hợp, lập
BCTC của công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt
động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức tổng hợp và
chi tiết nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của đơn vị.
- Kế toán doanh thu: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, doanh
thu.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiền gửi,
tiền vay của công ty,. . .

- Thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi hàng ngày diễn ra tại công ty.
Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán nh vậy đã tạo
cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu
quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Sơ đồ số 8)
2.1.3.2. Hình thức kế toán của công ty.
Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1441 BTC/
CĐKT ban hành ngày 21/12/ 2001 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung cho
phù hợp với hoạt động SXKD của công ty.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12
- Kỳ kế toán: Quý.
4
4
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán: Việt nam đồng, nguyên
tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do Ngân
hàng Nhà nớc Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập
+ Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phơng pháp KKTX.
- Phơng pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dự phòng
theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành.
- Hệ thống sổ áp dụng:
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán,. . .
+ Các bảng kê, CTGS, sổ cái các tài khoản,. . .
- Hệ thống Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD,
Thuyết minh báo cáo tài chính, Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.Bảng
cân đối các tài khoản .
5

5
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần
thơng mại dịch vụ Việt An.
(Sơ đồ số 9)
2.2. Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần
thơng mại dịch vụ Việt An
2.2.1. Phơng thức bán hàng
Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng hoá bán ra, khách hàng đến với
Công ty đợc đảm bảo về chất lợng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn
hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng
hoá nếu nh hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. . . Do vậy, Công ty luôn
chú trọng các mặt sau:
6
6
- Về chất lợng: Hàng hoá trớc khi bán đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng,
chủng loại, quy cách,. . .
- Về giá bán: Đợc xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo
quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trờng.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng thức bán hàng chủ yếu là bán hàng
trực tiếp. Hàng hoá đợc Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty,

sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng.
Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng trong
Công ty luôn đợc chú trọng.
2.2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán:
Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An hoạt động trong lĩnh vực XNK
chủ yếu là nhập khẩu Pin, Đèn Pin phục vụ tiêu dùng và sản xuất trong nớc.
Hoá đơn bán hàng có giá trị nh lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo
dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng nh việc
xuất- tồn kho trên thẻ kho kế toán. nh vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ
của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng.
Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán
hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hoá đơn đ-
ợc lập làm 3 liên:
Liên 1: Lu
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn đợc ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán cha có thuế,
thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số 1).
Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ nh: Phiếu nhập kho, phiếu thu,. . .
Tài khoản kế toán:
7
7
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả kinh doanh của
hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511- Doanh thu bán
hàng.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác nh:
TK 131, TK 3331, TK 111, TK 331,
2.2.2.2.Quy trình ghi sổ.

Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tíêt: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán,
sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
- Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331, TK 331,
- Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ.
+ Sổ bán hàng (Bảng số 3):
Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình
bán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra, đồng thời theo
dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từng lô hàng.
+ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8):
Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng.
Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, Thẻ kho kế toán, Phiếu thu tiền, Giấy
báo Có Ngân hàng.
+ Thẻ kho kế toán (Bảng số 4):
Để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của hàng hoá theo từng mặt
hàng về cả số lợng và giá trị của hàng hoá. Thẻ kho kế toán chính là căn cứ để
kế toán bán hàng theo dõi và xác định giá vốn hàng bán. Ngoài ra, thẻ kho kế
toán còn đợc mở để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng.
Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho).
Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng nh sau:

8
8
Chứng từ gốc(Hoá đơn, giấy báo Có,)
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo Tài Chính
Sổ chi tiết DTBH, PTKH
Bảng tổng hợp chi tiêt DTBH,...
Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc
(Sơ đồ số 10)
9
9
Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn (GTGT)
Ngày 20 tháng 8 năm 2007
Mẫu số: 01. GTKT- 3LL
GU/ 2003B
No: 175921
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An.
Địa chỉ: 135 Thịnh An - Đống Đa Hà Nội.
Số Tài khoản: 710B12259 tại Ngân Hàng Công Thơng Đống Đa - HN
Điện thoại: 04 - 7854625 Mã số: 0100839776 - 1
Ngời mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai
Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Thăng Long
Địa chỉ:Sơn Tây
Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776 - 1
STT
Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đvị SL Đơn giá Thành tiền ĐVT
1 Pin Đại Eveready Th 2 485.250 970.500 VNĐ
2 Pin đũa 3A-
Energize
Th 3 650.320 1.300.640 VNĐ
3 Đèn pin Energize Ch 20 95.200 1.904.000 VNĐ
Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 4.175.140
Tiền thuế GTGT: 417.514
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.592.654

Số tiền viết bằng chữ: bốn triệu năm trăm chín mơi hai nghìn sáu trăm năm m-
ơi t đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
10
10
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
- Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và sử
dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập
khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán
hàng, Chứng từ ghi sổ.
Phơng pháp kế toán: Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) do
phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng
chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách
hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Khi nhận đợc Phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm
các khoản phải thu của khách hàng.
Nợ TK 111:Tiền mặt
Có TK 131: Tổng giá thanh toán
Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng,
Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu.
Chẳng hạn nh:
Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán Pin và Đèn pin cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hng. Căn cứ
vào Hoá đơn GTGT số 175921 ngày 20/8/2007 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý,
hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (xem bảng số 1).
11

11
B¶ng sè 1
B¶ng tæng hîp chøng tõ b¸n hµng Quý 3/ 2007
Chøng tõ
DiÔn gi¶i
Sè tiÒn Ghi Nî c¸c TK
Sè H§ Ngµy Doanh sè ThuÕ GTGT 111 112 131 . . Tèng sè
175601 01/07 §Ìn pin Energize 4.760.000 476.000 5.236.000 5.236.000
… . . . ………………… …………. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
175641 05/07 Pin tiÓu 2A-E
§Ìn pin Eveready
1.358.000
1.930.000
135.800
193.000
1.593.800
2.123.000
3.716.800
175665 08/07 Pin tiÓu 3A-E 680.000. 68.000 748.000

748.000
….. …. …………….. …………… …………… … … …………. … …………
175921 20/08 Pin §¹i Eveready
Pin ®òa 3A-
Energize
§Ìn pin Energize
970.500
1.300.640
1.904.000
97.050

130.064
190.400
1.067.550
1.430.704
2.094.400
4.592.654
175983 28/08 Pin m¸y tÝnh 1.620.000 162.000 1.782.000 1.782.000
… … …… ……. ……….
176213 30/09 Pin s¹c 2A-
Energize
5.820.000 528.000 6.407.500 6.407.500
Tæng céng: 1.225.579.265 122.557.926 1.348.137.191 1.348.137.191
12
12
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra để lập Chứng từ
ghi sổ số 10.
(Bảng số 2)
chứng từ ghi sổ
Số: 10
Ngày 30/9/2007
Diễn giải
Mã số TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Doanh thu bán hàng
Quý 3/2007
131
511
3331
1.348.137.191
1.225.579.265

122.557.926
Tổng cộng
1.348.137.191 1.348.137.191
Các chứng từ gốc có liên quan, sau khi dùng để lập Chứng từ ghi sổ là căn
cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu
(Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4).
Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 đợc lập (Bảng số 2), kế toán bán hàng
chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái
TK 511 (Bảng số 5). Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong
kỳ đã tập hợp đợc trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát
sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 6).
13
13
(Bảng số3)
Sổ chi tiết bán hàng
Hàng hoá: Pin tiểu
Chứng từ
Nội dung Số lợng
Số tiền Trong đó
Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí
D quý 2 sang:
Quý 3/2007
175641 05/07 Bán cho Cty TNHH TM
và DV An Sinh
02 thùng 1.358.000 135.800 1.288.500
175665 08/07 Bán cho Bách hoá tổng
hợp An Đào
01 thùng 680.000 68.000 644.250
. .
Cộng phát sinh:

171.650.500 17.165.050 162.626.227
D cuối kỳ:
14
14
Bảng số 4
Thẻ kho kế toán
Số: 11942
Hàng hoá: Pin tiểu
Đơn vị: Thùng.
Mã:
Chứng từ
Nội dung
Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Số Ngày Số lợng Số lợng Số lợng
D quý 2 sang
Quý 3/ 2007
019425 04/07
- Nhập pin Energizer 2A
100
-Nhập pin Eveready 3A
150
-Thuế Nkhẩu
029922 05/07
-Bán pin Energizer 2A
02
.
.

Cộng PS:
1.020 950

D cuối kỳ:
15
15
(Bảng số 5)
Số cái
Quý 3 năm 2007
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng
Số hiệu: TK 511
NT
GS
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
SH Ngày Nợ Có
10 30/09 DT bán hàng 511 1.348.137.191
14 30/09 K/c DTT
xđ kquả
911 1.348.137.191
Cộng PS
quý:
1.348.137.191 1.348.137.191
Số d cuối
quý:
Luỹ kế từ
đầu năm

16
16
(Bảng số 6)
bảng tổng hợp chi tiết bán hàng

Quý 3 năm 2007
STT Tên hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh số
1 Pin tiểu 171.650.500
2 Pin Đại Eveready 147.365.105
3 Đèn pin Energize 184.018.183
4 Pin máy tính 82.637.840
5 Pin đũa 3A-Energize 55.820.000
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tổng số
1.348.137.191
Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công
nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh đợc hàng hoá tiêu
thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu đợc nợ
hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ làm giảm hiệu quả
kinh doanh.
Vì thế, để có thể theo dõi đợc công nợ của khách hàng một cách chính
xác, đáp ứng đợc yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản
ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoản phải
thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu.
- Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sử
dụng các Sổ kế toán sau:
+ Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình
khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sổ này theo dõi cho các đối tợng
khách hàng và đợc lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng, Hoá
đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi.(Xem bảng số 7)
+ Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ
của từng khách hàng. Sổ này đợc lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Sổ theo dõi
thanh toán của khách hàng. (Bảng số 8)
17
17

+Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên
quan đến TK 131. (Bảng số 9)
- Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán
ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng. đồng thời, ghi vào Bảng tổng hợp
chứng từ bán hàng để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiền mặt , tiền
gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tài khoản.
Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt
để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu
vào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên Sổ quỹ, tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh
mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau.
Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Khoản tiền khách hàng trả ngay.
Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vào
Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanh
toán với khách hàng. Cuối kỳ, căn cứ vào Sổ theo dõi thanh toán với khách
hàng, kế toán lập Chứng từ ghi sổ số 13 (Bảng số 10). Đồng thời, kế toán cộng
tổng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp đợc trên sổ chi tiết phải thu của khách
hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển cho kế toán tổng hợp và
chuyển Chứng từ ghi sổ số 13, Chứng từ ghi sổ số 10 cho kế toán tổng hợp làm
căn cứ ghi vào Sổ Cái TK 131.
Trên cơ sở số liệu trên Sổ tổng hợp công nợ của khách hàng, kế toán đối
chiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 131; đối chiếu Số liệu trên Sổ tổng hợp chi tiết
bán hàng với Sổ Cái TK 511.
(Bảng số 7)
sổ theo dõi thanh toán với khách hàng
Quý 3/2007
18

18