Lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

Lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh
doanh trong doanh nghiệp.
I.KháI niệm, nhiệm vụ,nội dung của công tác kế toán bán hàng và xác định
kết quả hoạt động kinh doanh
1.KháI niệm bán hàng:
Nếu xét trên phương diện thực hiện giá trị thì bán hàng được hiểu là quá
trình chuyển hoá từ hàng thành tiền,đồng thời quyền sở hữu về hàng hoá đã được
thay đổi. Nếu xét theo góc độ hoạt động thì bán hàng là việc gặp gỡ giữa một bên
là người bán với những sản phẩm hàng hoá và một bên là người mua với nhu cầu
có khả năng thanh toán,từ đó tìm kiếm thoả thuận giữa người mua và người bán.
Việc bán hàng là khâu cuối cùng của lưu thông hàng hoá, là cầu nối trung
gian giữa một bên là sản xuất, phân phối và một bên là tiêu dùng. Đối với doanh
nghiệp thương mại. đây là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh quyết định
tới việc hình thành hay không hình thành các mục tiêu đã đề ra nhất là mục tiêu lợi
nhuận.
2. Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng .
Kế toán là một công cụ sắc bén được sử dụng để quản lý doanh nghiệp với
các chức năng thu thập, xử lí và cung cấp các thông tin góp phần giảI quyết những
vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu quản lí mà kế toán có thể
lập các báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ cho công tác quản
lí.
Để đáp ứng yêu cầu quản lí kế toán tiêu thụ hàng hoá phảI thực hiện tốt các
nhiệm vụ sau:
 PhảI tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt
chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loạI hàng hoá trên cả hai mặt:
Hiện vật và giá trị ( số lượng và kết cấu chủng loạI) ghi chép doanh thu bán hàng
theo từng nhóm mặt hàng, theo từng đơn vị trực thuộc(cửa hàng, quầy hàng ).
 Tính toán giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả
hoạt động kinh doanh .
 Kiểm tra tình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng . Với hàng hoá bán
chịu cần phảI mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng , lô hàng, số tiền khách nợ

,thời hạn và tình hình trả nợ.
 PhảI theo dõi phản ánh và giám sát chặt chẽ qúa trình tiêu thụ, ghi chép kịp
thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng thu nhập bán hàng và xác định kết quả
hoạt động kinh doanh.
 Lập báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ, cung cấp kịp thời các thông
tin kinh tế cần thiết về tình hình bán hàng cho các bộ phận có liên quan, đIều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp định kì tiến hành phân tích kinh
tế đối với các hoạt động tiêu thụ.
3. Nội dung:
Bất kì một hoạt động kinh tế nào cũng phảI được theo dõi từ khi phát sinh
cho đến khi kết thúc. Công việc này được kế toán thực hiện ghi chép từ các chứng
từ ban đầu lấy số liệu vào các sổ sách kế toán để quản lí cho cả một quá trình để
xác định kết quả, làm cơ sở cho kiểm tra kiểm soát của cơ quan quản lí.
3.1.Tổ chức công tác hạch toán ban đầu.
Muốn hoàn thiện kế toán thì khâu đầu tiên phảI hoàn thiện việc tổ chức
hạch toán ban đầu có ý nghĩa là hòan thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán .
Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như
trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh doanh và bảo vệ tàI sản của
doanh nghiệp . Chứng từ là phương tiện đầu tiên cung cấp các thông tin về quá
trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho kế toán nghiệp vụ tiêu thụ phảI
có đầy đủ các yếu tố sau:
- Tên gọi của chứng từ: Hoá đơn GTGT , phiếu xuất kho , phiếu thu giấy nộp tiền...
- Ngày tháng nhập chứng từ.
- Số hiệu của chứng từ .
- Tên gọi địa chỉ của đơn vị lập chứng từ ( Đơn vị tiêu thụ ).
-Tên gọi địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ ( khách hàng ).
- Nội dung của các nghiệp vụ phát sinh : Thực hiện tiêu thụ hàng hoá theo hình
thức nào , thanh toán ra sao.
- Các chỉ tiêu về lượng, giá trị :Trên chứng từ cung cấp các số liệu tổng hợp chi
tiết cho từng loạI hàng, khách hàng về số lượng , giá trị.

- Chữ kí của người lập chứng từ và những người chịu trách nhiệm về tính chính
xác của nghiệp vụ. Trong nghiệp vụ tiêu thụ các chứng từ còn cung cấp các thông
tin kế toán về thuế suất và số thuế phảI nộp .
Chứng từ ban đầu được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
hay vừa hoàn thành . NgoàI ra còn có các chứng từ tổng hợp là chứng từ dùng để
tập hợp số liệu của các hghiệp vụ kinh tế cùng loạI nhằm giảm nhẹ công tác kế
toán và đơn giản trong ghi sổ như bảng kê phân loạI chứng từ gốc. Chứng từ tổng
hợp chỉ có giá trị pháp lí khi có chứng từ ban đầu kèm theo. Để cung cấp các thông
tin cho kế toán đòi hỏi việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh với thời điểm lập
chứng từ phải chính xác , kịp thời và phản ánh đầy đủ nội dung của nghiệp vụ kinh
tế phát sinh đó, ví dụ như việc xác định đúng đắn phạm vi, thời điểm hàng hoá tiêu
thụ.
Hoàn thiện hạch toán ban đầu có ý nghĩa các chứng từ kế toán phải được lập
đầy đủ số liên theo qui định, việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy
đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ .
Yêu cầu việc quản lí chứng từ hết sức chặt chẽ, không được kí tên trên chứng từ
trắng, mẫu in sẵn .
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế
phát sinh hay đã hoàn thành. Theo qui định thì hệ thống chứng từ kế toán bao gồm
hai loại:
 Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc : Nội dung phản ánh các quan hệ kinh
tế, hoặc có yêu cầu quản lí chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với
chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh,
phương pháp và được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp, các thành phần
kinh tế.
 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu sử dụng trong nội bộ đơn vị.
Các thông tin kinh tế trên chứng từ sử dụng đều phảI tập trung vào bộ phận
kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thí mới được dùng để ghi sổ kế
toán . Mọi số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đếu phảI có cơ sở đảm bảo tính
pháp lí được mọi người thừa nhận . Do đó mọi nghiệp vụ kinh tể pháp sinh trong

hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phảI lập chứng từ theo đúng qui định
trong chế độ kế toán .
Để kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ,kế toán sử dụng các loạI chứng từ:
chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài.
 Hoá đơn giá trị gia tăng
 Phiếu xuât kho
 Phiếu nhập kho hành đổi về
 Bảng thanh toán tiền đạI lí
 Chứng từ thu tiền :phiếu thu ,báo có ,giấy nộp tiền
 Thẻ quầy hàng

Để hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu,đồng thời với việc phản ánh đầy đủ
kịp thời, chính xác nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ cần phảI
tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu giữ chứng từ.
Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có
liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình ,lấy số liệu ghi sổ kế toán .Tuỳ
theo từng loạI chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp với nguyên tắc nhanh
chóng, kịp thời không gây trở ngạI cho công tác kế toán.Để việc luân chuyển
chứng từ và ghi sổ kế toán được hợp lí,cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng
từ biểu diễn dưới dạng sơ đồ cho từng loạI chứng từ trong đó qui định đường đI
của chứng từ,thời gian cho mỗi bước luân chưyển và nhiệm vụ của nhân viên quản
lí chứng từ .
Chứng từ hạch toán ban đầu là tàI liệu gốc, có giá trị pháp lí nên sau khi
dùng làm căn cứ ghi sổ chứng từ kế toán phảI được bảo quản và lưu trữ chứng từ
để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần.
Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán ,chất lượng của
công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chứng từ kế toán. Vì vậy việc hoàn thiện
tổ chức kế toán ban đầu là công việc cần hết sức coi trọng để đảm bảo tính hợp
pháp ,chính xác đầy đủ các thông tin kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được
cung cấp.

3.2.Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu .
Sau khi hoàn thành công việc lập và ghi chép nội dung kinh tế phát sinh vào
chứng từ , kế toán căn cứ vào chứng từ để vào sổ sách. Kế toán sử dụng các tài
khoản trong hệ thống các tài khoản phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh
tế đó. Căn cứ hay dựa vào các tài khoản kế toán kế toán sử dụng ta có thể đọc được
nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sin h .
Việc vận dụng linh hoạt và thống nhất các tài khoản phù hợp với nội dung
kinh tế phát sinh cũng là một khâu quan trọng trong việc hoàn thiện kế toán.
Đối với kế toán bán hàng , tài khoản sử dụng phải phản ánh được các thông
tin chủ yếu về:Doanh thu, giá vốn , công nợ , bao gồm cả thông tin tổng hợp lẫn
thông tin chi tiết. Với các thông tin tổng hợp kế tóan mở các tài khoản cấpI, còn
các thông tin chi tiết kế toán mở các tài khoản cấp II, cấp III để theo dõi và quản lí
cụ thể theo yêu cầu và đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.
*Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng".
 Nội dung:
Tài khoản511phản ánh doanh thu thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong
kì .
Doanh thu bán hàng là số thu về do bán hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã được
khách hàng trả ngay hoặc chấp nhận thanh toán.
Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh
thu bán hàng được xác định là giá bán không có thuế .Đối với doanh nghiệp nộp
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng được phản ánh trực
tiếp bao gồm có cả thuế .
Doanh thu bán hàng thuần có thể thấp hơn doanh thu thực tế của doanh
nghiệp có các nguyên nhân phát sinh trong quá trình tiêu thụ : Giảm giá ,bớt giá ,
hàng bán bị trả lại .
TK511 chỉ phản ánh doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ .
 Kết cấu
 Bên nợ :
Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại , các khoản giảm giá, bớt giá hàng bán .

Phản ánh số thuế phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế ( thuế tiêu thụ đặc
biệt , thuế xuất khẩu ).
Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết qủa kinh doanh .
 Bên có :
Doanh thu bán hàng hoá , sản phẩm , lao vụ , dịch vụ của doanh nghiệp thực
tế trong kì.
 TK511 không có số dư cuối kì.
 Các tài khoản cấp II.
TK 5111- doanh thu bán hàng hoá được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh
doanh hàng hoá .
TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm ( đối với đơn vị sản xuất ).
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ (nghành kinh doanh dịch vụ )
TK 5114- Doanh thu trợ cấp , trợ giá.
*TK 521 "Chiết khấu bán hàng ".
 Nội dung :
Phản ánh khoản chi chiết khấubán hàng dành cho người mua trong trường
hợp người mua thanh toán tiền mua hàng trong thời hạn được hưởng chiết khấu.
 Kết cấu :
 Bên nợ :Khoản chiết khấu bán hàng phát sinh trong kì .
 Bên có: Kết chuyển vào chí phí hoạt động tài chính .
*TK 531 " Hàng bán bị trả lại ".
 Nội dung:
Phản ánh trị giá hàng đã bán bị bên mua từ chối trả lại khi đã xác định doanh
thu.
 Kết cấu :
 Bên nợ : Trị giá hàng đã bán bị bên mua từ chối trả lại .
 Bên có:Cuối kì kết chuyển trị giá hàng đã bán bị trả lại để xác định doanh
thu bán hàng thuần.
*TK 532 "Giảm giá hàng bán'.
 Nội dung :

Sử dụng trong trường hợp giảm giá cho người mua khi hàng hoá kém phẩm
chất hoặc sai hợp đồng bên mua đề nghị giảm giá được doanh nghiệp chấp thuận
hoặc do bên mua mua hàng hoá số lượng và giá trị lớn được doanh nghiệp bớt giá.
 Kết cấu :
 Bên nợ:Số tiên giảm giá , bớt giá cho người mua phát sinh trong kì.
 Bên có:Cuối kì kết chuyển số tiền giảm giá , bớt giá để giảm trừ doanh thu
bán hàng.
 TK 521, TK531,TK532 cuối kì không có số dư.
*TK 632 " Giá vốn hàng bán ".
 Nội dung :
Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm...đã được xác định tiêu thụ.
 Kết cấu:
Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
 Bên nợ :Trị giá vốn của hàng hoá đã cung cấp
 Bên có :Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá vào bên nợ của Tk 911 "Xác
định kết quả kinh doanh"
 Cuối kì TK 632 không có số dư.
*Tk 131 "Phải thu của khách hàng"
 Nội dung :
Phản ánh khoản phải thu của khách hàng
 Kết cấu:
 Bên nợ: Số tiền phải thu của người mua.Trị giá hàng hoá giao cho người
mua trừvào số ứng tiền trước.
 Bên có: Số tiền người mua đã trả.Số tiền người mua ứng trước
Đối với TK131 cuối kì có cả số dư bên nợ, bên có do đó phải căn cứ vào sổ kế toán
chi tiết để phản ánh số dư cuối kì bên nợ và bên có .
*TK156-"Hàng hoá"
*TK157"Hàng gửi bán"
 Nội dung:

Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho để bán hoặc xuất kho gửi bán.
 Kết cấu :
 Bên nợ : Trị gía hàng hoá,hàng gửi bán cho bên mua, gửi đại lí.
 Bên có : Trị gía hàng hoá, hàng gửi đi bán bị trả lại.
Kết chuyển trị giá hàng hoá,hàng gửi đi bán đã xác định tiêu thụ.
Số dư cuối kì(bên nợ):Trị giá hàng hoá,hàng gửi đi bán chưa xác định tiêu
thụ., hàng bị bên mua từ chối nhập kho đang dược giữ một TK này phản ánh theo
giá mua của hàng hoá
*TK 3331-"Thuế VAT phải nộp "
Nội dung :
Phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp
 Kết cấu:
 Bên nợ : Số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có ) .Nộp thuế GTGT
 Bên có : ThuếGTGTđầu ra phải nộp
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến nghịêp vụ tiêu thụ
hàng hoá
TK111-Tiền mặt
TK112-Tiền gửi ngân hàng
TK138-Phải thu khác
TK338-Phải trả khác
TK641-Chi phí bán hàng
TK811-Chi phí đầu tư tài chính
TK512-Doanh thu bán hàng nội bộ...
3.3.Kế toán chi tiết hàng hoá:
Kế toán chi tiết hàng hoá là việc ghi chép theo dõi từng danh đIểm hàng hoá
cả về hiện vật và giá trị trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết hàng
hoá.. Việc kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế
toán
 Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng
hoá theo chỉ tiêu số lượng .Thẻ kho là loạI sổ được mở chi tiết theo từng loạI hàng

hoá do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho. Cách ghi chép được tiến hành như
sau:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất hàng thủ kho tiến hành ghi chép
số thực nhập , xuất vào thẻ .Sau mỗi nghiệp vụ( hoặc định kì ) thủ kho phảI tính số
tồn kho hàng hoá trên thẻ kho.Riêng đối với phương pháp sổ số dư ngoàI việc ghi
chép thẻ kho cuối tháng thủ kho phảI ghi số tồn kho được tính trên thẻ kho về số
lượng vào sổ số dư.
 Ở phòng kế toán: Tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá doanh
nghiệp áp dụng mà công việc ghi chép theo dõi tình hình biến động của hàng hoá
trên các sổ kế toán có sự khác nhau và tiến hành theo một trong số những phương
pháp sau:
 Phương pháp thẻ song song ; Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết hàng hoá
tương ứng với thẻ kho mở ở kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của
hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu giá trị và chất lượng, cơ sở ghi sổ là chứng từ nhập
xuất do thủ kho gửi lên, sau khi đã tiến hành kiểm tra đầy đủ .Cuối tháng kế toán
tiến hành tổng hợp số liệu, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu
với kế toán tổng hợp , kế toán phải tiến hành tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết
hàng hoá vào “Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hoá “ theo từng loại.

(1) (1)
(4)
(3)
Ghi hàng ngày hoặc định kì
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng

 Phương pháp đối chiếu luân chuyển:Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để
ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng theo chỉ tiêu số và chất lượng.
Sổ này được mở cho cả năm . Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi một lần vào cuối
tháng do vậy để có số liệu ghi sổ thì kế toán lập các bảng kê nhập xuất do thủ kho

Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ chi tiết
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất
Bảng kê nhập
(2)
(2)
Bảng kê tổng hợp
định kì gửi lên .Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối luân
chuyển với thủ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
(1) (1)
(4)
(2) (2)
(3) (3)
Ghi hàng ngày hoặc định kì

Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
 Phương pháp sổ số dư : Kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm để ghi số tồn
kho của từng loại hàng hoá vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị . Trước tiên kế toán
căn cứ vào chứng từ nhập xuất để lập bảng kê hàng hoá ngày hay định kỳ. Từ đó
lập các bảng kê luỹ kế nhập xuất rồi sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
cho từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu giá trị .Cuối tháng khi nhập sổ số dư kế toán
Thẻ kho
Số đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Chứng từ xuất

Chứng từ nhập