NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
KINH DOANH .
I. Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh :
Để tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi,các doanh nghiệp cần phải có
các yếu tố như: yếu tố đầu vào đó là máy móc. Thiết bị, nhà xưởng, vật tư và
con người. Trong nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quan
trọng có tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm.
Cho nên vấn đề đặt ra là phải sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm có hiệu qủa và
tránh lãng phí.
1) Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu là đối tượng
lao động thể hiện dưới dạng thuần hoá. Nhưng không phải bất cứ một đối
tượng nào cũng thuộc đối tượng lao động của nguyên vật liệu mà chỉ trong
điều kiện đối tượng lao động có khả năng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh
doanh hay tái tạo ra sản phẩm thì đó mới được coi là nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào sản xuất tạo ra sản phẩm mới vật liệu không
ngừng chuyển hoá, biến đổi cả về hiện vật và giá trình về mặt hiện vật. Nó
tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên
được hình thái, vật chất ban đầu. Còn về mặt giá trị sản phẩm mới tạo ra về
mặt kỹ thuật vật liệu là tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều trạng thái khác
nhau, phức tạp về đặc tính lý hoá.
Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu thường
chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất, giá thành sản
 1
 

1
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
phẩm và số dự trữ quan trọng của doanh nghiệp. Vì vậy, việc sử dụng và bảo
quản nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
2) Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bao gồm
nhiều loại, nhiều thứ và nhiều vai trò, vị trí và công dụng, tính chất lý hoá
khác nhau. Chúng lại tiếp tục biến động trong quá trình sản xuất, vì thế để
phục vụ cho quá trình công tác, quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hành
phân loại vật liệu dựa vào các tiêu thức cơ bản sau:
- Căn cứ vào vai trò, tác dụng, nội dung kinh tế thì nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh được chia thành:
+ Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu có các dụng cụ trong quá trình sản
xuất được sử dụng với mục đích kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện
sản phẩm như: chỉ trong doanh nghiệp máy hoặc tác dụng cho máy móc,
công cụ bình thường như: dầu trong máy hoặc nó tiêu hao toàn bộ với vật
liệu chính như : Sút để tẩy trắng bọt giấy ...
+ Nhiên liệu: là những đối tượng lao động chưa qua chế biến cộng nhập đó
là sản phẩm của ngành nông nghiệp hoặc ngành khai thác như: bông trong
xí nghiệp dệt; quặng, sắt trong xí nghiệp cơ khí.
+ Phụ tùng thay thế: là các loại vật tư dùng vào mục đích sửa chữa thay thế
các bộ phận của tài sản cố định như máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị phương tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
+ Phế liệu: là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: sắt
thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
 2
 

2
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Căn cứ vào cách phân loại trên giúp cho công tác tổ chức kế toán chi tiết,
cụ thể trong từng vật liệu nên trên được chia thành từng nhóm, từng loại có
qui cách khác nhau.
Dựa vào nguồn nhập thì nguyên liệu được chia thành:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài.
+ Nguyên vật liệu tự chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh của đợn vị khác hoặc được
cấp phát biếu, gửi tặng.
+ Nguyên vật liệu thu hồi góp vốn liên doanh.
+ Nguyên vật liệu khác như: kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết.
Căn cứ vào mục đích và công dụng bao gồm:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu khác dùng cho các nhu cầu khác như: phục vụ quản
lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lý
doanh nghiệp.
3) Vai trò và vị trí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh:
Khi nhắc đến quá trình sản xuất là nhắc đến quá trình kết hợp của 3 yếu
tố cơ bản đó là: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động. Thiếu
một trong 3 yếu tố đó thì doanh nghiệp không thể sản xuất được. Nguyên vật
liệu: là đối tượng lao động quan trọng do vậy nó có vai trò vị trí không thể
thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong doanh nghiệp sản xuất thì
nguyên vật liệu biểu hiện dưới hai hình thức đó là hình thức hiện vật và giá
trị:
Dưới hình thức hiện vật nó là bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, đây là
những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào.
Dưới hình thức giá trị: là sản phẩm vật chất hữu hình mà trong đó xét cả về
mặt hiện vật thì vật liệu là cơ sở cấu thành nền thực thể vật chất sản phẩm.

 3
 
3
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Chính vì vậy sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu thường có ảnh hưởng lớn
đến giá thành sản phẩm và do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của
doanh nghiệp.
4) Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:
Việc quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của
công tác quản lý doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải thường
xuyên tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình
sản xuất kinh doanh, đồng thời phải quản lý chặt chẽ ở các khâu thu mua, bảo
quản cho tới khâu sử dụng và dự trữ cụ thể là:
+ Ở khâu thu mua: Cần phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật
liệu trên tất cả các mặt về khối lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại. Giá
trị hiện vật và giá cả thời gian. Yêu cầu này đòi hỏi thu mua nguyên vật liệu
phải đảm bảo cung cấp kịp thời, thường xuyên và đầy đủ trong quá trình
sản xuất.
+ Ở khâu bảo quản: Tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi, chế độ bảo quản
đối với từng loại vật liệu nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những hư hỏng
mất mát có thể xảy ra.
+ Ở khâu sử dụng: tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh chính xác kịp thời
tình hình xuất dùng vật liệu bảo đảm sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở
các định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu.
+ Ở khâu dự trữ: xác đinh các mức giá dự trữ tối thiểu, hợp lý và đảm bảo
cho quá trình sản xuất diễn ra được tốt.
 4
 
4

Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
II) Nhiệm vụ của kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp:
1) Nhiệm vụ của kế toán:
Để thực hiện các khâu quản lý thì công tác kế toán nguyênvật liệu cần
làm tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản
lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức trứng từ, tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với phương thức kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại tổng hợp số liệu về tình
hình hiện có và độ biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất, cung cấp số liệu kịp thi để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm.
Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực, kế hoạch thu mua.
2) Đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định, việc đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng
trong công tác quản lý và hoạch toán vật liệu. Thông qua đánh giá vật liệu kế
toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nền giá vật tư
mua vào giá vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh từ đó xác định chính xác
giá trị sản phẩm xuất ra trong kỳ. Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn
góp phần đánh giá chính xác số sản phẩm hiện có của doanh nghiệp đảm bảo
cho thông tinh cung cấp trên báo cáo tài chính được trung thực, hợp lý.
Xét về nguyên tắc vật liệu nhập xuất phải được hoạch toán đánh giá thực tế
tuy nhiên đơn giá và giảm bớt số lượng ghi chép của kế toán hàng ngày doanh
 5
 
5
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh

Tháng 6/2001
nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu
nhưng cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế.
Quá trình đánh giá nguyên vật liệu xuất kho như sau:
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định gồm
các yếu tố cấu thành khác nhau.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
+ Trong trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ thì giá vật tư mua vào gồm giá mua không có thuế
TGT ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận
chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, chi phí nhân viên sau
khi đã trừ đi các khoản triết khấu giảm giá (nếu có).
+ Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
doanh nghiệp không được đối tượng chịu thuế GTGT và các hoạt động dự
án, sự nghiệp văn hoá, phúc lợi và các hoạt động khác có nguồn chi phí
riêng thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là tổng giá thanh
toán ghi trên hoá đơn gồm cả thuế GTGT (nếu có).
+ Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến: là giá bao gồm giá thực tế
vật liệu xuất chế biến và các chi phí gia công chế biến.
* Đối với vật liệu thuế ngoài gia công chế biến: là giá vốn thực tế bao gồm
giá trị thực tế của vật liệu xuất kho thuế chế biến cộng với các chi phí vận
chuyển, bốc dỡ đến nơi thuế chế biến và từ đó về doanh nghiệp cộng với tiền
phải trả cho người gia công chế biến.
* Giá thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên
doanh đánh giá cộng với các chi phí vận chuyển (nếu có).
* Giá thực tế của vật liệu thu hồi từ phế liệu là giá thực tế có thể sử dụng hoặc
có thể bán ra (Giá ước tính).
 6
 

6
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
3) Giá thực tế của vật liệu xuất kho:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu đối
tượng sử dụng khác nhau. Để tính toán và phân bổ chi phí giá trị thực tế của
vật liệu đã tiêu hao kế toán sử dụng một trong các phương pháp tính giá như
sau:
* Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này phải căn cứ vào
đơn giá vật liệu xuất kho và số lượng xuất để tính giá trị thực tế xuất kho cho
các đối tượng sử dụng.
* Có 3 phương pháp tính theo bình quân gia quyền:
Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:
Giá thực tế xuất kho = giá tồn đầu kỳ × số lượng xuất kho
Trong đó:
Giá trị vật tư tồn đầu kỳ
Đơn giá tồn đầu kỳ = 
Số lượng tồn đầu kỳ
Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá thực tế vật tư xuất kho = Đơn giá bình quân × số lượng xuất kho
Trong đó:
Giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân =

Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ
Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, xuất:
Giá trị thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất × số
lượng xuất kho
 7
 

7
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Trong đó:
Giá thực tế sau khi cộng sổ nhập
Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất = -
Số lượng thực tế sau khi cộng sổ nhập
* Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế của
từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế xuất kho
theo nguyên tắc. Tính theo nguyên tắc đơn giá nhập trước đối với số lượng
nhập kho thuộc lần nhập theo trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế
các lần nhập sau. Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật
liệu nhập kho của các lần mua vào sau này.
* Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):
Theo phương pháp này ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho từng
lần nhập, nhưng khi xuất kho sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế
lần nhập kho cuối hiện có trong kho sau đó mới lần lượt tính đơn giá lần nhập
trước để tính giá thực tế vật liệu xuất kho.
* Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường áp dụng đối với những loại vật liệu có giá trị cao,
các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất theo
từng lần.
* Phương pháp hệ số:
Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư lớn, giá cả biến động nhiều,
việc nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày thì công việc hạch toán theo
giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức. Cho nên để giảm bớt khối
lượng ghi chép đồng thời đảm bảo tính kịp thời cho công tác quản lý, hạch
 8

 
8
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
toán thì người ta còn sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập xuất
vật tư.
Giá hạch toán là giá qui đinh thống nhất trong toàn doanh nghiệp và sử
dụng ổn định trong thời gian dài. Cuối kỳ hạch toán vật tư phải điều chỉnh về
giá thực tế bằng phương pháp hệ số.
Giá thực tế vật liệu tồn đầu + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Hệ số giá = 
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
Sau đó xác định giá thực tế vật tư xuất kho trong kỳ như sau:
Giá thực tế Giá hạch toán vật liệu Hệ số



=  ×


Vật liệu xuất kho Xuất kho trong kỳ Giá
Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ được thực hiện
trên bản kê tính giá thực tế vật liệu tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý
từng doanh nghiệp mà hệ số giá có thể tính chi tiết cho từng loại từng
nhóm hoặc từng thứ vật liệu.
III. Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu:
1) Kế toán chi tiết vật liệu:
Chứng từ kế toán vật liệu: trong doanh nghiệp sản xuất để đáp ứng
nhu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được theo
kho từng loại, từng vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và

phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán quy
định các chứng từ về vật liệu bao gồm:
 9
 
9
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT).
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT).
Phiếu xuất kho chuyên vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm ( Mẫu 08-VT).
- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH).
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH).
Ngoài ra các doanh nghiệp còn có thể sử dụng các chứng từ kế toán được
hướng dẫn như sau:
- Phiếu nhập kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 05-VT).
- Phiếu bảo vật tư còn tồn cuối kỳ (Mẫu 07-VT).
Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và
phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập,xuất tồn kho
từng thứ, từng loại vật tư số lượng, chất lượng, thể loại và giá trị- ngày nay ở
các doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng
kế toán được tiến hành theo một trong 3 phương pháp sau :
Phương pháp thẻ song song .
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp sổ số dư.
Cụ thể của 3 phương pháp này như sau:
* Phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1)
Nguyên tắc hạch toán:

Ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả mặt số lượng
và giá trị từng thứ vật liệu.
trình tự ghi chép tại kho:
 10
 
10