NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG
CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản
xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng
lao động cấu thành nên thực tế sản phẩm, là một trong ba yếu tố không thể thiếu
được của quá trình sản xuất. Song không phải là đối tượng nào cũng là nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ mà chỉ là những đối tượng lao động được thay đổi do tác
động bởi lao động có ích của con người mới là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Ví dụ như than khi nằm trong mỏ chưa được khai thác thì mới chỉ là đối tượng lao
động, khi được khai thác và cung cấp cho các ngành công nghiệp thì được coi là
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chính vì vậy, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động
vào.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vật liệu, công cụ dụng cụ
bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên
thực thể sản phẩm, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ.
2. Vị trí của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là một bộ phận
của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá
lớn. Mặt khác, nó là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố
không thể thiếu khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Khi tiến hành sản xuất sản phẩm
việc thực hiện kế hoạch sản xuất chịu ảnh hưởng lớn của việc cung cấp vật liệu và
công cụ dụng cụ. Không có vật liệu và công cụ dụng cụ thì không có quá trình sản
xuất nào tiến hành được, nhưng khi cung cấp đủ còn phải phụ thuộc chất lượng,
chủng loại, phương pháp sử dụng vật liệu và công cụ dụng cụ bởi vì, chất lượng,
phương pháp sử dụng quyết định một phần lớn chất lượng sản phẩm.

3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ
Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới
nắm bắt được tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng từ đó có kế hoạch thu mua,
dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Thực hiện tốt công
tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ bớt được tình hình
sử dụng vốn lưu động, từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
lưu động, tăng nhanh của vốn. Mặt khác nếu thực hiện tốt công tác vật liệu và công
cụ dụng cụ thì việc hạch toán giá thành sẽ đảm bảo chính xác và khoa học.
Xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp,
Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các
doanh nghiệp, các ngành sản xuất như sau:
- Thực hiện việc phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với
nguyên tắc và yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như của doanh
nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân
chuyển của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn
giá trị vốn thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất kho nhằm cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ về
các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp
đầy đủ kịp thời, đúng chủng loại chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Vận dụng các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn,
kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán
ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo sự thống nhất công tác kế toán cung
cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh
doanh.
- Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
thanh toán với người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong
quá trình sản xuất.

Như vậy, để quản lý và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý,
tiết kiệm và có hiệu quả thì rất cần thiết phải có công tác kế toán vật liệu, công cụ
dụng cụ. Xuất phát từ ý nghĩa trên, công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi
hỏi ngày càng được hoàn thiện hơn nữa để quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ một cách có hiệu quả nhất.
II. PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
1. Phân loại
a. Phân loại vật liệu
Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử
dụng nhiều thứ, loại vật liệu khác nhau với khối lượng lớn. Để quản lý một cách
chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại vật liệu thì cần phải phân
loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu, công
cụ dụng cụ theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng nhằm
phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp sản xuất, vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)
Trong các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các
loại khác nhau như: sắt, thép, xi măng... trong ngành xây dựng cơ bản, may... đó là
những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính
dùng vào sản xuất sẽ hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.
+ Vật liệu phụ:
Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng có tác dụng
nhất định. Trong quá trình sản xuất, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để nâng
cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật
phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm như thuốc nhuộm, thuốc
tẩy sơn, dầu nhờn, thuốc chống mối mọt, cúc áo, chỉ khâu...
+ Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho
phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh
doanh như xăng, dầu, than, củi, khí gas...

+ Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay
thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải...
+ Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản: Các thiết bị cần lắp với thiết bị không cần lắp
công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra sắt, thép vụn, phế liệu thu hồi từ việc
thanh lý tài sản cố định.
Trong các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại kể
trên tạo điều kiện để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, theo dõi hạch toán
vật liệu theo từng loại, mở các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu
trong doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu chỉ theo dõi hạch toán vật liệu đến từng loại vật
liệu thì kế toán không thể biết được một cách chi tiết đến từng nhóm, từng vật liệu
cụ thể.
Muốn vậy, kế toán phải phân loại vật liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ hơn đến
từng nhóm, từng thứ vật liệu. Do đó kế toán cần phải lập sổ danh điểm vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Loại: Vật liệu chính
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu
quy cách vật liệu
Đơn vị tính Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Thứ
1521.01 1521.01.01
1521.01.02
......
1521.02 1521.02.01
1521.02.02
b. Phân loại công cụ dụng cụ

- Công cụ dụng cụ : Những tư liệu lao động thuê ít nhất 1 trong hai tiêu
chuẩn của TSCĐ
- Bao bì luân chuyển: Phản ánh các loại bao bì sử dụng nhiều lần cho sản
xuất kinh doanh.
- Đồ dùng cho thuê phản ánh các loại CCDC để cho đơn vị khác thuê
2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ
Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá
trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống
nhất.
Về nguyên tắc, vật liệu, công cụ dụng cụ phải được thanh toán và phản ánh
theo giá thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá thực
tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp
quy định.
Song do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ là thường xuyên biến động
trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán nguyên vật liệu là phải
phản ánh kịp thời tình hình nhập- xuất hàng ngày của vật liệu, nên trong kế toán
nguyên vật liệu ngoài việc đánh giá theo giá thực tế ra, vật liệu còn được đánh giá
theo giá hạch toán. Nhưng dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm
bảo việc phản ánh tình hình nhập - xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng
hợp theo giá thực tế.
a. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
* Giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác
định như sau.
- Vật liệu mua ngoài nhập kho.
Giá thực tế vật
liệu, CCDC
nhập kho
=
Giá mua

ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
+
Thuế nhập
khẩu
(nếu có)
Trong đó:
+ Giá mua ghi trên hoá đơn: là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trong hoá
đơn GTGT (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).
- Là giá mua ghi trên hoá đơn: (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp, không thuộc diện nộp thuế GTGT). Giá này đã bao gồm
thuế GTGT.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm... phân loại
bảo quản, thuê kho bãi.
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Giá thực tế
vật liệu,
CCDC nhập
kho
=
Giá thực tế vật
liệu xuất gia
công, chế biến
+
Tiền thuê
gia công
+

Chi phí vận
chuyển vật liệu
(đi và về)
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế vật
liệu, CCDC
nhập kho
=
Giá thực tế vật
liệu xuất gia
công, chế biến
+
Chi phí
chế biến
hoặc khai thác
- Trường hợp các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu thì
giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh là giá cho hội
đồng liên doanh xác định và đánh giá theo biên bản.
* Giá thực tế xuất kho
Do vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên
khi xuất kho kế toán phải tính giá trị mua thực tế của hàng xuất kho theo phương
pháp tính đã đăng ký áp dụng. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu
cầu và trình độ quản lý khác nhau nên có thể lựa chọn một trong các phương pháp
dưới đây phù hợp với doanh nghiệp của mình.
- Tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ
Theo phương pháp này trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho được xác
định theo công thức:
Trị giá
vật liệu
xuất kho

=
Số lượng
vật liệu
xuất kho
x
Đơn giá
mua thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Đơn giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế tồn đầu kỳ
Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
- Tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ.
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng căn cứ vào số lượng xuất
kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân
Giá vốn
thực tế vật liệu
xuất kho
=
Đơn giá
thực tế
bình quân
x
Số lượng
vật liệu
xuất kho
Đơn giá thực tế
BQ cuối kỳ
Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập kho trong kỳ

Đây là cách tính giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ
số nhập trong kỳ. Ngoài ra, theo phương pháp này đơn giá bình quân qua gia quyền
có thể được tính liên hoàn trong cả kỳ. Sau mỗi lần nhập- xuất và được được gọi là
bình quân gia quyền liên hoàn hoặc xác định vào định kỳ gọi là bình quân định kỳ.
- Tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO)
=
=
Phương pháp nhập trước xuất trước dựa trên giả định là vật liệu được nhập
kho theo thứ tự thời gian, tức là vật liệu nhập trước sẽ được xuất trước và trị giá vật
liệu xuất kho được tính bằng cách lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá
của vật liệu nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau. Trị giá vật liệu lưu kho
được tính theo số lượng vật liệu lưu kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau
cùng hiện còn.
- Tính theo phương pháp nhập sau- xuất trước (LIFO)
Phương pháp này được dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì được xuất
trước và trị giá vật liệu xuất kho được tính bằng cách: lấy số lượng vật liệu xuất
kho nhân với đơn giá của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho. Trị giá
của vật liệu lưu kho được tính theo số lượng lưu kho và đơn giá của những lô hàng
nhập cũ nhất và đơn giá của những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời
điểm xac định số lưu kho.
- Tính theo phương pháp thực tế đích danh
Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu
theo từng lô hàng khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng
xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng
số lượng từng lô hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô hàng
đó rồi tổng hợp lại.
b. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật tư
nhiều tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá trị thực
tế ở trên trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện. Do đó

việc hạch toán chi tiết hàng ngày của kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá hạch toán ổn định sử dụng thống nhất trong doanh
nghiệp trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán. Giá hạch toán của cl có
thể là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc là xác định theo giá kế hoạch của
vật liệu đã được xây dựng.
Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn
kho song kế toán không được vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản
ánh chi phí sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế
toán.
Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu theo giá hạch
toán. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để
có số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều
chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế được tiến hành như sau:
Trước hết xác định hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của hàng hiện
còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo công thức:
Hệ số giá =
Giá thực tế hàng hiện
còn đầu kỳ
+
Giá thực tế hàng nhập
trong kỳ
Giá hạch toán hàng hiện
còn đầu kỳ
+ Giá hạch toán hàng nhập kho
trong kỳ
Hệ số giá của vật liệu có thể tính theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ theo yêu
cầu quản lý của doanh nghiệp.
Căn cứ vào hệ số giá và hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ hoặc hiện
còn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối
kỳ theo công thức:

Giá
thực tế vật liệu
xuất kho trong kỳ
= Hệ số giá x
Giá hạch toán của
vật liệu xuất kho
trong kỳ
Giá vốn thực
tế
vật liệu
xuất kho
=
Đơn giá
thực tế
bình quân
x
Số lượng
vật liệu
xuất kho
Trên đây là một số phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho sử dụng sản xuất
và quản lý doanh nghiệp. Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm khác nhau và
những điều kiện áp dụng nhất định. Do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc
điểm, quy mô sản xuất cũng như trình độ cán bộ kế toán trong đơn vị mà lựa chọn
ra một phương pháp thích hợp nhất cho doanh nghiệp.
III. NỘI DUNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là sự chi tiết hoá các thông tin
tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi
cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh.

Một trong số những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại
vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại giá trị. Vì vậy cần phải tổ chức hạch
toán chi tiết vật liệu để đáp ứng yêu cầu.
Trách nhiệm quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp liên quan
đến nhiều bộ phận nhưng việc quản lý trực tiếp nhập- xuất- lưu kho của vật liệu thì
do thủ kho và bộ phận kế toán vật liệu đảm nhận. vì vậy giữa thủ kho và kế toán
phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để
hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Các doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống chứng
từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù
hợp nhằm tăng cường công tác quản lý vật liệu.
2. Chứng từ sử dụng
Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế
toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép
ban đầu về vật tư.
Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh
tế phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về địa điểm và thời gian xảy ra
nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bảng chứng
từ.
Theo chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quy định 1141/TC-QĐ-
CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật
liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho- Mẫu 01-VT
- Phiếu xuất kho- Mẫu 02- VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Mẫu 03- VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 08- VT
- Hoá đơn GTGT - Mẫu 02- BH
- Hoá đơn cước vận chuyển- Mẫu 03- BH
Kể từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT thì hoá đơn

kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) được thay thế bởi hoá đơn GTGT áp dụng với
các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc hoá đơn bán
hàng (mẫu 02- GTGT) áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà
nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau:
- Phiếu xuất vật tư hạn mức - Mẫu 04- VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư- Mẫu 05- VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- Mẫu 07- VT
IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
1. Phương pháp thẻ song song
Nội dung của phương pháp
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-
xuất- lưu kho của từng danh điểm hàng tồn kho, ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Thẻ kho do kế toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho
ghi chép. Thẻ kho được bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ
kho được sắp xếp theo loại, nhóm, thứ của hàng tồn kho, đảm bảo dễ tìm kiếm khi
sử dụng.
Khi nhận các chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi
vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại theo
từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ
dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Cơ sở để ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là các chứng từ nhập
do thủ kho gửi lên sau khi đã được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Về cơ bản, sổ (thẻ)
kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có
thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết
vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm
tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết

vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu.
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng Kế toán còn trùng lắp về
chỉ tiêu số lượng.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Thẻ (sổ) chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
kho vật liệu
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung phương pháp
- Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho
giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng
chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu chi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển
kế toán phải lập bảng kê nhập, kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ
thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số
lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối
chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm: Giảm bớt số lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều
trong tháng.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không
thể biết trước được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải

xem số liệu trên thẻ kho.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhậpPhiếu nhập kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Bảng kê xuất
Phiếu xuất kho
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
3. Phương pháp sổ số dư
Nội dung của phương pháp
- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu
về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính được trên thẻ kho sang sổ
số dư vào cột số lượng.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để
ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hàng định kỳ từ các bảng kê nhập,
bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ
kế này lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ
tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận sổ số dư thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sổ tồn kho
cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số dư (về số lượng) và đơn giá hạch toán để
ghi vào cột tiền tồn kho trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng
kê tổng hợp nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm: Giảm bớt số lượng ghi sổ kế toán, công việc được tiến hành đều
trong tháng.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không
thể biết trước được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải
xem số liệu trên thẻ kho.