Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010 part 7

Outlook 2010



1
CHƯƠNG I: LÀM QUEN VỚI
OUTLOOK 2010
Các thao tác cơ bản
Triệu hồi và sửa thư…trót gửi với MS Outlook
Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể gửi thông điệp qua email
đến cho người khác. Tuy vậy, đôi khi sự nhanh nhạy đó lại làm cho
bạn phải khổ sở khi đã lỡ tay gửi đi nội dung thư không mong muốn,
gửi nhầm thư quan trọng cho người khác mà không thể nào chỉnh
sửa hay lấy lại được. Nhưng bạn không phải lo lắng, MS Outlook sẽ
giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy mắt.

Gọi về lá thư trót gửi

Trong MS Outlook, bạn có thể gọi về một lá thư đã (trót) gửi bằng một thủ
tục rất đơn giản. Trước tiên, cần bấm vào mục Mail,
Chọn Sent Items. Khung bên phải sẽ liệt kê các lá thư đã gửi đi. Bạn bấm
kép lên lá thư muốn thu hồi để mở nó lên. Bây giờ, bạn hãy vào mục
Actions > Recall This Message…
Outlook 2010



2

Cửa sổ hiện lên cung cấp các tuỳ chọn để bạn thu hồi lá thư đã gửi. Tại
mục “Are you sure you want to”, bạn đánh dấu chọn “Delete unread

copies of this message” để hệ thống tự động thu hồi lại lá thư kia cho
bạn.


Tuy nhiên, không phải lá thư nào cũng có thể thu hồi được, vì MS Outlook
hiện chỉ có khả năng thu hồi các lá thư mà người nhận chưa đọc. Vì thế,
bạn cũng nên thiết lập để hệ thống báo cho bạn trong trường hợp thư đã
được thu hồi hay chưa thu hồi, bằng cách đánh dấu chọn “Tell me if
recall succeeds or fails for each recipient”. Cuối cùng, nhấn OK để xác
nhận.

Sửa thư đã gửi

Đôi khi, bạn viết một lá thư mà sau khi gửi mới nhận ra đã gửi… nhầm
Outlook 2010



3
người hay nhầm nội dung. Những thao tác dưới đây sẽ giúp bạn thay đổi
nội dung cho lá thư đó:

- Bạn mở lá thư muốn sửa nội dung, rồi vào Action > Resend This
Message.

Sau khi nội dung lá thư hiện ra trong phần cửa sổ biên tập, bạn tha hồ
chỉnh sửa lại nội dung rồi gửi đi thay thế lá thư cũ trước đó.

Xoá thư đã gửi

Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư
đã gửi đi? Chuyện chẳng có gì là khó với MS Outlook! Đầu tiên, bạn cũng
mở lá thư đã gửi, rồi vào Action > Recall This Message…

Outlook 2010



4

Trong cửa sổ hiện ra, bạn đánh dấu chọn “Delete unread copies and
replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay
thế bằng lá thư mới; đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or
fail for reach recipient” để nhận thông báo về kết quả chỉnh sửa thư đã
gửi đi. Cuối cùng, nhấn OK. Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và
bạn viết lại nội dung mới cho lá thư dã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi
lại. Lá thư cũ sẽ được thu hồi và thay thế bằng lá thư mới.

Huỷ …thư

Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư
sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn
đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức
thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”.

Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng
Delivery opitions,

Outlook 2010

5
Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự
như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy.

Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến
đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.