Cơ sở lý luận về hạch toỏn nguyờn, vật liệu trong cỏc doanh nghiệp

PHầN I
Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong
các doanh nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu
1. Khái niệm và đặc điểm vật liệu
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham
gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc
chuyển hết một lần và chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào
hoạt động sản xuất. dới tác động của lao động, vật liệu bị hao toàn bộ hoặc bị thay
đổi hình thái vật chất ban đầu.
2. Phân loại vật liệu
Do vật liệu sử dụng trong Doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau, nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải phân loại vật
liệu. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại vật liệu với nhau theo một đặc trng nhất
định nh theo vai trò và tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở
hữu vật liệu... trong đó, phân loại vật liệu dựa vào vai trò và tác dụng của vật lệu
trong sản xuất đợc sử dụng phổ biến, theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành
các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công,
chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong nhà máy
dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo, chè trong nhà máy chế biến chè, gỗ trong nhà
máy sản xuất gỗ...). Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính còn bao gồm cả bán thành
phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao
động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc
chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau...).
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh nh than củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt...
- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phu tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho

máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghệp mua vào nhằm
mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào vải vụn, gạch, sắt...).
- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.
3. Tính giá vật liệu
Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) cụ thể:
+ Vật liệu mua ngoài: giá thực tế vật liệu mua ngoài đối với doanh nghiệp áp
dụng phơng pháp khấu trừ thuế VAT (thuế giá trị gia tăng) bao gồm giá mua ghi trên
hoá đơn của ngời bán (giá cha có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) và các
chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi
phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, lu kho, lu
hàng, lu bãi...) trừ các khoản triết khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng.
+ Đối với các đơn vị, cá nhân cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về kế toán,
hoá đơn, chứng từ để làm căn cứ tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ
thuế và các cơ sở kinh doanh mua, bán vàng, bạc, đá quý, thuế giá trị gia tăng đợc
tính trực tiếp trên phần giá trị gia tăng nên giá thực tế vật liệu mua ngoài bao gồm
giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán (giá có thuế VAT) cộng với thuế nhập khẩu
(nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân
viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền
phạt lu kho, lu bãi, lu hàng,...) trừ các khoản triết khấu giảm giá hàng mua đợc hởng.
+ Vật liệu tự sản xuất: Tính theo gía thành sản xuất thực tế.
+ Vật liệu thuê ngoài, gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất
chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển,
bốc dỡ...).
+ Vận chuyển nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doan: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.

+ Vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo gía thị trờng tơng đơng do Hội
đồng giao nhận xác định.
+ Phế liệu: giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá thu hồi tối thiểu.
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
Doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử
dụng một trong các phơng pháp sau đây để tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo
nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO- First in, First out): Theo phơng pháp
này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới
đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của ph-
ơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực
tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số
vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này chỉ thích hợp với điều kiện gía cả ổn
định.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LifO: Last in, First in): phơng pháp này giả
dịnh những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập
trớc xuất trớc ở trên. Trong điều kiện lạm phát, áp dụng phơng pháp nhập sau xuất tr-
ớc sẽ đảm bảo thực hiện đợc nguyên tắc thận trọng.
* Phơng pháp trực tiếp: theo phơng pjáp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo
đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (Trừ tr-
ờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá trị thực tế đích danh của
vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay
phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao
và có tính tách biệt.
* Phơng pháp gía hạch toán: khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến
động trong kỳ đợc tính theo gía hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá giá ổn
định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán san giá thực
tế theo công thức:
Giá thực tế của Giá hạch toán của VL Hệ số giá
VL xuấtdùng trong kỳ = xuất dùng trong kỳ x vật liệu

(hoặc tồn cuối kỳ) ( hoặc tồn cuối kỳ)
Trong đó:
Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ
Hệ số =
giá vật liệu Gía hạch toán VL tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ
4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán vật liệu
Yêu cầu:Kinh tế văn hoá xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu xã hội ngày
càng cao đòi hỏi sản phẩm nhiều hơn, chất lợng cao hơn và phải đa dạng về chủng
loại, mẫu mã, màu sắc. Chính vì vậy, vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải
không ngừng đợc nâng cao về chất lợng và chủng loại. Trong điều kiện nớc ta hiện
nay, các nghành sản xuất của ta cha đáp ứng đợc dầy đủ vật vật liệu cho yêu cầu sản
xuất, nhiều loại phải nhập ngoại, do vậy tốc độ sản xuất còn bị phụ thuộc rất nhiều.
Do vậy, việc sử dụng vật liệu sao cho sao cho đạt hiệu quả kinh tế là điều điều hết
sức quan trọng
Nhiệm vụ: - Phản ánh kịp thời, chính xác số lợng và giá cả vật liệu tăng,
giảm, tồn kho theo từng loại, từng thứ.
- Xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế tiêu hao cho các mục
đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đợc nhanh
chóng.
- Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu
phát hiện và ngăn ngừa các trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu
cũng nh các nguyên nhân thừa, thiếu ứ đọng, mất phẩm chất Từ đó, đề xuất biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xả ra.
II. Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên.
1. Khái niệm và tài khoản hạch toán
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên: là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục trên
các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho và nó đợc sử dụng rộng rãi ở nớc ta.
- Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của

vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu: tài khoản này dùng theo dõi chỉ số hiện
có, tình hình tăng, giảm, tồn kho của các loại nguyên, vật liệu của doanh nghịêp theo
giá thực tế.
+ Tài khoản 151Hàng mua đi đờng:tài khoản này đợc dùng để theo dõi các
loại nguyên, vật liệu, công cụ, hang hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận
mua, đã thuộc quyễn sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể
cả số đang gửi kho ngời bán)
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên
quan khác nh 331, 311, 111, 112...
2. Phơng pháp hạch toán các nghiẹpp vụ tăng, giảm vật liệu trong các doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
a. Trờng hợp mua ngoài về nhập kho
a.1 Nếu hàng hoá và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK152: (chi tiết từng loại)- trị giá vật liệu mua ngoài
Nợ Tk 133(1331)- thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK (331, 111, 112...): Tổng giá thanh toán
a.2 Nếu hàng mua về trớc hoá đơn về sau:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ "Hàng cha có hoá đơn". Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng nh bút toán a.1. Nếu cuối tháng hoá đơn
cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính nh sau:
Nợ TK152: (chi tiết)- trị giá vật liệu mua ngoài (giá tạm tính)
Có TK331 Phải trả ngời bán (giá tạm tính)
Sang tháng sau khi hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh theo một trong
các trờng hợp sau:
* Trờng hợp giá hoá đơn bằng giá tạm tính, ké toán ghi thêm bút toán bổ sung
thuế:
Nợ TK133(1331)
Có TK331

* Trờng hợp giá hoá đơn khcs giá tạm tính, kế toán có thể dùng bút toán đó
hoặc bút toán ngợc lại để xoá bút toán tạm tính, sau đó ghi lại bút toán nh trờng hợp
a.1 hoặc tính mức chênh lệch:
Trị gía chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá tạm tính
sau đó kế toán ghi bút toán điều chỉnh:
+Điều chỉnh tăng: Giá tạm tính < Giá thực tế
Nợ TK152- trị giá chênh lệch
Nợ TK133(1331)- Thuế GTGT của hàng
Có TK331- Trị giá chênh lệch huế GTGT
+ Điều chỉnh giảm: Giá tạm tính > Giá thực tế
Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc lại ghi giảm trị giá vật t, sau đó
ghi thêm bút toán bổ sung thuế GTGT dầu vào:
Nợ TK133(1331)
Có TK331