thư tín thương mại reply to enquiry

Commercial Correspondence

Reply to inquiry

CuuDuongThanCong.com

/>

The rules to observe as receiving
enquiries:
• Reply as soon as possible
• Be tactful: choose words with noncommittal answers (bring no
commitments).
• Be friendly and maintain goodwill.

CuuDuongThanCong.com

/>

Message:

• Express willingness to do business with
the company
• Try to satisfy as much as possible their
requests.
• Take the opportunity to introduce all other
goods you stock.

CuuDuongThanCong.com

/>

The structure

Opening

Message

CuuDuongThanCong.com

Ending

/>

Opening
• Express your thanks for the enquiry/
Acknowledge receipt of the enquiry
• Mention any necessary references
Ex:
• We (would like to) thank you for your enquiry of /
dated… for something
• We have received your enquiry dated…, for
which we would like to thank you
• We would like to thank you for your letter
dated… asking for/ concerning/ regarding
CuuDuongThanCong.com

/>

Message
– Confirm that you can satisfy the

customer’s demand
Ex:
• We can deliver from stock within the next 2
weeks
• We can/ are able to supply/ offer….
• We have no difficulties/ troubles/ problems in
supplying…./ There would be no ….
• We have a wide selection/ range of goods/
items you asked for…
– Tell more about your products:
• (give good comments on your products)
CuuDuongThanCong.com

/>

Message
– If you cannot satisfy the customer’s
requirements, say “no” in a polite way ,
give reasons and suggest alternatives
+ refuse:
•
We regret that / We are sorry that/We are afraid that
we no longer produce this item.
•
The item/ the product you asked for is no longer in
production.
•
The item/ the product you asked for is not available
from stock.
•

We regret to say that we can not be of any help to you
+ suggest alternatives:
•
However, we can offer the substitute Code No.…
•
However, we have improved the model and replaced it
with …..
CuuDuongThanCong.com

/>

Message
– State enclosure:

•

•
•

We have enclosed…. ( our samples,
catalogue)
Please find enclosed…
Enclosed herewith you could find…

CuuDuongThanCong.com

/>

Closing
+ State your expectation.

+ Encourage further enquiries

CuuDuongThanCong.com

/>

• 1. 1 công ty nhận được thư hỏi mua lốp ô tô, mã hàng:
TT 350 và TR 203, giao hàng vào đầu tháng 11 năm
20..
• Hãy viết thư trả lời với nội dung:
• Cảm ơn người mua đã tín nhiệm hỏi mua lốp xe ô tô và
hân hạnh chào b án bán 2000 lốp mã TT 350 theo giá và
các điều khoản trong đơn chào hàng chính thức gửi kèm
thư này.
• Thơng báo rằng chúng ta khơng thể bán mã TR 203 vì
mã hàng này khơng cịn sản xuất nữa. Tuy nhiên ta xin
chào bán mặt hàng thay thế có cùng t ính năng mã
hàng TR 233 và nhấn mạnh rằng mặt hàng này được
làm từ cao su tự nhiên, rất bền, có độ tin cậy và giá cũng
khơng cao hơn giá của mã hàng TR 203.
• Nhân thể chúng ta muốn giới thiệu công ty cao su sao
vàng là một công ty liên doanh với một công ty Nhật Bản
nổi tiếng là Sutomu chuyên sản xuất các sản phẩm từ
cao su tự nhiên. Sản phẩm của chung ta đã được xuất
sang nhiều nước dưới tên INOE.
CuuDuongThanCong.com

/>

•

Công ty TNHH Hải Hà địa chỉ 230 Hàng Mành Hà Nội có
nhận được thư hỏi hàng của cơng ty Thiết kế nội thất số
450 High street SW1 – London – UK hỏi mua đồ mây
(rattan furniture). Anh/chị hãy thảo giúp bà Phạn Kim
Hạnh – GĐ công ty Hải Hà với nội dung chính sau đây:
• Xác nhận ta có thể cung cấp 20 bộ bàn ghế mây theo
mẫu mã ghi trong catalog mà khách đã yêu cầu trong thư
hỏi hàng. Giao hàng trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận
được thơng báo tín dụng thư có liên quan đã được mở.
• Đối với bộ giá sách mà khách hàng hỏi mua hiện nay đã
bán hết do nhu cầu trong nước quá cao. Ta xin chào bán
mặt hàng thay thế mã 345 như minh họa trong catalog.
Mặt hàng này làm từ nguyên liệu tốt, thiết kế tinh xảo hợp
thời trang, giá cả tương đối cạnh tranh. Xin khách hàng
cho biết ý kiến.
• Nhân thể giới thiệu thêm cơng ty Hải Hà cũng nhân sản
xuất các mặt hàng mây theo yêu cầu hoặc mẫu riêng của
khách hàng.
CuuDuongThanCong.com

/>

• Cách đây 2 hôm, TGĐ công ty nhận được thư hỏi hàng của ông Graham,
công ty Lumtee, địa chỉ số 10, High Street, UK hỏi mua bít tất sợi bơng cho
mọi lứa tuổi.
• Thảo một thư bằng tiếng Anh để trả lời:
• Cảm ơn thư hỏi hàng
• Khẳng định chúng ta hồn tồn có khả năng cung cấp nhiều loại bít tất cho

mọi lứa tuổi.
• Gửi kèm catalogue với bảng giá CIF London mà họ yêu cầu.
• Báo với họ là chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng 1 khoản chiết khấu thương
mại là 7% tính theo giá FOB và nếu đơn đặt hàng của họ có trị giá trên
20000 bảng Anh thì ta cho họ được hưởng thêm 15% chiết khấu nữa. Nếu
họ thanh tốn trong vịng 10 ngày được giảm 5% nữa.
• Thanh tốn bằng tín dụng thư khơng hủy ngang, có xác nhận trả tiền ngay,
mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, mở trước khi giao hàng 15 hơm,
có hiệu lực trong vịng 45 ngày, cho cơng ty hưởng tồn bộ giá trị lơ hàng.
• Chúng ta có thể giao hàng trong vịng 1 tháng kể từ khi người mua đặt đơn
hàng chính thức.
• Lưu ý họ là hàng của chúng ta làm bằng 100% sợi bông và đã xuất sang thị
trường Châu Âu được khách hàng ở đó rất ưa chuộng vì mẫu mã đẹp, giá
cả lại phải chăng.
• Hy vọng 2 bên nhanh chóng đạt được những điều chúng ta vừa nêu ở trên
và tin tưởng rằng hàng của chúng ta sẽ có ở/ bán chạy ở thị trường UK.
• Tên tơi là Đặng Lâm
• Chức vụ: Trưởng phịng XNK Service Co.
• 204 Giảng Võ, Hà Nội.
CuuDuongThanCong.com

/>

• Ơng Trần Minh Hải, giám đốc điều hành cơng ty TNHH Minh Hải, địa chỉ số
24, đường Giải Phóng, Hà Nội nhận được một thư điện tử hỏi hàng số
357/2005 của công ty Wembley & Co. Ltd., địa chỉ Wecombey Bldg, Newell
Street, Birmingham B3 3EL của ông Smith – trưởng phòng kinh doanh - viết
hỏi mua quần áo mùa hè cho mọi lứa tuổi. Anh/chị hãy soạn giúp ông Hải
thư trả lời với nội dung sau:
• Cảm ơn thư hỏi hàng của khách và vui mừng được biết rằng khách hàng rất

quan tâm đến những sản phẩm quần áo mùa hè dành cho mọi lứa tuổi của
công ty được quảng cáo trên trang web madeinvietnam.com.vn.
• Chúng ta sẵn sàng cung cấp những mặt hàng mà khách yêu cầu vì hàng đã
có sẵn trong kho. Chúng ta xác nhận hàng sẽ được giao ngay khi nhận
được đơn hàng của khách.
• Chúng ta có thể cho khách hưởng 10% chiết khấu về số lượng cho những
đơn hàng có trị giá trên 10000 bảng Anh. Tỉ lệ chiết khấu thương mại thông
thường dành cho khách hàng Châu Âu của công ty là 5% tính trên giá gốc.
Thanh tốn bằng thư tín dụng khơng hủy ngang mở tại một ngân hàng có
danh tiếng quốc tế. Tuy nhiên chúng ta sẵn sàng cân nhắc lại điều khoản
thanh toán này một khi hai bên đã thiết lập quan hệ làm ăn chắc chắn.
• Gửi kèm thư này catalogue mùa hè và bảng giá mới nhất, báo giá FOB Hải
Phòng. Giá được chào được áp dụng cho tới cuối năm 2005.
• Tin tưởng rằng các sản phẩm may mặc của chúng ta có chất lượng cao,
mẫu mã đẹp và bán chạy ở thị trường Châu Âu.
• Hy vọng hai bên sẽ đạt được thỏa thuận theo những điều khoản trên và
mong sớm nhận được đơn hàng từ khách.
CuuDuongThanCong.com

/>