Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.

PHẦN 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN
THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
I. Đặc điểm chung về NVL sử dụng tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In
Bưu điện.
1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Các Doanh nghiệp khác nhau thì có những đặc điểm kinh doanh khác nhau,
sản phẩm tạo ra cũng khác nhau. Do vậy, nguyên vật liệu sản xuất rất phong phú,
để tiện cho việc quản lý thì cần phải phân loại nguyên vật liệu. Có thể nói, phân
loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc
trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để theo dõi, quản lý và hạch toán chính
xác.
Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản
lý có thể phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức khác nhau. Phân loại theo
nguồn hình thành, phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo nguồn tài trợ, phân
loại theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất, theo mục đích sử dụng. Theo
các cách phân loại này mà Doanh nghiệp đặt ra yêu cầu quản lý cho từng thứ vật
tư. Có nhiều phương pháp để mã hoá tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Trong quá
trình mã hoá phải tiến hành tổ chức khai báo, cài đặt… cho phần mềm kế toán đó.
Thông thường việc tổ chức khai báo, cài đặt được thực hiện một lần ban đầu khi áp
dụng phần mềm kế toán. Nếu Doanh nghiệp có bổ sung thêm thì vẫn có thể tổ chức
khai báo thêm khi phát sinh. Do đó, tuỳ theo yêu cầu quản trị vật liệu mà từng
Doanh nghiệp thực hiện việc phân loại và mã hoá cho phù hợp. Có các cách phân
loại sau:
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị Doanh nghiệp thì nguyên vật liệu
được chia thành các loại sau:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu
chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể
sản phẩm; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm
mới.
+ Vật liêu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm tăng

chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý
sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể
sản phẩm.
+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác
quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí.
+ Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc,
thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị
cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt
cho công trình xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại
vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do
thanh lý TSCĐ…
Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của Doanh
nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng
thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ
cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu trong Doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà Doanh nghiệp không
tự sản xuất mà do mua ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công: Là loại vật liệu Doanh nghiệp
tự tạo ra để phục vụ cho quá trình sản xuất.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch
sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
nhập kho.
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liêu được chia
thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh.
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý.
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
1.2. Tổ chức tính giá tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.
1.2.1 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu dùng sản xuất trong Công ty chủ yếu được thu mua từ bên
ngoài, Công ty không tự sản xuất.
NVL mua ngoài: NVL mua ngoài được mua từ 2 nguồn là trong nước và
nhập khẩu.
- NVL thu mua trong nước:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí mua (nếu có)
Giá thực tế NVL nhập kho
=
Giá mua ghi trên hoá đơn
+
Thuế nhập khẩu
+
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ
Giá trị thực tế NVL xuất kho
=
Giá trị NVL tồn kho đầu tháng
+
Giá trị NVL nhập kho trong tháng
Số lượng NVL tồn kho đầu tháng
+
Số lượng NVL nhập trong tháng
x
Lượng NVL xuất kho trong tháng
Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của Công ty sản xuất giấy Bãi Bằng theo
Hoá đơn số 002601 ngày 10/03/2008. Giá mua ghi trên hoá đơn là: 85.123.000đ và

chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là:
85.123.000 + 1.350.000 = 86.473.000đ
Ghi chú: Nếu như Doanh nghiệp mua vật liệu mà chi phí vận chuyển, bốc dỡ
bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thì giá thực tế của
vật liệu đúng bằng giá mua trên hoá đơn.
- NVL nhập khẩu:
Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2008, Công ty mua giấy
Cacbonless của Công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá ghi nguyên trên hoá đơn
(chưa thuế) của lô hàng này là: 130.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%.
Giá thực tế NVL nhập kho là:
130.800.000 +130.800.000 x 5% = 196.200.000 (đ)
1.2.2 Tính giá thực tế NVL xuất kho
Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản
xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng.
Ví dụ: Đầu tháng 03/2008 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là:
4.960.000đ. Tổng lượng giấy mà Công ty nhập kho trong tháng là: 880kg, tổng giá
thực tế là: 17.276.000đ. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho
sản xuất trong tháng là 610kg.
Giá trị thực tế NVL xuất kho
=
4.960.000
+
17.276.000
253
+
880
610
=
x
12.003.500đ

Trong điều kiện Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì
trị giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy, kế toán viên chỉ nhập số liệu
vào máy, sau đó các số liệu là do máy hoàn toàn xử lý.
II.Kế toán chi tiết NVL ở Công ty
2.1. Kế toán chi tiết vật liệu tại kho
2.1.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu
hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và
đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký
duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến công ty, căn
cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty tiến
hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn
mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm và
Biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá nhập kho. Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm
nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập
kho tại kho sẽ được chuyển lên Kế toán vật tư - Tại phòng kế toán theo định kỳ để
làm căn cứ nhập vào MISA của Công ty.
Biên bản bàn giao vật tư hàng hoá được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu tại kho để theo dõi và nhập kho.
- Liên 2 giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với
phòng kế toán.
- Liên 3 lưu tại gốc.
Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 4 liên:
Nguyên vật liệu Ban kiểm nghiệm Nhập NVL, ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản
- Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất.
- Một liên được dùng để thanh toán
- Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho).
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo cho
việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho.

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL.
Cụ thể:
- Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, Công ty CP Dịch vụ viễn thông &
In Bưu điện mua vật liệu:
Giấy Couche 150 khổ 79. Ngày 08/03/2008 Công ty nhận được hoá đơn số
8340 (Biểu số: 01) Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số: 02). Biên bản bàn giao nhận
vật tư, hàng hóa nhập kho (Biểu số 03) và Phiếu nhập kho (Biểu số: 04).
- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In
Bưu điện mua:
Giấy Carbon CB trắng 210
Ghi chú:
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu
thu hồi mà khi sản xuất, phế liệu thu hồi được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất và
nhập thẳng vào kho phế liệu.
Phiếu xin lĩnh NVL
NVL tại kho
Lập phiếu XK Xuất NVL ghi thẻ
Ghi sổ, lưu trữ
2.1.2 Thủ tục xuất kho.
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất nguyên vật liệu
dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra nguyên vật liệu còn xuất dùng chung cho các
phân xưởng.
Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của Công ty có đơn
đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để
thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Phòng sản xuất sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng
lập Lệnh sản xuất (Biểu số: 06). Trên lệnh sản xuất có ghi rõ tên NVL xuất, chủng
loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ
kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư.
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung (NVL phụ) cho phân xưởng và
khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết Phiếu

cấp vật tư (Biểu số: 07). Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng,
ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất.
Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế
toán định kỳ 1 tuần/lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như:
cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hoá.
Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được lập
thành 4 liên:
- Một liên lưu tại phòng sản xuất.
- Một liên giao cho người nhận vật tư.
- Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho).
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL.
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp NVL
Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện xuất
kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226 kg với đơn giá là: 11.800đ theo
Phiếu xuất kho số X02TT2/08.03 (Biểu số: 08).
2.2 Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ
song song để hạch toán chi tiết NVL.
Ưu điểm:
Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát
hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả.
Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán
chi tiết
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Cụ thể phương pháp này được Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu
điện thực hiện như sau:
- Tại kho:
Thủ kho dùng Thẻ kho (Biểu số: 09) để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn
kho của từng chủng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho
do thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên
quan nhập - xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của
chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu
số lượng thực tế vật liệu nhập - xuất. Các chứng từ nhập - xuất được thủ kho phân
loại theo Phiếu nhập, Phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ. Cuối
tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên Thẻ kho.
Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòng kế
toán định kỳ 1 tuần/lần. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như:
Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hoá.
Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về phòng kế
toán 1 bản.
Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về
phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi.
- Tại phòng kế toán:
Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến,
kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hoá đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để
nhập liệu cho từng chứng từ vào máy.
Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì
vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chi tiết nguyên vật
liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu
nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi
tính có thế khái quát như sau:
Dữ liệu đầu vào- Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho- Khai báo thông tin do máy yêu cầu.

Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết vật liệu và cho ra dữ liệu tổng hợp.
Dữ liệu đầu ra- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ.- Bảng báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu…
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính
Biểu số 10: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa từ ngày 01/03/2008 đến ngày
31/03/2008.
Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê
Nhập - xuất – tồn từng thứ vật liệu cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập – xuất –
tồn (lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho
Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL
trong cả kỳ về số lượng và giá trị.
Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính).
2.3 Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán
Nói tới hạch toán kế là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động
của toàn bộ tài sản của Doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Chỉ nguyên kế toán chi
tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiết không thể
thiếu vai trò của kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL
theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài
chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị.
Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện sử dụng phần mềm kế toán
MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
2.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo
phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử
dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan:
TK152 - NVL: Tài khoản này được Công ty mở chi tiết thành các TK cấp 2
sau:
- TK 1521- Vật liệu chính
- TK 1522- Vật liệu phụ.
Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản có liên quan sau:

- TK 111- Tiền mặt
- TK 112- Tiền gửi Ngân hàng
- TK 141- Tạm ứng
- TK 331- Phải trả người bán
- TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánh trên
các tài khoản.
- TK 621- Chi phí NVL trực tiếp
- TK 627- Chi phí sản xuất chung
- TK 641- Chi phí bán hàng
- TK 642- Chi phí quản lý Doanh nghiệp
2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập NVL
NVL của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, vì vậy kế toán tổng hợp NVL
chủ yếu gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp. Hiện nay, cùng với
sự phát triển của công nghệ thông tin, đảm bảo cho công tác quản lý NVL tốt,
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA trong kế toán máy. Các nghiệp vụ
phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trên máy
một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt.
Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cung cấp
nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu trên máy.
Trích Bảng mã hóa khách hàng, nhà cung cấp..
Mã Tên khách hàng/nhà cung cấp
CTTM Công ty Giấy Tân Mai
VHVT Công ty văn hoá phẩm Việt Thái
BCLTQTKVI Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế KVI
.... ...
Kế toán nhập kho vật tư hàng hoá được thực hiện trong mục “Nhập vật tư,
hàng hoá” của trường “Quản lý kho” trên màn hình giao diện. Khi có phát sinh các
nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hoá đó đã được khai
báo trong danh sách vật tư, hàng hoá hay chưa? Trong trường hợp nếu chưa khai

báo thì phải khai báo vật tư, hàng hoá, phải xác định tiếp kho quản lý các loại vật
tư, hàng hoá nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại
vật tư, hàng hoá chi tiết.
Sau khi khai báo thêm mới vật tư, hàng hoá chi tiết phải đăng ký kho cho
loại vật tư, hàng hoá đó. Sau đó vào “Quản lý kho”, rồi vào “Nhập vật tư, hàng
hoá” để nhập các thông tin về nhập kho vật tư. Trước khi nhập thông tin phải ấn
Ctrl-Insert để nhập mới. Các cột cần phải nhập gồm:
Mã chi nhánh: Đơn vị nhập hàng hóa.
Phần chứng từ:
Số CT: Mã số của chứng từ
Ngày: Ngày nhập
Phần Người bán
Tên NCC: Mã nhà cung cấp
Địa chỉ: Địa chỉ NCC.
Diễn giải: Nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hóa (lý do nhập vật tư hàng hóa).
Mã vật tư: Mã vật tư, hàng hóa nhập
Mã kho: Mã kho nhập vật tư hàng hoá
TK Nợ
TK đối ứng
Số lượng: Số lượng vật tư, hàng hoá
Đơn giá: Đơn giá vật tư, hàng hoá.
Thành tiền: Tổng số tiền của vật tư, hàng hoá.
Trước tiên là số CT, ngày tháng: Điều này có nghĩa xác định được mã số của
chứng từ nhập kho, ngày tháng nhập kho, trong một tháng có thể mở một số chứng
từ ghi sổ tuỳ theo mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong
một thời gian.
Mỗi một loại vật tư được nhập trên một dòng. Thao tác nhập trên một dòng
thì kế toán có thể thêm mục để nhập các số liệu vào: TK Nợ, TK Có, mã vật tư.
Cột “số CT” sẽ tự động nhảy theo số thứ tự nhập vào máy. Các cột “ Tên
NCC” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất

hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác.
Nếu trong một chứng từ có nhiều loại vật tư của một nhà cung cấp thì thực
hiện việc cắt dán, rồi thay mã cũng như số lượng vật tư, đảm bảo mỗi loại vật tư
đều nhập trên một dòng theo nội dung của từng cột.
Khi kế toán NVL nhận được các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành
nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự trên. Sau đó máy tự động lập ra các
chứng từ, mẫu sổ. Để xem xét, kiểm tra và in ra các loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật
tư hàng hoá đã thực hiện, kế toán vào Menu “Tệp” trên màn hình giao diện, sau đó
chọn “In báo cáo” rồi chọn các chứng từ, báo cáo cần xem và in để xem và in, như:
Phiếu nhập kho, Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, Thẻ kho, Báo
cáo tồn kho, Sổ cái tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh...
Hạch toán nghiệp vụ nhập kho
- Đối với NVL mua từ bên ngoài (trong nước):
Hiện nay, Công ty chủ yếu thu mua nguyên vật liệu của các nhà sản xuất
trong nước, mua trên thị trường tự do.
Trường hợp NVL mua về cùng hoá đơn, đã nhập kho:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112 – Nếu thanh toán bằng TGNH
Có TK 141 – Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng
Có TK 331 – Nếu chưa thanh toán với người bán.
Ví dụ:
Theo hoá đơn GTGT số 8340 của Công ty In và văn phòng phẩm ngày
08/03/2008, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện nhập giấy Couche 150
khổ 79*109 với số lượng là: 904 kg, đơn giá là: 11.800đ, thành tiền là:
10.667.200đ. Kèm theo hoá đơn của Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiền mà
Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ. Kế toán
định khoản như sau:
Nợ TK 152 10.667.200

Nợ TK 133 1.066.720
Có TK 331 11.733.920
Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008. Nhân viên kế toán tiến hành
mở màn hình nhập dữ liệu:
Các bước nhập liệu với chứng từ này như sau:
Đối với màn hình nhập liệu thể hiện nhập liệu theo hóa đơn.
Phần Nhà cung cấp:
Ô “ Tên”: VPPP – Công ty In và Văn phòng phẩm
Ô “ Địa chỉ”: Hoàn Kiếm – Hà Nội
Ô “ MST”: 0100687474
Phần chứng từ:
Ô “ Ngày”: 08/03/2008
Ô “Số”: 01/03NK
Ô “Số hóa đơn”: 8340
Ô “Ngày hóa đơn”: 01/03/2008
Ô “Ký hiệu HĐ”: AU/2008
Ô “Loại tiền”: VNĐ
Ô “Tỷ giá”: 1
Ô “Mã hàng”: C150K79
Ô “Diễn giải”: Giấy Couche 150 khổ 79
Ô “Mã kho”: 152
Ô “Tài khoản”: 152
Ô “TKĐƯ”: 331
Ô “Số lượng”: 904
Ô “Đơn giá”: 11,800
Ô “Thành tiền”: 10,667,200.
Sau khi kết thúc việc định khoản trên máy, kế toán gõ phím F2 để ghi việc
nhập liệu vào máy
Đối với màn hình nhập liệu thể hiện thuế GTGT.
Các Ô nhập liệu từ Phần nhà cung cấp đến ô “Diễn giải” ta đều làm giống

như phần trên và thêm các ô sau:
Ô “Mã thuế”: V10
Ô “Thuế suất”: 10
Ô “Tiền thuế”: 1,066,720.
Ô “ TK thuế”: 1331
Cuối cùng dùng chuột kích vào ô Thuế ở cuối màn hình
- Đối với NVL mua từ bên ngoài (nhập khẩu)
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy theo định
khoản:
Nợ TK 152 – (Giá mua + Thuế nhập khẩu).
Có TK 331 – Nếu chưa thanh toán cho người bán (Tổng giá thanh
toán)
Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112 – Nếu thanh toán bằng TGNH
Có TK 333 (3333)
Và phản ánh thuế GTGT phải nộp ở khâu nhập khẩu.
Nợ TK 1331 – Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ
Nợ TK 152 – Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ.
Có TK 333
Ví dụ:
Theo hóa đơn số 1152 và 1153 (Mua theo phương thức ủy thác nhập khẩu)
của Công ty In hàng không (Ngọc Lâm – Long Biên) ngày 03/03/2008. Công ty
CP DVVT & In Bưu điện nhập khẩu Giấy Carbon CB trắng 210. với số lượng
5,600 kg, đơn giá 28,000đ, thành tiền 156,800,000. Kế toán đinh khoản như sau:
Nợ TK 152 172,480,000