Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại Công ty xây dựng Sông Đà II

Chơng III
một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu
quả công tác đấu thầu tại công ty xây dựng
Sông Đà II
Nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu của công ty thực chất là nhằm mục tiêu
nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, những giải pháp đa ra chính là để
khắc phục những mặt tồn tại, phát huy những mặt tích cực nh đã phân tích, cuối cùng
là giúp công ty khi tham dự đấu thầu sẽ có đợc bộ hồ sơ dự thầu đáp ứng tốt nhất các
yêu cầu của bên mời thầu, đồng thời vẫn đảm bảo có lãi cho công ty. Điều này không
chỉ liên quan trực tiếp tới việc tổ chức thực hiện công tác đấu thầu mà còn là một vấn
đề rộng lớn, đòi hỏi những nỗ lực về mọi mặt của công ty.
Trớc khi đi vào phân tích một số giải pháp ta nghiên cứu sơ lợc định hớng kế
hoạch phát triển trong những năm tới của công ty.
I. Định hớng kế hoạch sản xuất kinh doanh 5 năm 2001- 2005 của công
ty xây dựng Sông Đà II
1. Định hớng phát triển
Phát huy sức mạnh tổng hợp truyền thống 40 năm xây dựng và phát triển, tăng
cờng đoàn kết, ra sức đổi mới, ổn định tổ chức, phát huy cao độ hiệu quả máy móc
thiết bị thi công đã đầu t, phát huy cao độ các ngành nghề truyền thống, duy trì phát
triển sản xuất công nghệ hiện có, phối hợp chặt chẽ với tổng công ty để có dự án đầu
t mới theo các hình thức thích hợp. Phấn đấu nhận thầu làm tổng B một số dự án quy
mô vừa. Từng bớc khẳng định mình trong cơ chế thị trờng để tích luỹ và phát triển.
Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý tinh thông, đội ngũ công nhân lành nghề, ổn định
đời sống cán bộ công nhân viên an c lạc nghiệp góp phần vào sự nghiệp phát triển
chung của Tổng công ty.
2. Một số mục tiêu chính
2.1. Mục tiêu trong kinh doanh xây lắp
Trong kinh doanh xây lắp tập trung chủ yếu khai thác năng lực máy móc thiết
bị hiện có bằng cách thực hiện tốt dự án công trình giao thông, các công trình thuỷ
lợi, thuỷ điện nhỏ với giá trị từ 40 -45% giá trị xây lắp hàng năm xấp xỉ khoảng 70-
80 tỷ.

a. Cơ cấu sản lợng
- Trong định hớng kế hoạch của mình từ năm 2001 nhiệm vụ kinh doanh xây
lắp vẫn u tiên xây dựng các công trình: cơ sở hạ tầng dân dụng công nghiệp, thuỷ lợi,
thuỷ điện, đờng dây và trạm.
- Về giá trị xây lắp hàng năm chiếm 80% giá trị sản xuất kinh doanh sau đó
tăng tỷ trọng đầu t để đảm bảo đến năm 2001 có dự án đầu t theo hình thức BT, BOT
tiến tới năm 2005 giảm dần giá trị sản lợng xây lắp, tăng sản lợng sản xuất hàng hoá
công nghiệp, bảo đảm chủ động hoàn toàn trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.
b. Về cơ cấu các công trình trong thi công xây lắp
- Giá trị xây lắp các công trình cơ sở hạ tầng chiếm khoảng 50% giá trị.
- Kinh doanh xây lắp các công trình: dân dụng, công nghiệp thực hiện giá trị
chiếm khoảng 30% giá trị xây lắp hàng năm.
- Giá trị xây lắp các công trình đờng dây và trạm, thuỷ điện, thuỷ lợi, nhỏ
trong và ngoài nớc chiếm khoảng 20% giá trị.
c.Về cơ cấu địa bàn hoạt động
- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực Hà Nội và các vùng lân cận 30%.
- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực vùng sâu, vùng xa 50%.
- Kinh doanh xây lắp các công trình khu vực Lào và các nớc khác 20%.
2.2 Kinh doanh SXCN + SX dịch vụ, kinh doanh khác
- Giá trị SXCN các năm đầu là 15% tăng dần lên 20 và 25% vào cuối thời kỳ,
chủ yếu sản xuất đá các loại tại mỏ Trung Màu, còn mỏ Tân Trung chỉ duy trì ở mức
độ bảo đảm đời sống cán bộ công nhân viên hiện có, không đầu t thêm. Tận dụng
năng lực nghiền - trộn để phát triển các hình thức khai thác đá cung cấp làm móng đ-
ờng ở các mỏ Chẹ, các mỏ khu vực Nội Bài - Bắc Ninh trên cơ sở cung cấp theo nhu
cầu khách hàng .
- Nhanh chóng ổn định tổ chức và phân cấp quản lý tại trạm trộn Đông Anh
theo hớng tự quản với mức giao sản lợng tính khấu hao, lãi vay phù hợp với tình hình
tiêu thụ trong 1 - 2 năm đầu, tiến tới khoán theo mức trích nộp ít nhất đủ khấu hao,
lãi vay. Có cơ chế cụ thể về chi phí tiếp thị quảng cáo trong tiêu thụ sản phẩm công
nghiệp .

- Đăng ký với Tổng công ty nhận quản lý 1 -3 dự án ttheo hình thức BT - BOT
với quy mô thích hợp, trớc mắt dự kiến hai công trình là : Khu vực đô thị mới Mễ
Đình, Mễ Trì ; khu vực công nghiệp Phù Cát, Hà Tây tại Hoà Lạc hoặc nhận thầu B
chính xây lắp Nhà máy xi măng Quảng Ninh.
3. Một số chỉ tiêu chủ yếu đến năm 2005
- Tăng trởng hàng năm 12- 15%.
- Tổng giá trị SXKD 210 tỉ.
- Doanh thu 200 tỉ.
- Vốn kinh doanh bình quân năm : 95 tỉ.
- Nộp ngân sách bình quân năm : 6,3 tỉ.
- Lợi nhuận bình quân từ 2- 3 tỉ.
- Lao động bình quân năm 1000- 1300 ngời.
- Thu nhập bình quân 1 ngời/ tháng từ 1,25- 1,65 triệu đồng.
II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu tại
công ty xây dựng Sông Đà II
Biện pháp 1: Vận dụng phơng pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định
tranh thầu
Nh đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty trong những
năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu cha cao lắm. Khi tham gia
tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị
ngoại giao.... Nếu thắng thầu sẽ giải quyết đợc việc làm và có thể thu đợc một khoản
lợi nhuận. Ngợc lại sẽ mất toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh đợc phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và nâng cao
khả năng lợng hoá tối đa khi phân tích và đa ra quyết định tranh thầu, công ty nên áp
dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải
pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hởng đến khả năng thắng thầu của
công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy
định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu

đặc trng cho những nhân tố có ảnh hởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này
càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lợng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhng tối thiểu phải
bao quát đợc đầy đủ các chỉ tiêu thờng dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến
tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác
định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hởng. Không đa vào bảng danh mục những
chỉ tiêu không có ảnh hởng, hoặc ảnh hởng rất ít (không đáng kể ) đến khả năng
thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính
xác bấy nhiêu.
2) Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ đợc phân tích theo trạng thái tơng ứng với từng bậc
trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo
tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5
bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc đợc chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tơng ứng
với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc đợc
chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tơng ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất
tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2,
1, 0.
Nh vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tơng ứng với trạng thái tốt
nhất và mức điểm tối thiểu tơng ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử
dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty.
3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu.
Trong số các chỉ tiêu đã đợc lựa chọn để đa vào tính toán thì rõ ràng mỗi chỉ
tiêu có một mức độ ảnh hởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy,
công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và
quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thờng đợc dùng để đánh
giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phơng pháp chuyên gia để đánh giá mức
độ ảnh hởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (đợc gọi là trọng số)
có thể đợc thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể
hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang

điểm nh trên, công ty chỉ phải làm một lần và đợc dùng ổn định cho một khoảng thời
gian khi mà các điều kiện và môi trờng hoạt động kinh doanh của công ty cha có sự
biến động.
4) Tính toán chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trơng nghiên cứu hồ sơ
mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trờng đấu thầu, đánh giá khả năng của
mình đối với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của
từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tơng ứng với từng trạng thái đó. Cuối
cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức sau :
TH=

=
n
1i
ii
P*A
(1)
Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục
Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i
Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i
5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu đợc đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau:
K =
100.
.M
TH
(2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %

TH: Điểm tổng hợp đợc tính theo công thức (1)
M : Mức điểm tối đa trong thang điểm đợc dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ
là 50% thì doanh nghiệp không nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các công trình chuyên về sửa chữa và nâng cấp công trình trong n-
ớc. Đây là những công trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công ngắn. Ta xây
dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc nh sau:
TT Các chỉ tiêu
Thang điểm và trạng thái
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận
Rất
thấp
Thấp TB Cao Rất cao
2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ Rất Cao TB Thấp Rất
thuật cao thấp
3 Mức độ quen thuộc và gói thầu
Rất
cao
Cao TB Thấp
Rất
thấp
4
Khả năng đáp ứng về tiến độ thi
công
Rất
cao
Cao TB Thấp
Rất
thấp

5
Khả năng đáp ứng về năng lực thi
công
Rất
cao
Cao TB Thấp
Rất
thấp
6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
Rất
yếu
Yếu TB Mạnh
Rất
mạnh
Trọng số của từng chỉ tiêu nh sau:
TT Chỉ têu Trọng số %
1
2
3
4
5
6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
Khả năng đáp ứng về năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30
20

15
5
10
20
Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng nh trọng số về các chỉ tiêu
trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: sửa chữa nâng cấp trờng tiểu học Thái
Thịnh Quận Đống Đa, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân đấu thầu
Công ty giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng
TT Chỉ tiêu
Trạng
thái
Điểm Trọng
số
Kết
quả
1
2
3
4
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
TB
Rất cao
TB
Cao
2
4
2

3
0,3
0,2
0,15
0,05
0,6
0,8
0,3
0,15
5
6
Khả năng đáp ứng năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
Rất cao
Mạnh
4
1
0,1
0,2
0,4
0,2
Tổng số điểm 2,45
Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này
4
45,2
=
M
. 100 = 61, 25%. Với kết
quả tính toán, Công ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế công ty đã
trúng thầu công trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/2000

Nh vậy, phơng pháp này đã lợng hoá đợc sự ảnh hởng của các nhân tố cần xem
xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh
thầu. Đây là phơng pháp có tính khả thi rất cao. Phơng pháp vừa dùng cho việc ra
quyết định trớc khi lập phơng án và chiến lợc tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết
định trớc khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phơng pháp này cần lu ý rằng, tính
đúng đắn của quyết định đợc đa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định
chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng nh tầm quan trọng của nó. Để tránh việc
bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đa ra quyết định sai Công ty cần có biện pháp
đảm bảo độ tin cậy của thông tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu
ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu cầu
của thị trờng
Nh đã phân tích ở phần thực trạng, công ty cha tổ chức đợc bộ phận chuyên
trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia
thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều
công việc khác nhau. Điều đó có ảnh hởng không tốt tới hiệu quả công tác đấu thầu
nói chung cũng nh chất lợng hồ sơ dự thầu và toàn bộ quá trình đấu thầu nói riêng.
Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều
kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty.
a. Nguyên tắc tập chung chuyên môn hoá
Yêu cầu của chủ đầu t, sự nghiêm ngặt của các nhà t vấn đánh giá hồ sơ dự
thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lợng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự
thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi đòi hỏi công ty phải có
một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chuyên môn hoá.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực l-
ợng chuyên môn hoá tại các xí nghiệp thành viên.
Công ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi công việc chung còn các xí nghiệp
trực thuộc đợc phân bổ trên hầu hết các địa phơng. Các công trình dự án đầu t, xây
dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, công ty có thể phải tham

gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ công tác đấu thầu không nhỏ,
nhất là các chi phí khảo sát hiện trờng, tìm nguồn nguyên vật liệu, giao dịch với
chính quyền địa phơng... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực l-
ợng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các u thế của họ và tiết
kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng.
Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp không chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết
định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật
nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng
thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng nh sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải
xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định
cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã đợc kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ
dự thầu cho chủ đầu t.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải đợc lựa chọn kỹ, là những ngời gắn
bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự
án khi thắng thầu.
Chuyên gia đấu thầu