Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt

1
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và
bê tông Thịnh Liệt
1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty
1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu ở công ty
Mỗi doanh nghiệp có một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm khác
nhau, kinh doanh mặt hàng cũng khác nhau nên yêu cầu về NVL cũng khác
nhau kể cả về số lượng và chủng loại.
Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chuyên sản xuất vật liệu
xây dựng, chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong
giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất
trong quá trình sản xuất. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là một trong
những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu thì trước hết
phải hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất.
Là một công ty sản xuất các loại bê tông nên những vật liệu được sử
dụng trong sản xuất ở công ty cũng có đặc thù riêng.
Để sản xuất ra cột điện, ống cống ly tâm… công ty sử dụng nhiều loại
vật liệu, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau: có những vật tư là
sản phẩm của công nghiệp như: xi manưg (đa dạng về chủng loại, chất lượng,
xi măng trắng, xi măng thường…) thép (φ 1, φ 8, φ 10…. φ 28). Lại có những
loại vật liệu là sản phẩm của khai thác được đưa vào sử dụng ngay không qua
chế biến như: cát, đá…. có vật liệu là sản phẩm của nhà máy cơ khí như:
bulông, bản mã, mặt bích…
Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau: những loại vật liệu cần
sử dụng với khối lượng lớn: xi măng, thép, cát… nhưng có những vật liệu sử
dụng ít như: bột đá…
Việc mua, vận chuyển bảo quản các vật liệu cũng khác nhau. Loại vật
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
2
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán

liệu thì mua ngay trong nội thành như mặt bích, bản mã, thép ở công ty dịch
vụ thương mại tổng hợp; cát ở công ty vận tải đường sông 1; loại vật liệu
công ty phải mua ở xa như xi măng Bỉm Sơn ở Thanh Hoá, đá Thiện Khê ở
Hà Nam. Những loại vật liệu được bảo quản trong kho như xi măng, phụ gia,
thép; nhưng có những loại vật liệu không thể bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất
mát ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm vì vậy công ty cần thiết có biện pháp
bảo quản phù hợp với từng loại vật tư.
Cán bộ của phòng vật tư, kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quản
lý nhập xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất đúng thủ tục, chứng từ đảm bảo
quản lý, vật tư và đúng chế độ quy định; kế toán vật tư là người chuyển theo
dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán đối
chiếu ghi sổ vật liệu của công ty.
1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty
V
- Nguyên vật liệu chính: gồm xi măng( xi măng trắng, xi măng đen),
đá, thép, phụ gia, tôn, mặt bích…
-Vật liệu phụ: gồm que hàn, bột màu, nhựa thông…
- Nhiên liệu: gồm xăng A92, A76, dầu diezen, DP14, IC2, mỡ, than…
-Phụ tùng thay thế: lốp xe ôtô, bóng đèn ôtô, zoăng, pittông, quả lô,
băng tải, con lăn…
1.3. Tính giá nguyên vật liệu ở công ty
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức
hạch toán nguyên vật liệu, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn
kho nguyên vật liệu và để phản ánh vào các sổ sách kế toán một cách chính
xác thống nhất hợp lý. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ.
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
3
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
Tất cả NVL của công ty đều do mua ngoài nhập kho (mua trong nước).

Giá thực tế của NVL nhập kho được công ty tính theo giá thực tế chi phí. Từ
đó, giá thực tế NVL nhập kho được xác định như sau:
Giá thực tế của NVL là giá chưa có thuế GTGT cộng chi phí vận
chuyển nếu có và trừ đi các khoản giảm giá mua hàng được hưởng.
Ví dụ: Ngày 05/01/2007 công ty nhập kho 11.960 (cái) gông treo cột
hộp 2-4 công tơ 1 pha theo hoá đơn số 0047929 ngày 04/01/2007 với giá mua
ghi trên hoá đơn là 6.080đ/cái (giá mua chưa có thuế GTGT, giá này đã bao
gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu).
Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 11.960 x 6.080 = 72.716.800 (vnđ)
1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu ở công ty
Do vật liệu trong công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt chiếm tỷ
trọng lớn mà đều là do mua ngoài nên việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt
khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận
cho công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt
chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu.
Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế
hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty mà lập kế hoạch
thu mua vật liệu cho từng tháng, từng quý, từng năm sao cho vừa tiết kiệm
được chi phí vừa đem lại hiệu quả cao.
Vật liệu phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có nguồn
cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc
giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho.
Có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra quy cách , phẩm chất
vật liệu.
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
4
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc
chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho các

xí nghiệp sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử
dụng trong thời gian dài. Đồng thời công ty có đội ngũ nhân viên thủ kho có
đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn
kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuấy cho sản xuất và
được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc
xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký
duỵêt của ban lãnh đạo, các phòng ban lien quan, được tiến hành theo đúng
thủ tục và được ghi chép đẩy đủ chính xác nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ,
tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu.
Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết
kiệm, công ty đã xây dựng định mức tôn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh
điểm vật tư. Đặc biệt, đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm
thường được dự trữ với khối lượng lớn, những loại vật liệu có sẵn trên thị
trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì công ty không dự
trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua.
Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và
làm theo lệnh giám đốc, tiến hàng nhập, xuất kho vật tư trong tháng, định kỳ
kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản
xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để
giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp
thời làm giảm tiến độ sản xuất hoặc ứ động vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều
không sử dụng hết.
Mặt khác công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và
luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu
theo đúng chế đọ quy định đồng thờu kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu và
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
5
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu

trong toàn công ty và từng tổ đội xí nghiệp sản xuất.
1.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế
toán nhăm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại
nguyên vật liệu. Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt do đặc trưng
kà một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu
diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa
dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là
phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu .
Điều đó đòi hỏi công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải
ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật
liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.
Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty áp dụng phương
pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật tư
Sổ tổng hợp N-X-T
Kế toán tổng hợp
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
Phiếu xuất
kho
6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
Ghi chú:
Ghi ngày tháng
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư
Theo phương pháp này thì công việc ở kho và ở phòng kế toán như sau:

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày thực hiện nhập
xuất kho của từng loại vật tư theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho chỉ
quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị nguyên vật liệu.
Thẻ kho được sử dụng để làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác
định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được
thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra,
đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập,
chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ ghi
một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho.
Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập khp,
chứng từ xuất kho và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào
các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho
phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho của
từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập,
xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu
số lượng và giá trị( giá thực tế ghi trên hoá đơn), khi xuất kho vật tư thì kế
toán chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, cuối tháng khi tính ra được dơn giá xuất kho
bình quân cho cả tháng thì máy sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất
kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán
vào “ kế toán vật tư” chọn “sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
7
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
cần xem xét, máy sẽ chạy chương trinh và cho hiển thị lên màn hình, để in ra
thì kế toán thực hiện lệnh “in ra”.
Ví dụ: Sổ chi tiết của gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha tại kho vật tư
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm
vật tư vào bảng tổng hợp N-X-T vật tư nhằm mục đích theo dõi tình hình biến

động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu
với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời bảng tổng hợp N-X-T vật tư còn được sử
dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế tóan chi tiết.
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A
8
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán
Mẫu sổ chi tiết vật tư của công ty
công ty cổ phần và bê tông Thịnh Liệt
Sổ chi tiết vật tư
Từ ngày 01/01/2007 đến 31/01/2007
Vlsphh: Gông treo cột hộp 2 – 4 công tơ 1 pha
Mã số: VLCGON 0001 Tiền tồn đầu kỳ: 18.007.200đ
Đơn vị tính: Cái SL tồn đầu: 2.940
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày C.từ SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền
05/01 NM01 Nhập vật tư từ điện lực Hoàn Kiếm 11.960 72.716.80
0
14.900 92.724.000
13/01 XSX05 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 4.000 24.520.00
0
10.900 68.204.000
20/01 XSX09 Xuất vật tư SX cho xí nghệp cơ điện 6.000 36.780.00
0
4.900 31.424.000
27/01 XSX14 Xuất vật tư SX cho xí nghiệp cơ điện 1.500 9.195.000 3.400 22.229.000
Cộng bảng 11.960 72.716.80
0
11.500 70.495.00
0
3.400 22.229.000

Ngày tháng năm
Đỗ Thị Hường Lớp: Kế toán 46A