Kỹ năng thuyết trình_HVCNBCVT

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG
CƠ SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Khoa QTKD2

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Bài giảng: Kỹ Năng Thuyết Trình
Người biên soạn: Nguyễn Văn Phương
Giảng viên khoa QTKD2, Học viện CNBCVT.

TP.HCM, tháng 07 năm 2011


Giới thiệu
Thực hiện một bài diễn thuyết là phải đƣơng đầu với nỗi sợ hãi ngay cả những doanh
nhân hay những báo cáo viên có nhiều kinh nghiệm cũng khơng tránh khỏi những nỗi lo lắng
trƣớc khi thuyết trình. Ngƣời thuyết trình cần phải có lịng can đảm đứng trƣớc khán giả và thực
hiện bài diễn thuyết hấp dẫn với nội dung rõ ràng, mạch lac và súc tích nhằm thu hút khan giả.
Trong thực tế cuộc sống, mỗi chúng ta đều có ít nhất một hay nhiều lần kinh nghiệm nói trƣớc
đám đơng với tâm trạng lo âu, đổ mồ hơi tay, đầu trống khơng, giọng nói run rẫy và đôi khi
chúng ta phải cố vƣợt qua những cảm giác khó khăn đó để hồn thành nhiệm vụ.
Chúng ta biết rằng để thực hiện một bài thuyết trình hấp dẫn là khơng đơn giản. Nó địi
hỏi ngƣời diễn thuyết phải có sự chuẩn bị kỹ càng và trang bị cho mình những kỹ năng thuyết
trình chuyên nghiệp. Dù bạn là ai và dù bạn làm nghề gì, bạn đều phải trải nghiệm những lần
phát biểu trƣớc đám đông. Kỹ năng thuyết trình sẽ rất hữu ích giúp bạn thành cơng trên con
đƣờng cơng danh sự nghiệp của bạn. Ví dụ bạn sẽ có những buổi nói trƣớc đám đơng nhƣ: báo
cáo kết quả làm việc nhóm ở trƣờng, trình bày kết quả nghiên cứu khoa học, bài giới thiệu về bạn
trong buổi phỏng vấn xin việc, giới thiệu sản phầm hay dịch vụ mới, bài phát biểu trong hội nghị
khách hàng, bài phát biểu trong cuộc họp, và rất nhiều dịp khác. Ngồi ra, kỹ năng thuyết trình

giúp bạn tự tin hơn khi diễn thuyết và đôi lúc bạn cảm thấy rất là thích thú khi đƣợc nói chuyện
trƣớc đám đơng.
Khi chúng ta nói chuyện với ngƣời khác, bất kể là nói chuyện nghiêm túc hay chỉ là cuộc
đối thoại xã giao, chúng ta sử dụng ít nhất ba kỹ thuật khác nhau: chúng ta hay đổi giọng nói,
điều phối âm lƣợng khác nhau, và thể hiện cảm xúc qua ngơn ngữ cơ thể. Giọng nói có thể
truyền cảm hay khơng truyền cảm: giọng nói âm lƣợng thấp thƣờng dễ nghe hơn giọng nói âm
lƣợng cao, một giọng rất trầm có lẻ dễ chịu lúc đầu, nhƣng lại lại làm ngƣời nghe phát cáu bởi vì
họ phải cố gắng tập trung để nghe từng chữ.
Âm điệu và âm thanh của giọng nói cũng rất quan trọng trong việc thể ý nghĩa. Chúng ta
cứ thử với nói một câu với nhiều âm điệu khác nhau sẽ mang lại sự cảm nhận khác biệt. Chúng
ta thƣờng sử dụng sự khác biệt âm điệu để phản ánh cảm xúc thực sự của của lời nói.
Về ngơn ngữ cơ thể thì rất khó kiểm sốt và diễn đạt. Nó khơng những phụ thuộc rất lớn
đến hồn cảnh văn hóa ở nơi chúng ta sinh ra và lớn lên, mà còn phụ thuộc vào tình huống mà
chúng ta đang đối diện và cảm xúc mà chúng ta đang cảm nhận khi nói. Ngơn ngữ cơ thể có thể
tiếc lộ suy nghĩ nội tâm mà chúng ta muốn giữ kín. Chính vì lẻ đó, ngơn ngữ cơ thể rất là nguy
hiểm và quan trọng: nó có thể để lộ cảm xúc thật sự mà chúng ta muốn che dấu, và nó có thể
biểu hiện trái ngƣợc với lời nói. Nhìn chung, chúng ta muốn thuyết trình hồn hảo thì khơng thể
khơng biết cách biểu lộ giao tiếp phi ngôn ngữ.

1


Nhƣ vậy trang bị những kỹ năng thuyết trình là rất quan trọng đối với các bạn sinh viên
chuẩn bị cho hành trang lập nghiệp của mình. Mơn học này đƣợc thiết kế giúp cho sinh viên tiếp
cận với những kỹ năng cơ bản khi nói chuyện trƣớc khán giả. Các sinh viên tham gia khóa học
vừa đóng vai trị là ngƣời thuyết trình vừa là khán giả có vai trò nhƣ là ngƣời giám sát nhằm
đánh giá chất lƣợng bài thuyết trình của bạn mình. Vì vậy các bạn sẽ có những cảm nhận khác
biệt và trải nghiệm q giá khi đóng cả hai vai.
Chúng tơi thiết kế chƣơng trình cho mơn học này nhằm giúp sinh viên nắm bắt đƣợc
những kỹ kỹ năng cơ bản khi thuyết trình cụ thể nhƣ sau: các bƣớc chuẩn bị bài thuyết trình;

phân tích đối tƣợng ngƣời nghe; nội dung bài diễn thuyết; làm cách nào sử dụng âm điệu hiệu
quả và chọn ngơn từ thích hợp; làm thế nào sử dụng ngôn ngữ cơ thể; vần đề thiết kế slide trong
PowerPoin; làm thể nào xử lý vấn đề phát sinh trong khi thực hiện bài diễn thuyết và một điểm
cần lƣu ý khác khi thuyết trình.
Chƣơng trình học sẽ bao gồm 5 chƣơng:
Chƣơng 1: Những vấn đề chung về thuyết trình
Chƣơng 2: Chuẩn bị buổi thuyết trình
Chƣơng 3: Thực hiện bài thuyết trình
Chƣơng 4: Nâng cao hiệu quả thuyết trình
Chƣơng 5: Vài điểm đáng nhớ khi thuyết trình.
Chúng ta sẽ có 15 tiết lý thuyết và 15 tiết bài tập để hồn thành khóa học này.
Nội dung bài giảng chỉ mới là điều cần để có thể thực hiện bài thuyết trình hiệu quả, cịn
điều kiện đủ nữa là các bạn phải rèn luyện và phát triển những kỹ năng này một cách thƣờng
xuyên để trở thành những nhà diễn thuyết chun nghiệp.
Chúng tơi hy vọng sau khi hồn thành khóa học, các bạn sẽ có thêm những kiến thức hữu
ích giúp cho việc phát triển nghề nghiệp tƣơng lai của mình.

2


Chương 1: Những vấn đề chung về thuyết trình
Trƣớc hết chúng ta nên xem xét một số khái niệm về thuyết trình và tầm trọng của thuyết
trình trƣớc đám đơng nhƣ sau:
 Thuyết trình là cách truyền đạt các ý tƣởng và các thơng tin đến một nhóm khán giả.
 Thuyết trình là trình bày bằng lời trƣớc nhiều ngƣời về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp
thơng tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hƣởng đến ngƣời nghe.
 Thuyết trình là một diễn thuyết cơng phu nhằm báo cáo các kết quả hoạt động kinh doanh
hay nghiên cứu khoa học đến một nhóm nhỏ thính giả quan tâm tại một hội nghị hay hội
thảo.
 Mục tiêu của thuyết trình cần phải thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng và chính xác các

vấn đề liên quan.
 Thuyết trình nhằm thơng báo, giải thích, thuyết phục hay trình bày một quan điểm và sau
đó là phần trả lời các câu hỏi của thính giả.
 Cứ mỗi lần thuyết trình, ngƣời thuyết trình phải có can đảm và bản lĩnh vƣợt qua đƣợc
nổi sợ hãi, mà ngay cả những nhà quản lý có kinh nghiệm cũng khơng tránh khỏi tâm
trạng lo lắng trƣớc buổi thuyết trình.
 Thuyết trình là một nghệ thuật, ngƣời thuyết trình đƣợc ví nhƣ là một nghệ sĩ hay diễn
viên đứng trƣớc công chúng.
 Các nhà diễn thuyết nổi tiếng không nhờ vào bản năng trời phú, mà do họ đƣợc đào tạo
bài bản và trải qua quá trình khổ luyện.
 Thuyết trình là một kỹ năng đƣợc phát triển thông qua kinh nghiệm và đào tạo.
 Nhƣ vậy, mục tiêu của thuyết trình khơng chỉ là trình bày một chủ đề, đƣa một hình ảnh
hay giới thiệu một đoạn phim, mà còn cung cấp cho khán giả một kinh nghiệm để nhớ.
1> Các thể loại thuyết trình phổ biến trong thực tế:
1.1 Thuyết trình trong kinh doanh:


Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm



Giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới



Bắt đầu một chƣơng trình đào tạo
3




Trình bày một kế hoạch kinh doanh mới



Đề xuất một chiến lƣợc Marketing



Giới thiệu một phát minh kỹ thuật mới hay máy móc thiết bị mới
1.2 Thuyết trình trong nghiên cứu khoa học



Báo cáo kết quả nghiên cứu



Báo cáo đề tài hay luận văn tốt nghiệp



Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học kỹ thuật

2> Lợi ích của việc học kỹ năng thuyết trình
Rõ ràng thuyết trình là một cơng cụ giao tiếp hiệu quả. Thuyết trình đóng vai trị to lớn
trong sự thành công của mỗi cá nhân. Thuyết trình nhƣ một nghề có thể tạo thu nhập cao nếu bạn
có thể trở thành nhà diễn thuyết chuyên nghiệp. Khi bạn có nhiều kinh nghiệm thuyết trình sẽ
giúp bạn ít sợ hãi, tự tin hơn và đôi lúc cảm thấy thích thú và vui vẻ hơn khi đƣợc diễn thuyết.
Bạn sẽ học đƣợc cách nói trƣớc đám đơng. Học đƣợc những kỹ năng giao tiếp trong đối

thoại. Bạn có thể áp dụng chúng khi xin việc và trả lời phỏng vấn. Có cơ hội thực hành và tích
lũy kinh nghiệm. Đặc biệt giúp bạn rất nhiều trong việc báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học và
bảo vệ luận văn tốt nghiệp. Có thêm tự tin trong giao tiếp hàng ngày một cách chuyên nghiệp
hơn. Đặc biệt là khi bạn đảm nhiệm vai trò ngƣời thƣơng thuyết hay đàm phán kinh doanh.
Để thuyết trình thành cơng bạn cịn phải học và rèn luyện nhiều kỹ năng hỗ trợ khác nhƣ
giọng nói, phong cách, ngơn ngữ cơ thể và tính tổ chức khoa học.
3> Các vấn đề thường gặp khi thuyết trình
Phần lớn chúng ta đều trải qua một lần hoặc nhiều lần thiếu bản lĩnh khi thuyết trình.
Trong khi diễn thuyết thì chúng ta có tâm trạng hoảng sợ, tốt mồ hơi, có tƣ duy trống rỗng, và
nói giọng run rẩy. Các cảm giác khác thƣờng gặp khi thuyết trình nhƣ miệng khơ, chân run, dạ
dày nơn nao, tim đập mạnh và nhanh.
Những nỗi lo âu và sợ hãi nói trƣớc đám đơng thƣờng thấy ở nhiều ngƣời trong số chúng
ta. Chính vì vậy khi thuyết trình, ngƣời nói thƣờng có biểu hiện nhƣ: Tránh né nhìn thẳng vào
khán giả, che miệng khi nói, di chuyển quá nhiều hay chà xát hai bàn tay, tạo tiếng động nhỏ do
tâm trạng lo lắng, cầm bút hay vật dụng…
4> Các vấn đề khi trình bày số liệu hay biểu đồ
Khi trinh bày số liệu hay biểu đồ cần lƣu ý:
4




Dữ liệu không ghi nguồn.



Dữ liệu lấy từ nguồn thiếu độ tin cậy.



Các biểu đồ không rõ ràng thiếu diễn giải.



Các bảng biểu quá nhiều thông số không cần thiết làm cho ngƣời xem khó nhìn thấy.



Trình bày số liệu hay kết quả nghiên cứu từ số liệu không tập trung làm cho ngƣời nghe
không biết vấn đề nào là quan trọng.

5> Nhận dạng bài thuyết trình hay
Bài thuyết trình hấp dẫn có thể nhận dạng thơng qua các đặc điểm sau: i> phù hợp với đối
tƣợng thính giả; ii> có mục tiêu rõ rang; iii> có cấu trúc logic và nhất quán; iv> sử dụng ngôn từ
và phi ngôn từ phù hợp; v> phân bổ thời gian hợp lý. Sau đây chúng ta sẽ đi vào nội dung chi tiết
của từng đặc điểm.
5.1 Phù hợp với đối tƣợng
i> Phân tích đối tƣợng thính giả
Trƣớc hết bạn phải đánh giá đƣợc năng lực của bản thân. Sau đó tìm hiểu nhu cầu ngƣời
nghe. Ƣớc lƣợng bao nhiêu ngƣời sẽ tham dự. Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì? Thính giả
có những khác biệt về văn hóa không?
ii> Thu thập thông tin và đánh giá đối tƣợng khán giả
Cần thu thập thu tin và đánh giá đối tƣợng khán giả theo các tiêu chí sau: Đặc điểm tâm
lý ngƣời nghe. Suy đoán những mong đợi của khán giả. Vì sao họ đến với buổi thuyết trình. Thái
độ, giá trị và niềm tin của họ là gì? Thính giả có những khác biệt về văn hóa khơng? Tuổi, giới
tính, trình độ văn hóa, tơn giáo. Họ có thơng hiểu về chủ đề của buổi thuyết trình khơng? Họ
muốn biết vấn đề nào?
5.2 Mục tiêu buổi thuyết trình
Bạn phải trả lời các câu hỏi chủ yếu sau: Lý do của buổi thuyết trình là gì? Tại sao bạn
thực hiện buổi thuyết trình? Thời gian trình bày đƣợc xác định bao lâu? Không gian và địa điểm

tổ chức ở đâu?.
Mục tiêu cụ thể bài thuyết trình muốn đề cập. Ví dụ nhƣ cung cấp thông tin để kêu gọi
đầu tƣ, báo cáo kết quả nghiên cứu hay giải trí.
Mục tiêu bài diễn thuyết là trình bày dự án tiền khả thi hay kế hoạch kinh doanh để nhận
đƣợc ý kiến đóng góp từ ngƣời nghe.

5


Bài thuyết trình mang lại cho khán giả những thơng tin bổ ích gì?
5.3 Có cấu trúc logic và nhất quán
Bài thuyết trình cần trình bày 3 phần cốt lõi bao gồm phần mở đầu, thân bài và kết luận.
i> Phần giới thiệu
Tự giới thiệu về bạn.Vài câu hỏi xã giao để kiểm chứng lại thông tin mà bạn đã tìm
hiểu về khán giả có đúng khơng. Giới thiệu các phần chính của bài thuyết trình và thơng báo thời
gian buổi thuyết trình, thời gian nghỉ giải lao nếu buổi thuyết trình kéo dài hơn 2 giờ. Ngồi ra,
phƣơng thức tiến hành cũng cần nhắc đến.

ii> Phần nội dung chính
Là phần quan trọng nhất. Cần tập trung vào giải quyết các vấn đề để đạt mục tiêu của
buổi thuyết trình. Nếu bài thuyết trình có cung cấp thơng tin dƣới hình thức sự kiện thì các sự
kiện phải đƣợc liệt kê theo thời gian. Nếu bài thuyết trình có liên quan đến việc thuyết phục
ngƣời nghe ủng hộ một quan điểm hay quyết định thì cần phải phân tích đƣợc cả các ƣu khuyết
điểm của quyết định đó. Trong đó chỉ ra đƣợc tính ƣu việt của nó.
Nếu bài thuyết trình liên quan đến đề tài nghiên cứu khoa học thì phải chỉ ra đƣợc cái mới
trong nghiên cứu. Cần chuẩn bị tâm lý sẵn sàng ứng phó với những câu hỏi bất ngờ trong lúc
diễn thuyết.

iii> Phần kết luận
Cần nêu bật đƣợc những điểm chính của bài diễn thuyết. Những kiến nghị hay hạn chế

mà bài diễn thuyết chƣa đề cập hết. Kết luận thật ngắn gọn và súc tích. Cuối cùng đừng qn nói
lời cảm ơn chân thành đối với khán giả.
6> Sử dụng ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp
Ngôn từ sử dụng nên chọn theo hƣớng tích cực, khích lệ ngƣời nghe. Tránh dùng những
từ diễn tả sự bi quan hay ủy mị. Chọn từ ngữ thích hợp và kiểm tra cẩn thận mức độ rõ nghĩa của
từ dùng để diễn giải. Nếu dùng thuật ngữ cần có định nghĩa rõ ràng để tránh sự hiểu lầm. Nhớ
rằng ngơn ngữ viết và nói khơng phải lúc nào cũng tƣơng đồng. Không nên viết quá nhiều từ
trong một slide. Hãy thực hành chuỗi tự thuật nhiều lần để tìm ngơn từ và bày tỏ cảm xúc thích
hợp (thể hiện chức năng của ngƣời diễn viên trƣớc ống kính). Ngơn ngữ cơ thể và hình ảnh minh
họa khơng thể khơng quan tâm khi thuyết trình.
7> Chuỗi tự thuật

6


Suy tư

Cảm xúc

Cử
chỉ/Hành
động

Kết quả/tác
động

Trong thực tế, do nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan mà dẫn đến kết quà tự thuật
tiêu cực: Nản lịng hay có khuynh hƣớng đầu hàng. Làm nản lòng ngƣời khác. Mong đợi kết quả
thất bại ê chề. Phản ứng lại quá mức hay mất cân bằng.
Để khắc phục những tự thuật tiêu cực trên, các bạn cần phải có ý trí mạnh mẽ thơng qua

các hành động: có nhận thức và phấn đấu vƣợt qua thách thức, phát huy đƣợc khả năng phân tích
và dự báo, thay thế ngôn từ và học kỹ năng bài tỏ cảm xúc. Ngoài ra, thực hành nhiều lần là rất
quan trọng để thấy nhiều yếu kém và tìm giải pháp khắc phục.
8> Hiệu quả của người có kỹ năng thuyết trình
Ngƣời có trang bị tốt kỹ năng thuyết trình sẽ tạo sự tín nhiệm, có quyền uy, thể hiện sự
nhiệt tình, có khả năng tạo sự thƣ giãn, có tính năng động và tạo đƣợc sự sơi nổi hào hứng cho
ngƣời nghe
9> Ngôn ngữ cơ thể: những công ích
Ngơn ngữ cơ thể sẽ giúp cho ngƣời thuyết trình: tạo sự tín nhiệm cho ngƣời diễn thuyết.
Tạo đƣợc sự chú ý của khán giả. Giảm đƣợc sự lo âu. Cử chỉ hỗ trợ cho lời nói.Giảm đi sự phân
tâm đối với ngƣời nghe.

7


Những yếu tố hình dáng bên ngồi: dáng điệu và tƣ thế đứng, tƣ thế di chuyển, cử động
của đôi bàn tay và điệu bộ, biểu lộ cảm xúc qua nét mặt, giao tiếp bằng mắt. Quan sát hiệu quả sẽ
giúp ngƣời thuyết trình hiểu đƣợc tâm trạng của ngƣời nghe.

Nguồn: Allan Pease, Body language
37

Fig.165: Cử chỉ cởi mở, không có sự đe dọa.
Fig. 166: Cử chỉ tiêu cực-biểu hiện sự gian dối

Fig. 167: Cử chỉ không rõ ràng, thái độ cịn hồi nghi.
Nguồn: Allan Pease, Body language

38

8


10>

Giọng nói

Điều chỉnh âm lƣợng và tốc độ nói hợp lý sẽ tạo sự phấn khởi cho ngƣời nghe. Cần nói
mạnh lạc và rõ rang. Bạn cũng cần lƣu ý sự ngắt giọng. Ngƣời nghe chỉ nghe đƣợc rõ khi ngƣời
nói ngƣng.
11> Hình ảnh minh họa
i>
Vì sao cần dùng hình ảnh minh họa


43% nhân loại thƣờng dễ bị thuyết phục



Hình ảnh minh họa giúp cho việc thuyết trình quan điểm của bạn dễ hiểu hơn



Hình ảnh dễ gợi nhớ - 85% thơng tin chúng ta học đƣợc từ hình ảnh.



Một bức tranh có giá trị bằng 8 phút nói



Các hình ảnh là những gì bạn lƣu lại cơ đọng nhất

ii>

Phƣơng tiện trợ giúp có thể bao gồm

Các phƣơng tiện trợ giúp hữu hiệu khác cũng rất quan trọng cho bài diễn thuyết thành công:
Biểu đồ; Sử dụng Power point; Sử dụng slides; Đoạn Video; Ảnh chụp, bức hoạ hay đồ họa.

iii>

Làm sao tạo hình ảnh hiệu quả

Khơng đƣợc phép có quá 6 dòng trong 1 slide. Các slide nên đƣợc thiết kế đơn giản.
Màu sắc hài hòa kết hợp với in đậm những điểm quan trọng. Nên trình bày 1 ý tƣởng trong 1
slide. Tránh hình ảnh có thể gây xung đột về văn hóa, phong tục và tơn giáo.
iv>

Hƣớng dẫn về phƣơng tiện hỗ trợ

Đảm bảo tất cả mọi khán giả có thể thấy. Diễn giải rõ ràng từng slide hay từng ảnh. Làm
hình ảnh Phóng to và Đơn giản. Thiết kế Màu sắc hài hòa và dễ bắt mắt. Tầm quan trọng của
việc Phối Màu Nội dung quan trọng cần đƣợc phân biệt bằng màu sắc khác biệt. Hình ảnh với
màu sắc hài hịa dẫn đến gây cảm xúc phấn khích từ khán giả. Màu sắc từ hình ảnh giúp khán giả
dễ hiểu và lƣu lại hình ảnh lâu hơn. Khi thiết kế slide cần quan tâm đến việc chọn màu sao cho:
Màu nền và chữ phải dễ đọc; Màu trên các biểu đồ thể hiện tự tƣơng phản; Lƣu ý về độ phân giải
của Projector; và có thể dùng màu nền đậm và chữ nhạt hay ngƣợc lại.
v>

Làm sao sử dụng hình ảnh hiệu quả

9


Nên sử dụng nguyên tắc 4Ts (Turn, Touch, Turn-back, Talk). Khơng bao giờ đứng trƣớc
những gì bạn muốn trình bày. Để khán giả có đủ thời gian đọc slides. Rõ ràng thay vì đánh đố
12>

Phân bổ thời gian hợp lý

Phân bổ thời gian hợp lý giữa các phần của bài thuyết trình. Bạn phải dự trù thời gian bị
gián đoạn do những câu hỏi từ phía khán giả trong lúc trình bày. Bạn phải làm sao hồn thành
phần kết luận trƣớc thời gian dự trù. Tránh hiện tƣợng khán giả ra về trƣớc khi chúng ta xong
phần kết luận.
i>

Thời gian thuyết trình

Bạn phải biết thời gian cho phép là bao nhiêu. Xác định tổng thời gian cần trình bày. Đặc
biệt cần lƣu ý thời gian để trả lời các câu hỏi. Ví dụ nếu bạn đƣợc phép trình bày 30 phút thì cách
bố trí thời gian nhƣ sau
 5 phút cho phần mở đầu
 20-21 phút cho phần thân bài
 2-3 phút cho phần kết luận.
 5 phút dành cho phần câu hỏi và trả lời.
Lƣu ý: thông thƣờng để trình bày một slide sẽ cần từ 1-2 phút.

10

Chương II: CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH
Để chuẩn bị một bài diễn thuyết hiệu quả, chúng ta cần làm các công việc cụ thể sau: xác
định rõ vấn đề, chuẩn bị nội dung thuyết trình, chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình, luyện tập
thuyết trình.
1> Xác định rõ vấn đề
1.1 Chủ đề của bài thuyết trình
Mục tiêu của buổi thuyết trình cần đƣợc xác định rõ. Tự hỏi vì sao có buổi thuyết trình?
Nội dung chủ yếu là gì? Thái độ tích cực, nhiệt tình và lơi cuốn. Ví dụ nhƣ truyền đạt thông tin;
thuyết phục ngƣời nghe; bài giảng trên lớp hay báo cáo chuyên đề.
Việc truyền tải thông điệp của bạn phải dễ nhớ và dễ hiểu. Một ngƣời bình thƣờng có
khả năng tập trung thời gian ngắn. Vì vậy, nhiệm vụ của bạn làm sao ngƣời nghe tập trung đủ lâu
để hiểu đƣợc nội dung của bài thuyết trình. Khi mục tiêu đã đƣợc xác định thì cần phải tập trung
suy nghĩ về nó để làm sao thực hiện bài diễn thuyết hấp dẫn, không lãng phí thời gian của mọi
ngƣời. Trình bày đúng, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.
Ví dụ để giới thiệu sản phẩm mới cần giới thiệu sản phẩm mới một có tính vƣợt trội và
hấp dẫn. Những lợi ích mà sản phẩm mới mang lại cho khách hàng. Giải thích tại sao khách hàng
muốn mua nó.
1.2 Tìm hiểu khán giả
Cố gắng tìm hiểu ai sẽ tham dự vào buổi thuyết trình của bạn. Có bao nhiêu ngƣời sẽ
tham dự. Đánh giá mức độ hiểu biết của ngƣời nghe về chủ đề thuyết trình. Các khía cạnh về
nhân chủng học của thính giả ví dụ nhƣ độ tuổi, giới tính, trình độ, v.v. Ngồi ra, chúng ta cần
tìm thơng tin để trả lời các câu hỏi: Tại sao ngƣời nghe có mặt? Khán giả cần thơng tin gì?
Ngƣời nghe mong đợi điều gì từ bài thuyết trình? Làm thế nào bạn có thể truyền đạt đƣợc thơng
tin phù hợp với mong đợi của thính giả?
Cần quan sát thái độ của khán giả biểu hiện nhƣ thế nào trƣớc, trong lúc và sau khi nghe
bài điễn thuyết. Nên hiểu thêm giá trị về niềm tin và tôn giáo của khán giả. Đồng thời nghiên cứu
những nhân tố có thể làm phấn khích ngƣời nghe.
1.3 Địa điểm, không gian và thời gian của bài thuyết trình
Bạn phải biết rõ địa điểm nơi thuyết trình để xác định phƣơng tiện đi đến đó. Nơi tổ chức

là hội trƣờng, phịng họp nhỏ, hay ngồi trời và môi trƣờng xung quanh. Xác định thời gian dự
kiến của buổi thuyết trình: thời gian báo cáo chính, thời gian giải lao (nếu có), thời gian bị ngừng
do giải đáp thắc mắc của khán giả, và thời gian thảo luận.
11


1.4 Những nhân tố ảnh hƣởng đến kỹ năng thuyết trình
i>Sự tự tin: Thực tập thƣờng xuyên sẽ giúp gia tăng sự tự tin. Chuẩn bị sẵn sàng trả lời
những câu hỏi. Ghi âm hay quay phim lại trong quá trình thực tập và hồn thiện những
sai sót.
ii>

Khả năng giao tiếp với khán giả

Khả năng giao tiếp có thể phát triển bằng cách:
 Giới thiệu bạn với khán giả
 Duy trì tốt giao tiếp qua ánh mắt
 Cố gắng nhớ đƣợc tên khán giả
 Giảm thiểu những rào cản về tâm sinh lý
 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể chuẩn mực
 Làm sao để khán giả tin cậy bạn
iii>

Sự tín nhiệm

Sự tín nhiệm phụ thuộc vào cách cƣ xử đúng mực, khả năng hay năng lực, độ tin cậy về
nguồn thơng tin bạn cung cấp. Nhìn chung, sự tín nhiệm phụ thuộc vào những gì bạn trình bày
làm khán giả tin tƣởng.
iv>

Tâm trạng quá lo âu

Để giảm tâm trạng quá lo âu, bạn cần
Tạo t m

thoải mái:

 Tránh bực dọc trƣớc khi thuyết trình
 Mở đầu bằng lời chào
 Sẵn sàng ứng phó với những sự cố bất ngờ.
Giảm ớt sự hồi hộp:
 Chuẩn bị phƣơng án dự phịng
 Hít thở thật sâu và đều
 Hơi thở và giọng nói: tập hít thở điều hịa.
 Đừng sợ hãi khán giả-ngƣời nghe chính là bạn.
12


v>

Tính chuyên nghiệp

Thể hiện tác phong chuyên nghiệp bằng cách: thực tập thƣờng xuyên, học hỏi kinh
nghiệm từ các nhà diễn thuyết nổi tiếng, lắng nghe những nhận xét từ khán giả, bạn bè, và ngƣời
thân, khắc phục dần các khuyết điểm và phát huy những ƣu điểm.
Tính năng động

vi>

Hãy thể hiện sự năng động của bạn thông qua cử chỉ và ngôn từ nhằm lôi cuốn khán giả

ủng hộ bạn. Khán giả sẽ đáp lại một cách tích cực nếu bài diễn thuyết thân thiện và mang tính
nhân bản cao.
vii>

Tâm lý dễ bị tổn thƣơng hay dễ bị bốc đồng

Bạn cần chuẩn bị tâm lý ổn định. Kiên nhẫn là một trong những yếu tố rất quan trọng
giúp thuyết trình thành cơng. Bạn nên học tính khiêm nhƣờng và phải hết sức bình tĩnh trƣớc
những câu hỏi hóc búa và cũng cố gắng bình tĩnh trƣớc những cử chỉ hay hành động quá khích từ
khán giả.

2. Phương tiện cần sử dụng cho bài diễn thuyết
Phƣơng tiện phục dụ cho cơng việc thuyết trình chủ yếu gồm: PowerPoint; Projector; Hệ
thống âm thanh; Phịng hội nghị hay sân khấu ngồi trời; Hệ thống ánh sáng và chỗ ngồi.
i>

Trình bày PowerPoint

Việc sử dụng PowerPoint rất thuận tiện của viết thiết kế slidle. Vài điềm cần lƣu ý khi
thiết kế: Màu sắc: hài hịa, dễ nhìn, đồng nhất. Nền lạt, chữ đậm (ví dụ: nền trắng chữ xanh) hay
Nền đậm, chữ nhạt vd: nền xanh, chữ vàng), Kiểu chữ: Font Arial, Tahoma, Times New Roman
và nên dùng font chữ c 28-30.
Nội dung trong slide: Sử dụng tiêu đề cho từng slide, không nên ghi quá nhiều từ và
Dùng bullets cho các ý, không nên sử dụng nhiêu màu sắc làm mất tập trung và rất khó đọc.
Ngồi ra, tránh dùng nhiều font chữ khác nhau trên một bài thuyết trình làm khán giả sẽ rất khó
đọc. Các font chữ lạ thƣờng khó nhận ra. Đặc biệt là các font chữ nhƣ chúng ta thƣờng viết tay.
Dùng hình ảnh minh họa đúng lúc để bài thuyết trình thêm sinh động.
Hiệu ứng: Đơn giản-Một kiểu slide (template) từ đầu đến cuối. Không sử dụng các hiệu
ứng gây rối mắt. Không dùng nhiều hiệu ứng trên 1 slide hoặc trong tồn bài trình bày.
Số slide: bạn nên cân nhắc thời gian cho phép để có thể thiết kế số lƣợng slides phù hợp

cho bài thuyết trình. Lƣu ý, thơng thƣờng một slide sẽ trình bày mất khoàng 1-2 phút.

13


Biểu đồ và bảng tính: cần lƣu ý chữ khơng q nhỏ, Màu sắc hài hịa. Khơng q 5 màu
đối với biểu đồ. Dùng biểu đồ để minh họa thêm (nếu có thể). Sau khi xong phần nội dung và số
lƣợng slide cần thiết, bạn nên chạy thử các slide nhiều lần
Công tác chuẩn bị khác nhƣ: Đến sớm trƣớc 15 -20 phút. Tải file cần trình bày lên máy.
Nhớ backup dữ liệu, Làm quen với phòng, ánh sáng..v.v. để có thể tự xử lý phịng khi có sự cố
về kỹ thuật.
ii>

Projector

Nhớ rằng chất lƣợng của slides còn phụ thuộc:
 Kích thƣớc của màn hình
 Khoảng cách của ngƣời nghe so với màn chiếu
 Chất lƣợng của máy chiếu

iii>

nh sáng trong phòng.
Hệ thống âm thanh

Bạn cũng chuẩn bị tinh thần thuyết trình khơng có micro nếu trƣờng hợp chất lƣợng âm
thanh quá kém. Trong những phòng hội nghị hay sân khấu đạt tiêu chuẩn thì microphone thƣờng
thiết kế trên bục giảng. Nhƣ vậy, sẽ hạn chế việc đi lại của bạn. Ngồi ra, microphone khơng dây
càng trở nên phổ biến do đó sẽ giúp việc thuyết trình thuận lợi hơn. Cần kiểm tra cẩn thận mức
độ âm thanh, echoes,…

iv>

Địa điểm thuyết trình

Bạn cũng phải chuẩn bị phƣơng án thuyết trình thích ứng với điều thực tế. Ví dụ thuyết
trình trong hội trƣờng khác với ngoài trời. Đối tƣợng khán giả cũng sẽ khác nhau tùy theo địa
điểm tổ chức.
v>

Hệ thống ánh sáng

Bạn phải cẩn thận chọn vị trí đứng tránh ánh sáng chiếu thẳng vào mặt . Ngoài ra nếu để
ánh sáng chiếu thẳng vào màn hình cũng sẽ làm cho khán giả khó nhìn. Cố gắng chọn vị trí
thuyết trình xa cửa ra vào.
Sắp xếp chỗ ngồi
Chỗ ngồi cần đƣợc sắp xếp ngăn nắp và khoa học. Chỗ ngồi dành cho ngƣời đến trễ để họ
không gây gián đoạn buổi thuyết trình. Khoảng cách giữa các chỗ ngồi đủ rộng để việc đi lại
thuận tiện. Đảm bảo mọi khán giả đều có thể nhìn thấy màn hình và ngƣời thuyết trình.

14


3. Chuẩn bị nội dung thuyết trình
Có 3 nội dung chính mà bạn cần chuẩn bị:
i>

Nội dung phần giới thiệu

Kế hoạch cho buổi thuyết trình. Dự kiến thời gian hồn thành . Giới thiệu những điểm
quan trọng trong bài thuyết trình: Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề sẽ trình bày. Mở

đầu gián tiếp: đƣa một luận đề nào đó rồi dẫn dắt ngƣời nghe đến với chủ đề chính.
ii>

Nội dung chính

Đây là phần cung cấp cho khán giả những thông tin quan trọng. Đáp ứng yêu cầu của khán
giả. Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề mới phát hiện.Ngƣời nghe hiểu
đƣợc vấn đề và mục đích của bài thuyết trình.
iii>

Phần kết luận

Tóm tắt những điểm chính. Kết bằng nhận xét ngắn gọn và súc tích Nếu bài thuyết trình
là báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học thì nên nêu bật đƣợc những khám phát mới. Cần chỉ ra
những hạn chế của đề tài nếu có hƣớng nghiên cứu phát triển trong tƣơng lai. Cuối cùng là không
quên cám ơn khán giả và bày tỏ cử chỉ thân mật.
4. Chuẩn bị điều kiện cho buổi thuyết trình
i>
Địa điểm
Bạn cần biết rõ địa điểm tổ chức để có kế hoạch chuẩn bị và chọn phƣơng tiện đến đó. Nếu
địa điểm tổ chức ở quá xa nhà bạn, bạn cần đến đó trƣớc một ngày. Nên tham quan địa điểm
tổ chức ít nhất một lần trƣớc khi thuyết trình chính thức. Nếu điều kiện cho phép, bạn nên tập
luyện một lần tại nơi tổ chức để làm quen với các trang thiết bị và phòng hội nghị hay sân
khấu.
ii>

Chuẩn bị phƣơng tiện

Bạn cần chuẩn bị: mang tài liệu có liên quan, nhớ backup data sang USB, thử và kiểm tra
hệ thống máy chiếu đa phƣơng tiện, hệ thống âm thanh và ánh sang. Bạn phải làm quen với các

trang thiết bị và chọn vị trí đứng thích hợp khi thuyết trình.
iii>

Trang phục

Hình dáng bên ngồi rất quan trọng chính vì thế mà trang phục gọn gàng, quần áo vừa
vặn. Nên mặc theo phong cách của thƣơng gia. Khi thuyết trình nên đứng thẳng và mắt ln nhìn
về khán giả.

15


Chương III: Thực Hiện Bài Thuyết Trình
Thực hiện bài thuyết trình bao gơm các phần: giới thiệu, triển khai các vấn đề, kết thúc và
đánh giá kết quả.
1> Phần giới thiệu
1.1 Lời chào
Chào đón khán giả là biểu hiện đầu tiên tạo cảm giác cởi mở và thân thiện. Việc chào đón
có thể diễn ra trƣớc lúc thuyết trình bằng cách bắt tay, với những câu hỏi xã giao. Đây cũng là
dịp tốt để thăm dị thơng tin về khán giả. Đặc biệt, Không bao giờ mở đầu bằng một lời xin lỗi
Bạn nên gây sự chú ý bằng một thông báo hay thống kê làm cho ngƣời nghe ngạc nhiên,
hãy tạo khơng khí sinh động pha chút hài hƣớc và thuật lại câu chuyện có liên quan . Nên bắt đầu
bằng những minh họa cụ thể

1.2 Giới thiệu bản thân
Nên chuẩn bị soạn thảo một đoạn ngắn giới thiệu về bạn (khoảng 500 từ) nói về năng lực
của bạn, trình độ, kinh nghiệm làm việc và chun mơn. Những điều bạn quan tâm và những
định hƣớng trong tƣơng lai. Cố gắng tạo sự cảm thông và cầu nối giữa bạn và khán giả.
1.3 Thông điệp
Tạo thông điệp của buổi thuyết trình đƣợc truyền đi đến từng khán giả. Thơng điệp

hƣớng đến nội tâm bằng cách làm cho khán giả phản hồi lại, suy tƣ và so sánh. Thông điệp
hƣớng đến ngoại cảnh bằng cách làm cho khán giả tranh luận, tìm tịi hay thực thi những hành
động cụ thể. Cần giải mã thông điệp phù hợp với đối tƣợng khán giả.
Trong lúc truyền tải thông điệp nên áp dụng nguyên tắc K.I.S.S (Keep It Short & Simple)
1.4 Lời cám ơn
Lời cảm ơn là cách bày tỏ sự trân trọng của bạn đến khán giả tham dự buổi thuyết trình.
Đừng quên cảm ơn các thành viên trợ giúp, nhà tài trợ (nếu có) và những khách mời quan trọng.
1.5 Phƣơng pháp gây ấn tƣợng
Không ngừng ngại đƣa ra một tiêu đề nổi bật gây sự chú ý của khán giả. Tiêu đề gây ấn
tƣợng sẽ bắt đầu cho việc thuyết trình của bạn đƣợc trơi chảy hơn. Ví dụ về tiêu đề gây ấn tƣợng
nhƣ các mẫu slogan hay câu chăm ngôn.
16


2. Triển khai các vấn đề thuyết trình
i> Theo dõi phản ứng khán giả
Bài diễn thuyết đƣợc thiết kế trên Power Point không phải lúc nào cũng tối ƣu. Việc thiết
kế sinh động giúp khán giả tập trung nhiều hơn. Tuy nhiên nếu ngƣời thuyết trình khơng làm
ngƣời nghe hƣng phấn và tập trung, thì PowerPoint slides sẽ làm cho ngƣời xem nhàm chán và là
liều thuốc ngủ tốt.
ii> Chọn lọc thơng tin thích hợp tùy theo phản ứng của khán giả
Sau khi quan sát nhận thấy khán giả không mấy quan tâm phần bạn đang trình bày. Bạn
nên có những chiến thuật thay đổi thích hợp. Một câu chuyện vui làm cho mọi ngƣời tỉnh giấc.
Nhanh chóng chuyển sang nội dung khác. Âm lƣợng cần nâng lên cao hơn. Cử chỉ ngôn ngữ cơ
thể phải thay đổi tạo sự phấn khởi
iii> Kiểm soát thời gian
Đây là nhân tố rất quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Nếu bạn
khơng kiểm sốt đƣợc thời gian sẽ dẫn đến hiện tƣợng khán giả ra về mà bạn chƣa hồn thành
bài diễn thuyết. Để kiểm sốt thời gian chính xác khơng có cách nào tốt hơn là phải thực tập
nhiều lần trƣớc khi thuyết trình chính thức.

Thực hành cá nhân - chọn một nơi riêng để tập nói. Ghi âm và nghe lại nhiều lần. Nếu
thuyết trình bằng ngơn ngữ thứ hai, thì việc tập luyện sẽ khó khăn gấp bội.
iv> Tạo sự logic trong bài thuyết trình
Các sự kiện nên trình bày theo thứ tự thời gian. Các nội dung liên quan nên liên kết thành
nhóm theo trình tự logic nhất định. Để ngƣời nghe đồng ý hay ủng hộ quan điểm của bạn, bạn
phải lập luận chặt chẽ và bảo vệ đƣợc quan điểm đó trên luận cứ khoa học khách quan. Tránh
đƣa ra những nhận xét chủ quan, thiếu cơ sở để bảo vệ quan điểm của mình.
v> Tóm lƣợc nội dung từng phần và chuyển ý
Sau khi trình bày xong một nội dung quan trọng của bài diễn thuyết, bạn nên tóm tắt lại
trƣớc khi chuyển sang nội dung khác. Các nội dung sau khi đã đƣợc liên kết theo trình tự nhất
định, thì việc chuyển tiếp nội dung sẽ làm nổi bật tính logic của bài thuyết trình.
3. Kết thúc buổi thuyết trình
i> Kết thúc thông điệp và mở ra suy nghĩ mới.
Chuẩn bị kết thúc: tóm lƣợc ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình. Kết
thúc mạnh mẽ và ấn tƣợng: tóm lƣợc tồn bộ bài thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu. Đánh thức khán
giả.
17


ii> Cảm ơn sự lắng nghe.
Sau phần kết luận mọi ngƣời vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cƣời và đừng quên cám ơn ngƣời
đến dự.
iii> Trả lời câu hỏi
Phần hỏi-đáp quan trọng khơng kém phần thuyết trình. Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết
trình và thơng tin liên quan sẽ giúp bạn lƣờng trƣớc các vấn đề đƣợc hỏi. Hầu hết câu hỏi đều có
mục đích chung. Bình tĩnh suy nghĩ trƣớc khi trả lời, không nên căng thẳng quá, với câu trả lời
đơn giản, suy nghĩ không quá 10 giây, câu phức tạp không quá 1 phút
Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực. Lắng nghe cẩn thận. Nên trả lời từng câu một. Nếu
cần, có thể đề nghị ngƣời hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. Hƣớng câu trả lời tới tồn bộ khán giả. Kiểm
sốt thời gian trả lời

Nên diễn giải lại câu hỏi để ngƣời khác có thể nghe rõ và kiểm tra lại bạn có hiểu đúng ý
của câu hỏi. Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi ngay, bạn nên khẳng định đây là câu hỏi rất là
thú vị nó địi hỏi nhiều thời gian để nghiên cứu nghiêm túc mới có thể trả lời chính xác đƣợc
iv> Đánh giá kết quả
Đối với diễn giả: Khả năng tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả. Bạn có tự tin kiểm sốt
đƣợc mọi thứ khơng? Bạn có nhất qn và theo 1 mục tiêu chính khơng? Bạn có hài lịng với
thơng điệp mở đầu và kết thúc khơng? Bạn có hài lịng với kết quả khơng?
Đối với thính giả: Bạn có tránh đƣợc sự sai lầm ngớ ngẩn nào khơng. Kỳ vọng của khán
giả có đáp ứng đƣợc khơng? Bạn có nhận đƣợc phản hồi của thính giả khơng? Bạn có chắc chắn
rằng khán giả hiểu thông điệp của bạn không?
Đánh giá chung buổi thuyết trình: Việc đánh giá từng hạng mục dựa trên cơ sở: Kém, Đạt
yêu cầu, Tốt, và Xuất sắc.
a.Tính hệ thống: Công tác tổ chức chung; phần giới thiệu; phần kết thúc; cách liên kết các phần;
mức độ liên quan đến chủ đề; thời gian hợp lý; mức độ trình bày (khó,vừa,dễ).
b. Phong cách: Tiếp xúc cử tọa; sự tự tin;và mức độ hấp dẫn.
c. Ngôn ngữ cơ thể: Tƣ thế đứng; Sử dụng tay; Dùng mắt; Dùng chuyển động cơ thể; Biểu cảm
bằng nét mặt; và Hình dáng bên ngồi (cách ăn mặc,đầu tóc…)
d. Phƣơng tiện hỗ trợ: Số lƣợng slides; Thiết kế slides; Mức độ sử dụng thành thạo
Mức độ hỗ trợ cho bài thuyết trình
18


e. Nhận xét chung: nên có những câu nói tóm tắt lại phần chính và có nhận xét khái qt.
f. Thông điệp
 Mức độ rõ ràng và nhất quán của thơng điệp
 Mức độ lập luận có liên kết tốt không
 Mức độ cập nhật thông tin
 Hiệu quả của thông điệp

19

Chương IV: Nâng cao hiệu quả thuyết trình
Để có bài diễn thuyết thành cơng, các bạn cịn phải trang bị thêm cho mình những kỹ
năng bổ sung khác nhƣ: kỹ năng gây ấn tƣợng, trao đổi với khan giả và sử dụng khả năng thuyết
phục. Ngoài ra, việc diễn tập điệu bộ và cách biểu lộ ngơn ngữ hình thể và đồng thời kết hợp với
luyện giọng nói, hơi thở, âm điệu và âm thanh sẽ góp phần quan trọng cho buổi thuyết trình
thành cơng.
1> Kỹ năng g y ấn tượng
1.1 Kiểm soát sự lo lắng
Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng: Chuẩn bị khơng tốt bài thuyết trình; Kiến thức về
chủ đề thuyết trình bị hạn chế; Thể chất và tinh thần khơng tốt; Thính giả nhìn bạn chằm chằm;
Ngƣời nghe không tập trung chú ý.
Biểu hiện của sự lo lắng: Khuôn mặt trầm ngâm, không tƣơi vui; Giọng nói run và tim
đập mạnh; Đi đi, lại lại khơng rõ mục đích, đứng ngồi khơng n; Tốt mồ cơi, run tay, run chân,
giọng nói ngắt qng, thở mạnh; Tay vân vê một thứ gì đó nhƣ vạt áo, bút, tƣ trang…
Nhƣ vậy để kiểm soát sự loa lắng bạn nên: Chọn chủ đề bạn biết rõ; Đừng bao giờ học
thuộc bài nói; Lên kế hoạch sử dụng cơng cụ hỗ trợ; và Ổn định tâm lý.
Ngoài ra, kiểm sốt lo lắng thơng qua kiểm sốt phi ngơn ngữ: cơ thể di chuyển nhẹ
nhàng, hít thở đều và sâu, tạo sự thƣ giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm
càng tốt,và tập hít thở để điều hịa tốt hơi thở.
1.2 Sử dụng ngơn từ.
 Đối với khán giả là ngƣời cao tuổi: ngôn ngữ truyền tải địi hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và tính
thực tế cao, thể hiện tính trang nghiêm.
 Đối với đối tƣợng trẻ và trung tuổi : có sự linh hoạt, ngôn từ đặc trƣng về chuyên môn,
ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động.
 Đối tƣợng là nam giới: ngôn ngữ mạnh mẽ, tính logic cao
 Đối tƣợng là nữ giới: ngôn ngữ phải nhẹ nhàng, truyền cảm thể hiện sự gần gũi
 Đối tƣợng là ngƣời nƣớc ngoài: sử dụng phiên dịch, cần am hiểu văn hóa nƣớc sở tại
Ngơn từ nên sử dụng từ chính xác và rõ ràng, dùng từ quen thuộc. Hạn chế dùng từ trừu

tƣợng và hạn chế sử dụng ngôn ngữ hỗn tạp. Nếu cần sử dụng thuật ngữ chun mơn, nên có
định nghĩa rõ ràng. Sử dụng ngôn ngữ sinh động: từ tƣợng thanh, tƣợng hình. Sử dụng từ thích
hợp, phù hợp với hồn cảnh nói, khán giả, chủ đề.
20


Bạn cần lƣu ý sự khác biệt ngơn ngữ nói và ngơn ngữ viết. Ngƣời thuyết trình soạn thảo
bài diễn thuyết nhằm kiểm sốt nội dung trình bày. Ngơn ngữ viết đƣợc ngƣời thuyết trình viết ra
với chắt lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn. Ngƣời thuyết trình sử dụng kỹ năng nói để
truyền đạt, nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả
1.3 Kỹ năng nói
Giọng nói/âm lƣợng: Điều tiết tốt âm lƣợng trong buổi thuyết trình; Âm lƣợng lúc cao,
thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung); Ngẩng cao đầu khi nói;
Dừng giữa chừng-Nguyên tắc ngƣời nghe chỉ có thể nghe khi ngƣời nói ngừng
Cần tránh một số rào cản nhƣ nói ngọng, ừ ừ, à à. Tốc độ nói và âm lƣợng: Đừng nói to
quá hay nhỏ quá, nhanh quá hay chậm quá. Tránh nói đều đều dẫn đến dễ ru ngủ ngƣời nghe. Sử
dụng micro: cách miệng 20cm
1.4 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể đƣợc biểu lộ cụ thể qua: Giao tiếp bằng mắt; Biểu lộ khuôn mặt; Cử chỉ;
Dáng điệu, tƣ thế và phong thái; Di chuyển và Trang phục và hình thức bề ngồi
i>

Giao tiếp bằng mắt

Đơi mắt là cửa sổ của tầm hồn vì thế bạn phải thể hiện ánh mắt xã giao,ánh mắt thân
thiện. Đƣa mắt quan sát xung quanh phòng và tránh tập trung vào một điểm.
Đƣa mắt chú ý một thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên. Di chuyển ánh mắt
mình đến tất cả thính giả làm cho họ cảm thấy sự quan tâm. Đặc biệt, nên nở nụ cƣời đúng lúc.
Những điều cần tránh khi giao tiếp bằng mắt: ánh mắt rụt rè, nhút nhát. Chỉ nhìn tập
trung vào một phía nhóm thính giả. Nhìn tài liệu liên tục và chớp mắt hoặc giụi mắt liên tục.

ii>

Biểu lộ khuôn mặt

Bạn nên thể hiện khuôn mặt tự tin, thoải mái. Nét mặt vui tƣơi, phù hợp. Nên giữ gìn sức
khỏe tốt trƣớc 2- 3 ngày.
Những điều nên tránh: Khn mặt nhợt nhạt, lạnh tanh, cau có. Cau có khi thính giả
khơng hợp tác hay khơng tập trung chú ý. Khuôn mặt lo âu khi phải đối đầu với những câu hỏi
hóc búa
iii>

Cử chỉ

Cần tránh: Khơng nên nhún vai quá nhiều. Không nên lắc lƣ đầu quá nhiều. Vung tay
quá nhiều. Trỏ tay hoặc chắp tay sau lƣng. Không khoanh tay hay gãi đầu hoặc giụi mắt. Cầm
bút hoặc mân mê một thứ gì đó mà khơng có mục đích
21


iv>

Dáng điệu, tƣ thế và phong thái

Khi thuyết trình bạn nên đứng thẳng, hơi hƣớng về phía trƣớc tạo sự gần gũi, và cởi mở.
Đầu ở tƣ thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về phía khán giả. Lƣng và bụng thẳng tạo sự tự
nhiên.
Hai mũi bàn chân dứng hình chữ V, tạo thế đứng vững chắc. Hai tay buông xuống và lực
dồn đều về hai chân.
v>

Di chuyển

Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hƣớng ánh mắt vào những minh họa trên
bảng. Di chuyển đến khán giả thì khoảng cách lý tƣởng là 1 m. Di chuyển đến nhiều vị trí khác
nhau. Tránh di chuyển quá nhanh, liên tục hoặc đứng quá gần khán giả, tránh sự va chạm với
khán giả.
Tóm lại cách trình bày ngơn ngữ cơ thể
Tay: Đừng “múa”.
Cơ thể: Tránh đi lại nhiều.
Nét mặt: Khơng nên q nghiêm nghị.
Ánh mắt: Nhìn bao qt, tránh tập trung vào một điểm.
Nụ cười: Đúng lúc.
1.5 Trang phục và dáng bộ
Nhìn chung hình dáng bên ngồi thể hiện đƣợc sự chững chạc và tạo đƣợc sự tín nhiệm.
Những trang phục nên tránh:
 Trang phục lôi thôi, không thể hiện sự kính trọng
 Quá màu mè, nhiều hoa văn, diêm dúa, thiết kế nhiều chi tiết thừa
 Quá lạm dụng việc sử dụng nữ trang
 Đầu tóc gọn gàng
2> Trao đổi với khán giả
1.1 Nắm bắt diễn biến của ngƣời nghe

22


Trƣớc buổi thuyết trình: nên đến sớm để làm quen với khán giả trƣớc. Phân tích và đánh
giá nhu cầu của khán giả. Xác định kỳ vọng của khán giả về bài diễn thuyết. Tìm hiểu cảm nghĩ
của khán giả
Trong lúc thuyết trình: Đánh giá thái độ của khán giả qua các biểu hiện nhƣ đang tập
trung nghe, đang phấn khởi hay đang thờ ơ và nói chuyện riêng hay đang mệt mỏi. Tùy tâm trạng

cụ thể của khán giả, ngƣời thuyết trình có phƣơng pháp ứng xử thích hợp.
1.2 Xử lý và trả lời câu hỏi
Làm lại câu hỏi để đảm bảo đúng ý đồ của ngƣời hỏi. Bình tĩnh, chăm chú nghe câu hỏi
của thính giả. Ghi câu hỏi ra giấy nếu thấy cần thiết. Tùy theo khả năng và thời gian cho phép,
bạn có thể trả lời từng câu hỏi một hay để nhiều câu hỏi rồi trả lời một lƣợt.
Nên khống chế những câu hỏi nhằm đảm bảo thời gian. Thông tin trả lời cần bám sát vào
chủ đề. Những câu khó khơng trả lời ngay đƣợc thì phải giải thích hợp lý và sẽ trả lời sau buổi
thuyết trình. Cũng có thể trả lời thẳng thắn là câu hỏi nằm ngoài tầm hiểu biết của bạn.
1.3 Đặt câu hỏi cho khán giả
Đặt câu hỏi cho thính giả nhằm tạo sự hƣng phấn theo dõi tiếp nội dung: Câu hỏi ngắn,
gọn, dễ hiểu, khơng khó. Câu hỏi gắn với nội dung vừa trình bày. Nên có sự gợi mở và động viên
nếu thính giả trả lời đúng.
1.4 Lắng nghe và vận dụng kỹ năng nghe
Nghe một cách chủ động: Cần khắc phục các nguyên nhân nghe kém. Nghe khơng tập
trung. Nếu nghe q khó: khán giả lan man, âm thanh xung quanh hỗn tạp, câu hỏi không rõ
ràng. Cần khẳng định với khán giả về ý câu hỏi. Đƣa ra kết luận vội vàng, hơi quá tự tin. Cần
lắng nghe và tập trung phân tích
Lắng nghe có phân tích: Trong trƣờng hợp câu hỏi chƣa rõ ràng nên giúp ngƣời hỏi làm
rõ điều muốn hỏi. Nên quan sát kỹ cử chỉ và tâm trạng của ngƣời hỏi để có biện pháp xử lý hiệu
quả.
Kiểm sốt cảm xúc- Kiên nhẫn và khiêm nhƣợng: nên tôn trọng ngƣời hỏi dù cho câu hỏi
đó hay hoặc bình thƣờng.
3> Sử dụng khả năng thuyết phục
Việc thuyết phục không chỉ làm cho ngƣời mua tin tƣởng và mua hàng, mà còn trao dồi
học hỏi và rèn luyện kỹ năng thƣơng thuyết Jay Conger. Nếu ngƣời nghe vẫn chƣa tin những
điều bạn chứng minh thì bạn nên đƣa ra ví dụ cụ thể hơn để xem ngƣời nghe có phản biện lại
đƣợc khơng. Nếu bạn tự tin rằng có khả năng thuyết phục một khán giả về quan điểm của bạn,
bạn sẽ thành công trong tƣơng lai
23

Chương 5: Vài điểm đáng nhớ khi thuyết trình

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT
KHI THUYẾT TRÌNH MỘT BÀI DIỄN VĂN
NHỮNG ĐIỀU KIỆN TỐI THIỂU TRƯỚC KHI LÊN DIỄN ĐÀN:

ĐỊA ĐIỂM

NGƯỜI
GIỚI THIỆU

THÔNG TIN
NGƯỜI NGHE

THỜI GIAN
ĐIỀU KIỆN
TRÌNH BÀY

1> Khi thuyết trình
Bạn cần nói to, rõ ràng và mạch lạc. Cần thay đổi âm điệu, ngữ điệu và âm lƣợng để tạo
sự hƣng phấn cho ngƣời nghe. Điều chỉnh tốc độ nói vừa phải và ngắt câu hợp lý. Luôn luôn
quan sát cử chỉ và phản ứng của khán giả. Trình bày một cách thoải mái và súc tích.

2> Những điều nên tránh
Tránh mở đầu bài diễn thuyết bắt đầu từ câu: Xin chào, tôi tên là… . Mở đầu một cách
sai lầm. Ví dụ: tơi xin lỗi vì…
Khơng nên đi q xa chủ đề. Khơng biết cách đi lên bục thuyết trình. Tránh dùng biệt
ngữ và chữ viết tắt.
3> Vài điểm cần ưu

Sự khác biệt phiên bản PowerPoint. Kiểm tra slides ít nhất một lần ở máy computer khác.
Bạn có đủ thời gian để kiểm tra projector, cách sử dụng, thời gian khởi động.

24