Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng bộ nội vụ lào (tt)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG
---------------------------------------

Khanlaya PHOMMAVONGSA

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ LÀO

CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC MÁY TÍNH
MÃ SỐ: 8.48.01.01

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội – 2018


Luận văn được hồn thành tại:

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. LÊ HỮU LẬP

Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Linh Giang
Phản biện 2: TS. Vũ Văn Thỏa

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thơng
Vào lúc:

09 giờ 40 ngày 14 tháng 07 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện của Học viện Cơng nghệ Bưu chính Viễn thông


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức với sự ra đời
và phát triển mạnh mẽ của Internet mà qua đó mọi người có thể dễ dàng tìm
kiếm, khai thác và trao đổi thông tin. Làm thế nào để chúng ta có thể lưu trữ tài
liệu cũng như quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu khi số lượng tài liệu xuất hiện
liên tục và ngày càng nhiều? Đây là câu hỏi lớn đang đặt ra cho các nhà quản
lý.
Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan, có thể nói rằng, tài liệu lưu
trữ ln ln được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan
nào. Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trị sau:
- Cung cấp chính xác các thơng tin giúp cơ quan đề ra các chủ chương,
chính sách, các biện pháp cơng tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với
thực tiễn và mang tính khả thi cao
- Cung cấp thơng tin, số liệu, giúp cơ quan xây dựng chương trình kế
hoạch cơng tác ngắn hạn, dài hạn
- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua
các giai đoạn khác nhau
- Giúp cơ quan giải quyết vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ,
nhân viên
- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của cơng dân như
các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …
Do đó, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học và thực
tiễn rất lớn đối với một tổ chức, cơ quan, cá nhân …
Hiện nay, việc quản lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào là dưới

dạng giấy tờ khá phức tạp. Khi khối lượng lưu trữ và số lượng tài liệu mà tăng
lên mỗi ngày, thì sự nhầm lẫn mất mát các văn bản là rất dễ xảy ra. Ngoài ra


2

việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ là rất khó khăn. Do vậy việc nghiên cứu để triển
khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào nói riêng và
các cơ quan doanh nghiệp của Lào nói chung là hết sức cần thiết.
Từ những lý do trên em chọn đề tài : “Xây dựng hệ thố
đ ện tử tạ vă phò

Bộ Nội Vụ

uả

t

ệu

” trong luận văn tốt nghiệp của mình.

2. Tổng quan về vấn dề nghiên cứu


Tìm hiểu phần lý thuyết về ứng dung công nghệ thông tin trong
việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung.



Phân tích thiết kế hệ thống phần tích các luồng dữ liệu và mỗi quan
hệ, thiết kế cơ sở dữ liệu, các giải pháp phần cứng lựa chọn hệ điều
hành, hệ quản trị CSDL, giải pháp quản lý và bảo mất của hệ thống
quản lý tài liệu điện tử.
 Xây dừng và thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tài văn
phòng Bộ Nội Vụ Lào với các chức năng cơ bản.

3. Mục đích

h ê cứu

Phân tích thiết kế một hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung và tạo lập
và thử nghiệm một số chức năng hệ thống quản lý tài liệu điện tứ áp dụng tại
văn phòng Bộ Nội Vụ Lào.
4. Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu
 Đối tượng : - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Phát hiển ứng dụng một hệ thống tin trực tuyến trên
Web.
 Phạm vi: - Hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Thiết kế và triển khai thử nghiệm hệ thống quản lý tài
liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào.
5. Phƣơ

pháp

h ê cứu

 Đọc tài liệu thu thập thong tin về nội dung, yêu cầu của hệ thống quản
lý tài liệu điện tử.

3

 Phân tích thiết kế hệ thống.
 Thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ
Lào.
6. Nội dung: Luận văn gồm có 3 chương chính
Chương 1: Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Chương 2: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử .
Chương 3: Xây dựng thử nghiệm hệ thống quan lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nội
Vụ Lào.
Mặc dù có rất nhiều cố gắng để hồn thành luận văn của mình tuy vậy do
thời gian và khả năng tiếng viết còn hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi
những hạn chế.
Kính mong các thầy cơ và đồng nghiệp cảm thơng và góp ý.
Xin chân thành cảm ơn

Tác giả


4

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN
Ý TÀI IỆU ĐIỆN TỬ
1.1. Giới thiệu chung
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được hiểu ở nghĩa rộng là một hệ thống
quan lý điều hành tác nghiệp, giúp truyền tải thong tin trong cơ quan đơn vị
được nhanh chóng , giúp việc xử lý phê duyệt văn bản kịp thời, tra cứu thong
tin lưu trữ chính xác đảm bảo an tồn bảo mật và giá trì pháp lý. Hệ thống lưu
trữ tài liệu dưới dạng các kiểu dữ liệu: PDF, TIFF, JPEG, MS:office Sử dụng

CSDL chung và làm việc trên, nền website (HTTP) của các cơ quan hoặc các tố
chức. Ví vậy hệ thống có thể đặt kết hợp và việc sử dụng (Mail Septem) nhậngữi tài liệu thông qua internet để giảm chi phí.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể làm việc với dữ liệu có kích cỡ
lớn và giúp cho người quản lý viên dùng ít thời gian để tìm kiếm tài liệu, hệ
thống đã thiết kế giống như hệ thống cũ làm cho người dùng có thể học và hiểu
được dễ dạng . Hệ thống cần lưu trữ được tài liệu trật tự khoa học có thể tìm
kiếm dễ dàng cũng như phải đảm bảo an tồn an ninh tránh các mới de dọa có
thể xẩy ra.
Hiện nay, việc truyền tải thông tin, hầu hết dưới dạng file điện tử. Điều
này sẽ cần một cách để quản lý tốt tài liệu trong hệ thống và theo chuẩn mực
quản lý được quy định thống nhất.

1.2. Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử
Để xây dựng được hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải chuẩn hố
thơng tin, chuẩn hố quy trình làm việc chuyên nghiệp nhằm giảm thời gian và
tiết kiệm chi phí trong q trình hoạt động. Ngồi những khoản tiết kiệm về chi
phí giấy tờ..có thể định lượng được bằng con số, cịn có nhiều các lợi ích vơ
hình khác rất có giá trị được xác định thơng qua q trình khai thác. Đó chính là
tài sản thông tin sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách


5

dễ dàng và tiện lợi phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng,
chính xác.
Hơn nữa việc ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là tiết kiệm thời
gian và chi phí được thể hiện như:
 Giảm bớt thời gian để tìm kiếm thơng tin.
 Quy trình an tồn và giảm việc lặp lại trong các công việc giao tiếp.
 Giảm bớt thời gian quản lý và điều hành.

 Giảm bớt chi phí in ấn và giấy tờ.
 Giảm chi phí về nguồn lực.
 Các tài liệu quan trọng được quản lý an toàn hơn..

1.3. Mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử
- Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình
trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin. Cung cấp thông tin về văn bản
và hồ sơ công việc phục vụ y u cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán
bộ chuy n mơn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ
khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị.
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp cho người dùng khả
năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm
nào có kết nối Internet.
- Xây dựng một văn phịng khơng giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi
với nhân vi n, phịng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời.
- Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên
trong cơ quan có thể trao đổi thơng tin trực tiếp.
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình
thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin.

ang đến cho

người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách
tiếp cận tự nhi n nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao


6

chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các

hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuy n vi n trong cơ quan.
- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác
phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng
thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thơng
tin, xử lý cơng việc của lãnh đạo, cán bộ chuy n vi n trong cơ quan, góp
phần thực hiện cải cách hành chính.
- Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi,
nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển
văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần
gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các
nhân viên dễ dàng hơn.

1.4. Quá trình quản lý tài liệu đ ện tử
Quá trình quản lý tài liệu điện tử được hiểu là sự quản lý Văn bản từ khi
tạo lập tới việc phê duyệt, sử dụng, lưu trữ và tiêu hủy khi hết hạn.
a) Tạo lập các tài liệu điện tử
Tạo lập các tài liệu điện tử là quá trình lấy tài liệu từ một máy quét hoặc
sử dụng văn bản từ Microsoft office hoặc sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác
để ra được các Files tài liệu điện tử; Tạo lập các tài liệu điện tử có thể được
trích dẫn từ các tài liệu lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (được gọi
là tái chế) hoặc có thể từ văn bản do cơ quan khác cung cấp.
b) Quản lý tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử được tạo ra sẽ được quản lý từ việc đăng ký tài liệu. Các tài
liệu của cơ quan cần phải được có người trách nhiệm phê duyệt trước khi đưa
vào hệ thống, bao gồm kiểm soát về mặt an ninh và quản lý văn bản ứng dụng.
c) Phê duyệt tài liệu điện tử
Các bước phê duyệt tài liệu điện tử của cơ quan quản lý hàng đầu uỷ
quyền phê duyệt. Bằng cách chấp thuận điện tử, có thể sử dụng chữ ký, hoặc

7

xác thực điện tử khác. Đây là một phương pháp xác thực đảm bảo tính an ninh,
an tồn của hệ thống.
d) Sử dụng tài liệu điện tử
Việc sử dụng các tài liệu điện tử là quan trọng. Kiểm soát quá trình tài
liệu điện tử, văn bản có thể được nhận - gửi định dạng điện tử như: thông tin
điện tử, thư điện tử hoặc gửi đến các phương tiện truyền thơng khác một cách
an tồn. Qua đó tài liệu được gửi đến đúng người nhận một cách chính xác,
nhanh chóng.
e) Lưu trữ tài liệu
Tài liệu điện tử được lưu trữ định dạng trên hệ thống Client -Server;
Webserver và có thể được đọc bởi Web Browser (Internet Explorer, Firefox,
Google Chrome…).
Tài liệu lưu trữ vào hệ cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các
tài liệu được lưu trữ an tồn. Có thể được tái chế và có thể tìm thấy nó dễ dàng
và nhanh chóng.
Hiện nay, tài liệu được sử dụng trong cơ quan có thể được phân thành 2
loại như:
+ Tài liệu ri ng tư (Document Private), tài liệu xác định rõ ràng rằng có thể
được phân phối cho bất cứ ai thơng qua q trình kiểm soát phân phối các tài
liệu. Tài liệu ri ng tư là tài liệu có thời điểm chuyển, nhận, số tài liệu, số sửa
đổi tài liệu, thời hạn sử dụng của tài liệu. Các quy định ở đây là dựa trên hệ
thống quản lý trong cơ quan.
+ Tài liệu chung (Public Document) là các tài liệu được sử dụng trong các văn
phòng trên các hoạt động chung của cơ quan.

1.5. Quản trị và bảo mật hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử
Chi tiết về việc quản lý tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức quy định và
thống nhất. Tuy vậy, nó là đặc biệt quan trọng để hướng dẫn việc thực hiện các

khuyến nghị và thủ tục của hệ thống. Hệ thống có thể gán quyền của người sử


8

dụng gồm 3 nhóm như: Người quản trị (Administrator), Người biên tập
(Redactor) và Người dùng (User) như:
a) Người quản trị (Administrator) có thể làm việc bất cứ nơi nào trong hệ
thống, thiết lập quyền truy cập vào hệ thống cho người sử dụng để quản
lý tài liệu điện tử như: upload, chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm tài liệu.
b) Người biên tập (Redactor) được giao quyền như thế nào là do Người
quản trị xác nhận như: Quyền truy nhập, quyền đọc, quyền tạo văn bản
(upload, chỉnh sửa, xóa) cũng như lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.
c) Người dùng (User) sử dụng các chức năng tìm kiếm, download các tài
liệu.

1.6.

Mơ hình kiến trúc phần cứng của hệ thống quản lý Tài liệu đ ện
tử

Hình 1.1: Cấu trúc của hệ thống phần cứng [10]

 Máy chủ WebServer: dịch vụ Web Application cho người dùng.
 Máy chủ Database Server: lưu trữ cơ sở dữ liệu.


9

 Máy con (Computer Client): hoạt động như một liên kết giữa máy mẹ và

người dùng máy tính để người dùng Login vào dữ liệu qua mạng Internet.

1.7. Các công cụ sử dụ

để phát triển hệ thống

 Phần cứng
 Laptop Lenovo Thinkpad T450
 Processor: Core i5-5300U 2.9 Ghz
 RAM: 8GB
 SSD 250GB
 Phần mềm
 Window 10 Pro 64 bits
 Laragon 3.1
 JetBrains PhpStorm 2017.2.4 x64
 Hệ quản lý cơ sở dữ liệu: MyQSL.
 PHP 7.1.11

Kết uậ chƣơ

1

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung và văn bản điện tử nói riêng là
giải pháp phần mềm dùng chung cho việc điều hành tác nghiệp và quản lý công
văn, văn bản, hồ sơ, cơng việc trên mạng máy tính. Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử mang đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của hệ thống máy
tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một
tác phịng làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công
nghệ thông tin hơn. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là nhu cầu tất yếu của các
cơ quan, doanh nghiệp.

Trong chường 2, chúng ta sẽ tìm hiểu về giải pháp thết kế hệ thống quản lý
tài liệu điện tử.


10

CHƢƠNG 2: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU
ĐIỆN TỬ
2.1. Giới thiệu
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử mang lại sự thống nhất trong quản lý hồ
sơ, tài liệu của cơ quan doanh nghiệp, theo đúng chức năng sử dụng, cung cấp
thơng tin nhanh chóng, hiệu quả một cách tức thời hỗ trợ người sử dụng.

Hình 2.1: Chức ă

Các chức ă

uả

t

chí h:



Quản lý nhóm tài liệu



Phân quyền truy cập thư mục theo người dùng



Th m, sửa, xóa tài liệu.



Tìm kiếm tài liệu



Chia sẻ tài liệu giữa các phịng, ban.

ệu [2, tr.19]


11

2.2. Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử
2.2.1.

Giới thiệu chung

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế sao cho quy trình làm việc
giống như quản lý tài liệu bằng giấy, qua đó, người dùng có thể hiểu và sử
dụng dễ dàng hơn.
Hệ thống có xác định phân loại các tài liệu trước khi lưu trữ tài liệu trong
tập tin hoặc nộp tủ (tài liệu). Để người dùng có thể sử dụng nó một cách dễ
dàng và không cần phải hiểu hệ thống mới. Những điều gì đã thay đổi là hình
thức chuyển đổi từ quản lý tài liệu bằng tay ( anual) sang văn bản điện tử (ứng

dụng máy tính). Thơng tin được lưu trữ trong định dạng tập tin trong một cơ sở
dữ liệu trên một hệ thống máy tính. Qua đó cơng tác tìm kiếm thơng tin được dễ
dàng hơn.
Các tài liệu được xem thơng qua một trình duyệt Web Browser với các hệ
thống quản lý văn bản điện tử tr n Web page như: tài liệu đã được lưu trữ trong
cùng một vị trí làm cho các cá nhân liên quan có quyền truy cập vào cùng một
tài liệu mà không cần phải lo lắng về các loại tài liệu khác nhau hay lo lắng
rằng tài liệu sẽ bị mất.
Ngoài ra, các tài liệu chỉ là một trung tâm điều khiển duy nhất làm giảm
gánh nặng quản lý tài liệu trong cơ quan xuống. Giảm sử dụng giấy vì thơng tin
ở định dạng điện tử và được lưu trữ trên một máy chủ Web cũng như thông tin
được thể hiện thơng qua màn hình máy tính ngay lập tức.
2.2.1.1 Thu thập dữ liệu
2.2.1.2. Phân tích dữ liệu đầu vào
2.2.1.3.Phân tích Output và Yêu cầu hệ thống

2.2.2. Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử
2.2.2.1 . Biểu đồ phân cấp chức ă


12

Hình 2.5: Sơ đồ phâ rã tí h ă

của hệ thống

2.2.2.2. Quy trình làm việc của hệ thống
Hệ thống quản lý văn bản điện tử thông qua mạng nội bộ về nguyên tắc
được cài đặt thông qua mạng nội bộ và trên công nghệ Web Application (Web
base Application), sử dụng cấu trúc mạng của cơ quan để tăng hiệu suất làm

việc tốt hơn có phạm vi như sau:
- Hệ thống có thể xác định cấu trúc của tài liệu, xác định loại tập tin dữ liệu
và thiết lập quyền truy cập vào hệ thống bằng người quản trị.
- Có thể tìm kiếm các dữ liệu cần thiết từ các cơ sở dữ liệu được.
- Giảm sử dụng văn bản giấy tờ
- Tài liệu có thể lưu trữ được bằng upload qua mạng
Về sơ đồ hệ thống và trách nhiệm của đối tượng người dùng được trình bày như
hình 2.6


13

Tìm kiếm tài liệu và tải về
văn bản

Lưu trữ tài liệu

Người quản trị
(Administator)

Gửi và nhận tài
liệu

Hình 2.6: Sơ đồ hệ thống và trách nhiệm của

ƣời dùng

- Người quản trị có trách nhiệm xác định t n người dùng và mật khẩu. Người
quản trị có quyền thêm, xóa và sửa quyền truy cập vào hệ thống của người dùng
để quản lý tài liệu.

- Người sử dụng có thể dùng user name và password login vào hệ thống để
quản lý tài liệu như: th m, xóa và sửa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
+ Lưu trữ tài liệu vào hệ thống: Thay đổi format của tài liệu từ các văn bản giấy
sang Microsoft Office và PDF file bằng cách sử dụng Microsoft office và máy
quét để sử dụng file trên hệ thống văn phòng điện tử.
+ Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tài liệu qua phần mềm để lưu trữ tài liệu vào cơ sở
dữ liệu là quyền của người quản lý tài liệu đến trong cơ quan.
+ Tìm kiếm tài liệu: Có thể tìm kiếm thơng qua Web Browser làm cho nó dễ
dàng tìm kiếm, có thể tìm kiếm tài liệu được như sau:
- Tài liệu ngày
- Tài liệu số
- Từ khóa (Key word)
- Loại tài liệu
+ Hệ thống an ninh


14

Hệ thống có quyền cho người dụng login vào hệ thống để quản lý tài liệu
trước khi login hệ thống sẽ kiếm tra t n người dùng (User name) và mật khẩu
(Password) đúng và t n này có quyền truy cập vào hệ thống chưa.
+ Thơng tin và tìm kiếm
- Thơng tin (Input) có: thơng tin về tài liệu, thơng tin người sử dụng hệ
thống.
- Tìm tài liệu theo tên tài liệu, số tài liệu và đề tài tài liệu.
2.2.2.3. Thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống
Trước hết ta cần thống nhất về các biểu tượng được dùng trong các sơ đồ
luồng dữ liệu của hệ thống (xem bảng 2.1).
Bảng 2.1: B ểu tƣợ

dùng trong Dataflow Diagram.

Biểu tượng

Tên

Tên

Nghĩa
Q trình phần mềm (Process)

Thơng tin (Dataflow)
Người dụng hệ thống (External

Tên

Tên

Entity)
Cơ sở dữ liệu (Data Store)

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế theo sơ đồ ngữ cảnh về
mối quan hệ giữa các đối tượng trong hệ thống như sau:


15

Hình 2.7: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

Sau đây chúng ta nghi n cứu về các luồng dữ liệu của hệ thống, mối quan

hệ của chúng với người sử dụng bao gồm: Người quản trị và người dùng.
a) Sơ đồ luồng dữ liệu ở mức 0 (Dataflow diagram level 0) được trình bày
tại hình 2.8, bao gồm quá trình đăng ký, login vào hệ thống, lưu trữ văn bản và
tìm kiếm văn bản.


16
Xin user name và password

Nhận User name và
password Longin vào hệ
thống

Quản lý quyền của người dùng

1.0
Đă

k

Cho user name và password người dụng
Quyền thông tin của người
dùng

Login vào hệ thống
để quan lý tài liệu

2.0
Biên tập viên,
N ƣời dùng

(Redactor,
Usser)

Xem và tài vể tài
liệu

Login
vào hệ
thống

Thông tin người dùng
Kết quả Log in

N ƣời quản trị
(Administrator)

Tạo thư mục tài liệu

3.0
Thông tin tài liệu
Lưu trữ tài liệu

ƣu trữ

Xem và tài vể tài liệu

4.0
Gửi tài liệu

Gửi tài liệu

N ƣời dùng
(User)

Tìm kiếm tài liệu

Nhận tài liệu

N ƣời biên
tập
(Redactor)

5.0
Tìm kiếm tài liệu

Tìm kiếm

Tài liệu tim kiệm

Tài liệu tim kiệm

Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử, mức 0

b) Luồng dữ liệu ở mức 1 bao gồm:
- Đăng ký người dùng (quá trình 1) được thể hiện ở hình 2.9
- Kiểm tra người dùng (quá trình 2) (Hình 2.10)


17
Tạo ra username và password

cho người dùng

N ƣời quản
trị

Xin username và password
Thông tin người
dùng đăng ký

Nhận username và
password

Thông tin người
dùng

1.1
Thêm
ƣời dùng

N ƣời dùng

Thông tin người
dùng đăng ký

D1

N ƣời kiểm
tra vă bản

Xóa username và

password

User data field

Cập nhật thơng tin

Kết quả
thơng
tin xóa

Thơng tin
cập nhật

1.2

Chỉnh sửa
ƣời dùng

Thông tin kết quả cập nhật
Cập nhật thơng tin

1.3
Thơng tin người dùng
Thơng tin người dùng

D1

User data field

Hình 2.9: Q trì h đăng ký của

ƣời dùng

Xóa ƣời
dùng


18

Kiểm tra thơng tin người dùng: q trình này được trình bày tại hình 2.10.

N ƣời dùng

Thơng tin kiểm tra

Thơng tin người dùng

N ƣời quan trị
(Administrator)

(User)

2.1
Kết quả kiểm tra
Thông tin người đăng ký

D1

Kiếm tra thông
tin và mật khẩu

của ƣời dùng

Kết quả kiểm tra
Thông tin kiểm tra

User data field
2.2

Kết quả kiểm tra
Thơng tin người dăng ký

Hình 2.10: Kiểm tra thơ

Kiểm tra và xác
nhận thông tin
ƣời dùng

t

ƣời dùng


19

Hình 2.11 trình bày sơ đồ luồng dữ liệu quản lý tài liệu của hệ thống
Biên tập viên

3.1
Login vào hệ thống

(Redactor)

Upload
tài liệu
D3

kết quả tạo thư mục
D2

Lưu trữ tài liệu

3.2

Tạo ra thư mục

kết quả lưu trữ tài liệu

Lưu trữ
tài liệu

Biên tập viên
Lưu trữ tài liệu

folder data field

Tài vể tài liệu
Cập nhật thư mục

Document data field

3.3

Cập nhật tài liệu

(Redactor)

cập nhật tài liệu

Xóa tài liệu

Chính sửa
tài liệu
D3

3.4

Document data field

Xóa tài
liệu
Xóa file tài liệu

Hinh 2.11: Quản lý tài liệu của hệ thống
Hình 2.12 Quản lý tài liệu đi của hệ thống
Biên tập
viên

4.1
Gửi tài liệu

(Redactor)

Gửi tài liệu
mớ đế vă
phòng khác
Lưu trữ văn bản

4.2
Gửi tài liệu

Gửi tài liệu
tr
thƣ mục
đế vă
phòng khác

D4

Sharedocument data field

Gửi tài liệu đến văn phòng khác

D3

Document data field

Lưu trữ tài liệu
Gửi tài liệu đến văn phòng khác

Hinh 2.12: Quản lý các tài liệu đ của hệ thống

20

Tìm kiếm tài liệu

5.1

Kết quả tìm kiếm

Chi tiết tài liệu đến
Thơng tin tài liệu đến

Tìm kiếm tài
liệu đến
N ƣời dùng

D3

(User)

Document data field

5.2
Tìm kiếm tài liệu

Tìm kiếm tài
liệu đ

Kết quả tìm kiếm

Thơng tin tài liệu đi

Chi tiết tài liệu đi

Hình 2.13: Mơ tả q trình tìm kiếm tài liệu

2.2.2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống
a) Users: lưu trữ thông tin người sử dụng hệ thống: bao gồm T n người truy
nhập hệ thống, mật khẩu, họ và t n người dùng, đơn vị người dùng, quyền truy
nhập vào hệ thống.
Bả

2.2: Th ết kế bả
Length PK

User.

No

Name

Datatype

1

Id

Int

10

2

department_id

Int

10

3

Name

Varchar

255

4

Email

Varchar

255

5
6

Password

Avatar

Varchar
Varchar

255
255

7

Role

Enum

8

created_at

TimeStamp

X

9

updated_at

TimeStamp

X

'user',
'redac',
'admin'

FK

X
X

Allow Description
null
Id của người
dùng
X
Id của phòng
ban
Tên người
dùng
Email của
người dùng
Mật khẩu
X
Link đường
dẫn ảnh đại
diện
Quyền của
người dùng
Thời gian tạo
người dùng
Thời gian cập

nhật người
dùng


21

Kết uậ chƣơ

2.

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng: Phần mềm quản lý tài liệu điện tử có
rất nhiều các chức năng tiện dụng. Đây là hệ thống phần mềm cho phép các cơ
quan, tổ chức và đơn vị sử dụng quản lý tài liệu điện tử một cách có hiệu quả.
Luận văn đã tập trung vào việc trình bày thiết kế hệ thống này, tr n cơ sở
nghiên cứu kỹ về nghiệp vụ quản lý và quy trình tác nghiệp, các luồng dữ liệu.
Đồng thời thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống. Trong chương 3 tiếp theo, học
viên trình bày kết quả xây dựng thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử
ứng dụng cho văn phòng Bộ Nội vụ Lào.


22

CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU
ĐIỆN TỬ TẠI BỘ NỘI VỤ LÀO
Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử của Bộ Nội vụ Lào là phải hệ thống quản
lý các loại tài liệu như: Thông báo, tờ trình, thơng tư, báo cáo, quyết định …Hệ
thống văn bản có thể lưu trữ tài liệu, nhận tài liệu và gửi tài liệu đến các văn
phòng khác.

3.1. Xây dựng thử nghiệm phần mềm quản lý tài liệu đ ện tử.

3.1.1 Chức ă

của hệ thống tài liệu đ ện tử.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có 3 nhóm làm việc khác nhau như sau:
người quản trị (Administrator), người biên tập (Redactor) và người dùng (User).
 Home page
Hình 3.1: là home page login vào hệ thống quản lý tài liệu điện tử, người
dùng có thể sử dụng tên truy nhập và mật khẩu login vao hệ thống để quản lý
tài liệu.

Hình 3.1: Giao diệ đă

3.1.1.1 Chức ă

hập

của N ƣời quản trị (Administrator)

Người quản trị (Administrator) là người có trách nhiệm xác định tên
người dùng tài khoản để login vào hệ thống tài liệu điện tử như: t n truy nhập,


23

mật khẩu, quyền truy cập vào hệ thống, thêm, xóa và chỉnh sửa các văn phòng
và các loại tài liệu.
a. Quả

ƣời dùng

b. Quản lý phòng, ban
c. Quản lý danh mục tài liệu

3.1.1.2 Chức ă

của N ƣời biên tập (Redactor)

Người biên tập (Redactor) là người có trách nhiệm upload các liệu, chia
sẻ tài liệu với các phòng ban khác trong hệ thống.
a. Quản lý tài liệu
b. Chia sẻ tài liệu
c. Thống kê

3.1.1.3 Chức ă

của

ƣờ dù

thƣờng (User)

Người dùng là thành viên của hệ thống, người dùng có tra cứu tìm kiếm
các tài liệu của phịng ban mình hoặc các tài liệu được các phịng ban khác gửi
tới phịng ban mình.
a. Trang chủ
b. Tài liệu đến

3.1.2.Nhận xét về kết quả đạt đƣợc của hệ thống.
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có lợi ích cho việc quản lý văn bản và

hành chính dễ dàng hơn, hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể tìm kiếm và
duyệt tài liệu được nhanh chóng.
- Giảm sự dư thừa và các bước làm việc, để giao tiếp với nhau trong cơ
quan.
- Giảm lãng phí tài ngun giấy khơng cần thiết và ngân sách về thiết bị
văn phòng.
- Giảm khu vực lưu trữ tài liệu
- Giảm trùng lặp thông tin ở mức thấp nhất, đảm bảo tính nhất qn và tồn
vẹn dữ liệu.