TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP

Lĩnh vực: TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Họ và tên: LÊ NGỌC X
Sinh ngày Y
SBD Z

TPHCM, ngày tháng

năm 2020


HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN
VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
Đợt thực tập: TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM
VỤ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

LỜI NĨI ĐẦU
Thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ
chức hành nghề cơng chứng là học phần có ý nghĩa quan trọng trong Khóa đào tạo
nghề Cơng chứng của Học viện Tư pháp. Qua học phần này, học viên có cách nhìn
tổng quan hơn về nghề cơng chứng. Trong q trình thực tập, học viên sẽ được các
công chứng viên của văn phòng hỗ trợ và được tiếp cận thực tế đối với một số loại

giấy tờ, hồ sơ hợp đồng giao dịch, trao đổi, hướng dẫn các kỹ năng cơ bản và tìm hiểu
về cơ cấu, tổ chức về hoạt động của văn phịng cơng chứng, q trình hoạt động của
văn phòng cũng như nơi lưu trữ hồ sơ hợp đồng giao dịch, để hoàn thành đợt báo cáo
thực tập này.
Sau khi kết thúc quá trình “Thực tập tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng
nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề cơng chứng” trong Khóa đào tạo nghề
công chứng của Học viện Tư pháp, học viên viết Báo cáo thực tập, trình bày những nội
dung cơ bản về: cơ cấu, tổ chức, nội quy quy chế cách thức quản trị của tổ chức hành
nghề công chứng; việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công
chứng; sưu tầm và nhận xét về các quyết định thành lập đối với tổ chức hành nghể
công chứng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên, các mẫu hợp đồng lao động hoặc
mẫu văn bản hợp danh của các cơng chứng viên hợp danh (nếu có).
Nội dung báo cáo thực tập gồm các phần:
- Lời mở đầu
- Nội dung


+ Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động của văn
phịng cơng chứng X.
+ Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của văn phịng cơng chứng X.
+ Bài học kinh nghiệm sau thực tập.
- Kết luận.


NỘI DUNG
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VÀ CƠ CHẾ QUẢN
LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG CHỨNG X.
1. Giới thiệu chung
Văn phịng cơng chứng X được thành lập theo Quyết định số XXX/QĐ-UBND
do UBND thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 05/11/2013, có trụ sở tại số X, phường Y,

quận Z, Tp. Hồ Chí Minh. Giấy đăng ký hoạt động số X/TP-CC-ĐKHĐ cấp ngày
16/12/2013.
Đối chiếu qua việc thành lập văn phịng cho thấy Văn phịng cơng chứng X đã
thực hiện đầy đủ việc đăng ký hoạt động theo đúng trình tự thủ tục mà pháp luật quy
định tại Điều 23 Luật Công chứng năm 2014: “1. Các cơng chứng viên thành lập Văn
phịng cơng chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phịng cơng chứng gửi Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. .... 2. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét,
quyết định cho phép thành lập Văn phịng cơng chứng. ... 3. Trong thời hạn 90 ngày kể
từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phịng cơng chứng phải đăng
ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập”.
Văn phịng cơng chứng X có tổng diện tích là 450 m2, gồm 3 tầng, có bãi để xe
trước văn phịng, trang thiết bị văn phòng như bàn làm việc, máy tính, máy photo, máy
in, máy lạnh, máy đếm tiền, các thiết bị văn phòng phẩm hỗ trợ hoạt động của văn
phịng và hỗ trợ khách hàng. Văn phịng có 2 kho lưu trữ hồ sơ công chứng, quầy
photo và chứng thực bản sao từ bản chính, quầy thu tiền và trả hồ sơ, hàng ghế chờ lấy
kết quả, các bàn làm việc để tiếp xúc khách hàng. Văn phịng có niêm yết bảng giá thu
phí và phí thù lao cơng chứng, nội quy làm việc của văn phòng, các quy định về phòng
cháy chữa cháy…. Trong nội quy của Văn phịng cơng chứng X có quy định cụ thể về
thời gian làm việc, tác phong làm việc của nhân viên trong văn phòng cũng như các cá
nhân, tổ chức đến liên hệ công chứng hoặc công tác.
Các hoạt động của văn phòng bao gồm: chứng nhận các hợp đồng, giao dịch,
bản dịch; chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các giấy tờ, văn bản
thuộc thẩm quyền của văn phịng cơng chứng theo quy định của luật Công chứng.


Văn phịng cơng chứng X có con dấu và tài khoản riêng. Văn phòng hoạt động
theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao công
chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
2. Cơ cấu tổ chức.

Văn phịng cơng chứng X được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật
công chứng và Luật Doanh nghiệp đối với loại hình cơng ty hợp danh. Người đại diện
theo pháp luật của văn phòng cơng chứng là Trưởng Văn phịng cơng chứng. Trưởng
Văn phịng công chứng là công chứng viên hợp danh của văn phịng và đã hành nghề
cơng chứng hơn 08 năm.
Văn phịng cơng chứng X có cơ cấu tổ chức như sau:
- Trưởng văn phịng: Cơng chứng viên Nguyễn Thị X.
- Cơng chứng viên hợp danh: Công chứng viên Phạm Thị Y.
- Các công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng: 03 người
- Thư ký nghiệp vụ: 06 người.
- Văn thư lưu trữ, phụ trách công nghệ thông tin: 02 người.
- Kế toán, thủ quỹ: 02 người.
- Photo: 02 người
- Bảo vệ: 01 người
- Nhân viên vệ sinh, lao công: 01 người.
Các cơng chứng viên của văn phịng bao gồm cơng chứng viên có nhiều năm
kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công chứng và công chứng viên vừa được bổ
nhiệm làm công chứng viên. Đội ngũ nhân viên đều là những người tốt nghiệp chuyên
ngành về luật hay về lĩnh vực chun mơn theo đúng vị trí cơng việc như chuyên viên
nghiệp vụ, kế toán, văn thư lưu trữ ….
Như vậy, trên cơ sở các quy định của Luật Cơng chứng hiện hành về văn phịng
cơng chứng, học viên nhận thấy Văn phịng cơng chứng X được thành lập theo đúng
quy định của pháp luật. Văn phòng được thành lập trên cơ sở Quyết định của UBND
thành phố Hồ Chí Minh. Tổ chức và hoạt động của văn phịng công chứng hiện nay đã
tuân thủ đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm


2014 về loại hình cơng ty hợp danh. Văn phịng có nhiều hơn 02 cơng chứng viên hợp
danh và khơng có thành viên góp vốn. Văn phịng có địa chỉ trụ sở cụ thể và đáp ứng
đủ các điều kiện về trụ sở do Chính phủ quy định. Văn phịng cũng có con dấu và tài

khoản riêng. Trưởng Văn phịng công chứng là một trong số những công chứng viên
hợp danh của văn phịng, đã hành nghề cơng chứng trên 08 năm, theo quy định tại
Điều 22 Luật Công chứng năm 2014:
“1. Văn phịng cơng chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật
này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình cơng ty
hợp danh.
Văn phịng cơng chứng phải có từ hai cơng chứng viên hợp danh trở lên. Văn
phịng cơng chứng khơng có thành viên góp vốn.
2. Người đại diện theo pháp luật của Văn phịng cơng chứng là Trưởng Văn
phịng. Trưởng Văn phịng cơng chứng phải là cơng chứng viên hợp danh của Văn
phịng cơng chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
3. Tên gọi của Văn phịng cơng chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phịng cơng
chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phịng hoặc họ tên của một cơng chứng viên
hợp danh khác của Văn phịng cơng chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa
thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công
chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần
phong mỹ tục của dân tộc.
4. Văn phịng cơng chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ
quy định.
Văn phịng cơng chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên
tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các
nguồn thu hợp pháp khác.
5. Văn phịng cơng chứng sử dụng con dấu khơng có hình quốc huy. Văn phịng
cơng chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phịng cơng chứng
được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.”
3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ chế quản lý hoạt động.


Văn phịng cơng chứng X có cơ chế quản lý và hoạt động thông qua điều lệ, nội

quy của Văn phịng cơng chứng và đảm bảo các hoạt động của Văn phòng tuân thủ
theo quy định của pháp luật. Cụ thể:
- Trưởng Văn phịng cơng chứng là người đại diện theo pháp luật, trực tiếp
giám sát, điều hành mọi hoạt động của Văn phịng. Trưởng Văn phịng cơng chứng là
người chịu trách nhiệm cao nhất và đưa ra những quyết định cuối cùng liên quan đến
hoạt động của văn phòng như: đôn đốc, nhắc nhở các công chứng viên và nhân viên
văn phòng làm việc theo đúng điều lệ, nội quy văn phòng, tuân thủ quy định pháp luật
trong hoạt động của văn phòng; quyết định các vấn đề tăng lương, nghỉ phép của nhân
viên văn phòng; quyết định áp dụng khen thưởng, các biện pháp kỷ luật, cho thôi việc
đối với nhân viên văn phòng; quyết định vấn đề tuyển dụng nhân sự của văn phòng;
giải quyết các khiếu nại, tố cáo (nếu có); giải quyết vấn đề từ chối u cầu cơng chứng
của cơng chứng viên văn phịng. Ngồi ra, Trưởng Văn phịng cơng chứng có các
quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến hoạt động quản lý của mình theo quy định của
pháp luật về cơng chứng và loại hình cơng ty hợp danh.
- Cơng chứng viên, trong đó có Trưởng Văn phịng cơng chứng, chịu trách
nhiệm thực hiện các công việc: tiếp nhận hồ sơ công chứng; tư vấn, giải thích cho
người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa
và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ
sung, cung cấp các giấy tờ liên quan đến yêu cầu cơng chứng; từ chối và giải thích rõ
lý do từ chối yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng; thực hiện công
chứng các hợp đồng, giao dịch, bản dịch; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản mà công chứng viên có thẩm quyền theo đúng quy
định pháp luật. Đối với những hồ sơ công chứng phức tạp, công chứng viên trình
Trưởng Văn phịng cơng chứng xem xét, quyết định.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề
chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi
ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp
đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người u cầu
công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên
tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có

quyền từ chối cơng chứng.


- Chuyên viên nghiệp vụ có nhiệm vụ hỗ trợ công chứng viên tiếp nhận yêu cầu
công chứng từ người yêu cầu công chứng; kiểm tra những giấy tờ cần thiết theo yêu
cầu từng trường hợp của hợp đồng, giao dịch; soạn thảo hợp đồng giao dịch dưới sự
hướng dẫn của công chứng viên; hỗ trợ công chứng viên và người u cầu cơng chứng
trong q trình thụ lý và công chứng hồ sơ công chứng; thực hiện các công việc khác
theo sự phân cơng chính của Trưởng Văn phịng công chứng và công chứng viên trực
tiếp làm việc.
- Kế tốn, thủ quỹ có nhiệm vụ tính phí và thu phí cơng chứng, thù lao cơng
chứng, các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động công chứng và trả lương cho
nhân viên, báo cáo thuế hàng quý, thống kê, lập báo cáo tài chính hàng năm.
- Văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu của văn phịng, trực
tiếp đóng dấu vào cơng văn đến và đi của văn phịng, đóng dấu vào hợp đồng, giao
dịch, bản dịch, bản sao y và các văn bản chứng thực, thực hiện công việc liên quan đến
lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Công nghệ thông tin: Chịu trách nhiệm về quản trị mạng của văn phòng, cập
nhật các thông tin về hồ sơ công chứng gửi Sở Tư pháp để bổ sung vào cơ sở dữ liệu
công chứng.
- Các bộ phận khác: Bảo vệ chịu trách nhiệm trông giữ xe và đảm bảo an ninh
của văn phòng, nhân viên lao cơng có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh tại văn phòng. Nhân
viên Photocopy giấy tờ để chứng thực bảo sao từ bản chính và để lưu vào hồ sơ hợp
đồng giao dịch theo các loại hợp đồng, giao dịch.
II. VIỆC THỰC HIỆN CÁC QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA VĂN PHỊNG
CƠNG CHỨNG X
Văn phịng cơng chứng X là một tổ chức hành nghề công chứng được thành lập
và hoạt động theo quy định của Luật Cơng chứng. Do đó, văn phịng cơng chứng phải
tn theo các quy định của Luật công chứng năm 2014 về các quyền và nghĩa vụ của
tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng

năm 2014.
1. Việc thực hiện các quyền của văn phịng cơng chứng.


Việc thực hiện các quyền của tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy
định tại Điều 32 Luật Công chứng 2014, cụ thể như sau:
“1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại
điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức
mình.
2. Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác.
3. Cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi ngày, giờ làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại
Điều 62 của Luật này.
5. Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp
luật khác có liên quan”
Thơng qua q trình thực tập tại Văn phịng cơng chứng X, học viên thấy văn
phịng đã thực hiện các quyền theo đúng quy định của pháp luật.
- Trưởng văn phòng thay mặt ký hợp đồng lao động đối với các công chứng
viên, các chuyên viên và các nhân viên khác trong văn phịng theo quy định của Luật
Cơng chứng 2014 và Luật Lao động.
- Phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, các chi phí khác được niêm yết cơng
khai tại văn phịng. Văn phịng hoạt động theo ngun tắc tự chủ về tài chính. Văn
phịng tự tạo ra nguồn thu để chi trả lương cho công chứng viên và nhân viên của Văn
phòng, thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định, chi phí cho văn phịng phẩm và các
khoản chi phí khác phục vụ cho hoạt động cơng chứng. Do đó, văn phịng việc thu phí
cơng chứng, thù lao cơng chứng và các chi phí khác khi thực hiện công chứng hợp
đồng, giao dịch, bản dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo
bảng giá đã niêm yết tại văn phòng để lấy nguồn thu chi trả cho những khoản nêu trên
theo đúng quy định của pháp luật.

- Để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân, Văn phịng cơng chứng X cũng
cung cấp dịch vụ cơng chứng ngồi trụ sở đối với những trường hợp theo quy định tại
Khoản 2 Điều 44 Luật Cơng chứng: “2. Việc cơng chứng có thể được thực hiện ngồi
trụ sở của tổ chức hành nghề cơng chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng


là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi
hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác khơng thể đến trụ sở của tổ chức hành
nghề công chứng”, theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng và được niêm yết thù
lao công chứng theo quy định đối với từng loại hồ sơ.
- Văn phịng cơng chứng X cũng sử dụng cơ sở dữ liệu từ phần mềm quản lý hồ
sơ công chứng của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh (CENM) để khai thác thơng
tin, tra cứu thông tin giao dịch, tra cứu ngăn chặn… Từ cơ sở dữ liệu này, các cơng
chứng viên của văn phịng sẽ có đầy đủ thơng tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao
dịch của tài sản và các thơng tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản
có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được cơng chứng trong phạm vi hành chính
thành phố Hồ Chí Minh, trên cơ sở đó hạn chế được tối đa rủi ro cho giao dịch, người
yêu cầu công chứng cũng như công chứng viên khi thực hiện việc chứng nhận giao
dịch đó. Ngồi ra, Văn phịng Cơng chứng X còn sử dụng thêm phần mềm Notary để
quản lý nội bộ hồ sơ của riêng Văn phịng đã cơng chứng, nhằm giúp tìm kiếm và tra
cứu nhanh hơn đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cần sao lục lại hợp
đồng.
2. Việc thực hiện nghĩa vụ của Văn phịng cơng chứng X.
Điều 33 Luật Cơng chứng năm 2014 quy định về nghĩa vụ của tổ chức hành
nghề công chứng như sau:
“1. Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ
pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính
nhà nước.

4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng
chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức
mình.
5. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho cơng chứng viên của tổ chức
mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại
Điều 38 của Luật này.


6. Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề cơng
chứng trong q trình tập sự tại tổ chức mình.
7. Tạo điều kiện cho cơng chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng
nghiệp vụ công chứng hằng năm.
8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo,
kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công
chứng.
9. Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
10. Chia sẻ thơng tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và
các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan
đến hợp đồng, giao dịch do cơng chứng viên của tổ chức mình thực hiện cơng chứng
để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
11. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan”.
Tổ chức hành nghề cơng chứng là nơi đảm bảo an tồn pháp lý cho các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; từ đó góp phần bảo vệ quyền,
lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, ổn định và phát triển kinh tế - xã hội. Các công
chứng viên được xem là những thẩm phán phòng ngừa trong các hợp đồng giao dịch.
Chính vì những ý nghĩa to lớn của mình, các cơng chứng viên nói riêng và các tổ chức
hành nghề cơng chứng nói chung phải nghiêm chỉnh chấp hành, tuân theo những quy
định về nghĩa vụ theo quy định của pháp luật hiện hành.
Qua quá trình thực tập tại văn phòng, học viên nhận thấy Văn phòng công

chứng X đã đặc biệt nghiêm chỉnh chấp hành, đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ mà một
tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành.
Trưởng Văn phịng cơng chứng ln kiểm tra, nhắc nhở các cơng chứng viên và nhân
viên Văn phịng tn thủ trình tự, thủ tục cơng chứng, tn thủ các quy định pháp luật
và quy tắc đạo đức hành nghề cơng chứng. Văn phịng có gắn camera quan sát đảm
bảo an ninh tại văn phòng, đồng thời giúp Trưởng Văn phịng quản lý các cơng chứng
viên và nhân viên của văn phịng. Như vậy, có thể hạn chế việc làm sai, khơng đúng
trình tự và quy định pháp luật của cơng chứng viên và nhân viên văn phịng. Trường


hợp có hồ sơ u cầu cơng chứng phức tạp, cơng chứng viên hỏi ý kiến của Trưởng
Văn phịng cơng chứng hoặc trường hợp người yêu cầu công chứng chưa đồng ý với
hướng dẫn của công chứng viên, người yêu cầu cơng chứng có thể liên hệ với Trưởng
Văn phịng để được tư vấn và Trưởng Văn phịng cơng chứng là người quyết định việc
thụ lý hay không thụ lý hồ sơ đó.
Ngồi ra, Trưởng Văn phịng cơng chứng X đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề
nghiệp cho toàn bộ cơng chứng viên của văn phịng, Trưởng Văn phịng cũng thường
xuyên đôn đốc các công chứng viên cũng như các chuyên viên trong văn phòng học
thêm bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm, nhất là tham gia các lớp về nhận
diện giấy tờ giả, người giả…
Mỗi một hợp đồng, giao dịch tại văn phịng cơng chứng sau khi được chứng
nhận, trưởng văn phòng sẽ yêu cầu nhân viên nhập lên hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở
tư pháp. Các hồ sơ công chứng được kiểm tra, thống kê, vào sổ công chứng và đưa vào
kho lưu trữ hồ sơ công chứng vào cuối ngày làm việc để đảm bảo cho các hoạt động
kiểm tra, thanh tra khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời,
văn phịng cũng chia sẻ thơng tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản
và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên
quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện cơng
chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp.
III. BÀI HỌC KINH NGHIỆM SAU THỰC TẬP

Trong quá trình thực tập tại Văn phịng cơng chứng X đợt 1, học viên hiểu rõ
hơn về cơ cấu, tổ chức quản lý của văn phòng cơng chứng, quy trình và điều kiện để
thành lập văn phịng cơng chứng; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức hành
nghề công chứng và việc áp dụng quyền và nghĩa vụ đó trong thực tiễn tại tổ chức
hành nghề cơng chứng.
Ngồi ra, học viên đã hiểu thêm về những trình tự, thủ tục cơng chứng của các
loại hợp đồng giao dịch và chứng thực chữ ký, bản sao y, biết được cách vận dụng kiến
thức pháp luật vào từng trường hợp của hợp đồng, giao dịch, cũng như các tiếp xúc
khách hàng, để tạo cho khách hàng một tâm thế thoải mái, khai thác thông tin cần thiết
từ khách hàng phục vụ cho việc giải quyết hồ sơ.


Cùng với đó, học viên cũng nhìn nhận được nghề cơng chứng là một nghề có
tính rủi ro cao địi hỏi cơng chứng viên phải có nền tảng kiến thức pháp luật vững
chắc, hạn chế tối đa những hậu quả pháp lý phát sinh, đảm bảo quyền, nghĩa vụ và lợi
ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Bên cạnh đó, đạo đức và trách nhiệm
nghề nghiệp của công chứng viên là vô cùng quan trọng khi xác nhận tính xác thực,
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch.

KẾT LUẬN
Văn phịng Cơng chứng X được thành lập và đưa vào hoạt động từ năm 2013
đến nay đã tạo được nhiều uy tín, được nhiều khách hàng biết đến và tin tưởng, an tâm
khi đến thực hiện giao dịch. Từ bề dày kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ cũng
như ý thức, trách nhiệm, sự nghiêm túc, nhiệt tình của mỗi cơng chứng viên, chun
viên và các bộ phận khác trong mỗi giao dịch đối với các bên yêu cầu công chứng, học
viên nhận thấy việc thực tập tại Văn phịng cơng chứng X như một trải nghiệp thực tế
đáng để học hỏi để phát huy những kỹ năng mà bản thân đã được học lập tại Học viện
tư pháp, cũng như có điều kiện để trau dồi thêm nhiều kiến thức, tạo nền tảng cho việc
từng bước tìm hiểu về nghề cơng chứng sau này.