Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại trường đại học y dược tp hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI


TRẦN THỊ KIM ÁNH

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI, NĂM 2020


BỘ NỘI VỤ
TPTRƯỜNG.HỒCHÍ MĐẠIINHỌC,THÁNGNỘI VỤ8NĂMHÀ NỘI2020

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

TRẦN THỊ KIM ÁNH

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 8320303

Hướng dẫn khoa học: TS. Đỗ Văn Học

HÀ NỘI, NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Đỗ Văn Học. Các nội dung nghiên cứu trong
đề tài này là trung thực và chưa từng cơng bố, được chính tác giả thu thập từ
các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Tác giả

Trần Thị Kim Ánh


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy giáo, cô giáo
Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường đại học Nội vụ
Hà Nội, các đồng chí Lãnh đạo Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, Truờng Đại học Y
dược Thành phố Hồ Chí Minh đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho tơi
trong q trình khảo sát thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin được
gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến Sĩ Đỗ Văn Học người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả
hoàn thành luận văn này.

Tác giả

Trần Thị Kim Ánh


MỤC LỤC
Trang

MỞ ĐẦU.................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................................1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài............................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài................................................................4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................................5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài..................................................................6
7. Kết cấu của đề tài..................................................................................................6
PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................7
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA
HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ....................................................................................7
1.1. Cơ sở lý luận.....................................................................................................7
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản.........................................................................7
1.1.2. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ........................10
1.2. Cơ sở pháp lý.................................................................................................. 18
1.2.1 Văn bản Luật.......................................................................................... 18
1.2.2 Văn bản dưới luật................................................................................... 19
Tiểu kết chương 1.................................................................................................. 20
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH..................................21
2.1. Vài nét về Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh..................................21
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Y Dược Thành phố
Hồ Chí Minh............................................................................................................ 21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học
Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh............................................................................ 23
2.1.3. Nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược thành phố
Hồ Chí Minh............................................................................................................ 25

2.2. Khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.............................26
2.2.1. Khảo sát thành phần của tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh.......................................................................................... 26
2.2.2. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của
Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.............................................................. 33
2.2.3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh............................................. 36
Tiểu kết chương 2.................................................................................................. 38
Chương 3: GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH........................39
3.1. Định hướng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh....................................................................................... 39
3.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với đặc điểm tổ chức,
hoạt động của Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh...........................39
3.1.2. Hồn thiện cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phù hợp với
đặc thù TLLT của ĐHYD........................................................................................ 40
3.1.3. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả hoạt động giáo

dục đào tạo, nghiên cứu khoa học và khám chữa bênh của ĐHYD.........................41
3.2. Giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Trường Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh....................................................................................... 42
3.2.1. Nhóm các giải pháp về tổ chức quản lý................................................ 42
3.2.2. Nhóm các giải pháp về nghiệp vụ công tác lưu trữ............................... 49
Tiểu kết chương 3.................................................................................................. 56
KẾT LUẬN............................................................................................................ 57
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................. 58


DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT

ĐHYD
CNTT
PHCTH
XĐGTTL
TLLT
GD&ĐT


1

MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong quá trình

hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc chỉ
đạo, quản lý, điều hành trên cơ sở khai thác được những kinh nghiệm quý báu của
quá khứ, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, mỗi cơ quan, tổ chức
đều phải có một bộ phận lưu trữ, đó là nhu cầu cấp thiết trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức hiện nay. Công tác lưu trữ bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa
học và các nhu cầu cá nhân. Để khai thác tiện lợi, có hiệu quả tài liệu lưu trữ, vấn đề
cốt lõi là cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu hoạt động của tổ
chức.
Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh là một trường đại học
chuyên ngành y khoa tại Việt Nam. Có sứ mạng đào tạo bác sĩ, dược sĩ có trình độ
đại học, sau đại học, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ y dược, hỗ trợ

phát triển hệ thống y tế nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe cho nhân dân khu
vực vùng Đơng Nam Bộ. Được xếp vào nhóm trường Đại học trọng điểm quốc gia,
trực thuộc Bộ Y tế Việt Nam. Tại đây, nguồn tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, hồ
sơ sinh viên, hồ sơ đào tạo... các tài liệu lưu trữ tại đây chứa đựng những thông tin
quá khứ, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của Đại học Y Dược Tp. Hồ
Chí Minh
Thời gian vừa qua, công tác lưu trữ tại Trường Đại học Y dược TP. Hồ Chí
Minh đã có những bước tiến đáng kể, cơ bản thực hiện đúng các văn bản quản lý
của Nhà nước. Tuy nhiên, qua nghiên cứu, khảo sát nhận thấy công tác lưu trữ chưa
được quản lý một cách đồng bộ để phát huy hết hiệu quả của công tác này đối với
hoạt động quản lý của Trường Đại học Y dược Tp. Hồ Chí Minh. Tài liệu khi giao
nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng chưa hoàn chỉnh,
tài liệu cịn bảo quản rải rác ở nhiều vị trí gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm


2

tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế như: tài liệu một
số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai
thác sử dụng; tài liệu lưu trữ bị phân tán, không lập hồ sơ, không có cơng cụ tra cứu
theo hồ sơ, hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa hồn chỉnh, hoặc khơng đúng tiêu chuẩn
nghiệp vụ. Với tình trạng như vậy, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ khó tra cứu
được khi có nhu cầu khai thác, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thơng tin tài
liệu lưu trữ. Do đó, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan
trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Chính vì vậy, tơi quyết định chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ
chuyên ngành “Lưu trữ học” với mong muốn làm rõ thực trạng công tác lưu trữ và
đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm khắc phục những hạn chế, thiếu sót, nâng cao
chất lượng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP.

Hồ Chí Minh.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất của công
tác lưu trữ đối với tất cả các cơ quan lưu trữ. Do vậy, từ trước đến nay đã có nhiều
cơng trình, bài viết của các nhà nghiên cứu, các tác giả khác nhau đề cập đến tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các góc độ khác nhau như trên các giáo trình, các
luận văn, khố luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài báo, các bài
trên tạp chí,... Trong q trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và khái qt
các cơng trình nghiên cứu đã có thành các nhóm như sau:
-

Nhóm các bài viết, kỷ yếu hội thảo, các ý kiến trao đổi về công tác tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ đăng trên các báo, trên tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam, trên mạng Internet tiêu biểu như: “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu
trữ của các trung tâm lưu trữ cấp tỉnh", Kỷ yếu hội nghị khoa học, Cục Văn thư
Lưu trữ nhà nước tháng 11/2000; Nguyễn Văn Thâm, “Tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý", Tạp chí Cộng sản, số 3/2000; Đào
Xuân Chúc, “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh"
của, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/2002; Nguyễn Trọng Điều, “Đổi mới công tác


3

văn thư và lưu trữ để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính nhà nước”, Tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007; “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn", Kỷ yếu hội thảo khoa học, Nxb Đại
học quốc gia Hà Nội, 2010; Nguyễn Mạnh Cường, “Quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay", Tạp chí Tổ chức
Nhà nước số 8/2010.... Nhóm các cơng trình này đã cung cấp cho tác giả một số nội

dung về cơ sở lý luận và cách tiếp cận về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
-

Nhóm các cơng trình khoa học của các tác giả: Tiêu biểu có các luận văn

thạc sĩ như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng”, của Đỗ
Thị Huấn, 1998; “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" của Hà
Văn Huề, 2002; "Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thực trạng và giải pháp”của Nguyễn Minh Sơn, 2003; “Lưu trữ tài liệu khoa học
tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng và giải pháp" của Lê Thị Hải Nam,
2008; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố"
của Hồ Anh Tú, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu phơng lưu trữ Đảng ủy khối dân
chính Đảng cấp tỉnh Nam Định" của Nguyễn Thị Hải Linh, 2008; “Các giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội" của Phạm Thị
Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực
thuộc Trung ương Đảng" của Trịnh Thị Hương, 2009; “Công tác lưu trữ trong các
trườngcao đẳng thực trạng và giải pháp” của Hoàng Văn Thanh, 2010; Quản lý
nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, 2010; “Hồn thiện quản lý nhà nước
đối với công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ quan sở/ngành trực thuộc UBND
Thành phố Hồ Chí Minh” của Vũ Thị Thu Hường, 2010; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức
và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn
Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016... Các cơng trình nghiên cứu vừa nêu là những kết
quả khảo cứu, chun sâu nhất được hồn thành về cơng tác tổ chức khoa học tài
liệu ở một cơ quan hoặc khái quát ở nhiều cơ quan hiện nay. Về cơ bản, nội dung
của các cơng trình này đã tập trung nghiên cứu tình hình cơng tác tổ chức tài liệu tại


4

các cơ quan có tên trong đề tài trên quan điểm so sánh, vận dụng lý luận vào thực

tiễn để nhận xét và đưa ra các giải pháp, đề xuất thích hợp.
Với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học đi trước
về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, phương pháp khảo sát đánh giá thực
trạng. Tuy nhiên, hiện chưa có cơng trình nghiên cứu chuyên sâu nào đề cập đến
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí
Minh”. Vì vậy, đề tài thạc sĩ mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn khơng có sự trùng lặp
với bất cứ cơng trình nghiên cứu nào đã có trước đó.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
3.1. Mục tiêu nghiên cứu: Khái quát lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh. Từ đó, xác định định hướng và
đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ.
-

Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu trữ

Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.
-

Xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu

trữ tại Trường Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh.
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu

Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.

4.2. Phạm vi nghiên cứu
-

Về không gian: Nghiên cứu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại

Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.
-

Về thời gian: Khảo sát tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y

Dược TP. Hồ Chí Minh từ năm 2013 đến năm 2019
-

Về nội dung: tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến tổ chức khoa học

tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh từ công tác thu thập bổ


5

sung tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức các công cụ
tra cứu tài liệu và ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
5. Phương pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá
trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và

đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả
nghiên cứu và đề xuất các giải tooe chức khoa học tài liệu lưu trữ ở ĐHYD.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể
-

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích,

tổng hợp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý
luận và thực tiễn về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở ĐHYD. Dựa trên các số liệu
và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng
hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
-

Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh, được tác giả sử dụng trong việc

so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh
nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ
thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại ĐHYD.
-

Phương pháp khảo sát: Phương pháp này được tác giả sử dụng để khảo sát ý

kiến cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên đang làm công tác văn thư của các Ban
chức năng và các đơn vị trực thuộc của ĐHYD. Trên cơ sở kết quả của khảo sát, tác
giả thực hiện việc xử lý các số liệu khảo sát.
-

Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp phỏng vấn được tác giả sử dụng để

tiếp xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, giảng viên, chuyên viên làm việc
tại ĐHYD về các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHYD.
- Phương pháp thống kê: Phương pháp này tác giả sẽ hệ thống các phương
pháp (thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và tính tốn các đặc trưng của đối tượng


6

nghiên cứu) nhằm phục vụ cho q trình phân tích, đưa ra giả thuyết và ra quyết
định cho các giải pháp của tác giả.
-

Phương pháp hệ thống hóa: Phương pháp này tác giả sẽ hệ thống hóa thành các

đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.

6.
-

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về lý luận: Cung cấp cơ sở lý luận và khẳng định sự cần thiết phải tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.
-

Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của sẽ là giải pháp giúp cho việc tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh có chất lượng
hơn.
Kết quả nghiên cứu giúp cán bộ, cơng chức nói chung và cán bộ, viên chức

Trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh nâng cao nhận thức, hiểu sâu hơn về
công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Từ đó, đề cao trách nhiệm của mình đối
với công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Đồng thời, là nguồn tư liệu tham
khảo bổ ích cho các bạn sinh viên, học viên chuyên ngành lưu trữ.
7. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham
khảo và phụ lục. Phần nội dung chính được chia thành 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Chương 2. Thực trạng Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học Y
Dược TP. Hồ Chí Minh
Chương 3. Giải pháp Tổ chức khoa học tài liệu tại Trường Đại học Y Dược TP.
Hồ Chí Minh.


7

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHOA
HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
-

Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có

nghĩa, sự vật khơng thể tồn tại mà khơng có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội
tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên
và xã hội. Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá
thể độc lập có cùng mục đích.
Theo Từ điển tiếng Việt của Phan Việt Anh thì “Tổ chức là vếp đặt cơng việc

gì cho có đủ bộ phận, ngăn nắp để dễ tiến tới”[1, Tr. 938]. Theo các cách hiểu trên,
tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp các nỗ lực của các thành viên; có mục đích
chung; có sự phân cơng lao động; có hệ thống thứ bậc quyền lực điều hành. Các đặc
điểm này cũng có thể được xem như các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt
được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo
các nguyên tắc trên.
Với nghĩa là động từ thì Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển học quan
niệm “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu
trúc và những chức năng nhất định” vơi nghĩa là danh từ thì “Tổ chức là tập hợp
người được tổ chức lại, hoạt động vì quyền lợi chung, nhằm một mục đích
chung”[32, Tr.1249].
Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành
tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số
hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ khơng có kết quả. Tổ chức là công cụ để đạt
được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ khơng thể
hồn thành được nếu hoạt động riêng lẻ.
-

Khoa học: Với tư cách là danh từ thì Từ điển tiếng Việt của Trung tâm từ điển

học quan niệm “Khoa học là hệ thống tri thức tích lũy trong quá trình lịch sử và được
thực tiễn chứng minh, phản ánh những quy luật khách quan của thế giới bên ngoài


8

cũng như của hoạt động tinh thần của con người, giúp con người có khả năng cải tạo
thế giới hiện thực”, với nghĩa là tính từ thì khoa học là những hành động có tính
chất “phù hợp với địi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống …”[32,
Tr.623]. Hay theo Từ điển tiếng Việt của Phan Việt Anh quan niệm “Khoa học là

điều hiểu biết có hệ thống, có phương pháp và thực nghiệm”[1, Tr.517-518]. Để phù
hợp với nội dung nghiên cứu với tính cách là khái niệm công cụ để thao tác xây
dựng khái niệm trung tâm, thì trong phạm vi nghiên cứu của đề tài ta hiểu từ khoa
học với nghĩa là tính từ, nghĩa là khoa học là những hành động có tính chất phù hợp
với địi hỏi của khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống …
- Tài liệu lưu trữ
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Theo Từ điển tiếng Việt thì tài liệu là “dữ liệu, tin tức giúp
cho việc tìm hiểu một vấn đề”[32, Tr.1095], hay theo Đại từ điển tiếng Việt của
Nguyễn Như Ý chủ biên thì tài liệu là “sách báo, các văn bản giúp người ta tìm hiểu
một vấn đề gì đó”[34, Tr.1483]. Về phân loại tài liệu Luật Lưu trữ 2011 chỉ ra tài
liệu bao gồm “Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ
sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi
hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký,
hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin
khác”[26].
Đối với khái niệm lưu trữ, Từ điển Tiếng Việt định nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và
sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu để tiện tra cứu, khai thác như: lưu trữ tài liệu, lưu trữ
hồ sơ, lưu trữ thông tin”[32, Tr.745]. Với ngành khoa học lưu trữ thì lưu trữ được
hiểu là “Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng
và tra cứu khi cần thiết”[21, Tr.145]. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài để phù
hợp với đối tượng nghiên cứu thì lưu trữ được quan niệm là giữ lại các văn bản, tài
liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm tài liệu lưu trữ là dữ liệu, tin tức có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá
trình hoạt động của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng


9

và tra cứu, tìm hiểu khi cần thiết. Về nội dung của tài liệu cần lưu trữ bao gồm: Văn
bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;
âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu
viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác được hình thành trong
quá trình hoạt động của các cá nhân và tổ chức.
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Từ các khái niệm trên ta có thể định nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là
sắp xếp, bố trí chính xác, có hệ thống các dữ liệu, tin tức có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học được hình thành trong quá trình hoạt động
của một tổ chức hay cá nhân được lưu giữ lại để làm bằng chứng và tra cứu, tìm
hiểu khi cần thiết.
Như vậy, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và
sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
cơng tác tra tìm tài liệu.
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu gồm: thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ
tra cứu tài liệu và một số công tác bổ trợ khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin
học có liên quan.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài
liệu vào một trật tự khoa học với một hệ thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác
thống kê, bảo quản và công tác tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà
nước trong công tác lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu mới được thống
nhất trong các lưu trữ và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu trong tồn bộ
Phơng Lưu trữ quốc gia Việt Nam.


10

1.1.2. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
1.1.2.1. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các khâu
nghiệp vụ cụ thể của công tác lưu trữ một cách khoa học, chặt chẽ, liên hoàn từ
phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu đến việc hệ thống hóa,
xây dựng cơng cụ tra cứu nhằm mục đích bảo quản tài liệu an tồn và phát huy tối
đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
a)

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài
liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử [26].
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ để triển khai những quy định luật pháp
luật của nhà nước và đưa vào phơng những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để
bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt
nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả. Việc thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ vào Phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần Phơng lưu
trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung. Bổ
sung tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ là căn cứ vào các nguyên tác, tiêu chuẩn
xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu
đưa vào bảo quản nhà nước.
Nội dung thu thập và bổ sung tài liệu gồm: Xác định những cơ quan, đơn vị,
cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử;
Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung ương
đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp; Tổ chức thư thập tài liệu
vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định; Sưu tầm, tìm kiếm những tài
liệu quý, hiếm hoặc cịn thiếu để bổ sung, hồn chỉnh Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.

Khi thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ cần tuân thủ nguyên tắc: Thu thập và
bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử: Nguyên tắc này yêu cầu khi thu thập, bổ sung
tài liệu của thời đại lịch sử nào phải để riêng theo thời đại lịch sử ấy.


11

Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Phơng lưu trữ là khối tài liệu
hồn chỉnh hoặc tương đối hồn chỉnh phản ánh q trình hoạt động của một quốc
gia, một cơ quan, một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quy định chất lượng
phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong phông. Muốn thu thập, bổ
sung tài liệu cho phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành
phơng và lịch sử phơng của nó.
b)

Phân loại tài liệu

Trong công tác lưu trữ, phân loại tài liệu là một trong những nội dung cơ bản,
là vấn đề khoa học mang tính nghiệp vụ sâu sắc, quyết định đến chất lượng các
phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng và hiệu quả tra tìm tài liệu. Đây là hoạt động
căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia
chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử
dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Nói cách khác, phân loại tài liệu là dựa vào các
đặc trưng của tài liệu trong phông, người ta phân chúng thành các nhóm và sắp xếp
theo một trật tự nhất định nhằm tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ.
Phân loại tài liệu nhằm mục đích: Để tổ chức khoa học tài liệu của các phông
lưu trữ. Việc phân loại giúp tài liệu được tổ chức thành các khối, nhóm một cách
khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế.
Đồng thời, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và
khai thác, sử dụng tài liệu. Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cơ quan lưu trữ có

thể xây dựng hệ thống các cơng cụ tra tìm theo phơng, theo khối, nhóm tài liệu hoặc
theo vấn đề. Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác sẽ
thuận lợi trong việc tra tìm thơng tin trong tài liệu theo phơng, theo khối, nhóm tài
liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm.
Khi phân loại tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các nguyên tắc: Nguyên tắc xuất xứ:
tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân phải
được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ của tài liệu
trong phông. Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Đảm bảo thống nhất với
công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông.


12

Khi tiến hành phân loại tài liệu thông thường người ta sử dụng các phương án:
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian; Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức; Phương
án mặt hoạt động - thời gian; Phương án thời gian - mặt hoạt động. Để xây dựng
phương án phân loại tài liệu cho một phông lưu trữ cần dựa vào những đặc trưng cơ
bản sau: Đặc trưng cơ cấu tổ chức; Đặc trưng mặt hoạt động; Đặc trưng thời gian;
Đặc trưng địa danh; Đặc trưng vấn đề.
Khi phân loại tài liệu phải biết kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng
khác nhau. Bởi vì, các đặc trưng phân loại nêu trên khơng phải đều có ý nghĩa như
nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và
những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp
dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành
phân loại tài liệu trong phạm vi tồn phơng lưu trữ. Những đặc trưng chỉ áp dụng để
phân loại tài liệu từ những nhóm lớn thành nhứng nhóm nhỏ được xem là những đặc
trưng thứ yếu.
c)

Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ.
Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, nâng cao hiệu quả
phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương
tiện bảo quản tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu
huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện. Qua đó, lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào
bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu khơng có giá trị, hết giá trị và đem
tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác xác định giá trị tài liệu chứ khơng phải là mục
đích của công tác xác định giá trị tài liệu.
Nội dung xác định giá trị tài liệu cần tập trung vào là: Nghiên cứu vận dụng
các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu. Nghiên cứu, xây
dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan
và lưu trữ lịch sử. Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ


13

lịch sử. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ quan trọng cần phải được thực hiện
một cách thận trọng, tuân thủ các nguyên tắc, đây là những phương pháp luận,
những quan điểm trong xác định giá trị tài liệu bao gồm: Nguyên tắc tính Đảng;
Nguyên tắc lịch sử; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
Trong xác định giá trị tài liệu người ta áp dụng bốn phương pháp sau: Phương
pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng; Phương pháp thơng tin và
Phương pháp phân tích sử liệu.
Khi tổ chức xác định giá trị tài liệu phải tiến hành theo một trình tự, ở các giai
đoạn khác nhau của công tác lưu trữ. Việc tổ chức xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa

đặc biệt quan trọng, quyết định đến số phận của tài liệu do đó phải được tiến hành
một cách thận trọng, người tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu phải có kiến
thức hiểu biết pháp luật lưu trữ và đặc biệt là phải am hiểu về tài liệu đưa ra xác
định giá trị. Đồng thời, phải xác định được thời hạn bảo quản tài liệu. Đây là khoảng
thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Thời hạn
bảo quản tài liệu gồm 2 mức: Vĩnh viễn và có thời hạn. Từ đó, xây dựng được cho
cơ quan, tổ chức Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
d)

Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu

- Tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ:
Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là vận dụng các
phương pháp và cơng cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo
các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam, mục 310 ghi “Thống kê tài liệu là quá trình ghi
chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong
các lưu trữ”.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và
chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các
phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm
tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ


14

phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ
quan, tổ chức báo cáo, cơ quan quản lý các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và
kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng

ngành và phạm vi cả nước. Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của
công tác lưu trữ. Thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng
cao chất lượng cho công tác báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu
lưu trữ định kỳ hàng năm theo quy định.
Thống kê tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: Giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ
nắm được số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình và các phương tiện bảo
quản chúng, trên cơ sở đó làm tốt cơng tác bảo quản tài liệu. Hỗ trợ đắc lực cho việc
tra tìm tài liệu chính xác, nhanh chóng. Lưu trữ chủ động hơn trong tổ chức nghiên
cứu sử dụng tài liệu nhờ hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ. Làm kế hoạch,
phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc hư hỏng.
Khi tiến hành thống kê tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu:
Cụ thể và chính xác: Kết quả thống kê phải cung cấp những số liệu chính xác,
cụ thể về khối lượng, thành phần, nội dung, tình hình bảo quản và các khía cạnh
khác của tài liệu trong một phòng, kho lưu trữ cũng như tồn bộ phơng lưu trữ quốc
gia Việt Nam.
Kịp thời và tồn diện: Cơng tác thống kê tài liệu lưu trữ phải đúng thời hạn
quy định và đầy đủ các mặt theo yêu cầu của tài liệu lưu trữ.
Khoa học và có hệ thống: Cơng cụ thống kê thích hợp, đáp ứng nhu cầu thực
tế. Cơng cụ thống kê nói chung nên đơn giản, dễ áp dụng và có thể phản ánh được
nhiều đối tượng lưu trữ khác nhau.
- Tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở
nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa,
trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan
tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục
đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả.


15

Cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có tác dụng: Dùng để giới thiệu thành phần và
nội dung tài liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên
cứu tra tìm nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp theo yêu cầu của họ. Đồng
thời, công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể đáp ứng những yêu cầu cơ bản của người
nghiên cứu tài liệu., nó cho biết trong kho lưu trữ có những tài liệu nào, bảo quản ở
đâu và tìm bằng phương pháp nào. Ngồi ra, cơng cụ tra cứu tài liệu phản ánh
những thông tin cần thiết của mỗi hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ và toàn
kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần
tài liệu, tránh bị mất hoặc thất lạc tài liệu.
Đây là một trong những công việc nhằm giúp cán bộ lưu trữ có thể quản lý tài liệu
tốt hơn và phục vụ khai thác sử dụng có hiệu quả. Cơng cụ tra cứu cịn giúp thống kê
chính xác thành phần số lượng tài liệu đang ở trong phông và những yếu tố khác.
Khi xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu: Phải giới
thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong kho lưu trữ để thông tin
cho người sử dụng; Mỗi loại hình cơng cụ tra cứu phải được xây dựng thống nhất về
hình thức và nội dung. Yêu cầu này nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng,
chính xác; Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của người
dùng tài liệu; Kết cấu của các loại công cụ tra cứu tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ
sử dụng. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là một loại công cụ thông tin được nhiều loại
độc giả sử dụng cho nên khơng được cấu tạo rườm rà, khó hiểu.

Thành phần của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ gồm:
Hệ thống tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, các bộ thẻ.
Công cụ tra cứu hiện đại như các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Để lựa chọn các
công cụ tra cứu cần xây dựng từng kho lưu trữ tùy thuộc vào tình hình thực tiễn tài
liệu. Muốn xây dựng được cơng cụ tra cứu hiện đại cần có 03 yếu tố quan trọng là
con người, phương tiện và tài liệu lưu trữ.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình cơng cụ tra cứu tài liệu khác nhau, nhưng
được sử dụng phổ biến nhất là Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ là bảng thống kê toàn
bộ hồ sơ trong một Phông, một Kho lưu trữ hoặc một khối tài liệu, dùng để quản lý

và tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ giúp cho việc truyền đạt những thông tin cơ bản


16

của hồ sơ lưu trữ đến với độc giả một cách nhanh chóng, thuận tiện, phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu xây dựng mục lục hồ sơ sao cho vừa khoa học
đối với hồ sơ và việc quản lý hồ sơ, vừa đem đến cho các nhà nghiên cứu một cách
nhìn tổng quát về thành phần, nội dung và những yếu tố khác của hồ sơ… đồng thời
thơng qua mục lục hồ sơ có thể dễ dàng tiếp cận được với từng hồ sơ tài liệu.
Cấu tạo của Mục lục hồ sơ gồm 8 phần: Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói
đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê các hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc. Trang đầu
của mục lục đem đến cho độc giả những thông tin ngắn gọn, giúp người đọc nắm
được một cách khái quát những thông tin chủ đạo của cuốn mục lục hồ sơ. Độc giả
sau khi tra cứu phần mở đầu có thể nhanh chóng tìm hiểu chi tiết hơn những nội
dung chính mà mình quan tâm trong phần mục lục của cuốn mục lục hồ sơ. Phần
này chỉ dẫn một cách có hệ thống theo kết cấu logic chặt chẽ giữa các thành tố, các
bộ phận thành mục lục hồ sơ trong đó giới thiệu rõ tên các đề mục lớn và vị trí trang
tương ứng, giúp người đọc có thể xem nhanh những nội dung chính của cuốn mục
lục hồ sơ và mở đọc những mục có chứa đựng những thơng tin mà mình quan tâm.
Một nguyên tắc được tuân thủ nghiêm ngặt trong mục lục hồ sơ là tính chính xác
tuyệt đối giữa các thành phần ghi trên mục lục với tài liệu thực tế đang bảo quản
trong phông.
Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trị quan trọng trong các phịng, kho lưu trữ,
đặc biệt là phục vụ cơng tác khai thác và sử dụng tài liệu. Nếu các cơ quan, tổ chức
chưa tiếp cận với hồ sơ, tài liệu thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu, vẫn có
thể biết được những thơng tin cần thiết về nội dung, thành phần của tài liệu, qua đó
sẽ giúp tiết kiệm thời gian đối với người khai thác, sử dụng tài liệu.
1.1.2.2. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
-

Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý hiệu quả tài liệu lưu trữ: Tổ

chức khoa học tài liệu giúp cho nhà quản lý biết được số lượng, nội dung, thành
phần, đặc điểm của tài liệu và tồn cảnh phơng tài liệu. Thơng qua hồ sơ phơng của
đơn vị hình thành phơng sẽ biết rõ nội dung, thành phần, đặc điểm của tài liệu trong
một phông và từng phông của tài liệu. Trên cơ sở đó có các kế hoạch bổ sung, sưu
tầm nếu phơng tài liệu đó chưa hồn chỉnh.


17

Bên cạnh đó, hồ sơ phơng cho ta nắm rõ lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch
sử phơng, phương án phân loại; bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tình trạng
vật lý, quá trình thu thập, chỉnh lý…Qua đó, nhà quản lý nắm rõ tình hình, đặc điểm
của mỗi phơng tài liệu để có những kế hoạch tiếp theo cho công tác phục vụ khai
thác sử dụng phù hợp có hiệu quả, nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu.
-

Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ: Tổ chức

khoa học tài liệu là công tác vô cùng quan trọng, vì chỉ có tổ chức khoa học tài liệu
mới giúp phát huy tối đa giá trị của tài liệu mà bất kể cơ quan tổ chức nào nắm giữ,
bởi thực tế đã chứng minh nếu có trong tay những tài liệu quý hiếm nhưng nếu
không thể khai thác những tài liệu q hiếm và giá trị đó thì cũng là điều vơ nghĩa.
Khi những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan được
tổ chức khoa học sẽ phục vụ cho việc khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, tiết
kiệm thời gian cơng sức, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong lịch sử,
nghiên cứu, thực tiễn…
-

Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn bí mật,

khơng để mất mát và thất lạc tài liệu: Tài liệu lưu trữ khơng thể an tồn khi cịn là
bó, gói, đóng thùng carton và chất đống trong kho mang tính tạm bợ, đặc biệt đối
với tài liệu giấy thì việc xuống cấp của tài liệu là điều khó tránh khỏi.
Ngược lại khi tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và bảo quản trong kho với
đầy đủ các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, tránh các loại cơn trùng, chuột bọ… thì
khối tài liệu đó đã được bảo quản một cách an toàn, nâng cao tuổi thọ của tài liệu.
-

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cho việc ứng dụng công nghệ thông

tin vào công tác lưu trữ được thuận lợi: Công nghệ thơng tin ln đem lại những lợi
ích thiết thực, trong đó yếu tố nhanh, tiện dụng sẽ đáp ứng đúng mục tiêu của cơng
tác lưu trữ là dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Tuy nhiên, việc áp dụng được công nghệ thơng
tin vào cơng tác lưu trữ hay khơng cịn phụ thuộc vào việc tổ chức khoa học tài liệu,
bởi lẽ, sau khi tài liệu được phân loại, xác định giá trị, lập thành hồ sơ thì việc hệ
thống hóa và làm mục lục tổng hợp là công đoạn cuối cùng của việc tổ chức khoa
học tài liệu.


18

Khi muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ thì phải dựa trên một khối
tài liệu hay một phơng tài liệu đã được tổ chức khoa học hồn chỉnh, đó là dựa trên
các nội dung đã được ghi trên bìa hồ sơ mà các cán bộ lưu trữ đã ghi khái quát nhất,
cô đọng nhất về nội dung trong hồ sơ đó như là tên hồ sơ, số đơn vị bảo quản, thời
gian bắt đầu, kết thúc của hổ sơ, số lượng trang, thời hạn bảo quản…, từ đó cập
nhập các số liệu này để sử dụng tra cứu trên các thiết bị công nghệ thông tin.

1.2. Cơ sở pháp lý
1.2.1 Văn bản Luật
- Ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thơng đạt
số
1-C/VP, là một văn kiện có giá trị cao về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lưu
trữ của nước ta, đánh dấu mốc quan trọng, bước ngoặt đối với ngành lưu trữ Việt
Nam. Thông đạt số 1-C/VP cũng đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động
của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công
tác lưu trữ.
Thực hiện tinh thần của Thông đạt, để nâng cao hơn nữa sự chỉ đạo toàn diện
đối với q trình xây dựng cơng tác lưu trữ Việt Nam, ngày 11 tháng 12 năm 1982,
Chủ tịch Hội đồng nhà nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công
bố Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Lần đầu tiên trong lịch sử công tác
lưu trữ Việt Nam, những quan điểm và nguyên tắc chỉ đạo chủ yếu của Đảng đã
được thể chế hóa thành một văn bản pháp luật, trong đó đã quy định những vấn đề
cơ bản nhất về tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Cũng từ đây,
công tác lưu trữ ngày càng được Đảng, nhà nước quan tâm đặc biệt hơn. Hệ thống
các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ được xây dựng và ban hành tạo
điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công tác lưu trữ. Đỉnh cao của việc ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật đó là việc Quốc hội nước Cộng hịa Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các nội dung quan
trọng của việc tổ chức, quản lý lưu trữ. Luật Lưu trữ ra đời khơng chỉ đáp ứng tình
hình phát triển của cơng tác lưu trữ và ngành lưu trữ trong thời kì đổi mới và hội
nhập. Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực một lần nữa khẳng định tinh thần, nội dung
của Thông đạt ra đời hơn nửa thế kỷ trước đó là đúng đắn, kịp thời và có giá trị ý