Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của tổng công ty truyền thông đa phương tiện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thắm

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thắm

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60320301

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. Cam Anh Tuấn
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

TS. Cam Anh Tuấn

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Cam Anh Tuấn.
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những cơng trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là
trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi xin chịu trách
nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thắm

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.................................................................................................................. 1
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 4
1. Lý do lựa chọn đề tài ........................................................................................ 4
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................ 6
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ................................................. 6
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 7
6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 10
7. Các nguồn tư liệu tham khảo ......................................................................... 11
8. Đóng góp của đề tài ....................................................................................... 11
9. Bố cục của Đề tài gồm 03 phần ..................................................................... 12
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP ......................................... 13
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ............. 13
1.1.1. Một số khái niệm ............................................................................................ 13
1.1.2. Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp .......... 15
1.1.3. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp .............. 18
1.1.4. Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ................. 22
1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của
doanh nghiệp ............................................................................................................. 24
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp ......... 28
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 36
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƢƠNG TIỆN ................... 37
2.1. Khái quát về Tổng công ty Truyền thơng đa phương tiện ................................. 37
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................. 37
2.1.2.Chức năng ................................................................................................. 39
1

2.1.3.Nhiệm vụ .................................................................................................... 40
2.1.4. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................... 40
2.2. Khái quát về tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Truyền thơng đa phương tiện ..... 42
2.3. Tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Truyền thông
đa phương tiện .......................................................................................................... 45
2.3.1. Phân cấp quản lý về công tác lưu trữ ...................................................... 45
2.3.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ ........................................... 46
2.3.3. Tổ chức xây dựng, ban hành và phổ biến, hướng dẫn các văn bản
quy định về công tác lưu trữ ............................................................................................ 48
2.3.4. Bố trí cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ ...................... 53
2.3.5. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ ........................................................ 54
2.3.6. Công tác thống kê về lưu trữ ..................................................................... 66
2.3.7. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác lưu trữ ......... 67
2.4. Nhận xét ............................................................................................................. 68
2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 68
2.4.2. Hạn chế..................................................................................................... 69
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 73
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI TỔNG CƠNG TY VTC .............................................................. 74
3.1. Nhóm giải pháp tổng thể .................................................................................... 74
3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên
trong cơ quan về công tác lưu trữ............................................................................ 74
3.1.2. Nâng cao hơn nữa trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước,
của Lãnh đạo Tổng công ty VTC về công tác lưu trữ ............................................... 76
3.1.3. Nâng cao chất lượng công tác văn thư .................................................... 79
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ....................................................................................... 79
3.2.1. Thành lập bộ phận lưu trữ ....................................................................... 79
3.2.2. Nâng cao chất lượng nhân sự làm công tác lưu trữ ................................... 80

3.2.3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ .................. 81
3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ…. 82
2


3.2.5. Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu quả
của công tác lưu trữ .................................................................................................. 83
3.2.6. Nâng cao chất lượng tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ .............................. 84
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 88
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 89
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 90
PHỤ LỤC

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý giá của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thơng tin q khứ, ghi lại các thông tin trong lao động của nhân dân qua
các thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những công hiến to lớn
của anh hùng các dân tộc, các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và văn hóa nổi
tiếng. Khối tài liệu này chính là nguồn thơng tin có tính chính xác cao vì nó là
bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị. Do đó con người có thể sử dụng
chúng vào nhiều mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động
của con người.
Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thơng tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao,
và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công cụ không
thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản lý, trong nghiên
cứu hay trong đời sống của mỗi cá nhân. Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng

khẳng định được vai trị, vị trí của mình để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước,
phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.
Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chun mơn
có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà
nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy
được tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các
mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội.
Thực hiện chủ trương, chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, từ năm
1986, các loại hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác nhau đã được thành
lập và đi vào hoạt động gồm có: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân,
công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh, doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngồi. Sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của các loại hình doanh nghiệp, đặc
biệt doanh nghiệp nhà nước đã góp phần tạo ra các nguồn lực thiết yếu về vốn, công
nghệ… là tiền đề vững chắc cho nền kinh tế Việt Nam hòa nhập cùng thị trường
quốc tế vốn sôi động, đầy tiềm năng nhưng cũng nhiều thử thách.
4


Cùng với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đó là sự hình thành một
khối lượng lớn các tài liệu văn bản mang tính đặc thù ở các doanh nghiệp với tư
cách là các tổ chức kinh tế, hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác
nhau.Khối tài liệu mà các doanh nghiệp sản sinh ra không chỉ lớn về số lượng mà
cịn đa dạng về loại hình, phong phú về mặt nội dung và hình thức, có giá trị thực
tiễn cao nên cần được tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp. Về lâu dài, đây là nguồn tài liệu có giá trị phục
vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước dưới nhiều góc độ.
Xuất phát từ vị trí cũng như ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của các doanh
nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản lý tốt
công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn
và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý,

nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội.
Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (sau đây gọi tắt là Tổng công ty
VTC) là Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theo mơ hình Cơng
ty mẹ - Cơng ty con thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Trong nhiều năm qua,
Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện là một trong những doanh nghiệp bước
đầu đã có nhiều thành tựu trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác tổ chức quản
lý vẫn bộc lộ những hạn chế khó tránh khỏi trong công tác này như: Chưa ban hành
hệ thống văn bản hồn chỉnh về cơng tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa
được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là cơng việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; cán bộ lưu trữ chưa
được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được
yêu cầu địi hỏi của sự nghiệp đổi mới cơng tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá
công tác lưu trữ một cách thường xuyên…. Từ đó, dẫn tới hậu quả không thể tránh
khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không
đạt hiệu quả cao.
Tài liệu lưu trữ ngày càng thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của chúng
đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên bảo quản tài liệu lưu trữ như thế
5


nào để giữ gìn được tài liệu, giảm được sự phá hủy của mơi trường là hết sức khó
khăn đối với các cơ quan Lưu trữ Lịch sử và cơ quan Lưu trữ hiện hành nói chung
và Tổng cơng ty VTC nói riêng. Vì vậy, tơi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác
lƣu trữ của Tổng công ty Truyền thơng đa phƣơng tiện” làm luận văn của mình.
Thơng qua luận văn này, tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong Tổng công ty
VTC hiểu và quan tâm hơn đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều hơn nhằm
hồn thiện cơng tác lưu trữ của Tổng cơng ty Truyền thơng đa phương tiện nói
riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:

Thứ nhất: Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng công ty VTC;
Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý
công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:
- Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Tổng cơng ty VTC;
- Tìm hiểu về thành phần và ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt
động tại Tổng cơng ty VTC;
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ cũng như
việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Tổng công ty VTC;
- Căn cứ vào lưu trữ học đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý công
tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC;
- Nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại Tổng công ty VTC.
4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC.
6


4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung
Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm: Tổ chức bộ phận
quản lý công tác lưu trữ; Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ; Ban
hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
Thực hiện thống kê về công tác lưu trữ và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
cơng tác lưu trữ.
- Phạm vi không gian, thời gian

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Cơ quan Tổng công ty Truyền thông đa
phương tiện từ năm 2016 đến nay. Năm 2016 là năm Tổng cơng ty chính thức thành
lập bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. Trước đó,
Tổng cơng ty khơng có bộ phận hay nhân sự thực hiện công tác này. Do vậy, tác giả
lấy mốc thời gian khảo sát đề tài từ năm 2016 đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu
mới, đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới với sự ra đời của nhiều loại hình doanh
nghiệp và sự đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận động
phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Nghiên cứu này giúp chúng ta hiểu rõ được
tình hình quản lý cơng tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị,
mang tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tin
hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là một hướng nghiên cứu
được rất nhiều độc giả quan tâm. Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học
đã đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác
lưu trữ. Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ ở các
doanh nghiệp giữ vai trị chủ đạo trong nền kinh tế Việt Nam có đề tài Luận văn
Thạc sĩ: ”Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả
Nguyễn Thị Kim Bình. Luận văn khơng đi sâu nghiên cứu các giải pháp nghiệp vụ
cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà chỉ tập trung nghiên cứu các
mặt của công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này, bao gồm công tác chỉ đạo và
7


tổ chức, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng tài liệu và công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Tổng công ty 91 vào Lưu
trữ lịch sử. Luận án Tiến sĩ: “ Tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ của các Tập đồn
kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình. Luận án nghiên cứu các biện
pháp để hoàn thiện cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý, tình hình thực tiễn về tổ chức và

quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Nhà nước; nguyên nhân gây nên
những bất cập trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn hiện nay;
đề xuất các nguyên tắc và giải pháp tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ của các Tập
đồn kinh tế Nhà nước phù hợp với đặc thù tài liệu lưu trữ, đặc điểm tổ chức, hoạt
động và xu hướng phát triển của các Tập đoàn.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài: “Công tác văn thư,
lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai
đoạn 1986 -2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại
một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn
thạc sĩ của Trần Vũ Thành “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh
nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn
thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài trên địa bàn
thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ: “Xác định giá trị tài liệu
hành chính hình thành trong hoạt động của các TCT 100% vốn nhà nước” của tác
giả Lã Thị Hồng. Để đưa ra nguyên tắc, phương pháp, các cơ sở pháp lý, cơ sở lý
luận, cơ sở thực tiễn và xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính của các
TCT 100% vốn nhà nước, tác giả luận văn đã phân tích một cách sâu sắc và đầy đủ
thành phần, nội dung và ý nghĩa về nhiều mặt tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp
nhà nước.
Về quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, có đề tài khóa luận tốt nghiệp:
“Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước khi chuyển đổi hình thức
sở hữu tại tỉnh Phú Thọ” của Phạm Thị Hồng Thúy. Đối với công tác lưu trữ ở các
doanh nghiệp cụ thể, có đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nguồn và thành phần tài liệu
nộp vào Lưu trữ cơ quan Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam - thực trạng và
8


giải pháp” của Lâm Thị Ngoan…. Các đề tài này mới chỉ đề cập đến một hoặc một
số nội dung của công tác quản lý công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu lưu

trữ vào lưu trữ hiện hành; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,…
Trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tác giả Vũ Thị Phụng có bài viết
“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng và
giải pháp” hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước
đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Kim
Bình. Cả hai bài viết đều được đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số
5/2004. Cùng với những bài viết này cịn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo
khoa họclần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5
năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “Tài
liệu lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần
nghiên cứu” của tác giả Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết
“Tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của Tác giả
Nguyễn Thị Kim Bình… Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các
nhiệm vụ mang tính cấp thiết của công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho
chúng ta thấy được giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của các doanh nghiệp đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần
quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp
thiết thực nhằm thu thập đầy đủ và quản lý tốt tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu
trước mắt cũng như lâu dài của xã hội.
Như vậy, các nhà nghiên cứu mới chỉ nghiên cứu công tác khảo sát và đánh
giá hệ thống văn bản của các doanh nghiệp. Còn vấn đề các doanh nghiệp thực
hiện như thế nào với tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp mình thì mới được đề ra
nhưng chưa có điều kiện thực hiện. Nhưng đây cũng là tín hiệu đáng mừng, cho
thấy cơng tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp đã được giới lưu trữ học và xã
hội quan tâm đến.
9

Qua đó, có thể thấy rằng, nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
một Tổng công ty nhà nước cụ thể Tổng công ty VTC một cách tổng quan, khái
quát và đầy đủ các nội dung của công tác này là một đề tài chưa được ai thực hiện.
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là chỉ ra mơ hình tổ chức quản lý công tác
lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động trên cả
nước như Tổng công ty VTC.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận mang
tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả
sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực
tiễn của hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Cơ quan Tổng công ty VTC.
Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải
pháp nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và
phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các thông tin thu
thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa
ra các nhận định trong đề tài.
6.3. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực
tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận
của lưu trữ học Việt Nam.
6.4. Phương pháp hệ thống
Từ phương pháp so sánh tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của
hoạt động này trong Tổng công ty VTC.
6.5. Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến, tiếp

xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư
10


và cán bộ, nhân viên của các Ban, Trung tâm thuộc Cơ quan Tổng cơng ty VTC có
trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát,
tác giả thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát.
6.6. Phương pháp thống kê
Vận dụng phương pháp này, tác giả tiến hành thống kê tài liệu đang bảo quản
tại Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện; thống kê thực trạng về công tác phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC nhằm đưa ra những giải pháp giúp cho
công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC đạt hiệu quả cao hơn.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu tham
khảo chủ yếu như: Sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành Lưu trữ như:
Giáo trình Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc,
Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình Nghiệp vụ
lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của tác giả Vũ Thị Phụng; các đề tài
luận văn Thạc sĩ, đề án Tiến sĩ nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các Doanh
nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình và các luận văn của học viên cao học
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học KHXH&NV có những
nội dung liên quan đến đề tài. Nguồn tư liệu thứ 3 tác giả sử dụng là các bài viết
trên tạp chí Văn thư, Lưu trữ và một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong
nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác Lưu trữ của doanh nghiệp. Một
nguồn tư liệu chủ yếu tác giả muốn dùng nữa là các văn bản của Tổng công ty VTC
quy định về tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ.
8. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức quản lý
công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần hồn thiện việc tổ chức

quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC. Ngồi ra, kết quả nghiên cứu của
luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho Tổng công ty VTC, tài liệu cho các
học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
11


9. Bố cục của Đề tài gồm 03 chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lƣu trữ
trong doanh nghiệp
Trong chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái niệm,
nguyên tắc, nội dung, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng của công tác lưu trữ, đồng
thời hệ thống các văn bản pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức quản
lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ của Tổng Công
ty Truyền thông đa phƣơng tiện
Tại chương này, tác giả khái quát về lịch sử hình thành và phát triển, chức
năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện. Căn
cứ vào cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về tổ chức quản lý
cơng tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ
chức quản lý công tác lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện qua
khảo sát thực tế tại Tổng công ty để đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức
quản lý cơng tác lưu trữ.
Chương 3. Giải pháp hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ tại Tổng
công ty Truyền thông đa phương tiện
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu ở chương 2, tại chương này, tác giả tập trung
nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý
công tác lưu trữ ở Tổng công ty Truyền thơng đa phương tiện.
Trong q trình thực hiện đề tài, tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các
thầy cô giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của Tổng công ty Truyền thông đa
phương tiện và đặc biệt là sự định hướng giúp đỡ của TS. Cam Anh Tuấn - người

đã hướng dẫn tơi hồn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu
sắc tới quý thầy cô, bạn bè trong lớp cao học 2017-2019, đồng nghiệp, gia đình và
thầy giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tơi trong suốt q trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn khơng thể
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tơi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
các thầy cơ, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
12


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
1.1.1. Một số khái niệm
- Tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các cơng việc, giao quyền hạn và phân
phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có
hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp
xếp và bố trí các cơng việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức
sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
Tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở
thành một cơ cấu nhất định” hay “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh
thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất”.
Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung [10; tr.136]
- Quản lý
Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ
chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… các quá trình xã hội và hoạt động
của con người để hướng dẫn chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt mục
tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất.

Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều
phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau.
Quản lý là động tác có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể
quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu
của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi [10; tr.12].
- Tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Tổ chức quản lý công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp của chủ thể quản lý
nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu
trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”.
13


Tổ chức quản lý công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là các hoạt động về tổ
chức, điều hành, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các mặt của công tác này trong
một cơ quan, đơn vị.
Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ được thực hiện bởi các cơ
quan quản lý sự nghiệp lưu trữ là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác
lưu trữ; tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn triển khai
thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của đối
tượng thuộc phạm vi quản lý của mình nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp sản sinh ra tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình có thể thực
hiện một hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của mình:
ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác lưu trữ; tổ
chức triển khai nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ.
- Doanh nghiệp
Tại khoản 10, Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa doanh
nghiệp như sau:
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành
lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức
kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Nhà
nước hoặc theo yêu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có
thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ
sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu
được lợi nhuận.
Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm
của doanh nghiệp:
Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự
liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều
hình thức văn bản như: Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, thỏa thuận… để thực
hiện các mục tiêu nhất định, nhất là mục tiêu kinh doanh để có lợi nhuận.
14


Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định.
Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
Ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà
nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc hiệu quả.
* Nguyên tắc tập trung thống nhất được thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông Lưu trữ Quốc gia
Việt Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho từ Trung ương
đến cơ sở do nhà nước thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan quản lý,
các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu
trữ, pháp chế lưu trữ về tổ chức [9; tr.16].
Việc quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nhất là biện
pháp tốt nhất để giữ gìn tồn vẹn tài liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn của
chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội. Nguyên tắc quản lý tập trung

thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện trong nhiều văn bản về công tác lưu trữ
của Đảng và Nhà nước và từng bước được thực hiện trong thực tiễn công tác lưu trữ
ở nước ta.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với
tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Vì thế, công tác
lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định của
Luật Lưu trữ.
Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ: Nhà nước
ta quy định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ
Trung ương đến địa phương. Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu
trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Những cơ quan này giúp Nhà nước
trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước. Đồng thời, những cơ
quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc.
15


Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã nghiên
cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để chỉ đạo, hướng dẫn công tác
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong cả nước. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ
như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý
tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu; Ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và lưu trữ các
cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cấp
trên theo quy định.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với
tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong đất nước Việt Nam. Theo ý kiến của
PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS. TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu hình thành trong

hoạt động của các doanh nghiệp. “Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng
cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài
liệu ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu
lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện
theo quy định của Pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm
hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu quốc gia vào mục đích trái với
lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”[12;tr.31].
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại doanh nghiệp. Áp dụng lý luận này với thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh
nghiệp hiện nay thì nguyên tắc quản lý tập trung được thể hiện: tập trung quản lý về
tài liệu, thống nhất về tổ chức nghiệp vụ lưu trữ và được cụ thể hóa quy định trong
các văn bản chính thức của doanh nghiệp. Đây chính là những nội dung cơ bản
doanh nghiệp cần phải thực hiện khi xây dựng mơ hình lưu trữ phù hợp cho doanh
nghiệp. Theo mơ hình này nghĩa là các ban, trung tâm, đơn vị trong doanh nghiệp
hàng năm thực hiện công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ
của Cơ quan Tổng công ty (tức là bộ phận tham mưu và đảm nhận công tác lưu trữ
chung của doanh nghiệp) và theo đó hàng năm các ban, trung tâm, đơn vị trong
doanh nghiệp khi giải quyết công việc xong phải tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ
16


sơ vào bảo quản thống nhất tại kho lưu trữ của doanh nghiệp, do Văn phòng trực
tiếp quản lý. Vấn đề lưu trữ, bảo quản và tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ về sau là do
bộ phận tham mưu, giúp việc về công tác lưu trữ này sẽ thực hiện và triển khai. Như
vậy, tài liệu sẽ được thống nhất về mặt quản lý và bảo quản an toàn, lâu dài suốt quá
trình hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu.
Nguyên nhân là do khi đã tổ chức được bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ
rồi, doanh nghiệp sẽ có một đội ngũ cán bộ chun mơn có trình độ, có am hiểu về
nghiệp vụ lưu trữ, từ đó sẽ có những tham mưu chính xác, kịp thời cho lãnh đạo
doanh nghiệp trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ.

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, Nhà nước đã
nghiên cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo
công tác lưu trữ của các cơ quan trong cả nước. Có thể nhận thấy rằng nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ đang được các doanh nghiệp nhà nước
áp dụng, riêng các doanh nghiệp các nghiệp vụ này chưa được quy định cụ thể, do
vậy để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ thì
trước mắt doanh nghiệp cần căn cứ vào các quy định của nhà nước, căn cứ vào lý
luận nghiệp vụ lưu trữ, từ đó xây dựng và ban hành các quy chế, quy định về công
tác lưu trữ cho bản thân doanh nghiệp một cách phù hợp với luật pháp. Bên cạnh
đó, các cơ quan quản lý nhà nước cũng cần nghiên cứu xây dựng ban hành các
hướng dẫn về tổ chức khoa học tài liệu cho các doanh nghiệp để công tác tổ chức
quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả.
* Nguyên tắc hiệu quả
Nguyên tắc hiệu quả của tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp
đều đặt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận lên hàng đầu. Ngồi thực hiện nhiệm vụ cơng
ích doanh nghiệp cịn phải đạt mục tiêu lợi nhuận và các mục tiêu khác. Vì vậy, để
đảm bảo đạt được các mục tiêu trên, hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo tính
hiệu quả. Khi đó tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp phải được xem là một trong
những yếu tố phục vụ mục tiêu nâng cao lợi nhuận và các mục tiêu khác của doanh
nghiệp. Để hoạt động lưu trữ được ổn định và phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp phải
đầu tư về nhân sự, kho tàng, thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu. Đây được xem là
khoản đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuyệt đối
17


không nên biến lưu trữ thành nơi lưu giữ những giấy tờ không cần thiết và trở thành
gánh nặng cho doanh nghiệp như thực tế đang diễn ra hiện nay tại một số doanh
nghiệp. Vấn đề này cần được quan tâm khi doanh nghiệp khơng cịn được nhà nước
bao cấp, ưu đãi như trước đây. Đặc biệt, khi doanh nghiệp phát triển theo xu hướng
giảm tỉ lệ vốn của nhà nước ở phần lớn các doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức khoa học và khai thác giá trị thực tiễn của tài
liệu có giá trị kinh tế, khoa học - công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh
doanh hàng ngày, nhằm mục đích tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp phải được quan
tâm đầu tiên. Lợi nhuận chỉ có được khi chi phí thấp hơn doanh thu. Theo ngun
tắc đó, các khoản chi phí cho từng hạng mục, công việc cấu thành công tác lưu trữ
của doanh nghiệp đều phải được hạch toán chi tiết và cần được xem là đầu tư cho
kinh doanh.
Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ
của doanh nghiệp là điều không đơn giản bởi lợi ích từ việc khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ cho doanh nghiệp khó định lượng. Nhiều trường hợp, tài liệu
lưu trữ được sử dụng mang lại giá trị gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc có ý nghĩa đặc biệt đối với hoạt động của doanh nghiệp
như trưng bày trong phòng truyền thống để khơi dậy lòng tự hào, tinh thần đồn
kết, gắn bó của cán bộ nhân viên và người lao động đối với doanh nghiệp, xây
dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp; đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn
cho cán bộ; phục vụ cho việc ban hành các quyết định hành chính quản lý, điều
hành của doanh nghiệp… Vì vậy, cần có cái nhìn tồn diện đối với đóng góp của
cơng tác lưu trữ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức cho cơng tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ
của doanh nghiệp.
1.1.3. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
Thứ nhất là thành lập bộ quản lý công tác lưu trữ: Bộ phận quản lý công tác
lưu trữ được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở
khu vực Nhà nước. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức quản lý
18


công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong

cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và
hàng năm báo cáo tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ, lập kế hoạch thực hiện công
tác lưu trữ của cơ quan. Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp theo quy định hiện hành của pháp luật. Ở lĩnh vực Nhà nước, bộ phận
quản lý lưu trữ được xây dựng thành hệ thống thuộc các cơ quan từ Trung ương đến
địa phương. Riêng đối với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh
nghiệp mà các nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản hoặc các lãnh đạo doanh nghiệp
quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí cán bộ quản lý công tác lưu trữ.
Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ: Nhân lực là
nhân tố đóng vai trị quan trọng trong cơng tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình
độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức
khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp
vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách
khoa học, hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh
hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh
hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc
tuyển dụng và bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữở cơ quan là một việc làm cần
thiết và được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo cơ
quan. Đối với doanh nghiệp chính sách tuyển dụng và bố trí nhân sự làm cơng tác
lưu trữ cịn phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo về vai trò và vị trí của cơng
tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp đều bố trí cán bộ phụ
trách cơng tác lưu trữ. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp đang bố trí cán bộ
kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ.
Thứ ba là tổ chức xây dựng, ban hành và phổ biến, hướng dẫn các văn bản
quy định về công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một trong những cơng tác có tính
pháp chế cao. Do vậy, để quản lý tốt công tác này, Nhà nước cũng như từng cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng và ban hành một hệ thống các quy
19

định có tính pháp lý. Đây là một nội dung có tính quyết định đến chất lượng cơng
tác lưu trữ của từng cơ quan, doanh nghiệp. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và
ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về cơng tác
lưu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ được ban hành ngày
11/11/2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Dưới Luật có nhiều văn
bản hướng dẫn thi hành Luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn
cho các cơ quan, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Tại các doanh nghiệp,
ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên, cần phải thực hiện
những quy định cụ thể do chính doanh nghiệp mình ban hành. Những doanh
nghiệp được lãnh đạo quan tâm đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy
chế, quy định một số điều cụ thể về tổ chức quản lý công tác lưu trữ, việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ
quan đối với công tác lưu trữ.
Việc xây dựng những văn bản quy định, hướng dẫn không những giúp cho
cán bộ lưu trữ thực hiện tốt nghiệp vụ mà cịn giúp cho cán bộ chun mơn nhận
thức được trách nhiệm của mình, tránh tâm lý xem nhẹ cơng tác này và đặc biệt
giúp lãnh đạo kiểm soát và nắm được tình hình thực hiện cơng tác để kịp thời điều
chỉnh, sửa đổi quy định sao cho phù hợp. Bên cạnh việc ban hành văn bản thì cần
phổ biến những văn bản, quy định của nhà nước nói chung và của doanh nghiệp nói
riêng. Cơng tác này cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Phổ biến văn
bản giúp cho cán bộ, nhân viên nắm được và hiểu đúng nội dung quy định để tránh
thực hiện sai, thực hiện thiếu, dẫn đến vi phạm pháp luật về lưu trữ, gây ra những
hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp.
Thứ tư là bố trí cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ cơng tác lưu trữ. Để thực
hiện tốt nghiệp vụ lưu trữ, việc đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đóng vai trị quan
trọng. Đặc điểm của một số nghiệp vụ lưu trữ là có tính chất kỹ thuật như các
nghiệp vụ bảo quản an tồn tài liệu cả về thơng tin và tình trạng vật lý của tài liệu.
Do vậy, việc bố trí kho tàng, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, trang bị đầy
đủ các trang thiết bị như: giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm,

hút bụi... đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu... cần được các nhà
20


quản lý doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, công tác này ở một số các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp chưa được thực hiện tốt, chưa xây dựng được kho lưu trữ
chun dụng. Có thể thấy, việc bố trí cơ sở vật chất và đầu tư kinh phí phục vụ công
tác lưu trữ trong mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào sự quan tâm, nhận thức về vai trò
của tài liệu lưu trữ cũng như vai trị của cơng tác lưu trữ của lãnh đạo các cấp.
Thứ năm là tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ: tổ chức khoa học tài liệu, tổ
chức bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó, tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu;
xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Trường hợp tài liệu thu thập chưa được lập hồ sơ
theo quy định, lưu trữ cần có biện pháp để chỉnh lý khoa học tài liệu, qua đó, phục
vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Tổ chức bảo quản bao gồm việc xây
dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ… nhằm kéo dài tuổi thọ của tài
liệu lưu trữ. Cuối cùng là tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Nghiệp vụ này
yêu cầu lưu trữ của các doanh nghiệp phải mang tài liệu lưu trữ phục vụ các mục
đích khác nhau, trước hết là các mục đích của doanh nghiệp, sau là của cơ quan, tổ
chức có liên quan.
Thứ sáu là thực hiện thống kê về công tác lưu trữ: Thống kê là một trong
những biện pháp quan trọng trong công tác quản lý của các cơ quan lưu trữ. Đó là
những bản thống kê tổng hợp phản ánh bằng số liệu tình hình về các mặt của phịng,
kho lưu trữ như: tình hình kho tàng, trang thiết bị, khối lượng, thành phần tài liệu
lưu trữ, tình hình khai thác sử dụng, bố trí cán bộ lưu trữ…
Thứ bảy là công tác kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác
lưu trữ: Cơng tác kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các quy định pháp luật
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dựa trên những kết quả kiểm tra
các cơ quan quản lý Nhà nước có thể đánh giá được mức độ phù hợp của các quy
định pháp luật lưu trữ đối với thực tiễn lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó, có

những điều chỉnh nội dung của các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày
càng phù hợp hơn với thực tiễn công tác lưu trữ. Đồng thời, các cơ quan quản lý lưu
trữ có thể có những chỉ đạo, hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện có
hiệu quả cao hơn cơng tác lưu trữ của mình.
21


1.1.4. Vai trị của tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhà nước là một trong những doanh nghiệp giữ vai trị chủ đạo,
có vị trí then chốt trong nền kinh tế; là lực lượng nịng cốt tạo nguồn thu lớn, góp
phần tăng trưởng kinh tế đất nước và là nguồn lực thực hiện vai trị đi đầu trong
cácdoanh nghiệp, mở đường, tạo mơi trường thuận lợi cho các doanh nghiệp thuộc
tất cả các lĩnh vực; là lực lượng vật chất quan trọng để nhà nước định hướng và điều
tiết nền kinh tế...
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có
thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của q trình giải
quyết cơng việc, giữ gìn minh chứng về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, giữ gìn những bằng chứng pháp lý về việc tuân thủ pháp luật trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của
các doanh nghiệp nhà nước. Nó có vai trị quan trọng bậc nhất trong việc xem xét
các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các
doanh nghiệp, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính trong các
doanh nghiệp.
Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thơng suốt.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của
cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

Cơng tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Các doanh nghiệp luôn coi công tác này là một lĩnh vực hoạt
động trong công tác quản lý đồng thời là mắt xích khơng thể thiếu trong bộ máy của
các doanh nghiệp. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,
quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng đối với các các lĩnh
vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin
cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng
22